hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

luận văn về hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Lời mở đầu Nếu nhà đầu t, đứng trớc định đầu t vào Doanh nghiệp bạn quan tâm đến vấn đề Hay với t cách nhà quản lý Doanh nghiệp bạn mong muốn điều doanh nghiệp Chắc chắn địa vị không mong muốn Doanh nghiệp hoạt động có hiệu Vậy làm tin tởng Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán đời từ đáp ứng nhu cầu Để đảm bảo hoạt động Doanh nghiệp có hiệu nhà lÃnh đạo phải mời chuyên gia kiểm toán đến để thực kiểm toán cho Doanh nghiệp Biện pháp có hiệu nhiên chi phí lại tốn lại thực cách thờng xuyên đợc Bên cạnh có biện pháp khác Doanh nghiệp tự thiết lập phận chuyên trách thực nhiệm vụ kiểm soát hoạt động phận Biện pháp giúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu hoạt động khâu công việc mà chi phí lại không tốn nh biện pháp Trong ®iỊu kiƯn nỊn kinh tÕ thÞ trêng hiƯn nay, cïng với tiến trình công nhiệp hoá đại hoá đất nớc việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội trở thành vấn đề cần thiết hết đặc biệt Doanh nghiệp có qui mô lớn, tập đoàn kinh tế, Tổng công ty Là sinh viên chuyên ngành kiểm toán, từ đầu đà tâm đắc với vấn đề việc xây dựng thiết lập Hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp Đợc thực tập Tổng công ty đờng sắt Việt Nam hội tốt cho em đợc tiếp tục học hỏi sâu thêm vấn đề mà em định chọn đề tài Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội lĩnh vực xây lắp thiết kế Tổng công ty đờng sắt Việt Nam làm chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề bao gồm phần: Phần Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp Trình bày vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp Phần Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty đờng sắt Việt Nam nói chung lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng Trình bày cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty đờng sắt Việt Nam cách thức tổ chức quản lý lĩnh vực xây lắp thiết kế Phần Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty đờng sắt Việt Nam Trong qúa trình thực tập em đà nhận đợc giúp đỡ tận tình thầy cô giáo khoa kế toán đặc biệt thầy Phan Trung Kiên cô ban tài kế toán, cô Ban quản lý Xây dựng Đờng sắt RPMU Tổng công ty Qua em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo bác ban tài kế toán Tổng công ty đà giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm Phần I: lý luận chung Hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp I Khái quát hƯ thèng KiĨm so¸t néi bé c¸c Doanh nghiƯp Chúng ta hẳn biết đến vai trò công tác kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp quan trọng Vậy kiểm soát gì? phải thực công việc kiểm soát? Sau trình bày cụ thể vấn đề Kiểm soát quản lý 1.1 Khái niệm kiểm soát quản lý Quản lý trình định hớng tổ chức thực hớng đà định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Quá trình bao gồm nhiều chức chia thành nhiều pha (giai đoạn): giai đoạn định hớng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới, kiểm tra lại thông tin nguồn lực mục tiêu, xây dựng chơng trình, kế hoạch Sau chơng trình, kế hoạch đà đợc kiểm tra đa định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp nguồn lực theo phơng án tối u, đồng thời thờng xuyên kiểm tra diễn biến kết trình để diều hoà mối quan hệ, điều chỉnh định mức mục tiêu quan điểm tối u hoá kết hoạt động Nh kiểm tra kiểm soát pha hay giai đoạn trình quản lý mà đợc thực tất giai đoạn trình Bởi kiểm tra kiểm soát đợc hiểu chức quản lý Hay nói cách khác kiểm soát chức thẩm định độc lập đợc thiết lập nhằm mục đích để xem xét đánh giá hoạt động tổ chức với t cách trợ giúp tổ chức Vậy kiểm soát nội gì? kiểm soát nội loại kiểm soát tức có nghĩa chức thẩm định nhng chức đợc thiết lập bên tổ chức để xem xét đánh giá hoạt động tổ chức với t cách trợ giúp tổ chức Quá trình kiểm soát cần thiết tất lĩnh vực hoạt ®éng cđa ngêi, cđa mét tỉ chøc hay cđa toàn Xà hội Kiểm soát đợc xem hoạt ®éng cđa tỉ chøc hay lµ mét bé phËn cđa hoạt động có tổ chức nên tồn hầu hết cấp độ tổ chức thu hút đ ợc quan tâm cđa nhiỊu ngêi tỉ chøc ®ã KiĨm soat tån nh khâu độc lập trình quản lý nhng đồng thời lại phận