Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND huyện hữu lũng

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng. 3 1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hữu Lũng. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng. 3 2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng. 4 2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng. 4 2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng. 5 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng. 5 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch. 6 2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ. 8 2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Gíao dục và Đào tạo. 10 2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường. 11 2.2.6.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội. 12 2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá và Thông tin. 13 2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế. 14 2.2.9.Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 14 2.2.10. Chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra huyện. 15 2.2.11.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kinh tế và Hạ tầng. 16 2.2.12. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tư pháp. 17 2.2.13. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Dân tộc. 18 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG 20 2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng. 20 2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan: 20 2.2.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lững. 20 2.1.3. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 21 2.2. Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Hữu Lũng. 21 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 22 2.2.2.Công tác quản lý văn bản đi. 23 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 24 2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 26 2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 28 CHƯƠNG 3. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG 29 3.1.Nhận xét. 29 3.1.1. Ưu điểm. 29 3.1.2. Tồn tại. 29 3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng. 30 3.2.1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư. 30 3.2.2. Đề xuất những giải pháp về công tác Lưu trữ. 30 3.3. Một số kiến nghị. 30 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 30 3.3.2. Đối với UBND huyện Hữu Lũng. 31 3.3.3. Đối với nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ 31 D.KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .3 B NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG 1.Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng 1.1 Sự đời UBND huyện Hữu Lũng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng .4 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng .4 2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng .5 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng .5 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài – Kế hoạch 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ 2.2.4 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Gíao dục Đào tạo 10 2.2.5 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường 11 2.2.6.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động - Thương binh Xã hội .12 2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá Thông tin 13 2.2.8 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế 14 2.2.9.Phòng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn 14 2.2.10 Chức năng, nhiệm vụ Thanh tra huyện 15 2.2.11.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kinh tế Hạ tầng 16 2.2.12 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tư pháp 17 2.2.13 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Dân tộc 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 20 CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG 20 2.1 Công tác văn thư UBND huyện Hữu Lũng 20 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư quan: 20 2.2.2 Công tác đạo công tác văn thư UBND huyện Hữu Lững 20 2.1.3 Tình hình cán làm công tác văn thư 21 2.2 Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Hữu Lũng .21 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 22 2.2.2.Công tác quản lý văn .23 2.2.3 Công tác quản lý giải văn đến 24 Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 26 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hành 28 CHƯƠNG NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ .29 CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG 29 3.1.Nhận xét 29 3.1.1 Ưu điểm 29 3.1.2 Tồn 29 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng 30 3.2.1 Đề xuất giải pháp công tác Văn thư 30 3.2.2 Đề xuất giải pháp công tác Lưu trữ 30 3.3 Một số kiến nghị 30 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 30 3.3.2 Đối với UBND huyện Hữu Lũng 31 3.3.3 Đối với nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ 31 D.KẾT LUẬN 32 D PHỤ LỤC 34 D PHỤ LỤC Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, đất nước ngày phát triển với công đổi xu hội nhập công nghiệp hoá, đại hoá Nhà nước ta thời kì đẩy mạnh chủ trương hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam việc cải cách hành Vì vậy, công việc quan trọng góp phần xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng hoạt động quản lý hành Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ Đối với quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ trọng quan tâm, mắt xích quan trọng thiếu công tác đảm bảo quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Với vai trò công tác văn thư – lưu trữ, lĩnh vực hoạt động quản lý, Đảng Nhà nước ta có chủ trương, sách ngày đại nhằm phục vụ tốt cho việc ban hành quản lý văn công tác văn thư Đặc biệt, góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, xây dựng máy Nhà nước vững mạnh Công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu công tác ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý điều hành quan, phục vụ nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo việc cung cấp thông tin giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời, xác bí mật Trước đòi hỏi cuả xã hội nguồn nhân lực có chất lượng cao phục vụ nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg, ngày 14 tháng 11 năm 2011 việc thành lập trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với tiền thân trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trải qua 40 năm xây dựng trưởng thành Nhà trường đào tạo nhiều hệ sinh viên đáp ứng nhu cầu xã hội nhiều ngành Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Hành văn phòng,…đặc biệt ngành Văn thư – Lưu trữ Thực phương châm: “Học đôi với hành”, “Lý luận đôi với thực tiễn”, từ tình hình thực tế vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập phù hợp với chương trình giảng dạy quan Nhằm nâng cao kiến thức giúp cho sinh viên làm quen với môi trường làm việc quan vận dụng lý luận vào thực tiễn để củng cố thêm phương pháp, kỹ giải công việc tốt sau trường Công tác văn thư bao gồm nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý giải văn đi, quản lý giải văn đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thông kê công cụ tra tìm tài Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Với đồng ý tiếp nhận sinh viên thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn Bằng kiến thức học trường, em vận dụng lý thuyết để đưa vào giải công việc thực tiễn Trong đợt thực tập em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ chưa thực quan tâm Xuất phát từ thực tế đó, em chọn chuyên đề “Công tác Văn thư - Lưu trữ” để đưa cá nhận xét đề xuất, ý kiến để xây dựng phương án giúp cho công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện tốt Qua hai tháng thực tập từ ngày 02 / 03 / 2015 đến ngày 24 / 04 / 2015 Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn Tuy thời gian hạn chế trang bị kiến thức thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình toàn thể lãnh đạo, cán văn phòng huyện Hữu Lũng Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm bác Vi Thị Hạnh chị Mã Thị Thuỷ cán phụ trách Văn phòng HĐND – UBND huyện Bản thân em học hỏi, thu thập kiến thức bổ ích, rèn luyện kỹ nghiệp vụ nâng cao ý thức làm việc, phẩm chất người cán công chức Từ rút nhiều học kinh nghiệm quý báu đồng thời giúp em xây dựng cho thân phong cách làm việc người cán làm công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện Trong trình thực tập, em nhiều bỡ ngỡ nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót định Kính mong thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo cán Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn bổ sung, đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập em đầy đủ Dưới kết báo cáo thực tập nỗ lực thân, nguồn động viên khích lệ cho em vững tin trở thành cán văn thư - lưu trữ giỏi tương lai Để đạt kết nhờ quan tâm nhà trường, dạy dỗ bảo tận tình thầy, cô giáo suốt 3năm học hướng dẫn chu đáo giúp đỡ lãnh đạo cán chuyên môn UBND huyện Hữu Lũng Qua em xin chân thành cảm ơn thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo toàn thể cán UBND huyện Hữu Lũng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! Hữu Lũng, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Dương Thị Hường Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng 1.1 Sự đời UBND huyện Hữu Lũng Hữu Lũng huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn Huyện nằm phía nam tỉnh Lạng Sơn, phía Bắc giáp huyện Bắc Sơn, huyện Văn Quan, phía đông huyện Chi Lăng (Lạng Sơn) Lục Ngạn (Bắc Giang) phía nam Lục Nam (Bắc Giang), phía tây giáp huyện Yên Thế (Bắc Giang) huyện Võ Nhai (Thái Nguyên) Huyện có diện tích 