I. Trực tiếp phí
3.3. Giai đoạn kết thúc dự án
Trong giai đoạn kết thúc dự án ban quản lý dự án thực hiện nghiệm thu và bàn giao công trình (hoàn chỉnh dự án để đảm bảo thoả mãn mục đích của Tổng công ty). Giai đoạn này thực hiện theo dõi, giám sát và quyết toán thanh toán công trình, thực hiện bàn giao công trình cho bên đầu t
Sau khi đơn vị trúng thầu thực hiện thi công công trình xong thì tiến hành công tác nghiệm thu thanh quyết toán công trình. Hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những tài liệu nh đã nêu ở trên và bên cạnh đó còn phải lập Biểu tổng hợp kinh phí quyết toán cho gói thầu mà đơn vị đó sử dụng (biểu này lập chi tiết theo hạng mục và theo khoản mục chi phí)
Để thực hiện quyết toán công trình thì phải lập hồ sơ quyết toán công trình khi công trình đó đã hoàn thành. Hồ sơ quyết toán phải nêu rõ các điểm: Thiết kế ban đầu đợc duyệt, hồ sơ trúng thầu đợc duyệt, biên bản giao nhận mặt hàng, biên bản xác nhận khối lợng hoàn thành do hai bên hợp đồng nghiệm thu tại hiện trờng, biên bản nghiệm thu công trình đa vào sử dụng và các chế độ hiện hành của Nhà nớc; nêu rõ kinh phí đợc quyết toán…
Ví dụ nh đối với công trình “ Điện khí hoá tập trung Ga Kim Liên” thì hồ sơ quyết toán bao gồm:
Biểu tổng hợp kinh phí quyết toán
Gói thầu: Công trình điện khí hoá tập trung Ga Kim Liên
Khoản mục Kinh phí
Tổng kinh phí 3.548.621.780
Phần tín hiệu 2.520.601.645
Phần ghi 256.115.242 Phần kiến trúc 14.036.173 Khoản mục Kinh phí 1. Phần tín hiêu 2.520.601.645 • Vật liệu 1.901.640.580 • Thiết bị 112.750.000 • Nhân công 506.211.065 2. Phần đờng 757.868.719 3. Phần ghi 256.115.242 4. Phần kiến trúc 14.036.173 • Phần kiến trúc 13.143.034 • Phần điện 893.139
Kết thúc, quyết toán đợc duyệt: Khối lợng thi công đúng nh khối lợng mời thầu xây lắp, chất lợng kỹ thuật đạt yêu cầu so với thiết kế
Hồ sơ quyết toán đợc ký duyệt bởi đại diện hai bên ký kết hợp đồng và bên t vấn giám sát công trình.
Bên A: Ban quản lý dự án đờng sắt
Bên B: Công ty công trình Thông tin Tín hiệu điện Đờng sắt Việt Nam Bên t vấn giám sát: Ban quản lý dự án đờng sắt KV3
Khi thực hiện kiểm soát giai đoạn kết thúc dự án thì các kiểm soát viên có nhiệm vụ nh sau:
Mục tiêu kiểm soát giai đoạn này là xem xét xem công trình đợc nghiệp thu có đảm bảo chất lợng hay không (có đảm bảo yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, kinh phí thực hiện có hợp lý hay không) và quá trình thanh quyết toán công trình có đợc thực hiện theo đúng trình tự qui định hay không.
Dự án đầu t các công trình xây dựng cơ bản trong ngành đờng sắt cũng nh trong tất cả các công trình xây dựng cơ bản khác sau khi hoàn thành thì phải thực hiện nghiệm thu và đa vào sử dụng. Khi đó Tổng công ty với t cách là chủ đầu t phải hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu t, trình ngời có thẩm quyền phê duyệt. Thời gian tiến hành quyết toán và trình tự thực hiện quyết toán tại Tổng công ty đợc thực hiện theo đúng qui định của Nhà nớc trong Quyết định số 168/2003/QĐ-BTC ngày 07/10/2003 Về việc ban hành qui trình thẩm tra quyết toán vốn đầu t dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty trong lĩnh vực xây lắp thiết kế đợc thiết lập và hoạt động nh sau:
Yêu cầu của việc thẩm tra báo cáo quyết toán vốn đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành
Dự án đầu t xây dựng cơ bản sau khi hoàn thành thì phải tiến hành nghiệm thu, bàn giao và đa vào sử dụng, Tổng công ty với t cách là đơn vị chủ đầu t phải hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu t để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Công tác thẩm tra quyết toán phải tuân thủ theo đúng qui chế quản lýđầu t và xây dựng, báo cáo kết quả thẩm tra phải đảm bảo tính đúng đắn, chính xác, trung thực, khách quan, tổ chức kiểm toán, cơ quan chuyên môn thực hiện thẩm tra báo cáo quyết toán, cán bộ trực tiếp thực hiện thẩm tra phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về nội dung và kết quả đã thực hiện.
Lập kế hoạch thẩm tra
Căn cứ vào danh mục những dự án hoàn thành trong năm, danh mục hồ sơ dự án trình duyệt quyết toán trong năm của Tổng công ty các cơ quan chuyên môn chủ trì thẩm tra quyết toán lập kế hoạch thẩm tra quyết toán dự án hay công trình có thể là do cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện thẩm tra hoặc là thuê tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện thẩm tra sau đó cơ quan chuyên môn thực hiện kiểm tra lại
Trình tự thực hiện thâm tra quyêt toán vốn đầu t dự án hoàn thành
Trình tự thực hiện thẩm tra quyết toán vốn đầu t dự án hoàn thành đợc thực hiện theo 4 bớc sau:
B
ớc 1 : Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ báo cáo quyết toán
Khi nhận đợc tờ trình đề nghị thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu t dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành của Tổng công ty gửi lên cơ quan chuyên môn thuộc cấp phê duyệt quyết toán (Bộ kế hoạch và đầu t) và cấp phê duyệt có trách nhiệm bố trí xắp xếp lịch làm việc với Tổng công ty và với đơn vị thi công để thực hiện quyết toán vốn đầu t dự án hoàn thành
B
ớc 2 : Xác định hình thức tổ chức thẩm tra quyết toán
Trong giai đoạn này thực hiện lựa chọn hình thức tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán hoặc là trực tiếp thực hiện thẩm tra hoặc là thuê một tổ chức kiểm toán độc lập bên ngoài thực hiện thẩm tra sau đó cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện kiểm tra lại
B
Căn cứ vào kế hoạch đợc duyệt, quỹ thời gian thẩm tra quyêt toán theo qui định và đặc điểm, tình hình cụ thể của dự án cơ quan chuyên môn hoặc là các tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện thẩm tra dự án theo những nội dung sau:
- Thẩm tra hồ sơ pháp lý của dự án: Kiểm tra, đối chiếu danh mục trình tự thực hiện các văn bản pháp lý liên quan đến quá trình đầu t xây dựng dự án so với các qui định của qui chế quản lý đầu t và xây dựng, qui chế đấu thầu; thẩm tra tính pháp lý của các văn bản, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ kinh tế liên quan đến dự án, xem xét việc chấp hành các nguyên tắc, nội dung qui định của các loại văn bản, trình tự lập và duyệt văn bản, nội dung của văn bản, thẩm quyền phê duyệt của văn bản; kiểm tra tính pháp lý của việc thực hiện qui chế đấu thầu, hợp đồng kinh tế; kiểm tra đối chiếu về qui mô, công suất của dự án sau khi hoàn thành với các nội dung của quyết định đầu t; sau đó tiến hành nhận xét và đánh giá việc chấp hành các qui định của pháp luật về chấp hành các qui định của Nhà nớc
- Thẩm tra nguồn vốn đầu t của dự án: Thực hiện thẩm tra nguồn vốn đầu t. thẩm tra số vốn đầu t thực hiện hàng năm và thực hiện nhận xét đánh giá về việc cấp phát, thanh toán, cho vay, tiến độ thi công thực tế với tiến độ đã đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, việc quản lý và sử dụng các loại nguồn vốn đầu t của dự án.
