MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 5 1.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện. 5 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1. Chức năng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 1.2.1. Vị trí, chức năng: 13 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 15 CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN TĨNH GIA. 16 2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý. 16 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ. 16 2.1.1.2. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 16 2.1.1.3. Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành. 17 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. 18 2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 18 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 18 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 19 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 19 2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ. 20 2.2.1. công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 20 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 21 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu. 22 2.2.3.1. Cơ sở lý luận. 23 2.2.3.2. Cơ sở thực tiễn. 23 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm. 26 2.2.4.1. Công tác thống kê 26 2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu. 27 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 29 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 29 3.1.1. Những công việc đã được làm. 29 3.1.2. Kết quả đạt được 29 3.2. Nhận xét về công tác lưu trữ của UBND huyện. 29 3.2.1. Ưu điểm. 29 3.2.2. Nhược điểm. 30 3.3.Những đề xuất từ những nhược điểm nói trên. 31 3.4.Những khuyến nghị. 31 3.4.1. Đối với UBND huyện Tĩnh Gia. 31 3.4.2. Đối với khoa Lưu trữ và Trường Đại học Nội vụ. 32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 1.1.Giới thiệu khái quát UBND huyện 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .6 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức .11 1.2.Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức 12 1.2.1.Vị trí, chức năng: 12 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: .12 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 14 CHƯƠNG II KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN TĨNH GIA 15 2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý 15 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ 15 2.1.1.2 Văn đạo quan cấp công tác lưu trữ 15 2.1.1.3 Văn UBND huyện Tĩnh gia ban hành 16 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 17 2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ quan, tổ chức 17 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ 17 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức 18 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ 18 Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1.công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 21 2.2.3.1.Cơ sở lý luận 22 2.2.3.2 Cơ sở thực tiễn 22 2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm .25 2.2.4.1 Công tác thống kê 25 2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu 26 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 28 3.1.Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 28 3.1.1.Những công việc làm 28 3.1.2 Kết đạt 28 3.2 Nhận xét công tác lưu trữ UBND huyện 28 3.2.1 Ưu điểm 28 3.2.2 Nhược điểm 29 3.3.Những đề xuất từ nhược điểm nói 30 3.4.Những khuyến nghị .30 3.4.1 Đối với UBND huyện Tĩnh Gia 30 3.4.2 Đối với khoa Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC 35 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung HĐND UBND ĐVBQ UBTVQH ĐHNV VTLTNN PCCC Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Đơn vị bảo quản Ủy ban thường vụ Quốc hội Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Phòng cháy Chữa cháy BNV KHCN Bộ Nội vụ Khoa học công nghệ 10 CP Chính phủ 11 QĐ Quyết đinh 12 TT Thơng tư Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trải qua trình phát triển lâu dài