chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam
1. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam Việt Nam
Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam hiện nay đợc đánh giá là một trong những Tổng công ty Nhà nớc có Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hu hiệu cụ thể thể hiện nh sau:
1.1. Môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát tại Tổng công ty Đợc đánh giá là tơng đối tốt, Cách thức tổ chức quản lý chặt chẽ, các nhà quản lý cấp cao thì luôn quan tâm đến việc tổ chức đào tạo nâng cao chất lợng hoạt động của các nhân viên trong Tổng công ty từ cấp cao đến cấp thấp nhất, có chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với chuyên ngành cần tuyển dụng đảm bảo tuyển dụng đợc những nhân viên có trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt. Công tác kế hoạch cũng đợc thựchiện thờng xuyên trong tất cả các hoạt động và trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu của Tổng công ty; Ban kiểm soát đợc thiết lập và hoạt đông rất có hiệu quả giúp Tổng công ty kiểm soát đợc tất cả các hoạt động của mình trong mọi lĩnh vực; bên cạnh các nhân tố bên trong thì các nhân tố bên ngoài nh các chính sách đầu t phát triển của Nhà nớc, các chính sách quản lý của Nhà nớc áp dụng cho các đơn vị là các doanh nghiệp Nhà nớc hiện nay cũng tạo điều kiện rất thuận lợi cho Tổng công ty hoạt quản lý các hoạt động của mình đợc tốt hơn.
1.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của Tổng công ty hiện nay cũng đang hoạt động rất có hiệu quả thể hiện ở chỗ là các đơn vị cấp dới nộp các báo cáo tài chính hàng tháng hàng quí và Báo cáo tài chính năm lên Tổng công ty rất đúng thời hạn và chất lợng của các báo cáo tơng đối tốt tức là thông tin phản ánh trên các Báo cáo tài chính tơng đối chính xác, phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Tại Tổng công ty thực hiện mô hình tổ chức hạch toán phân tán, các đơn vị thành viên của Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà tự lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, lựa chọn các phơng pháp ghi sổ cũng nh là hệ thống tài khoản kế toán áp dụng …
1.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong Tổng công ty đợc chi tiết cụ thể cho từng loại nghiệp vụ hoạt động và đợc tổ chức hớng dẫn thực hiện cho các cán bộ công nhân viên trong từng đơn vị cụ thể
Các thủ tục kiểm soát bao gồm các thủ tục về lập kiểm tra và so sánh phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán . và các qui định về thủ tục phân tích trong… các hoạt động của Tổng công ty.
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng tổ chức quản lý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Tức là việc tổ chức công tác quản lý ở Tổng công ty nói chung và tổ chức quản lý ở các đơn vị thành viên của Tổng công ty đảm bảo công việc đợc phân chia cụ thể rõ ràng về trách nhiệm công việc từ đó tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc đồng thời cũng qui định sự cách lý thích hợp trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lam dụng nh là việc cách ly trách nhiệm giữa ngời phê duyệt, ngời thực hiện và ngời kiểm soát và nguyên tắc uỷ… quyền phê chuẩn là cấp dới đôi khi cũng đợc ra các quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định và đợc sự uỷ quyền của cấp có thẩm quyền
1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời sát thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, về chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và bổ xung các qui chế kiểm soát có hiệu lực và hiệu quả
Hiện tại ở Tổng công ty do mới thành lập nên bộ phận kiểm toán cha đợc thiết kế do cha có đội ngũ nhân viên cũng nh cha có các điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế các bộ phận của kiểm toán nội bộ.
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế
2.1. Ưu điểm
Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng tại Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam nhìn chung là tơng đối vững chắc, có tổ chức quản lý chặt chẽ, có bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng kiểm soát trong toàn bộ các hoạt động của Tổng công ty đó là Ban kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty hoạt động rất có hiệu quả xét trên mọi khía cạnh
Ban kiểm soát- Nh đã trình bày ở phần trên là bộ phận đợc thiết lập nhằm giúp Hội đồng quản trị thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, và giúp các doanh nghiệp đó hoạt động theo đúng qui chế tổ chức và các qui chế về pháp luật, giám sát cả các hoạt động của bản thân Tổng công ty và Ban giám đốc, các Ban chuyên môn nghiệp vụ tại văn phòng Tổng công ty. Ban kiểm soát thực hiện hoạt động theo qui chế tổ chức của Tổng công ty và phù hợp với các qui định của pháp luật Việt Nam.