- Thẩm tra chi phí đầu t: Tiến hành thẩm tra các khoản mục chi phí nh chi phí xây lắp, chi phí thiết bị và các chi phí khác.
- Thẩm tra chi phí đầu t không tính vào giá trị công trình: Thực hiện thẩm tra tính pháp lý của các chi phí đầu t không tính vào giá trị công trình về các mặt nội dung chi phí, nguyên nhân và căn cứ đề nghị không tính chi phí vào giá trị công trình
- Thẩm tra xác định giá trị công trình bàn giao cho đơn vị sử dụng: Căn cứ vào kết quả thẩm tra chi phí đầu t của dự án xác định giá trị công trình hình thành sau đầu t đồng thời tính phân bổ chi phí khác cho các hạng mục công trình xác định chi phí đầu t hình thành công trình, xác định giá trị công trình bàn giao cho các đơn vị sử dụng
- Thẩm tra xác định công nợ, vật t thiết bị tồn đọng sau khi quyết toán: Xác định tổng số vốn đã thanh toán cho dự án và căn cứ vào các khoản mục chi phí sau khi thẩm tra quyết toán số vốn đã thanh toán và tình hình
công nợ, xác định các khoản nợ phải thu, phải trả giữa Tổng công ty và các đơn vị cá nhân có liên quan; kiểm tra xác định giá trị vật t tồn đọng thông qua việc kiểm tra số liệu trên sổ kế toán và số liệu kiểm kê thực tế, thiết bị mua sắm phải theo dự toán đợc duyệt, các loại vật t thiết bị mua sắm và sử dụng phải đợc đánh giá đúng số lợng, đúng giá trị thể hiện trên báo cáo quyết toán
- Xem xét, thực hiện kết luận của các cơ quan thanh tra kiểm tra
B
ớc 4 : Tổng hợp báo cáo thẩm tra trình cấp có thẩm quyền duyệt quyết
toán: Sau khi thực hiện thẩm tra báo cáo quyết toán công trình Tổng công ty phải lập báo cáo kết quả thẩm tra theo quy định của thông t hớng dẫn quyêt toán vốn đầu t, lập tờ trình kết quả thẩm tra và đề nghị phê duyệt quyết toán vốn đầu t dự án hoàn thành.
Hồ sơ trình duyệt quyêt toán vốn đầu t bao gồm: Tờ trình kêt quả thẩm tra quyết toán vốn đầu t dự án hoàn thành, tờ trình phê duyệt quyết toán của của chủ đầu t kèm theo báo cáo quyết toán vốn đầu t hoàn thành của ban quản lý dự án, tập các văn bản pháp lý có liên quan, báo cáo kiểm toán nếu có, báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán …
Trình tự thực hiện dự án tại Tổng công ty là trình tự các bớc thực hiện các công việc của dự án từ khâu chuẩn bị lập dự toán cho đến khâu thanh quyết toán công trình. Có thể khái quát tình hình thực hiện dự án tại Tổng công ty theo sơ đồ sau (Bắt đầu từ khi dự án đã đợc duyệt và có quyết định thực hiện dự án)
Dự toán thiết kế kỹ thuật
Lập hồ sơ mời thầu (Do công ty thuê tư dịch vụ tư vấn mời thầu thực hiện)
Thực hiện đấu thầu, Duyệt đơn vị trúng thầu thi công, thông báo đơn vị
trung thầu và duyệt giá dự thầu của đơn vị trúng thầu
Lập hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp với đơn vị trúng thầu
Thực hiện quyết toán công trình (Lập hồ sơ quyết toán)
Biểu số 5: Sơ đồ các bớc trong quá trình thực hiện dự án tại Tổng công ty
Các bớc cụ thể thực hiện dự án nh sơ đồ trên đã thể hiện rõ ràng thông qua các giai đoạn thực hiện dự án nh đã trình bày ở trên
Phần III: giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam trong
lĩnh vực xây lắp thiết kế