lịch sử Với truyền thống đấu tranh kiên cường dân tộc, đất nước ta giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách nô lệ thực dân Pháp đế quốc Mỹ, đem lại sống ấm no, tự do, hạnh phúc cho dân tộc Cùng với trình đấu tranh, xây dựng trưởng thành tài liệu lưu trữ hình thành phát triển Xã hội ngày phát triển Nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cần thiết hết Lưu giữ tài liệu quý giá điều cần thiết Đó nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành hoạt động xã hội, bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thông tin vô tận để người sử dụng Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10được UBTVQH thông qua ngày 04/ 04/ 2001 rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Cụ thểlà tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học cơng nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn” Để thống quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo Cán văn thư lưu trữ có đủ kiến thức, lực, trình độ cơng tác văn thư - lưu trữ kết hợp lý thuyết thực hành nhằm đạo thống công tác văn thư - lưu trữ nước Từ yêu cầu thực tiễn ngày 18/ 12/ 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký Quyết định số 109/ BT thành lập Trường TH Văn thư - lưu trữ thuộc Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng Nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Nội vụ quản lý Từ thành lập tới trường mở rộng việc chiêu sinh, đào tạo số lượng tuyển sinh ngày Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều so với trước, có đủ lực, trình độ nghiệp vụ.Hàng năm số học sinh trường có việc làm phù hợp với chuyên ngành đào tạo Cơ sở vật chất trường ngày nâng cấp mở thêm số chuyên ngành Thông tin thư viện, Khoa học Chính trị, Tổ chức xây dựng quyền, quản trị văn phòng Các lớp chức, hệ nghề liên tục chiêu sinh Thực tập khoảng thời gian vô quan trọng , giúp cho trình học tập chúng em chuyên sâu có hệ thống hơn.Từ thấy thực tế quy trình thực cơng việc ngồi xã hội so với giảng đường nào? có quy trình nghiệp vụ học hay khơng ? quy cách làm việc ? thái độ khả giao tiếp ứng xử Cán sao? Có giống với yêu cầu Cán làm Văn thư - Lưu trữ giảng đường mà thầy dạy hay khơng? Từ việc tìm hiểu chúng em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu góp phần vận dụng cách có hiệu kiến thức thực tế công việc mà em làm sau Được đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ học, qua liên hệ thân trí tiếp nhận Ủy ban Nhân dân huyện Tĩnh gia, em đến thực tập Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Tĩnh gia từ ngày 02 tháng 03 đến ngày 24 tháng năm 2015 Trong thời gian thưc tập UBND huyện Tĩnh gia, em tiếp cận với thực tế, tham gia vào nhiều nghiệp vụ công tác Lưu trữ như: Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu chỉnh lý tài liệu; bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong công tác nghiệp vụ thực tập tài quan em xin chon nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ làm nội dung thực tập Bởi thứ em thực công tác chỉnh lý tài liệu nhiều nhất, thứ hai cơng tác chỉnh lý bao gồm công tác nghiệp vụ khác nên giới thiệu hoạt động chỉnh lý mà em làm giới thiệu phần nội dung nghiệp vụ khác mà em làm, thêm lý chủ quan em thích cơng tác chỉnh lý giúp em thêm tự tin yêu ngành lưu trữ Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy đầu có nhiều bỡ ngỡ; nhiều lo lắng sợ khơng khơng giao cơng việc, sợ khơng làm giao nhiệm vụ, sợ làm sai bị trích, … với sức trẻ, lịng nhiệt tình say mê công việc, với quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy khoa Văn thư-Lưu trữ Cán Văn phòng UBND huyện Tĩnh gia Đặc biệt quan tâm hướng dẫn Hồng Văn Phú Chánh Văn phịng, anhLường Ngọc Nam phó Chánh Văn phịng chị Nguyễn Thị ÚtCán Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Giađã giúp đỡ em trongquá trình thực tập, làm báo cáo thực tập giải đáp cách rõ ràng, tỉ mỉ thắc mắc, hay vấn đề em chưa hiểu, giúp em giảm bớt bỡ ngỡ môi trường làm việc quan Quá trình thực tập hai tháng dài chúng em học hỏi đựơc nhiều điều bổ ích cơng việc, giao tiếp, lịng say mê nghề nghiệp tính sáng tạo Có thể nói trước chọn ngành em ln cảm thấy chun ngành khó Nhưng trình thực tập UBND huyện Tĩnh gia trở thành niềm vui khơng riêng em mà tất thành viên Nó cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp đường chọn.( Cán lưu trữ tương lai) Để tổng hợp trình thực tập UBND huyện Tĩnh gia, em xin trình bày báo cáo “thực tập” Cấu trúc báo cáo gồm phần sau: Chương I Giới thiệuchung UBND huyện Tĩnh gia Chương II Khái quát thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Tĩnh gia Chương III Báo cáo kết thực tập UBND đề xuất,khuyến nghị Dưới báo cáo thưc tập em Do lần đầu tiếp xúc với môi trường với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng khó khăn nên khơng tránh khỏi thiếu sót, nhiên kết đánh giá bước đầu trưởng thành thân sau gần năm học tập rèn luyện trường Em mong nhận bảo, nhận xét đóng góp ý kiến Cán UBND Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội huyện Tĩnh Gia thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ để báo cáo thưc tập em hoàn thiện đạt chất lượng cao để em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi q trình làm việc sau thân em Qua cáo này, em xin chân thành cám ơn thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Cán Văn phòng UBND huyện Tĩnh Gia quan tâm, tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Sinh Viên Lê Đình Quỳnh Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 1.1.Giới thiệu khái quát UBND huyện 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Tĩnh Gia huyện cực Nam tỉnh Thanh Hố, cách tỉnh Thanh Hóa 41 km phía Nam, có tổng diện tích tự nhiên 458,28 km Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An, phía Đơng giáp biển Đơng, phía Bắc giáp huyện Quảng Xương, phía Tây giáp huyện Nơng Cống huyện Như Thanh Vào thời Hùng Vương, Tĩnh Gia thuộc Cửu Chân, 995 nước Văn Lang Thời kỳ văn hóa Đơng Sơn (cách ngày 2000 năm), nhà khảo cổ tìm thấy núi Chè (xã Mai Lâm) công cụ đồng người Việt cổ Thời An Dương Vương, thuộc đất Âu Lạc Thục Phán An Dương Vương Thời thuộc Hán, Tĩnh Gia thuộc huyện Cư Phong quận Cửu Chân Năm Quang Thuận thứ 10 (1469), vua Lê Thánh Tông đặt tên huyện Ngọc Sơn phủ Tinh Ninh kiêm lý Đến Thời Nguyễn, đầu kỷ 19 (khoảng đời Gia Long), huyện Tĩnh Gia bao gồm tổng là: Văn Trinh, Văn Trường, Liên Trì Duyên La gồm 220 xã, thôn, trang, phường, tộc, giáp Năm Minh Mạng thứ 12 (1831), phủ Tĩnh Gia bao gồm tổng nói thêm tổng tách từ Văn Trường Văn Trinh thành tổng gồm 245 xã, thôn, phường, giáp Năm 1838, vua Minh Mạng tiến hành cải cách hành chính, số huyện Thanh Hóa có tách nhập, thay đổi tên gọi.Các huyện Ngọc Sơn, Nông Cống, Quảng Xương gộp thành phủ Tĩnh Gia Đến trước Cách mạng tháng Tám, tổng Văn Trinh nhập Quảng Xương, huyện Tĩnh Gia tổng Văn Trường, Yên Thái, Sen Trì, Văn Trai Tuần La bao gồm 206 làng, thôn Sau Cách mạng tháng Tám, bãi bỏ cấp phủ, phần đất cũ huyện Ngọc Sơn trở thành huyện Tĩnh Gia Đến huyện Tĩnh Gia có 34 đơn vị hành gồm 1Thị Trấn 33 xã Sự đời UBND huyện Tĩnh Gia gắn liền với đời quan UNBD huyện.cho tới hôm quan UBND huyện Tĩnh Gia trải qua 69 Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm xây dựng trưởng thành 69 năm gắn liền với trình phát triển lên phong trào cách mạng Tĩnh Gia, tiến trình xây dựng bảo vệ quyền; gắn liền với tiến trình lịch sử vẻ vang dân tộc Vượt qua chặng đường đầy gian lao, khó khăn, thử thách Cơ quan UBND huyện đạt thành đáng tự hào 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động UBND huyện ảnh hưởng tới Quốc gia dân tộc 3.3.Những đề xuất từ nhược điểm nói UBND huyện Tĩnh Gia phải có quan tâm nhiều tới cơng tác lưu trữ quan : + Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Cán lưu trữ, tăng thêm số lượng cán chuyên trách lưu trữ Thường xuyên mở lớp tập huấn cán công tác lưu trữ không cho Cán lưu trữ quan mà Cán phòng, ban nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ giải vấn đề tài liệu bó gói rời lẻ, khơng lập hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ quan + Đề biện pháp chấn chỉnh cá nhân, tập thể chưa chịu lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ khiến cho tài liệu rơi vào tình trạng bó gói, rời lẻ + Quan tâm nhiều tới công tác lưu trữ ( chỉnh lý, thống kê, xây dựng cơng cụ tra tìm, xác định giá trị tài liệu…) đề biện pháp bảo, quản quản lý tài liệu, trang thiết bị (tu dưỡng, sửa chữa lại trang thiết bị, thường xuyên vệ sinh kho xử lý mối, mọt…) + Tổ chức nghiên cứu xây dựng phần mềm lưu trữ giúp cho công tác lưu trữ tốt + Cần phải tiến hành hợp tác Quốc tế công tác lưu trữ để tăng thêm hiểu biết, kinh nghiệm góp phần giúp cho hoạt động lưu trữ thực tốt + Ngoài phải động viên, khích lệ hăng say làm việc Cán để Cán ngày tận tụy cống hiến cho cơng việc mang lại kết cao 3.4.Những khuyến nghị 3.4.1 Đối với UBND huyện Tĩnh Gia Do UBND huyện Tĩnh Gia quan hành nhà nước địa phương giữ chức năng, nhiệm vụ vô quan trọng nên tài liệu sản sinh vơ quan trọng ảnh hưởng tới phát triển quan, huyện Tĩnh Gia, Sinh viên: Lê Đình Quỳnh 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lớn đất nước Chính mà UBND huyện Tĩnh Gia cần quan tâm sát công tác lưu trữ; khắc phục hạn chế thiếu sót cịn tồn lâu nay; giúp cho công tác lưu trữ quan vào nề nếp, theo tiêu chuẩn nhà nước cơng tác lưu trữ, góp phần bảo vệ tài sản UBND huyện, Quốc gia dân tộc Nếu khơng thực cơng tác lưu trữ yếu dẫn tới tài liệu hư hại mát gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quan nghiêm trọng ảnh hưởng tới vận mệnh đất nước Cần phải nâng cao hiểu biết, ý thức Cán quan việc lập nộp lưu hồ sơ thời hạn, bảo quản, sử dụng, tài liệu quan quy cách thời gian giải công việc đem nộp vào kho lưu trữ.Giúp cho công tác nghiệp vụ lưu trữ tốt cịn giữ tình trạng ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động nghiệp vụ tài liệu quan Nắm bắt tình hình thực mà áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ để ngày nâng tầm công tác lưu trữ quan, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ thực tốt Cơ quan cần tiến hành cấp tốc chỉnh lý toàn khối tài liệu cịn tình trạng bó gói, rời lẻ kèm theo thực đầy đủ hoạt động nghiệp vụ khác cách khoa học khơng thực kịp thời ảnh hưởng lớn tới vận mệnh tài liệu cónhiều tài liệu bị mục nát (khảo sát thực tế) Tiến hành thành lập Phông lưu trữ cho quan, quan chưa thành lập phơng chưa có tên phơng mà phơng lưu trữ quan trọng 3.4.2 Đối với khoa Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Quan tâm nhiều tới việc đào tạo trang bị kiến thức vững cho sinh viên Ngồi cịn phải trang bị khả tự tin, khả giao tiếp, ứng xử sinh viên không trường, quan làm việc mà nơi xã hội ( Tạo nhiều thi không trường mà khoa, lớp để bạn chơi vừa vui mà sinh viên Sinh viên: Lê Đình Quỳnh 31 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cố kiến thức yêu cầu giao tiếp giải quyết.) Như dù có tới, nơi đâu sinh viên có nếp sống tốt ln tự tin cơng việc khơng ngại khó khăn sẵn sàng đối mặt vượt qua thách thức xã hội Mỗi lần tới tập nhà trường khoa nên tổ chức tìm kiếm thêm nhiều địa điểm cho sinh viên thực tập theo nhóm (đúng thời gian), nhiên cần phải có liên hệ với quan thực tập trích cho sinh viên phần kinh phí nho nhỏ giúp sinh viên có động lực, hang say, nhiệt tình cơng việc; giảm bớt khó khăn kinh tế cho sinh viên Nhà trường khoa phải có kết hợp với để xếp lịch học, thi thực tập cho hợp lý tránh tình trạng vừa học vừa thi vừa lo thực tập Thêm vào nhà trường nên quan tâm nhiều tới sinh viên thực tập lần thực trạng xã hội có nhiều khó khăn nhà trường điểm tựa để sinh viên vượt qua thực tốt cơng việc giao góp phần nâng cao uy tín chất lượng đạo tạo từ nhìn xã hội Trường Sinh viên: Lê Đình Quỳnh 32 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập UBND huyện Tĩnh Gia ngắn giúp em có nhìn khái qt thực trạng cơng tác lưu trữ nay, giúp em hiểu sâu với kiến thức mà nhà trường trang bị cho em Cho em thấy rõ vai trị to lớn cơng tác lưu trữ phát triển đất nước Qua đợt thực tập em nghiêm túc chấp hành quy chế, nội quy, quy định quan, tham gia đầy đủ thực tốt cơng việc giao, biết lắng nghe