Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hoá, hiện đại hoá do Đảng ta lãnh đạo trong những năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cấu hoá, phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn như điện tử, tin học,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Lưu trữ trong các cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức xã hội, công ty, doanh nghiệp,… cũng ở trong bối cảnh chung đó cần phải nhanh chóng đổi mới và phát triển mạnh mẽ hơn nữa. Công tác lưu trữ là một phần không thể thiếu trong hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan. Nhờ có sự nhận thức đúng hơn về vai trò và vị trí của công tác quan trọng này, những năm gần đây công tác lưu trữ trong nhiều cơ quan ngày được quan tâm và chú trọng. Hiện nay, trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, đổi mới lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động quản lý, công tác lưu trữ là một trong những trọng tâm được tập chung đổi mới. Lưu trữ học ngày nay trở thành một ngành học lớn ở Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung, Lưu trữ học đã và đang là một lĩnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức. Có thể khẳng định công tác lưu trữ là một trong những hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan tổ chức và mọi công dân đối với tài liệu lưu trữ Là một trong những học viên học chuyên ngành Lưu trữ học, tôi vô cùng vinh dự và tự hào và đã được trang bị những kiến thức cơ bản của ngành Lưu trữ học. Qua đợt thực tập hai tháng tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh là khoảng thời gian rất quý đối với tôi, qua thực tế tôi được vận dụng những kiến thức vào trong công việc cụ thể và tạo cho tôi cơ hội cọ sát sâu sắc hơn về chuyên ngành của mình.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hoá, hiện đại hoá do Đảng ta lãnh đạotrong những năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt.Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng nhưnhững đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cấu hoá,phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọnnhư điện tử, tin học,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đềuphải không ngừng đổi mới và hiện đại hoá Lưu trữ trong các cơ quan Đảng,nhà nước, tổ chức xã hội, công ty, doanh nghiệp,… cũng ở trong bối cảnhchung đó cần phải nhanh chóng đổi mới và phát triển mạnh mẽ hơn nữa
Công tác lưu trữ là một phần không thể thiếu trong hoạt động chỉ đạo,điều hành công việc của cơ quan Nhờ có sự nhận thức đúng hơn về vai trò và
vị trí của công tác quan trọng này, những năm gần đây công tác lưu trữ trongnhiều cơ quan ngày được quan tâm và chú trọng Hiện nay, trong công cuộc cảicách hành chính Nhà nước, đổi mới lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả và chấtlượng hoạt động quản lý, công tác lưu trữ là một trong những trọng tâm đượctập chung đổi mới
Lưu trữ học ngày nay trở thành một ngành học lớn ở Việt Nam nói riêng
và thế giới nói chung, Lưu trữ học đã và đang là một lĩnh vực không thể thiếuđược trong mọi cơ quan, mọi tổ chức Có thể khẳng định công tác lưu trữ làmột trong những hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhận thức
rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan tổ chức và mọicông dân đối với tài liệu lưu trữ
Là một trong những học viên học chuyên ngành Lưu trữ học, tôi vô cùngvinh dự và tự hào và đã được trang bị những kiến thức cơ bản của ngành Lưutrữ học Qua đợt thực tập hai tháng tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ ChíMinh là khoảng thời gian rất quý đối với tôi, qua thực tế tôi được vận dụng
Trang 2những kiến thức vào trong công việc cụ thể và tạo cho tôi cơ hội cọ sát sâu sắchơn về chuyên ngành của mình.
Tập báo cáo này là kết quả của tôi ghi nhận được trong thời gian thực tậpvừa qua, tập báo cáo này không tham vọng đi sâu vào nhiều vấn đề mà chỉ tậpchung vào công tác Lưu trữ trong cơ quan mình thực tập Từ đó để thấy rõđược tầm quan trọng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc đào tạochuyên ngành Lưu trữ học và thấy được mối quan hệ giữa lý thuyết, phươngpháp đào tạo với thực tế công việc
Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong khoa và sự giúp
đỡ của cán bộ, nhân viên Học Viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, bản thantôi đã hoàn thành nội dung thực tập mà trường đề ra Tuy nhiên, trong quá trìnhxây dựng báo cáo, do sự tiếp thu và nhận thức của bản than còn nhiều hạn chếnên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đónggóp thừ các Thầy, Cô Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tìnhgiảng dạy của Thầy, Cô giáo khoa Văn thư Lưu trữ đã truyền cho tôi nhữngkiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện mọi nhiệm vụ được giao
Hà Nội, ngày 19 tháng 10 năm 2015
Học viên
Vũ Thị Na
Trang 3CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 1.1 Khái quát vài nét về Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, tiền thân là trường Huấnluyện cán bộ thường xuyên Nguyễn Ái Quốc, đóng tại Việt Bắc, do Trung ương
ra Quyết định thành lập năm 1949, đồng chí Lê Văn Lương, ủy viên dự khuyếtTrung ương Đảng, trưởng Ban Tổ chức Trung ương được cử làm Giám đốc đầutiên của Trường Trải qua quá trình hoạt động liên tục hơn 65 năm, Học việnChính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã nhiều lần thay đổi tên gọi qua các thời kỳnhư sau:
- Từ tháng 1 năm 1949 đến cuối năm 1954: trường mang tên trườngHuấn luyện cán bộ cao cấp Nguyễn Ái Quốc
- Từ cuối năm 1954 đến tháng 2 năm 1962: Trường được đổi tên thànhtrường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I đặt tại Hà Nội
- Từ tháng 3 năm 1962 đến tháng 6 năm 1977: trường được đổi làTrường Nguyễn Ái Quốc Trung ương
- Từ tháng 7 năm 1977 đến tháng 6 năm 1986: trường được đổi thànhTrường Đảng Cao cấp Nguyễn Ái Quốc
- Từ tháng 7 năm 1986 đến năm 1992: Trường được đổi thành Học việnKhoa học xã hội mang tên Nguyễn Ái Quốc (Gọi tắt là Học viện Nguyễn ÁiQuốc)
- Từ năm 1993 đến năm 2008: Học viện được đổi thành Học viện Chínhtrị quốc gia Hồ Chí Minh
- Từ năm 2008 đến tháng 12 năm 2013: Học viện được đổi thành Họcviện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh
Trang 4- Từ tháng 01 năm 2014 đến nay được đổi thành Học viện Chính trị quốcgia Hồ Chí Minh.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh là đơn vị sự nghiệp trực thuộcBan Chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của
Bộ Chính trị, Ban Bí thư Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Học việnChính trị quốc gia Hồ Chí Minh là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp, cán bộ khoa học lý luận chính trị của hệthống chính trị; trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lý luận Mác – Lênin,
tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhànước, các khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo, quản lý
1.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Đảng, Nhà nước và các tổ chức Chính trị - xã hội.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp của hệ thốngchính trị, lãnh đạo chủ chốt các đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhànước về : Chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; những quan điểm,chủ trương và đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;những vấn đề lý luận và thực tiễn mới trong nước và trên thế giới; khoa họcchính trị; khoa học lãnh đạo quản lý
Đào tạo cao cấp lý luận chính trị cho cán bộ lãnh đạo, quản lý đươngchức và trong quy hoạch
Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho cán bộ giữ các chức danh lãnhđạo, quản lý của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị theo phân công,phân cấp
Đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên và các đối tượng khác về cácchuyên ngành khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo quản lý và một số ngànhkhoa học xã hội
Trang 5Đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành cho cán bộ làm công tác báo chí và truyềnthông, tuyên giáo, tổ chức, kiểm tra, dân vận, văn phòng, tôn giáo… của hệthống chính trị.
* Nghiên cứu khoa học
Nghiên cứu lý luận Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chủtrương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; nghiên cứu khoa họcchính trị, khoa học lãnh đạo quản lý, một số ngành khoa học xã hội; tổng kếtthực tiễn, phát triển lý luận về chủ nghĩa xã hội và con đường đi lên chủ nghĩa
xã hội ở Việt Nam
Nghiên cứu, biên soạn lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam và lích sử phongtrào cách mạng thế giới
Nghiên cứu, xây dựng, bổ sung chương trình, nội dung, tổ chức biênsoạn, chỉnh lý các giáo trình, tài liệu học tập cho các chương trình đào tạo, bồidưỡng của Học viện
* Tham mưu, đề xuất cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho Đảng, Nhà nước trong việc định đường lối xây dựng và phát triển đất nước, đổi mới tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị.
* Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, hướng dẫn
và thống nhất quản lý và thực hiện chương trình, nội dung đào tạo và bồi dưỡng; phương pháp giảng dạy và học tập; nghiên cứu khoa học; quy chế quản lý đào tạo; đào tạo; bồi dưỡng giảng viên của các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
* Chủ trì, phối hợp hướng dẫn việc nghiên cứu, biên soạn và tham gia thẩm định lịch sử Đảng của các địa phương, các bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương; tài liệu về than thế, sự nghiệp cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ Đảng, Nhà nước.
* Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học với các cơ quan đào tạo và khoa học của các nước, các đảng cộng sản và
Trang 6công nhân, các lực lượng cánh tả và tiến bộ, các chính đảng và đảng cầm quyền ở các nước trên thế giới.
* Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng
và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Học viện theo phân công, phân cấp.
* Quản lý tài chính, tài sản; quyết định và chịu trách nhiệm về các dự
án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định.
* Đề xuất và phát hành tạp chí, bản tin, các ấn phẩm khoa học, tài liệu phục vụ cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu khoa học của Học viện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
* Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn được Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Chính phủ giao
- Đào tạo Đại học và sau đại học thuộc lĩnh vực đào tạo của Học viện
- Quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng củaHọc viện theo quy định của Đảng và Nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Chính phủgiao
1.1.2 Tổ chức bộ máy của Học Viện.
* Lãnh đạo Học viện: Giám đốc do Bộ Chính trị phân công; các Phó
Giám đốc do Ban Bí thư xem xét, quyết định
* Các vụ, đơn vị chức năng trực thuộc :
Trang 7- Ban thi đua khen thưởng
- Văn phòng Học viện
- Văn phòng Đảng - Đoàn thể
- Trung tâm khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo
- Trung tâm công nghệ thông tin
* Các đơn vị nghiên cứu, giảng dạy và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:
- Viện Triết học
- Viện Kinh tế chính trị học
- Viện Kinh tế
- Viện Chủ nghĩa xã hội khoa học
- Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng
- Viện Lịch sử Đảng
- Viện Xây dựng Đảng
- Viện Chính trị học
- Viện Nhà nước và Pháp luật
- Viện Văn hóa và Phát triển
- Viện Quan hệ quốc tế
- Viện Nghiên cứu quyền con người
- Viện Xã hội học
- Viện nghiên cứu tôn giáo, tín ngưỡng
- Viện Lãnh đạo học và chính sách công
- Viện Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Viện Thông tin khoa học
- Tạp chí Lý luận chính trị
- Nhà xuất bản Lý luận chính trị
* Các học viện trực thuộc
- Học viện Chính trị khu vực I (Đặt tại TP Hà Nội)
- Học viện Chính trị khu vực II (Đặt tại TP HCM)
Trang 8- Học viện Chính trị khu vực III (Đặt tại TP Đà Nẵng)
- Học viện Chính trị khu vực IV (Đặt tại TP Cần Thơ)
- Học viện Báo chí và Tuyên truyền (Đặt tại TP Hà Nội)
Các học viện Chính trị khu vực và Học viện Báo chí và Tuyên truyền có
tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ, chính sách phù hợp để phát huy tính chủđộng, tích cực trong các mặt công tác
Lãnh đạo và chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các Học việnChính trị khu vực và Học viện Báo chí và Tuyên truyền do Giám đốc Học việnChính trị quốc gia Hồ Chí Minh quyết định
* Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
1.2.1 Về tổ chức bộ máy:
Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên chưa có quy định rõ vềchức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở một cơ quan ngang Bộ.Trước năm 1995, Học viện chưa có bộ phận lưu trữ Năm 1995, bộ phận Lưutrữ được thành lập, biên chế hai cán bộ, một của cục lưu trữ Văn phòng Trungương Đảng chuyển về, có trình độ đại học, chuyên ngành về lưu trữ, một cán bộcủa Học viện có trình độ Trung cấp về lưu trữ Bộ phận lưu trữ được đặt trongVăn phòng Học viện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Chánh văn phòngHọc viện
Tháng 8 năm 1996, bộ phận lưu trữ của Học viện được Giám đốc quyếtđịnh chuyển từ văn phòng Học viện về Viện Thông tin khoa học
Tháng 9 năm 2005, bộ phận lưu trữ lại được Giám đốc quyết địnhchuyển từ Viện Thông tin về phòng Hành chính trực thuộc Văn phòng Họcviện
Do có sự thay đổi về tổ chức bộ máy như vậy cho nên trong thời gian quacông tác lưu trữ của Học viện không ổn định Theo mô hình thực tế của Học
