MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban. 5 1.1.2.1. Chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.3. Tổ chức bộ máy của Ủy ban. 6 1.1.3.1. Lãnh đạo Ủy ban. 6 1.1.3.2. Các phòng ban trực thuộc. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 8 2.1. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ. 8 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 8 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 9 2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu 9 2.2.2.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 11 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 13 2.2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý: 14 2.2.3.2. Thực hiện chỉnh lý 15 2.2.3.3. Kết thúc chỉnh lý 22 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 22 2.2.5. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.1. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.2. Công tác tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH. ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 27 3.1. Công việc đã làm và kết quả đạt được trong quá trình thực tập 27 3.2. Ưu điểm, nhược điểm về công tác lưu trữ 28 3.2.1. Ưu điểm 28 3.2.2. Nhược điểm 29 3.3. Các đề xuất, khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Ủy ban. 29 3.3.1. Các đề xuất 29 3.3.2. Các khuyến nghị 30 3.3.2.1. Đối với Ủy ban 30 3.3.2.2. Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa và Nhà trường 32 D. KẾT LUẬN 34 E. PHỤ LỤC 35
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 4
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân 4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban 5
1.1.2.1 Chức năng 5
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5
1.1.3 Tổ chức bộ máy của Ủy ban 6
1.1.3.1 Lãnh đạo Ủy ban 6
1.1.3.2 Các phòng ban trực thuộc 6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ 6
1.2.1 Tình hình tổ chức 6
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 8
2.1 Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 8
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 8
2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 8
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 9
2.2.2.1 Giai đoạn xác định giá trị tài liệu 9
2.2.2.2 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 11
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 13
2.2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý: 14
2.2.3.2 Thực hiện chỉnh lý 15
Trang 22.2.3.3 Kết thúc chỉnh lý 22
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 22
2.2.5 Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23
2.2.5.1 Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23
2.2.5.2 Công tác tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 25
CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 27
3.1 Công việc đã làm và kết quả đạt được trong quá trình thực tập 27
3.2 Ưu điểm, nhược điểm về công tác lưu trữ 28
3.2.1 Ưu điểm 28
3.2.2 Nhược điểm 29
3.3 Các đề xuất, khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Ủy ban 29
3.3.1 Các đề xuất 29
3.3.2 Các khuyến nghị 30
3.3.2.1 Đối với Ủy ban 30
3.3.2.2 Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa và Nhà trường 32
D KẾT LUẬN 34
E PHỤ LỤC 35
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận gắn liền với các hoạt động chỉđạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lýcủa các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông tốt Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác vănthư – lưu trữ là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới Cũng chính
vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư ngày càngđược quan tâm nhiều hơn
Song song đó và cũng không kém phần quan trọng là công tác lưu trữ.Đây là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lýluận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiêncứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan cả việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắtxích kông thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung cũng nhưcủa từng cơ quan, tổ chức nói riêng Nhất là ngày nay đất nước ta đang từngbước phát triển, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những thay đổi để phùhợp với sự phát triển đó, công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, cần phải có nhữngthay đổi để phù hợp với thực tế công việc của mỗi cơ quan trong tình hình mới
Theo kế hoạch của Nhà trường và của Khoa Đào tạo Tại chức, em đã cógần 02 tháng thực tập (từ ngày 24/8 đến 19/10/2015) tại bộ phận Văn phòng –Thống kê của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh Với mục đích muốn góp phầnvào sự phát triển đổi mới của xã nhà cũng như hoạt động quản lý của cơ quannói chung và hoạt động thu thập, bảo quản lưu trữ tài liệu của cơ quan (gọichung là công tác lưu trữ) nói riêng, em đã liên hệ và được sự đồng ý của banlãnh đạo xã về đợt thực tập này Nội dung đợt thực tập có: tìm hiểu vài nét về cơquan thực tập và thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan Trong đó về công táclưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; chỉnh
Trang 4lý tài liệu; thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản và tổ chứckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Từ những kiến thức đã được học, cùng vớithời gian thực tập như trên đã không chỉ giúp em hoàn thiện thêm kiến thức cósẵn mà còn mang lại cho em những kiến thức mới hơn, sát thực tế hơn.
Tuy nhiên, em vẫn còn gặp một vài khó khăn trong quá trình tìm hiểu,thực hành Song thời gian thực tập vừa qua đã mang lại cho em nhiều kinhnghiệm mới, kiến thức mới về công việc, nghiệp vụ và trong cả cuộc sống
Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày cụ thể những gì đã đượcthấy, được làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thời gian đượcthực tập tại cơ quan Báo cáo gồm có những phần sau:
MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU
B NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân xã ĐôngVinh
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh
vụ tốt cho công việc của cơ quan nói chung cũng như nghiệp vụ của bản thânnói riêng
Xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới khoa Đào tạo Tại chức, khoaVăn thư - Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã mang đến cho em những kiến thứcthông qua các bài giảng, những tiết học thảo luận trên lớp và những ví dụ thực tế
Trang 5để em có được vốn kiến thức vừa là hành trang vừa là nguồn tham khảo chocông việc với đúng chuyên ngành em đã chọn.
Xin gửi lời cảm ơn tới Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, Văn phòng –Thống kê cùng toàn thể cán bộ, công chức của cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập vừa qua
Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới tất cả mọi người đãtạo điều kiện, giúp đỡ em suốt thời gian em học tại trường và thực tập tại cơquan Em xin hứa sẽ cố gắng hơn nữa, đem những kiến thức đã được trang bị ởtrường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề đã chọn
Em xin chân thành cảm ơn /
Hà Nội, ngày 31 tháng 9 năm 2015 Sinh viên
Lê Thị Trang
Trang 6B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Xã Đông Vinh nằm ở phía Tây Nam thành phố Thanh Hóa, xung quanhgiáp các xã Đông Hưng, Quảng Thịnh, phường Quảng Thắng thuộc thành phốThanh Hóa; các xã Đông Quang, Đông Nam thuộc huyện Đông Sơn và các xãQuảng Trạch, Quảng Yên thuộc huyện Quảng Xương
Tên gọi xã Đông Vinh có từ năm 1953 Vào thời nhà Nguyễn, xã ĐôngVinh thuộc tổng Quang Chiếu, huyện Đông Sơn, phủ Thiệu Hóa, gồm các làng:
Đa Sĩ (xã Trường Hựu), Văn Khê, Tam Thọ, Khê Mật
Năm 1977, các xã hữu ngạn sông Chu thuộc huyện Thiệu Hóa sáp nhậpvới huyện Đông Sơn thành huyện Đông Thiệu, xã Đông Vinh lúc này thuộchuyện Đông Thiệu Năm 1982 huyện Đông Thiệu đổi lại là huyện Đông Sơn, xãĐông Vinh lại thuộc huyện Đông Sơn
Ngày 29 tháng 02 năm 2012, Chính phủ ra Nghị quyết 05/NQ-CP điềuchỉnh địa giới để mở rộng địa giới hành chính thành phố Thanh Hóa và thànhlập các phường thuộc thành phố Thanh Hóa, sáp nhập 19 xã, thị trấn trong đó có
xã Đông Vinh thuộc huyện Đông Sơn
Xã Đông Vinh ngày nay gồm các thôn: Đa Sỹ, Đồng Cao, Đồng Sâm,Văn Khê, Văn Vật, Tam Thọ
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, chính quyền địa phương làmột công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tố quốc, chống lại mọi
âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân, đồng thời cũng là bộ phận đượcĐảng và Nhà nước chú trọng quan tâm, đưa chủ trương, đường lối chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các tầng lớp nhân dân
Chính từ những yêu cầu của xã hội, Uỷ ban Nhân dân xã trở thành một
bộ phận quan trọng không thể thiếu của đất nước, do vậy bên cạnh sự nỗ lực của
Trang 7cá nhân còn có sự quan tâm đầu tư của Đảng và Nhà Nước để giúp cho Uỷ banNhân dân cấp xã phát huy được hết thế mạnh của mình.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban.
1.1.2.1 Chức năng
- Uỷ ban Nhân dân xã có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức, điềuhành việc thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhànước trên địa bàn xã, trực tiếp thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương, có chứcnăng quản lý điều hành các lĩnh vực đời sống xã hội theo Hiến pháp và phápluật
- Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và thi hànhHiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết củaHọi đồng Nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện phápphát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chínhsách khác trên địa bàn xã
- Trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được pháp luật quy định, Uỷban Nhân dân xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số những vấn đề sau:
+ Đề ra chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân xã;
+ Đề ra kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng, dự toánngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trìnhHội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địaphương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
Trang 8+ Đề ra kế hoạch huy động nhân lực, nguồn lực tài chính để giải quyết cácvấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân vềkinh tế, xã hội thông qua báo cáo của Uỷ ban Nhân dân trước khi trình Hội đồngNhân dân;
+ Đề ra việc thành lập mới, sát nhập hoặc giải thể các cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban Nhân dân và việc thành lập mới, chia tách, điều chỉnh địagiới hành chính ở địa phương
1.1.3 Tổ chức bộ máy của Ủy ban.
1.1.3.1 Lãnh đạo Ủy ban.
- Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
- Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
- Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ.
1.2.1 Tình hình tổ chức
Là cơ quan cấp xã, quy mô quản lý hoạt động bé nên không có bộ phậnlưu trữ riêng, cán bộ làm việc tại các phòng ít Mọi khâu nghiệp vụ thuộc côngtác lưu trữ do 02 cán bộ chuyên trách thuộc Văn phòng - Thống kê đảm nhiệm
Mặc dù số lượng cán bộ ít nhưng cán bộ khi được phân công đảm nhiệm
Trang 9công tác lưu trữ vẫn phải đảm bảo một số yêu cầu như:
- Có phẩm chất chính trị tốt
- Có chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp
- Có tâm huyết với nghề, với công việc mình đang và sẽ được làm
- Ngoài ra phải đảm bảo tốt các yêu cầu khác như: tính bí mật, tỉ mỉ, thậntrọng, ngăn nắp gọn gàng, nguyên tắc và tế nhị
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Cán bộ kiêm nhiệm chịu trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn;
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâudài của Ủy ban nhân dân xã;
- Thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnhvực công việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã
- Tham mưu giúp Ủy ban Nhân dân xã làm công tác nội bộ văn phòngHội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ côngchức Đồng thời thông báo kết luận làm việc của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân
xã tới các đơn vị
Trang 10CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH 2.1 Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ.
Mọi quy định của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh về công tác lưu trữ cơbản được thực hiện theo quy định, hướng dẫn của nhà nước và pháp luật và củacác cơ quan cấp trên, có những văn bản sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Lưu trữ
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban Nhân dân các cấp
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ chocông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết
Trang 11các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần làmphong phú hơn nguồn tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổchức khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tàiliệu vào kho lưu trữ là việc làm thường xuyên và tất yếu.
Đối với lưu trữ hiện hành của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, nguồn thuthập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
Ủy ban nói chung Những tài liệu đó thường có giá trị thực tiễn phục vụ chocông tác nghiên cứu ở các năm về sau
Cuối mỗi năm, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ nói chung và cán
bộ Văn phòng – Thống kê nói riêng thường phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mìnhđang giữ, thu tập và bổ sung tài liệu vào phòng lưu trữ của cơ quan
Cán bộ của Văn phòng - Thống kê căn cứ vào danh mục hồ sơ, tài liệuhình thành của cơ quan, của từng phòng ban và dựa vào tình hình thực tế của tàiliệu, tiến trình giải quyết công việc để lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Nếu có hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lạinghiên cứu thì vẫn làm thủ tục giao nộp như thường, sau đó làm thủ tục chomượn hồ sơ, tài liệu
Mặc dù đã tiến hành làm tốt công tác thu thập bổ sung tài liệu song cũngkhông thể tránh khỏi việc tài liệu bị tồn đọng ở các đơn vị nhất là những tài liệu
đã quá cũ hoặc do cán bộ quên nên không nhớ để nộp lưu bổ sung như quy định
Để hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đầy đủ, cẩn thận, cán bộ Văn phòng – Thống kê
đã phải kiểm tra lại, thu thập và bổ sung những hồ sơ, tài liệu đó từ các phòngban, cá nhân thuộc cơ quan
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.1 Giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn vàphương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theogiá trị của chúng về các mặt hoạt động từ đó, lựa chọn để thu thập, bổ sung
Trang 12những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ quốc gia nói chung cũng như choPhông lưu trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và loại ra những tài liệu hết giá trị đểtiêu hủy.
