Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại PHÒNG tài NGUYÊN môi TRƯỜNG QUẬN NAM từ LIÊM

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức: 4 1.1.1 Lịch sử hình thành. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Phòng TN MT 7 1.2.1. Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có: 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ. 10 2.1.2. Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ 11 2.1.3. Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm 12 2.1.4. Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ 12 2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17 2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 22 2.2.5. Bảo quản TLLT 22 2.2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 24 2.2.7. Bố trí lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ 26 2.3. Kết luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm 26 2.3.1. Ưu điểm 26 2.3.2. Hạn chế 27 CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN MT QUẬN NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 29 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29 3.2. Đề xuất giải pháp 29 C. KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 D. PHỤ LỤC 36 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 40

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức: 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Phòng TN & MT 7

1.2.1 Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có: 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 10

2.1.2 Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ 11

2.1.3 Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm 12

2.1.4 Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ 12

2.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ 13

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13

2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 14

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17

2.2.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 22

2.2.5 Bảo quản TLLT 22

2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 24

2.2.7 Bố trí lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ 26

2.3 Kết luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm 26

2.3.1 Ưu điểm 26

2.3.2 Hạn chế 27

CHƯƠNG 3 KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN &MT QUẬN NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 29

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29

3.2 Đề xuất giải pháp 29

C KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

D PHỤ LỤC 36

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 40

A LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống và hoạt động của con người việc trao đổi thông tin làkhông thể thiếu được, nó diễn ra như một nhu cầu tất yếu Thông tin là phươngtiện dùng để chuyển giao tri thức, gắn liền với quá trình phát triển của xã hội.Ngày nay tri thức nhân loại ngày càng phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổithông tin của con người ngày càng lớn Và trong việc trao đổi thông tin, ngoàiviệc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiệngián tiếp khác nhau, trong đó, văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất.Đặc biệt các Nhà nước đều sử dụng văn bản để quản lý xã hội, những văn bản

đó phản ánh hiện thực lịch sử, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong quátrình hoạt động của con người, đó là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội,cũng như truy cứu trách nhiệm khi cần thiết Nhận thức được tầm quan trọngcủa văn bản, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến công tác Lưu trữ Đây là mộtlĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thựctiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chứckhai thác tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầukhác, nó là một mắt xích không thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

Để quản lý công tác Lưu trữ được tốt thì đòi hỏi cần có đội ngũ cán bộ cótrình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và vững vàng.Xuất phát từ thực tiễn trên,ngày 18/12/1971 trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW 1 đã được thành lập đểđáp ứng nhu cầu trên Trải qua gần 44 năm hình thành và phát triển, Trường đãđào tạo được nhiều đội ngũ cán bộ lưu trữ với trình độ chuyên môn cao để phục

vụ tốt cho hoạt động của các Cơ quan Với quy mô đào tạo ngày càng đa dạng,ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT–TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư-Lưutrữ TW1 trên cơ sở trường Trung học Văn thư-Lưu trữ TW1 Và đến ngày21/04/2008 Trường đã được đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nộitheo Quyết định số 2275/QĐ-BGD&ĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo Và theo

Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ banhành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập.

Từ thực tiễn và theo chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ HàNội mỗi khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quantheo nội dung lý thuyết đã học Đây là thời gian cần thiết để khép kín chươngtrình đào tạo của Nhà trường, đồng thời rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ thànhthạo cho Sinh viên làm quen với công việc ở các cơ quan, cho mình một chỗđứng trong xã hội, đặc biệt thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhànước đề ra “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi liền với thực tiễn” Với sự đồng ýtiếp nhận sinh viên đến thực tập tại phòng Tài Nguyên và Môi Trường củaUBND Quận Nam Từ Liêm em đã vận dụng những kiến thức cơ bản về công táclưu trữ trong quá trình học tập tại Trường để giải quyết những công việc thựctiễn Từ đó rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất của người cán bộ lưu trữtrong tương lai Đồng thời đây cũng là dịp để em thu thập thêm những tài liệu,kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới

Sau 2 tháng thực tập tại UBND Quận NamTừ Liêm em đã tiếp thu đượckết quả tốt, em đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm và bài học quý báu, bổ íchcho chuyên ngành, với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ,lãnh đạo nhân viênphòng TN & MT, cùng với kiến thức được Thầy, Cô trang bị trong quá trình họctập ở Trường và sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt công việc đượcgiao

Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp của em dưới đây là kết quả mà em

đã đạt được trong thời gian thực tập, báo cáo gồm 3 phần:

- Phần A: Lời mở đầu

- Phần B: Nội dung: Gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Tài nguyên – Môi trường Quận NTL

Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ của Phòng TNMT

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Phòng TNMT Quận và đề xuất;kiến nghị

- Phần C: Kết luận

- Phần D: Phụ lục

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian ngắn và đây là lần đầu tiêntiếp xúc với công việc thực tiễn nên trong bản báo cáo vẫn không tránh khỏinhững thiếu xót Kính mong sự đóng góp ý kiến của Thầy cô giáo Trường ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội, và các cán bộ phòng Tài Nguyên và Môi Trường để báocáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Từ Liêm, ngày 19 tháng 10 năm 2015

Sinh viên

Trần Thị Oanh

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG

QUẬN NAM TỪ LIÊM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức:

1.1.1 Lịch sử hình thành .

Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nam Từ Liêm làmột quận thuộc Hà Nội, là một Quận tương đối thuận lợi cho việc phát triển cácnghành kinh tế đặc biệt là thương mại và dịch vụ được nâng cấp thành quận trên

cơ sở chia tách huyện Từ Liêm cũ Nam Từ Liêm là quận có nhiều công trìnhkiến trúc hiện đại và quan trọng của thủ đô Hà Nội như Trung tâm Hội nghịQuốc gia, Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, tòa nhà cao nhất ViệtNam Keangnam Hanoi Landmark Tower, Bảo tàng Hà Nội, Đại lộ Thăng Long,Trung tâm triển lãm quy hoạch Quốc gia, Trung tâm đào tạo VĐV Cấp cao HàNội,

Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CPngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ, trên cơ sở điều chỉnh địa giới hànhchính của huyện Từ Liêm cũ, gồm 5 xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ,Đại Mỗ; toàn bộ 536,34 ha và 34.052 nhân khẩu còn lại của xã Xuân Phương;toàn bộ 137,75 ha và 23.279 nhân khẩu còn lại của thị trấn Cầu Diễn

Đông giáp 2 quận Cầu Giấy và Thanh Xuân

Tây giáp huyện Hoài Đức

Nam giáp quận Hà Đông

Bắc giáp quận Bắc Từ Liêm

Gồm 10 phường: Cầu Diễn, Đại Mỗ, Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Phú

Đô, Phương Canh, Tây Mỗ, Trung Văn, Xuân Phương

Ngày 01/04/2014 Quận Nam Từ Liêm chính thức đi vào hoạt động

UBND Quận Nam Từ Liêm gồm có các phòng ban trực thuộc:

Phòng Y tế, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Lao động – Thương binh

và Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Thanh tra,Phòng Quản lý đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Tài Nguyên& Môi trường, PhòngVăn hóa thông tin, Phòng Kinh tế, Ban quản lý dự án, Ban Bồi thường giải

phóng mặt bằng, Văn phòng HĐND& UBND, Trung tâm Thể dục thể thao,

Trung tâm văn hóa, Trung tâm phát triển quỹ đất, Trung tâm dân số Kế hoạchhóa gia đình, Thanh tra xây dựng, Thanh tra Quận, Văn phòng đăng ký quyền sửdụng đất, Hội chữ thập đỏ, Chi cục Thống kê

Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập từ năm 2014, là cơquan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm Phòng nằm trong trụ

sở của Quận ủy - HĐND& UBND Quận Nam Từ Liêm Từ khi được thành lậpđến nay, Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm đã đạt được nhiều thành tíchxuất sắc trong phong trào thi đua và trong công tác ngành Tài Nguyên và MôiTrường

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Phòng TN & MT là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân QuậnNam Từ Liêm, có chức năng tham mưa, giúp UBND Quận quản lý nhà nước về:đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường Phòng có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,biên chế và công tác của UBND Quận, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra vềchuyên môn, nghiệp vụ của Sở TN & MT

Phòng có nhiệm vụ trình UBND quận ban hành các văn bản hướng dẫnvịêc thực hiện các quy hoạch, kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước vềquản lý tài nguyên và môi trường; kiểm tra việc thực hiện sau khi UBND quậnban hành;

Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đấtcấp huyện và tổ chức thực hiện say khi được phê duyệt; thẩm định quy hoạch,

kế hoạch sử dụng đất cấp xã;

Theo dõi biến động về đất đai; cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ vềđất đai; quản lý hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyệntheo phân cấp của UBND quận; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thống kê,kiểm kê, đăng ký đất đai đối với công chức chuyên môn về tài nguyên và môitrường ở xã, thị trấn; thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệthống thông tin đất đai quận;

Thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích

sử dụng đất, chuyển quyền, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sởhữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyềncủa UBND quận;

Tổ chức đăng ký, xác nhận và kiểm tra thực hiện cam kết bảo vệ môitrường và đề án bảo vệ môi trường trên địa bàn; lập báo cáo hiện trạng môitrường theo định kỳ; đề xuất các giải pháp xử lý ô nhiễm môi trường làng nghề,các cụm công nghiệp, khu du lịch trên địa bàn; thu thập, quản lý lưu trữ dữ liệu

về tài nguyên nước và môi trường trên địa bàn; hướng dẫn UBND xã, thị trấnquy định về hoạt động và tạo điều kiện để tổ chức tự quản về bảo vệ môi trườnghoạt động có hiệu quả;

Điều tra, thống kê, tổng hợp và phân loại giếng phải trám lấp; kiểm traviệc thực hiện trình tự, thủ tục, yêu cầu kỹ thuật trong việc trám lấp giếng;

Thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về tài nguyên và môitrường theo quy định;

Báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vựccông tác được giao cho UBND và Sở TN & MT;

Quản lý tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và phâncông của UBND quận

+ Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;

+ Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính đối với Trưởng phòng, Phó Trưởngphòng do Chủ tịch UBND Quận quyết định theo quy định của pháp luật

+ Phòng TN & MT có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc,

do Chủ tịch UBND Quận quyết định trên cơ sở hướng dẫn của UBND Thànhphố và theo quy định của pháp luật

+ Phòng Chủ trì phối hợp với các phòng, ban chuyên môn trong việc xácđịnh giá đất, mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất của địa phương; thực hiệncông tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định của pháp luật

Biên chế: Biên chế của Phòng TN & MT do Chủ tịch UBND Quận quyếtđịnh trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND Thành phố giaohàng năm

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Phòng TN & MT

1.2.1 Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng.

Bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm là

lưu trữ cơ quan có chức năng giúp Trưởng phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêmrong việc quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

1.2.2.1 Phổ biến các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác văn thư,

lưu trữ và hướng dẫn cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan tổ chức lập hồ

sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;

1.2.2.2 Tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác Văn thư, lưu trữ

do UBND Quận và thành phố tổ chức

1.2.2.3 Triển khai thực hiện nghiệp vụ về công tác văn thư: Đảm bảo

thực hiện thống nhất trong cơ quan các khâu nghiệp vụ văn thư theo quy định

Mở sổ đăng ký văn bản đi – đến, đăng ký văn bản mật theo quy định Sửdụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết, xử lý văn bản đi đếnmột cách khoa học, gắn với việc áp dụng quy trình quản lý văn bản theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2008 đảm bảo thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụvăn thư theo quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của

Bộ Nội vụ;theo đúng quy định về sử lý văn bản trên phần mềm quản lý tácnghiệp do UBND quận phê duyệt

Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận chuyên môn về thể thức kỹ thuật trìnhbày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ, đúng quy định theo quy địnhcủa pháp luật;

1.2.2.4 Triển khai thực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ: Thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ theo quy định

Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trong đơn vịkhi đến hạn nộp lưu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;

Tiếp tục tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu

Xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;

Thực hiện bảo vệ và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quyđịnh Thực hiện tốt công tác vệ sinh kho lưu trữ theo định kỳ;

Hoàn thiện các công cụ tra cứu, mở sổ theo dõi, phục vụ khai thác, sửdụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tàiliệu nộp lưu vào lưu trữ UBND Quận;

Làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưutrữ theo quy định;

Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ;

Thực hiện công tác về thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có:

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ.

* Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoat động quản lý Nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữphục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của

nhân dân Xác định được tầm quan trọng của công tác lưu trữ lãnh đạo của UBND Quận đã rất quan tâm đến bộ phận công tác này như: ban hành những văn bản chỉ đạo và các quy định về công tác Văn thư-Lưu trữ.

* Hịên nay UBND Quận có 01 biên chế cán bộ lưu trữ Cán bộ lưu trữgiúp Chánh văn phòng và UBND quận thực hiện quản lý công tác lưu trữ hìnhthành trong quá trình hoạt động của UBND quận, thực hiện chế độ thống kê, báocáo định kỳ, đột xuất về tình hinh công tác lưu trữ tài liệu của Quận

Nhìn chung tổ chức công tác lưu trữ của quận đã đi vào nề nếp, khoa học

và đang từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụng tài liệu lưutrữ hiệu quả hơn

* Công tác lưu trữ của UBND quận đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh vănphòng là người điều hành trực tiếp công tác Hành chính nói chung và công táclưu trữ nói riêng

* Về ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo sựchỉ đạo của văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Cục Văn thư-Lưu trữ Nhànước, thực hiện đúng quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưutrữ Quốc gia

2.1.2 Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ

* Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ.Công tác Lưu trữ của phòng TN & MT Quận Nam Từ Liêm được thựchiện theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Văn phòng UBNDquận Tại phòng TN & MT Quận, công tác lưu trữ được triển khai và thực hiệnđúng theo hướng dẫn của các văn bản về công tác nghiệp vụ lưu trữ như:

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 28/04/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

- Công văn 36/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữthành phố;

- Công văn 283/VTLT-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữNhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính…

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của phòng TN & MT quận đặt dưới sự kiểmtra, giám sát trực tiếp của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Quận

* Viêc ban hành các quy định về công tác lưu trữ

UBND quận soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công vănhướng dẫn và thực hiện về công tác lưu trữ của Quận và hàng năm đôn đốc

trực tiếp việc kiểm tra và kiểm tra bất thường thực hiện kiểm tra nghiệp

vụ Văn thư Lưu trữ cùng cấp và ở cấp dưới

Soạn thảo, ban hành những công văn đào tạo cán bộ Lưu trữ như cử cán

bộ Lưu trữ đi bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao trình độphục vụ tốt cho việc công tác lưu trữ

* Tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại UBND Quận

và cơ quan cấp dưới, việc kiểm tra diễn ra đột xuất không có báo trước để choviệc kiểm tra được diễn ra một cách công bằng và chính xác Vì vậy, công tác

Lưu trữ ở Quận và các cơ quan cấp dưới luôn phải làm đúng theo quy trình vànghiệp vụ công tác lưu trữ của mình.

* Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Lưu trữ

Hàng năm UBND cũng tổ chức Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việcđáng giá công tác lưu trữ, tại Hội nghị các phòng ban, đơn vị đều được phân tích

ưu và nhược điểm trong công tác Lưu trữ để đưa ra kêt luận công băng để côngtác Lưu trữ ngày càng được nâng cao ở các phòng, ban trong cơ quan

2.1.3 Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm

Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập 01 tháng 4 năm

2014, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đãsản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn khoảng 40m tài liệu Công tácquản lý Phông lưu trữ của Phòng tương đối tốt Đặc biệt là trong những năm gầnđây, dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội, UBND Quận Nam Từ Liêmthực hiện công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống nên toàn bộ khốitài liệu được sản sinh ra từ khi được thành lập tới nay đều được chỉnh lý đưa vàobảo quản, không bị mất mát, hư hại

2.1.4 Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ

Hiện nay Nhà nước ta đang thực hiện chủ trương Chính phủ điện tử trongtất cả các cơ quan hành chính nhà nước UBND Quận Nam Từ Liêm là mộttrong những Quận đi đầu trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động quản lý Hiện nay, UBND Quận Long Biên có phần mềm quản lý hệthống văn bản trên toàn Quận (phần mềm QLVB& ĐHTN version 3.0) Songsong với việc lưu trữ tài liệu trên giấy thì Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêmcòn lưu trữ tài liệu điện tử Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, Nam TừLiêm là Quận thí điểm đi đầu trong chủ trương chính quyền điện tử Rất thuậntiện cho cán bộ, công chức trong thi hành công vụ Tiết kiệm được thời gian,

công sức khi tra tìm tài liệu

2.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ

Hàng năm, Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm đều cử các cán bộ, côngchức, Lao động hợp đồng và cán bộ làm công tác văn thư thư, lưu trữ tham giacác lớp tập huấn do UBND Quận Nam Từ Liêm tổ chức như: Quản lý Nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ; lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư,lưu trữ; lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giảiquyết văn bản

Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm chịu sự kiểm tra, thanh tra về côngtác lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm (Phòng Nội vụ Quận) hàng năm Kếtquả các đợt thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ của Phòng luôn thực hiện đúngcác quy định của Nhà nước không để xảy ra các vi phạm

Với quy mô là kho lưu trữ hiện hành chính vì vậy Phòng TN & MT chưa

có sự hợp tác quốc tế về lưu trữ

Có thể nói, trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ Phòng TN &

MT những năm gần đây đã rất quan tâm trú trọng Bên cạnh việc tuyên truyền,phổ biến áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật còn ban hành các văn bản củaPhòng để các cán bộ, công chức, hợp đồng thực hiện triệt để, nhất quán Đồngthời nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của toàn thể cơ quan Phòng TN

&MT Quận Nam Từ Liêm trong việc giữ gìn, lưu trữ, bảo mật tài liệu

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

* Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận được thực hiệntheo đúng quy định của Nhà nước của UBND Quận

- Theo quy định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ, nhânviên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chuyện mônkhác nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu

mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ cơ quan.

Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưutrữ cơ quan nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết côngviệc thị vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng say đó làm thủ tụccho mượn hồ sơ để dược giữ lại tài liệu

- Theo quy định của UBND Quận Nam Từ Liêm thì cán bộ Văn thư, Lưutrữ phải thu thập tài liệu ngay khi các đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấutức là cán bộ Văn thư, Lưu trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản gốc, những bản cóchữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắpxếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang giữ, nếy thiếu thì phải đến các phòng ban thuthập đầy đủ sau đó cuối năm lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan

* Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho lưu trữ

Kho lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm hiện có khoảng 1460 cặp,hộp tương đương khoảng 160mét giá bao gồm tài liệu của tất cả 13 phòng banthuộc Quận sản sinh ra trong quá trình hoạt động và của các cơ quan cấp trên và

cơ quan hữu quan gửi tới

* Thủ tục giao nhận tài liệu

Tại UBND Quận Nam Từ Liêm, thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiệnnghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước Khi các phòng, ban giao nộp tài liệuvào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ phải lập 2 bản: “Biên bản giao nhậntài liệu” có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản

2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

Phòng TN & MT Quận Nam Từ Liêm đã có cán bộ làm công tác Lưu trữnhưng tài liệu những năm trở về trước chỉ được xác định một cách chung chungtài liệu, không thường xuyên Cơ quan chưa thành lập được Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu, mà việc xác định giá trị tài liệu diễn ra dưới sự chỉ đạo của Chánhvăn phòng và dựa vào bảng thời hạn bảo quản do cơ quan xây dựng để cán bộ

Lưu trữ xác định giá trị tài liệu Do vậy, mà kết quả đạt được là chưa cao vàcông tác này vẫn còn nhiều tồn tại như: Tài liệu chưa được xác định một cách cụthể, không rõ ràng mà chỉ mang tính chất chung chung Và trong khi xác địnhgiá trị tài liệu có sự nhầm lẫn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị.

Ví dụ: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Thanh tra Quận

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

01 Tài liệu chỉ đạo về công tác thanh tra, kiểm tra

giải quyết khiếu nại tố cáo về đất đai

Vĩnh viễn

02 Hồ sơ thanh tra kiểm tra nội bộ quản lý đất đai Lâu dài

03 Chương trình, kế hoạch và báo cáo về công tác

thanh tra hàng năm của quận

Vĩnh viễn

04 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác thanh

tra 6 tháng, 9 tháng của quận

Tạm thời

05 Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác thanh tra, giải

quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

06 Hồ sơ các vụ thanh tra điển hình:

- Văn bản chỉ đạo;

- Đề cương thanh tra;

- Các biên bản làm việc trong quá trình thanh tra;

- Kết luận và kiến nghị xử lý chính thức về vụ

việc;

- Các tài liệu liên quan khác

Lâu dài

07 Sổ ghi biên bản các cuộc họp thanh tra của quận Lâu dài

08 Tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu chống gian

lận trong đất đai

Lâu dài

09 Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo:

- Đơn thư giải quyết khiếu nại, tố cáo;

để xác định một cách chính xác thì mấy năm trở về đây trong khi xác định giá trịtài liệu thì văn phòng UBND Quận đã tiến hành xác định giá trị tài liệu (Thànhlập Hội xác định giá trị tài liệu)

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

Chủ tịch Hội đồng: Phan Lan Tú ( chủ tịch UBND Quận NamTừ Liêm)

Ủy viên:

- Nguyễn Thị Sơn (Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường)

- Lê Văn Bình (Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo)

- Nguyễn Trường Sơn (Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch)

- Đỗ Thiện Đức (Trưởng phòng Lao động TB & XH)

- Trần Thanh Long (Trưởng phòng Nội vụ)

- Đỗ Anh Tuấn (Trưởng phòng Quản lý đô thị)

- Nguyễn Thị Bích Liên (Trưởng phòng Kinh tế)

- Lê Thị Phương Anh (cán bộ Lưu trữ)

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập từ năm 2014 đếnnay Thời gian hoạt động không nhiều lại là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDQuận Nam Từ Liêm, chính vì vậy số lượng tài liệu sản sinh không nhiều Tổng

số tài liệu của cơ quan hiện có khoảng 30m

Từ năm 2014 đến năm 2015, công tác chỉnh lý chưa được quan tâm vàtiến hành hàng năm, số lượng tài liệu tồn đọng, thậm chí bó trong bao tải chấtđống

Bộ phận lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm sắp xếp lịch vào kho lưutrữ Quận cho bộ phận lưu trữ các phòng, ban chuyên môn trực thuộc phối hợpchỉnh lý tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ của Phòng, ban, đơn vị nào tự sắp xếpthành hồ sơ hoàn chỉnh để trên cơ sở đó xây dựng công cụ tra tìm và xác địnhgiá trị tài liệu lưu trữ

Quy trình chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Công văn283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư & Lưu trữNhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

Phân loại tài liệu được thực hiện theo phương án “ Thời gian - Mặt hoạtđộng” Tài liệu trước hết được chia theo thời gian, sau đó phân theo mặt hoạtđộng phương án phân loại tài liệu cho phòng Tài nguyên và Môi trường đượcxây dựng theo phương án: “Thời gian - Mặt hoạt động” có thời gian từ năm

2014 đến 2015 bao gồm các bước:

Bước 1 Phân chia tài liệu về các nhóm theo mặt thời gian.

Năm 1014

Năm 2015

Bước 2 Phân chia tài liệu từ nhóm về các mặt hoạt động.

Năm 2014 - 2015 có các mặt hoạt động sau:

1 Vấn đề chung

2 Nhà ở

3 Quản lý đất đai

4 Môi trường

Bước 3 Phân chia tài liệu từ các mặt hoạt động thành các nhóm.

3.5 Giao đất, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất

3.6 Đăng kí đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

3.7 Thống kê, kiểm kê đất

3.8 Thanh tra xử lý vi phạm

3.9 Giải quyết tranh chấp khiếu nại về đất đai.

4 Môi trường

4.1 Vấn đề chung

4.2 Công tác quản lý và bảo vệ môi trường

Bước 4 Phân chia tài liệu từ các nhóm vừa thành nhóm nhỏ ( ra hồ sơ).

1.2.3 Đường bê tông – thoát nước

1.3 Thi đua khen thưởng

1.3.1 Vấn đề chung

1.3.2 Các phong trào thi đua

1.3.3 Hội nghị sơ kết, tổng kết, phát động phong trào thi đua

1.3.4 Các phong trào kỉ niệm

1.4.4 Hồ sơ miễn nhiệm, bổ nhiệm, chuyển nhiệm, điều động

1.4.5 Công tác đào tạo, bồi thường cán bộ Quận, phường