Trang 9viện, hiện nay: Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên chưa có quyđịnh rõ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở một cơ quanngang Bộ.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận lưu trữ ở Học viện bao gồm:
* Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Giám đốc Học viện ban hành các chế độ, quy định vềlưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hang năm về văn thư, lưu trữ trình Giámđốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứ, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộcông chức, viên chức của Học viện;
- Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ
* Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ Họcviện:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong Học viện, tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Học viện;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Học viện;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theoquy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ
Do có sự bố trí và phân công công tác từ khi bộ phận lưu trữ còn trựcthuộc Viện Thông tin khoa học, bộ phận lưu trữ hiện nay được bố trí 3 biên
Trang 10chế, trong đó có 1 cán bộ có trình độ chuyên môn cao đẳng về công tác lưu trữ,hai cán bộ ở lĩnh vực khác, chưa có trình độ đại học về lưu trữ
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ của Học viện
Quyết định 224-QĐ ngày 06/01/2014 của Bộ Chính trị Học viện Chínhtrị quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Trung ương Đảng và Chính phủ Hệ thốnglưu trữ của Học viện thuộc Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng và CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước quản lý:
- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo hướng dẫn nghiệp
vụ và tổ chức nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử
- Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước chỉ đạo nghiệp vụ và các văn bảnhướng dẫn về nghiệp vụ Học viện thường xuyên báo cáo về công tác lưu trữhang năm cho Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước
Trang 11Học viện chưa thành lập được phòng lưu trữ nên chưa có quy định rõràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ của một cơ quanngang bộ
Để tổ chức và thực hiện chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ Học viện đã ban hànhmột số văn bản sau:
- Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Giám đốc Học viện đã ban hành quyếtđịnh số 143/QĐ-HVCT-HCQG về việc ban hành quy chế công tác văn thư vàlưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh
- Thông báo số 129/TB-HVCT-HCQG ngày 21/5/2007 về việc hướngdẫn nộp tài liệu về kho lưu trữ Học viện khi có Quyết định hợp nhất với Họcviện Hành chính
- Công văn số 862/CV-HVCT-HCQG ngày 6/10/2008 về việc đôn đốccác đơn vị trong cơ quan nộp tài liệu về kho lưu trữ để chỉnh lý và nộp lưu vềkho lưu trữ lịch sử Đảng theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướngChính phủ
- Công văn số 1312/HVCTQG-VP ngày 24/10/2014 về việc đôn đốc cácđơn vị tại Học viện Trung tâm nộp tài liệu về kho lưu trữ Học viện
Nhờ có hệ thống văn bản mang tính nguyên tắc nêu trên Công tác vănthư lưu trữ của Học viện đã dần đi vào nề nếp và đạt được kết quả tốt
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ của Học viện
Được thành lập từ tháng 1 năm 1949 cho đến nay Học viện vẫn còn đanghoạt động Khối tài liệu trong phông còn thiếu nhiều, nhất là từ năm 1949 đến1963; sự mất mát tài liệu này là do khi trụ sở còn đóng ở Việt Bắc Sau nàyHọc viện được chuyển về Hà Nội thì khối tài liệu trong phông mới được hìnhthành, nhưng tài liệu cũng nằm rải rác ở các đơn vị và các chuyên viên giảiquyết công việc mà không được tập trung thống nhất Thời gian gần đây Họcviện đã chú ý tới công tác lưu trữ nên tài liệu có tương đối đầy đủ
Hiện nay biên chế lưu trữ của Học viện có 03 đồng chí, trong đó có 1đồng chí trình độ chuyên môn cao đẳng và 2 đồng chí chuyên môn khác.Vì là
Trang 12lưu trữ cơ quan nên cả 03 cán bộ đều kiêm nhiệm trong việc Thu thập hồ sơ, tàiliệu; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo quảntài liệu tại kho lưu trữ…
Hiện tại Bộ phận Lưu trữ hoạt động theo quy chế làm việc chung của PhòngHành chính, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phụtrách Phòng Hành chính (Phó Chánh văn phòng)
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung và của Học việnnói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu Hàng ngày cáccán bộ lãnh đạo, quản lý ở Học viện phải thường xuyên khai thác và sử dụngnhững thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch
và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Các cán bộ, nhân viên cũngphải thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu khoa học, giảng dạy
và phục vụ cho công việc hàng ngày Bởi vậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính
là việc quản lý tài liệu sao cho chặt chẽ, thống nhất Lãnh đạo Học viện đã ápdụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảoquản và sử dụng tài liệu lưu trữ Không chỉ ban hành Quy chế công tác văn thưlưu trữ của cơ quan mà còn chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm
vi quản lý
2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ hàng năm đều được Học viện tổ chức tập huấn, bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đi tham quan thực tế những cơ quan, đơn vị cóthành tích điển hình về công tác lưu trữ như Trung tâm Lưu trữ quốc gia I vàIII
2.1.4 Về chế độ chính sách cho cán bộ lưu trữ:
Căn cứ thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 5/1/2005 của Bộ Nội Vụ về việchướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, côngchức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 4/10/2005 của Bộ Nội Vụ vềviệc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số 13/TTLT-BLĐTBXH-BYT
Trang 13ngày 30/5/2012 của Bộ Lao động Thương binh xã hội và Bộ Y tế về hướng dẫnthực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việctrong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưởngchế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ Thực tế tại Học việnChính trị quốc gia Hồ Chí Minh việc chi trả mức trợ cấp Mức 2, hệ số 0,2 tínhtheo mức lương tối thiểu và mức bồi dưỡng bằng hiện vật là 4.000đ/ngày và6.000đ/ngày đối với cán bộ trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ đã được thực hiện Tuy nhiên
sự hỗ trợ này so với sự vất vả, độc hại mà công tác này mang lại thì quá nhỏnên đối với một số cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý thiếu nhiệt tình trong côngviệc và không muốn gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Việc thu thập tài liệu và giao nộp tài liệu của các cá nhân đơn vị vào kho lưutrữ cơ quan là công việc đầu tiên của nghiệp vụ lưu trữ Từ năm 2008 sau khiGiám đốc Học viện ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Học việnthì công việc này đã dần đi vào nề nếp
Căn cứ vào Cơ cấu của Học viện, cán bộ lưu trữ xác định nguồn thu thập
bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: Học viện có 40 đơn vị chức năng và trựcthuộc; các đơn vị có chức năng quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học là nguồnthu quan trọng nhất, có khối lượng tài liệu lớn nhất và được lưu trữ Học việntiến hành thu thập thường xuyên
Trong 5 năm từ năm 2008 –2013 đã thu được 486 cặp tài liệu (thời gian của tàiliệu từ năm 1993 đến năm 2013) bao gồm:
- Các văn bản đi, đến
- Tài liệu về công tác cán bộ
- Tài liệu về các lớp học viên
- Tài liệu về hợp tác quốc tế
Trang 14- Các đề tài nghiên cứu khoa học cùng một số kỷ yếu đề tài.
Nhìn chung tài liệu thu được chỉ có Văn phòng Học viện, Phòng Hànhchính đã được xếp theo năm và thể loại còn phần lớn các đơn vị, tài liệu thu vềvẫn ở tình trạng bó gói
Hiện nay, hàng năm tài liệu thu về chủ yếu từ: Văn thư cơ quan, VụQuản lý đào tạo; Vụ Tổ chức – Cán bộ, Vụ Quản lý khoa học và một vài đơn vịkhác với số lượng tài liệu ít hơn
Tuy nhiên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưathường xuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu, giao nộp tàiliệu một cách tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu được Học viện được thực hiện ngày từgiai đoạn trong thu thập tài liệu Trong quá trình chỉnh lý Học viện tiếp tục xácđịnh lại giá trị tài liệu để có chế độ quản lý phù hợp
Thực tế ở Học viện khi xác định giá trị tài liệu chỉ căn cứ vào bản
“Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ ChíMinh”, bản này được xây dựng từ những năm 2000 khi có đợt chỉnh lý tài liệugiai đoạn 1993 – 2007
Hiện nay Học viện chưa có “Danh mục hồ sơ hiện hành và bảng bảo quản hồ sơtài liệu của cơ quan”, bởi vậy một yêu cầu quan trọng của Học viện là cần phảinhanh chóng nghiên cứu, xây dựng “bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu củaHọc viện” để tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ xác định giá trị tài liệu và chỉnh
lý được nhanh chóng và nhất quán hơn
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu.
Lưu trữ Học viện đã hoàn thành hai đợt chỉnh lý:
- Đợt 1: Từ 1949 – 1992
- Đợt 2: Từ 1993 – 2007
Học viện đã nộp vào kho Lưu trữ lịch sử là 391 đơn vị bảo quản (ĐVBQ)
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm