Chương 3. Kết quả thực tập tại Phòng Lao động Thương binh& Xã hội quận Long Biên và những đề xuất khuyến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được
Là một sinh viên chuyên ngành lưu trữ có được cơ hội tiếp cận với công việc theo đúng chuyên ngành đào tạo trong một môi trường chuyên nghiệp để được trau dồi kiến thức, được thực hành nghiệp vụ trên những cơ sở lý luận đã được trang bị là niềm mơ ước từ khi còn ngồi trên giảng đường.
3.1.1. Một số công việc tổng hợp
Trong thời gian thực tâp (từ ngày 25/5 – 30/7/2015) tại Phòng LĐTB&
XH quận Long Biên tôi đã khảo sát và tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng LĐTB& XH quận Long Biên kết hợp với những kiến thức được học tại trường, tôi đã tiến hành làm các công viêc của một cán bộ lưu trữ thực thụ.
Được sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnh đạo Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên cùng với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ lưu trữ, các cán bộ, công chức Phòng tôi đã được giao làm một số công việc của văn thư như: đóng dấu, đăng ky văn bản đi, đến, phát hành chuyển giao văn bản tới cán bộ, công chức trong cơ quan.
Trong công tác lưu trữ: Tôi được trực tiếp khảo sát tài liệu, được tiến hành thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, vệ sinh kho tàng trang thiết bị.
3.1.2. Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Đặc biệt hơn cả là trong công tác phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài
liệu. Tôi đã phục vụ chục lươt độc giả tới khai thác tài liệu tại kho lưu trữ. Độc giả chủ yếu là cán bộ, công chức các Phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận Long Biên và công dân. Trong đó đặc biệt là có những độc giả là những người có công với cách mạng.
Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên chủ yếu là phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Do lưu trữ cơ quan là kiêm nhiệm nên cán bộ lưu trữ cơ quan chính là người phục vụ tại phòng đọc.
Với đặc thù là cơ quan chuyên môn, quy mô nhỏ, vì vậy mà không có phòng đọc riêng. Phòng đọc được bố trí cùng với phòng làm việc của bộ phận văn phòng.
Tôi đã có cơ hội trực tiếp được phục vụ độc giả. Tôi thực hiện trách nhiệm của một cán bộ lưu trữ phục vụ độc giả:
- Tiếp nhận độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại văn phòng - Phát phiếu yêu cầu tới độc giả
- Tra tìm tài liệu
- Giao tài liệu cho độc giả
- Giải đáp các yêu cầu của độc giả
- Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc - Đăng ký thông tin độc giả khai thác vào sổ đăng ký độc giả - Vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu tra tìm tài liệu
Để thuận tiện cho việc phục vụ độc giả tới khai thác sử dụng tài liệu tôi đã mạnh rạn xây dựng nội quy khai thác, sử dụng tài liệu và quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc , lập sổ đăng ký phiếu yêu cầu độc giả và sổ đăng ký độc giả gửi cán bộ lưu trữ và trình lãnh đạo phê duyệt.
3.1.2. Xây dựng Nội quy quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ UBND QUẬN LONG BIÊN
PHÒNG LĐTB& XH QUẬN LONG BIÊN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NỘI QUY
Quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ I. Quản lý tài liệu lưu trữ:
1. Người không có nhiệm vụ thì không được vào kho lưu trữ
2. Không ai mang được bất cứ tài liệu gì ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của trưởng lãnh đạo Phòng.
3. Mọi hành vi đánh cắp, tráo tài liệu lưu trữ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật
II. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Thời gian: Sáng từ 8h – 11h30’
Chiều: 13h30’ – 17h00’
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và cán bộ, công chức Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên và phải xuất trình giấy tờ sau:
1.1. Giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trong trường ợp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ)
1.2. Đơn xin sử dụng tài liệu và Giấy chứng minh nhân dân (trong trường hợp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cá nhân)
Trường hợp người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là người nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu, tùy theo mức độ mật của tài liệu, Trưởng phòng LĐ- TB& XH báo cáo chủ tịch UBND Quận Long Biên và được sự đồng ý mới cho khai thác sử dụng.
Trường hợp nghiên cứu chuyên đề thì phải có đề cương nghiên cứu.
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
Long Biên, ngày 28 tháng 7 năm 2015 TRƯỞNG PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN
3.1.3. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên với đặc thù là kho lưu trữ hiện hành lại chỉ có một cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư. Vì vậy,
cán bộ tại phòng đọc cũng là cán bộ lưu trữ. Trong thời gian thực tập tại đây tôi đã xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu trình cán bộ lưu trữ Phòng và trình lãnh đạo phê duyệt.
Bước 1 Bước 1
Bước 2 Bước 2 Bước 3
Bước 4
Bước 5
Bước 6 Mẫu sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu Bìa sổ:
Độc giả xuất trình Giấy Giới thiệu (đối với cơ quan, tổ chức), Chứng minh nhân dân (đối với cá nhân)
QUY TRÌNH KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI PHÒNG
ĐỌC
Cán bộ phòng đọc (cán bộ lưu trữ) tiếp nhận và đưa phiếu yêu cầu đọc tài liệu tới độc giả
Độc giả ghi vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu rồi chuyển lại cho cán bộ phòng đọc (cán bộ lưu trữ)
Cán bộ lưu trữ tiếp nhận phiếu yêu cầu và tìm tài liệu
Cán bộ lưu trữ chuyển tài liệu cho độc giả
Độc giả đọc tại chỗ, cán bộ lưu trữ phụ vụ tại chỗ
PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Long Biên - 2015
Bên trong sổ: Gồm 6 cột Cột 1. Số phiếu yêu cầu Cột 2. Ngày, tháng, năm Cột 3. Họ tên độc giả Cột 4. Phông, loại tài liệu Cột 5. Tổng số trang Cột 6. Ghi chú
Mẫu sổ đăng ký độc giả Mẫu bìa:
UBND QUẬN LONG BIÊN
PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN
SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
Long Biên - 2015
Phần bên trong sổ: gồm 8 cột Cột 1. Số thứ tự
Cột 2. Ngày, tháng, năm Cột 3. Họ tên độc giả
Cột 4. Quốc tịch Cột 5. Số CMND
Cột 6. Cơ quan công tác Cột 7. Chuyên đề nghiên cứu
Cột 8. Địa chỉ liên hệ, số điện thoại
. Việc xây dựng Sổ đăng ký phiếu yêu cầu độc giả và sổ đăng ký độc giả giúp cơ quan có thể thống kê được lượt độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu hàng năm. Đồng thời quản lý được tài liệu trong kho.
Có thể nói công tác phục vụ khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên tương đối đầy đủ theo quy trình. Tuy nhiên do đặc thù là lưu trữ hiện hành chính vì thế lượng độc giả tới khai thác ít nên việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu không nhiều.