hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

luận văn về hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Lời mở đầu

Nếu là một nhà đầu t, đứng trớc một quyết định đầu t vào một Doanhnghiệp nào đó thì bạn quan tâm đến vấn đề gì đầu tiên Hay với t cách là mộtnhà quản lý Doanh nghiệp thì bạn mong muốn điều gì ở doanh nghiệp củamình Chắc chắn rằng bất cứ ai ở địa vị đó cũng không mong muốn gì hơn làDoanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả Vậy thì làm thế nào tin tởng rằngDoanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán ra đời từ đápứng nhu cầu đó

Để có thể đảm bảo hoạt động của Doanh nghiệp là có hiệu quả thì cácnhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toáncho Doanh nghiệp của mình Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phílại tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thờng xuyên đợc Bên cạnh đó

có một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên tráchthực hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận Biện pháp nàygiúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công việc màchi phí lại không tốn kém nh biện pháp trên

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, cùng với tiến trình côngnhiệp hoá hiện đại hoá đất nớc thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ

đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với cácDoanh nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty…

Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắcvới các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trongDoanh nghiệp Đợc thực tập tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam là một cơhội tốt cho em đợc tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này và cũng chính vìthế mà em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộtrong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam “ làmchuyên đề tốt nghiệp của mình Chuyên đề bao gồm 3 phần:

Phần 1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp

Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tạiDoanh nghiệp

Phần 2 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đờng sắt Việt

Nam nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng

Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổngcông ty đờng sắt Việt Nam và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây lắpthiết kế

Phần 3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công

ty đờng sắt Việt Nam

Trong qúa trình thực tập em đã nhận đợc sự giúp đỡ rất tận tình của cácthầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các côcác chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý Xây

dựng Đờng sắt RPMU tại Tổng công ty Qua đây em xin gửi lời chân thànhcảm ơn tới các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổngcông ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.

Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm

Phần I: lý luận chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ

tại các Doanh nghiệp

I Khái quát về hệ thống Kiểm soát nội bộ trong cácDoanh nghiệp

Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểmsoát trong doanh nghiệp là rất quan trọng Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phảithực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó

1 Kiểm soát trong quản lý

1.1 Khái niệm kiểm soát trong quản lý

Quản lý là quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đã địnhtrên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quá trìnhnày bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ởgiai đoạn định hớng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và cóthể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng cácchơng trình, kế hoạch Sau khi các chơng trình, kế hoạch đã đợc kiểm tra cóthể đa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồnlực theo phơng án tối u, đồng thời thờng xuyên kiểm tra diễn biến và kết quảcủa các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức vàmục tiêu trên quan điểm tối u hoá kết quả hoạt động

Nh vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạncủa quá trình quản lý mà nó đợc thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trìnhnày Bởi vậy kiểm tra kiểm soát đợc hiểu là một chức năng của quản lý Haynói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập đợc thiết lậpnhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với tcách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó

Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soáttức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhng chức năng này đợc thiếtlập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức

đó và cũng với t cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó

Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt độngcủa con ngời, của một tổ chức hay của toàn Xã hội Kiểm soát đợc xem là mộthoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào

đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút đ ợc sự quan tâmcủa nhiều ngời trong tổ chức đó Kiểm soat tồn tại nh một khâu độc lập củaquả trình quản lý nhng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quátrình đó

Cũng nh tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận đợc thiết lập và hoạt

động đều có mục đích của nó Và chức năng kiểm soát đợc thiết lập nhằmmục đích giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện đợc các mục tiêu của mình

1.2 Phân loại kiểm soát

Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhng do mục tiêu của cáchoạt động đợc kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý trongtừng trờng hợp khác nhau nên cũng có tơng ứng các cách tiến hành kiểm soátkhác nhau do đó mà cũng có tơng ứng nhiều loại kiểm soát khác nhau Nhìnchung kiểm soát có thể chia làm 3 loại:

ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đa hoạt động đang

đ-ợc kiểm soát đó đạt đđ-ợc những mục tiêu mong muốn

 Kiểm soát có không“ ” “ ”

Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máymóc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt đợc những kết quả mongmuốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất l -ợng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua

đợc Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc củamột loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể phải thựchiện việc tóm lợc hoạt động có liên quan Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổchức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá nhữngquyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện Nhân tố chung là cómột kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt để trong điều kiệnbình thờng sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến

 Kiểm soát sau hành động

Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ởtrên, nhng nó đợc phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hànhtheo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời Hoạt động đó cóthể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trơng hay một tiến trình.Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên Hoạt động sau

sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai ở đây,kiểm soát cần đợc hiểu là xem xét lại quá khứ nhng bao giờ cũng hớng vào cảitiền tơng lai

2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệthống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soátnội bộ ?

Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ Trongkhuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệthống kiểm soát nội bộ.

2.1 Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)

Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống

những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của đơn vị, tổchức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc đểtìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề

ra của đơn vị

 Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị đợc bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vôhình và các tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, các tài liệu quantrọng… của doanh nghiệp

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộmáy kế toán xử lý và tổng hợp Thông tin này cần đợc bảo đảm độ tin cậy bởivì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác

và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nộidung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảmbảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp phải đợc tuân thủ đúng mức

 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thờng đánh giá kết quả hoạt độngtrong doanh nghiệp đợc thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống kiểm soátnội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máyquản lý doanh nghiệp

Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệthống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hớng về cácmục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

2.2 Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ vềKiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể Trong phần thực hànhkiểm toán Kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau:

Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những ph

biện pháp phối hợp đợc thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trơng quản lý đã

2.3 Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)

Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau: Hệ”

thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị

đ-ợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý

và có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi ờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.”

tr-Trong đó:

Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà

đơn vị đợc kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tàichính

Môi tr ờng kiểm soá t: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và

hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thốngkiểm soát nội bộ trong đơn vị

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết

lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thểTheo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ đợc mô tả theo conmắt của các kiểm toán viên độc lâp là những ngời bên ngoài doanh nghiệp và

nó cũng hớng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiệnkiểm toán tại đơn vị đó

3 Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp

Nh phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọngcủa việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp Vậy việc đó nóquan trọng nh thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ.Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó

3.1 Yêu cầu của quản lý

Nói đến từ “quản lý” hay “nhà quản lý” sẽ gợi nhiều cách nghĩ chonhiều ngời khác nhau Nhng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình sửdụng nguồn lực có hiệu quả Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là mộtquá trình tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực

và nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đótheo cách hiệu quả nhất có thể Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các nguồnlực và các nhà quản lý muốn đạt đợc kết quả tốt nhất có thể đợc và họ phải cócách làm tốt nhất để đạt đợc mong muốn đó

Quản lý đợc coi nh là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau Cácquá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp cácnguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm soát

 Lập kế hoạch quản lý:

Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức caonhất về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lợc và các chủ tr-

ơng hỗ trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phơng pháp ở mức thấp hơnnữa cho việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể Lập kế hoạch quản lý cũng là căn

cứ cho tất cả các quá trình khác

 Tổ chức thực hiện kế hoạch:

Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đóphối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức đợchoàn thành Nó giúp cho mỗi ngời trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai làngời có trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó Quá trình này đợc xâydựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên

 Cung cấp các nguồn lực:

Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việcmua sắm các nguồn lực vật chất nh máy móc thiết bị và các loại vật t cungứng… và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực Đặc biệt hoạt động chuẩn bịnguồn lực về con ngời đợc các nhà quản lý hết sức quan tâm

 Điều hành quản lý:

Đây là quá trình khi công việc đợc tiến hành trong thực tế Nó bao gồm

3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ đợc giao: ớng dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch

Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợinhuận và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hớng đến mục tiêu đó Các nhàquản lý luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Bên cạnh đó nh chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng thẩm

định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện mộtcách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay ngời ta có xu h-ớng đa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý

mà chúng ta chỉ có thể đạt đợc điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểmsoát nội bộ Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càngcần thiết đối với các doanh nghiệp

3.2 Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể

Nh chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác địnhcác mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó Với việc thực hiện công tácquản lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thìchức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động

thực hiện mà nhờ đó các chiến lợc đợc chuyển thành các hành động cụ thể để

đạt đợc các mục tiêu và kết quả đã đặt ra Điều đó cũng rất thiết thực để xemxét kỹ hơn các chức năng của kiểm soát tơng quan nh thế nào với các giai

đoạn chủ yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện, cungcấp nguồn lực và quản trị

3.2.1 Quan hệ với lập kế hoạch:

Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh chocông ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức Nhữngmục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt

động kiểm soát Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chứcnăng kiểm soát chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt

điều đó cũng nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cảitiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế hoạch

và hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại Do đó mối quan tâm đầutiên của chúng ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty

3.2.2 Quan hệ với việc tổ chức:

Tổ chức là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, thông qua việc

tổ chức mà các công việc đợc giao, đợc uỷ quyền, đợc hạch toán Với cáchnhìn nhận này tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát hơn thế nữa, tráchnhiệm trong việc tổ chức của các cá nhân hay nhóm là xây dựng các mục tiêu

và đo lờng các kết quả của các hoạt động điều này có nghĩa là nếu chúng tamuốn kiểm soát có hiệu quả thì chúng ta phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổchức hoàn hảo và những việc bố trí tổ chức theo kế hoạch đó