Trong lĩnh vực Xây lắp Thiết kế, hoạt động giám sát các hoạt động của khối Xây lắp-Thiết kế đợc thực hiện bởi cả Ban kiểm soát và do tính chất phức tạp của hoạt động Xây lắp-Thiết kế nên để nâng cao chất lợng hoạt động của ngành Tổng công ty đã thiết lập nên Ban Quản lý Xây dựng Đờng sắt- là bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát các hoạt động từ khâu thiết kế đến khâu
tổ chức thi công và đến khâu nghiệm thu, thanh toán, bàn giao công trình đa vào sử dụng.
Việc thực hiện công tác quản lý dự án tuân theo qui định của Nhà nớc về qui chế quản lý đầu t và xây dựng cơ bản. mỗi một dự án đều đợc tổ chức, hoạch định, phân công thực hiện và đợc kiểm soát chặt chẽ, đợc thiết lập một bộ phận quản lý dự án riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Chủ nhiệm công trình là ngời lãnh đạo trực tiếp quản lý dự án, tổ chức thực hiện dự án đến kết quả cuối cùng một cách tốt nhất. Quá trình theo dõi hoạt động của dự án đ- ợc thực hiện một cách liên tục nh vậy giúp phát hiện kịp thời những sai phạm mà đa ra những điều chỉnh phù hợp, việc theo dõi dự án đợc báo cáo liên tục đảm bảo quá trình kiểm soát là luôn luôn tồn tại và hoạt đông có hiệu quả
2.2. Những điểm hạn chế
Công việc quản lý các dự án cha đợc thực hiện tốt ở khâu khảo sát thiết kế, đôi khi phải bổ xung sửa đổi nhiều lần làm chậm việc ra quyết định của dự án. Việc thiết kế tuy đã đợc thực hiện nhng cha đồng bộ theo gói thầu và công tác tổ chức đầu thầu còn đợc thực hiện hơi chậm so với mức bình thờng đặc biệt là vào khoảng thời gian đầu năm 2003
Mặc dù có các ban quản lý dự án và có bộ phận thực hiện trách nhiệm giám sát thi công nhng bộ phận này cha thực sự phát huy đợc hiệu quả hoạt động của mình. Tổng công ty đôi khi vẫn phải thuê kiểm toán độc lập bên ngoài để thực hiện kiểm soát lại các hoạt động cuả các dự án
Mặc dù quy chế đợc xây dựng rất chặt chẽ nhng công tác quản lý dự án của các ban quản lý dự án còn bộc lộ nhiều thiếu sót từ quản lý đến giám sát, thanh quyết toán
Chính vì vậy mà chất lợng của hoạt động kiểm soát khâu khảo sát thiết kế cha thực sự phát huy đợc hiệu quả. Vậy nguyên nhân chính dẫn đến các hạn chế trên là gì? Có thể nói rằng có nhiều nguyên nhân ảnh hởng. Nguyên nhân có cả các nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan, nhng nguyên nhân quan trọng nhất có lẽ là do trình độ của cán bộ công nhân viên cha cao kể cả nhân viên thực hiện dự án cũng nh là nhân viên giám sát dự án. bên cạnh đó do Tổng công ty là đơn vị mới thành lập cho nên nhân viên cha kịp làm quen với phong cách làm việc mới, cách quản lý mới tức là kinh nghiệm hầu nh có rất ít cho nên mới dẫn đến tình trạng nh vậy và phải kể cả đến sự thay đổi đổi mới về chế độ quản lý liên quan đến các hoạt động xây dựng cơ bản cho nên
các nhân viên cần phải có thời gian để tiếp nhận những chính sách, chế độ mới mà áp dụng vào thực hiện xây dựng công trình thực tế vì vậy sự chậm trễ trong thực hiện các qui trình của một dự án hay một công trình, hạng mục công trình Xây dựng cơ bản là không thể tránh khỏi
2.3. Tóm tắt kết quả hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thiết kế trong năm 2003 và các điều kiện ảnh hởng
Với những u nhợc điểm nh trên Tổng công ty trong năm 2003 cũng đạt đợc những thành tựu đáng kể : Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị xây lắp và thiết kế đạt 630,3 tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002. Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng. Khối xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lợng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn đầu t phát triển đợc cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơn vị: Công ty công trình đờng sắt 3, Công ty công trình Thông tin-Tín hiệu điện, Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty t vấn Đầu t -Xây dựng thực hiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty T vấn Đầu t và Xây dựng có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6%
Trong năm qua hầu hết các đơn vị xây lắp và thiết kế đều gặp phải khó khăn đó là nguồn vốn đầu t phát triển nâng cấp cho cơ sở hạ tầng đờng sắt năm nay đợc cân đối thấp, vốn tín dụng đầu t có khá nhng mới đợc bổ sung vào cuối năm. Mặt khác, năm 2003 Nhà nớc có nhiều thay đổi trong quản lý đầu t và xây dựng; sửa đổi, bổ xung qui chế đấu thầu, quản lý chất lợng công trình, thanh quyết toán vốn, thay đổi về tiền lơng, nên nhiều dự toán đã đợc duyệt đầu năm lại phải duyệt lại, nhiều gói thầu đã mở lại phải tổ chức đấu thầu lại, làm hạn chế đến kết thực hiện của các đơn vị xây lắp.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhng với tinh thần chủ động, chỉ đạo tập trung đúng hớng ngay t ngày đầu năm nên công tác Xây dựng cơ bản đã hoàn thành những công trình và mục tiêu chủ yếu tập trung vào phục vụ đắc lực cho vận tải: Các công trình chuyển tiếp năm 2002 đã cơ bản hoàn thành, phần lớn đã đợc nghiệm thu, bàn giao đa vào sử dụng. Một số công trình trọng điểm đã hoàn thành: Dự án 10 cầu trên Đờng sắt Thống nhất bằng vốn ODA, mở rộng ga Trờng Lâm; đa vào sử dụng đờng vòng Thanh Khê và Ga Trình xuyên. Các công trình trọng điểm khác đã và đang đợc triển khai khẩn trơng:Sửa chữa cầu Long Biên giai đoạn 2, dự án cầu chui Gia Lâm, mở ga Đình đẻo Hải Vân đang triển khai thi công gói 1, mở rộng ga Văn Phú đã hoàn thành phần lớn công
việc; các cầu Bình Lợi, Đồng Nai lớn, Đồng Nai nhỏ đã mở thầu, đang chuẩn bị thi công.
Công tác chuẩn bị đầu t: Với tinh thần chủ động đi trớc, công tác chuẩn bị đầu t năm 2003 có nhiều chuyển biến khá tốt. Ngành đã và đang triển khai hàng chục dự án đầu t cho cơ sở hạ tầng và vận tải, trong đó đã hoàn thành nghiên cứu khả thi 5 dự án với tổng mức đầu t 7.330,64 tỷ đồng, đã đợc Chính Phủ và bộ Giao thông Vận tải phê duyệt 3 dự án. Trong các dự án đã hoàn thành bớc nghiên cứu khả thi có một số dự án lớn, trọng điểm của nghành nh: Dự án Đờng sắt Yên Viên-Phả Lại-Hạ Long-Cái Lân với tổng mức đầu t 3.991,69 tỷ đồng; Dự án Đờng sắt Hải Phòng vào khu công nghiệp Đình Vũ có tổng mức đầu t 244,94 tỷ đồng; Dự án hiện đại hoá thông tin tín hiệu 3 tuyến phia bắc và khu đầu mối Đờng sắt Hà Nội có tổng mức đầu t 1.161 tỷ đồng; Dự án thay tà vẹt bê tông K1, K2, tà vẹt sắt bằng tà vẹt bê tông dự ứng lực, kéo dài đờng ga, đặt thêm đờng thứ 3 đối với ga chỉ có 2 đờng đoạn Vinh-Nha Trang có tổng mức đầu t 1.657,65 tỷ đồng.