MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 5 1.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện. 5 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1. Chức năng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 1.2.1. Vị trí, chức năng: 13 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 15 CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN TĨNH GIA. 16 2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý. 16 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ. 16 2.1.1.2. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 16 2.1.1.3. Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành. 17 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. 18 2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 18 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 18 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 19 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 19 2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ. 20 2.2.1. công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 20 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 21 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu. 22 2.2.3.1. Cơ sở lý luận. 23 2.2.3.2. Cơ sở thực tiễn. 23 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm. 26 2.2.4.1. Công tác thống kê 26 2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu. 27 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 29 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 29 3.1.1. Những công việc đã được làm. 29 3.1.2. Kết quả đạt được 29 3.2. Nhận xét về công tác lưu trữ của UBND huyện. 29 3.2.1. Ưu điểm. 29 3.2.2. Nhược điểm. 30 3.3.Những đề xuất từ những nhược điểm nói trên. 31 3.4.Những khuyến nghị. 31 3.4.1. Đối với UBND huyện Tĩnh Gia. 31 3.4.2. Đối với khoa Lưu trữ và Trường Đại học Nội vụ. 32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 5
1.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện 5
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6
1.1.2.1 Chức năng 6
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13
1.2.1 Vị trí, chức năng: 13
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 13
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15
CHƯƠNG II KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN TĨNH GIA 16
2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý 16
2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ 16
2.1.1.2 Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ 16
2.1.1.3 Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành 17
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 18
2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 18
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 19
2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 19
2.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 20
Trang 22.2.1 công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 20
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 21
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 22
2.2.3.1 Cơ sở lý luận 23
2.2.3.2 Cơ sở thực tiễn 23
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 26
2.2.4.1 Công tác thống kê 26
2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu 27
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 27
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 27
CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 29
3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29
3.1.1 Những công việc đã được làm 29
3.1.2 Kết quả đạt được 29
3.2 Nhận xét về công tác lưu trữ của UBND huyện 29
3.2.1 Ưu điểm 29
3.2.2 Nhược điểm 30
3.3.Những đề xuất từ những nhược điểm nói trên 31
3.4.Những khuyến nghị 31
3.4.1 Đối với UBND huyện Tĩnh Gia 31
3.4.2 Đối với khoa Lưu trữ và Trường Đại học Nội vụ 32
KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC
Trang 3DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
4 UBTVQH Ủy ban thường vụ Quốc hội
6 VTLTNN Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấutranh kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách
nô lệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, tự do, hạnhphúc cho dân tộc Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng thành đó thìtài liệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển
Xã hội ngày càng phát triển Nhu cầu trao đổi thông tin của con ngườingày càng cần thiết hơn bao giờ hết Lưu giữ được những tài liệu quý giá là mộtđiều rất cần thiết Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệulưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt độngtrong xã hội, bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng được bảo quản từthế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng.Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10được UBTVQH thông
qua ngày 04/ 04/ 2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Cụ thểlà tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung
là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn” Để thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ,
đào tạo được những Cán bộ văn thư lưu trữ có đủ kiến thức, năng lực, trình độtrong công tác văn thư - lưu trữ và kết hợp giữa lý thuyết và thực hành nhằm chỉđạo thống nhất công tác văn thư - lưu trữ trong cả nước Từ yêu cầu thực tiễntrên ngày 18/ 12/ 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký Quyết định số 109/ BTthành lập Trường TH Văn thư - lưu trữ thuộc Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng Nay làTrường Đại học Nội vụ Hà Nội do Bộ Nội vụ quản lý Từ khi thành lập tới naytrường luôn mở rộng việc chiêu sinh, đào tạo và số lượng tuyển sinh ngày càng
Trang 5nhiều so với trước, có đủ năng lực, trình độ nghiệp vụ.Hàng năm số học sinh ratrường đều có việc làm phù hợp với chuyên ngành mình đã được đào tạo Cơ sởvật chất của trường ngày càng được nâng cấp và mở thêm một số chuyên ngànhmới như Thông tin thư viện, Khoa học Chính trị, Tổ chức và xây dựng chính
quyền, quản trị văn phòng Các lớp tại chức, hệ nghề cũng liên tục được chiêu
sinh
Thực tập là khoảng thời gian vô cùng quan trọng , giúp cho quá trình họctập của chúng em được chuyên sâu và có hệ thống hơn.Từ đó thấy được thực tếquy trình thực hiện công việc ở ngoài xã hội so với trên giảng đường như thếnào? có đúng quy trình nghiệp vụ mình đã học hay không ? quy cách làm việcnhư thế nào ? thái độ và khả năng giao tiếp ứng xử của Cán bộ ra sao? Có giốngvới yêu cầu của Cán bộ làm Văn thư - Lưu trữ trên giảng đường mà thầy cô đãdạy hay không? Từ việc tìm hiểu đó chúng em có thể học hỏi được nhiều kinhnghiệm quý báu góp phần vận dụng một cách có hiệu quả giữa kiến thức và thực
tế đối với công việc mà em làm sau này
Được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưutrữ học, qua liên hệ của bản thân và được sự nhất trí tiếp nhận của Ủy ban Nhândân huyện Tĩnh gia, em đã đến thực tập tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyệnTĩnh gia từ ngày 02 tháng 03 đến ngày 24 tháng 4 năm 2015 Trong thời gianthưc tập tại UBND huyện Tĩnh gia, em đã được tiếp cận với thực tế, đã đượctham gia vào nhiều nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ Trong các công tác nghiệp vụ đã được thực tập tài cơ quan
em xin chon nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ làm nội dung thực tập chính Bởithứ nhất là do em được thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu là nhiều nhất, thứ haicông tác chỉnh lý nó bao gồm cả các công tác nghiệp vụ khác nên giới thiệuđược hoạt động chỉnh lý mà em đã làm thì cũng đã giới thiệu được phần nào nộidung các nghiệp vụ khác mà em đã được làm, cũng thêm một lý do chủ quan là
do em thích công tác chỉnh lý nó giúp em thêm tự tin và càng yêu ngành lưu trữ
Trang 6Quá trình thực tập hai tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏiđựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp vàtính sáng tạo Có thể nói trước kia khi chọn ngành này em luôn cảm thấy đây làmột chuyên ngành khó hơn cả Nhưng quá trình thực tập tại UBND huyện Tĩnhgia thì nó trở thành một niềm vui không chỉ đối với riêng em mà còn là của tất
cả các thành viên Nó sẽ là sự cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp trên conđường đã chọn.( một Cán bộ lưu trữ tương lai)
Để tổng hợp quá trình thực tập tại UBND huyện Tĩnh gia, em xin trìnhbày bài báo cáo “thực tập” Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần chính như sau:
Chương I Giới thiệuchung về UBND huyện Tĩnh gia
Chương II Khái quát thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh gia.
Chương III Báo cáo kết quả thực tập tại UBND và những đề xuất,khuyến nghị.
Dưới đây là bài báo cáo thưc tập của em Do lần đầu được tiếp xúc vớimôi trường mới với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng và khó khăn nên không tránh khỏi
sự thiếu sót, tuy nhiên đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước đầu trưởng thànhcủa bản thân sau gần 3 năm học tập và rèn luyện tại trường Em rất mong nhậnđược sự chỉ bảo, nhận xét và đóng góp ý kiến của các Cán bộ trong UBND
Trang 7huyện Tĩnh Gia cũng như thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ để bài báo cáo thưctập của em được hoàn thiện và đạt được chất lượng cao hơn và để em có thêmnhững kinh nghiệm quý báu trong công việc cũng như tạo điều kiện thuận lợiquá trình làm việc sau này của chính bản thân em.
Qua bài cáo này, em xin chân thành cám ơn các thầy, cô trong khoa Vănthư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các Cán bộ tại Văn phòngUBND huyện Tĩnh Gia đã quan tâm, tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợtthực tập này
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 5 tháng 6 năm 2014.
