Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết lập trong doanh nghiệp đồng thời với nó là qui trình kiểm soát cũng đợc thiết lập theo. Đối với từng loại nghiệp vụ cụ thể thì qui trình kiểm soát đợc thiết kế khác nhau song nhìn chung thì qui trình kiểm soát của các doanh nghiệp đợc thiết lập bao gồm bẩy bớc cơ bản:
Xác định và triển khai các mục tiêu
Đo lờng các kết quả thực hiện
So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu
Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Xác định hành động quản lý thích hợp
Thực hiện hành động quản lý
Tiếp tục đánh giá lại
Mỗi một giai đoạn qui định những công việc cụ thể cần thực hiện, sau đây chúng ta sẽ làm rõ những vấn đề này:
1. Xác định và triển khai các mục tiêu
Khi triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa trớc hết chúng ta phải tự hỏi chúng ta kiểm soát cái gì?. câu hỏi này cần đặt ra cho toàn bộ công ty và cho mỗi cấp hoạt động nghiệp vụ. Và khi chúng ta nói đến một mặt đặc thù của hoạt động nghiệp vụ thì chúng ta cần liên hệ từng nhu cầu với các nghiệp vụ khác lớn hơn của từng công ty. Sau đó chúng ta phải quan tâm đến các vấn đề:
Trớc tiên là xác định đợc những nguồn lực chủ yếu đối với nghiệp vụ đ- ợc kiểm soát là gì, đánh giá tính trọng yếu của các yếu tố ảnh hởng đến nghiệp vụ kiểm soát, xem xét giá trị của các nguồn lực khác trong quan hệ lẫn nhau và quan hệ với các nguồn lực khác trong công ty khác nh thế nào cả về giá trị cũng nh về tác động nghiệp vụ. Tiếp theo phải xác định đợc những nguồn chi phí chủ yếu thực hiện nghiệp vụ, nguồn chi phí chủ yếu là gì và những nguồn chi phí nào thì có thể kiểm soát đợc. Bên cạnh các vấn đề về chi phí thì các kiểm soát viên còn phải quan tâm đến các vấn đề về chủ chốt của nghiệp vụ đợc kiểm soát là gì, kết hợp cả việc xem xét nhu cầu cần đợc kiểm soát đối với từng nghiệp vụ ở đây là gì và xem xét xem kiểm soát có nhất quán với chủ trơng phân cấp trách nhiệm hay không
Sau khi xác đinh đợc các vấn đề chủ chốt của nghiệp vụ thì các kiểm soát viên cần phải biết đợc mục tiêu của quá trình kiểm soát đợc xác định nh thế nào và xây dựng các mục tiêu cụ thể ra sao. Việc xây dựng các mục tiêu cụ thể sẽ phải dựa trên các số liệu về quá khứ, các nhân tố ảnh hởng ở hiện tại và sự ảnh hởng của các điều kiện ngoại cảnh đến nghiệp vụ đợc kiểm soát.
2. Những vấn đề về đo lờng
Những mục tiêu đã đợc đo lờng rồi thì bây giờ là đo lờng việc thực hiện các mục tiêu đó. ở giai đoạn này việc thực hiện đo lờng phải đảm bảo nhất quán với cơ cấu mục tiêu, phải chính xác, phải định thời gian cụ thể và hợp lý, và có thể sử dụng những tính toán sơ bộ xử lý số liệu đo lờng đợc
3. Những vấn đề vế so sánh thành tích thực tế với mục tiêu
Những vấn đề nổi lên trong việc so sánh thành tích với mục tiêu thu hut tất cả những vấn đề liên quan đến đo lờng đã nói ở trên. Tuy nhiên chúng ta cấn chú ý tới một số vấn đề: Việc trình bày các số liệu thực tế và số liệu trong mục tiêu đặt ra phải rõ ràng, dễ nhìn, dễ so sánh. Và phải lu ý đến các vấn đề về điều kiện thực hiện nghiệp vụ trong thực tế so với điều kiện trong mục tiêu dự toán đa ra để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch đồng thời phải đa ra đợc những dự kiến trong tơng lai nếu có thể
4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Đến giai đoạn này chúng ta xem xét và giải thích tại sao lại có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế với số liệu đợc xây dựng trong mục tiêu. Tìm hiểu cái gì là những nhân tố gây ra và cái gì là ảnh hởng của các nhân tố đến việc thực hiện các mục tiêu
Những vấn đề cần xem xét ở đây bao gồm: Phạm vi của công việc phân tích, xác định thời gian phân tích và nhận biết những nguyên nhân gây ra sự chênh lệch mà mình có thể kiểm soát
5. Xác định hành động quản lý thích hợp
Sau khi phân tích tìm hiểu đợc các nguyên nhân của sự chênh lệch thì các kiểm soát viên phải xác đinh đợc hành động quản lý thích hợp để phục vụ tốt nhất cho lợi ích của công ty. Khi xác định các hành động vế quản lý thích hợp thì cần quan tâm đến các vấn đề nh phải đánh giá đợc nguyên nhân trọng yếu của sự chênh lệch, phải xác định thời gian cụ thể cho những hành động, phải đánh giá đợc những mâu thuẫn của những nhân tố trái ngợc nhau và giải quyết hợp lý để có thể tăng phần kiểm tra phục vụ cho lợi ích của công ty
6. Thực hiện hành động quản lý
Khi đã xác định đợc hành động quản lý thích hợp rồi thì bớc tiếp theo là thực hiện hành đông đó. Do vậy doanh nghiệp phải xác định đợc ai là ngời thực hiện hành động đó và hành động phải đợc thực hiện nh thế nào
Ngời thực hiện hành động thờng là các giám sát viên có trách nhiêm hoặc đôi khi là các nhân viên thực hiện. Nhng bất kỳ ai thực hiện hành động này đều phải đảm bảo đúng chức năng nhiêm vụ và phải đợc sự kiểm soát của các giám sát viên hoặc của các nhà quản lý
7. Những vấn đề về tiếp tục đánh giá
Chúng ta biết rằng các nghiệp vụ của doanh nghiệp thờng đợc lặp đi lặp lại do đó các vấn đề về kiểm soát cũng không bao giờ kết thúc. Những hành động kiểm soát trớc cứ hoà vào những chu trình kiểm soát tiếp diễn sau. Đối với các kiểm soát viên thì cần phải xem xét , đánh giá các hoạt động với một thái độ học tập, một thái độ mong muốn cải tiến các nghiệp vụ và phải luôn chuẩn bị các thông tin phản hồi tức là cho biết hành động kiểm soát có tác dụng nh thế nào và chúng ta phải làm gì để cải tiến nghiệp vụ cũng nh là cải tiến kiểm soát.