3.2.3 Quan hệ với việc cung cấp các nguồn lực:

Các việc mua sắm, quản lý và sử dụng những nguồn lực đều có nhữngvấn đề cần thiết để kiểm soát Đặc biệt là kiểm soát trong lĩnh vực cung cấpnguồn lực con ngời, cũng nh toàn bộ quá trình quản lý, kiểm soát là một bộphận, là quá trình do con ngời làm, những con ngời đã đợc chọn lọc, huấnluyện và quản lý Hơn nữa ở đau có nhà quản lý giỏi thì ở đó chức năng kiểmsoát cũng đợc quản lý với một hình thức hiệu quả hơn Vì vậy, kiểm soát tốtphải bao gồm tất cả các mặt chủ yếu của chức năng quản lý đội ngũ và nhânsự

3.2.4 Quan hệ với việc điều hành:

Trong giai đoạn điều hành quản lý, các nhà quản lý phải ra chỉ thị, giámsát nhân viên, phối hợp công việc và chỉ đạo ở giai đoạn này các nhà quản lýcũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việcthực hiện kế hoạch quản lý có thay đổi Cách thức điều hành trực tiếp này cóthể hỗ trợ hoạt động kiểm soát tuy nhiên đôi khi nó lại cản trở công việc kiểmsoát Nh vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với những nhà quản lý cótrách nhiệm để công việc ở đây đảm bảo là hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát

3.3 Phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nh đã trình bày ở phần trên, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống cácchính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo

đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý vàbảo đảm hiệu quả của các hoạt động của đơn vị Chính vì thế mà phạm viquan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ là tất cả các hoạt động ở các lĩnh vựccủa các cấp khác nhau của đơn vị: Từ những hoạt động về tuyển dụng nguồnnhân lực, vật lực đến những hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiểncác nguồn lực đó vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; từ hoạt độngcủa các nhà quản lý cho đến các hoạt động của các nhân viên cấp dới Tuynhiên mức độ quan tâm của ban lãnh đạo của đơn vị đối với các lĩnh vực khácnhau là khác nhau và nó cũng quyết định đến kiểm soát hoạt động đó

II Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp

1 Khái quát về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

1.1 Thiết kế và thực hiện kiểm soát

Để hiểu rõ về chức năng kiểm soát ngời ta có thể xe xét trên khía cạnhthiết kế và thực hiện

Thiết kế trong chức năng kiểm soát đợc hiểu là thực hiện lựa chọn cáckhía cạnh cụ thể cần đợc kiểm soát, xác định các khía cạnh đó đợc thực hiệntới mức nào và tìm ra cách thực hiện nó Những dự kiến này chủ yếu tập trungvào những mặt cơ bản của nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực nào đó đợc xác

định, một trình tự đo lờng kết quả đợc triển khai, một chơng trình lập ra choviệc thẩm tra và hành động cần thiết Tất cả những điều đó đều liên quan đếnmột sự xem xét, cân nhắc giữa lợi ích có thể có với chi phí phải gánh chịu

Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát là thực hiện cụ thể tức là bố trí rõ

hệ thống và việc theo dõi hệ thống ở đây chúng ta tập trung ngay vào côngviệc cụ thể và những ngời liên quan Cũng ở đây, ta cần tới kỹ năng quản trị

và nhận định để giải quyết những tình thế phát sinh ngoài dự kiến và về nhữngvấn đề không tránh đợc về con ngời

1.2 Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý

Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến và thực hiện nói trên là phạm

vi mà các biện pháp kiểm soát có thể hoà nhập với các trình tự và hành độngquản lý bình thờng điều mà chúng ta phải luôn tự nhủ rằng không coi nhữngbiện pháp kiểm soát là những hoạt động phụ thêm và tách rời Thay vào đó,chúng ta tìm đợc mục đích kiểm soát của chúng ta thông qua quá trình hoạt

động bình thờng

Sở dĩ chúng ta nên làm nh vậy là vì nếu làm nh vậy chúng ta sẽ tiếtkiệm đợc chi phí và loại trừ bớt bực tức cho những ngời trực tiếp hay gián tiếp

bị kiểm tra Ví dụ nh nều chấp nhận đợc một bộ phận cụ thể từ một tổ củaphân xởng sản xuất có thể tự động xác định đợc liệu nó có phù hợp trong dâytruyền lớn hơn không mà không cần phải có một nhóm thanh tra trung giannào nữa tơng tự nh vậy, chúng ta cứ xem việc xử lý kiểm soát nh là quan hệquản lý bình thờng chứ không phải là một vấn đề tách biệt Các chuyên giakiểm soát bao giờ cũng có những thuận lợi nh vậy để thực hiện kiểm soát, coikiểm soát nh một hoạt động thông thờng

1.3 Qui mô bảo vệ và xây dựng

Khi xem xét chức năng kiểm soát ngời ta còn xem xét qui mô bảo vệ vàxây dựng của chúng và cố gắng tối đa hoá qui mô đó Một phạm vị khá lớncủa kiểm soát thực hiện là để phục vụ mục tiêu bảo vệ cho các nhà quản lýcấp cao hơn và tránh những sai sót ở mức thấp hơn Một số việc kiểm soátphải có một trong những mục đích chính là đề phòng những loại hành độngnào đó mà chúng nhà quản lý cấp cao không muốn ví dụ nh là sử dụng sai mộtbất đông sản của công ty hay những cam kết quá mức đợc phép hoặc lập saimột tờ khai nào đó Những việc kiểm soát là để bảo vệ vì quản lý cấp trêncũng muồn biết những loại việc đang triển khai để họ có những hành độngkhắc phục hoặc sửa chữa kịp thời

Trong một số trờng hợp, kiểm soát chú trọng vào khả năng xây dựng,lúc đó kiểm soát nh là một hoạt động hớng dẫn đối với lĩnh vực hoạt động củachúng ta Ví dụ một kiểm soát hình thức thử nghiệm sở thích của ngời tiêudùng có thể giúp chúng ta làm ra những loại sản phẩm mới hoặc trình bàynhững sản phẩm hiện có theo kiểu dáng mới khác theo thị hiếu của ngời tiêudùng Cách xây dựng này thực hiện đợc vì có phần chú trọng vào các mặt tíchcực thờng có của các hoạt động, mang tính chất bảo vệ ngay từ lúc đầu có thểminh hoạ bằng việc thoả mãn ngời tiêu dùng và danh tiếng của công ty là kếtquả của các biện pháp thanh tra kiểu bảo vệ điều đó cũng có thể đợc hiểutheo một hình thức rộng hơn là nó sẽ khuyến khích tốt hơn những ngời bịkiểm soát ví dụ kiểm soát thực hiện lợi nhuận của một chi nhánh thay choviệc kiểm soát hoạt đông chi tiết Trong trờng hợp khác, tính chất xây dựng cóthể thông qua sự hiểu biết kỹ hơn và việc xử lý tế nhị của kiểm soát Trong tấtcả những tình huống đó, mục tiêu của chuyên viên kiểm soát là đề cập đếnnhững nhu cầu của bảo vệ ở một hình thức mà tránh nhấn mạnh vào hớng đó,vào tiềm năng xây dựng đó

1.4 Phân tích rủi ro đối với các mục tiêu bảo vệ

Nh đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ việc đánh giá kiểm soát nội bộbao gồm hai mục tiêu là bảo vệ và xây dựng Thực chất của lợi ích sóng đôi

nh vậy rất quan trọng đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, đối với cáckiểm toán viên nội bộ _ là ngời tìm cách phục vụ toàn bộ lợi ích quản lý

Ngoài ra, việc đánh giá công việc kiểm soát còn phải đặt trong mối quan hệvới các mục tiêu cải tiến rộng hơn là xây dựng, đó là loại đánh giá ở trình độcao hơn và công phu hơn nhất là khi các mục tiêu cải tiến bao hàm khả năngsinh lời của tập đoàn đã đợc tăng Nhng các mục tiêu bảo vệ căn bản là rấtquan trọng và cần đợc đề cập thích đáng Nh thờng xảy ra, việc đánh giá củakiểm soát nội bộ về các mục tiêu bảo vệ tự nó đặc biệt làm cho việc phân tíchrủi ro có tổ chức và khoa học hơn

Việc đánh giá rủi ro cho các mục tiêu bảo vệ trực tiếp xoáy vào:

 Tính chất phạm vi và ảnh hởng của từng loại khiếm khuyết tiềm ẩn

 Tính khả thi và chi phí của công việc kiểm soát thực tế

Loại đánh giá này tất nhiên phải làm riêng cho từng loại công ty và theocác tình huống hoạt động khác nhau Nhng khi đánh giá nh vậy nên xem cầnloại kiểm soát gì? phạm vi kiểm soát để có lợi cho kinh doanh Nhng điều làmphức tạp cho việc đánh giá sau là thờng có mâu thuẫn giữa việc làm giảm tốnthất với nhu cầu rộng thêm của quản lý và các mục tiêu

Tất cả diều đó có nghĩa là phân tích rủi ro tôt hay không về mặt quản lýcòn tuỳ thuộc vào phạm vi đợc thừa nhận và đánh giá của các mục tiêu quản

lý có liên quan

1.5 Vấn đề phản ứng của con ngời với kiểm soát

Con ngời liên quan đến quá trình kiểm soát và nó đòi hỏi con ngời phảirất khéo léo khi giải quyết các mối quan hệ Trong khi thực hiện, triển khaimột hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì thấy có các vấn đề: Nguồn gốc chủ yếucủa các vấn đề là hầu hết ai cũng có bản năng hành động độc lập và tự do.Thực tế cho thấy rằng con ngời phải làm gì đó khiến họ có khuynh hớng áccảm với một việc kiểm soát thậm chí phản đối Mức độ chấp nhận đối vớinhững việc kiểm soát phần lớn tuỳ thuộc vào chính con ngời_ sự thông minh,

có kinh nghiệm, vốn văn hoá, tình cảm vững bền… Nhng chúng ta có thể nóirằng xu hớng thông thờng là con ngời bực bội với kiểm soát và ít nhiều chốnglại điều đó phụ thuộc nhiều vào cách thức kiểm soát đợc triển khai chúngdiễn ra và đợc điều khiển nh thế nào Do đó, trong sự cố gắng của chúng talàm công việc kiểm soát có hiệu quả, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về sựphản ứng bình thờng đó của con ngời và làm mọi việc cần thiết có thể để tốithiểu hoá những phiền toái

Chúng ta có thể xử lý nh thế nào với những cản trở của con ngời với kiểmsoát? có những giải pháp sau để giải quyết những mâu thuẫn đó:

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt độngcủa các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thốngkiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: Môi trờng kiểm soát, hệ thống thôngtin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

Để có thể hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty nh thếnào và hoạt động ra sao, trớc tiên chúng ta phải tìm hiểu về các yếu tố cơ bảncủa hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1 Môi trờng kiểm soát

Môi trờng kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bêntrong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế,hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Theo VSA 400 môi trờng kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sựquan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị,ban giám đốc đốivới hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát trong đơn vị

Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểmsoát trong doanh nghiệp Môi trờng kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho cácthủ tục kiểm soát cụ thể ngợc lại môi trờng kiểm soát mà yếu thì các thủ tụckiểm soát cũng khó có thể phát huy hiệu quả đợc

Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát nói chung chủ yếu liên quan đếnquan điểm thái độ và nhận thức cũng nh hành động của các nhà quản lý trongdoanh nghiệp trên thực tế tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra kiểm soáttrong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lýtại doanh nghiệp đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểmsoát là quan trọng và không thể thiếu đợc đối với mọi hoạt động của đơn vị thìmọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểmtra kiểm soát và tuân thủ mọi qui đinh cũng nh chế độ đề ra Ngợc lại, nếuhoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắncác qui chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đợc vận hành một cách có hiệuquả bởi các thành viên của đơn vị

Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát bao gồm:

Cơ cấu tổ chức là cách thức tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hay cóthể hiểu cơ cấu tổ chức là cách phân quyền trong bộ máy quản lý

Cơ cẩu tổ chức đợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phầntạo ra môi trờng kiểm soát tốt Cơ cẩu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dới trong việc ban hành các quyết định, triển khaicác quyết định đó cũng nh kiểm tra, giám sát việc thực hiên các quyết định đótrong toàn doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa

có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toáncủa doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồngchéo hoặc bỏ trống: tức là phải thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chứcnăng, bảo đảm sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra,kiểm soát lẫn nhau trong các bớc thực hiên công việc

2.1.3 Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh là chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thểkhông cần thực hiện mà vẫn đảm bảo đợc các mục tiêu đề ra của kiểm soátnội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chínhsách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lựctrong công việc thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu qủa

Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp đề bạtkhen thởng, kỷ luật nhân viên việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sựphải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất địo đức, đồng thời phảimang tính kế tục và liên tiếp

2.1.4 Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kếhoạch tài chính gồm những ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt

động và sự luân chuyển tiền trong tơng lai, là những nhân tố quan trọng trongmôi trờng kiểm soát nếu việc lập và thực hiện kế hoach đợc tiến hành khoahọc và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạchvà dự toán đó sẽ trở thành công cụkiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thờng quan tâm,xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hởng đến kếhoach đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thờng và xử lý, điều chỉnh kếhoạch kịp thời

2.1.5 Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị nh thành viên của hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm cácchức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát đặt ra để thực hiện những nhiệm vụ: giám sát sự chấphành luật pháp của công ty, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viênnội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, dung hoà các bất đồng nếu cógiữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài…

2.1.6 Môi trờng bên ngoài:

Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vàocác nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của cácnhà quản lý nhng có ảnh hởng rất lớn đến thái độ và phong cách điều hànhcủa cac nhà quản lý cũng nh sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tụckiểm soát nội bộ

Nhóm các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quanchức năng nhà nớc, ảnh hởng của cac đối tác làm ăn, môi trờng pháp lý, đờnglối phát triển đất nớc…

Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hởng

đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộdoanh nghiệp trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt

động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanhnghiệp

đó, thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt đông kế toán Một

hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chitiết:

Tính có thật Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những

nghiệp vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị mà

ng-ợc lại mọi nghiệp vụ đã đng-ợc ghi chép vào sổ sách kếtoán của đơn vị đều phải đảm bảo là đã xảy ra

Sự phê chuẩn Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều đợc phê chuẩn hợp

lý, đúng qui cách đúng thẩm quyền Tính đầy đủ Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn (đầy đủ) các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh tức là các nghiệp vụ kinh tế nếu đãphát sinh thì đều đợc ghi sổ

Sự đánh giá Đảm bảo không có sai phạm gì trong việc tính toán các

khoản giá và phí

Sự phân loại Đảm bảo các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ đồ

tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kếtoán

Tính đúng kỳ Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợc thực

hiện kịp thời theo quy định

2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập

và thực hiện nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý cụ thể

Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh

đạo của đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc cácmục tiêu quản lý cụ thể

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm:

 Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơnvị

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

 Kiểm tra chơng trính ứng dụng và môi trờng tin học

 Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán

 Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

 So sánh đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

 So sánh đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

 Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

 Phân tích so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán, số liệu kế hoạch đã lập

Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắccơ bản: Phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyêntắc uỷ quyền phê chuẩn và ngoài ra còn một số nguyên tắc khác nữa Cụ thể

về vấn đề này sẽ đợc xem xét rõ hơn ở phần sau

2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập đợc thiết lập bêntrong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tcách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó

Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong

đơn vị để tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động trong đơn vị phục vụyêu cầu quản trị nội bộ trong doanh nghiệp hay có thể nói kiểm toán nội bộ làmột loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lờng và đánh giá hiệuquả của những kiểm soát khác

Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểmsoát nội bộ Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn bộhoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vậnhành chính sách và thủ tục kiểm soát bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽgiúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời, sát thực về mọi hoạt độngcủa doanh nghiệp, về chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và

bổ xung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phậnkiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

vệ tốt không, các qui tắc, qui phạm của công ty có đợc tuân thủ không và sổsách tài chính có đợc ghi chép đầy đủ không điều rất quan trọng nữa là pháthiện gian lận và giữ gìn mọi thứ nguyên vẹn… Tóm lại có thể nói rằng bộphận kiểm toán nội bộ đợc thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việckiểm tra và đánh giá các hoạt đông phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị

3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp tức làchúng ta phải thiết lập từng các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

có nghĩa là chúng ta phải thiết lập các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống

kế toán, các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ

3.1 Thiết lập môi trờng kiểm soát

Nh đã trình bày ở phần trên, môi trờng kiểm soát bao gồm các nhân tốbên trong và nhân tố bên ngoài Để có thể thiết lập đợc một hệ thống kiểmsoát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì điều đầu tiên chúng ta phải thiết lập đợcmột môi trờng kiểm soát tốt

Trớc tiên chúng ta quan tâm đến các nhân tố thuộc bên trong của môitrờng kiểm soát tức là các yếu tố liên quan đến đặc điểm quản lý, cơ cấu tổchức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch… Những yếu tố này đợc thiết lậphoàn toàn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp, của các nhà quản lýdoanh nghiệp

3.1.1 Thiết lập cách thức quản lý của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp phải thiết lập một cách thức quản lý của riêng mình, xác

định riêng cho mình một mô hình quản lý, một cách thức quản lý phù hợp với

đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động

của doanh nghiệp

3.1.2 Thiết lập cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức cũng là một nhân tố quan trọng góp phần tạo ra môi trờngkiểm soát tốt Để tạo ra đợc một môi trờng kiểm soát tốt khi thiết lập cơ cấu tổchức phải chú ý đến những nguyên tắc sau:

Thiết lập đợc sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ các lĩnh vực hoạt

động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sựchồng chéo giữa các bộ phận

Thực hiên phân chia tách bạch giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ sách và bảo quản tài sản

Đảm bảo đợc sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đợc hiệuquả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Nh vậy là doanh nghiệp phải bố trí, xắp xếp, tổ chức phân quyền trong

bộ máy hoạt động nh thế nào để thuận tiện cho các hoạt đông của mình nhất

mà không bị gò bó trong một khuôn mẫu của bất kỳ một mô hình nào cả.Các mô hình quản lý có thể áp dụng thờng là mô hình quản lý tập trung ,mô hình quản lý phân tán hay là mô hình quản lý nửa tập trung nửa phân tán.Nhng áp dụng một mô hình nào đó vào doanh nghiệp để phù hợp là quantrọng nhng cái quan trọng hơn cả đó là nhà quản lý của doanh nghiệp đó phảibiết lựa chọn, bố trí, xắp xếp nh thế nào đó mà phù hợp với các đặc điểm hoạt

động của doanh nghiệp mình và phải luôn có sự biến đổi phù hợp với điềukiện thời đại mới

Để thiết lập đợc một mô hình hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp khôngphải là chuyên dễ vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp phải không ngừng họchỏi, trau dồi kiến thức để tìm ra đợc cái đúng, cái hay trong thời đại mới mà

áp dụng

3.1.3 Xây dựng chính sách nhân sự:

Chất lợng của đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố ảnh hởng lớn nhất tớichất lợng của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp Trong bất cứ hoạt độngnào của Xã Hội cũng vậy nhân tố con ngơì luôn là vấn đề cần thiết và bức xúccủa các doanh nghiệp nói riêng và của toàn Xã Hội nói chung

Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thì conngời cũng là nhân tố trung tâm, là chủ thể trực tiếp thực hiện hành vi kiểmsoát, thực hiện các thủ tục kiểm soát nên chất lợng hoạt đông của hệ thốngkiểm soát nội bộ phụ thuộc hoàn toàn vào chất lợng của nhân viên kiểm soátbởi vì ngay cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các thủ tục, chínhsách kiểm soát chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong côngviệc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộkhông thể phát huy hiệu quả Vì vậy, đào tạo con ngời luôn đợc các doanhnghiệp quan tâm và các doanh nghiệp phải thờng xuyên có những chính sách

cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp, đề bạt, khen thởng, kỷ luậtnhân viên việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với nănglực chuyên môn và phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế tục và liêntiếp

Bên cạnh đó thì việc đào tạo nâng cao chất lợng hoạt đông của đội ngũnhân viên kiểm soát cũng cần phải đợc quan tâm và luôn thực hiện

3.1.4 Thiết kế công tác kế hoạch:

Doanh nghiệp nên tổ chức công tác kế hoạch trong các hoạt đông củamình từ hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến các kế hoạch về thu chi quĩ,

kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định…

Thực tế cho thấy có kế hoạch hoá mọi công việc thì chúng ta mới thựchiên các hoạt đông có hiệu qủa đợc và chúng ta mới có thể dễ dàng đánh giácác hoạt động của mình Tuy nhiên, khi thực hiên các kế hoach đặt ra thìchúng ra không nên quá cứng nhắc, gò bó theo kế hoạch mà chỉ nên xem kếhoạch đó nh một định hớng cho hoạt đông của mình mà thôi

3.1.5 Thiết lập uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát là bộ phận không thể thiếu đợc nếu chúng ta thiếtlập một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Uỷ ban kiểm soát đợcthành lập bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanhnghiệp nh thành viên của hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm các chức

vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đợcthiết lập để làm các nghiệp vụ:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

 Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ

 Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

 Dung hoà những bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các Kiểmtoán viên bên ngoài

Trên đây là phần trình bày về các yếu tố bên trong thuộc môi trờng kiểmsoát của doanh nghiệp Bên cạnh đó còn có những yếu tố thuộc môi trờng bênngoài nh sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nớc, ảnh hởng của

đờng lối phát triển của đất nớc… Những yếu tố này doanh nghiệp không thểlàm thay đổi chúng đợc nhng lại chịu ảnh hởng rất lớn của chúng đối vớinhững nhân tố này thì doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mình để phù hợp vớicác chính sách của Nhà nớc

3.2 Thiết lập hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kếtoán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán.Vì vậy thiết lập hệ thống kế toán tức là phải thiết lập các yếu tố cơ bản của hệthống kế toán

3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là phơng tiện để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh liên quan đến các nội dung nghiệp vụ kinh tế

Hệ thống chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán hiện hành baogồm hai hệ thống:

+ Hệ thống chứng từ bắt buộc

+ Hệ thống chứng từ hớng dẫn

( Bao gồm 6 loại: chứng từ lao động tiền lơng, chứng từ hàng tồn kho,chứng từ bán hang, chứng từ tiền tệ, chứng từ tài sản cố định, chứng từ sảnxuất )

trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán(Cả bắt buộc và hớng dẫn) các doanhnghiệp phải tổ chức xử lý và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ bảo đảmviệc ghi chép kịp thời, tránh chồng chéo, trùng lắp và thuận tiện cho việc kiểmtra, đối chiếu, bảo quản lu trữ các chứng từ

3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

Tài khoản kế toán đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế _ tàichính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nộidung kinh tế và mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán

Hiện nay, Bộ tài chính có các hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho cácdoanh nghiệp khác nhau:

 Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp nói chung (Quyết định 1141/1995/QĐ/BTC)

 Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải xác định hình thức tổ chức sổ kếtoán cho phù hợp với doanh nghiệp mình để có thể thực hiện ghi sổ một cách

có hiệu quả nhất

Hiện tại có 4 hình thức ghi sổ phổ biến là:

 Nhật ký chung

Hệ thống các báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp phải lậphiện nay thực hiện theo quyết định 167_qui định về chế độ báo cáo tài chínhtrong doanh nghiệp và bao gồm:

 Bảng cân đối kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Báo cáo lu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập nh trên thì trong doanhnghiệp còn phải lập một số các báo cáo kế toán khác liên quan đến tình hínhquản lý, sử dụng tài sản, tình hính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, cácbáo cáo nhanh phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp_

đó là hệ thống các báo cáo quản trị

Trớc yêu cầu của công tác quản lý trong nền kinh tế thị trờng, công việccủa những ngời làm công tác kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việcphản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán vào sổ kế toánchi và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà đòi hỏi phải biếtphân tích các báo cáo kế toán Thông qua việc phân tích các báo cáo kế toán

để có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các giải pháphữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hớngphát triển của doanh nghiệp trong thời gian trớc mắt cũng nh chiến lợc pháttriển lâu dài

Tóm lại : Việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán trong các doanh

nghiệp góp phần nâng cao chất lợng hoạt động cuả hệ thống kiểm soát nội bộ

Để nâng cao chất lợng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và

hệ thống kế toán nói riêng thì các doanh nghiệp phải thực hiện đúng nhữngyêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cáchtrung thực, minh bạch và công khai và chấp hành tốt những chính sách, chế độ

về quản lý kinh tế, tài chính nói chung, các chế độ, thể lệ qui định về kế toán

nói riêng cần phải thờng xuyên tiến hành công tác kiểm tra kế toán trong nội

bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung, phơng pháp kiểm tra

Công tác kiểm tra kế toán trong các doanh nghiệp thờng đợc tiến hànhtheo những nội dung sau:

Kiểm tra kế toán ghi chép, phản ánh lên chứng từ, tài khoản và sổ sách

kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế

Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do Giám đốc và

kế toán trởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo Trong bộ máy kế toán củadoanh nghiệp nên tổ chức riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc phân côngnhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán Việc kiểm tra có thể đợc tiến hànhvới tất cả nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt Tuỳ theo yêu cầu mà có thểkiểm tra định kỳ, đột xuất hoặc bất thờng

Phơng pháp kiểm tra kế toán đợc áp dụng chủ yếu là phơng pháp đốichiếu: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toánvới nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các số liệu của các doanhnghiệp khác có liên quan Về mặt lý thuyết, trình tự tiến hành kiểm tra cần bắt

đầu từ dới lên : từ chứng từ đến sổ sách kế toán và cuối cùng là báo cáo kếtoán Tuy nhiên để giảm bớt khối lợng công việc kiểm tra, rút ngắn thời giankiểm tra mà vẫn đảm bảo đợc tính đúng đắn khách quan của công tác kiểm tra

và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm Trên thực tế thờng tiếnhành kiểm tra theo trình tự ngợc lại, từ trên xuống, từ các báo cáo kế toán sau

đến sổ kế toán chi tiết và cuối cùng là các chứng từ

Kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tac quản lý, công tác

kế toán của doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tợng, viphạm chính sách, chế độ quản lý và kế toán Do vậy, công tác kiểm tra phải đ-

ợc thờng xuyên tiến hành theo đúng chế độ qui định Kết quả kiểm tra kế toánphải đợc lập biên bản hoặc trình bày trong báo cáo kiểm tra Trong các biênbản hoặc báo cáo kiểm tra phải bao gồm các nội dung: nội dung tiến hànhkiểm tra, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đề nghịcủa ban kiểm tra kế toán

