Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt Việt nam

Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt Việt nam

PHẦN MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng

hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà

nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang

lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc

phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt

Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ

khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được

những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình

độ của mỗi cán bộ công chức Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời

đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ

quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những

chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự

nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do

những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn

thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu

quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này

Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết

định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện

đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành

theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp

luật Nó đảm baỏ việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời

phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức

đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng

cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên

cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là

nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư lưu trữ là một trong

những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản

lý của Nhà nước

Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm

đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy

được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong

văn phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa

được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa

đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu

trữ

Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin cá chủ chương,

đường lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều hành của Nhà nước

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại

và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các

cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu

của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với

hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng

công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại Văn phòng

của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, em đã có thêm được sự hiểu biết và

nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối

với hoạt động của một cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn

thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt

Nam” làm chuyên đề nghiên cứu

Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số

phương pháp:

+ Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn

để đánh giá hoạt động của cơ quan

+ Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

+ Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê

rút ra những giải pháp mang tính khả thi

Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn

gồm có 3 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ

Phần II: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công

ty Đường sắt Việt Nam

Phần III: Nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công

tác văn thư – lưu trữ

Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ

của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong Văn phòng của Tổng công

ty Đường sắt Việt Nam và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa

QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đông, đặc biệt là sự hướng dẫn của

thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự đã giúp em trong quá trình

thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo chuyên đề này

Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn

chế Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những

thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân

Lự và sự giúp đỡ của các bác, các cô ,các chú trong Văn phòng Tổng công ty

Đường sắt Việt Nam cũng như các thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường

ĐHDL Phương Đông đã giúp em hoàn thành chuyên đề này

PHẦN I

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong

nghiệp vụ văn phòng Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác văn thư –

lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng nói

chung

I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng các nội nghĩa sau:

- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của

một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo Các cơ quan

thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, nhữngcơ

quan nhỏ thì có phòng hành chính

- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan,

đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức

vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…

- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,

trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức

là những công văn có liên quan đến công tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm

thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,

đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của

toàn cơ quan, tổ chức đó

2 Chức năng của văn phòng

a Chức năng công tác văn phòng

Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có

những chức năng cơ bản sau đây:

 Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố

chủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang

tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như

những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những

ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung

nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải

quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu

vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu

trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh

trong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà

lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng

 Chức năng Tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu

vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn

phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu của

người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải

tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả

thiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn

phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham

mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay

thất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên

các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng

cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

 Chức năng Hậu cần:

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất

như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc

về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi

quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng

trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm

khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn

vị, tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định

đến sự thành bại của công tác văn phòng

b Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực

hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,

6tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo

tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các

biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm

về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của

các đơn vị và cá nhân theo qui chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải

quyết các văn thư và tờ trình đó

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công

tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ

quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung

- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, hành quí, dự kiến phân

phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quí, hàng năm, chi trả

tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết

định của thủ trưởng

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật

chất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều cầu cho hoạt

động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an

toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp

khách một cách khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong

văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và

hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị

chuyên môn khi cần thiết

II NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm văn thư

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần

thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và

quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó

Những hoạt động đó cần được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên

cơ sở quy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ

các công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản

và quản lý, giải quyết văn bản trong mọi hoạt động của mình

Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan

niệm về công tác này

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quán lý công văn

giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau:

tổ chức quản lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản

- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản ( soạn thảo

và ban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn

bản trong các cơ quan

Theo công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày

01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 – CT của Chủ tịch

Hội đồng Bộ trưởng thì: “ Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và

ban hành văn bản, quá trình quản lí và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các

cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quá

trình quản lý Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng

theo các nguyên tắc của văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt

dộng của các cơ quan có hiệu quả ”

2 Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư

a Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng

chiếm phần lớn nội dung của văn phòng Công tác văn thư là nội dung không

thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn

vị

Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện

Nghị quyết Trung ương 8 ( khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà

trước hết là cải cách thủ tục hành chính

b Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư

- Công tác văn thư góp phần không nhỏ trong việc duy trì hoạt động và

ổn định của các cơ quan, đơn vị Đối tượng chủ yếu của công tác văn thư là

tài liệu, công văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm

của từng cơ quan, đơn vị Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo

thông tin cần thiết phục vụ các hoạt động của cơ quan

- Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái

quát thành những điểm chủ yếu sau:

+ Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông

tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là

sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ

quan, tổ chức với nhau Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ

tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được

bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan

Nhà nước

+ Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ

quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách

chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan

đơn vị được chặt chẽ

+ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức,

nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây

dựng và ban hành văn bản

- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về

mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt

Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

c Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở

các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy

tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi

hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ

đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

 Yêu cầu nhanh chóng

- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc

xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng

văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải

quyết nhanh mọi công việc của cơ quan

- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải

quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ

quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn

bản

 Yêu cầu chính xác

Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư

phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác

tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn

chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các

yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà

nước ban hành

- Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác

phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy

văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phảI được

thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước

 Yêu cầu bí mật

- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy, trong quá

trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo

giữ gìn bí mật

- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của

cơ quan Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn

phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được

bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc

chưa được ban hành thành văn bản

3 Nội dung công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau:

Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu

chuẩn khoa học về:

+ Thể thức các loại văn bản

+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản

+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến

duyệt bản thảo

+ Đánh máy, sao in và nhân bản

+ Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật

+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn

bản và quản lý con dấu của cơ quan Các con dấu được bảo quản và sử dụng

tại phòng văn thư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ

các chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã

kiểm tra và xác minh đúng về thể thức và nội dung Dấu được đóng đúng quy

định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái Việc bảo

quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn

Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu

III NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong

công tác lưu trữ

a Công tác lưu trữ

Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử

dụng có hiệu quả tàI liệu lưu trữ

b Phông lưu trữ

Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động

của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,

khoa học, văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản

trong một cơ sở lưu trữ nhất định Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu

tố đảm bảo tính độc lập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ

gọi là đơn vị hình thành phông

c Phông lưu trữ Quốc gia

Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh

tế, văn hoá… không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo

quản trong các kho lưu trữ Nhà nước

d Tài liệu lưu trữ

Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong quá

trình hoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được

bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định

2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn về chính trị, kinh tế, xã hội…

 Ý nghĩa chính trị

Ở bất kỳ quốc gia nào và ở bất kỳ thời đại nào đều có ý thức sử dụng tài

liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia mình

 Ý nghĩa kinh tế

Một số lượng lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh tình hình kinh tế

Nguồn tài liệu này cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị, phục vụ

việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hoàn chỉnh

Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, nếu được tổng hợp có hệ

thống còn giúp việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên

và xã hội nhằm phục vụ các mục đích của con người

 Ý nghĩa văn hoá

Tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh

thần, phản ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời

kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc Cùng với

các lợi ích của di sản văn hoá khác, tài liệu lưu trữ có vai trò và ý nghĩa to lớn

đối với công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam

 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá

trình hoạt động của một con người, một cơ quan và của cả xã hội Vì thế, tài liệu

lưu trữ là một tư liệu quý giá nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử

 Ý nghĩa khoa học

Tài liệu lưu trữ ghi lại quá trình hoạt động của xã hội, của cơ quan và cá

nhân trong các lĩnh vực, đồng thời ghi lại những công trình nghiên cứu khoa

học, các phát minh sáng chế nên tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa

những thành tựu khoa học công nghệ đã có, giúp cho khoa học công nghệ

phát triển mạnh mẽ

 Ý nghĩa thực tiễn

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước, tài liệu lưu

trữ phục vụ công tác hàng ngày Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những

thông tin quan trọng trong quá khứ, phục vụ cho việc ra những quyết định

quản lý trong cơ quan quản lý Nhà nước

3 Chức năng của công tác lưu trữ

Hiện nay ở nước ta, công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và

tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi

cần thiết Công tác lưu trữ là một việc làm không thể thiếu trong hoạt động quản

lý của bộ máy Nhà nước Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản sau:

Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn Phông lưu trữ Quốc gia

Tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích quản lý xã hội nghiên

cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân

Hai chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt chức

năng thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai

4 Nội dung của công tác lưu trữ:

Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm

bảo các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo

điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng

- Đánh giá tài liệu lưu trữ: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có

giá trị để đưa vào bảo quản trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu

đã hết giá trị

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự nghiên cứu để sắp xếp tài liệu một cách

khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường

xuyên nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từng

phông lưu trữ cụ thể nói riêng Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập

tài liệu để giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu

thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập, bổ

sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ

cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì

nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị

- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ

thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ Kỹ thuật

bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động

xấu làm giảm tuổi thọ của tài liệu Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ

chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc

gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý

của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông

tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu

trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trỡ, xử lý kỹ thuật bảo

quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức lưu trữ Về

nguyên tắc, tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý

nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội Tổ chức sử dụng tài liệu

lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Nội dung chủ yếu của việc

sử dụng tàI liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra

cứu, công bố, giới thiệu trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ

5 Tính chất của công tác lưu trữ:

- Tính chất khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc

nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu

lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân

loại, xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ

tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi qui trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có

những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ

thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức

khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả ngiên cứu khoa

học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ

Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học…đang được nghiên

cứu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, đồng thời thông tin một cách nhanh

chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu

chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu

chuẩn nhà kho bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu là những vân đề

đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành

- Tính cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu này phải

được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã

hội.Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc

về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các

bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong

công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của

tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản,

quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp

hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà

nước

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI

VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BAN TỔ CHỨC TRUNG ƯƠNG

1 Quá trình hình thành và vai trò của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định

số 34/ 2003/ QĐ- TTg, ngày 14/ 03/ 2003 của Thủ tướng Chính phủ

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam (sau đây gọi tắt là tổng công ty ) là

Tổng công ty nhà nước hoạt động kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ quản lí,

khai thác, bảo trì hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt do Nhà nước giao, có tư

cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách

nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạn vi số vốn do tổng công ty

quản lí, có con dấu, có tài sản và các quỹ trung được mở tài khoản ở kho bạc

Nhà nước và tại các ngân hàng trong nước, nước ngoài theo quy định của

pháp luật, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ công ty

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là : Viet Nam

Railways

Viết tắt : VNR

Tổng công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội

Quá trình phát triển của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Đường sắt Việt Nam được xây dựng từ năm 1881 đến nay đã hình thành

một mạng lưới từ Bắc vào Nam với 7 tuyến đường chạy qua 35 tỉnh và thành

phố lớn với tổng chiều dài 3143 km, trong đó có 2770 km đường rộng 1000

mm, 150 km đường rộng 1435 mm, 223 km đường lồng

Về tổ chức: Ngày 6/ 4/ 1953 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định

505/ TTg thành lập Tổng cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thông công chính

kiến thiết và khai thác đường sắt Năm 1990 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (

nay là Thủ tướng Chính phủ ) ra quyết định số 158/CT ngày 14-05-1990

chuyển tổ chức Tổng cục Đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt Nam,

thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo cơ chế của Liên hiệp xí nghiệp

đặc thù, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam bao gồm các thành viên là các doanh

nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động

công ích và các đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh

tế, tài chính công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động

trong ngành Đường sắt

Đường sắt Việt Nam có vai trò hết sức quan trọng và là một bộ phận

không thể thiếu của mạch máu giao thông trong nước và quốc tế Trong các

năm gần đây đã đáp ứng được sự đi lại của gần 10 triệu lượt hành khách,

chuyên chở trên 6 triệu tấn hàng hoá và lượng luân chuyển khoảng 5 tỷ tấn –

km tính đổi Ngoài lợi ích về kinh tế, đường sắt còn góp phần thúc đẩy sự

phát triển chính rị, văn hoá, xã hội của các vùng cao, biên giới và các khu

công nghiệp.Vận tải đường sắt đã và đang góp phần rất to lớn cho nhiệm vụ

vận chuyển phục vụ nhu cầu an ninh, quốc phòng

Theo quy hoạch phát triển Ngành Giao thông vận tải Đường sắt đã được

chính phủ phê duyệt, Đường sắt Việt Nam sẽ đảm nhận khối lượng vận tải từ

25% đến 30% về tấn và tấn-km hàng hoá, 20% -25% về hành khách và hành

khách – km trong tổng khối lượng vận tải của toàn Ngành Giao thông vận tải

Đến năm 2020 tỷ trọng vận chuyển hành khách đô thị bằng đường sắt đạt ít

nhất 20% khối lượng hành khách tại các thành phố Hà Nội và thành phố Hồ

Chí Minh

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Hiện tại, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đang tổ chức thực hiện các

hoạt động sản xuất kinh doanh với các ngành nghề chính sau:

+ Kinh doanh vận tải đường sắt; dịch vụ vận tải đường sắt, xếp dỡ hàng

hoá

+ Chế tạo, đóng mới, sửa chữa và sản xuất các phương tiện, thiết bị , phụ

tùng chuyên ngành dường sắt; chế tạo các sản phẩm cơ khí

+ Xây dựng công trình giao thông đường sắt

+ Chế tạo, đóng mới, sửa chữa lớn các phương tiện vận tải và sản xuất

thiết bị , phụ tùng chuyên ngành đường sắt

+ Xuất khẩu lao động, xuất nhập khẩu phương tiện vật tư, thiết bị

chuyên ngành và các loại hàng hoá khác

+ Hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài

nước về đường sắt

+ Đào tạo cán bộ trình độ trung cấp và công nhân kỹ thuật chuyên

ngành

+ Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao

Ngoài nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

còn thực hiện một số nhiệm vụ quản lý được Bộ Giao thông vận tải uỷ quyền

như:

+ Thanh tra giao thông đường sắt

+ Đăng kiểm đầu máy, toa xe và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng

khác trong ngành đường sắt

+ Quản lý dự án đầu tư trong ngành đường sắt

+ Một số nhiệm vụ khác: Xây dựng quy hoạch phát triển đường sắt, quản

lý một số văn bản pháp quy trong ngành đường sắt

3 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Sơ đồ tổ chức hiện tại của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

TỔNG CÔNG TY ĐSVN

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC

VỤ VÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI TQ

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI ĐÀ NẴNG

Doanh nghiệp vận tải Hạch toán tập trung

Các ơn

vị sự nghiệp, quản lý

Các DN có vốn góp của ĐSVN

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Bộ máy quản lý của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam có:

+ Hội đồng quản trị

+ Ban kiểm soát

+ Tổng giám đốc

+ Các phó tổng giám đốc

+ Kết toán trưởng và các cơ quan giúp việc

- Số doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phân chia theo lĩnh vực gồm

01 doanh nghiệp kinh doanh vận tải (do Liên hiệp đường sắt Việt Nam

trực tiếp thực hiện và tổ chức hạch toán toàn ngành )

11 doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông

10 doanh nghiệp cơ khí: gồm 03 nhà máy công nghiệp làm nhiệm vụ chế

tạo, đại tu đầu máy toa xe lửa, 03 nhà máy sản xuất các sản phẩm cơ khí, 04

doanh nghiệp khai thác đá và sản xuất vật liệu xây dựng

06 doanh nghiệp làm dịch vụ: thương mại, cung ứng vật tư thiết bị, du

lịch vận tải

- Doanh thu hoạt động công ích

Tổng số: 20 doanh nghiệp hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng công ty

Đường sắt Việt Nam Trong đó:

+ 15 doanh nghiệp quản lí, bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở hạ tầng đường sắt

+ 05 doanh nghiệp quản lí, sửa chữa bảo trì thông tin, tín hiệu đường sắt

- Doanh nghiệp cổ phần hoá bộ phận

Công ty cổ phần khách sạn Hải Vân Nam: Đây là đơn vị tách ra từ công

ty dịch vụ Du lịch đường sắt Sài Gòn

Công ty cổ phần Dịch vụ vận tải đường sắt khu vực 1: Đây là đơn vị tách

ra từ xí nghiệp Liên hợp Vận tải đường sắt khu vực 1

Công ty cổ phần Vận tải và thương mại đường sắt, thành lập từ các bộ

phận kinh doanh khách sạn và dịch vụ vận tải thuộc văn phòng Liên hiệp

Đường sắt Việt Nam

Thành lập mới công ty cổ phần may Đông Anh do công ty Xuất nhập

khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt sáng lập

- Các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước

Liên doanh với nước ngoài: Không

Liên doanh trong nước: Khách sạn tại nhà số 80 Lý Thường Kiệt Hà Nội

thuộc công ty Dịch vụ đường sắt Hà Nội )

- Các đơn vị sự nghiệp

Số trường và trung tâm dạy nghề

+ 1 trường Trung học Đường sắt (đào tạo trung cấp và công nhân tại Gia

Lâm Hà Nội )

+ 1 trường kĩ thuật nghiệp vụ ( đào tạo công nhân tại Di An-Bình

Dương)

Số ban quán lí dự án

+ 01 Đơn vị sự nghiệp kinh tế ( Ban quản lí cơ sở hạ tầng đường sắt ) do

bộ giao thông vận tải ra quyết định

4 Hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt nam

a Các lĩnh vực hoạt động

Theo quyết định của Thủ tướng chính phủ, Tổng công ty Đường sắt

Việt Nam là tổ chức sản xuất có tính tập trung và thống nhất cao, vận tải là

trung tâm, giao thông vận tải gắn kết chặt chẽ với nhau, các hoạt động sửa

chữa công nghiệp, cơ khí xây dựng, cung ứng vật tư, dịch vụ… là vệ tinh, là

hậu cần cho vận tải

Sản phẩm vận tải hàng hoá và hành khách

+ Là sản phẩm đặc biệt, không có sản phẩm dự trữ

+ Quá trình sản xuất đồng thời là quá trình tiêu thụ

+ Gắn bó mật thiết và hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào hệ thống cơ sở hạ

tầng đường sắt

Sản phẩm công ích: Cũng là loại sản phẩm đặc biệt, không có sản phẩm

dự trữ, chỉ dự trữ năng lượng Độc quyền người tiêu thụ duy nhất là doanh

nghiệp vận tải

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chuyên thực hiện các nhiệm vụ:

- Kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức trong nước và

liên vận quốc tế

-Đại lý và dịch vụ vận tải

- Quản lý, khai thác và bảo dưỡng hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt

quốc gia

-Tư vấn, khảo sát thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương

tiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đường sắt và câc sản phẩm cơ khí

- Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi,

công nghiệp và dân dụng

- Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm,

kinh doanh bất động sản, du lịch, khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch

vụ viễn thông và tin học, in ấn

- Xuất khẩu lao động, hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong

và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh

doanh khác theo pháp luật

- Nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực

khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh

-Tổ chức nghiên cứu các ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, đào tạo

bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành

b Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Đường sắt Việt Nam

Trong 3 năm 1999 - 2001 sản lượng và doanh thu của toàn ngành đều có

mức tăng trưởng cao Năm 2001 doanh thu toàn ngành đạt 35 tỷ đồng bằng

122,6% so với năm 2000, trong đó doanh thu vận tải đạt 1.597 tỷ với mức

tăng trưởng 7% Sản lượng km-tính đổi tăng bình quân 6,5%/năm, doanh thu

tăng bình quân 16,03%/năm và là năm đạt mức tăng trưởng và doanh thu cao

nhất trong những năm đổi mới Đây là kết quả rất quan trọng, thể hiện ý chí

vươn lên quyết tâm đổi mới của ngành Đường sắt

Để đạt được kết quả nêu trên ngành Đường sắt đã nỗi lực phấn đấu tinh

thần chủ động sáng tạo, đẩy mạnh nghiên cứu và ứng dụng khoa học công

nghệ, quyết tâm phát huy nội lực toàn ngành, áp dụng đồng bộ nhiều biện

pháp

 Chủ động đầu tư phát triển, coi đó là nhiệm vụ quan trọng có tính

quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh, trong giai đoạn vừa qua đã khơi

thông nhiều kênh tạo vốn đầu tư, hầu hết các nguồn vốn đầu tư cho ngành

Đường sắt tăng so với các năm trước

+ Năm 2001, vốn SNKT là 599,6 tỷ đồng tăng 45,18% so với năm 2000

Vốn đầu tư XDCB, vốn ODA là 418 tỷ đồng tăng 27,9% so với năm 2000

+ Huy động nguồn vốn tín dụng đầu tư trung và dài hạn của Quỹ hỗ trợ

đầu tư của Ngân hàng ĐTPT, đầu tư đóng mới toa xe khách chất lượng cao,

khôi phục, mua sắm đầu máy nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng sức kéo,

phương tiện, thiết bị vận tải Trong 2 năm 2000 và 2001 đã đầu tư mua sắm

và đóng mới từ nguồn tín dụng:

 10 đầu máy đổi mới của Trung Quốc với giá trị khoảng 112 tỷ đồng

 100 toa xe hàng, 148 toa xe khách chất lượng cao

+ Nguồn vốn khấu hao khối vận tải năm 2000, 2001 cũng tăng so với các

năm trước Năm 2001 là năm đầu tiên sau nhiều thập kỷ, khối vận tải trích đủ

mức khấu hao theo quy định của chế độ, do doanh thu vận tải tăng

 Nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm nội ngành,

khuyến khích và tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị thông qua

chất lượng, giá thành

 Phát triển thị trường, mở rộng thị phần, đặc biệt là thị phần vận tải Đây

là bước đi đúng hướng quyết định tương lai của ngành đường sắt đầu

tư đúng mức cho việc tổ chức kinh doanh, tiếp thị cơ sở vật chất kỹ

thuật để thu hút các nguồn hàng mới hoặc các nguồn hàng có khối

lượng lớn

 Tăng cưòng mối quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà nước nên đã

tranh thủ được sự đồng tình ủng hộ, hỗ trợ cho việc đầu tư, phát triển

sản xuất

 Lành mạnh hoá tài chính, khắc phục và chấn chỉnh các yếu kém về

công tác quản lý kế hoạch tài chính Do vậy đã nâng cao hiệu quả sử

dụng vốn, lao động

 Áp dụng nhiều biện pháp nhằm đẩy mạnh vận chuyển hàng hoá, đặc

biệt là vận chuyển container Hiện đã đầu tư, cải tạo và đưa vào hoạt

động gần 500 toa xe có thể chở được container tăng gần gấp đôi so với

năm trước( chỉ tính riêng năm 2000 đã có hơn 100 toa xe chở container

được đưa vào sử dụng)

