Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại trường đại học nội vụ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Trường Đại học Nội vụ Bộ Nội Vụ 3 1.1.1.1. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) 3 1.1.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) 7 1.1.1.3. Giai đoạn từ tháng 112011 (trường Đại học) 11 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Nhà trường 14 1.1.2.1. Sơ đồ 1: cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Bộ Nội Vụ 14 1.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: 15 1.1.3. Chức năng nhiệm vụ của nhà trường 16 1.1.4. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo. 18 1.1.5 Những thuận lợi khó khăn của Nhà trường 18 1.1.5.1 Thuận lợi 18 1.1.5.2 Khó khăn 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 20 2.1. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 20 2.1.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ 20 2.1.1.1. Vị trí và chức năng 20 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 22 2.1.1.4. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 22 2.1.2. Thực trạng công tác văn thư 29 2.1.2.1 Bố trí và sắp xếp phòng làm việc của tổ văn thư 29 2.1.2.2 Điều kiện làm việc của tổ văn thư 30 2.1.2.3. Nhiệm vụ cụ thể của tổ văn thư 31 2.4 Quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Bộ Nội Vụ 44 2.1.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường 45 2.1.2.6 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ 46 2.1.2.7 Sao lục và tiêu huỷ tài liệu 47 2.2. Đánh giá nhận xét về công tác văn thư tại Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ 47 2.2.1 Ưu điểm công tác văn thư 47 2.2.2 Nhược điểm công tác văn thư 48 2.2.3 Nguyên nhân ưu điểm của công tác văn thư 48 2.2.4 Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư 49 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 50 3.1. Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư 50 3.1.1. Điều kiện thực hiện các giải pháp 50 3.1.2. Điều kiện thực hiện các giải pháp 55 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội Vụ 1.1.1.1 Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) 1.1.1.2 Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) 1.1.1.3 Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) 12 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Nhà trường 14 1.1.2.1.Sơ đồ 1: cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội Vụ 14 1.1.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban: 15 1.1.3 Chức nhiệm vụ nhà trường 17 1.1.4 Thực trạng sở vật chất, trang thiết bị đào tạo 18 1.1.5 Những thuận lợi khó khăn Nhà trường 19 1.1.5.1 Thuận lợi 19 1.1.5.2 Khó khăn 20 CHƯƠNG 21 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 21 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực 2.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 21 2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ 21 2.1.1.1.Vị trí chức 21 2.1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn .21 2.1.1.2.1.Thực cơng tác hành 21 2.1.1.2.2.Thực công tác thông tin tổng hợp 23 2.1.1.2.3.Thừa lệnh hiệu trưởng kí văn giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý hiệu trưởng; 23 2.1.1.2.4.Thực nhiệm vụ khác hiệu trưởng giao 23 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức 23 2.1.1.4.Phân cơng nhiệm vụ vị trí cơng việc văn phịng 23 2.1.2 Thực trạng cơng tác văn thư 29 2.1.2.1 Bố trí xếp phịng làm việc tổ văn thư 29 2.1.2.2 Điều kiện làm việc tổ văn thư .30 2.1.2.3 Nhiệm vụ cụ thể tổ văn thư 30 2.1.2.3.1 Công tác quản lý giải văn đến 31 2.1.2.3.2 Quy trình xử lý văn đến Trường Đại học Nội vụ-Bộ Nội Vụ 32 2.1.2.3.3 Công tác chuyển văn Trường Đại học Nội vụ- Bộ Nội Vụ 38 2.1.3.2.4 Quy trình giải văn 39 2.4 Quản lý văn Trường Đại học Nội vụ- Bộ Nội Vụ .44 2.1.2.5 Quản lý sử dụng dấu Trường 45 2.1.2.6 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ 46 2.1.2.7 Sao lục tiêu huỷ tài liệu 47 2.2 Đánh giá nhận xét công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ .47 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực 2.2.1 Ưu điểm công tác văn thư 47 2.2.2 Nhược điểm công tác văn thư 48 2.2.3 Nguyên nhân ưu điểm công tác văn thư .48 2.2.4 Nguyên nhân nhược điểm công tác văn thư 49 CHƯƠNG 50 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 50 3.1.Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư 50 3.1.1 Điều kiện thực giải pháp .50 3.1.2.Điều kiện thực giải pháp 56 KẾT LUẬN .58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .59 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo em nhận quan tâm hướng dẫn nhiều cá nhân, tập thể trường Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn thực tập Phạm Phú Tứ Cô giáo, Th.S Lâm Thu Hằng – Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn giúp đỡ em suốt trình làm báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Ban giám đốc; Phòng Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi để giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Một lần em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc giúp đỡ Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2016 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Nội dung chữ viết tắt Ký hiệu chữ viết tắt 01 Trách nhiệm hữu hạn TNHH 02 Giá trị gia tăng GTGT 03 Bảo hiểm xã hội BHXH 04 Bảo hiểm y tế BHYT 05 Kinh phí cơng đồn KPCĐ 06 Sản xuất kinh doanh SXKD 07 Nhân công trực tiếp NCTT 08 Chi phí sản xuất chung CPSXC 09 Nhân viên bán hang NVBH 10 Nhân viên quản lý doanh nghiệp 11 Tài sản cố định TSCĐ 12 Việt Nam đồng VNĐ 13 Tiền gửi ngân hang 14 Tài khoản TK 15 Tiền mặt TM 16 Chuyển khoản CK 17 Mã số thuế MST 18 Phiếu kế toán PKT 19 Cán công nhân viên CBCNV 20 Bảng phân bổ khấu hao BPBKH 21 Bảng phân bổ tiền lương BPBTL Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B NVQLDN TGNH Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường đời bước ngoặt vô to lớn dấu mốc quan trọng kinh tế loài người Song song với hình thành phát triển hàng loạt quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế Cạnh tranh quy luật tất yếu kinh tế thị trường Trong thời nhân loại đẩy mạnh q trình quốc tế hố cạnh tranh trở nên gay gắt, khốc liệt Đặc biệt hiên mà Việt Nam gia nhập tổ chức kinh tế giới WTO nên có nhiều hội thách thức Tuy nhiên non yếu mặt kinh nghiệm khoa học công nghệ so với nước giới nên quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, phải trải qua nhiều khó khăn thử thách Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ đơn vị Bộ Nội Vụ giao nhiệm vụ đào tạo ngành nghề phục vụ cơng tác văn phịng Để trì phát triển bền vững, lâu dài điều bắt buộc Nhà trường phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực tiềm lực sẵn có đơn vị, biết tận dụng hội khách quan mang lại để tồn đứng vững thị trường Đối với quan, đơn vị văn phịng ln trợ thủ đắc lực, mặt quan, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất công việc Trường giúp Ban Giám Hiệu Nhà trường quản lý điều hành có hiệu phải thơng qua cơng tác văn phịng Trong cơng tác văn thư – lưu trữ tài liệu quan trọng Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, khởi nguồn đem đến thành công Nhà trường Tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ hoạt động Nhà trường phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu phòng ban, đơn vị Nhà trường Mặt khác sinh viên trường ĐH Nội vụ Hà Nội tham gia học tập, nghiên cứu trường năm tháng thực tập Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ, em quan tâm đến vấn đề văn thư – lưu trữ Đó nguồn cảm hứng động lực thúc em không ngừng học hỏi, tìm hiểu thời gian em thực tập trường Từ thực tế thu thập trình thực tập hướng dẫn nhiệt tình Thầy Phạm Phú Tứ Thạc Sỹ Lâm Thu Hằng, em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài : “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Trường Đại học Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực Nội vụ - Bộ Nội Vụ” Bài báo cáo thực tập em gồm chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Bài báo cáo thực tập em tập trung nghiên cứu lý luận chung công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Để thấy ưu điểm, nhược điểm công tác lưu trữ văn thư trường Từ đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ Phạm vi đối tượng nghiên cứu Bài báo cáo thực tập nghiên cứu công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo thực tập sử dụng phương pháp nghiên cứu sau - Phương pháp phân tích - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê - Phương pháp vật biện chứng Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Tên quan: Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội Vụ Trụ sở chính: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Điện Thoại: 0313 877987 – 0313 790218 – 0313 876250 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội Vụ 1.1.1.1 Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Về cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức máy Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng Hiệu phó; phịng, ban chức năng: Phịng Giáo vụ, Phịng Hành Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng bản; Tổ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân Những ngày đầu thành lập Trường có 12 người với máy gọn nhẹ Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ phía Nam) Quyết định 95/BT đời kết thúc giai đoạn đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở giai đoạn - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ Phân hiệu miền Nam Vì cấu tổ chức giai đoạn theo Quyết định số 261/BT ngày 07/11/1977 tổ chức máy Trường gồm: Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng 02 hiệu phó (1 phụ trách phía Nam, phụ trách phía Bắc) Các phịng ban: +Phân hiệu phía Nam gồm: Phân hiệu trưởng phân hiệu phó; Tổ Giáo vụ (gồm mơn giảng dạy nghiệp vụ, văn hố, khoa học bản); Tổ Hành chính, Tổ chức Quản trị; Tổ Xây dựng +Phòng Giáo vụ +Phịng Hành - Quản trị - Tổ chức +Ban xây dựng +Các tổ môn Năm 1990 thay đổi tên gọi từ phòng Giáo vụ thành Phòng Đào tạo Cùng với phát triển tổ chức máy, đội ngũ cán giáo viên nhân viên tăng cường, tính đến cuối năm 1991 Trường có 46 cán bộ, giáo viên, nhân viên 18 giáo viên Ngày 30/4/1992 Phân hiệu phía Nam nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ II nên giai đoạn cấu tổ chức Trường có thay đổi, ngày19/6/1993 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐ-LTNN tổ chức máy Trường, theo máy Trường gồm: + Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng; + Phịng Đào tạo; + Phịng Hành - Quản trị - Tổ chức; + Tổ Bộ môn Văn thư; + Tổ Bộ môn Lưu trữ; + Tổ Bộ môn Khoa học cơ sở Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công chức ngành đất nước Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực Tiếp theo việc định chuyển Trường Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường tạo điều kiện đa dạng hố loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Ngày 13/4/2001 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 33/QĐ-LTNN quy định cấu tổ chức Trường gồm: Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Các phịng chức năng: +Phịng Đào tạo +Phịng Hành Tổ chức +Phịng Quản trị Đời sống +Phịng Tài Kế tốn +Phịng Cơng tác học sinh Các khoa, tổ môn: +Khoa Văn thư +Khoa Lưu trữ +Khoa Hành văn phịng (thành lập sở tổ mơn Hành văn phịng) +Khoa khoa học +Tổ Thư ký văn phòng Cơ sở phục vụ đào tạo: +Trung tâm thực hành nghiệp vụ văn phòng Tháng 10/2004 tổ Thư ký văn phòng đổi tên thành Khoa Thư ký, Trung tâm thực hành nghiệp vụ văn phòng đổi tên thành Trung tâm Nghề Thực hành Ngày 25/4/2002 Trung Tâm Tin học thành lập theo Quyết định số 55/QĐ-LTNN Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi khơng làm ảnh hưởng đến trình Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực cho công tác lưu trữ Cán văn thư,, cán lưu trữ dựa vào tình hình tài liệu thu, phát Trường để lên kế hoạch định kỳ để thu thập hồ sơ vào lưu trữ Trường đầy đủ Dựa vào kê phận văn thư, cán lưu trữ xếp tài liệu vào cặp ghi ký hiệu hồ sơ, nội dung thời gian vào nhãn cặp lưu Và đưa lên giá theo thứ tự để tra tìm thuận tiện Hiện tình trạng khơng lập hồ sơ hành phổ biến tất quan, giai đoạn trước Trường có tình trạng vậy, thời gian gần Trường thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ hành Nhìn chung Trường tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng phục vụ lãnh đạo, huy hoạt động nghiên cứu quản lý Vì cấp lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện 2.1.2.7 Sao lục tiêu huỷ tài liệu Sao lục giấy tờ tài liệu nhiệm vụ thiếu công tác văn thư mà cán văn thư phải thực Mỗi tiếp nhận văn đến gửi văn tuỳ theo yêu cầu lãnh đạo mà văn thư tiến hành lục y với số lượng khác Trường đơn vị trực thuộc Bộ Nội Vụ việc chụp tài liệu phải đồng ý cho phép lãnh đạo cấp Để quản lý tài liệu tốt Nhà Trường tiến hành tiêu huỷ tài liệu hết giá trị khơng cịn hiệu lực mặt pháp lý Trước tiêu huỷ tài liệu Ban Giám Hiệu Trường lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu thường gồm từ đến người giám sát việc tiêu huỷ tài liệu để đảm bảo tính khách quan, xác 2.2 Đánh giá nhận xét công tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ 2.2.1 Ưu điểm công tác văn thư Công tác văn thư – lưu trữ đầu mối thông tin thiếu hoạt động Nhà trường Chính mà công tác văn thư – lưu trữ Nhà trường thời gian qua không ngừng cải thiện Vì việc giải cơng văn giấy tờ Nhà trường nhanh chóng, xác, hiệu theo quy định Nhà trường Hiện tổ văn thư – lưu trữ biên chế 02 cán chun trách có trình độ Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 47 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực trung cấp văn thư – lưu trữ, có nhân viên có thâm niên gắn bó trường với cơng việc gần 20 năm Do mà họ có kinh nghiệm việc xử lý, giải công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ Nhà trường Sổ sách nghiệp vụ Nhà trường tổ chức theo quy định Bộ Nội Vụ, công văn đi, đến đăng ký, chuyển giao kịp thời địa Công văn ban hành thẩm quyền, bảo đảm thể thức Cơng văn có độ mật quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế Cán văn thư thực quy trình soạn thảo văn trước trình Hiệu trưởng ký duyệt Các văn in kịp thời cho lãnh đạo cấp Về cơng tác lưu trữ Nhà trường nhìn chung làm tốt Tài liệu thu thập, chỉnh lý phân loại hồn chỉnh bảo quản hịm tôn, giá sắt tổ chức sử dụng, đáp ứng nhu cầu thiết thực cán đơn vị Kho tài liệu thường xuyên tổng vệ sinh, máy điều hồ, máy hút bụi, thơng gió bảo vệ an tồn tuổi thọ tài liệu 2.2.2 Nhược điểm cơng tác văn thư Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư – lưu trữ trường gặp khơng khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ Ban giám hiệu Nhà trường để bước hồn thiện cơng tác này: Việc soạn thảo ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định Việc in đôi lúc cịn tuỳ tiện, cơng tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ quan cán văn thư thực chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế phòng ban tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý Hơn cán quan chưa thấy rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên việc giao nộp tài liệu chưa đầy đủ thường xuyên Việc thu thập tài liệu từ cán chưa triệt để nên chỉnh lý, lập hồ sơ lưu trữ cịn thiếu đồng Vì cán lưu trữ phải thường xuyên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, phục vụ tốt cho nhu cầu tra cứu sử dụng tài liệu Hơn công cụ tra cứu chủ yếu tìm mục lục hồ sơ phương pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm tài liệu 2.2.3 Nguyên nhân ưu điểm công tác văn thư Do quan tâm thường xuyên Đảng uỷ Ban giám hiệu Nhà trường Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 48 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực đến công tác văn thư – lưu trữ Quán triệt kịp thời văn bản, thị cấp nhà trường có quy định hướng dẫn kịp thời cụ thể đối vói phịng ban Cụ thể phận văn thư trang bị hệ thống thông tin liên lạc với môi trường bên ngồi cải thiện đại hố hệ thống máy điện thoại, máy fax.Chính mà việc giải văn nhanh chóng kịp thời ngay.Bên cạnh Nhà trường tạo điều kiện cán văn thư bồi dưỡng nâng cao trình độ học tập nghiệp vụ văn thư Có thành tích hơm cố gắng không ngừng cán văn thư lưu trữ Nhà trường 2.2.4 Nguyên nhân nhược điểm công tác văn thư Cơng tác văn thư – lưu trữ cịn bị xem nhẹ chưa quan tâm nhiều đặc biệt cán văn thư – lưu trữ phải làm việc vất vả có cịn làm việc ngồi hành có cơng văn khẩn, so với đồng lương CBCNV trường lương họ thấp Họ cần quan tâm đầu tư thích đáng để đáp ứng tốt yêu cầu công việc Mặt khác Nhà trường đơn vị Nhà nước nên CBCNV làm việc thụ động, sáng tạo chưa mạnh dạn, cịn làm việc hồn tồn theo cách thủ cơng Qua q trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu công tác quản lý điều hành hoạt động nhà trường Công tác văn thư tổ chức theo hình thức tập trung, bố trí phịng riêng, có cán văn thư chun trách trình độ trung cấp lãnh đạo trưởng ban hành Tồn cơng văn đến đăng kývào sổ công văn đi, sổ cơng văn đến Phịng văn thư trang bị đầy đủ thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 49 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội Vụ nơi đào tạo cán hành chất lượng cao Hà Nội nói riêng Miền bắc nói chung.Trường bám sát mục tiêu đối tượng, thực động đa dạng hoá ngành nghề Chú trọng quy mô cấp độ đào tạo, liên kết đào tạo phù hợp với nhu cầu học nghề đối tượng Nhà trường ngày khẳng định vị xã hội Để tiếp tục củng cố, phát huy xây dựng niềm tin Nhà trường không ngừng đẩy mạnh công tác tư vấn thu hút học sinh nhiều hình thức Mặt khác Nhà trường cịn tích cực nâng cao chất lượng đào tạo, xây dựng sơ vật chất đáp ứng nhu cầu thực hành học viên…thường xuyên đào tạo đội ngũ giảng viên, cơng nhân viên, tích cực chăm lo tới cơng tác văn phịng Nhà trường đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, bước khởi đầu trình xử lý thơng tin Tất cơng văn giấy tờ dù đến nguồn hình thức thơng tin q giá quan, đơn vị Theo quy định chung cơng văn giấy tờ đến nhà trường hay từ nhà trường gửi thiết phải qua phận văn thư để đăng ký Công tác văn thư xác cơng tác lưu trữ thuận tiện nhiêu Công tác văn thư giúp người quản lý xử lý thông tin cách xác khoa học hiệu Điều khẳng định cần thiết công tác văn thư – lưu trữ hoạt động Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu nhiệm giao việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư – lưu trữ vô cấp bách cần thiết Công việc phải triển khai thời gian sớm nhằm phục vụ có hiệu công tác quản lý 3.1 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư 3.1.1 Điều kiện thực giải pháp Là sinh viên thực tập Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ em thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực đào tạo đa dạng ngành nghề việc Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 50 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư vấn đề cấp thiết Sau vài kiến nghị em để tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Giải pháp 1: Tuyển dụng thêm nhân cho phận văn thư Hiện phận văn thư – lưu trữ Nhà trường có cán đảm nhiệm công tác Họ người trải qua nhiều năm công tác Nhà trường nên đúc rút nhiều kinh nghiệm mà việc giải cơng văn, giấy tờ Trường nhanh chóng đem lại hiệu cao .Mặc dù cán văn thư Trường tham gia dự khoá học đào tạo trung cấp văn thư – lưu trữ xã hội ngày thay đổi, hoạt động công tác văn thư Nhà nước thay đổi theo Hiên cán văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ lại tuổi cao, ngại thay đổi, ngại cập nhật kiến thức chun mơn nghiệp vụ Vì số hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cịn thủ cơng, khơng nhanh nhạy, khơng linh hoạt, gây trở ngại đến hoạt động Nhà trường Bên cạnh có cán văn thư – lưu trữ nghỉ hưu Vì quy mơ Nhà trường rộng, khơng tập trung nên có nhiều lúc công việc bị ùn tắc Để đảm bảo hoạt động văn thư – lưu trữ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác văn thư trường cần phải tuyển thêm cán trẻ có lực, có trình độ chun mơn văn thư –lưu trữ Như công việc văn thư – lưu trữ hàng ngày không bị ùn tắc, mặt khác Trường bổ sung cán trẻ người kế cận cho lớp cán tuổi cao, chắn công tác văn thư – lưu trữ trường hoạt động có suất chất lượng cao Giải pháp 2: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán nhân viên văn thư Nhà trường Con người nguồn tài ngun vơ giá, nhân tố quan trọng định tồn quan, đơn vị Chỉ đơn vị biết cách khai thác sử dụng cách có hiệu thể lực trí tuệ người thành cơng lĩnh vực Vì tất hoạt động Trường thiếu đơi bàn tay trí óc người Trong công tác văn thư – lưu trữ quan tâm giúp đỡ Ban Giám Hiệu mặt điều kiện làm việc, thường xun tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chun môn nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ điều tất yếu Để góp phần hồn thành hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 51 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực cán văn thư phải trang bị số kiến thức, kỹ sau: Soạn thảo văn cơng việc mà nhân viên văn thư phải đảm nhận Khác với số quan khác, nhân viên văn thư trường phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất văn trường Nhưng đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn mà nhà trường ban hành tương đối nhiều nên văn thuộc phạm vi phịng tự phịng phải soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo văn Ban Giám Hiệu phịng hành – hậu cần Tuy cán văn thư trường soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng đòi hòi cao nội dung kỹ thuật trình bày văn Bởi văn soạn thảo định quan trọng gửi quan bên lấy danh nghĩa Ban Giám Hiệu trường Vì mà cán văn thư tuyệt đối khơng để xảy sai sót làm ảnh hưởng đến lợi ích quan nói chung uy tín lãnh đạo nói riêng Đặc biệt tờ trình, đơn đề nghị thực kế hoạch Ban Giám Hiệu Nhà trường gửi lên cấp soạn thảo nhân viên phải ý đến thể thức văn bản, lời lẽ trình bày văn phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, đọng, xúc tích mang tính thuyết phục cao tạo thiện cảm cá nhân, quan cấp nhận văn Qua thời gian thực tập tìm hiểu phịng văn thư Trường em nhận thấy trình độ chun mơn cán văn thư – lưu trữ đào tạo chưa cao, soạn thảo văn họ phải sửa lại nhiều lần, cách hành văn chưa đạt yêu cầu Để thực tốt yêu cầu nhà trường cần tạo điều kiện vật chất thời gian nhân viên văn thư học lớp đào tạo ngắn hạn (từ tháng đến năm), để nâng cao kiến thức kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trường cao đẳng văn thư - lưu trữ cần thiết Ngoài để thích ứng theo kịp tốc độ phát triển ngày cao kinh tế thị trường cán văn thư phải trang bị cho kiến thức tin học ngoại ngữ Được quan tâm Ban Giám Hiệu Nhà trường trang bị đầu tư thiết bị khoa học để đại hố cơng tác văn thư đẩy nhanh tốc độ công việc nhân viên văn thư, công việc văn thư giải cách nhanh chóng nhẹ nhàng nhiều Thay phải giải cơng việc theo phương pháp thủ công tốn thời gian mà không hiệu quả, việc sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác phần Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 52 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực mềm giúp cán văn thư tra tìm tài liệu nhanh chóng hiệu nhiều, đồng thời giúp họ thêm tự tin lạc quan cơng việc Do cán văn thư Trường cần phải cố gắng tự trau dồi kiến thức tin học cho nhiều nữa, để theo kịp với tiến trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật Thế Giới thay đổi ngày, Đặc biệt việc nối mạng internet Nhà trường giúp cán văn thư –lưu trữ có điều kiện hiểu biết thêm phát triển mạng lưới truyền tin toàn cầu Bên cạnh kiến thức tin học ngoại ngữ phương tiện vô quan trọng giúp Nhà trường tiến tới thành công Tất giao dịch mang lại hiệu người hiểu biết ngơn ngữ nhau, từ biết đối tượng giao tiếp Tuy công tác văn thư phải giao tiếp trực tiếp với khách hàng nghiệp vụ Nhà trường giới thiệu, giải việc làm cho học sinh, đội xuất ngũ lao động nước nên phải thường xuyên sử dụng văn bản, giấy tờ tiếng nước chủ yếu dịch sang tiếng anh Với phương châm Nhà trường ln ln nỗ lực đào tạo bậc thợ lành nghề, giải tốt việc làm cho người lao động Muốn làm tốt điều Nhà trường phải làm tốt tất khâu trước tiên khâu quản lý đào tạo người lao động Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán nhân viên tồn khối văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng tất yếu Trình độ ngoại ngữ cán văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ cịn yếu Họ người ngồi 40 tuổi học sử dụng giao tiếp ngoại ngữ để tình trạng diễn ảnh hưởng chất lượng hiệu công việc Theo em để bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ khối văn phịng Nhà Trường nói chung nhân viên văn thư – lưu trữ nói riêng Ban Giám Hiệu Nhà trường nên tổ chức lớp học thêm buổi tối vào thứ bảy, chủ nhật hàng tuần để hoàn chỉnh kiến thức ngoại ngữ cho đội ngũ cán nhân viên nhà trường Mặt khác cán văn thư - lưu trữ phải rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để tự hoàn thiện thân Giải pháp 3: Bố trí xếp, tổ chức khoa học phịng văn thư – lưu trữ Chỗ làm việc giới riêng cán văn phịng nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 53 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực cách thuận tiện, hiệu Để đáp ứng yêu cầu giải cơng việc liên hồn, đảm bảo tính dây chuyền khoa học Chính việc bố trí xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo: Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải công việc cách nhanh chóng, xác Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp yếu tố làm giảm hứng thú làm việc nhân viên Nếu giấy tờ để nhiều bàn văn thư gặp khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Để khắc phục tình trạng văn thư cần ý vấn đề sau: - Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan cần thiết - Những hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ sau làm xong phải chuyển - Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải để tủ, kệ, giá - Đối với giấy tờ chưa giải xong xếp gọn vào chỗ để buổi sau tiếp tục làm Như việc xếp gọn gàng tạo tâm lý thoải mái làm việc nhân viên sáng tạo, phát huy hết lực mình, hiệu cơng việc ngày nâng cao Bên cạnh Nhà trường tổ chức xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc xếp, sử dụng tài liệu quan trọng khơng phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu mà thể tác phong làm việc khoa học cán văn thư – lưu trữ Nhà trường Hiện tài liệu Nhà trường bảo quản kho lưu trữ với diện tích 40m2 Vì quy mơ hoạt động Nhà trường rộng nên năm có nhiều tài liệu bảo quản nên với diện tích kho lưu trư bảo quản tốt tài liệu Do Nhà trường cần xây dựng kho lưu trữ có diện tích lớn để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt phục vụ tốt cho nhu cầu tra cứu độc giả Xây dựng phòng đọc phải đặt nơi yên tĩnh, đảm bảo đủ ánh sáng thích hợp cho người tra cứu làm việc Phịng đọc phải có điều hồ, có giá đựng tài liệu, có mục lục hồ sơ hay thẻ tra tìm tài liệu Giải pháp 4: Mẫu hoá sổ theo quy định Nhà nước Trong công tác văn thư nhà trường tồn nhiều bất cập Do q trình xử lý cơng việc nhân viên văn thư cịn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan.Cán văn thư Nhà trường trình bày ghi chép sổ công văn đến, công văn theo Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 54 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực quy định mà Bộ Nội Vụ phát hàng năm việc ghi chép chưa đầy đủ, bỏ nhiều cột Nhiều lúc cơng văn đến, cơng văn nhân viên văn thư cịn chưa đăng ký mà để đến hôm sau làm gộp thể Vậy việc mẫu hoá sổ theo quy định Nhà nước cần thiết Làm theo quy định chung nhà nước Bộ Nội Vụ thuận lợi cho việc kiểm tra ban ngành tạo thống việc quản lý công văn giấy tờ công tác văn thư Bên cạnh việc ghi chép mẫu sổ theo quy định thông thường tiến hành lập mẫu sổ máy, để đưa vào lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ Đây thiết bị có nhiều tính hữu ích phục vụ có hiệu cơng tác văn thư – lưu trữ, với việc phơng có sẵn việc nhập thông tin văn thuận tiện nhanh chóng Nói tóm lại mẫu hố sổ theo quy định nhà nước nâng cao hiệu công việc, làm cho cán văn thư chủ động trình làm việc Giải pháp 5: Trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị công tác văn thư Trang thiết bị máy móc yếu tố quan trọng định thành công công việc Bởi người dù cố gắng đến đâu khơng thể hồn thành cơng việc cách tốt nhất, khơng có trang thiết bị phụ trợ công tác văn thư việc giải tra tìm thơng tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ gặp khó khăn Mặc dù thời gian vừa qua phịng văn thư Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm, hầu hết trang thiết bị phụ trợ tổ văn thư cũ công suất làm việc chúng thấp máy vi tính nhà trường dùng năm… gây ảnh hưởng đến công việc văn thư giảm hiệu công việc, không số trang thiết bị khác hỏng.Theo em Nhà trường nên bổ sung thay trang thiết bị phụ trợ cho phận văn thư – lưu trữ Đây việc cần thiết để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ STT Các thiết bị bổ sung Tủ đựng tài liệu Máy điều hoà STT Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B Các thiết bị thay 55 số lượng cái số lượng Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực Máy tính Hệ thống đèn diện 3.1.2 Điều kiện thực giải pháp Công tác văn thư lưu trữ cơng tác có vị trí ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt đọng quan đơn vị nói chung Nhà trường nói riêng Thực tốt cơng tác văn thư – lưu trữ phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý, đạo mà cịn giúp cho việc bảo quản khai thác tối ưu nguồn thông tin q giá hình thành q khứ Do xuất phát từ tình hình thực tiễn cơng tác văn thư Nhà trường việc nâng cao hiệu chất lượng cho công tác cần thiết Nhưng để thực tốt giải pháp địi hỏi phải có giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía Sự nỗ lực cố gắng cán nhân viên văn thư – lưu trữ Mọi giải pháp dù có tính khả thi đến đâu khơng có nỗ lực ý chí phấn đấu cán nhân viên không mang lại hiệu mong muốn Các cán văn thư – lưu trữ Trường không ngừng học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ cơng việc ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Với khả kiến thức sẵn có, kinh nghiệm thân cộng với nỗ lực yêu nghề với cơng việc làm chắn cán văn thư Nhà trường trau dồi kiến thức chuyên mơn, nghiệp vụ để hồn thành tốt cơng việc giao Đây điều kiện thuận lợi để thực tốt giải pháp đạt hiệu cao Sự quan tâm, đạo giúp đỡ Ban Giám Hiệu Nhà trường Sự động viên khích lệ Ban Giám Hiệu nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh khuyến khích khả sáng tạo củacán tổ văn thư – lưu trữ Một yếu tố đem lại thành công cho Trường cách quản lý nhân lực nhà quản lý Bên cạnh việc chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy lực Ban lãnh đạo Nhà trường cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên, tạo khơng khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm trạng nặng nề, sợ sệt trước lãnh đạo Sự quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo Nhà trường làm cho họ cảm thấy quan tâm họ ngày Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 56 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực nỗ lực tận tụy với cơng việc mình, để xứng đáng vơi tín nhiệm Ban lãnh đạo, họ làm việc hăng say hơn, nhiệt tình với tình thần trách nhiệm cao sẵn sàng hồn thành cơng việc mà ban lãnh đạo giao phó dù khó khăn vất vả Sự quan tâm giúp đỡ ban ngành Nhà nước Sự quan tâm giúp đỡ ban ngành Nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư – lưu trữ động lực thúc đẩy cố gắng phấn đấu CBCNV Trong q trình tiến hành cơng việc, Nhà nước cần có văn hướng dẫn cụ thể tuyên truyền rộng rãi thay đổi sách, điều lệ hoạt động văn thư – lưu trữ Mặt khác cần thường xuyên cử nhân viên hướng dẫn việc thực cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu, tổ chức quản lý khoa học, an toàn công văn, giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công tác quản lý hành Nhà nước nghiệp vụ cơng tác văn phịng, văn thư – lưu trữ nước Cơng tác có ý nghĩa lớn việc tự nâng cao trình độ xây dựng hệ thống, chế độ làm việc khoa học công tác văn thư – lưu trữ Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 57 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ chiếm vị trí quan trọng cơng tác quản lý điều hành hoạt động Nhà trường Công tác văn thư lưu trữ thực tốt giúp cho Ban Giám Hiệu Nhà trường định cách nhanh chóng, xác, kịp thời, tránh tình trạng hiểu sai làm gây lãng phí cơng sức tài sản Nhà trường Để đảm bảo tính trung thực xác kịp thời cơng văn, giấy tờ ban lãnh đạo Nhà trường cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao trang thiết bị đại cho công tác văn thư – lưu trữ Mặt khác cán văn thư – lưu trữ phải tự trao dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Từ kiến thức thực tế rút thời gian thực tập tổ văn thư Nhà trường giúp em có điều kiện để áp dụng kiến thưc học qua sách vở, bổ sung kiến thức học trường Trên sở thực tiễn lý luận với hướng dẫn tận tình Thạc sỹ Lâm Thu Hằng em xin mạnh dạn đưa số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng ngày hồn thiện cơng tác văn thư Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ Mặc dù có nhiều cố gắng xong báo cáo thực tập em khơng tránh khỏi sai sót Em mong đồng tình bảo thầy cô, cô, bác làm việc khối văn phòng Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ để báo cáo thực tập em hoàn thiện Cuối cho em xin trân thành cảm ơn Thạc sỹ Lâm Thu Hằng cô, bác Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Bộ Nội Vụ giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 58 Lớp: Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tập Báo cáo thực DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị Văn phịng – PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, PGS.TS Từ Quang Phương -NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 2015 Giáo trình Quản lý Văn thư Lưu trữ – GS.TS Nguyễn Kế Tuấn - NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 2015 Trường ĐH Nội vụ: “Niêm giám thống kê 2014” Báo cáo Trường ĐH Nội vụ giai đoạn 2011 – 2015 Nghị Ban Chấp Hành Đảng Bộ phát triển nhà trường giai đoạn 2016 – 2020 Website www.thongtinthuongmai.vn www.thanhhoa.gov.vn www.khucongnghiep.com.vn www.mpi.gov.vn www.gov.vn www.vneconomy.com.vn www.tienphong.vn www.tiasang.com.vn Sinh viên: Vũ Thị Thùy Dương QTVPK1B 59 Lớp: