IV. đánh giá các hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ dới con mắt
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các bộ phận
1.2.1. Hội đồng quản trị, ban kiểm soát
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc thủ t-
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc ban tổ chức cán bộ lao động Ban quan hệ quốc tế Ban thanh tra pháp chế Ban tài chính kế toán Ban quản lý xây dựng đường sắt Ban thống kê máy tính Ban thanh tra chuyên ngành GTVT Ban khoa học công nghệ Ban bảo vệ an ninh và quốc phòng Ban kinh doanh và tiếp thị
Các đơn vị thành viên của Tổng công ty
Ban kế hoạch và đầu
ớng chính phủ, trớc pháp luật về sự phát triển của Tổng công ty theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nớc giao
Hội đồng quản trị có 05 thành viên do thủ tớng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị đợc qui định tại luật Doanh nghiệp nhà nớc.
Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị, việc tổ chức lại hội đồng quản trị, chế độ làm việc của hội đồng quản trị, về bộ máy giúp việc hội đồng quản trị, quyền lợi và trách nhiệm của thành viên hội đồng quản trị đợc qui định cụ thể trong luật doanh nghiệp Việt Nam nói chung và ở chơng III- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đờng săt Việt Nam:
Điều 13: Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị Điều 14: Tổ chức của hội đồng quản trị
Điều 15: Chế độ làm việc của hội đồng quản trị Điều 16: Giúp việc hội đồng quản trị
Điều 17: Quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên Hội đồng quản trị Các qui định trong điều lệ hoạt động áp dụng đối với Hội đồng quản trị tại Tổng công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ Nhà nớc qui định tại luật Doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể; họp thờng kỳ trong một quí để xem xét và giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong Điều lệ này. khi kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị họp để xe xét kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo tài chính tổng hợp và kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo của Tổng công ty. Nghị quyết của Hội đồng quản trị có tính bắt buộc thi hành đối với Tổng công ty. Chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị, của Ban kiểm soát, kể cả lơng và phụ cấp của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, và các chuyên viên giúp việc đợc hạch toán vào chi phí quản lý của Tổng công ty.
Giúp việc cho Hội đồng quản trị bao gồm: Bộ máy điều hành, con dấu, các chuyên viên giúp việc. Hội đồng quản trị có tối đa 07 chuyên viên giúp việc đợc tổ chức thành Ban nghiệp vụ. Hội đồng quản trị còn thành lập Ban kiểm soát để giúp hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt đông điều hành, hoật động tài chính, chấp hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, nghi quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, chấp hành pháp luật của Nhà n- ớc.
Các thành viên Hội đồng quản trị phải thoả mãn các điều kiện của luật Doanh nghiệp nói chung và thoả nãm các điều kiện qui định trong Điều 17- Điều lệ hoạt động của Tổng công ty
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là tổ chức do hội đồng quản trị thành lập với nhiệm vụ giúp hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trớc hội đồng quản trị của Tổng công ty.
(Mọi chi tiết về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát sẽ đợc trình bày ở phần sau)
1.2.2. Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc
Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc đợc qui định cụ thể trong điều 21- chơng IV- Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công
ty
Tổng giám đốc
Tổng giám đốc do thủ tớng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th- ởng, kỷ luật theo quy định của Chính phủ. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty,có quyền diều hành cao nhất của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, trớc thủ tớng Chính phủ và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty
Tổng giám đốc có quyền thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc để thực hiện nhiệm vụ đợc giao. Tổ chức điều hành hoạt động của Tổng công ty theo nghị quyết và các quyết định của hội đồng quản trị, chịu sự kiểm tra giám sát của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các cơ quan nhà nớc có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
Khi vắng mặt Tổng giám đốc có thể uỷ quyền cho một phó Tổng giám đốc để điều hành Tổng công ty.
Bộ máy giúp việc
• Phó Tổng giám đốc: Là ngời giúp Tổng giám đốc điều hành một số hoạt động của Tổng công ty theo phân công của Tổng giảm đốc và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Tổng giám đốc phân công thực hiện.
• Kế toán trởng: Kế toán trởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, kế toán, thống kê của tổng công ty, có các quyền và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật.
• Văn phòng Tổng công ty, các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám trong chỉ đạo quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh.
