Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND THÀNH PHỐ bắc GIANG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU. 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG 3 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3 1. Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành phố Bắc Giang 3 1.1. Điều kiện tự nhiên 3 1.2. Điều kiện xã hội 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.1. Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố 5 II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 7 1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố 7 2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ. 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 I. Thực trạng về hoạt động quản lý. 10 1. Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ. 10 2. Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác lưu trữ 11 3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức 12 4. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 12 II. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ. 12 1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12 2. Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 13 3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 16 4. Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 5. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 21 6. Tổ chức khai thác sử dụng 24 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 26 I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 26 1. Ưu điểm: 26 2. Nhược điểm: 26 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG. 27 1. Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trong UBND Thành phố 28 2. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ của UBND Thành phố 29 3. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 31 4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 32 4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 32 4.2. Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 33 4.3. Xác định giá trị tài liệu 35 4.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 36 4.5. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 37 4.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 38 4.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 39 III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 40 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG 3

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3

1 Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành phố Bắc Giang 3

1.1 Điều kiện tự nhiên 3

1.2 Điều kiện xã hội 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang 4

2.1 Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang 4

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang 4

2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố 5

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 7

1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố 7

2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 7

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10

I Thực trạng về hoạt động quản lý 10

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ 10

2 Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác lưu trữ 11

3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức 12

4 Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 12

II Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ 12

1 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12

2 Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 13

3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 16

4 Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18

5 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 21

6 Tổ chức khai thác sử dụng 24

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 26

I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 26

1 Ưu điểm: 26

2 Nhược điểm: 26

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 27

1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trong UBND Thành phố 28

2 Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ của UBND Thành phố 29

3 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 31

4 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 32

4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 32

4.2 Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 33

4.3 Xác định giá trị tài liệu 35

4.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 36

4.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 37

4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 38

4.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 39

III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 40

KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.

Những năm gần đây, cải cách hành chính là một công việc to lớn và có ý nghĩa

vô cùng quan trọng Nên công tác văn thư – lưu trữ đã được Đảng và Nhà nướcquan tâm đặc biệt trong giai đoạn “Cải cách Hành chính quốc gia hiện nay” Trong

đó việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức lưu trữ của đất nước cũng không nằmngoài nhiệm vụ đó Hồ sơ tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng nhất

vì nó chứa đựng nguồn thông tin đáng tin cậy nhất để đánh giá trình độ văn minh

và lịch sử phát triển của một quốc gia Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn chứa đựngnhững thông tin có ý nghĩa nhiều mặt: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, lịch sử…nên nó có vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội Vì vậy thực hiện tôtcông tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thácnhững thông tin vô giá là hết sức cần thiết

Trường Đại học Nội vụ là nơi có truyền thống đào tạo cán bộ văn thư – lưu trữ.Trường đã thực hiện phương châm giáo dục của Đảng va Nhà nước là “học đi đôivới hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”, gắn với khẩu hiệu “hoc thật, thi thật, để

ra đời làm thật” Vì thế, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức những đợt thựctập cho sinh viên năm thứ 3 hệ cao đẳng và sinh viên năm thứ 4 hệ đại học đi thực

tế tại các cơ quan tổ chức Qua gần 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường

đã không ngừng phát triển, luôn khẳng định được vị trí của mình để nhà trườnggắn liền với xã hội Cho nên việc thực tập là rất cần thiết Mục đích của đợt thựctập này là:

- Giúp sinh viên hiểu rõ hơn công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đếnthực tập

- Tạo cơ hội cho sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lýluận đã học để giải quyết một số vấn đề cụ thể về công tác lưu trữ tại cơ quan, tổchức thực tập

- Giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của mộtcán bộ lưu trữ trong tương lai

Được sự phân công của khoa Văn thư – Lưu trữ và được sự đồng ý của lãnh đạoUBND Thành phố Bắc Giang, tôi đã có điều kiện đến thực tập tại cơ quan trong

thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015 Sở dĩ tôi chọn chuyên đề côngtác lưu trữ để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình vì trong đợt thực tập nàytôi đã được cơ quan tạo điều kiện thực hành một số khâu nghiệp vụ lưu trữ, cũngnhư nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn: Th.sTrịnh Thị Kim Oanh cùng các Thầy Cô trong khoa Qua thời gian thực tập, bêncạnh những thuận lợi thì vẫn còn những khó khăn, vướng mắc cần được giải quyết.Cũng qua đây, tôi đã vận dụng được những kiến thức đã học trong nhà trường vàothực tế công việc của cơ quan, tích luỹ được kinh nghiệm và tác phong làm việckhoa hoc Đây chính là điều kiện để sau khi tôi ra trường trở thành người cán bộ cónăng lực, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, để hoàn thành tốt cácnhiệm vụ được giao.

Bài báo cáo tốt nghiệp của tôi ngoài phần mở đầu, phần kết luân và phụ lục thìnội dung báo cáo được chia thành ba chương cụ thế như sau:

Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang

Chương II: Thực trạng tình hình công tác lưu trữ của UBND Thành phố Bắc Giang.

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ ở UBND Thành phố Bắc Giang.