xuyên suốt trình Cũng nh tất phận khác, mội phận đợc thiết lập hoạt động có mục đích Và chức kiểm soát đợc thiết lập nhằm mục đích giúp tổ chức, giúp phận thực đợc mục tiêu 1.2 Phân loại kiểm soát Kiểm soát chức thẩm định nói chung nhng mục tiêu hoạt động đợc kiểm soát khác nhau, yêu cầu nhà quản lý trờng hợp khác nên có tơng ứng cách tiến hành kiểm soát khác mà có tơng ứng nhiều loại kiểm soát khác Nhìn chung kiểm soát chia làm loại: Kiểm soát hớng dẫn Kiểm soát có không Kiểm soát sau hành động Kiểm soát hớng dẫn Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng kiện giúp có hành động trung gian góp phần đạt mục tiêu lớn việc trung gian rõ ràng rộng nhng đặc điểm chung cảnh báo cần có hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đa hoạt động đợc kiểm soát đạt đợc mục tiêu mong muốn Kiểm soát có không Là loại kiểm soát nhằm vào chức bảo vệ cách máy móc hay nói cách khác giúp bảo đảm đạt đợc kết mong muốn với hình thức đơn giản tiêu thức kiểm soát chất lợng mà thông qua có sản phẩm đặc điểm kỹ thuật qua đợc Hay nói cách khác kiểm soát thông qua bắt buộc loại hình kinh doanh từ đảm bảo cá nhân cụ thể phải thực việc tóm lợc hoạt động có liên quan Việc thiết kế nhiƯm vơ cđa tỉ chøc cịng cã thĨ t¹o hội đảm bảo cần thiết qua đánh giá định kinh doanh chủ yếu hành động thực Nhân tố chung có kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có cách đặt để điều kiện bình thờng giúp vào hành động bảo vệ cải tiến Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba trùng với hai loại kiểm soát đà trình bày trên, nhng đợc phân biệt hành động kiểm soát xảy sau, tiến hành theo hình thức có hiệu hoàn cảnh thời Hoạt động sửa chữa sản phẩm thay đổi chủ trơng hay tiến trình Hoặc hành động thải hồi hay tái tuyển nhân viên Hoạt động sau việc đà làm hay phải nghiên cứu thêm triển khai đây, kiểm soát cần đợc hiểu xem xét lại khứ nhng hớng vào cải tiền tơng lai Hệ thống kiểm soát nội phần đà biết kiểm soát nội bộ, Hệ thống kiểm soát nội ? khác so với khái niệm Kiểm soát nội ? Có nhiều khái điểm khác Hệ thống kiểm soát nội Trong khuôn khổ báo cáo em xin nêu lên số quan điểm khác Hệ thống kiểm soát nội 2.1 Quan điểm Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm Hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục nhằm mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu hoạt động Theo đó, kiểm soát nội chức thờng xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị đợc bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình tài sản vô hình tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng doanh nghiệp Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin muốn nói thông tin kinh tế tài máy kế toán xử lý tổng hợp Thông tin cần đợc bảo đảm độ tin cậy quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội đợc thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải đợc tuân thủ mức Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các trình kiểm soát đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lÃng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực Doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thờng đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp đợc thực với chế giám sát Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp Tóm lại khái quát quan niệm xem xÐt kh¸i niƯm hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé theo mắt quan sát kế toán nên hớng mục tiêu hoạt động doanh nghiệp 2.2 Quan điểm kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) Các định nghĩa viện kế toán viên công chứng (IACPA) Mỹ Kiểm soát nội liên quan đến lĩnh vực cụ thể Trong phần thực hành kiểm toán Kiểm soát nội đợc định nghĩa nh sau: Kiểm soát nội gồm kế hoạch tổ chức tất phơng pháp, biện pháp phối hợp đợc thừa nhận dùng kinh doanh để bảo vệ tài sản tổ chức, kiểm tra độ xác độ tin cậy thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu hoạt động khích lệ bám sát chủ trơng quản lý đà đề Theo quan niêm hệ thống kiểm soát nội có xu hớng thiên phục vụ mục tiêu doanh nghiệp gần với quan niệm liên đoàn kế toán quốc tế 2.3 Quan điểm chn mùc kiĨm to¸n ViƯt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội đợc định nghĩa nh