Mỗi ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình:
Ban tổ chức cán bộ lao động: Tham mu cho Tổng giám đốc, đề xuất Hội
đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo ngời quản lý trc tiếp vốn của Tổng công ty, tham gia củ thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban giám sát, cử giám đốc điều hành, cơ cấu bộ máy tổ chức, Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp
Ban kế hoạch và đầu t: Tham mu cho Tổng giám đốc đề xuất với Hội
đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo ngời trực tiếp sử dụng vốn của Doanh nghiệp, tham gia biểu quyết các vấn đề: Mục tiêu, chiến lợc, qui hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung han, kế hoạch hàng năm, các dự án, đầu t .…
Ban tài chính kế toán: Tham gia đề xuất các vấn đề về các biện pháp
quản lý tài chính, quản lý vốn, tài sản tại Doanh nghiệp và tài sản của Doanh nghiệp ở các đơn vị có vốn đầu t của Tổng công ty
Ban kinh doanh và tiếp thị: Tham mu các vấn đề về kinh doanh và phát
triển thị trờng vận tải, dịch vụ vận tải đờng sắt, phát triển nâng cao chất l- ợng các sản phẩm vận tải đờng sắt, các dịch vụ vận tải đờng sắt và các sản phẩm mới của Tổng công ty theo yêu cầu của thị trờng, quản lý giá cớc vận tải đờng sắt, phát triển thơng hiệu, uy tín sản phẩm của Tổng công ty…
Ban thống kê máy tính: Tổ chức tham mu giúp Tổng giám đốc các vấn
đề về quản lý công tác thống kê, ứng dụng và phát triến công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác liên quan nh báo cáo các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty theo qui định của pháp luật và của Tổng công ty.
Ban quan hệ quốc tế: Tham mu các vấn đề về công tác quan hệ quốc tế
của Tổng công ty; mở rộng quan hệ kinh tế với các nớc, các tổ chức quốc tế nhằm thu hút vốn đầu t, tiếp thu khoa học công nghệ, kỹ thuật…
Ban thanh tra pháp chế: Tham mu các vấn đề về thanh tra pháp chế
gồm: Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo; kiểm tra thẩm định tính pháp lý trong việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nớc và các qui định của Tổng công ty.
Ban thanh tra chuyên ngành Giao thông vận tải: Đợc tổ chức theo quyết định số 390/QĐ-ĐS-TCCB-LĐ ngày 4/9/2003 của Tổng giám đốc Tổng công ty đờng sắt Việt Nam. Tham mu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, thực hiện hoạt đông thanh tra giao thông đờng sắt thuộc phạm vi quản lý của Tổng công ty.
Ban quản lý xây dựng đờng sắt: Tham mu giúp Tổng giám đốc thực hiện
chức năng quản lý về đầu t xây dựng các công trình thuộc Tổng công ty
Ban khoa học và công nghệ: Tham mu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, h-
ớng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ, khoa học quản lý, tiêu chuẩn đo lờng và bảo vệ môi trờng của Tổng công ty.
Ban bảo vệ an ninh quốc phòng: Tham mu thực hiện công tác bảo vệ an
ninh quốc phòng trong các mặt hoạt đông của Doanh nghiệp
1.2.3. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty
Các đơn vị thành viên Tổng công ty có con dấu, đợc mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc nhà nớc phù hợp với phơng thức hạch toán của mình. Những đơn vị thành viên của Tổng công ty là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng.Các điều lệ và qui chế này đều do hội đồng quản trị phê chuẩn phù hợp với qui định của pháp luật và điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty.
Hoạt động tài chính và hạch toán kinh tế, trong lĩnh vực tổ chức cán bộ và lao động của các loại hình công ty đơn vị thành viên (Công ty nhà nớc, công ty cổ phần, công tyTNHH thành viên ) đ… ợc qui định cụ thể tại điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty nêu trên.
2.2. Ban kiểm soát
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị đợc thiết lập và hoạt động cùng với sự ra đời của Tổng công ty. Hoạt động kiểm soát nội bộ đợc tiến hành ở tất cả
các bộ phận của Tổng công ty nh các ban chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị thành viên. bộ phận kiểm soát nội bộ của Tổng công ty chính là ban kiểm soát.
2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm soát
Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, các nghị quyết và quyết định của hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát thực hiện báo cáo lên Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quí, tháng, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra giám sát của mình, kịp thời phát hiện và thông báo ngay Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thờng, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty.
