CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
3.3. Các đề xuất, khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Ủy ban
1. Các đề xuất
Công tác lưu trữ của Ủy ban cũng được thực hiện và tuân theo quy định của nhà nước.
Tuy nhiên, về điều kiện phòng kho bảo quản tài liệu còn chưa đạt được hiệu quả cao, vẫn còn tình trạng tài liệu bị bó, gói, rời lẻ, chưa được chỉnh lý, Phòng lưu trữ tài liệu chưa có tủ, giá đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu còn để trên sàn nhà. Điều này vừa làm diện tích kho bé đi, đồng thời gây ảnh hưởng nhiều đến tài liệu. Tài liệu lưu trữ do để dưới sàn dễ bị ẩm mốc và bị hư hại do côn trùng gặm nhấm.
Bên cạnh đó, một số cán bộ hiện đang được cử đi học nên vắng mặt ở cơ quan, khối lượng công việc nhiều đôi khi phải san sẻ, các cán bộ của cơ quan, trong đó có cán bộ thuộc Văn phòng - Thống kê thường xuyên vừa làm việc chuyên môn,vừa kiêm nhiệm cả những việc không thuộc chuyên môn.
Vậy nên, sau thời gian thực tập vừa qua, với mong muốn hoạt động quản
lý của cơ quan cũng như quá trình làm việc của cơ quan ngày một đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả công việc. Em xin có đề xuất như sau:
Thứ nhất, Ủy ban cần đầu tư hơn nữa việc sửa chữa, cơi nới diện tích phòng lưu trữ, trang bị thêm thiết bị hiện đại cần thiết nhằm bảo quản tốt hơn nguồn tài liệu trong kho.
Thứ hai, Ủy ban cũng cần xem xét bố trí lại số lượng cán bộ của mình sao cho hợp lý tùy theo năng lực chuyên môn và khối lượng công việc của cơ quan.
Nếu được như vậy hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan được bảo quản tốt sẽ tạo diều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu tra tìm khi cần thiết. Đồng thời công việc chuyên môn của các phòng thuộc cơ quan sẽ đạt hiệu quả cao hơn, được giải quyết nhanh hơn và các cán bộ nhân viên cũng không còn gặp khó khăn, áp lực trong công việc của mình.
3.3.2. Các khuyến nghị 3.3.2.1. Đối với Ủy ban
- Nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức trong Ủy ban về công tác lưu trữ nói chung.
Công tác lưu trữ là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của Ủy ban. Tuy nhiên không phải cán bộ công chức, viên chức nào cũng nắm bắt và hiểu rõ được hết về ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như trách nhiệm của mình trong sự liên quan tới công tác lưu trữ. Vì vậy, việc nâng cao nhận thức của cán bộ về công tác lưu trữ là rất cần thiết.
Lãnh đạo Ủy ban cần quan tâm nhiều hơn nữa tới đời sống tinh thần và đời sống vật chất của các cán bộ, công chức trong cơ quan đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ, đưa ra các quy định khen thưởng và xử phạt kịp thời.
- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
Để thực hiện công việc một cách có hiệu quả, khoa học và năng suất, kịp thời nhất thì việc phải thường xuyên rèn luyện, cập nhật những thông tin mới, những phương pháp làm việc mới .
Cần đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm
công tác văn phòng và cán bộ chuyên môn các phòng thuộc Ủy ban bằng cách cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn hoặc dài hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Khi tuyển dụng cán bộ công chức, viên chức và cán bộ lãnh đạo về văn phòng hoặc các đơn vị trực thuộc thì ưu tiên trước hết những người đã có kinh nghiệm làm việc, đã được đào tạo và có chứng nhận đã qua các lớp đào tạo về công tác văn phòng trong đó có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các văn bản của cơ quan về công tác Văn thư Lưu trữ.
Sửa đổi, hoàn thiện quy chế công tác Văn thư Lưu trữ. Trong quy chế quy định rõ trách nhiệm, thẩm quyền thực hiện các quy trình nghiệp vụ từ các cán bộ lãnh đạo đến từng cán bộ, công chức trong cơ quan.
Thể thức hóa các quy trình trong các khâu nghiệp vụ, tránh sự trùng lặp và chồng chéo.
Cần ứng dụng ISO vào công tác văn thư ,lưu trữ để từ đó xác định rõ trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong cơ quan đối với việc thực hiện các nghiệp vụ.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá, có chế độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng.
Sau khi đã ban hành các văn bản nghiệp vụ, cán bộ văn thư lưu trữ phải thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng kiểm tra việc thực hiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các ban, đơn vị trực thuộc.
- Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến ; quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ không thể thiếu của công tác văn thư lưu trữ nói chung và của lưu trữ nói riêng. Tuy nhiên tại các đơn vị trực thuộc Ủy ban mới chỉ dừng ở phương pháp quản lý truyền thống (quản lý bằng sổ sách). Bởi vậy Ủy ban cần phải :
- Xây dựng hệ thống văn bản đảm bảo tính pháp lý trong việc giao tiếp
giữa các đơn vị, cá nhân qua mạng.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác quản lý và giải quyết văn bản qua mạng cho tất cả các cán bộ, công chức của Ủy ban.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác lưu trữ cũng như tra tìm tài liệu lưu trữ trên phần mềm máy tính cho các cán bộ, công chức của Ủy ban.
- Trang bị hệ thống máy tính đồng bộ cho tất cả các đơn vị trực thuộc Ủy ban.
3.3.2.2. Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa và Nhà trường
Theo suy nghĩ và ý kiến cá nhân, em thấy hiện tại việc tổ chức cho sinh viên được đi thực tế, có thời gian kiến tập và thực tập cuối khóa không chỉ đem đến cho sinh viên kiến thức để phân biệt điểm giống, điểm khác giữa thực tế với lý thuyết đã học, mà còn giúp cho sinh viên có thời gian, điều kiện được trực tiếp tham gia vào toàn bộ hoặc một khâu nghiệp vụ nào đó trong khối công việc, từ đó đem đến cho bản thân những bài học mới, những kinh nghiệm mới ở công việc sau này.
Bên cạnh đó, tại mỗi buổi học, mỗi giờ lên lớp, bằng cách đưa những ví dụ thực tế vào giảng dạy của giáo viên cũng như tạo tình huống để cùng thảo luận của sinh viên cũng mang lại hiệu quả cao.
Đối với sinh viên chưa đi làm, cách học này sẽ giúp các bạn phần nào đó tránh được sự bỡ ngỡ sau này khi phải tham gia trực tiếp vào công việc.
Còn đối với sinh viên vừa đi làm vừa học như chúng em, cách học này giúp chúng em không chỉ hiểu sâu hơn về công việc tại cơ quan của mình, mà còn đem lại kiến thức mới lạ từ cơ quan khác cũng như cách thực hiện các khâu nghiệp vụ của họ. Đồng thời, với cách làm hay và khoa học của cơ quan khác, nếu có thể vận dụng tại cơ quan mình đó sẽ là phương pháp mới trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan nói chung và của bản thân nói riêng.
Vậy nên, em nhận thấy thời gian qua, những kế hoạch dạy và học, những
tập bài giảng, những buổi thực tế hay như kế hoạch cho sinh viên đi thực tập của Nhà trường, của khoa nói chung và của bộ môn Lưu trữ nói riêng là rất thiêt thực và hiệu quả.
Em mong Nhà trường, khoa cũng như các thầy cô giáo ở các bộ môn vẫn tiếp tục phát huy kế hoạch đào tạo này đối với các thế hệ sinh viên về sau, từng bước phát triển, hoàn thiện và đổi mới hơn để xứng đáng là ngôi trường chuyên đào tạo nguồn nhân lực về công tác văn thư cũng như công tác lưu trữ.