Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội

Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu tồn cầu hố kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình CNH, HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Qua chuyến thực tập Trường ĐHBK Hà Nội giúp em có kiến thức thực tế nhìn cơng tác văn phịng Qua tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác văn phịng Trường ĐHBK Hà Nội, em Đinh Thị Hoài MSSV: 504403024 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề Đây kiểu đề tài mà từ trước tới có nhiều cơng trình nghiên cứu Song Trường ĐHBK Hà Nội với hoạt động mang tính chất đặc thù chưa có đề cập đến Do em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải vấn đề em muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ quan khác nói chung Hiện cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phòng ĐHBK Hà Nội tồn điểm bất cập, bất cập vừa ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại Nghiên cứu công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giá nhiệt tình giúp đỡ động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, tồn thể phịng Hành – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội nhiệt tình dẫn tạo điều kiện thuận lợi suốt thời gian thời gian em thực tập Trường Em xin chân thành cảm ơn 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội dung nghiên cứu đề tài lời mở đầu kết luận báo cáo trình bày theo chương sau: Chương I: Một số lý luận công tác Văn thư – lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Chương III: số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Do tính chất đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn đề tài này, ngồi việc quan sát thực tế q trình hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội, mặt hoạt động văn phòng Trường, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận số liệu - Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội Từ đem so sánh lý luận học với thực tiễn đưa số đề xuất với hy vọng tài liệu tham khảo Trường ĐHBK Hà Nội 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thơng thì: đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng tồn hoạt động thơng tin kinh tế, trị xã hội, hành chính, mơi trường v.v… Theo phương án sử dụng khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động đơn vị Cịn đầu cơng tác văn phịng hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Tồn hoạt động góp phần hồn thiện bước công tác tổ chức điều hành đơn vị, giúp lãnh đạo định xác có hiệu cao cho đơn vị Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng Văn phòng thực thể tồn khách quan tồn thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà tồn Hay nói cách khác văn phịng có lý tồn độc lập tương đối tổ chức, đơn vị khác phương diện tự nhiên phương diện xã hội Theo khái niệm văn phòng văn phịng có chức sau Chức tham mưu Chức tổng hợp Chức hậu cần 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2 Nhiệm vụ công tác văn phòng a Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị b Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin d Trợ giúp văn e Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan, đơn vị f Củng cố tổ chức máy văn phòng g Duy trì hoạt động thường nhật văn phịng h áp dụng tiến khoa học – kỹ thuật để ln đổi hồn thiện nghiệp vụ văn phịng tồn hoạt động tổ chức II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư a Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn đến - Tổ chức giải quản lý văn 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Tổ chức quản lý văn mật quan - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu * Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắ “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống u cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật Văn đến quan, đơn vị phải qua văn phịng trưởng phịng hnàh xem xét trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ chuyển giao văn đến Bước 5: Giải theo dõi việc giải văn đến Văn vào sổ theo mẫu sau Số văn Ngày Nơi gửi Số, Ngày, trích văn VB ký tháng hiệu VB đến đến …… …… ……… …… Ký Ghi yếu nội hồ sơ nhận nhận văn VB 10 …… ……… …… ……… …… … Nơi dung VB Lưu … … Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mẫu chuyển văn đến Số, ký hiệu Ngày chuyển Số lượng bì văn Nơi nhận (người Ký nhận văn văn bản nhận) đóng dấu ……… ………… ………… ………… ……… * Tổ chức quản lý giải văn đi: Tất văn giấy tờ, tài liệu quan đơn vị gửi chung “văn đi” Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, đơn vị để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Ký đóng dấu văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải văn Bước 6: Sắp xếp lưu văn Mẫu sổ chuyển văn qua bưu điện đến quan Số ký hiệu Số lượng bì Nơi nhận văn Ký nhận đóng văn văn bản dấu văn ………… ……… Ngày tháng 7 ……… Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mẫu sổ chuyển văn nội Ngày tháng Số ký hiệu Số lượng Người nhận Ghi văn văn hoặc đơn vị (phiếugửi, bì văn nhận chuyển) ………… ………… ………… …………… ………… * Tổ chức quản lý giải văn mật quan Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có thủ trưởng quan người uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ “mật” Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường * Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, phân loại theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi mở hồ sơ + Căn vào đặc trưng văn tài liệu để chia thành hồ sơ: Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư + Sắp xếp tài liệu hồ sơ + Biên mục hồ sơ + Đóng * Tổ chức sử dụng dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ dấu phải tự tay đóng vào văn bản, khơng cho mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngắn Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người việc cụ thể Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái phía trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu Việc sử dụng loại dấu quan Trong quan thường có loại dấu: Dấu quốc huy dấu ghi chữ văn phòng 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hai loại dấu đóng sau: - Đối với văn thuộc quyền hạn thủ trưởng thủ trưởng cấp phó ký thay người quyền ký thừa lệnh thủ trưởng đóng dấu quốc huy - Những văn thuộc nhiệm vụ văn phòng lấy danh nghĩa văn phịng để làm văn đóng dấu văn phịng Dấu ghi “mật” “khẩn” phải đóng dấu với loại văn phải thủ trưởng quan, người uỷ quyền định Dấu “mật” phải đóng vào trước ký thức Ngồi cịn sử dụng dấu đề chữ khẩn cấp “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với loại văn Các quan cịn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn vào đóng dấu theo Nhà nước quy định việc quản lý loại dấu Của quan ghi Nghị định 56 HĐCP - Người giữ dấu lý mà vắng mặt phải bàn giao dấu cho người khác thủ trưởng quan định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho dấu vào hịm, tủ khố chắn Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng năm 1993 Chính Phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu sau: “ Con dấu sử dụng quan, đơn vi kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang số chức danh (gọi tắt quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân phải quản lý thống theo quy định Nghị Định Chính Phủ” Đồng thời Chính phủ quy định người đứng đầu quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu, quan tổ chức dùng dấu loại giống nhau, dấu đựợc đóng lên văn giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không tuỳ tiện mang dấu theo người Con dấu quan tổ chức phải lại cho người có trách 10 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phòng ngừa, phòng hỏng phục chế tài liệu lưu trữ Tạo điều kiện tốt kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Bảo đảm giữ gìn trạng thái lý hố tài liệu lưu trữ Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xun, lập phơng thay tài liệu có giá trị đặc biệt CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI Về cấu tổ chức: Văn phòng trường ĐHBK Hà Nội có cấu tổ chức văn phịng chức Từng chức nghiệp vụ tách riêng quan phòng ban đảm nhận Cán nhân viên người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Tuy nhiên với kiểu cấu có nhược điểm vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ Người thừa hành nhận hành động lúc nhiều mệnh lệnh Đặc biệt mệnh lệnh đưa bị mâu thuẫn chồng chéo lên Về chức nhiệm vụ: Là đơn vị hành nghiệp nên văn phịng khác với văn phòng đơn vị doanh nghiệp khác chức nhiệm vụ Chức chủ yếu văn phòng Trường ĐHBKHN tổng hợp hậu cần; thực 43 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp nghiệp vụ chuyên môn như: Công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin công tác hậu cần Về việc bố trí văn phịng: Gồm việc bố trí phịng Trưởng phịng phịng cho phận chức Phòng làm việc trang bị phương tiện máy móc như: máy photocoppy, máy fax, điện thoại, máy in…và đặt vị trí cách biệt với phòng làm việc khác để tránh tiếng ồn sử dụng phương tiện Về công tác thông tin: Một số hạn chế công tác thơng tin văn phịng Trường ĐHBKHN - Khơng chủ động tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên nắm bắt thông tin nên lãnh đạo cần đến bối rối lúng túng - Chưa thực tốt nguyên tắc thông tin - Tài liệu thơng tin đơi chưa đảm bảo tính xác, khơng phản ánh trung thực tình hình thực tế - Chưa có quy chế chặt chẽ chế độ báo cáo, đội ngũ cán làm công tác thông tin thiếu kỹ nghề nghiệp để khai thác sử dụng phương tiện kỹ thuật phuc vụ công tác thông tin Biện pháp : Tăng cường kiểm tra đôn đốc hoạt động thông tin sở, cấp thường xuyên hay đột xuất; lập chế độ báo cáo; đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên nghiệp vụ như: Thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin, kỹ soạn thảo thông tin, nghiệp vụ sử dụng phương tiện làm việc; trang bị phương tiện đại cho việc cung cấp xử lý thông tin Về công tác hậu cần: 44 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp ĐHBKHN đơn vị lớn có nhiều phịng ban khác để thực nhiệm vụ khác mảng lĩnh vự khác cơng tác hậu cần thường phịng Quản trị phòng Kế hoạch – Tài vụ đảm nhận nên phịng Hành – Tổng hợp thực số chuyên môn định công tác hậu cần + Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán nhân viên làm cơng tác hậu cần cịn chưa liệt kê lên kế hoạch để giải công việc, giải việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; Chưa thích ứng nhạy cảm với để hoạch định đầu tư mua sắm mẫu mã cho thích hợp với thời đại; không sáng tạo + Về việc bố trí nơi làm việc cho cán nhân viên chưa phải hướng cải cách hành chính, phải đại hố nội dung hình thức, trang thiết bị văn phòng Trong tương lai