nói nói, gây dựng tình cảm, mối đồn kết khơng với bạn nhóm mà cịn với anh, chị, cô, cán quan… Cũng qua em thấy khó khăn thiếu sót thân từ giúp em khắc phục mặt hạn chế hoàn thiện thân tạo làm hành trang cho em bước vào tương lai Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tất thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức thức vững chắc; tạo điều kiện cho chúng em xã hội, thấy thực tế công tác nghề nghiệp quan nào, qua gieo ươm chúng em niềm tin, hy vọng chinh phục ước mơ tươi sang Cũng qua báo cáo em xin chân trọng cảm ơn tất Cán UBND huyện Tĩnh Gia tiếp nhận giúp đỡ tận tình giúp chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụ, vượt qua khó khăn ngày vào quan cho chúng em hiểu cách thực tế kiến thức học giảng đường Do thân cịn nhiều hạn chế việc mắc sai lầm, thiếu sót khơng thể tránh khỏi em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu quý thầy cô Cán UBND huyện Tĩnh Gia nói chung Văn phịng HĐND UBND để em khắc phục nhựng hạn chế thân thiếu sót báo cáo thực tập Một lần em xin chân thành cám ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Sinh viên Lê Đình Quỳnh Sinh viên: Lê Đình Quỳnh 33 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục số 1: sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia Ủy Ban Nhân Dân Văn phòng HĐND VÀ UBND Phịng Lao động TB & XH Phịng Cơng thương Phịng Nội vụ Phòng Giáo dục & Đào Tạo Phòng Tài Kế tốn Phịng Tư pháp Thanh tra Huyện Đội Kiểm tra quy tắc xây dựng Phịng Văn hóa TT & DL Phịng Tài ngun & Mơi trường Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Phòng y tế Phịng Nơng nghiệp & Ban Giải phóng mặt phát triển Nơng thơn Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 2: sơ đồ cấu tổ chức Ban lãnh đạo quan Chủ Tịch UBND Phó Chủ tịch phát triển Kinh Tế Phó Chủ tịch phát triển Nơng Nghiệp Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Phó Chủ tịch phát triển Giải Phóng Mặt Băng Phó Chủ tịch phát triển Văn Hóa Xã Hội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 3: Hình ảnh kho lưu trữ chưa chỉnh lý Hình ảnh 1: Hình ảnh 2: Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 3: Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 4: Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 4: quan mua trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 5: Hình ảnh phần kho lưu trữ chỉnh lý Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 6: hình ảnh tài liệu chỉnh lý xong đưa lên giá Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 7: Một phần mục lục hồ sơ khối tài liệu chung UBND huyện Tĩnh Gia Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 8: hệ thống văn quan trọng tỉnh Thanh hóa ban hành xuống, huyện ban hành công tác lưu trữ - Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25/11/2014 UBND Tỉnh Thanh Hóa việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thanh Hóa - Kế hoạch số 21/KH-CCVTLT ngày 2/2/2015 Chi cục Văn thư – Lưu trữ kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 - Kế hoạch số 63/KH-SNV ngày 30/1/2015 Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2015 địa bàn tỉnh Thanh Hóa - Quyết định số 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 UBND huyện Tĩnh Gia việc ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện Tĩnh Gia - Biên khảo sát tài liệu tồn đọng ngày 21/6/2012 UBND huyện Tĩnh Gia - Kế hoạch số 79/KH-UBND ngày 17/7/2014 UBND huyện Tĩnh Gia kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 địa bàn huyện Tĩnh Gia - Kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 UBND huyện Tĩnh Gia việc kế hoạch chỉnh lý, xếp tài liệu phòng, ban, đội thuộc UBND huyện đưa vào kho lưu trữ - Báo cáo số 194/UBND-BC ngày 25/6/2013 UBND huyện Tĩnh Gia danh mục quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện - Báo cáo số 1017/UBND-NV ngày 14/7/2014 Phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia việc báo cáo số liệu thống kê tài liệu tích đống phục vụ đề án chỉnh lý Sinh viên: Lê Đình Quỳnh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6