3.3 Thiết lập các thủ tục kiểm soát

Nh đã trình bày ở phần trên, thủ tục kiểm soát là các căn qui chế và cácthủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt đợc các mục tiêu quản

lý cụ thể

Theo VSA 400 Thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh

đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêuquản lý cụ thể

Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là công việc cần thiết mà bất cứ mộtdoanh nghiệp nào cũng phải làm Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trongdoanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đợc phân chia cụthể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngời trong bộ phận Việc phân công, phânnhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khixảy ra thì dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này qui định sự tách ly trách nhiệm thích hợp về tráchnhiệm trong các nhiệm vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành

vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêmnhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tàisản và bảo vệ tài sản

 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyết

định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình uỷquyền đợc tiếp tục mở rộng ở các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phânchia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung củadoanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụkinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn sự phê chuẩn đợc thực hiện qua hai loại:phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Sự phê chuẩn chung đợc thực hiênthông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể chocán bộ cấp dới tuân thủ Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sảnphẩm cố định, xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng Sự phê chuẩn cụthể đợc thực hiện theo từng nghiệp vụ cụ thế riêng biệt

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn phải

đảm bảo rằng việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soátvật chất đối với tài sản, sổ sách và đảm bảo thực hiện kiểm soát độc lập đốivới việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

Tóm lại : Thủ tục kiểm soát là một trong những nhân tố cơ bản của hệ

thống kiểm soát nội bộ Nó là cơ sở giúp các quá trình kiểm soát đợc thựchiện có hiệu quả hơn vì thế nhất thiết phải xây dựng hệ thống các thủ tụckiểm soát trong doanh nghiệp cùng với quá trình xây dựng và thiết lập hệthống kiểm soát nội bộ

3.4 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

Mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ nói riêng đều xuất phát từ kết quả của một nhu cầu nảy sinh.Chúng ta có thể hiểu rõ hơn bản chất của hoạt động đang tồn tại nếu chúng tabiết phần nào về những điều kiện thay đổi trong quá khứ đã tạo ra nhu cầu chohoạt động đó

Bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài quiluật chung đó Tức là bộ phận kiểm toán nội bộ xuất hiện và hoạt động là để

đáp ứng một nhu cầu nào đó của doanh nghiệp mà sau đây chúng ta sẽ rõ hơn

về vấn đề đó

Hiện nay, trong các doanh nghiệp số lợng các nghiệp vụ của doanhnghiệp ngày càng có khối lợng nhiều và phức tạp nên ngời quản lý cấp caokhông thể dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó để kiểm tra hoạt động mộtcách vừa ý nhất Cách tốt nhất cho các nhà quản lý là thiết lập một bộ phậnchuyên trách thực hiện chức năng đó Bộ phận đó chính là bộ phận kiểm toánnội bộ

Để thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ chúng ta phải quan tâm đến cácmặt sau:

3.4.1 Đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ:

Nhân viên của bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo rằng nghiệp vụthành thạo và quá trình đào tạo của kiểm toán viên nội bộ phải đủ Kiến thức,

kỹ năng, và kỷ luật để thực hiện các hoạt động kiểm toán

Các kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghềnghiệp và phải khéo léo ứng xử, tiếp xúc với mọi ngời và trao đổi thông tin cóhiệu quả, không ngừng học tập trau dồi trình độ nghiệp vụ và các kiểm toánviên nội bộ còn phải thực hiện thận trọng nghề nghiệp đúng mực khi tiến hànhcác cuộc kiểm toán nội bộ

3.4.2 Qui định về phạm vi công việc của kiểm toán nội bộ

Phạm vi công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm những việc kiểmtoán phải thực hiện tuy nhiên trong thực tế thì ở các doanh nghiệp Ban giám

đốc và hội đồng quản trị sẽ là ngời đa ra những định hớng chung về phạm vicông việc và những hoạt động về phạm vi kiểm toán

Nhìn chung thì phạm vi công việc của hệ thống kiểm soát nội bộ tậptrung vào các mục tiêu sau:

 Tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin:

Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính xác thực và tính toàn ven củathông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ và các phơng tiện đã xử dụng để xác

định, định lợng, phân loại và báo cáo thông tin đó

Các hệ thống thông tin cung cấp số liệu cho việc ra các quyết định kiểmsoát đáp ứng các yêu cầu bên ngoài Do vậy kiểm toán viên nội bộ phải kiểmtra hệ thống thông tin là thích hợp để xác minh rằng:

Sổ sách báo cáo tài chính và điều hành có thông tin chính xác, đáng tincậy, kịp thời, hoàn chỉnh và hữu ích Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báocáo có đầy đủ và hiệu lực không

 Thiết lập chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các Qui định

Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các hệ thống đã thiết lập để đảmbảo sự tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật, và các qui định

có ảnh hởng quan trọng tới các nghịp vụ và các báo cáo

Ban giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập các hệ thống đã đợc thiết kếnhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính sách, kế hoạch thủ tục vàpháp luật qui định phải thực hiện

 Đảm bảo việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

Kiểm toán viên nội bộ thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và khi cầnthì thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó

Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệtài sản tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hoả hoạn, sử dụng sai, hoặc bấthợp pháp và thẩm tra sự vạch trần của các yếu tố này

 Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực đảm bảo và có hiệu quả

Kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá tính tiết kiệm và tính hiệu quả củacác nguồn lực đợc sử dụng

Ban giám đốc chịu trách nhiệm đa ra những chuẩn mực điều hành để

định lợng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả của một hoạt

động và kiểm toán viên nội bộ thì chịu trách nhiệm xem: các chuẩn mực tácnghiệp có đợc thiết lập để đo lờng và tiết kiệm có hiệu quả không; các chuẩnmực đã đợc thiết lập có rõ ràng và có đợc thực hiện không; những sai lệch sovới chuẩn mực tác nghiệp có đợc xác định, phân tích và báo cáo cho ngời cótrách nhiệm để sửa sai không

Việc kiểm toán viên liên quan đến việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm và

có hiệu quả phải xác định trên những tình trạng nh: cơ sở vật chất không đợctận dụng tối đa, công việc không năng suất, các thủ tục tốn kém, thừa hoặcthiếu nhân viên

 Thực hiện các mục tiêu mục đích đề ra cho các hoạt động hoặc chơng trình

Ban giám đốc chịu trách nhiệm đề ra các mục tiêu và mục đích cho cáchoạt động hoặc chơng trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và

đạt tới kết quả mong muốn đối với các hoạt động hoặc chơng trình Kiểm toánviên nội bộ phải khẳng định những mục tiêu và mục đích có nhất quán vớimục tiêu và mục đích của tổ chức không, chúng có đợc đáp ứng không

Kiểm toán viên nội bộ có thể hỗ trợ ban giám đốc triển khai các mụctiêu, mục đích và các hệ thống bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác

đáng không, thông tin chính xác, hiện thời và thích hợp có đang đợc sử dụngkhông; những công việc kiểm soát phù hợp có đợc đa vào các hoạt động hoặcchơng trình không

3.4.3 Thiết kế qui trình công việc kiểm toán

Kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiệnnhiệm vụ kiểm toán, chịu sự kiểm tra, giám sát và phê chuẩn

Qui trình công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm: lập kế hoạchkiểm toán, kiểm tra và đánh giá các thông tin, thông báo kết quả, theo dõithực hiện công việc kiểm toán

 Lập kế hoạch kiểm toán:

Kiểm toán viên nội bộ phải lập kế hoạch cho một cuộc kiểm toán và kếhoạch kiểm toán phải đợc lập bằng văn bản và phải bao gồm:

 Xây dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc

 Thu thập các thông tin cơ bản về các hoạt động cần đợc kiểm toán

 Xác định nguồn cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán

 Liên hệ với những ngời cần biết về cuộc kiểm toán

 Khi thích hợp thực hiện một cuộc khảo sát tại chỗ để làm quen vớinhững công việc kiểm soát sẽ đợc kiểm toán, để xác định những lĩnhvực trọng điểm kiểm toán và mời những bộ phận đợc kiểm toán nhậnxét và kiến nghị

 Viết chơng trình kiểm toán

 Xác định kết quả kiểm toán sẽ đợc thông báo nh thế nào, khi nào vàcho những đối tợng nào

 Nhận đợc sự phê duyệt kế hoạch kiểm toán từ cấp có thẩm quyền

 Kiểm tra và đánh giá thông tin

Kiểm toán viên nội bộ phải thu thập, phân tích, giải thích chọn lọcthông tin để xác minh kết quả kiểm toán Do vây các doanh nghiệp phải thiếtlập một qui trình kiểm tra và đánh giá thông tin cho các Kiểm toán viên thựchiện

Qui trình thu thập thông tin của doanh nghiệp đặt ra cho các kiểm toánviên nội bộ thực hiện phải đảm bảo đợc các nhu cầu sau:

 Thông tin thu thập phải liên quan đến mục tiêu và phạm vi kiểmtoán

 Thông tin phải đầy đủ, cơ yếu, thích hợp và hữu ích tạo ra cơ sởvững chắc cho những phát hiện và kiến nghị kiểm toán

 Các thủ tục kiểm toán, phơng pháp trắc nghiêm, phơng pháp chonmẫu đợc áp dụng phải phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

 Phải giám sát đợc quá trình thu thập thông tin của các Kiểm toánviên

 Thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán hợp lý và phải đảm bảo việc thựchiện đúng theo những qui đinh đó của các Kiểm toán viên