Vì việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tàiliệu nên một yêu cầu quan trọng đặt ra cho công tác này là phải chính xác vàthận trọng, người làm công tác xác định giá trị tài liệu không được làm tổn thấttài liệu có giá trị của từng phông lưu trữ nói riêng
Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào cácphông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệmkho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu
Đối với Ủy ban Nhân dân xã nói chung, xác định giá trị tài liệu dựa trênnhững nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thờihạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủyban Nhân dân xã theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,khoa học và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu
có giá trị cho Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân xã và loại ra những tài liệu hết giátrị để tiêu huỷ
Tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, việc xác định giá trị tài liệu đượctiến hành ở hai giai đoạn văn thư và lưu trữ Do lưu trữ xã chưa được coi là lưutrữ lịch sử nên chỉ tiến hành xác định giá trị ở giai đoạn lưu trữ cơ quan, lưu trữhiện hành đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cho cáccán bộ chuyên môn ở giai đoạn văn thư
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư của Uỷ ban Nhân dân xãđược đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ và chủ yếu trong việc lựa chọn tàiliệu để lập hồ sơ Việc lập danh mục hồ sơ dựa vào chức năng nhiệm vụ của Uỷban Nhân dân xã và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội
vụ về Hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu
Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu cũng chỉ tương đối vì thời hạn bảoquản của nó có thể thay đổi khi đưa hồ sơ được lập đó vào bảo quản ở lưu trữ cơ
Trang 13quan Đồng thời khi cơ quan có danh mục hồ sơ thì việc xác định giá trị tài liệuvẫn trên cơ sở lập hồ sơ riêng lẻ là chủ yếu.
Tài liệu được hình thành ở giai đoạn văn thư vừa là phương tiện vừa làcông cụ hoạt động của cơ quan Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sựviệc được xếp vào từng tờ bìa hồ sơ Hồ sơ đó được giữ lại một năm tại nơi lậpsau khi kế hoạch công tác năm của cơ quan đã kết thúc và khi các công việcđược giải quyết trong năm đã sắp xếp rõ ràng thì tiến hành phân loại các hồ sơtheo các nhóm có thời hạn bảo quản khác nhau Những hồ sơ đó được để lại đơn
vị trong thời hạn một năm, hết thời hạn một năm thì nộp vào lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan của Uỷ ban Nhân dân xã sau khi tiếp nhận tài liệu nộplưu ở giai đoạn văn thư sẽ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận được từ giaiđoạn văn thư Tại đây lưu trữ cơ quan có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quảnđúng với giá trị của nó Tài liệu lưu trữ cơ quan trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộcphạm vi quản lý được đánh giá một cách tổng hợp
Công tác xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ Uỷ ban Nhân dân xã Đông Vinhđược tiến hành độc lập hoặc kết hợp trong các nghiệp vụ khác như: Thống kê,phân loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu (nếu tài liệu chưa được lập hồ sơ).Tài liệu bảo quản ở lưu trữ Uỷ ban Nhân dân xã chủ yếu có giá trị thực tiễn,phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ công chức trong cơ quan Nhữngtài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm các thủ tục
để tiêu hủy
2.2.2.2 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là một khâu nghiệp vụ cần phải đượcthực hiện cẩn thận, theo đúng trình tự thủ tục mà Nhà nước quy định Trình tựtiêu hủy tài liệu hết giá trị được Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh thực hiện theovăn bản số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước, cụ thể như sau:
a Thống kê tài liệu loại.
Tài liệu hết giá trị được loại ra ở dạng văn bản hoặc những hồ sơ Trong
Trang 14đó bao gồm trường hợp như: tài liệu hết giá trị, tài liệu ngoài phông, tài liệu mờhỏng, tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (sách, báo…), bản thảo, bản nháp,…
Những tài liệu loại được thống kê để Hội đồng xác định giá trị tài liệuxem xét, đánh giá và có quyết định cuối cùng sẽ bảo quản tiếp hay loại huỷ Khithống kê tài liệu loại, lập danh sách theo mẫu sau:
văn bản Lý do tiêu huỷ Ghi chú
b Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu ở Ủy ban Nhân dân xãbao gồm:
- Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã (phụ trách công tác Văn phòng –Thống kê): Chủ tịch Hội đồng
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu lưu trữ: Uỷ viên
- Cán bộ Văn phòng - Thống kê xã: Uỷ viên
Từng thành viên của Hội đồng xem xét các văn bản mục lục hồ sơ, tài liệucần giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị Sau đó Hội đồng thảo luậntập thể và biểu quyết theo đa số Cuối cùng thông qua biên bản họp, trình Chủtịch Uỷ ban Nhân dân xã quyết định
c, Về thẩm tra tài liệu lưu trữ:
Tất cả tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ phải được thẩm tra lại của cơquan lưu trữ hoặc cơ quan chủ quản trên một cấp Như vậy, tài liệu lưu trữ hếtgiá trị của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh trước khi tiêu huỷ sẽ được Uỷ banNhân dân thành phố Thanh Hóa thẩm tra lại
d, Về thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ cấp thành phố, Chủ
Trang 15tịch Uỷ ban Nhân dân xã Đông Vinh ra Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
e, Về cách thức và thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết địnhbằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã
Tài liệu khi đưa ra tiêu hủy phải đảm bảo hủy hết thông tin của tài liệubằng cách cắt nhỏ đóng bao sau đó chuyển tới nhà máy giấy hoặc cơ sở tái chếlàm nguyên liệu giấy
g, Lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản Biên bản được lập thành 02bản có xác nhận của người thực hiện và của cơ quan, tổ chức có tài liệu Mỗibên giữ 01 bản
h, Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị kết thúc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giátrị được lập và bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu trong thời hạn ít nhất 20năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ
Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu bao gồm: Danh mục tài liệu hết giá trị; biên bảnhọp hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản thẩm tra của lưu trữ cấp trên; biênbản tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và “Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị” củaThủ trưởng cơ quan
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản trong công tác lưu trữ Là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương ánphân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứuđối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Để thực hiện tốt công việc này phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý vàsắp xếp riêng biệt
- Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
Trang 16tự theo dõi, giải quyết công việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hìnhthành tài liệu Đồng thời phải đạt được các yêu cầu sau:
+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
+ Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vàokho
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
+ Lập các công cụ tra cứu như: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu vàcông cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng
+ Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy
Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh nhìnchung được thưc hiện tương đối tốt Những tài liệu được chỉnh lý thì đều lậpthành hồ sơ hoàn chỉnh, xác định được thời gian bảo quản và tiêu hủy đúngnhững tài liệu không có giá trị Trình tự chỉnh lý tài liệu cơ bản vẫn tuân theohướng dẫn của Nhà nước, nhưng cũng tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơquan để thực hiện công tác này cho hợp lý, cụ thể như sau:
2.2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý:
Ở bước này, tài liệu trước khi được đưa ra chỉnh lý đều được vệ sinh sơ
bộ bằng cách dung chổi lông quét bụi bẩn bám trên từng tập tài liệu
Tài liệu được chỉnh lý luôn được xác định rõ ràng về: khối lượng (sốlượng hồ sơ), giới hạn thời gian của khối tài liệu, thành phần tài liệu (chủ yếu làtài liệu giấy), nội dung tài liệu và tình trạng vật lý chung của khối tài liệu chỉnhlý
Chuẩn bị và biên soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý sau:
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông: được biên soạn ngay từ lần chỉnh
lý đầu tiên từ khi Ủy ban được thành lập Cho đến nay Ủy ban chưa hề có sựthay đổi về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, vì thế
Trang 17bản lịch sử đơn vị hình thành phông vẫn được giữ để tham khảo và làm căn cứcho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý ở những lần kế tiếp.
- Bản lịch sử phông: được biên soạn gộp chung với bản lịch sử đơn vị
hình thành phông nhưng được tách làm phần riêng biệt Bản lịch sử phông tómtắt lại tình hình cũng như đặc điểm chung của phông tài liệu
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu và lập hồ sơ:
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu: Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh là cơquan có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tương đối rõràng, ổn định Tuy nhiên khối lượng tài liệu hình thành của cơ quan không lớnvậy nên phương án phân loại tài liệu được chọn ở đây là “vấn đề – thời gian”
+ Hướng dẫn lập hồ sơ: Khối tài liệu của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinhphần lớn đã được lập hồ sơ Vậy nên với bản hướng dẫn này chỉ hướng dẫnchỉnh sửa sao cho tài liệu được lập hồ sơ chính xác, đầy đủ và đạt yêu cầunghiệp vụ hơn Đồng thời hướng dẫn cách viết tiêu đề hồ sơ cũng như tên loại,nội dung văn bản và cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Lập kế hoạch chỉnh lý
2.2.3.2 Thực hiện chỉnh lý
a) Phân loại tài liệu
Căn cứ vào phương án phân loại đã chọn cho phông lưu trữ Uỷ ban Nhân
dân xã Đông Vinh là “vấn đề – thời gian” và các bản hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo các bước sau:
Bước 1: Tài liệu của phông Ủy ban được phân chia thành nhóm lớn
(các vấn đề) gồm có:
I Tổng hợp
II Nội chính
III Văn xã
IV Nông – lâm – ngư nghiệp
V Quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản
Trang 18VI Tài chính thương mại.
Bước 2: Trong mỗi vấn đề lớn, tài liệu được phân chia theo các hoạt mặt
động riêng, mỗi mặt hoạt động tài liệu được để riêng biệt tránh nhầm lẫn:
1 Vấn đề chung
2 Công tác văn hoá thông tin
3 Công tác giáo dục - đào tạo
2 Công tác nông nghiệp
3 Công tác lâm nghiệp
4 Công tác ngư nghiệp
…