 Đã áp dụng cơ chế giá ưu đãi vận chuyển với các chủ hàng, khuyến

khích các doanh nghiệp trong ngành Đường sắt đầu tư mua container

vận tải trên biển

* Sau đây là một số bảng thống kê

+ Bảng thống kê tổng doanh thu hàng năm

+ Tổng lao động hiện có 44.237 người

+ Số lao động có việc làm thường xuyên 44.237 người

+ Số lao động không có việc làm 0 người

Bảng thống kê thực hiện nộp ngân sách

Tổng số toàn ngành năm 1999 là 181.998 tỷ đồng đến năm2001 tổng số

toàn ngành đạt 218.270 Mức tăng bình quân trong năm là 1,19 % năm

II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY

ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM

 Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam( gọi tắt là Văn phòng

Tổng công ty) là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Tổng giám đốc quản lý,

điều hành các hoạt động tại cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thi đua tuyên truyền trong

toàn công ty

Là cơ quan phát ngôn của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Quản lý công tác hành chính, quản trị

 Nhiệm vụ:

Tổng hợp, lập chương trình công tác hàng tháng, quý của cơ quan Tổng

công ty

Lên chương trình công tác lãnh đạo của Tổng công ty

Soạn thảo hoặc phối hợp soạn thảo: các quyết định, chỉ thị của Tổng

giám đốc, báo cáo giao ban, thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo

Tổng công ty chủ trì, quy chế làm việc và các quy chế khác và các quy chế

khác đảm bảo hoạt động của cơ quan Tổng công ty

Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp thông tin việc triển khai thực hiện các quy

chế, quyết định, chỉ thị của Tổng giám đốc trong toàn Tổng công ty

Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan xây dung chương trình,

chuẩn bị nội dung và các điều kiện khác để tổ chức các hoạt độnh lễ tân và

các hội nghị của Tổng công ty, tổ chức thực hiện các chuyến công tác của

lãnh đạo Tổng công ty

Nghiên cứu chính sách, chế độ thi đua khen thưởng để vận dụng triển

khai thực hiện vào điều kiện cụ thể của Tổng công ty, phối hợp với các đoàn

thể trong công tác thi đua khen thưởng, tổ chức các phong trào thi đua ngắn

hạn, dài hạn, chỉ đạo về nghiệp vụ thi đua khen thưởng, nhân điển hình trong

toàn ngành Là thường trực thi đua của cơ quan Tổng công ty

Thường trực giúp lãnh đạo Tổng công ty trong các công tác tuyên

truyền, liên hệ với các cơ quan báo chí, thông tin trong và ngoài ngành, tổ

chức các cuộc tiếp xúc với báo chí để đưa tiếng nói của ngành đến với công

chúng

Tổ chức thực hiện các công tác văn thư - lưu trữ: soạn thảo hoặc chủ trì

phối hợp soạn thảo những văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ,

hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, đôn đốc, kiểm tra

việc thực hiện đối với cơ quan và các đơn vị thuộc Tổng công ty, thu thập tài

liệu lưu trữ, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác có hiệu quả

Rà soát phát hiện sai sót đảm bảo về thủ tục hành chính của các văn bản

trước khi trình lãnh đạo Tổng công ty ký

Thu thập tài liệu và những hiện vật lịch sử liên quan đến truyền thống

ngành đường sắt, bảo quản và phục vụ khai thác có hiệu quả

Quản lý công tác kế toán tài chính ( vốn, tài sản, các nguồn kinh phí

khác được Tổng côngty giao để đảm bảo các hoạt động của cơ quan Tổng

công ty

Xây dung kế hoạch chi tiêu thường xuyên và bổ sung kế hoạch kịp thời

đáp ứng nhu cầu về chi quỹ quản lý hàng năm phục vụ cán bộ viên chức khối

cơ quan, lập kế hoạch đầu tư mua sắm, cải tạo xây lắp cơ quan và tổ chức