Qua bài báo cáo thực tập này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tớiBan lãnh đạo UBND Thành phố Bắc Giang; đặc biệt là Ban lãnh đạo Phòng Nội

Vụ cùng các cán bộ, chuyên viên trong Phòng và sự hướng dẫn nhiệt tình của cán

bộ lưu trữ cơ quan; các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ, nhất là sự chỉbảo hướng dẫn tận tình của Giảng viên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh

Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để tôi hoàn thành tôthơn nữa nghiệp vụ của mình!

Tôi xin chân thành cảm ơn

Bắc Giang, tháng 4 năm 2015

Sinh viên Phạm Thị Hương

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG

1 Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành phố Bắc Giang

1.1 Điều kiện tự nhiên

TP Bắc Giang thuộc tỉnh Bắc Giang, là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá, xãhội của tỉnh Bắc Giang

TP Bắc Giang có diện tích 6.677,36 ha và 220.000 người, được thành lậptrên cơ sở 10 phường: Đa Mai, Dĩnh Kế, Hoàng Văn Thụ, Lê Lợi, Mỹ Độ, NgôQuyền, Thọ Xương, Trần Nguyên Hãn, Trần Phú, Xương Giang và 6 xã: Dĩnh Trì,Song Khê, Song Mai, Tân Mỹ, Tân Tiến, Đồng Sơn Địa giới của TP:

- Phía Bắc giáp với huyện Tân Yên

- Phía Đông giáp huyện Lạng Giang

- Phía Nam – Tây Nam giáp huyện Yên Dũng

- Phía Tây giáp huyện Việt Yên

TP Bắc Giang cách thủ đô Hà Nội 50km về phía Bắc, ở vị trí trung lộ trên tuyếnđường giao thông huyết mạch nối thủ đô Hà Nội với biên giới Lạng Sơn; có tuyếnđường sông nối TP với các trung tâm công nghiệp, thương mại, du lịch lớn trongvùng; là đầu mối giao thông cấp liên vùng quan trọng TP Bắc Giang có các điềukiện tự nhiên thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội trước mắt cũng như lâu dàicủa TP và của tỉnh UBND TP Bắc Giang nằm ở trung tâm thành phố nên rấtthuận lợi cho việc giao lưu văn hoá, kinh tế, thương mại, nâng cao dân trí, quantrọng hơn nữa là đẩy mạnh quan hệ giữa các huyện, các phường xã trên địa bàncùng thực hiện một mục đích quản lý Nhà nước nói chung trong xã hội

1.2 Điều kiện xã hội

Bắc Giang là một thành phố có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng Trảiqua 60 năm xây dựng và trưởng thành Thành phố Bắc Giang hôm nay đã có nhiềuđổi mới, cơ quan chính quyền các cấp không ngừng lớn mạnh:

Dưới thời Pháp thuộc, ngày 11/7/1888 đơn vị hành chính “Phủ Lạng Thương”

ra đời Ngày 10/10/1895, tỉnh Bắc Giang được thành lập, Phủ Lạng Thương trởthành tỉnh lỵ Bắc Giang Ngày 01/01/1959 Phủ Lạng Thương được đổi tên thànhthị xã Bắc Giang, UBND thị xã Bắc Giang được thành lập Từ khi thành lập đếnnay thì UBND thị xã Bắc Giang đã không ngừng lớn mạnh và ngày càng đi lên.Ngày 07/6/2005 Chính phủ có Nghị định số 75/2005/NĐ-CP thành lập Thành phố

và ngày 03/12/2014 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 2168/ QĐ- TTg côngnhận thị xã là đô thị loại II

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang

2.1 Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang

UBND Thành phố do HĐND Thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND thành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của

cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương gópphần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từtrung ương đến địa phương

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND thành phố raquyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện kiểm tra việc thi hành văn bản đó

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm.; Lập dự toán thu Ngânsách Nhà nước trên địa bàn.; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫnkiểm tra UBND phường, xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghịquyết của HĐND phường, xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củapháp luật ; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của phường, xã

2.2.2 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốcphòng toàn dân; Tổ chức đăng ký nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng QĐ củapháp luật; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiệncác biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương; Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quyđinh của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nướcngoài ở địa phương; Tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia phongtrào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội

2.2.3 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy địnhcủa pháp luật; Quy đinh tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của UBNDcấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thành phố;Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét quyết định

2.2.4 Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn trên UBND TP còn thực hiện nhiệm

vụ quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, Nông nghiệp, Y tế…

2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố

UBND TP là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003 Bộ máy UBND TP là toàn bộ hệ thống các phòng ban được tổ chứctheo cơ cấu trực tiếp

* Về nhân sự thành viên UBND TP bao gồm:

01 Chủ tịch Lãnh đạo UBND TP là Chủ tịch UBND, là người điều hành chungmọi công việc của UBND Chủ tịch UBND thành phố thực hiện đầy đủ nhiệm vụ,quyền hạn được quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND và UBND

03 Phó Chủ tịch: PCT phụ trách khối văn xã, PCT phụ trách khối kinh tế vàPCT phụ trách khối địa chính giao thông Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạogiải quyết các công việc thuộc phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cánhân trước Chủ tịch, tập thể UBND TP, HĐND TP về những quyết định, những ýkiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công,cùng với tập thể UBND Thành phố chịu trách nhiệm hoạt động của UBND TPtrước UBND Tỉnh.

