Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty CP bitexco nam long

1ii 1.3.1 Kh MỤC LỤC Trang ải niệm quản trị rủi ro khâu tiêu thụ sản phẩm 29 1.3.2 Vai trò hệ thong kiêm soát nội việc tăng cưòng Danhkiếm mụcsoát chữ viết tắt .iv rủi ro khâu tiêu thụ .30 1.3.3 Mộ Danh mục bảng, biểu, sơ đồ V t sổ hệ thong quản trị áp dụng doanh nghiệp 31 PHẦN MỞ ĐẦU i a) Hệ thống tiêu1 chuẩn 9001: VỀ 2000 31 CHƯƠNG :_LÝ TCVN LUẬN ISO CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ QUẢN LÝ HOẠT b) Hệ ĐỘNG TIÊU THỤ .4 thống quản lý chất lượng toàn diện TQM 34 1.1 Hệ thống kiếm soát nội c) Phương pháp quản lý Sigma 37 1.1.1 Ki êm soát nội (Internal control') .4 CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ ỉ 1.2 Các phận họp thành hệ thong kiêm soát nội .7 TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN a) Môi trường kiểm soát BITEXCO NAM LONG 41 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần Bitexco Nam Long thực trạng b) Đánh giá rủi ro 11 hệ thống kiếm soát nội công ty .41 c) Hoạt động kiểm soát .13 2.1.1 Sự hình thành phát triên 41 d) Thông tin truyền thông 18 111 2.2.2 Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro Công ty 65 2.2.3 Thực trạng hoạt động kiêm soát Công ty 67 2.2.4 Thực trạng hệ thong thông tin truyền thông 74 2.2.5 Thực trạng hoạt động giảm sát Công ty 76 CHƯƠNG 3:_PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI Bộ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 77 lSự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội Công ty 77 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội khâu tiêu thụ Công ty .82 3.2.1 Phương hướng hoàn thiện IV Danh mục chữ viết tắt B/L Vận tải đơn đường biển CIF Giá CIF (giá bao gồm giá bán, bảo chi phí vận chuyển) CP Cổ phần FOB Giá FOB (Giá bán giao hàng cảng chưa bao gồm bảo hiểm chi phí vận chuyển (íreight)) HĐQT Hội đồng quản trị HTX V Danh mục bảng, biểu, sơ đồ Bảng 1.1 Danh mục công cụ chủ yếu triển khai Sigma Bảng 2.1 Bảng 2.2 Bảng 3.1 Quy trình bán hàng Công ty Bảng 3.2 Bảng 3.3 Danh sách cố đông sáng lập Công ty Bảng 3.4 Biểu 2.1 ước lượng rủi ro quy trình bán hàng Công ty Biểu 2.2 Sơ đồ Ước lượng rủi ro quy trình sản xuất Công ty 2.1 Sơ đồ 2.2 Sơ 2.3 đồ Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với quy trình bán hàng Phần mỏ' đầu Công ty CP Bitexco Nam Long doanh nghiệp chuyên sản xuất xuất khấu mặt hàng khăn Trong thời gian qua, Công ty không ngừng phát triến trở thành doanh nghiệp lớn Miền Bắc chuyên sản phâm Trong xu mới, bên cạnh thuận lợi môi truờng kinh doanh, lợi so sánh, Công ty phải đổi mặt với khó khăn thách thức mói sức ép cạnh tranh ngày lớn Nhằm mục tiêu thúc hoạt động tiêu thụ công ty cách hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, em chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long" Phương pháp nghiên cún chung luận văn kết hợp nghiên cứu lý luận với tống kết thực tiễn, sở sử dụng phương pháp phân tích, tống hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu đề xuất giải pháp thực Nội dung luận văn gồm chương là: Chương I: Lý luận chung hệ thống kiếm soát nội vai trò hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ 11 Chương I Lý luận chung hệ thống kiếm soát nội vai trò hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ 1.1 Hệ thống kiếm soát nội 1.1.1 Kiêm soát nội (Internal control) Theo định nghĩa coso, kiểm soát nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiếp lập đế cung cấp bảo đảm họp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy; - Các luận lệ quy định tuân thủ; - Hoạt động hữu hiệu hiệu 1.1.2 Các phận họp thành hệ thống kiếm soát nội a) Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiếm soát thành viên đơn vị tảng phận khác kiểm soát nội Các nhân tố thuộc môi trường kiếm soát là: 111 b) Đánh giá rủi ro: Đối với hoạt động đon vị phát sinh rủi ro khó kiếm soát tất Vì vậy, nhà quản lý phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu, kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động đơn vị không đạt phải cố gắng kiểm soát đế tối thiểu hoá tốn thất rủi ro gây nên Để giới hạn rủi ro mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa mục tiêu xác định đơn vị, nhận dạng phân tích rủi ro, từ quản trị rủi ro c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát sách thủ tục đế đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Các sách thủ tục giúp thực thi hành động với mục đích giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị hay gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác áp dụng đơn vị số hoạt động kiểm soát chủ yếu hay áp dụng kể đến là: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Kiếm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ IV trọng Đầu vào hệ thống kiện kinh tế biểu dạng nghiệp vụ kế toán, đầu hệ thống báo cáo kế toán Quá trình vận hành hệ thống trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý tổng họp e) Giám sát: Giám sát trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiếm soát Điều quan trọng giám sát phải xác định kiếm soát nội có vận hành thiết kế hay không có cần thiết phải sửa đối chúng cho phù hợp với tòng giai đoạn phát triến đơn vị hay không Đế đạt kết tốt, nhà quản lý cần thực hoạt động giám sát thường xuyên định kỳ 1.1.3 Vai trò trách nhiệm đoi tượng có liên quan đến kiếm soát nội a) Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cố đông đế lãnh đạo, đạo giám sát tòan hoạt động đơn vị, biết xếp thời gian cần thiết đế hòan thành trách nhiệm Trong nhiều trường hợp, thiếu lực kinh nghiệm mà Ban Giám đốc rơi vào tình trạng kiếm soát chồng chéo, không kiếm soát hoạt động diễn đơn vị V d) Nhân viên: Suy cho cùng, kiếm soát nội liên quan đến trách nhiệm thành viên đơn vị Thông qua hoạt động hàng ngày, thành viên tham gia vào hoạt động kiểm soát mức độ khác nhau, tù’ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu người thủ kho bảo quản hàng hóa theo sách đơn vị ĩ 1.4 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiêm soát nội - Những hạn chế xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, ; - Khả đánh lừa, lẩn tránh nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên đơn vị; - Chỉ nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ không thường xuyên, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua; - Yêu cầu thường xuyên hết người quản lý chi phí bỏ cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây ra; VI dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đuợc thực cho khách hàng, đồng thời thu tiền hàng hoá quyền thu tiền bán hàng 1.2.2 Nội dung hoạt động tiêu thụ sản phẩm - Thứ điều tra nghiên cứu thị trường - Thứ hai lựa chọn sản phấm thích ứng tiến hành sản xuất - Thứ ba tố chức hoàn chỉnh sản phấm đưa hàng hoá kho thành phẩm đế chuẩn bị tiêu thụ - Thứ tư định giá bán chào báo giá tới khách hàng; - Thứ năm lên phương án phân phối vào kênh tiêu thụ lựa chọn kênh phân phối sản phấm; - Thứ sáu xúc tiến bán hàng - Thứ bẩy thực kỹ thuật nghiệp vụ bán hàng đánh giá kết tiêu thụ sản phấm 83 lãnh đạo công ty cần chủ động xây dựng quy trình kiếm soát chuẩn toàn hoạt động Công ty mô hình quản trị chấp nhận rộng rãi giới, qua củng cố lực quản lý Công ty củng cố uy tín Công ty thị trường giới Trong phạm vi luận văn phân tích đề xuất mô hình quản trị thích hợp với Công ty Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 3.2.3 quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cố phần Bitexco Nam Long a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiêm công ty Môi trường kiếm soát xem tảng hệ thống kiếm soát nội yêu cầu phải phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiếm soát thành viên đơn vị Đổi với Bitexco Nam Long, Ban Tổng Giám đốc cần nhận thức cách đắn vai trò cần thiết hệ Hệ thống kiểm soát nội việc điều hành sản xuất quản lý công ty nói chung việc hạn chế rủi ro khâu tiêu thụ nói, riêng sở xây dựng công ty môi trường kiểm soát vững mạnh khoa học Biện pháp đề xuất cụ thể: - Các mục tiêu hoạt động phương pháp quản lý Công ty cần phải phố biến công khai toàn đội ngũ cán công nhân 84 + Ban Giám đốc phối họp với phận xây dựng ban hành quy trình, quy chế cụ cho tùng phận Mỗi thành viên phận yêu cầu phải nắm quy trình, quy chế phận làm việc theo quy trình Bộ phận kiểm soát nội thay mặt Ban giám đốc giám sát việc thực quy trình, quy chế phòng ban, xí nghiệp báo cáo lại; Bên cạnh đó, Ban Giám đốc phải xây dựng ban hành quy chế nội toàn công ty phổ biến tới người lao động Các lao động đuợc tuyển yêu cầu phải nắm quy trình, quy chế phận quy chế toàn công ty trước bắt tay vào làm việc + Xây dựng chế độ khen thưởng kỷ luật hợp lý công ty phổ biến công khai tới phận, người lao động Áp dụng nghiêm túc chế độ đề ra; + Thường xuyên lặp lại phương châm mục tiêu hoạt động công ty với đội ngũ cán công nhân viên, biến phương châm mục tiêu hoạt động công ty thành phương châm mục tiêu hoạt động người lao động Đe nghị kẻ hiệu hoạt động xí nghiệp, lặp lại hợp lý, thường xuyên phạm vi toàn công ty 85 quan tâm ban Giám đốc, xây dựng tinh thần đoàn kết đội ngũ lao động, tạo gắn bó với công ty co cấu tổ chức: Thiết lập cấu tổ chức hợp lý Công ty quan trọng không ổn định cấu tổ chức dẫn đến tâm lý không ốn định cán công nhân viên, làm cho trình hoạt động Công ty không quán Thông thuờng, xáo trộn cấu tố chức thường không mang tính kế thừa phát triến ổn định làm tăng khả chuyên môn hoá phòng ban, tạo điều kiện đế Công ty dễ dàng đầu tư thiết bị phù hợp phục vụ cho kỹ thuật nghiệp vụ phòng ban Đối với Bitexco Nam Long việc cấu lại hệ thống phòng ban công ty cách khoa học, hợp lý cần thiết Cụ Công ty cần xem xét lại chức nhiệm vụ phòng kinh doanh - kỹ thuật phòng kế hoạch theo hướng tách phận kinh