CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.5. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
* Kho tàng, trang thiết bị
Phòng lưu trữ của Ủy ban được đặt ở phía góc sau tòa nhà tại tầng 1, có cửa sổ chắc chắn, hệ thống điện và đèn chiếu đầy đủ, đảm bảo an toàn.
Phòng lưu trữ được trang bị những vật dụng cơ bản trong bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá đựng hồ sơ, cặp hộp,… Phần lớn các tài liệu đều giữ trong tình trạng vật lý tốt.
Nhìn chung tài liệu của Ủy ban được sắp xếp gọn gàng tạo điều kiện cho việc tra cứu sử dụng.
Tuy vậy công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu vẫn còn gặp một số hạn chế sau:
- Do ít nguời sử sụng nên tài liệu dễ bị ẩm mốc.
- Trang thiết bị bảo quản không đủ so với khối lượng hồ sơ, tài liệu thực tế.
- Diện tích phòng lưu trữ bé dẫn đến còn tình trạng phải để tạm tài liệu xuống sàn nhà, như vậy tài liệu rất dễ bị ẩm mốc.
- Phòng lưu trữ tài liệu đặt ở vị trí tiếp nhận nhiều ánh nắng mặt trời và nước mưa nhất do bao quanh là khoảng đất rộng không có mái hiên che chắn hay bóng cây tránh nắng. Nếu lâu ngày không sử dụng, không kiểm tra dễ dẫn đến tình trạng tường bị khô nứt, ngấm nước mưa gây ẩm mốc, ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ bên trong.
Hiện tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh cũng có đặt ra các quy định, quy chế liên quan tới công tác lưu trữ như:
- Thủ trưởng đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm bảo quản an toàn các hồ sơ, tài liệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hạt động của cơ quan, tổ chức hoặc theo các quy định về thời hạn khác nếu có do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành.
- Văn phòng – Thống kê chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
+ Đề xuất, bố trí phòng lưu trữ có đủ diện tích được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết theo quy định để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
+ Lập và quản lý các sổ sách theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.
+ Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như:
kiểm tra, về sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ,…
+ Kịp thời báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
2.2.5.2. Công tác tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có rất nhiều giá trị như vĩnh viễn, có thời hạn… vì vậy phải có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu, đồng thời tổ chức khai thác sử dụng .
Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như tại phòng đọc, giới thiệu tài liệu lưu trữ… Tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh công tác này chỉ phổ biến trong phạm vi hoạt động của cơ quan, với hình thức mượn hồ sơ, tài liệu khi cần giải quyết công việc.
Cũng trong quy chế liên quan đến công tác văn, thư lưu trữ của Ủy ban có quy định về công tác quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
- Văn phòng – Thống kê chịu trách nhiệm:
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.
+ Thực hiện đúng lưu đồ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn.
- Trách nhiệm của cán bộ làm lưu trữ:
+ Thực hiện đầy đủ thủ tục quy đinh, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị theo quy định.
+ Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác, sử
dụng tài liệu gửi trả.
+ Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
- Người sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, quy định của pháp luật liên quan.