Các ủy viên UBND gồm: Chánh Văn phòng HĐND - UBND, Trưởng phòngNội vụ, Trưởng phòng Tài Chính Kế Hoạch, Trưởng Công an, Trưởng Ban Chỉhuy Quân sự

* Về cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố: được quy định theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ.

- Các phòng, ban chuyên môn Bao gồm 12 phòng, ban:

1.Văn phòng HĐND và UBND thành phố; 2 Phòng Nội vụ ;

3 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội; 4 Phòng Văn hóa- Thông tin;

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo; 6 Phòng Tư Pháp;

7 Phòng Quản lý đô thị; 8 Phòng Y tế;

9 Phòng Tài nguyên và Môi trường; 10 Phòng Tài chính - Kế hoạch;

11 Phòng Kinh tế; 12 Thanh tra

- Các đơn vị sự nghiệp:

1 Đội Thanh tra Giao thông & Xây dựng; 2 Đội Quản lý thị trường số 1;

3 Ban quản lý dự án thoát nước và VSMT 4 Ban Quản lý xây dựng;

5 Trung tâm văn hoá - TT - TT; 6 Văn phòng Đăng ký QSD đất;

7 Trung tâm phát triển quỹ đất; 8 Đài truyền thanh thành phố

- Ngoài ra còn có các hội: Hội chữ thập đỏ, Hội người mù,….

* Về tổ chức biên chế:

+ Biên chế hành chính: 109;

+ Biên chế sự nghiệp: 1021

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.

1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố

Kho lưu trữ của UBND thành phố hiện đang bảo quản khoảng hơn 100 mét giátài liệu của UBND và một số phòng: phòng Tư pháp, phòng Nội vụ…

VD: Khối tài liệu từ năm 1979 đến năm 1997 đã bị ngả màu, một số bị mờ, khónhìn nhưng chưa bị mối mọt xâm nhập Khối tài liệu từ năm 1997 đến 2007 thìchất lượng giấy tốt nên số lượng ngả màu là rất ít, nhìn chung là tương đối tốt

2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ

Hiện nay, kho lưu trữ của UBND thành phố vừa là kho lưu trữ hiện hành vừa làkho lưu trữ lịch sử vì tài liệu thu về đây không phải nộp đi đâu mà giữ nguyên.Kho lưu trữ của UBND thành phố chủ yếu bảo quản khối tài liệu của Ủy ban vàmột số rất ít của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND TP Bắc Giang

- Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ về việcquy định và hướng dẫn thống nhất về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức

bộ máy của các cơ quan, đơn vị làm công tác lưu trữ trong nước; thì tài liệu lưutrữ tới thời hạn 5 năm phải giao nộp những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.Nên hiện nay lưu trữ của UBND và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND làlưu trữ hiện hành Sở dĩ kho lưu trữ của UBND được tổ chức như vậy là do việcthực hiện giảm biên chế cán bộ của UBND và chủ trương của nhà nước

-Theo Điều 3 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyêm môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh thì các phòng ban chuyên môn được lập ra có nhiệm vụ: tham mưugiúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một

số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp huyện và theo quy địnhcủa pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vựccông tác ở địa phương Theo sự chỉ đạo đó các phòng ban ở UBND thành phố đãthực hiện việc bảo quản tài liệu lưu trữ của phòng mình trong thời gian là 5 năm.Nhưng hiện nay chưa có bộ phận lưu trữ hiện hành nên chuyên môn nghiệp vụchưa đáp ứng yêu cầu đề ra Điều này dẫn tới kho lưu trữ của UBND sau khi thutài liệu về còn thiếu nhiều tài liệu làm ảnh hưởng tới nhu cầu nghiên cứu, tra tìm.Hiện nay cán bộ làm công tác lưu trữ của thành phố có 01 người chuyên trách

về các khâu nghiệp vụ lưu trữ (đã biên chế ) trình độ chuyên môn cao đẳng, đãđược trang bị khá hoàn thiện về kiến thứ cũng như nghiệp vụ chuyên môn Nhiệm

- Thu thập, bổ sung những tài liệu còn thiếu và tiến hành chỉnh lý khối tài liệuhiện có trong kho

- Nghiên cứu, đề xuất, tham mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quyđịnh của Nhà nước

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động củaUBND, đảm bảo chính xác, rõ ràng bằng sổ thống kê và máy tính, nhằm mục đíchtra tìm, nghiên cứu được dễ dàng, thuận lợi hơn và đạt được hiệu quả cao nhất.VD: Theo Báo cáo số 296/BC-UBND ngày 24/12/2009 của UBND Thành phố

về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 Thì trong năm

2009 số lượng văn bản của Thành phố có:

+ Văn bản đến là: 2.349 văn bản Văn bản đi là: 5.434 văn bản ( Côngvăn: 1.738; Quyết định: 4.094; Kế hoạch: 56; Báo cáo: 273; Thông báo:275; Chỉthị: 02; Các bản khác: 122)

+ Văn bản gửi đi qua hệ thống thư điện tử: 1585 văn bản Văn bản nhậnqua hệ thống thư điện tử: 1208 văn bản

Như vậy, việc tổ chức công tác lưu trữ ở UBND TP như hiện nay đã tạo điềukiện cho việc quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa UBND TP Tạo điều kiện cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác lưutrữ đươc thuận lợi hơn nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu Thực hiện được mụcđích giảm biên chế cán bộ lưu trữ, tiết kiệm được diện tích về nhà kho và tiết kiệmkinh phí vào việc trang bị trang thiết bị bảo quản cho tài liệu trong kho Cũng như

để phù hợp với điều kiện thực tế hiện có của UBND Thành phố Bắc Giang

Bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại, khó khăn cần được khắc phục như: nhiềukhâu còn chưa phù hợp với các quy định của Nhà nước về tổ chức công tác lưu trữtại cấp cơ sở Vì hiện nay cán bộ biên chế lưu trữ chỉ có 01 người nên sẽ rất khókhăn trong việc tra tìm tài liệu khi cán bộ lưu trữ đi vắng hay khi có nhiều người cầntra tìm cùng một lúc thì cán bộ lưu trữ không thể đáp ứng được ngay sẽ dẫn tới ảnhhưởng tới công việc của các đơn vị phòng ban chuyên môn Việc giao nộp tài liệu ởcác phòng ban chuyên môn trực thuộc Ủy ban chưa được chặt chẽ, còn nhiều phòngchưa thực hiện giao nộp tài liệu, tình trạng nộp thiếu là rất phổ biến Kho lưu trữ của

Ủy ban vừa là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử thì sẽ rất ảnh hưởng tới vai tròcủa công tác lưu trữ, gây nhiều khó khăn cho cán bộ chuyên trách

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

I Thực trạng về hoạt động quản lý.

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ.

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cũng như các vănbản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về công tác lưu trữ UBNDThành phố Bắc Giang đã nhận thức rõ vai trò của công tác lưu trữ trong quá trìnhhoạt động điều hành quản lý nhà nước Vì vậy, UBND TP đã xây dựng và banhành các văn bản, cụ thể là:

+ Quy chế số 01/QC-NV ban hành ngày 30 tháng 6 năm 2009 của UBND thànhphố Bắc Giang về công tác văn thư và lưu trữ Quy chế nêu rõ phạm vi và đốitượng điều chỉnh; trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tổ chứcnhiệm vụ của văn thư lưu trữ; cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ; kinh phí chohoạt động và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

+ Quyết định số 999/QĐ-UBND ngày 26 tháng 9 năm 2006 của UBND thànhphố Bắc Giang về việc ban hành danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệuvào Lưu trữ thành phố Bắc Giang

+ Công văn số 423/UBND-NV ngày 15 tháng 4 năm 2009 của UBND thànhphố Bắc Giang về việc xây dựng, ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ + Công văn số 277/UBND-NV ngày 12 tháng 3 năm 2010 của UBND thànhphố Bắc Giang về việc thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ năm 2010 + Quyết định số 1324/2004/QĐ-UB ngày 8 tháng 11 năm 2004 của UBND thị

xã Bắc Giang(nay là UBND thành phố Bắc Giang) về việc ban hành danh mụcthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ thị xã Bắc Giang

+ Báo cáo 296/BC-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2009 của UBND thành phốBắc Giang về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2009

Trên đây là những văn bản thể hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, quan tâm nhiệt tìnhcủa UBND TP Bắc Giang tới công tác Lưu trữ của UBND TP Hệ thống văn bảnnày tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữnói chung và công tác lưu trữ nói riêng của các cơ quan tổ chức trong đó có UBND

TP Bắc Giang Là minh chứng cho sự quan tâm sát sao tới công tác lưu trữ củaUBND TP, thể hiện nhận thức khá toàn diện về tầm quan trọng của công tác này.Đây là cơ sở tạo tiền đề cho việc tổ chức tốt công tác lưu trữ của thành phố, làmmẫu cho các cơ quan, tổ chức ở cấp dưới học tập kinh nghiệm để công tác nàyngày càng đạt được những kết quả cao hơn Ví dụ: Quy chế về văn thư lưu trữđược xây dựng năm 2009 (bao gồm 4 chương, 35 điều) là rất mới, rất hợp lý, phùhợp với tình hình cơ quan hiện nay

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn còn những mặt tiêu cực.Hệthống văn bản trên có một số điểm bất cập và yếu kém đã bộc lộ là:

- Với hệ thống các văn bản của Nhà nước thì hiện nay các quy định về tổ chứccông tác lưu trữ của cấp quận, huyện, thị xã, TP trực thuộc tỉnh vẫn chưa thể hiện

cụ thể, rõ ràng nên rất khó thực hiện Các khâu nghiệp vụ lưu trữ được Đảng vàNhà nước đặc biệt quan tâm chủ yếu ở cấp trung ương, cấp địa phương cơ sở sựquan tâm mới chỉ dừng lại ở các văn bản, giấy tờ, chưa có sự kiểm tra cụ thể nênmột số khâu nghiệp vụ còn chưa được thực hiện đầy đủ và toàn diện

- Với hệ thống văn bản do UBND TP ban hành ra: Quy chế về công tác văn thưlưu trữ ban mới hành năm 2009, trước đây chưa có quy chế cho công tác này Vì thếcông tác lưu trữ ở UBND TP mới chỉ thực sự được quan tâm những năm gần đây,còn trước đây thì vẫn chưa được cụ thể, rõ ràng Chính vì thế công tác lưu trữ củaUBND chưa thực sự được chuyên sâu

2 Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác lưu trữ

Cán bộ lưu trữ thuộc phòng Nội vụ hàng tuần vẫn phải nộp báo cáo tuần choTrưởng phòng để báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao Hàng nămUBND TP thường tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình hình công tác lưu trữ,việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác và công bằng nhất về kết quả côngtác lưu trữ của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác lưu trữ đượctốt hơn Để đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ, hàng năm UBNDthường tổ chức các Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá côngtác lưu trữ đã đạt được và tìm ra những tồn tại, yếu kém để khắc phục nhằm hoàn

thiện công tác này Giúp mọi cán bộ trong cơ quan đều hiểu được vai trò, tầm quantrọng của công tác lưu trữ trong hoạt động hành chính nhà nước, giúp nâng caohiệu quả hoạt động của UBDN thành phố.

3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức

Ngoài những văn bản chỉ đao của cấp trên và UBND TP trước đây về công táclưu trữ, thì hàng năm thành phố đều cử cán bộ làm công tác lưu trữ của Văn phòngHĐND-UBND thành phố, phường, xã tham gia các lớp tập huấn về công tác lưutrữ do tỉnh tổ chức để nâng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ Đồng thời,cũng đã cử cán bộ lưu trữ cơ quan đi học lớp bồi dưỡng tin học về quản lý văn bảntrên máy tính để phục vụ công tác lưu trữ sau này

4 Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là cần thiết, điều nàyxuất phát từ tính phức tạp của công tác lưu trữ và sự đòi hỏi phải cung cấp thôngtin nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức vàcủa xã hội

Nhận thức được điều này, hiện nay kho lưu trữ UBND thành phố đang tronggiai đoạn triển khai đưa công nghệ thông tin vào quản lý khối tài liệu lưu trữ của

Uỷ ban, thông tin đầu vào của hồ sơ, tài liệu đang được cán bộ lưu trữ nhập vàomáy Với việc Ứng dụng công nghệ thông tin này, trong thời gian tới tài liệu củaUBND thành phố chắc chắn sẽ được quản lý thống nhất trên máy tính và đưa vàomạng LAN của cơ quan để phục vụ cho việc tra cứu đạt hiệu quả

* Nhận xét chung: Như vậy, nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND TP Bắc

Giang đã được quan tâm, chỉ đạo và ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn Để giúpcho các hoạt động của UBDN đi vào hoạt động thuận lợi hơn thì UBND TP đã xâydựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các khâu nghiệp vụ lưu trữ để phát huytối đa vai trò của công tác này, cũng như giá trị không gì thay thế được của nguồntài liệu đang được bảo quản tại kho lưu trữ của Uỷ ban

II Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ

1 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu

- Xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ: Theo Quyết định số

999/QĐ-UBND ngày 26 tháng 9 năm 2006 của 999/QĐ-UBND TP Bắc Giang về việc ban hànhdanh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ TP Bắc Giang.

- Xác định những tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ:Được quy định cụ thể tại quyết định số 999/QĐ-UBND Chi tiết hơn nữa là Quyếtđịnh số 1324/2004/QĐ-UB ngày 8 tháng 11 năm 2004 của UBND thị xã BắcGiang về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưutrữ thị xã Bắc Giang

- Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND:Hiện nay, trong kho lưu trữ của UBND thành phố đang lưu giữ khối tài liệu từ năm

1979 đến năm 2013, tài liệu từ năm 1979 đến 1996 có số lượng rất ít khoảng gần

100 cặp (hộp) tài liệu, còn lại là khối tài liệu từ năm 1997 đến 2013 Toàn bộ khốitài liệu được hình thành từ năm 1997 đến 2013 hầu hết đã được giao nộp vào kholưu trữ, số lượng mất mát, thiếu sót không nhiều

Từ thực tế đã được khảo sát cụ thể đó chúng ta có thể thấy việc giao nộp tàiliệu của các phòng ban ở UBND TP chưa được thực hiện theo đúng quy định củaNhà nước và theo quy định của UBND TP trong quy chế công tác văn thư lưu trữnăm 2009

Về thủ tục giao nộp tài liệu thì nhìn chung thực hiện tương đối tốt theo đúngquy định nhà nước Khi các phòng ban giao nộp tài liệu cán bộ lưu trữ sẽ lập 2 bản

"Biên bản giao nộp tài liệu" có giá trị pháp lý như nhau và mỗi bên sẽ giữ một bản

để sau này đối chiếu khi cần thiết

2 Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu

Công tác phân loại, lập hồ sơ và tiến hành chỉnh lý tài liệu là công việc tiếptheo phải làm sau khi thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

2.1 Phân loại tài liệu

*Thứ nhất: Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Hiện nay kho lưu trữ của UBND TP chưa biên soạn được bản lịch sửđơn vị hình thành phông và lịch sử phông Điều này đã gây phần nào gây khó khăncho việc phân loại tài liệu của UBND TP trong việc tổ chức khoa học tài liệu trongkho tạo thuận lợi cho các lần chỉnh lý tài liệu sau này

Nguyên nhân của tình trạng này là do tài liệu trong kho được quản lý theotừng phòng, ban chuyên môn sản sinh ra tài liệu Việc xác định phông riêng chotừng phòng, ban là chưa rõ ràng, cụ thể nên rất khó cho việc biên soạn lịch sửphông và lịch sử đơn vị hình thành phông cho phông lưu trữ của UBND TP nóichung và cho từng phòng, ban nói riêng Ngoài ra, còn do chưa có sự chỉ đạo củacác cấp lãnh đạo và do cán bộ lưu trữ chưa chú trọng đến công việc này cũng nhưchưa thấy được tầm quan trọng của bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sửphông của cơ quan.