doanh thành phòng chuyên biệt, phụ trách mảng mua sắm nguyên vật liệu đầu vào bán khăn nội địa Chuyến phận kỹ thuật phòng kế hoạch ghép thành phòng kế hoạch - kỹ thuật chuyên tính toán kế hoạch, kỹ thuật sản xuất sản phẩm Mạnh dạn xây dựng lực lượng nhân lực thực mạnh, có chuyên môn, có kỹ năng, động có tính sáng tạo Hiện cán quản lý Công ty thực có truyền thong kinh nghiệm, nhiên bối cảnh kinh doanh tồn số bất cập trình độ ngoại ngữ, tin học tính linh hoạt Công ty cần phải có 86 Đối với đội ngũ kỹ thuật viên công nhân, lực lượng quan trọng việc nâng cao khả cạnh tranh Công ty ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm chi phí sản xuất Mặt khác, tính chất mùa vụ sản xuất nên cường độ lao động Công ty thường không ốn định, tuỳ theo mức độ công việc mà tiền lương công nhân cao hay thấp công ty cần có biện pháp khuyến khích chiến lược đào tạo hợp lý đế giữ chân số lượng lao động lành nghề - Đảm bảo công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, kế hoạch tài nhân tố quan trọng môi trường kiếm soát Do việc lập thực kế hoạch cần tiến hành cách khoa học nghiêm túc để trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Cụ quy trình tiêu thụ Công ty, công tác kế hoạch bao gồm: Ke hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch giao hàng Hiện tại, cán lập kế hoạch nhiều bất cập đòi hởi phải có thay đổi phù hợp Cụ thể: + Ke hoạch sản xuất phải cán kế hoạch cán kỹ thuật phối 90 87 88 89 Giao dịch, Chưa cập nhật Cán xuất Bán hàng không giá, c) Đe xuất chế kiêm soát khâu tiêu thụ: Kiểm tra kỳ Tính toán sai kỹ thuật, saiDo cán KT nhầm Cán kỹ thuật thuật định mức nguyên vật lẫn; sơ suất; thiếu phối xuất hợp với phòng kinh tiêu quy trình sản Ke hoạch tài phòng kếCán toán, - + Mục bán xuất: hàng: Tính Xác - doanh, Thủ tụcphòng phê xuất duyệt: Thủphòng tục phê duyệt lập, thựctrình hiệnkếkhi phép khấu, kế hoạch toáncho truởng o vụ nhầm thiếu toán Thông báo sai thờithông gianDqua CTổng áncho bộGiám kế hoạch nghiệp phátdo phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, vàđược báolẫn, cáo lênsinh Banhay đốc + Kế hoạch sản xuất phải xác, đầy đủ,Bán rõ đủ ràng, ngắn gọn, dễ + thông Bánhoạch khách hàng, giá, hàng; sốhoạch lượng phù tin, giao tài liệu công ty kế Thủ tục phê duyệt cầu- phải + Ke hàng dođúng phận hoạch - phòng Keyêu kỹ hiểu; thoả thuận; Bán đủ số hàng cam kết; hợp quy Truởng chế sách củaxuất công ty Phêtrưởng duyệtphòng có thuật lập phòng kếđãhoạch - kỹ thuật, kế nghĩa nhận Các điều khoản hợp Dvới o trình thiếu kinh nghiệm, Cán định cho phép “ai” làmgiao hàng hay chấp nhận toán thông qua Tống Giám đốcđược ký lệnh Bàng 3.1: bán hàng côngphải ty thấm cho uớc lượng gìrủi đóroxảy ra,quy trình người phêcủa duyệt Sản xuất nhầm sản +phẩm, Triển khai tính toán,(đúng thiếusản trách Cán SảnDo xuất phẩm cầnkếsảnhoạch suất theo yêu cầu; vật không hoàn thành quyền nhiệm, Khi phê thủ quy định cấp phê sản xuất câuduyệt thả cần phải Cáctuân xí nghiệp liệu cần sử dụng; công thức/cách thức/phương pháp/công nghệ - Thành bộcủa chuyên biệt: Công cần phải duyệt,lập phòng sở phêkiếm duyệt,soát dấunội hiệu phê duyệt quytyđịnh cấpxây uỷ yêu cầu); dựng bộduyệt phận kiểmcầu soát nộiphê chuyênnội biệt, có chức hỗ trợ quyền phải Giao hàng, Giao hàng sai quy cách, Do Phê nhầm lẫn, yêu thiếuCán kếduyệt hoạch; dung hình thức làm thủ tục phẩm chất,Bảng số 3.2: lượng lực, cẩurủi thả Cán động cho Giám đốc giám sát kiếm Côngxác ty,lập, đảmvàbảo Ước lượng quyhoạt trình sản xuất (chữTống ký), không, cơrochế soát sẽxuất không toán Sai nhânkiếm viênsoát thựccũng hiệnkhông nội quy, quyhiện; chế Phê Công Báochồng cáo việc thực duyệt ty; tránh kịp phức, kiếm tra, kiếm soát ảnh nội hưởng đề giải chéothời làmcác tăngkếtphiền thời gian, đếnxuất tiến độ công pháp, kiến phê nghịduyệt, cần thiết đảm bảo mọicần hoạtđược độngphân an toàn, việc; Cấp việcnhằm ủy quyền phêcho duyệt định pháprõluật Thành lập quy phận toánthủ nộitục phê trực duyệt thuộc đề phòng cách ràng Đối với trìnhkiểm tiêu thụ, xuất kiểm nội đề bộ,nghị độc phê lập duyệt với phòng kế quy toántrình nhằmbán kiểm tra, giám sát Bàng 3.3: Cácsoát thủ tục hàng đề xuất giải pháp liên quan đến hoạt động tài công Thủ tục phê duyệt đối vói quy trình bán hàng Công phận cẩuHiện thả; Sản xuất không (khôngDo ty Cán tybộđãkỳcóthuật, côngKCS nhântrục thuộc phòng Ke hoạch, nhiên phận có nhiệm vụ kiếm tra chất lượng sản phẩm cuối mồi khâu sản xuất (chất lượng sợi dệt, chất lượng Sản xuất không kịp tiến độ giaoDo sựkhăn cố (mất kỳ thuật, nhân mộc,điện, chấtCán lượng khăn thô, công chất lượng khăn thành phẩm) Sau hàng hỏng máy, đứng máy, quản lý xí có phòng kiếm soát nội chuyên biệt, phận KCS không nghiệp chuyển phòng đủ nguyên vật kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo tính độc lập khách quan phận Sản phẩm hỏng nhiều, tỷ lệDo cẩu phế liệu cao so với định thiếu Các nghiệp vụ phát thả, Cán kỹ thuật, công nhân kinh đứng máy, quản lý xí Cấp phê duyệt Co' sỏ’ phê duyệt Dấu hiệu phê Cấp uỷ quyền duyệt X Ký duyệt xác Xác nhận Trưởng phòng kế Số lượng; quy 91 cách; thời nhận kiêm kiêm tra hoạch - kỹ thuật X Chào bán Trưởng phòng xuất Giá bán; số Ký duyệt sản phẩm lượng; quy chào kiện giao; Phó Tổng Triển khai Trưởng phòng kế Số lượng; quy Ký duyệt triển cách; hoạch - kỹ thuật sản xuất khai sản Giám đốc phương kiêm tra, Tông phụ xuất Giao hàng Trưởng phòng kế Số lượng; quy Ký duyệt giao Phó Tổng hoạch - kỹ thuật cách; hàng Giám đốc kiêm tra, Tông phương phụvới quy trình sản xuất Bàng 3.4: Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối Giám đốc duyệt thức giao trách kỹ Xuất vật tư Số lượng; quy Ký duyệt xuất X Trưởng phòng kế cách; thời hoạch - kỳ thuật vật tư Triên khai sản xuất Trưởng phòng kế Số lượng; quy hoạch - kỳ thuật cách; thời kiêm gian, Ký duyệt triênPhó Tổng khai sản xuất Giám đốc phụ Thực sản Giám đốc xí nghiệp Số lượng; quy Ký duyệt sản X Xuất kho sản Giám đốc xí nghiệp Số lượng; quy Ký duyệt xuất X 92 Báo cảo bất thường: Tất cá nhân, tất phận doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo trường hợp bất thường, vấn đề bất hợp lý mà họ phát nơi lúc, phận mình, Công ty Báo cáo phải thực phát báo cáo sau phải kịp lúc; Phải báo cáo cho người có trách nhiệm thấm quyền đế xem xét có hướng xử lý Báo cáo bất thường thực nghiệp vụ không theo quy trình/quy định; Các nghiệp vụ ngoại lệ; Khi có bất họp lý, vấn đề chưa tòng xảy xảy lại có ảnh hưởng lớn; Có thay đối liệu, hệ thống Thủ tục sử dụng tiêu: Công ty phải lượng hoá tối đa