Không tiết lộ kết qủa kiểm tra, giám sát khi cha đợc Hội đồng quản trị cho phép; phải chịu trách nhiêm truớc Hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp.
2.2.2. Thành viên Ban kiểm soát
Ban kiểm soát có 5 thành viên, trong đó trởng ban là thành viên hội đồng quản trị và 4 thành viên còn lại do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thởng, kỷ luật.
Trong đó:
• Một thành viên là chuyên viên kế toán
• Một thành viên do đại hội công nhân viên chức Tổng công ty giới thiệu
• Một thành viên do Bộ Giao thông vận tải giới thiệu • Một thành viên do Bộ Tài chính giới thiệu
Ngoài các điều kiện trên, thành viên ban kiểm soát không đợc là vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, kế toán trởng Tổng công ty và không đợc kiêm nhiệm bất cứ chức vụ nào trong bộ máy điều hành của Tổng công ty hoặc bất cứ chức vụ nào trong các doanh nghiệp khác cùng ngành kinh tế- kỹ thuật với Tổng công ty
Thành viên ban kiểm soát phải có đủ các tiêu chuẩn sau:
• Là chuyên gia kế toán, kiểm toán, kinh tế, công nghệ; hiểu biết pháp lụât, kỹ thuật, thị trờng và qui trình công nghệ của Tổng công ty
• Thâm niên công tác về các chuyên ngành trên không dới 5 năm • Không có tiền án, tiền sự về các tội danh liên quan đến hoạt động
kinh tế
Nhiệm kỳ của thành viên ban kiểm soát là 5 năm. thành viên ban kiểm soát có thể đợc bổ nhiệm lại; trong quá trình công tác nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị thay thế.
Thành viên ban kiểm soát đợc hởng tiền lơng, tiền thởng do Hội đồng quản trị quyết định theo chế độ của nhà nớc.
2.2.3. Tổ chức hoạt động của ban kiểm soát
Hoạt động kiểm soát đợc thiết kế trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty cũng nh của các đơn vị thành viên. Trình tự thực hiện kiểm soát cũng tuân theo trình tự kiểm soát chung tức là bao gồm bẩy bớc: Xác định các mục tiêu, đo lờng kết quả thực hiện, so sánh đối chiếu thành tích cụ thể với các mục tiêu đã đặt ra, phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có sau đó xác định các hành động quản lý thích hợp và thực hiện hành động quản lý đó và cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại các hoạt động đó
Nói cách khác qui trình kiểm soát đợc thực hiện trong Tổng công ty tuân theo trình tự : Lập kế hoạch kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết thúc kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm soát: Trong giai đoạn này các chuyên viên kiểm
soát thực hiện xác định các mục tiêu kiểm soát cho từng đối tợng kiểm soát cụ thế và đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của các nhân tố trong đối tợng kiểm soát
Thực hiện kiêm soát: Khi thực hiện kiểm soát tức là thực hiện việc đo l-
ờng kết quả thực hiện thực tế, so sánh với các mục tiêu đã đợc xây dựng và tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có và thực hiện các hành động quản lý thích hợp
Kết thúc kiểm soát: Các chuyên viên kiểm soát đa ra các quyết định
kiểm soát và các biện pháp tốt nhất cho công tác quản lý của Tổng công ty trong từng lĩnh vực cụ thể
Có thể khái quát trình tự thực hiện kiểm soát trong Tổng công ty qua sơ đồ sau:
Chú thích: Trình tự thực hiện kiểm soát
Nhiệm vụ công việc phải thực hiện
III. Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty xây lắp thiết kế tại Tổng công ty
1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam Việt Nam
1.1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty
Hoạt động xây lắp thiết kế của Tổng công ty có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù chi phối cách thức quản lý và chi phối đến nội dung, cách thức tổ chức hạch toán cũng nh là cách thức phân tích các hoạt động đó. Những đặc điểm cơ bản có thể kể đến là:
Hoạt đông xây lắp thiết kế là hoạt động trong lĩnh vực đầu t xây dựng, chức năng cơ bản của nó là tạo dựng tài sản cố định cho nền kinh tế nói chung mà cụ thể hơn là tạo dựng tài sản cho chính bản thân Tổng công ty đờng sắt Việt Nam
Hoạt động xây lắp diễn ra trên phạm vi rộng và ở những địa điểm khác nhau, việc thực hiện thi công xây dựng các công trình đờng sắt thờng do các