Sinh Viên
Lê Đình Quỳnh
Trang 8CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 1.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tĩnh Gia là một huyện cực Nam của tỉnh Thanh Hoá, cách tỉnh ThanhHóa 41 km về phía Nam, có tổng diện tích tự nhiên là 458,28 km2 Phía Namgiáp tỉnh Nghệ An, phía Đông giáp biển Đông, phía Bắc giáp huyện QuảngXương, phía Tây giáp huyện Nông Cống và huyện Như Thanh
Vào thời Hùng Vương, Tĩnh Gia thuộc bộ Cửu Chân, một trong 995 bộcủa nước Văn Lang Thời kỳ văn hóa Đông Sơn (cách ngày nay hơn 2000 năm),các nhà khảo cổ đã tìm thấy ở núi Chè (xã Mai Lâm) các công cụ bằng đồng củangười Việt cổ Thời An Dương Vương, thuộc đất Âu Lạc của Thục Phán AnDương Vương
Thời thuộc Hán, Tĩnh Gia thuộc huyện Cư Phong của quận Cửu Chân.Năm Quang Thuận thứ 10 (1469), vua Lê Thánh Tông đặt tên là huyện NgọcSơn do phủ Tinh Ninh kiêm lý
Đến Thời Nguyễn, đầu thế kỷ 19 (khoảng giữa đời Gia Long), huyện TĩnhGia bao gồm 4 tổng là: Văn Trinh, Văn Trường, Liên Trì và Duyên La gồm 220
xã, thôn, trang, phường, tộc, giáp Năm Minh Mạng thứ 12 (1831), phủ Tĩnh Giabao gồm 4 tổng nói trên và thêm 2 tổng mới do tách từ Văn Trường và VănTrinh thành 6 tổng gồm 245 xã, thôn, phường, giáp Năm 1838, vua MinhMạng tiến hành cải cách hành chính, một số huyện ở Thanh Hóa có sự táchnhập, thay đổi tên gọi.Các huyện Ngọc Sơn, Nông Cống, Quảng Xương gộpthành phủ Tĩnh Gia Đến trước Cách mạng tháng Tám, tổng Văn Trinh đượcnhập về Quảng Xương, huyện Tĩnh Gia còn 5 tổng là Văn Trường, Yên Thái,Sen Trì, Văn Trai và Tuần La bao gồm 206 làng, thôn
Sau Cách mạng tháng Tám, bãi bỏ cấp phủ, phần đất cũ của huyện NgọcSơn trở thành huyện Tĩnh Gia Đến nay thì huyện Tĩnh Gia có 34 đơn vị hànhchính gồm 1Thị Trấn và 33 xã
Sự ra đời của UBND huyện Tĩnh Gia gắn liền với sự ra đời của cơ quanUNBD huyện.cho tới hôm nay cơ quan UBND huyện Tĩnh Gia đã trải qua 69
Trang 9năm xây dựng và trưởng thành 69 năm ấy gắn liền với quá trình phát triển đi lêncủa phong trào cách mạng Tĩnh Gia, tiến trình xây dựng và bảo vệ chính quyền;gắn liền với tiến trình lịch sử vẻ vang của dân tộc Vượt qua chặng đường đầygian lao, khó khăn, thử thách Cơ quan UBND huyện đã đạt được những thànhquả rất đáng tự hào.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
Trang 10của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật
c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân tỉnh
Trang 11d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh
e.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
f.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
Trang 12bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo
g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương
h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
Trang 13quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội
k Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật
n Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
Trang 14nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn
m.Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định
Trang 15Căn cứ vào quy chế số 01 ngày 01/01/2013
a Lãnh đạo cơ quan
Uỷ ban nhân dân huyện Tĩnh Gia do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầugồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện là đại biểu Hội đồng nhân dân huyện Tổ chức, chức năng, nhiệm vụcủa Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân do pháp luậtquy định Trong thực thi nhiệm vụ, các Phó Chủ tịch, các Ủy viên Ủy ban thựchiện nhiệm vụ theo quy chế của Ủy ban và theo sự phân công, giao trách nhiệmcủa Chủ tịch
b Các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan.