sau: Hệ thống kiểm soát nội qui định thú thục kiểm soát đơn vị đợc kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán thủ thụckiểm soát. Trong đó: Hệ thống kế toán: Là qui định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị đợc kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế toán lập báo cáo tài Môi trờng kiểm soát: Là nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc Hệ thống kiểm soát nội đơn vị Thủ tục kiểm soát: Là quy chế thủ tục ban lÃnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể Theo quan niệm hệ thống kiểm soát nội đợc mô tả theo mắt kiểm toán viên độc lâp ngời bên doanh nghiệp hớng đến phục vụ mục tiêu kiểm toán viên thực kiểm toán đơn vị Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp Nh phần đà đề cập, đà biết tầm phần tầm quan träng cđa viƯc thiÕt lËp HƯ thèng kiĨm so¸t néi Doanh nghiệp Vậy việc quan trọng nh ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội Trong phần làm rõ vấn đề 3.1 Yêu cầu quản lý Nói đến từ quản lý hay nhà quản lý gợi nhiều cách nghĩ cho nhiỊu ngêi kh¸c Nhng tỉng qu¸t nhÊt cã thể hiểu quản lý trình sử dụng nguồn lực có hiệu Định nghĩa thừa nhận quản lý trình tích cực, chăm lo đến nguồn lực (bao gồm nguồn nhân lực nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối sử dụng nguồn lực theo cách hiệu Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu nguồn lực nhà quản lý muốn đạt đợc kết tốt đợc họ phải có cách làm tốt để đạt đợc mong muốn Quản lý đợc coi nh chuỗi trình có liên hệ với Các trình bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực kế hoạch, cung cấp nguồn lực để thực kế hoạch, điều hành thực kế hoạch kiểm soát Lập kế hoạch quản lý: Bao gồm toàn việc lập kế hoạch từ định mức cao mục đích mục tiêu chủ yếu đến chiến lợc chủ trơng hỗ trợ mức thấp hơn, đến trình tự phơng pháp mức thấp cho việc thực nghiệp vụ cụ thể Lập kế hoạch quản lý cho tất trình khác Tổ chức thực kế hoạch: Quá trình phải chia công việc tổ chức thành nhiều phần sau phối hợp phần với cho toàn công việc tổ chức đợc hoàn thành Nó giúp cho ngời tổ chức biết họ phải làm ngời có trách nhiệm giúp đỡ họ thực công việc Quá trình đợc xây dựng dựa sở việc lập kế hoạch chung nói Cung cấp nguồn lực: Đây trình cung cấp nguồn lực cần thiết bao gồm việc mua sắm nguồn lực vật chất nh máy móc thiết bị loại vật t cung ứng việc tuyển dụng, phát triển nhân lực Đặc biệt hoạt động chuẩn bị nguồn lực ngời đợc nhà quản lý quan tâm Điều hành quản lý: Đây trình công việc đợc tiến hành thực tế Nó bao gồm loại hoạt động hỗ trợ làm sở cho việc thực thi nghiệp vụ đợc giao: hớng dẫn, phối hợp, đạo thực kế hoạch Kiểm soát: Việc hoàn thành công việc không trành khỏi bị ảnh hởng điều kiện thay đổi lực ngời không đồng Do đó, phải thấy đợc sai lệch so với kế hoạch xử lý chỗ sai lệch cách có hiệu Việc kiểm soát tiểu qúa trìnhcần thiết giúp đạt đợc cách tốt mục tiêu đà xây dựng Trong kinh doanh, mục tiêu cuối doanh nghiệp lợi nhuận hoạt ®éng cđa doanh nghiƯp ®Ịu híng ®Õn mơc tiªu ®ã Các nhà quản lý luôn làm cách để nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh nh đà biết, kiểm soát chức thẩm định hoạt động doanh nghiƯp, nh»m gióp doanh nghiƯp thùc hiƯn mét c¸ch tèt mục tiêu mình, mà ngời ta có xu hớng đa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với khâu trình quản lý mà đạt đợc điều thông qua hoạt động phận kiểm soát nội Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội ngày cần thiết doanh nghiệp 3.2 Quan hệ kiểm soát trình quản lý tổng thể Nh đà biết, chức kiểm soát bắt đầu việc xác định mục tiêu kết thúc đạt mục tiêu Với việc thực công tác quản lý hay nói cách khác thực giai đoạn trình quản lý chức kiểm soát chủ yếu xem xét tính hiệu hành động thực mà nhờ chiến lợc đợc chuyển thành hành động cụ thể để đạt đợc mục tiêu kết đà đặt Điều thiết thực để xem xét kỹ chức kiểm soát tơng quan nh với giai đoạn chủ yếu trình quản lý lập kế hoach, tỉ chøc thùc hiƯn, cung cÊp ngn lùc vµ quản trị 3.2.1 Quan hệ với lập kế hoạch: Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty góc độ tỉng thĨ vµ tõng bé phËn cÊu thµnh tỉ chøc Những mục tiêu tổng thể phận cung cấp luận điểm hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát Việc lập kế hoạch đầy đủ toàn diện làm sở cho chức kiểm soát biết quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt điều nhấn mạnh đất kỳ quan tâm tới việc phát triển cải tiến hiệu kiểm soát cần phải ý tới tính đầy đủ việc lập kế hoạch hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực đem lại Do mối quan tâm việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn c«ng ty 3.2.2 Quan hƯ víi viƯc tỉ chøc: Tỉ chức khâu quan trọng trình quản lý, thông qua việc tổ chức mà công việc đợc giao, đợc uỷ quyền, đợc hạch toán Với cách nhìn nhận tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát nữa, trách nhiệm việc tổ chức cá nhân hay nhóm xây dựng mục tiêu đo lờng kết hoạt động điều có nghĩa muốn kiểm soát có hiệu phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổ chức hoàn hảo việc bố trí tổ chức theo kế hoạch 3.2.3 Quan hệ với việc cung cấp nguồn lực: Các việc mua sắm, quản lý sử dụng nguồn lực có vấn đề cần thiết để kiểm soát Đặc biệt kiểm soát lÜnh vùc cung cÊp nguån lùc ngêi, còng nh toàn trình quản lý, kiểm soát phận, trình ngời làm, ngời đà đợc chọn lọc, huấn luyện quản lý Hơn đau có nhà quản lý giỏi chức kiểm soát đợc quản lý với hình thức hiệu Vì vậy, kiểm soát tốt phải bao gồm tất mặt chủ yếu chức quản lý đội ngũ nhân 3.2.4 Quan hệ với việc điều hành: Trong giai đoạn điều hành quản lý, nhà quản lý phải thị, giám sát nhân viên, phối hợp công việc đạo giai đoạn nhà quản lý điều hành hệ thống kiểm soát có hành động cần thiết việc thực kế hoạch quản lý có thay đổi Cách thức điều hành trực tiếp hỗ trợ hoạt động kiểm soát nhiên lại cản trở công việc kiểm soát Nh vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với nhà quản lý có trách nhiệm để công việc đảm bảo hỗ trợ nhu cầu kiểm soát 3.3 Phạm vi quan tâm hệ thống kiểm soát nội Nh đà trình bày phần trên, hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục nhằm mục tiêu: Bảo vệ tài sản doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động đơn vị Chính mà phạm vi quan tâm hệ thống kiểm soát nội tất hoạt động lĩnh vực cấp khác đơn vị: Từ hoạt ®éng vỊ tun dơng ngn nh©n lùc, vËt lùc ®Õn hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiển nguồn lực vào việc thực mục tiêu doanh nghiệp; từ hoạt động nhà quản lý hoạt động nhân viên cấp dới Tuy nhiên mức độ quan tâm ban lÃnh đạo đơn vị lĩnh vực khác khác định đến kiểm soát hoạt động II Tổ chức hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Kh¸i qu¸t vỊ tỉ chøc hƯ thèng kiĨm so¸t nội doanh nghiệp 1.1 Thiết kế thực kiểm soát Để hiểu rõ chức kiểm soát ngời ta xe xét khía cạnh thiết kế thực Thiết kế chức kiểm soát đợc hiểu thực lựa chọn khía cạnh cụ thể cần đợc kiểm soát, xác định khía cạnh đợc thực tới mức tìm cách thực Những dự kiến chủ yếu tập trung vào mặt nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực đợc xác định, trình tự đo lờng kết đợc triển khai, chơng trình lập cho việc thẩm tra hành động cần thiết Tất ®iỊu ®ã ®Ịu liªn quan ®Õn mét sù xem xÐt, cân nhắc lợi ích có với chi phí phải gánh chịu Phần thứ hai hệ thống kiểm soát thực cụ thể tức bố trÝ râ hƯ thèng vµ viƯc theo dâi hƯ thèng tập trung vào công việc cụ thể ngời liên quan Cũng đây, ta cần tới kỹ quản trị nhận định để giải tình phát sinh dự kiến vấn đề không tránh đợc ngời 1.2 Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến thực nói phạm vi mà biện pháp kiểm soát hoà nhập với trình tự hành động quản lý bình thờng điều mà phải tự nhủ không coi biện pháp kiểm soát hoạt động phụ thêm tách rời Thay vào đó, tìm đợc mục đích kiểm soát thông qua trình hoạt động b×nh thêng ... đây, kiểm soát cần đợc hiểu xem xét lại khứ nhng hớng vào cải tiền tơng lai Hệ thống kiểm soát nội phần đà biết kiểm soát nội bộ, Hệ thống kiểm soát nội ? khác so với khái niệm Kiểm soát nội ?... kiểm soát nội Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội ngày cần thiết doanh nghiệp 3.2 Quan hệ kiểm soát trình quản lý tổng thể Nh đà biết, chức kiểm soát bắt đầu việc xác định mục tiêu kết... thiết lập yếu tố hệ thống kiểm soát nội có nghĩa phải thiết lập yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát phận kiểm toán nội 3.1 Thiết lập môi trờng kiểm soát Nh đà trình