*Thứ hai: Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu

Phương án thống nhất cho UBND thành phố là phương án "Thời gian - Mặthoạt động" Phương án "Thời gian - Mặt hoạt động" thường được áp dụng chonhững cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng, luôn thay đổi, cơ quan đang hoạtđộng Theo phương án này, tài liệu trong phông trước hết được chia theo thời gian.Sau đó, trong từng thời gian tài liệu được chia về mặt hoạt động Phương án này đãgiúp cho việc phân loại tài liệu trong phông được chính xác và thống nhất, phảnánh được mối liên hệ biện chứng giữa các cấp độ tài liệu, giữa các nhóm tài liệutrong phông và giữa các tài liệu trong hồ sơ hay trong đơn vị bảo quản

*Thứ ba: Hệ thống hoá hồ sơ, vấn đề xác định tên phông trong kho lưu trữUBND thành phố Bắc Giang

Trong thực tế việc xác định tên phông trong kho lưu trữ của UBND thànhphố Bắc Giang trong những năm gần đây chưa được xác định rõ ràng Tài liệutrong kho ở những năm trước được phân theo mặt hoạt động (theo từng khối)

Ví dụ: Tài liệu năm 1996 được chia theo mặt hoạt động Bao gồm các mặthoạt động như sau: Khối tổng hợp, Khối nội chính, Khối xây dựng cơ bản, Côngnghiệp, Nông nghiệp, Kinh tế, Văn xã Như vậy, toàn bộ khối tài liệu này là mộtphông - Phông lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang

Còn trong những năm gần đây (từ năm 1997 đến 2007) tài liệu của ủy ban

và của các phòng, ban được sắp xếp riêng và theo năm để tiện cho việc tra cứu vàquản lý, việc đánh số hồ sơ, số hộp cũng không được đánh liên tục trong toànphông mà mỗi phòng đánh một số riêng

vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên và có con dấu riêng) và có tư cách pháp nhântrong giao dịch.

2.2 Lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ

Lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ là một công việc vô cùng quantrọng và quyết định đến chất lượng hồ sơ, tài liệu cũng như tổ chức, sắp xếp mộtcách khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho theo một phương án phân loại hợp lý nhất

Hiện nay, khối tài liệu được đưa vào kho lưu trữ của UBND TP phần lớnđều trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập hồ sơ Khi vào lưu trữ mới tiếnhành lập hồ sơ tài liệu Kho lưu trữ của UBND TPhiện nay đã tiến hành được 2 đợtchỉnh lý vào năm 2006,2007 Năm 2007 kết hợp với Trung tâm lưu trữ tỉnh thựchiện chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2003 trở về trước của Uỷ ban Năm 2015 nàyđang tiến hành chỉnh lý nốt khối tài liệu của uỷ ban còn lại trong kho, kế hoạch sẽkết thúc vào cuối quý 2 này Việc chỉnh lý tài liệu trong kho chủ yếu do cán bộ lưutrữ của UBND thực hiện Tiếp theo đợt chỉnh lý này là đợt chỉnh lý tài liệu thu vềcủa các phòng ban chuyên môn Nhiệm vụ này sẽ rất khó khăn cho cán bộ lưu trữnếu như cơ quan không tổ chức phối hợp, liên kết với các tổ chức khác cùng thựchiện chỉnh lý Tuy nhiên toàn bộ quy trình chỉnh lý tài liệu đều được thực hiệnđúng theo hướng dẫn của Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

Tài liệu sau khi chỉnh lý đã được đánh số tờ, sắp xếp, viết mục lục hồ sơ,định thời hạn bảo quản và đưa vào cặp hộp, hệ thống hoá thống nhất theo mộtphương án phân loại khoa học nhằm tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công

tác tra tìm lâu dài của UBND, tiến tới chỉnh hết khối tài liệu thu về kho lưu trữ đểtạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng.

Nhìn chung công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu như vậy là tương đối tốt, đãxác định được phương án phân loại chính xác, hồ sơ tài liệu được lập và hệ thốnghoá phục vụ cho khai thác sử dụng, đã định được thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tàiliệu Tuy nhiên công tác này vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục: chưa biên soạnđược bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, chưa có phương ánphân loại cụ thể phần lớn việc lập hồ sơ là dựa vào kinh nghiệm chỉnh lý của cán

bộ lưu trữ, việc chỉnh lý tài liệu chưa được sự quan tâm của cấp có thẩm quyền,cần phải kết hợp với các cơ quan chuyên môn có kinh nghiệm để chỉnh lý đạt hiệuquả và giảm bớt công việc cho cán bộ lưu trữ, vấn đề xác định tên phông trong khochưa được rõ ràng cho nên rất khó cho việc quản lý thống nhất tài liệu

3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định tới sốphận của tài liệu nên yêu cầu đặt ra đối với những người thực hiện công tác nàyphải chính xác, thận trọng

+ Danh mục hồ sơ: Thực tế ở UBND TP chưa thực hiện được công tác lậpDMHS này Nguyên nhân do chưa nhận thức được rõ vai trò, ý nghĩa của việc lậpDMHS, do chưa có sự chỉ đạo bằng văn bản của cấp trên Vì thế việc lập hồ sơchưa được thực hiện

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Hiện nay, UBND thành phố chưa xâydựng được bảng thời hạn bảo quản cho riêng cơ quan mình, việc xác định thời hạnbảo quản chủ yếu dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu của Nhà nước và bảng thờihạn bảo quản của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang, và dựa vào kinh nghiệm củacán bộ lưu trữ khi chỉnh lý Điều này đã gây không ít khó khăn cho việc định thờihạn bảo quản hồ sơ tài liệu và việc xác định thời hạn bảo quản này chắc chắn chưađược chính xác

- Thực trạng về việc tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:

Kho lưu trữ của UBND thành phố vừa là kho lưu trữ hiện hành vừa là kholưu trữ lịch sử vì thành phố chưa có 2 kho lưu trữ riêng nên hiện tại kho lưu trữ này

vừa thực hiện chức năng hiện hành vừa có chức năng lịch sử Công tác xác địnhgiá trị tài liệu thông thường được tiến hành ở 3 giai đoạn: trong giai đoạn văn thư,trong lưu trữ hiện hành và trong lưu trữ lịch sử Trên thực tế thì việc xác định giátrị tài liệu ở giai đoạn văn thư ở những năm trước là chưa được tiến hành, hầu hếttài liệu đưa vào kho lưu trữ đều trong tình trạng bó gói, rời lẻ và vào trong lưu trữmới được lập hồ sơ và định thời hạn bảo quản Trong những năm gần đây khi Nghịđịnh 110 về công tác văn thư ra đời và sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo quận thìcông việc lập hồ sơ của các cán bộ chuyên môn đã được tiến hành nhưng hầu hếtcác cán bộ này đều chưa định thời hạn bảo quản cho hồ sơ mình lập vì chưa códanh mục hồ sơ Nguyên nhân do cán bộ chuyên môn không có trình độ trong việclập hồ sơ công việc, họ chỉ lập theo sự hiểu biết của mình là lập hồ sơ là đưa nhữngvăn bản tài liệu có liên quan với nhau về một chỗ để cho dễ tra tìm khi giải quyếtcông việc là được Việc định thời hạn bảo quản trong văn thư chỉ được xác định tốt

ở phòng văn thư vì cán bộ văn thư đã được đào tạo nghiệp vụ và hơn ai hết họ làngười ý thức được ý nghĩa quan trọng của việc lập hồ sơ Văn thư là đầu mối trungchuyển, là cổng kiểm soát văn bản đi, đến của cơ quan và theo quy định toàn bộvăn bản đi của cơ quan đều được văn thư lưu giữ, lập thành hồ sơ Ví dụ: Tập lưuquyết định về việc cấp hỗ trợ kinh phí của UBND thị xã Bắc Giang năm 2004

Việc xác định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ tài liệu trong lưu trữlịch sử là chưa được tiến hành mà hồ sơ tài liệu chỉ được xác định một lần khi đưavào lưu trữ hiện hành

- Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hiện nay, UBND thành phố Bắc Giang đã tiến hành được hai đợt chỉnh lýtài liệu và đợt chỉnh lý thứ ba đã và đang được thực hiện theo kế hoạch sẽ hoànthành vào hết quý 2 năm nay Trong hai đợt chỉnh lý trước, đã loại ra được mộtkhối lượng tài liệu tương đối lớn và đã được lập "Danh mục tài liệu loại" Nhưnghiện nay khối lượng tài liệu này còn đang được để trong kho và chưa tổ chức tiêuhuỷ theo quy định Đúng ra công việc này phải được thực hiện ngay sau khi kếtthúc đợt chỉnh lý, cần phải lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiêu huỷ những

tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tối ưu hoá thànhphần phông lưu trữ Nhưng trên thực tế lại chưa được tiến hành.

* Nhận xét: Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu ở kho lưu trữ UBNDthành phố đã được tiến hành, toàn bộ hồ sơ tài liệu đã được định thời hạn bảo quảnnhưng nhìn chung công tác này thực hiện chưa được tốt, hệ thống công cụ phục vụcho công tác xác định giá trị tài liệu chưa có, chưa thành lập được Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu, phần lớn hồ sơ tài liệu chỉ được xác định khi nộp vào kho lưutrữ mà không được xem như là một công việc thường xuyên cần phải tiến hành liêntục ở cả giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ lịch sử Điều này làm cho việc địnhthời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn

4 Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

*Thống kê tài liệu lưu trữ:

Công tác thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu lưutrữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế.Đây là một mắt xích không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ, là tiền đề

để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sau

Thực trạng của công tác thống kê tài liệu lưu trữ ở UBND thành phố đượcthể hiện như sau:

- Phương pháp thống kê: các loại công cụ thống kê bao gồm:

+ Dùng sổ thống kê tài liêu lưu trữ: sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ thống kêphông lưu trữ, mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ xuất tài liệu lưu trữ

+ Dùng báo cáo thống kê tổng hợp

Hiện nay, kho lưu trữ UBND thành phố mới chỉ có mục lục hồ sơ vừa làcông cụ thống kê vừa là công cụ tra tìm, chưa có sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ thống

kê phông lưu trữ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ xuất tài liệu lưu trữ Trong khi đókhối lượng giao nộp và thu thập bổ sung tài liệu vào kho ngày càng lớn mà chỉ cóbiên bản bàn giao tài liệu chưa có sổ xuất tài liệu lưu trữ Công cụ thống kê tài liệu

ở đây còn rất hạn chế, thiếu rất nhiều

- Thực hiện công tác thống kê:

Việc thống kê lưu trữ hiện nay ở UBND thành phố Bắc Giang chưa đượcthực sự tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước, việc thống kê chưa theo biểumẫu quy định của Nhà nước mà mới chỉ thực hiện thống kê những số liệu cần thiếtphục vụ cho lập báo cáo công tác lưu trữ hàng quý, 6 tháng, một năm.

- Lập báo cáo thống kê: là văn bản dùng để thống kê toàn bộ số liệu tổnghợp về tình hình tài liệu, hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu và đội ngũ cán bộlàm công tác lưu trữ Báo cáo thống kê tổng hợp được làm hàng năm, ngày 01tháng 01 để báo cáo số lượng về tài liệu lưu trữ của năm trước và được gửi lên cơquan quản lý cấp trên Do chưa thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ được tốtnên UBND thành phố hiện nay chưa có báo cáo thống kê chi tiết theo đúng mẫucủa Nhà nước nhưng hàng năm đều có báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ củaUBND

VD: Báo cáo số 296/BC-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2009 của UBNDthành phố về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2009

Viêc lập báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ như vậy đã chỉ ra đượcnhững kết quả và tồn tại trong công tác này ở cơ quan để có phương hướng xâydựng và hoàn thiện công tác lưu trữ trong thời gian tới ngày càng tốt hơn Nhưngnếu không lập báo cáo thống kê theo đúng quy định của Nhà nước thì những sốliệu trong báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ sẽ không thể phản ánh đượctoàn bộ thực trạng công tác lưu trữ của UBND thành phố và sẽ không có được kếtquả tổng hợp chính xác về toàn bộ khối tài liệu trong kho lưu trữ để có một kếhoạch phù hợp với thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của UBND thànhphố trong những năm tiếp theo

*Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Công cụ tra cứu khoa học tài liệu là một phương tiện tra tìm tài liệu và thôngtin không thể thiếu được trong các lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan

- Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu trong kho bao gồm:

+ Công cụ tra cứu truyền thống: Mục lục hồ sơ, Bộ thẻ hệ thống, Bộ thẻ sựvật chuyên đề, Sách chỉ dẫn.Trong đó Mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra cứu, vừa là

công cụ thống kê Mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm cơ bản, truyền thống và phổbiến nhất được sử dụng trong mọi kho lưu trữ.

+ Công cụ tra tìm hiện đại: là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

Hiện nay, trong kho lưu trữ của thành phố mới chỉ có Mục lục hồ sơ là công

cụ tra tìm duy nhất hiện có ở kho lưu trữ UBND thành phố, và hiện đang trong giaiđoạn triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tratìm, quản lý tài liệu

Số lượng Mục lục hồ sơ hiện có trong kho là 09 cuốn, trong đó: Có 02 cuốnMục lục hồ sơ tổng hợp của các năm; 07 cuốn Mục lục hồ sơ của các phòng, banchuyên môn trực thuộc UBND như: Phòng Nội vụ, phòng Tài chính - Kế hoạch,phòng Tư pháp, phòng Kinh tế…

Mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm duy nhất hiện nay Nhưng mục lục hồ sơvẫn chưa được xây dựng hoàn chỉnh, mới chỉ lập được phần chính của MLHS làbản kê tiêu đề các hồ sơ làm phương tiện thống kê công cụ tra tìm tài liệu

Thành phần của bản kê tiêu đề các hồ sơ gồm: cặp hộp số, hồ sơ số, tiêu đề

hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, nội dung, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, ghichú Việc sử dụng bản kê tiêu đề hồ sơ đã giúp cán bộ lưu trữ quản lý được hồ sơ,tài liệu hiện có trong kho, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, tiếpcận hồ sơ tài liệu Tuy nhiên chỉ áp dụng bản kê tiêu đề các hồ sơ mà chưa xâydựng "công cụ tra tìm" của mục lục hồ sơ thì chưa giải thích rõ những nội dungchính trong cuốn mục lục như: "tờ nhan đề"- cung cấp thông tin cơ bản của mụclục hồ sơ; "Lời nói đầu"- giới thiệu những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ;giúp người đọc hiểu nội dung của cuốn mục lục hồ sơ; "Bảng chữ viết tắt"……Việc áp dụng bảng kê tiêu đề các hồ sơ mà chưa xây dựng các công cụ tra cứu củamục lục đã làm cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn nhất làđối với những người không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ

Nhìn chung công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu ở UBND thành phố

đã được thực hiện nhất là hệ thống công cụ tra cứu Đây cũng là một trong nhữngyếu tố quan trọng để từng bước đưa công tác lưu trữ của UBND thành phố ngàymột hoàn thiện hơn