ĐHBK Hà Nội cần phải đầu tư mua sắm thêm thiết bị văn phịng phục vụ cho cơng tác tổng hợp thơng tin văn thư - lưu trữ để cung cấp kịp thời, xác nguồn thơng tin phục vụ tốt cho q trình quản lý II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VAN PHỊNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI Ưu điểm Nhìn chung cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phịng trường ĐHBK Hà nội thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, ban chuyên môn thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ văn phịng có xu hướng vào nề nếp Cán văn thư lưu trữ văn phịng nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ Thực chủ trương rà soát văn ban hành có tác dụng tích cực giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn 45 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hết hiệu lực, văn cần sử đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hố văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phịng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ Trong trình hoạt động Trường ĐHBK Hà nội chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc Sau Bộ GD&ĐT ban hành Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT quy định chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHBK Hà nội định thức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị Các đơn vị trực thuộc ĐHBK Hà nội xây dựng quy chế hoạt động nội quy riêng cho Những quy chế làm việc nhìn chung tương đối khoa học, chi tiết đến công việc, chức danh Những quy định phù hợp với quy định hành quản lý hành Nhà nước Như việc quản lý Trường có pháp luật cụ thể Tồn Tuy đạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý văn giấy tờ đến cịn tồn nhược điểm Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót q trình ban hành Tình trạng văn sai thể thức cịn nhiều, sai quy cách văn Nội dung văn khơng rõ ràng Việc quản lý văn cịn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực tốt, văn cịn nằm rải 46 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp rác phòng ban chức Khi cần tra tìm khơng có nhiều thời gian Việc bố trí văn phịng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với phòng ban chức khác cách linh động để giúp cập nhật thông tin tối đa hỗ trợ hoạt động để đạt kết tốt Công tác nộp hồ sơ phòng chưa tiến hành cách triệt để thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi văn bản, tài liệu giải xong phịng khơng tiến hành tiến nộp vào lưu trữ quan Đây vấn đề tồn lớn ngành lưu trữ nói chung trường ĐHBK Hà nội nói riêng Phương hướng Nhà trường tiếp tục phát huy ưu điểm có tìm biện pháp để khắc phục mặt hạn chế cơng tác văn phịng Một số gải pháp để nâng cao hiệu hoạt động Văn thư – lưu trữ Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng cơng cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trị cơng tác Văn thư – lưu trữ hoạt động quản lý Nhà trường Để hướng tới xây dựng ĐHBK Hà nội trở thành trường đại học có tên tuổi lớn khơng nước mà giới, đại theo kịp chủ chương sách cuả Đảng Nhà nước ta Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn Trên sở nhận thấy số vấn đề tồn em xin đưa số giải pháp sau: - Do ảnh hưởng chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén 47 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp công việc không nắm bắt thơng tin cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng Nhà trường nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cơng việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thương xuyên cử cán Văn thư – lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh nhất, - Để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Hiện đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phịng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan cịn có nhiều trước loại hình tài liệu cơng nghệ khác Ngay với cán có chun mơn trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thơng tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính cơng cụ làm hỗ trợ đắc lực công việc Chúng ta khơng thể phủ nhận vai trị tin học hoạt động quản lý Việc áp dụng vào cơng tác văn thư – lưu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng 48 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tự đơn giản thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ lớn Trong việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trường ĐHBK Hà Nội phục vụ cho công cải cách hành chính, thiết nghĩ cần quan tâm đầu tư thích đáng để cơng tác thực phát huy vai trị Nếu việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo yêu cầu đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ trở thành tiền đề cho cơng tác quản lý hoạt động chung tồn Trường - Ngồi để làm tốt cơng tác văn thư – lưu trữ đề nghị văn phòng Trường ĐHBK Hà nội có sách khác : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán nhân viên Trên số kiến nghị giải pháp em mạnh dạn nêu lên Nếu chưa đạt Nhà trường mong muốn em xin bổ khuyết để rút kinh nghiệm, mục tiêu giúp em bước đường tác nghiệp trường 49 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Chúng ta chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ lượng, công nghệ vũ trụ công nghệ dại dương coi tàu vĩ đại chở văn minh công nghiệp sang kỷ 21, cơng nghệ thơng tin coi người điều khiển Sự phát triển xa lộ thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị tổ chức với để có lợi ích tốt cho Thành cơng hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thông tin, khả sử dụng thơng tin cho hoạt động Vì đơn vị, tổ chức ngày nâng cao công tác văn phịng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản sử dụng nguồn lực thông tin cho tồn hoạt động Đặc biệt công tác Văn thư – Lưu trữ ngày quan, đơn vị quan tâm hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác văn phịng phát huy tối đa tác dụng đơn vị 50 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cơng tác văn thư – lưu trữ văn phịng trường ĐHBK Hà nội phòng ban, đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực cịn chưa giải thoả đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trở thành nhiệm vụ quan trọng không trường ĐHBK Hà nội mà cấp ngành khác Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư – lưu trữ quan, đơn vị phù hợp với phát triển kinh tế xã hôị đất nước thời kỳ biến đổi mạnh mẽ Qua chuyến thực tập vừa qua trường ĐHBK Hà Nội, em tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động cơng tác văn phịng trường ĐHBK Hà Nội Qua em có kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em học trường, từ giúp em rút học kinh nghiệm quý báu công tác nghiệp vụ văn phịng giúp ích cho cơng việc sau Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Trần Văn Giá, người tận tình bảo giúp đỡ em trình làm báo cáo thực tập Và em xin gửi lời cảm ơn đến toàn cán cơng nhân viên phịng Hành – Tổng hợp trường ĐHBK Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập trường Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên báo cáo cịn nhiều thiếu xót em mong nhận góp ý phê bình thầy cô giáo để báo cáo em đạt kết tốt 51 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cám ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO SGK Nghiệp vụ văn phòng PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội năm 2001 Những vấn đề văn học PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội Công tác văn thư – lưu trữ Chủ biên Dương Văn Khảm - NXB Chính trị quốc gia Hà nội Cuốn sách “50 năm Đại học Bách khoa Hà nội” Chủ biên Hoàng Bá Chư NXB ĐHBK Hà nội năm 2006 Quy chế hoạt động trương ĐHBK Hà nội Các mẫu văn tài liệu tham khảo cua trương ĐHBK Hà nội Một số tài liệu tham khảo khác 52 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm cơng tác văn phòng .4 Chức nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Cơng tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.3 Tổ chức công tác văn thư 11 1.4 Yêu cầu công tác văn thư .12 1.5 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 12 Công tác lưu trữ 14 2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 14 2.2 Nội dung nhiệm vụ công tác lưu trữ .14 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 20 CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG DHBK HÀ NỘI Quá trình hình thành phát triển 21 Tình hình hoạt động chung 21 2.1 Định hướng chiến lược .21 2.2 Tình hình hoạt động 24 2.3 Nhiệm vụ trọng điểm 25 53 53 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.4 Nhận xét chung ĐHBK Hà nội 25 2.5 Kết đạt 26 II HIỆN TRẠNG CƠNG TÁC PHỊNG Chức nhiệm vụ văn phòng 31 1.1 Chức văn phòng 31 1.2 Nhiệm vụ văn phòng 31 Tình hình hoạt động phịng hành – tổng hợp 31 III HIỆN TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG VĂN PHỊNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI Công tác văn thư 35 1.1 Công tác tiếp nhận va xử lý văn đến 35 1.2 Tổ chức quản lý xử lý văn 37 1.3 Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu 38 1.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 38 1.5 Sử dụng công nghệ thông tin công tác vă thư 38 Công tác lưu trữ 40 2.1 Quản lý công tác lưu trữ .40 2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ .41 CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Về cấu tổ chức 42 chức năng, nhiệm vụ văn phòng .42 việc bố trí văn phịng 42 công tác thông tin 43 công tác hậu cần 43 II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ưu điểm 44 54 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tồn 45 Một số giải pháp 46 KẾT LUẬN 49 Tài liệu tham khảo 55 55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp THÀNH TÍCH THAM GIA NCKH CỦA SINH VIÊN (2001 - 2005) Số lượng giải thưởng nhận Năm học 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 Tổng cộng năm Tham gia dự thi cấp Số lượng cơng trình Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Cấp Bộ Cấp Trường 22 287 22 301 24 308 25 314 26 352 121 Đinh Thị Hồi 1562 Giải Nhất Giải Nhì Giải Ba 18 15 18 18 19 18 21 13 14 17 22 15 22 84 86 81 14 16 18 18 Giải Khuyến khích 13 15 11 18 12 15 Giải thưởng VIFOTEC sinh viên 18 69 Tổng số giải thưởng 22 57 22 64 22 61 25 59 26 57 117 47 298 MSSV: 504403024 Giải Nhất Giải Khuyến khích Tổng số giải thưởng Giải Nhì Giải Ba 1 7 18 13 33 ... chức công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ quan khác nói chung Hiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng ĐHBK Hà Nội. .. cứu công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường. .. – lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Chương III: số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Do