B: PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức. 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. Viện Địa lý là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số: 24CP ngày 22051993 của Chính phủ và Quyết định số 19KHCNQGQĐ ngày 19061993 của Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Với hơn 40 năm trưởng thành và phát triển, Cá nhân và tập thể Viện Địa lý đã được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều huân, huy chương và các danh hiệu cao quý khác. Huân chương lao động hạng Nhì (năm 2004), Huân chương lao động Hạng nhất (năm 2008), Giải thưởng Hồ Chí Minh về Khoa học và Công nghệ (năm 2005), Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ (2012), các giải VIFOTECH, bằng Sáng tạo Khoa học và Công nghệ, Huân chương lao động cho các cá nhân… Là một viện chuyên ngành về địa lý học, Viện Địa lý có các chức năng và nhiệm vụ chính như sau: Chức năng: Nghiên cứu cơ bản về khoa học Địa lý và phát triển công nghệ theo các hướng trọng điểm của Nhà nước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý tài nguyên môi trường và xây dựng chính sách chiến lược, quy hoạch vùng lãnh thổ phục vụ phát triển kinh tế xã hội, phòng tránh giảm nhẹ thiên tai và đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ Địa lý có trình độ cao cho đất nước theo quy định của pháp luật. • Tổ chức công tác điều tra, nghiên cứu, đánh giá tổng hợp các điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội, hiện trạng và biến động của môi trường Địa lý từng vùng lãnh thổ trên phạm vi cả nước, phục vụ cho quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của địa phương và trung ương cho việc khai thác, sử dụng hợp lý tài nguyên và bảo vệ môi trường. • Tổ chức đào tạo các cán bộ chuyên ngành Địa lý, tài nguyên môi trường, bản đồ viễn thám. Nhiệm vụ, quyền hạn. • Nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực sau: Nghiên cứu tổng hợp điều kiện tự nhiên, tài nguyên và những vấn đề kinh tế xã hội liên quan nhằm xây dựng cơ sở khoa học cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế xã hội các vùng lãnh thổ và của cả nước, tham gia thẩm định các dự án kinh tế kỹ thuật về khai thác tài nguyên và phân bố dân cư, tổ chức lãnh thổ: 1. Nghiên cứu, đánh giá và dự báo các biến động môi trường địa lý do tác động của con người và của các quá trình tự nhiên khác nhằm đề xuất các phương án sử dụng hợp lý tài nguyên và bảo vệ, cải tạo môi trường trong chiến lược lâu bền. 2. Ứng dụng các phương pháp hiện đại (Viễn thám, tin học, tự động hoá, bản đồ học,...) trong nghiên cứu Địa lý. • Phối hợp với các cơ quan nghiên cứu và các cơ sở sản xuất trong nước tổ chức triển khai, ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống, thực hiện chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc các lĩnh vực nói trên từ nước ngoài vào Việt Nam. • Tham gia đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học cộng nghệ về địa lý tài nguyên. • Tổ chức hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực Địa lý tài nguyên. Xây dựng cơ sở vật chất cho việc nghiên cứu khoa học công nghệ, triển khai, ứng dụng, chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc các lĩnh vực nghiên cứu của Viện. Cơ cấu tổ chức Phân viện nghiên cứu chuyên ngành: Phân viện Tài nguyên nước và Môi trường Phân viện Môi trường địa lý và Tổ chức lãnh thổ Các phòng chuyên môn: Phòng Tài nguyên nước mặt Phòng Tài nguyên nước cửa sông và Biển Phòng Tài nguyên nước dưới đất Phòng Mô hình và chuyển giao công nghệ Phòng Địa lý sinh vật Phòng Địa lý khí hậu Phòng Sinh thái cảnh quan Phòng Môi trường địa lý Phòng Địa lý kinh tế – xã hội và Nhân văn Phòng Địa mạo địa động lực Phòng Nghiên cứu và Xử lý thông tin môi trường Phòng Phân tích Thí nghiệm Tổng hợp Địa lý Phòng Địa lý thổ nhưỡng và Tài nguyên đất Phòng Công nghệ viễn thám, GIS và Bản đồ Trạm nghiên cứu tổng hợp đa ngành TNMT miền Trung Trạm quan trắc nghiên cứu địa lý và môi trường đồng bằng Bắc bộ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ-LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC VĂN THƯ HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN: LÊ HẠNH LINH LỚP: VĂN THƯ-LƯU TRỮ K6 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: HÀ THỊ THANH THÚY LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Hà Nội: ngày tháng năm 2015 A: PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, xác thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế, bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với Pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Vì lý nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư”làm báo cáo tốt nghiệp Đây lĩnh vực lớn nên em để cập đến công tác văn thư nơi em thực tập Viện Địa Lý-Viền Hàn Lâm và Khoa Học Việt Nam Qua thời gian tháng (từ ngày 02/03 đến ngày 24/04/2015 ) Phòng Quản lý tổng hợp Văn thư-Lưu trữ của Viện Địa Lý Được quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân Theo kế hoạch Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán Phòng Văn thư-Lưu trữ nơi em thực tập Đặc biệt chị Hà Thị Thanh Thuý– Cán văn thư của Viện, em có hai tháng tìm hiểu kỹ nội dung công tác nghiệp vụ văn thư của Viện Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Với báo cáo mình, em xin trình bày cụ thể nội dung nghiệp vụ văn thư Công tác quản lý văn đi- đến quan Lý em chọn chuyên đề em thấy chuyên đề hay thú vị Văn đi-đến văn quan soạn thảo, ban hành quản lý Làm tốt công tác giúp chi khâu nghiệp vụ khác tốt Được giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán quan với vốn kiến thức trang bị trường, trình thực tập, em gặp nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu công tác văn thư công tác quản lý văn việc thống kê số lượng văn ngày việc xếp bảo quản sử dụng văn lưu tốt Bên cạnh thuận lợi có số khó khăn nhỏ thực báo cáo LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn quan tâm giúp đỡ cán bộ, lãnh đạo Viện Địa Lý tạo điều kiện giúp đỡ tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót mà Cuối em xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau B: PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của quan, tổ chức Viện Địa lý đơn vị nghiệp trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, thành lập theo Quyết định số: 24/CP ngày 22/05/1993 Chính phủ Quyết định số 19/KHCNQG/QĐ ngày 19/06/1993 Trung tâm Khoa học tự nhiên Công nghệ Quốc gia Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Với 40 năm trưởng thành phát triển, Cá nhân tập thể Viện Địa lý Đảng Nhà nước trao tặng nhiều huân, huy chương danh hiệu cao quý khác Huân chương lao động hạng Nhì (năm 2004), Huân chương lao động Hạng (năm 2008), Giải thưởng Hồ Chí Minh Khoa học Công nghệ (năm 2005), Bằng khen Thủ tướng Chính phủ (2012), giải VIFOTECH, Sáng tạo Khoa học Công nghệ, Huân chương lao động cho cá nhân… Là viện chuyên ngành địa lý học, Viện Địa lý có chức nhiệm vụ sau: - Chức năng: Nghiên cứu khoa học Địa lý phát triển công nghệ theo hướng trọng điểm Nhà nước nhằm cung cấp luận khoa học cho công tác quản lý tài nguyên môi trường xây dựng sách chiến lược, quy hoạch vùng lãnh thổ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, phòng tránh giảm nhẹ thiên tai đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ Địa lý có trình độ cao cho đất nước theo quy định pháp luật LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 • Tổ chức công tác điều tra, nghiên cứu, đánh giá tổng hợp điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội, trạng biến động môi trường Địa lý vùng lãnh thổ phạm vi nước, phục vụ cho quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội địa phương trung ương cho việc khai thác, sử dụng hợp lý tài nguyên bảo vệ môi trường • Tổ chức đào tạo cán chuyên ngành Địa lý, tài nguyên môi trường, đồ viễn thám - Nhiệm vụ, quyền hạn • Nghiên cứu vấn đề khoa học công nghệ thuộc lĩnh vực sau: Nghiên cứu tổng hợp điều kiện tự nhiên, tài nguyên vấn đề kinh tế - xã hội liên quan nhằm xây dựng sở khoa học cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội vùng lãnh thổ nước, tham gia thẩm định dự án kinh tế kỹ thuật khai thác tài nguyên phân bố dân cư, tổ chức lãnh thổ: Nghiên cứu, đánh giá dự báo biến động môi trường địa lý tác động người trình tự nhiên khác nhằm đề xuất phương án sử dụng hợp lý tài nguyên bảo vệ, cải tạo môi trường chiến lược lâu bền Ứng dụng phương pháp đại (Viễn thám, tin học, tự động hoá, đồ học, ) nghiên cứu Địa lý • Phối hợp với quan nghiên cứu sở sản xuất nước tổ chức triển khai, ứng dụng kết nghiên cứu vào sản xuất đời sống, thực chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc lĩnh vực nói từ nước vào Việt Nam • Tham gia đào tạo cán nghiên cứu khoa học cộng nghệ địa lý tài nguyên • Tổ chức hợp tác quốc tế lĩnh vực Địa lý tài nguyên Xây dựng sở vật chất cho việc nghiên cứu khoa học công nghệ, triển khai, ứng dụng, chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc lĩnh vực nghiên cứu LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Viện - Cơ cấu tổ chức Phân viện nghiên cứu chuyên ngành: - Phân viện Tài nguyên nước Môi trường - Phân viện Môi trường địa lý Tổ chức lãnh thổ Các phòng chuyên môn: - Phòng Tài nguyên nước mặt - Phòng Tài nguyên nước cửa sông Biển - Phòng Tài nguyên nước đất - Phòng Mô hình chuyển giao công nghệ - Phòng Địa lý sinh vật - Phòng Địa lý khí hậu - Phòng Sinh thái cảnh quan - Phòng Môi trường địa lý - Phòng Địa lý kinh tế – xã hội Nhân văn - Phòng Địa mạo - địa động lực - Phòng Nghiên cứu Xử lý thông tin môi trường - Phòng Phân tích Thí nghiệm Tổng hợp Địa lý - Phòng Địa lý thổ nhưỡng Tài nguyên đất - Phòng Công nghệ viễn thám, GIS Bản đồ - Trạm nghiên cứu tổng hợp đa ngành TNMT miền Trung - Trạm quan trắc nghiên cứu địa lý môi trường đồng Bắc Các đơn vị quản lý nghiệp vụ: - Phòng Quản lý tổng hợp 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của quan, tổ chức - Tổ chức: Bộ phận văn thưu- Lưu trữ thuộc Phòng Quản lý tổng hợp lf tổ chức văn thư, lưu trữ của Viện - Chức năng: LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Bộ phận Văn thư-Lưu trữ thuộc Phòng Quản lý tổng hợp có chức giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu cho Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của viện - Nhiệm vụ: a) Giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp xây dựng: - Các văn bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của pháp luật và cảu Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; - Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Viện trưởng phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Viện - Kế hoạch trình Viện trưởng phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ văn thư; b) Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật; #Cơ cấu tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; - Giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng mức độ mật, khẩn (nếu có); - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; - Quản lý sổ sách và sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu theo quy định của pháp luật - Lập hồ sơ văn bản lưu theo quy định của pháp luật CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý - Tất văn đi, văn đến Viện phải quản lý tập tring, thống phận văn thưu Viện - Văn đi, văn đến thuộc ngày phỉa đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng độ khẩn: ''Hỏa tốc'' (kể ''Hỏa tốc'' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' ''Khẩn'' (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 giao sau nhận - Văn mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nahf nước hướng dẫn cụ thể Quy chế - Việc quản lý văn viện thực theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 cảu Cục Văn thư Lưu trữ nahf nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Công tác quản lý giải văn đến • Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn (người chuyển trực tiếp, bưu điện chuyển đến, cán họp nhận tài liệu) phải tập trung văn thư Viện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn bản, tài liệu mật đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn mật đến riêng Viện trưởng giao cho người tin cậy phẩm chất trị, đạo đức, chịu trách nhiệm vào sổ, trình chuyển, theo dõi quản lý tài liệu mật Văn có mức độ khẩn đến hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ bảo vệ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận báo với người có trách nhiệm để xử lý • Trình, chuyển giao văn đến Sau làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn đến, phận văn thư có trách nhiệm chuyển văn đến cho trưởng phòng quản lý tổng hợp, xem xét, dự kiến cho đơn vị hay cá nhân xử lý văn ký vào phía dấu đến Những văn quan trọng, sau Trưởng phòng Quản lý tổng hợp xem xong phải trình Viện trưởng Đối với văn đến, bìa ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân, đề rõ "Chỉ người có tên bóc bì", cán văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo thông tin ghi bìa chuyển giao nguyên bì cho đơn vị hay LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 cá nhân Đối với văn mật, văn thư trực tiếp trình Viện trưởng cho ý kiến giải quyết; đơn vị hay cá nhân nhận văn bản, sau xem xử lý công việc chuyển trả lại Văn thư để lưu bảo quản theo chế độ lưu trữ văn mật Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm tra cứu kịp thời • Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Viện trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Viện phó giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Viện trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, Lãnh đạo xem xét, ký vào cho ý kiến giải Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển giao kịp thời cho đơn vị, nhân giải Nếu văn đến không thuộc chức phải trả lại Phòng Quản lý tổng hợp để chuyển tới đơn vị khác thời gian sớm Viện trưởng giao cho Trưởng phòng Quản lý tổng hợp người giao trách nhiệm thực công việc sau: a) Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp cho Viện trưởng hay người có trách nhiệm b) Phân phối văn đến cho phận, cá nhân giải c) Theo dõi, đôn đốc việc gải văn đến Đối với văn đến cần có phối hợp giải phòng, Lãnh đạo ghi ý kiến vào văn đến, giao cho phòng nhân giải chính; phòng cá nhân có trách nhiệm thông báo, chủ trì với đơn vị bàn bạc thống việc xử lý công việc Nếu có vướng mắc cần kịp thời báo cáo Lãnh đạo Viện kịp thời xem xét định • Kiểm tra, đăng ký văn Tất văn Viện Địa lý phát hành (sau gọi văn đi) phải LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 quản lý theo trình tự sau: Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư phải kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình văn theo Thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Quy chế công tác văn thư Viện khoa học Công nghệ Việt Nam Viện Địa lý Nếu phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng Quản lý tổng hợp hay người có trách nhiệm xem xét, giải Văn soạn thảo đảm bảo quy định vào sổ, đóng dấu làm thủ tục ghi sổ, ký hiệu ngày, tháng, năm Trường hợp văn có nội dung chồng chéo, người ký không thẩm quyền không đảm bảo thể thưc kỹ thuật trình bày, Văn thư trả lại báo cáo với Lãnh đạo trực tiếp Sau kiểm tra lại văn lần cuối cùng, Văn thư đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Văn vào sổ theo mẫu quy định Nếu nhập liệu vào máy tính cuối ngày hay cuối tuần phải in để lập sổ lưu Mẫu sổ đến có cột: - Cột thứ là:Ngày, tháng văn - Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn - Cột thứ ba là: Tên loại trích yếu nội dung - Cột thứ tư là: Người ký - Cột thứ năm là: Nơi nhân - Cột thứ sáu là: Đơn vị người nhân lưu - Cột thứ bảy là: Số lượng văn - Cột thứ tám là: Ghi • Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát 10 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 hóa mẫu văn (Phụ lục I), bảng phông chữ, cỡ chữ (Phụ lục II), mẫu trình bày văn (Phụ lục III) - Thể thức văn phải đảm bảo tính nghiêm túc, thẩm mỹ, phải lựa chọn hình thức phù hợp với nội dung loại văn bản; đảm bảo thể thức, bố cục phải hài