804 km2 dân số 112.451 người (năm 2009) Trung tâm huyện thị trấn Hữu Lũng nằm quốc lộ 1A, cách thành phố Lạng Sơn 75km hưóng tây nam Trước huyện Hữu Lũng thuộc tỉnh Bắc Giang từ năm 1956 cắt chuyển Lạng Sơn, huyện gồm có 01thị trấn (Mẹt) 25 xã UBND huyện Hữu Lũng quan hành Nhà nước địa phương hoạt động theo Luật tổ chức HĐND UBND 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng UBND huyện Hữu Lũng quan chấp hành HĐND huyện quan hành Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, pháp luật, văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện tất lĩnh vực: - Phát triển kinh tế Nông nghiệp, Ngư nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, bưu điện, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ - môi trường, Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thể dục thể thao, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng hàng hoá… - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, bảo đảm thu chi theo đúng, đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính tự dân chủ nhân dân lợi ích hợp pháp khác công dân, chống tham nhũng, chống lãng phí… tệ nạn xã hội khác - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ quân sự, nghĩa vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương, quản lý hộ tịch, quản lý việc cư trú lại người nước địa bàn huyện - Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước bộ, sở, bảo hiểm xã hội theo phân cấp UBND tỉnh - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương định theo đa số UBND huyện Hữu Lũng có trách nhiệm đạo, điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng Đứng đầu UBND huyện Hữu Lũng Chủ tịch UBND, người phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành hoạt động UBND, đôn đốc kiểm tra công tác UBND, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ việc phải thảo luận tập thể định theo đa số Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn giao cho riêng với thành viên UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND huyện cấp Gíup việc cho Chủ tịch UBND huyện 02 Phó chủ tịch phòng, ban ngành chức trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ Chức Phó chủ tịch phòng, ban chuyên môn: * Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước mặt hoạt động Văn hoá – xã hội địa bàn huyện, trực tiếp quản lý đơn vị phòng Văn hoá – Thông tin, Đài truyền - truyền hình, phòng Y tế, phòng Lao động thương binh xã hội, phòng Giáo dục đào tạo Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nông lâm nghiệp, Thương mại dịch vụ, Tài - Kế hoạch, Tài nguyên môi trường - Về nhân gồm: + 01 Chủ tịch + 02 Phó chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Chánh Văn phòng + Các Uỷ viên - Về phòng, ban chuyên môn trực thuộc huyện: Giải công việc thuộc thẩm quyền quy định Luật tổ chức HĐND – UBND văn pháp luật khác, thành viên UBND huyện, thủ trưởng ngành thực số nhiệm vụ cụ thể theo uỷ quyền Chủ tịch UBND huyện - Bao gồm 13 phòng, ban thuộc UBND huyện: Văn phòng HĐND – UBND huyện Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục đào tạo Phòng Tài nguyên môi trường Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng Văn hoá – Thông tin Phòng Y tế Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn 10 Thanh tra huyện 11 Phòng Kinh tế Hạ tầng 12 Phòng Tư pháp 13 Phòng Dân tộc *) Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng (Xem phụ lục số 01) *) Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu Lũng: (Xem phụ lục số 02) 2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu Lũng 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng a) Vị trí, chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng quan chuyên môn, phận giúp việc HĐND UBND Văn phòng HĐND UBND tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND, giúp UBND cấp huyện công tác dân tộc, tham mưu cho chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Uỷ ban nhân dân Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng, chiụ đạo, quản lý tổ chúc, biên chế công tác Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Văn phòng HĐND UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân dân tỉnh, Ban Dân tộc b) Nhiệm vụ, quyền hạn - Tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tham mưu số công việc Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp huyện giao - Tổ chức hoạt động Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đạo, điều hành hoạt động chung máy hành Nhà nước, giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn cấp huyện, Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp xã để thực chương trình, kế hoạch công tác Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp huyện, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân công tác Ngoại vụ - Trình Uỷ ban nhân dân ban hành văn hướng dẫn công tác dân tộc địa bàn tổ chức, triển khai thực theo văn sau phê duyệt - Trình Uỷ ban nhân dân kế hoạch công tác dài hạn hàng năm công tác dân tộc, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực kế hoạch công tác sau phê duyệt - Giúp Uỷ ban nhân dân huyện việc tổ chức thực sách dân tộc, dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đồng bào dân tộc địa bàn huyện, công tác định canh, định cư đồng bào dân tộc thiểu số - Phối hợp với quan chuyên môn cấp huyện đoàn thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến sách vận động đồng bào dân tộc thiểu số thực tốt chủ trương, sách Đảng quy định pháp luật 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài – Kế hoạch a) Vị trí, chức Phòng Tài – Kế hoạch tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế hoạch đầu tư, đăng kí kinh doanh, tổng hợp thống quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân Phòng Tài – Kế hoạch có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Tài chính, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Lạng Sơn b).Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị, quy Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm, đề án, chương trình lĩnh vực tài chính, kế hoạch đầu tư địa bàn, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện xây dựng dự toán thu – chi ngân sách huyện theo Luật Ngân sách Nhà nước, định Uỷ ban nhân dân tỉnh nghị Hội đồng nhân dân huyện hàng năm Thực cấp phát, quản lý theo dõi việc thu – chi tài đơn vị thuộc UBND huyện theo phân cấp hành Nhà nước, theo dõi quản lý thu – chi quỹ theo quy định pháp luật, đồng thời theo dõi báo cáo tình hình tài chính, giá địa bàn cho UBND huyện ngành cấp theo quy định Gíup Uỷ ban nhân dân hướng dẫn, quản lý kiểm tra Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn xây dựng thực dự toán thu – chi ngân sách theo quy định Luật Ngân sách Nhà nước, hướng dẫn đơn vị dự toán, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện xây dựng dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm theo quy định Đồng thời, tổ chức kiểm tra việc thực chế độ tài thẩm định toán quan Nhà nước, đơn vị hành nghiệp, tổ chức sử dụng ngân sách, doanh nghiệp có vốn ngân sách Nhà nước theo quy định pháp luật Thực chức định giá, chuyển giao tổ chức bán đấu giá loại tài sản phân cấp Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn hàng năm phát triển kinh tế - xã hội địa phương, chương trình mục tiêu, dự án ưu tiên, danh mục công trình vốn đầu tư xây dựng địa bàn huyện, xác định vị trí xây dựng, giới thiệu dự án đẻ gọi viện trợ quốc tế đầu tư tổ chức, cá nhân huyện Thẩm định tham mưu cho UBND huyện định dự án đầu tư phân công, phân cấp theo quy chế hành, thẩm tra, trình phê duyệt toán vốn công trình xây dựng thuộc nguồn vốn phân công, phân cấp Thẩm tra phê duyệt toán dự án đầu tư nguồn vốn nghiệp thuộc ngân sách huyện quản lý.yên môn Cung cấp thông tin, xúc tiến đầu tư, phối hợp với phòng chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan tổ chức vận động nhà đầu tư nước đầu tư vào địa bàn huyện, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán làm công tác tài chính, kế hoạch đầu tư cấp xã Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan giám sát đánh giá đầu tư, kiểm tra, tra việc thi hành pháp luật tài chính, kế hoạch đầu tư địa bàn huyện, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm theo thẩm quyền Tham mưu cho UBND huyện lập thẩm định dự án quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội huyện xã, phường, thị trấn, quy hoạch phát triển ngành địa bàn theo quy định Nhà nước hành Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện quản lý Nhà nước tổ chức Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân hoạt động địa bàn huyện 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ a) Vị trí, chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hữu Lũng có chức tham mưu giúp UBND huyện quản lý Nhà nước công tác tổ chức, biên chế quan hành chính, quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, hội, tổ chức phi phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước huyện Hữu Lũng để hoạt động b) Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND cấp huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình UBND cấp huyện ban hành định, thị, quy hoạch, kees hoạch dài hạn, năm hàng năm, chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước giao - Về tổ chức máy: + Tham mưu giúp UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh + Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện định để Uỷ ban nhân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện + Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định - Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: + Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện phân bổ tiêu biên chế hành nghiệp hàng năm + Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp + Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã - Về công tác xây dựng quyền: + Gíup Uỷ ban nhân dân cấp huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công Uỷ ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh + Thực thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo UBND cấp xã, giúp UBND cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành cấp Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để khẳng định tầm quan trọng dấu Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy định quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng năm 3003 Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu * Quản lý dấu Nắm tính chất quan trọng dấu cán Văn phòng nói chung người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu nói riêng thực việc sử dụng tốt Việc quản lý dấu UBND huyện phải tuân theo pháp luật quy định trách nhiệm quan tổ chức, sử dụng dấu: - Phải đăng ký dấu quan công an thông báo mẫu dấu với quan có liên quan trước sử dụng - Con dấu đóng lên nhữnh văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền * Sử dụng dấu - Mỗi quan, tổ chức sử dung môt dấu Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu khống - Dấu đóng chiều, màu mực trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Ngoài ra, văn thư quan đóng loại dấu khác dấu treo, dấu chức danh… * Bảo quản dấu - Con dấu bảo quản quan, tổ chức Không mang dấu quan Con dấu UBND huyện Hữu Lũng bảo quản phòng Văn thư Có tủ khoá để cất giữ dấu - Con dấu phòng ban bao quản phòng, ban Qua trình khảo sát thực tế UBND huyện em thấy công tác bảo quản sử dụng dấu quan sau: Dấu UBND huyện Hữu Lũng bảo quản cẩn thận, lau chùi sẽ, đặt vào ngăn tủ quan có khóa tủ chắn Dấu đóng vào văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng với quy định Nhà nước Như vậy, thấy công tác sử dụng bảo quản dấu UBND huyện Hữu Lũng thực tốt, cần trọng việc sử dụng dấu để phù hợp với quy định pháp luật hành Sinh viên: Dương Thị Hường 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hành Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có điểm chung như: Tên loại văn bản, tác giả, thời gian hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chử hay cá nhân Lập hồ sơ trình tập hợp văn – Tài liệu hình thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc, phương pháp định Việc lập hồ sơ hành nhiệm vụ cán chuyên môn Văn sau giải xong phải lập thành hồ sơ Mục đích: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứư sau này, tránh tình trạng hồ sơ bị mát hay thất lạc Nếu làm tốt công việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ làm việc tốt Lập hồ sơ tốt có tác dụng như: - Tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp thời, hiệu - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tcs nghiên cứu trước mắt lâu dài Qủan lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, quan, đơn vị - Đối với cán bộ, công chức trình giải công việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao suất chất lượng làm việc Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đơn vị,quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư, tránh đựơc tình trạng nộp lư tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác lập hồ sơ UBND huyện Hữu Lũng chưa thực tốt, văn bản, tài liệu nộp lưu tình trạng chưa xếp, lộn xộn, tài liệu bó gói nhiều Với hồ sơ đượclập văn xếp theo thứ tự khoa học, đánh số văn cụ thể, đảm bảo thuận tiện tra tìm Các hồ sơ lập vào cuối năm nộp vào phận Lưu trữ quy định thời gian, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Trên toàn tình hình thực trạng công tác văn thư UBND Hữu Lũng mà em có dịp khảo sát tìm hiêu Nhìn chung, công tác văn thư UBND huyện quan tâm trọng Tuy nhiên, bên cạnh nhiều vấn đề đặt cần giải khâu nghiệp vụ Làm tốt công tác công tác văn thư UBND huyện Hữu Lũng vào nề nếp phục vụ cho lợi ích UBND huyện cho phát triển toàn xã hội Sinh viên: Dương Thị Hường 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG 3.1.Nhận xét Công tác Văn thư – Lưu trữ công việc quan trọng hoạt động quan, gắn liền với hoạt động máy quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, phục vụ nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu Nhìn chung,công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện dần vào nề nếp, thông suốt hoạt động tương đối khoa học, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Đồng thời, công việc giải nhanh chóng, kịp thời xác Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt trình hoạt động Văn phòng nhiều hạn chế cần khắc phục Sau ưu điểm nhược điểm Văn phòng HĐND-UBND huyện HữuLũng 3.1.1 Ưu điểm Công tác văn thư UBND huyện Hữu Lũng đạt kết định sau: Hiện tại, UBND huyện thống quản lý chung công tác Văn thư, Lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND có trách nhiệm giải văn đến, huyện Công tác văn thư nhận quan tâm cấp lãnh đạo quan Đặc biệt, Chánh Văn phòng người quán triệt có trách nhiệm hướng dẫn cán thực tốt công tác Chất lượng văn bản: Nhìn chung văn ban hành đảm bảo thể thức, thẩm quyền ban hành, trình bày đẹp, rõ ràng Công tác quản lý văn đi, văn đến quản lý số công văn đi, công văn theo mẫu quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư góp phần giải công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức Quy trình thẩm định văn phân phối văn đến đảm bảo quy trình, quy định pháp luât Trang thiết bị sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư trang bị đầy đủ, có đầu tư rõ ràng máy vi tính, máy in, máy phôtô, máy fax, giá, tủ đựng tài liệu Đội ngũ cán làm công tác Văn phòng có trình độ chuyên môn cao, thời gian làm việc cán Văn thư – Lưu trữ chặc chẽ quy định Mặt khác, hàng năm cán Văn thư – Lưu trữ cử học lớp tập huấn chức nhằm nâng cao kiến thức công tác Văn thư – Lưu trữ Cán văn thư – Lưu trữ đào tạo quản lý phần mềm văn cho việc phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo 3.1.2 Tồn Bên cạnh kết đạt số tồn sau: - Các văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ UBND Sinh viên: Dương Thị Hường 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa nhiều - Một số khâu nghiệp vụ công tác văn thư chưa thực tốt công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Nhiều hồ sơ, tài liệu bó gói chưa chỉnh lý 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng Dựa sở thực tiễn sở lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư UBND huyện Hữu Lũng em xin đưa số giải pháp góp phần ổn định trị, phát triển kinh tế nhằm hoàn thiện công tác văn thư UBND huyện 3.2.1 Đề xuất giải pháp công tác Văn thư Công tác Văn thư công tác quan trọng quan, tổ chức, có ý nghĩa lịch sử bảo mật đơn vị, quốc gia Để thực tốt công tác cần phải nâng cao trách nhiệm cán làm công tác Văn thư cán văn thư thấy cần thiết Tự cán văn thư phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn Có chế độ sách khen thưởng kỷ luật rõ ràng cán làm công tác văn thư quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hoàn thiện công tác văn thư Hàng năm, cán văn thư phải dược cử đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo Nhà nước Đây yếu tố vô quan trọng việc xây dựng hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư UBND huyện 3.2.2 Đề xuất giải pháp công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ quan trọng việc lưu giữ văn bản, tài liệu quan trọng quan Lãnh đạo cần quan tâm trọng đến công tác lưu trữ nhiều nữa, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi Cần đầu tư nhiều trang thiết bị bảo quản tài liệu để thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu đựoc dễ dàng nhanh chóng Mở rộng diện tích kho tàng, cấp thêm bình chữa cháy, chọn địa điểm kho lưu trữ thoáng mát để keo dài tuổi thọ tài liệu Trên toàn giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Em hi vọng sở cho việc xây dựng hoàn thiện đem lại lợi ích cho quan 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ dáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tình hình cần thực đồng nhiều giải pháp, cần trọng thực giải pháp sau: - Tăng biên chế số lượng cán văn thư có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực tốt công tác văn thư cho huyện -Lãnh đạo quan thường xuyên, đôn đốc, nhắc nhở triển khai có hiệu văn Nhà nước Sinh viên: Dương Thị Hường 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND tỉnh cần thưòng xuyên mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư trực thuộc tỉnh cho cấp huyện cấp xã - UBND tỉnh ban hành văn hướng dẫn lập danh mục hồ sơ tơi cấp huyện xã - Cần xây dựng ban hành văn đạo, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, hành văn phòng - Thường xuyên kiểm tra theo định kỳ kiểm tra đột xuất công tác tổ chức Văn thư – Lưu trữ cấp huyện 3.3.2 Đối với UBND huyện Hữu Lũng - Về khâu nghiệp vụ văn thư cần tiến hành rà soát lại xem khâu thực tốt, khâu chưa thực tốt bế tắc đâu để sớm có biện pháp khắc phục - Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác văn thư UBND huyện Hữu Lũng - Lãnh đạo quan thường xuyên, đôn đốc, nhắc nhở triển khai có hiệu văn Nhà nước - Hàng năm cử cán Văn phòng học lớp ngắn hạn tập huấn để bổ sung thêm kiến thức nâng cao chuyên môn nghiệp vụ - Có chế độ khen thưởng kỷ luật hợp lý cán Văn thư - Cần trang bị thêm số trang thiết bị văn phòng đại phục vụ cho công tác văn thư Kho lưu trữ cần cải thiện trang bị thêm thiết bị bảo quản tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy tài liệu 3.3.3 Đối với nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ - Trong trình giảng dạy đào tạo Nhà trường cần có phương pháp giảng dạy chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, bố trí cho sinh viên thực hành nhiều để tiếp xúc với công việc không khỏi bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Tạo điều kiện cho sinh viên khảo sát thực tế trung tâm lưu trữ nhiều thăm qua kho lưu trữ trường - Thường xuyên tổ chức buổi kiến tập cho sinh viên nhằm giúp chúng em tiếp cận với thực tế để giảng đường có kinh nghiệm định nghiệp vụ chuyên môn Trên số đề xuất, kiến nghị mà em dựa sở kiến thức học trường vào văn quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ nay.Em mong công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng nói chung công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng nói riêng đem lại hiệu phát triển nữa, góp phần vào trình hoạt động quan phát triển đất nước Sinh viên: Dương Thị Hường 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D.KẾT LUẬN Công tác văn thư coi hoạt động quản lý quan đơn vị , tổ chức trọng cấp lãnh đạo ,công tác vă thư đầu tư trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư :như máy vi tính ,máy in , máy photo máy fax,tủ bàn… thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu : giá đựng tài liệu cặp , hộp …đặc biệt hàng năm có cử cán học lớp nâng cao chuyên môn Công tác văn thư lưu trữ có làm tốt quan hoạt động tốt Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan , đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo, phục vụ tốt cho việc quản lý tra tìm ,sử dụng tài liệu cần thiết Vì vậy, cần phải đẩy mạnh lên công tác văn thư để góp phần nâng cao hiệu công việc tạo điều kiện phục vụ cho quan Bên cạnh gặp nhiều khó khăn công tác văn thư ,các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư thiếu nhiều chưa quan tâm ,chú trọng toàn thực trạng công tác văn thư lưu trữ huyện Hữu Lũng mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập thông qua giúp em có nhìn đầy đủ toàn diện cách thức tổ chức văn thư lưu trữ UBND cấp huyện thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng nói riêng Qua giúp cho em nhận thức sâu sắc kỹ nghiệp vụ học có điều kiện đưa lý thuyết vào thực tiễn để có điều kiện so sánh ,đối chiếu với điểm khác biệt giũa lý thuyết thực tiễn Đồng thời thấy khó khăn hạn chế công việc tích lũy nhiều kinh ngiệm cho thân xây dựng tổ chức Văn thư- Lưu trữ quan làm việc tốt Những kết báo cáo trình tìm hiểu nghiên cứu khảo sát thực tế làm việc ngiêm túc em suốt trình thực tập Văn Phòng Hội Đồng Nhân Dân- Uỷ Ban Nhân Dân huyện Hữu Lũng hi vọng kết nguồn thông tin quý giá giúp UBND hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào nề nếp nguồn tư liệu tham khảo có giá trị quan tổ chức khác Sinh viên: Dương Thị Hường 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua báo cáo lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo Uỷ Ban Nhân Dân huyện Hữu Lũng,cán thuộc văn phòng UBND huyện bảo tận tình tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo đợt thực tập Do hạn chế trình độ kinh nghiệm, chắn báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì kính mong thầy, cô giáo xem xét bổ sung ý kiến để báo cáo em hoàn thiện hành trang giúp em sau công tác quan tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Hữu Lũng, ngày 24 tháng năm 2014 Sinh viên Dương Thị Hường Sinh viên: Dương Thị Hường 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn - Xã Phòng Tư Pháp PhòngG DĐT Phòng Y Tế Sinh viên: Dương Thị Hường Phòng Văn hóa – Thông tin PHÓ CHỦ TỊCH Kinh Tế Phòng LĐTB XH Văn Phòng HĐND UBND Phòng Nội Vụ Phòng Kinh Tế - Hạ Tầng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Phòng Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Phòng Tài Chính Kế Hoạch Phòng Thanh Tra Nhà Nước Phòng Phòng TN MT Dân Tộc Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu Lũng CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách: Hành Chính Quản Trị Kế Toán Văn thư – Lưu trữ Lái Xe Sinh viên: Dương Thị Hường Tạp Vụ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách: Tổng Hợp Bảo Vệ Tổng Hợp Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Bộ Phận Một Cửa Tiếp Dân Quản Trị Mạng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Văn thư – Lưu trữ  16     15  14 13 Sinh viên: Dương Thị Hường 12 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 11  10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú thích: Cửa  Máy tính bàn Bàn làm việc nhân viên lưu trữ  Máy in Ghế ngồi  Dụng cụ làm việc Cửa sổ  Máy fax Bàn làm việc Máy scan Kệ đựng tài liệu Bàn làm việc nhân viên văn thư Ghế ngồi Két sắt 10 Bàn để máy fax 11 Tủ đựng dấu 12 Kệ đựng tài liệu 13 Kệ đựng tài liệu 14 Kệ đựng tài liệu 15 Cửa sổ 16 Móc treo đồ cá nhân Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục Sinh viên: Dương Thị Hường Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Dương Thị Hường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Dương Thị Hường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6