 Thiết kế hệ thống báo cáo kiểm toán

Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo công việc kiểm toán của họ do vậy

mà doanh nghiệp cũng phải thiết lập hệ thống các báo cáo để cho các Kiểmtoán viên thực hiện nhiệm vụ của mình

Hệ thống báo cáo kiểm toán đợc thiết lập trong doanh nghiệp phải đảmbảo các yêu cầu sau:

 Báo cáo phải khách quan, rõ ràng, súc tích, có tính xây dựng và kịpthời

 Báo cáo phải trình bày mục đích, phạm vi và kết quả của cuộc kiểmtoán và báo cáo cũng phải trình bày ý kiến của Kiểm toán viên

 Báo cáo phải có phần ghi nhận ý kiến của bộ phận đợc kiểm toán vàkết luận cuối cùng của cuộc kiểm toán

3.4.4 Thiết lập bộ phận quản lý kiểm toán nội bộ

Cũng nh tất cả các bộ phận khác, doanh nghiệp cũng cần phải thiết lập

bộ phận phụ trách quản lý bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận này đợc thiếtlập phải công bố mục đích, quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận kiểm toánnội bộ; phải lập kế hoạch và thực thi trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nộibộ; phải soạn thảo những chính sách và thủ tục để hớng dẫn nhân viên kiểmtoán thực hiện; phải xây dựng một chơng trình tuyển chọn và phát triển nguồnnhân lực của bộ phận kiểm toán nội bộ …

III qui trình kiểm soát

Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết lập trong doanh nghiệp đồng thờivới nó là qui trình kiểm soát cũng đợc thiết lập theo Đối với từng loại nghiệp

vụ cụ thể thì qui trình kiểm soát đợc thiết kế khác nhau song nhìn chung thìqui trình kiểm soát của các doanh nghiệp đợc thiết lập bao gồm bẩy bớc cơbản:

 Xác định và triển khai các mục tiêu

 Đo lờng các kết quả thực hiện

 So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu

 Phân tích nguyên nhân chênh lệch

 Xác định hành động quản lý thích hợp

 Thực hiện hành động quản lý

 Tiếp tục đánh giá lại

Mỗi một giai đoạn qui định những công việc cụ thể cần thực hiện, sau

đây chúng ta sẽ làm rõ những vấn đề này:

1 Xác định và triển khai các mục tiêu

Khi triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa trớc hết chúng ta phải tự hỏichúng ta kiểm soát cái gì? câu hỏi này cần đặt ra cho toàn bộ công ty và chomỗi cấp hoạt động nghiệp vụ Và khi chúng ta nói đến một mặt đặc thù củahoạt động nghiệp vụ thì chúng ta cần liên hệ từng nhu cầu với các nghiệp vụkhác lớn hơn của từng công ty Sau đó chúng ta phải quan tâm đến các vấn đề:

Trớc tiên là xác định đợc những nguồn lực chủ yếu đối với nghiệp vụ

đợc kiểm soát là gì, đánh giá tính trọng yếu của các yếu tố ảnh hởng đếnnghiệp vụ kiểm soát, xem xét giá trị của các nguồn lực khác trong quan hệ lẫnnhau và quan hệ với các nguồn lực khác trong công ty khác nh thế nào cả vềgiá trị cũng nh về tác động nghiệp vụ Tiếp theo phải xác định đợc nhữngnguồn chi phí chủ yếu thực hiện nghiệp vụ, nguồn chi phí chủ yếu là gì vànhững nguồn chi phí nào thì có thể kiểm soát đợc Bên cạnh các vấn đề về chiphí thì các kiểm soát viên còn phải quan tâm đến các vấn đề về chủ chốt củanghiệp vụ đợc kiểm soát là gì, kết hợp cả việc xem xét nhu cầu cần đợc kiểmsoát đối với từng nghiệp vụ ở đây là gì và xem xét xem kiểm soát có nhất quánvới chủ trơng phân cấp trách nhiệm hay không

Sau khi xác đinh đợc các vấn đề chủ chốt của nghiệp vụ thì các kiểmsoát viên cần phải biết đợc mục tiêu của quá trình kiểm soát đợc xác định nhthế nào và xây dựng các mục tiêu cụ thể ra sao Việc xây dựng các mục tiêu

cụ thể sẽ phải dựa trên các số liệu về quá khứ, các nhân tố ảnh hởng ở hiện tại

và sự ảnh hởng của các điều kiện ngoại cảnh đến nghiệp vụ đợc kiểm soát

2 Những vấn đề về đo lờng

Những mục tiêu đã đợc đo lờng rồi thì bây giờ là đo lờng việc thực hiệncác mục tiêu đó ở giai đoạn này việc thực hiện đo lờng phải đảm bảo nhấtquán với cơ cấu mục tiêu, phải chính xác, phải định thời gian cụ thể và hợp lý,

và có thể sử dụng những tính toán sơ bộ xử lý số liệu đo lờng đợc

3 Những vấn đề vế so sánh thành tích thực tế với mục tiêu

Những vấn đề nổi lên trong việc so sánh thành tích với mục tiêu thu huttất cả những vấn đề liên quan đến đo lờng đã nói ở trên Tuy nhiên chúng ta

cấn chú ý tới một số vấn đề: Việc trình bày các số liệu thực tế và số liệu trongmục tiêu đặt ra phải rõ ràng, dễ nhìn, dễ so sánh Và phải lu ý đến các vấn đề

về điều kiện thực hiện nghiệp vụ trong thực tế so với điều kiện trong mục tiêu

dự toán đa ra để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch đồng thời phải đa ra

đợc những dự kiến trong tơng lai nếu có thể

4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch

Đến giai đoạn này chúng ta xem xét và giải thích tại sao lại có sự chênhlệch giữa số liệu thực tế với số liệu đợc xây dựng trong mục tiêu Tìm hiểu cáigì là những nhân tố gây ra và cái gì là ảnh hởng của các nhân tố đến việc thựchiện các mục tiêu

Những vấn đề cần xem xét ở đây bao gồm: Phạm vi của công việc phântích, xác định thời gian phân tích và nhận biết những nguyên nhân gây ra sựchênh lệch mà mình có thể kiểm soát

5 Xác định hành động quản lý thích hợp

Sau khi phân tích tìm hiểu đợc các nguyên nhân của sự chênh lệch thìcác kiểm soát viên phải xác đinh đợc hành động quản lý thích hợp để phục vụtốt nhất cho lợi ích của công ty Khi xác định các hành động vế quản lý thíchhợp thì cần quan tâm đến các vấn đề nh phải đánh giá đợc nguyên nhân trọngyếu của sự chênh lệch, phải xác định thời gian cụ thể cho những hành động,phải đánh giá đợc những mâu thuẫn của những nhân tố trái ngợc nhau và giảiquyết hợp lý để có thể tăng phần kiểm tra phục vụ cho lợi ích của công ty

6 Thực hiện hành động quản lý

Khi đã xác định đợc hành động quản lý thích hợp rồi thì bớc tiếp theo làthực hiện hành đông đó Do vậy doanh nghiệp phải xác định đợc ai là ngờithực hiện hành động đó và hành động phải đợc thực hiện nh thế nào

Ngời thực hiện hành động thờng là các giám sát viên có trách nhiêmhoặc đôi khi là các nhân viên thực hiện Nhng bất kỳ ai thực hiện hành độngnày đều phải đảm bảo đúng chức năng nhiêm vụ và phải đợc sự kiểm soát củacác giám sát viên hoặc của các nhà quản lý

7 Những vấn đề về tiếp tục đánh giá

Chúng ta biết rằng các nghiệp vụ của doanh nghiệp thờng đợc lặp đi lặplại do đó các vấn đề về kiểm soát cũng không bao giờ kết thúc Những hành

động kiểm soát trớc cứ hoà vào những chu trình kiểm soát tiếp diễn sau Đốivới các kiểm soát viên thì cần phải xem xét , đánh giá các hoạt động với mộtthái độ học tập, một thái độ mong muốn cải tiến các nghiệp vụ và phải luônchuẩn bị các thông tin phản hồi tức là cho biết hành động kiểm soát có tácdụng nh thế nào và chúng ta phải làm gì để cải tiến nghiệp vụ cũng nh là cảitiến kiểm soát

IV đánh giá các hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ dới con mắt của các nhà quản lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết lập và hoạt động trong doanhnghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp, cũng nh bất

cứ một vấn đề nào khác hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại trong nó những u

điểm và nhợc điểm cố hữu

1 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp củng cố đợc nề nếp quản

lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao năng lực quản lý củadoanh nghiệp Góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy củacác thông tin trong đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuấtkinh doanh thông qua việc ngăn chặn, phát hiện, sửa chữa các sai phạm có thể

có tồn tại trong doanh nghiệp

2 Nhợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bên cạnh những u điểm trên hệ thống kiểm soát nội bộ không thể tránhkhỏi những nhợc điểm tồn tại cố hữu trong doanh nghiệp

Điều đầu tiên chúng ta phải nói đến đó là chi phí mà doanh nghiệp phảichi ra cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Bởi vì hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp chỉ nhằm mục tiêu quản lý chứkhông phải là mục tiêu sản xuất kinh doanh cho nên yêu cầu đặt ra là chi phícho kiểm soát nội bộ không vợt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại

Tiếp đến, chúng ta biết rằng phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thờng tác

động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà ít khi tác động đến những nghiệp

vụ bất thờng cho nên khả năng không phát hiện ra các sai phạm ở nhữngnghiệp vụ không thờng xuyên là rất lớn

Bên cạnh đó đôi khi có những sai phạm xảy ra do chính các kiểm soátviên tức là do trình độ của các nhân viên kiểm soát còn non yếu hay là donhân viên kiểm soát cùng với các nhà quản lý cấp cao lợi dụng đặc quyền củamình

Cũng có khi là do doanh nghiệp không cập nhật đợc các thông tin bênngoài thờng xuyên dẫn đến sự chậm trễ trong việc thay đổi các qui chế vềquản lý cho phù hợp với tình hình mới Chính diều đó làm cho hoạt động của

hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy đợc hiệu quả của mình

3 Nhìn nhận hệ thống kiểm soát nội bộ dới con mắt của các nhà quản lý

Đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp thì kiểm soát nội bộ đợc coi

nh một công cụ, một phơng tiện giúp các nhà quản lý thực hiện công việcquản lý doanh nghiệp của mình đợc tốt hơn, giúp họ kiểm soát đợc mọi hoạt

động của doanh nghiệp từ những hoạt động ở cấp vĩ mô đến cấp vi mô một

cách thờng xuyên nhất mà lại đảm bảo đợc các thông tin không bị rò rỉ ra bênngoài.

Đã là nhà quản lý doanh nghiệp dù doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ thìnhà quản lý đều mong muốn mình kiểm soát đợc hết tất cả mọi hoạt động của

đơn vị nhng thực tế để làm đợc điều đó là rất khó và các nhà quản lý đã chấpnhận một khoản chi phí để đảm bảo cho mong muốn đó của mình đó là khoảnchi phí cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

Phần II: thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Tổng công ty đờng sắt Việt Nam trong lĩnh vực xây

đ-Bộ Giao thông vận tải: Thành lập Tổng công ty đờng sắt Việt Nam trên cơ sở

tổ chức lại Liên hiệp đờng sắt Việt Nam

Tổng công ty đờng sắt Việt Nam là tổng công ty nhà nớc, hoạt động kinhdoanh và thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác, bảo trì hệ thống kết cấu hạtầng đờng sắt do nhà nớc giao, có t cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụdân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanhtrong phạm vị số vốn do tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và có cácquĩ tập trung, đợc mở tài khoản tại kho bạc nhà nớc và tại các ngân hàng trongnớc và nớc ngoài theo qui định của pháp luật, đợc tổ chức và hoạt động theo

điều lệ của công ty

Tổng công ty đờng sắt Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là VIETNAMRAILWAYS

Viết tắt là VNR

Tổng công ty có trụ sở chính ở Hà Nội

Tổng công ty đờng sắt Việt Nam là Tổng công ty nhà nớc vì thế mà nóqui định nguồn vốn hoạt động của Tổng công ty là nguồn vốn do nhà nớccung cấp (bao gồm vốn cấp ban đầu và vốn cấp bổ sung khi Nhà nớc thấy cầnthiết phải hỗ trợ phát triển kinh doanh hoặc để thực hiện nhiệm vụ nhà nớcgiao bổ sung) và phần vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của Tổng công ty

Là một Tổng công ty nhà nớc, cũng nh tất cả các Tổng công ty nhà nớckhác, đơn vị phải tổng hợp tất cả doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ củaTổng công ty và chi tiết cho từng đơn vị thành viên Các khoản doanh thu vàchi phí đợc ghi nhận phải đảm bảo hợp lý hợp lệ (có đầy đủ hoá đơn chứng từhợp lý hợp lệ, hợp pháp)

Lợi nhuận thu đợc từ các hoạt động của Tổng công ty đợc phân phối theoqui định của nhà nớc và việc phân phối lợi nhuận đối với tất cả các doanhnghiệp nhà nớc Cụ thể lợi nhuận từ các hoạt động của công ty đợc phân phối

nh sau:

 Nộp ngân sách thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định

 Phần lợi nhuận thực hiện sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp:trích lập các quĩ theo qui định hiện hành của nhà nớc và của Tổngcông ty

Trong năm đầu tiên thành lập và hoạt động Tổng công ty đã đạt đợcnhiều thành tích đáng kể: tỷ lệ tăng trởng cao trong cả năm; trong đó tỷ lệquan trọng nhất là doanh thu có mức tăng trởng 14,3%

So với năm 2002, các chỉ tiêu về vận tải hàng hoá, vận tải hành khách,

đều đạt mức tăng trởng cao hơn (cao hơn mức tăng trởng của năm 2002 so vớinăm 2001); tình hình tài chính khối vận tải khá lành mạnh do thu tăng, không

bị khách hàng chiếm dụng, nợ đọng vốn, mức d vay ngắn hạn ngân hàng thấp,

đảm bảo tự chủ về tài chính và khả năng thanh toán Tổng công ty cũng đạt

đ-ợc các chỉ tiêu đề ra về cân đối vốn, xây lắp thiết kế, về cơ sở hạ tầng đ ờngsắt, về sản xuất công nghiệp (chế tạo, lắp ráp tầu…), về dịch vụ, vật t, y tế, tr-ờng học… về đổi mới công nghệ, an toàn và tăng trởng, về tăng cờng hợp tácquốc tế… Bên cạnh đó Tổng công ty cũng rất quan tâm đến công tác xâydựng đảng và hoạt động đoàn thể: công tác chính trị t tởng, công tác tổ chức,công tác kiểm tra, công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác đoàn thanhniên… Tổng công ty đã vận dụng quan điểm, đờng lối của Đảng váo thực tiễncủa ngành, Đảng bộ đã tập trung lãnh đạo toàn ngành thực hiện các mục tiêunhiệm vụ đợc đề ra Với sự đoàn kết, quyết tâm của cả Hệ thống chính trị, đợccán bộ, đảng viên, công nhân viên toàn ngành hởng ứng, đồng tâm hiệp lựcnên về cơ bản năm 2003 nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, công tác xây dựng

Đảng và hoạt động các đoàn thể đã đạt đợc những kết quả quan trọng

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Tổng công ty lấy kinh doanh vận tải đờng sắt làm nòng cốt và bao gồmcác thành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập, doanh nghiệp hạch toánphụ thuộc, các đơn vị sự nghiệp có quan hê với nhau về lợi ích kinh tế tàichính, công nghệ, thông tin đào tạo, nghiên cứu tiếp thị và các lĩnh vựu hoạt

động trong Tổng công ty để tăng cờng tích tụ tập trung phân công chuyênmôn hoá và hợp tác sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty để đáp ứng nhu cầu củanền kinh tế Tổng công ty giao vốn, góp vốn, đầu t vốn và các nguồn lực kháccho các đơn vị thành viên cơ sở số vốn và nguồn lực nhà nớc giao cho Tổngcông ty phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phục vụ của từng đơn vịthành viên và phơng án sử dụng vốn đợc Hội đồng quản trị phê duyệt Các đơn

vị thành viên chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và Tổng công ty về hiệu quả sửdụng vốn và các nguồn lực nhà nớc giao

Tổng công ty có nhiệm vụ thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trêncác mặt:

1 Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vận tải đờng sắt, vận tải đa phơngthức trong nớc và liên vận quốc tế

2 Đại lý và dịch vụ vận tải

3 Quản lý, khai thác, bảo dỡng và sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng

đờng sắt quốc gia

4 T vấn khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phơngtiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đờng sắt và các sản phẩm cơ khí

5 T vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình giao thông, thuỷlợi, công nghiệp và dân dụng

6 Sản suất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thựcphẩm

7 Kinh doanh bất động sản, du lịch khách sạn, xuất nhập khẩu hànghoá, dịch vụ viễn thông và tin học

8 In ấn

9 Xuất khẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chứctrong và ngoài nớc trong hoạt động đờng sắt và tiến hành các hoạt

động kinh doanh khác theo pháp luật

10 Tổ chức nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, côngnghệ, đào tạo bồi dỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triểnngành

Tổng công ty có trách nhiệm nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tàinguyên, đất đai và các nguồn lực khác do nhà nớc giao để thực hiện nhiệm vụphát triển sản xuất kinh doanh

Với những nhiệm vụ kinh doanh nh vậy, Tổng công ty đã tổ chức thựchiện sản xuất kinh doanh theo các khối Tổng công ty có 8 khối kinh doanhbao gồm:

 Khối doanh nghiệp công ích

 Khối công nghiệp

 Khối vật t, dịch vụ, du lịch

 Khối xây lắp, thiết kế

 Khối sự nghiệp Trờng học

 Khối vận tải

 Khối dự án

 Khối cổ phần hoá

Mỗi khối hoạt động sản xuất kinh doanh trên một lĩnh vực cụ thể và mỗi

đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh Khối Xây Thiết kế chuyên trách thực hiện các nhiệm vụ về xây lắp thiết kế: Phụ tráchviệc thiết kế, xây dựng các công trình đờng sắt của quốc gia Hoạt động trongkhối Xây lắp thiết kế có 11 đơn vị thuộc Tổng công ty đờng sắt Việt Nam.Trong sản xuất kinh doanh năm 2003 (là năm đầu tiên ngành đờng sắtchuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty Nhà nớc), ngành đờng sắtliên tục tăng trởng, nhiều dự án đầu t cơ sơ hạ tầng, đầu t chiều sâu hiện đạihoá sức kéo, sức chở, tạo ra thế và lực mới cũng nh những kinh nghiệm quíbáu, t duy mới trong chỉ đạo điều hành Tuy nhiên, trong sản xuất kinh doanhNgành đờng sắt cũng gặp nhiều khó khăn, thách thức nh: luồng hàng, luồng

lắp-khách bất bình lớn, điểm đỗ phân tán, cạnh tranh ngày càng quyết liệt; vốn

đầu t phát triển cho cơ sở hạ tầng và phơng tiện vận tải giámr so với năm2002; ảnh hởng của dịch bệnh SARS bùng phát trong 6 tháng đầu năm Mặtkhác, việc vừa phải triển khai chuyển đổi mô hình tổ chức vừa phải đảm bảosản xuất kinh doanh ổn định, tăng trởng và an toàn đòi hỏi ngành đờng sắtphải có nỗ lực vợt bậc

Mặc dù có nhiều khó khăn nh vậy nhng do đợc sự quan tâm của Đảng,Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải và các bộ ngành có lỉên quan, của các địaphơng, với tinh thần phấn đấu cao thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ, antoàn và tăng trởng, ngành đờng sắt đã hoàn thành vợt mức toàn diện các chỉtiêu đề ra:

 Về doanh thu: Dự kiến tổng doanh thu toàn ngành đạt 4453,7 tỷ đồng,tăng 8.1% so với năm 2002, trong đó doanh thu vận tải đạt 1754.5 tỷ

đồng(gồm cả VAT), tăng 14.3% lãi thực hiện 61.5 tỷ, nộp ngân sách267.5 tỷ Thu nhập bình quân tăng 6.4% Kết quả doanh thu vận tải đạt1754.5 tỷ đồng, tăng 14.3% so với năm 2002 Lãi thực hiện 10 tỷ đồng

 Về sản lợng: Tấn xếp hàng hoá đạt 8 triệu 133 ngàn tấn, tăng17.1%tấn.Km đạt 2663.6 triệu, tăng 13.9% so với năm 2002; Hànhkhách lên tầu đạt 11 triệu 564 ngàn tấn, tăng7.2%; hành khách.Km đạt

4 tỷ 068 triệu, tăng10% so với năm 2002

Có thể khái quát kết quả thực hiện doanh thu của toàn ngành qua bảng sau:

Biểu số 1: Doanh thu toàn ngành năm 2003

năm 2003

(đơn vị: tỷ đồng)

Tỷ lệ % so năm 2002

1 Vận tải:

- sản xuất chính

- ngoài sản xuất chính

1670.4383

Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị Xây lắp Thiết kế đạt 630,3

tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002 Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng Khối

xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lợng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn

đầu t phát triển đợc cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơnvị: Công ty công trình đờng sắt 3, Công ty công trình Thông tin-Tín hiệu điện,Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty t vấn Đầu t -Xây dựng thựchiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty T vấn Đầu t và Xây dựng

có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6%

II tổng quan chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty

1.1 Sơ đồ tổ chức bộ maý

Biểu số 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Tổng công ty

Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các bộ phận 1.2.1 Hội đồng quản trị, ban kiểm soát

Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị, việc tổ chức lại hội đồngquản trị, chế độ làm việc của hội đồng quản trị, về bộ máy giúp việc hội đồngquản trị, quyền lợi và trách nhiệm của thành viên hội đồng quản trị đợc qui

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Ban tài chính

kế toán

Ban quản

lý xây dựng

đ ờng sắt

Ban thống

kê máy tính

Ban thanh tra chuyên ngành GTVT

Ban khoa học công nghệ

Ban bảo vệ

an ninh

và quốc phòng

Ban kinh doanh

và tiếp thị

Các đơn vị thành viên của Tổng công ty

Ban kế hoạch

và đầu t

định cụ thể trong luật doanh nghiệp Việt Nam nói chung và ở chơng III- Điều

lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đờng săt Việt Nam:

Điều 13: Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị

Điều 14: Tổ chức của hội đồng quản trị

Điều 15: Chế độ làm việc của hội đồng quản trị

Điều 16: Giúp việc hội đồng quản trị

Điều 17: Quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên Hội đồng quản trịCác qui định trong điều lệ hoạt động áp dụng đối với Hội đồng quản trịtại Tổng công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ Nhà nớc qui định tại luậtDoanh nghiệp

Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể; họp thờng kỳ trong mộtquí để xem xét và giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệmcủa mình trong Điều lệ này khi kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị họp

để xe xét kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáotài chính tổng hợp và kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo của Tổng công ty.Nghị quyết của Hội đồng quản trị có tính bắt buộc thi hành đối với Tổng công

ty Chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị, của Ban kiểm soát, kể cả l ơng vàphụ cấp của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, và cácchuyên viên giúp việc đợc hạch toán vào chi phí quản lý của Tổng công ty.Giúp việc cho Hội đồng quản trị bao gồm: Bộ máy điều hành, con dấu,các chuyên viên giúp việc Hội đồng quản trị có tối đa 07 chuyên viên giúpviệc đợc tổ chức thành Ban nghiệp vụ Hội đồng quản trị còn thành lập Bankiểm soát để giúp hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát Tổnggiám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt

đông điều hành, hoật động tài chính, chấp hành Điều lệ tổ chức và hoạt độngcủa Tổng công ty, nghi quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, chấp hànhpháp luật của Nhà nớc

Các thành viên Hội đồng quản trị phải thoả mãn các điều kiện của luậtDoanh nghiệp nói chung và thoả nãm các điều kiện qui định trong Điều 17-

Điều lệ hoạt động của Tổng công ty

 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát là tổ chức do hội đồng quản trị thành lập với nhiệm vụgiúp hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám

đốc, bộ máy của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên Ban kiểm soát chịutrách nhiệm và báo cáo công tác trớc hội đồng quản trị của Tổng công ty

(Mọi chi tiết về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát sẽ đợc trình bày

ở phần sau)

1.2.2 Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc

Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc đợc qui

định cụ thể trong điều 21- chơng IV- Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công

ty

 Tổng giám đốc

Tổng giám đốc do thủ tớng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen ởng, kỷ luật theo quy định của Chính phủ Tổng giám đốc là đại diện phápnhân của Tổng công ty,có quyền diều hành cao nhất của Tổng công ty và chịutrách nhiệm trớc hội đồng quản trị, trớc thủ tớng Chính phủ và trớc pháp luật

th-về điều hành hoạt động của Tổng công ty

Tổng giám đốc có quyền thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúpviệc để thực hiện nhiệm vụ đợc giao Tổ chức điều hành hoạt động của Tổngcông ty theo nghị quyết và các quyết định của hội đồng quản trị, chịu sự kiểmtra giám sát của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các cơ quan nhà nớc cóthẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình

Khi vắng mặt Tổng giám đốc có thể uỷ quyền cho một phó Tổng giám

đốc để điều hành Tổng công ty

 Bộ máy giúp việc

 Phó Tổng giám đốc: Là ngời giúp Tổng giám đốc điều hành một sốhoạt động của Tổng công ty theo phân công của Tổng giảm đốc và chịutrách nhiệm trớc Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Tổnggiám đốc phân công thực hiện

 Kế toán trởng: Kế toán trởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo,

tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, kế toán, thống kê của tổng công ty,

có các quyền và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật

 Văn phòng Tổng công ty, các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ cóchức năng tham mu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám trongchỉ đạo quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh

Mỗi ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực cụ thể phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ của mình:

 Ban tổ chức cán bộ lao động: Tham mu cho Tổng giám đốc, đề xuất

Hội đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo ngời quản lý trc tiếp vốn củaTổng công ty, tham gia củ thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Bangiám sát, cử giám đốc điều hành, cơ cấu bộ máy tổ chức, Điều lệ Tổchức và hoạt động của Doanh nghiệp

 Ban kế hoạch và đầu t: Tham mu cho Tổng giám đốc đề xuất với Hội

đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo ngời trực tiếp sử dụng vốn củaDoanh nghiệp, tham gia biểu quyết các vấn đề: Mục tiêu, chiến lợc, quihoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung han, kếhoạch hàng năm, các dự án, đầu t…

 Ban tài chính kế toán: Tham gia đề xuất các vấn đề về các biện pháp

quản lý tài chính, quản lý vốn, tài sản tại Doanh nghiệp và tài sản củaDoanh nghiệp ở các đơn vị có vốn đầu t của Tổng công ty

 Ban kinh doanh và tiếp thị: Tham mu các vấn đề về kinh doanh và phát

triển thị trờng vận tải, dịch vụ vận tải đờng sắt, phát triển nâng cao chấtlợng các sản phẩm vận tải đờng sắt, các dịch vụ vận tải đờng sắt và cácsản phẩm mới của Tổng công ty theo yêu cầu của thị trờng, quản lý giá