hòa, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo quy định nhà nước Quốc hiệu Tên quan Số kí hiệu Địa danh ngày tháng Tên loại trích yếu Nội dung văn Chữ ký Dấu quan Nơi nhân Ngoài có thành phần bổ sung là: Dấu mức độ mật, mức độ khẩn Văn đánh máy thống khổ A4, cách trình bày sau: Trang mặt trước: - Lề bên trái cách 2,5 cm - Lề cách 2,0 cm - Lề trái cách 3,5 cm - Lề phải cách 2,0 cm Trang mặt sau: - Lề bên trái cách 2,5 cm - Lề bên cách 2,0 cm - Lề trái cách 2,0 cm Chữ trình bày văn công ty thống VnTime 13 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề tab không viết tắt chữ không thông dụng Vị trí trình bày thành phần thể thức: Quốc hiệu:Được trình bày phía phảI, trang củ văn dòng trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, cụm từ có gạch nối, phía có dòng kẻ ngang bằn độ dài dòng VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự - hạnh phúc 2.Tác giả văn bản: Được trình bày góc bên trái trang đầu văn bản, bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía có đường gạch ngang, nét liền VD : VIỆN ĐỊA LÝ 3.Số ký hiệu văn Được trình bày góc văn bản, số ngăn cách với ký hiệu gạch chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng 4.Địa danh, ngày tháng văn Được trình bày quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy Sốngày tháng ban hành văn phải viết sốả rập VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự -hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 14 năm LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 5.Tên loại trích yếu nội dung: - Tên loại: Trình bày giữ, địa danh phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm - Trích yếu: Trình bày tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm VD: Quyết định của…… Về việc ………… Đối với văn tên loại trích yếu nội dung tricnhf bày góc tráI số kí hiệu văn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng 6.Nội dung Được trình bày phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định, trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật số văn trình bày hai thứ tiếng(hợp đồng) 7.Chữ ký: Được trình bày góc phải văn - Thể thức đề ký quy định VD: Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Giám đốc ký trực thể thừa lệnh văn theo quy định 15 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 VD: TL Giám đốc Chánh văn phòng (Ký tên,đóng dấu) 8.Dấu quan Dấu coi tư cách pháp nhân quan ban hành văn Dấu quan có loại: dấu chức danh dấu quan Ngoài có dấu mức độ mật, khẩn.Dấu đóng lên văn có chữ ký dấu đóng phảingay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký 9.Nơi nhận Được trình bày góc trái cuối trang văn bản, phông chữ VnTime cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía trình bày tên quan, tổ chức, nhân nhân văn phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn có tên loại có thêm cụm từ “như trên” VD: Nơi nhận Nơi nhận: - Các phòng ban, đơn vị Soạn thảo văn Căn vào tính chất, nội dung cảu văn cần soạn thảo, Viện trưởng giao cho phận soạn thảo phối hợp với phận liên quan soạn thảo Việc ban hành văn phải theo thẩm quyền; phỉ đảm bảo tính hợp pháp; hợp lý thống Nội dung văn không trái với chế độ sách Đảng, pháp luật nhà nước quy định Viện 16 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 - Phòng lý tổng hợp trực tiếp soạn thảo văn quy định chung Viện trưởng giao, tham gia soạn thảo đóng góp ý kiến dự thảo văn phòng Viện soạn thảo - Các phòng chuyên môn soạn thảo văn liên quan đến nội dung, lĩnh vực viện trưởng giao Người giao chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: a)Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; b)Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; c) Soạn thảo văn bản; d)Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất chuyên viên, phận soạn thảo ý kiến xử lý Lãnh đạo viện hay Lãnh đạo phòng Căn vào đối tượng nhận, người soạn thao văn dự kiến số lượng văn cần nhân để người ký văn định Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, đẹp, thể thức văn Duyệt thảo, sữa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sữa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, định Đánh máy văn Đánh máy nguyên văn thảo, theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát thấy có sai sót không rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đợn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân số lượng thời gian qu định; ghi tên 17 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 chữ viết tắt số lượng văn sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn Việc đánh máy, in, nhân tài liệu mật phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an toàn lãnh đạo Viện trực tiếp quản lý tài liệu quy định Văn mật giao cho người có lực phẩm chất tin cậy đánh máy Người đánh máy in nhận số quy định Sau in ấn, nhân phải kiểm tra lại hủy dư thừa in, chụp hỏng Phải thực chế độ bảo mật tài liệu văn trình ký thảo giấy văn điện tử lưu máy Thẩm định kiểm tra văn trước trình ký ban hành Lãnh đạo phòng chuyên môn phải chịu trách nhiệm trước Viện trưởng độ xác nội dung văn ký nháy vào sau dấu chấm hết ''./.'' phần nội dung văn Lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp người giao trách nhiệm phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước trình Thủ trưởng đơn vị ký văn bản, Lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp phải ký nháy vào bên phải sát với chức danh Thủ trưởng đơn vị Ký văn Thẩm quyền ký: a)Viện trưởng có thẩm quyền ký tất văn Viện giao cho Phó Viện trưởng ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Khi Phó viện trưởng ký ghi sau: ''KT.VIỆN TRƯỞNG'' PHÓ VIỆN TRƯỞNG b)Trong trường hợp đặc biệt, Viện trưởng Phó Viện trưởng vắng, Viện trưởng ủy quyền cho cán lãnh đạo cấp (Trưởng phòng Quản lý tổng hợp) ký thừa ủy quyền (TUQ.) số văn Việc giao ký thừa ủy quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký c) Trưởng phòng Quản lý tổng hợp thừa lệnh (TL.) Viện trưởng ký 18 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 văn bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo vấn đề chung toàn Viện, văn d)Phó trưởng phòng Quản lý tổng hợp ký văn thuộc lĩnh vực chức đơn vị Trưởng phòng Quản lý tổng hợp phân công Trách nhiệm người ký văn bản: a)Người ký văn phải chịu trách nhiệm văn nội dung kèm theo văn b)Khi ký văn không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ thứ mực dễ phai c) Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Bản văn bản: Các hình thức gồm: y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: y trính trích sao, lục; tên quan, đơn vị văn bản; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, đơn vị văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý Bản chụp không thực thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thông tin tham khỏa Các đơn vị, cá nhân văn phải xuât trình chính, không tự photocopy tài liệu mang đến, người ký văn ký văn phận văn thư, lưu trữ chụp phải kiểm tra nội dung trước ký Văn thư kiểm tra nội dung với nội dung làm thủ tục đóng dấu văn Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ 19 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 ký phía bên trái dùng mực dáu màu đỏ Các Phụ lục kèm theo; Phiếu thăm dò tín nhiệm; Phiếu đánh giá đề tài đóng dấu lên trang đầu trùm lên phần tên Viện, đơn vị tên Phụ lục Các Phụ lục kèm theo phải có chữ ký người ký văn Các văn quan trọng phải đóng dấu giáp lai phía mép tờ giấy Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 3.1.Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt + Em đóng dấu 50 Văn -Đóng dấu ngắn, rõ ràng, chiều, thẩm quỳên chức danh người ký -Đóng dấu nhanh quy định: trùm lên khoảng 1/ 4-1/ chữ ký phía bên trái + Trong trình thực tập em đăng ký gần 30 văn đó: Văn có tên loại Quyết định, Chỉ thị Văn công văn thường Ngoài em thực công tác chuỷên giao văn bưu điện đăng ký vào sổ văn Như vậy, thời gian làm việc em cố gắng làm tốt khâu nghiệp vụ học, chăm chỉ, cẩn thận việc đăng ký vào cột mục 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan, tổ chức Trước hết công tác văn thư Viện cần thiết ban hành văn quy định riêng, cụ thể cho công tác văn thư, ban hành văn nên có chế tài nhiều ( khen thưởng, kỷ luật) cho vấn đề Công tác văn thư Viện cần có thêm biên chế công việc nơi giải kịp thời, mục đích để nâng cao hiểu công việc tầm quan trọng công tác văn thư quan 20 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Bộ phận giao soạn thảo văn bản, cán văn thư luôn tìm tòi nắm bắt quy định để tạo thống soạn thảo văn đơn vị Về sử dụng dấu: yếu tố thể thức đảm bảo tính pháp lý văn bản, phảI sử dụng cách thẩm quyền, không cho cán liên quan tiếp cận dấu (nếu có vách ngăn kính cán văn thư với khác đến giao dịch) • Giải pháp khâu lập hồ sơ Trước hết phải đưa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn thư văn phòng Cần có loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hành, loại hồ sơ quan trọng hoạt động quan Cần vận dụng đặc trưng: vấn đê thời gian, tác giả quan giao dịch…để phân định hồ sơ lập hồ sơ văn phải xếp theothơi gian, khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm văn thời gian, văn bị thất lạc.Dựa vào đặc trưng văn cần phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với quan, tổ chức: Bên cạnh kết đạt đượcnhư trên, công tác văn thư quan văn phòng Viện mặt hạn chế, tồn cần khắc phụcnhư sau: • Về soạn thảo văn bản: Mặc dù đá có quy định thể thức song việc soạn thảo văn chưa thống mặt thể thức, văn soạn thiếu sai sót • Quản lý văn : Văn trược chuyển di, cán văn thư có nhiệm vụ rà soát lại 21 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 thể thức văn Tuy nhiên xuất phát trình độ chuyên môn cán văn thư mà việc rà soát chưa thực chặt chẽ Văn chuyểngiao cho quan chưa thống mặt thể thức Văn gửi kèm theo phiếu gửi, dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu: • Quản lý dấu : Con dấu quản lý chặt chẽ trình sửdụng có nhược điểm: cán văn thư nhiều lúc công việc bận • để nhân viên phòngkhác cần dấu tự cho họ đóng lấy Khâu lập hồ sơ: Hiện công ty chưa lập hồ sơ hành.Văn giải song thường giữ lại theo phòng, hồ sơ theo thời gian… Đây nhược điểm tồn Nhưng quan không làm công tác lập hồ sơ hành để lại nhiều hậu quảnhư sau: Nến không lập hồ sơ hành việc xếp văn khoa học, không giải công việc hàng tháng suất, chất lượng hiệu Ngoài làm khó khăn cho việc nộp hồ sơ quản lý tài liệu không chặt chẽ gặp khó khăn cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Và không lập hồ sơ hành văn không phản ánh chức nhiệm vụ đơn vị Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thong tin: Để giúp ch công tác văn thư, lưu trữ Viện bước đại hóa, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng - Đối với khoa, trường: Trong trình học tập trường hệ sinh viên nhận quan tâm, giúp đỡ tận tình Ban giám hiệu nhà trường đặc biệt thầy cô giáo 22 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 Khoa Văn thư - Lưu trữ chúng em trang bị nhiều kiến thức chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ hành trang sở vững giúp chúng em bước vào thực tiễn hạn chế chế gặp bỡ ngỡ nghề nghiệp tương lai Chính Nhà trường cần quan tâm tạo điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập cuối khóa để sinh viên tiếp xúc thực tế công tác Văn thư -Lưu trữ nhiều hơn, hội cho sinh viên chúng em học hỏi thêm kinh nghiệm hành trang chúng em bước vào làm việc cách động Trên thực tế chúng em mong trình học tập trường Nhà trường nên tạo điều kiện tổ chức chuyến thực tế để tham quan học hỏi thêm kinh nghiệm nghề nghiệp cho sinh viên quan để biết phương pháp cách thức thực trình thực nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ 23 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập giai đoạn chuyển tiếp môi trường học tập với mội trường xã hội thực tiễn tạo điều kiện cho em có hội cọ sát với thực tế gắn kết lý thuyết học ghế trường đại học với môi trường thực tiễn bên Đợt thực tập thử thách cho em Chương trình thực tập rèn luyện cho em khả độc lập tư công việc Nội dung chương trình thực tập giúp cho em tự khẳng định mình, vận dụng kiến thức học cách có khoa học sáng tạo vào sống Hoàn thành đợt thực tập bước khởi đầu tiền đề cho công việc sau này, tiền đề cho hành trang vào đời Bước chẩn bị giúp cho em tự tin làm quan, công ty chứng tỏ với nơi tiếp nhận lực thân Đợt thực tập giúp em có hội để nâng cao kiến thức hoạt động quan ngành Văn thư-Lưu trữ , tìm hiểu công việc chuyên ngành khác vị trí công việc tương lai Hiểu biết thêm yêu cầu kỹ chuyên môn kỹ mềm để hoàn thành tốt công việc Qua đợt thực tập giúp em có nhận thức tốt công việc sau định hướng rõ ràng nghề nghiệp từ có động học tập tốt Rèn luyện khả đối diện với rắc rối công việc, vấn đề giải vấn đề cách có hiệu Đợt thực tập dạy cho em tác phong làm việc, tiếp cận thực tiễn để hiểu sâu công tác nghiệp vụ, tích lũy nhiều kinh nghiệm, khong bị ngỡ ngàng 24 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 với công việc sau trường, củng cố lập trường, nâng cao ý thức công việc Trải qua hai tháng thực tập phòng văn thư Viện , em trực tiếp nghiên cứu khảo sát hoạt động Viện với quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Viện trưởng anh chị phòng Em vận dụng lý thuyết, giảng vào thực tiễn học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá Qua em nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời em hiểu biết rộng thực tiễn công tác văn phòng Viện, em tiếp thu hinh nghiệm cần phải có ngườilàm công tác văn phòng để phụcvụ cho em tương lai sau để có phương pháp làm việc cách tốt hiệu Trong thời gian thực tập em tiếp xúc với nhiều mối quan hệ Em học hỏi cách quan hệ ngoại giao ứng xử cán nhân viên trongcơ quan với nhau, khác đến quan giao dịch Đây yếu tố quan trọng em người cán văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt học hỏi tác phong làm việc công sở Thời gian thực tập kết thúc, để lại cho em nhiều giá trị ngành học thật sâu sắc để sau em thấy yêu nghề mà em chon để phục vụ cho sống tương lai thân em Ngoài em thực hành công tác soạn thảo số văn hành thông thường đánh máy văn bản, in văn bản, viết bì hồ sơ, phân lọai văn bản, tổng hợp văn theo ngày tháng Quãng thời gian thực tập em tiến hành đăng ký tầm 50 văn 30văn đến đóng dấu nhiều giấy tờ Báo cáo, Biên bản… Nhìn chung công tác văn thư Viện dễ dàng không phức tạp Tuy nhiên, văn băn Viện có đặc điểm nội dung nhiều số liệu nên dễ nhầm lẫn có 25 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 ảnh hưởng đến công việc Viện đòi hỏi cán văn thư phải cẩn thân tỷ mỉ để tránh sai xót không đáng có Nhận xét chung Trải qua ba năm học tập rèn luyện mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Ngành Văn thư-Lưu trữ Bản thân em số đông học sinh trường Đã nhận giúp đỡ tận tụy Thầy Cô trường Qua khoảng thời gian tiếp xúc nghiên cứu với thực tế công việc, em nhận thất trở nên hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ, quan nơi em kiến tập giúp em hiểu thực tiễn sống Em nhận thấy gắn liền lý luận vàthực tiễn vấn đề vô quan trọng cần thiết Từ kiến thức đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cộng với trình học hỏi kinh nghiệm thực tế giúp em hiểu nghành mà lựa chọn Đồng thời hội để thân rèn luyện tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, không ngừng phấn đấu nâng cao trình độ Quang thời gian thực tập làm cho học trường dễ hiểu hơn.Giúp cho em cung nhiều bạn sinh viên khác hình dung rõ công việc phải làm làm để đem lại kết tốt nhất, phục vụ cho nghiệp vụ Văn thư Em tin việc kết hợp hoài hòa học lý thuyết thực tiễn hành trang, tảng giúp em có đủ khả năng, kiến thức, trình độ đểtin tưởng vào thân vững bước tiến vào sống tự lập.Hơn bắt kịp với nghiệp đổi đất nước 26 LÊ HẠNH LINH 18/07/1994 D PHỤ LỤC (Các hình thức, văn minh họa cho nội dung nghiên cứu) Mẫu số 1: Quyết định; Mẫu số 2: Tờ trình; Mẫu số 3: Báo cáo; Mẫu số 4: Biên bản; Mẫu số 5: Công văn; Mẫu số 6: Quy chế; Mẫu số 7: Giấy ủy quyền; Mẫu số 8: Giấy mời; Mẫu số 9: Giấy giới thiệu; Mẫu số 10: Giấy đường 27