Căn cứ vào Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/05/2014 quy định tổ chứccác cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộctỉnh Thì UBND huyện có 12 phòng, ban thêm vào đó là có 3 phòng ban do đặcthù mà được hình thành tổng cộng là 15 phòng, ban
- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Thanh tra huyện
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Phòng Công thương
- Phòng Tài chính Kế hoạch
- Đội Kiểm tra quy tắc xây dựng
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng
- Ban Giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư
Trang 161.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia do Phòng Nội vụquản lý, còn Văn phòng HĐND và UBND là chiệu trách nhiệm thực hiện hoạtđộng lưu trữ của cơ quan Do đó em xin nêu khái quát tình hình tổ chức, chứcnăng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng HĐND và UBND
1.2.1 Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn,bộ máy giúpviệc của HĐND, UBND huyện và Chủ tịch Phó Chủ tịch HĐND,UBND huyện.Văn phòng HĐND&UBND huyện có chức năng giúp HĐND, UBND huyệnđiều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, HĐND và UBDNcác xã, thị trấn tham mưu giúp HĐND, UBND huyện và Chủ Tịch HĐND, ChủTịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; tổchức các hoạt động của HĐND, UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBNDhuyện
Văn phòng HĐND và UBND huyện là nơi có tư cách pháp nhân,có condấu riêng và được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của phápluật
Giúp HĐND, UBND huyện và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyệnđiều phối hoạt động phối hợp giữa các cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương trong xây dựng và kiểm tra thực hiện chính sách, chiến lược, nghị quyết,quy hoạch, kế hoạch; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ
Trang 17quan chuyện môn thuộc UBND huyện với HĐND và UBND cấp xã theo quyđịnh của pháp luật.
Thu thập và xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ giám sát, lãnhđạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện và Chủ tịch HĐND, Chủ tịchUBND huyện theo quy định của pháp luật Giúp HĐND, UBND huyện thựchiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất cho các cơ quan cấp tỉnh vàhuyện ủy theo quy định
Phối hợp với Văn phòng huyện ủy, các Ban của HĐND huyện, các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các báo cáo, đề án của UBNDhuyện để trình Thường trực HĐND huyện và báo cáo tại các kỳ họp HĐNDhuyện; báo cáo vơi Huyện ủy
Phối hợp với Phòng Nội vụ huyện trình UBND huyện về công tác nhân sựcủa Văn phòng HĐND và UBND cấp xã
Tham mưu xây dựng quy chế làm việc của HĐND và UBND huyện, quychế phối hợp công tác giữa UBND với Thường trực HĐND huyện, Ủy ban Mặttrận Tổ quốc Việt Nam huyện và các đoàn thể cấp huyện
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, UBND huyện
và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, vănthư,hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính Nhà nước của HĐND, UBND
Phối hợp với Phòng tư pháp xây dựng và ban hành văn bản Quy phạppháp luật của HĐND, UBND huyện hàng năm; thẩm định trình HĐND, UBNDhuyện ban hành các văn bản quy phạp pháp luật và tổ chức rà soát các văn bảnquy phạp pháp luật, văn bản hành chính của HĐND, UBND huyện, của cácngành, các cấp để kiến nghị HĐND, UBND và Chủ tịch HĐND, Chủ tịchUBND huyện sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ, bãi bỏ những văn bản chồng chéo,trái quy định của pháp luật, không còn phù hợp với thực tế
Hướng dẫn Văn phòng HĐND và UBND cấp xã về nghiệp vụ hànhchính , văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy địnhcủa pháp luật
Trình Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện ban hành hoặc ban hànhtheo thẩm quyền các quy định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc vàquản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan hành chính Nhà nước
Trang 18Giúp HĐND, UBND huyện trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giảiquyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
Giúp HĐND, UBND huyện trong việc thực hiện các hoạt động lễ tân, tiếpkhách, đối ngoại đúng với pháp luật của Nhà Nước
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐN, UBND huyện và Chủ tịch HĐND,Chủ tịch UBND huyện giao
- 01 Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách tiếp công dân
- 05 chuyên viên làm việc tại Trung tâm một cửa
- 04 cán bộ làm công tác văn thư
- 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách
- 12 cán bộ, chuyên viên làm việc tại các vị trí khác nhau như kế toán, thủquỹ, đánh máy, lái xe, công vụ…
Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theoquy định của pháp luật
Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đồng thời là
Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dânhuyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về các công việc được giao, tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và thực hiện các nhiệm
vụ, quyền hạn của mình
Các Phó Chánh Văn phòng, cán bộ và chuyên viên của Văn phòng chịutrách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được giao
Trang 19CHƯƠNG II KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN TĨNH GIA.
2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý.
Tài liệu UBND hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giá trị liênquan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cũngnhư hoạt động của cả huyện Tĩnh Gia góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹptiến lên Xã Hội Chủ Nghĩa Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan nhà nước ( UBNDhuyện Tĩnh Gia) ban hành ra, các cơ quan cấp trên ban hành xuống, cấp dướitrình lên hàng năm là những tài liệu liên quan tới vấn đề chính trị, kinh tế, vănhóa, xã hội, giáo dục… là những tài liệu có vấn đề nhạy cảm, mật liên quan đếnvận mệnh của Quốc gia, dân tộc chính vì thế tài liệu cần phải được bảo quản,quản lý một cách tốt nhất để góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc ngày càngvững mạnh sánh vai với các cường quốc năm châu Nhận thấy được tầm quantrọng của công tác lưu trữ và dựa trên sự chỉ đạo của các cơ quan cấp trênUBND huyện Tĩnh Gia đã có sự quan tâm tới công tác lưu trữ bằng việc thựchiện hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của công tác Văn thư lưu trữkhá tốt
Các nội dung khảo sát dưới đây lấy nguồn từ Phòng Nội vụ (chị Hằng PhóPhòng Nội vụ) huyện Tĩnh Gia
2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ.
2.1.1.2 Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ.
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011của Bộ nộiVụ
- Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ Quyđinh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục Văn thư lưu trữNhà nước quy định về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO9001:2000
Trang 20- Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 về hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, cơ qunNgang bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND các cấp.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
- Thông tư sô 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy địnhchế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu
- Quyết Định Số: 4115/2014/QĐ-UBND Quyết định ngày 25 tháng 11năm 2014 của tỉnh Thanh Hóa về ban hành quy chế công tác Văn Thư- Lưu trữtrên địa bàn tỉnh Thanh Hóa
- Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 30/1/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa
về công tác văn thư lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa
- UBND huyện Tĩnh Gia đã ban hành Quyết định UBND ngày 21 tháng 10 năm 2013 của UBND huyện về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư- Lưu trữ huyện Tĩnh Gia
số:1821/2013/QĐ-2.1.1.3 Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành.
- Quyết định 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND huyệnTĩnh Gia về việc ban hành Quy chế công tác, Văn thư, lưu trữ huyện Tĩnh Gia
- Báo cáo 194/UBND-BC ngày 25/6/2013 của UBND huyện Tĩnh Gia vềdanh mục các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và lưu trữ huyện Tĩnh Gia
- Kế hoạch 79/KH-UBND ngày 17/7/2014 của UBND huyện Tĩnh Gia về
kế hoạch thực hiện công tác Văn thư- lưu trữ năm 2014 trên địa bàn huyện TĩnhGia
- Kế hoạch 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 của UBND huyện Tĩnh Gia về
Trang 21kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng, ban, đội thuộc UBND huyện đưavào kho lưu trữ.
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan đã có sự quan tâm tuynhiên nó vẫn còn mờ nhạt chưa được sát sao bởi thế mà cơ quan mởi thực hiệnhoạt động chỉnh lý từ năm 1990 đến năm 2008 trong đó chỉ có tài liệu từ năm
2000 trở đi là được thực hiện đầy đủ còn trước năm 2000 thì năm được chỉnh lýnăm thì không, và tài liệu trong từng năm không phải là tài liệu của từng phòng,ban mà là tài liệu tổng hợp ban hành ra hàng năm của UBND và HĐND huyện.Nhiều tài liệu của các phòng ban vẫn chưa được chỉnh lý hay làm bất cứ khâunghiệp vụ nào, tài liệu đang ở trạng thái bó gói, rời lẻ, hay đựng trong các cặp 3dây Chính vì thế mà cơ quan hiện tại chưa thành lập một phông lưu trữ nào, nênviệc thực hiện hoạt động quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức là chưa có
2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Do điều kiện chưa cho phép nên hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học
và ứng dụng thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức làchưa có Cũng trong kế hoạch sắp tới thì cơ quan có ứng dụng công nghệ thôngtin vào hoạt động khai thác sử dụng phục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, côngchức, viên chức trong cơ quan cũng như yêu cầu chính đáng của nhân dân
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ là đã có, tuy nhiên vẫncòn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu trữ cơ quan Từ trước năm
2011 cơ quan đã có 01cán bộ phụ trách và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ tại tỉnhThanh Hóa, tuy nhiên sau năm 2011 cán bộ lưu trữ đã chuyển công tác hoạtđộng lưu trữ đã không được quan tâm sát sao, cho tới đầu năm 2015 UBNDhuyện mới hợp đồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ để thực hiệncông tác lưu trữ tại cơ quan, nên vẫn chưa có bất cứ một hoạt động đào tạo, bồi
Trang 22dưỡng, thi đua, khen thưởng nào về công tác lưu trữ cả.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Về hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chếcông tác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi việc banhành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối tháng 10năm 2013 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chếcông tác lưu trữ mới được manh nha thực hiện, còn trước đó là chưa ban hànhquy chế nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quychế Theo kế hoạch 21/KH-CCVTLT ngày 2/2/2015 của Chi cục Văn thư Lưutrữ về việc khiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 thì trong năm 2015 sẽthực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra, về công tác văn thư lưu trữ tại 04 huyệntrong đó có UBND huyện Tĩnh Gia
là những tài liệu có giá trị (giá trị hiện hành và giá trị lịch sử) Từ năm 2015 trở
đi công tác văn thư lưu trữ nói chung, công tác lưu trữ cơ quan nói riêng sẽ cómột bước ngoặt lớn khi UBND huyện đã ban hành ra quy chế số 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành Quy chếcông tác Văn thư, lưu trữ huyện Tĩnh Gia và hàng loạt các kế hoạch về công tácvăn thư lưu trữ mới đây có kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 củaUBND huyện Tĩnh Gia về việc thực hiện chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng,ban, đội thuộc UBND huyện đưa vào kho lưu trữ và kế hoạch nãy đã và đangđược thực hiện khá là tốt khi kế hoạch này kết thúc thì khi đó công tác lưu trữcủa UBND huyện Tĩnh Gia đã đi vào lề lối, có hệ thống chấm dứt thời kỳ đángbuồn không nên có đã qua đối với tài liệu lưu trữ
Trang 232.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết cácnghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tàiliệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thànhphần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tàiliệu vào kho lưu trữ UBND huyện là công việc thường xuyên tất yếu
Sau khi công việc kết thúc cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành thu thập và
bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo nguồn và thành phần đã được xác định
Nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị(Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ Trình…) hìnhthành trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị, trong UBND huyện(phòng Nội vụ, phòng Tài nguyên môi trường…); từ cấp trên ban hành xuống đểchỉ đạo hoạt động (UBND tỉnh Thanh Hóa, Chi cục Văn thư lưu trữ…) và từ cơquan cấp dưới (cấp xã) từ các cơ quan khác liên quan đến hoạt động của UBNDhuyện gứi lên xin ý kiến chỉ đạo ( 34 xã, các trường học, Ban Quản lý dự án…).Bên cạnh đó còn những tài liệu từ các lãnh đạo cơ quan đã nghỉ hưu hoặc nhữngcán bộ cơ quan đã được thuyên chuyển điều động sang cơ quan khác Hiện naykho Lưu trữ UBND huyện đã thu thập được khoảng 6000 hồ sơ trong có khoảnghơn 2000 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là đang hồ sơ chuyểntrực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tương đương vớikhoảng hơn 120 mét giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm 1990 trở lạiđây (Số liệu lấy từ Văn phòng HĐND và UBND)
Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan:
- Tài liệu hành chính hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan baogồm các Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình… trêncác mặt sau:
+ Tài liệu tổng hợp của UBND
+ Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;