mục tiêu đặt cho cá nhân phận họp thành đế sau kiểm soát theo tiêu Mục tiêu cụ hoá thành tiêu dễ theo dõi kiểm soát Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp (phi tài chính) Các tiêu phải có tính khả thi, rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu Ban Giám đốc giao cho phận kiểm soát nội theo dõi tiêu, định kỳ báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Bất kiêm nhiệm: Công ty phải thực phân tách rõ ràng chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản ghi nhận tài sản 93 cần kịp thời phải điều tra rõ có khác biệt, tránh đối chiếu thông tin tù’ chung nguồn Ban Giám đốc uỷ quyền cho phận kiếm soát nội kiểm tra việc đối chiếu - Kiểm tra theo dõi: Hoạt động giúp khám phá kịp thời sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng tốt cho môi truờng kiểm soát phòng ban, xí nghiệp, cán công nhân viên lúc phải đối mặt với nguy bị kiếm tra, theo dõi Để thực tốt thủ tục trên, công ty phải hoàn thiện hệ thống chứng từ báo cáo nội công ty Trong khâu tiêu thụ, hệ thống chứng từ báo cáo đề nghị lập đầy đủ sau: - Trong quy trình bán hàng: Hệ thống bảo cáo: + Các đơn hàng chưa thực hiện: Do phòng Ke hoạch - Kỹ thuật lập, báo cáo theo tuần + Các số dư phải thu hạn: Do phòng Ke toán lập, báo cáo theo 94 Người lập ký xác nhận lập phiếu, trưởng phòng Ke hoạch kỹ thuật ký kiếm tra số lượng, giá bán thời gian xuất, Tống Giám đốc ký phê duyệt việc xuất bán, thủ kho ký xác nhận việc xuất kho lái xe ký xác nhận việc nhận đủ hàng Phiếu xuất kho yêu cầu lập thành liên, lưu phòng Ke hoạch kỹ thuật, thủ kho phòng kế toán để theo dõi công nợ + Hoá đơn tài chính: Do phận kế toán lập Trong ngoại thương, khách hàng toán qua chứng từ toán (thường lập theo yêu cầu L/C) hoá đơn tài phát hành nhằm mục đích xác nhận việc bán hàng lưu kèm với chứng từ xuất khấu Hoá đơn tài cho hàng xuất khấu yêu cầu có đủ chữ ký người viết hoá đơn xác nhận việc viết hoá đơn Tống giám đốc ký xác nhận việc bán hàng, chữ ký (có xác nhận nhận hàng khách hàng) trường hợp bán hàng nội địa, yêu cầu lập thành liên + Báo có ngân hàng: Do ngân hàng phát hành, phòng kế toán lưu đế xác nhận việc toán + Phiếu thu trường hợp bán hàng nội địa: Do phận kế toán lập, có chữ ký người lập, kế toán trưởng, thủ quỹ khách hàng, lưu thành liên: thủ quỹ, kế toán công nợ khách hàng - Trong quy trình sản xuất 95 Hệ thong chứng từ: + Phiếu xuất kho vật liệu: Do phận kỹ thuật lập, có chữ ký nguời lập, truởng phòng Ke hoạch - kỹ thuật kiểm tra, thủ kho xác nhận xuất kho xí nghiệp ký nhận Phiếu xuất kho nguyên vật liệu lưu liên phòng Ke hoạch - kỹ thuật, thủ kho xí nghiệp + Ke hoạch sản xuất: Do Giám đốc xí nghiệp lập, vào kế hoạch đưa xuống phận kế hoạch Ke hoạch sản xuất lập thành liên lưu xí nghiệp phận trực tiếp thực + Phiếu đánh giá chất lượng: Do phận KCS lập thành liên, lưu xí nghiệp sản xuất, xí nghiệp liên quan tiếp theo, phòng kế hoạch - kỹ thuật phận KCS + Phiếu nhập kho (sản phẩm bán sản phẩm): Do thủ kho xí nghiệp lập, có chữ ký phận trực tiếp sản xuất, Giám đốc xí nghiệp thủ kho xí nghiệp Phiếu nhập kho lưu liên phận sản xuất trục tiếp thủ kho xí nghiệp + Phiếu xuất kho: Do thủ kho xí nghiệp nhập, có chữ ký Ke hoạch hoạt động - Dự báo kế hoạch 5 năm năm Kế hoạch 96 97 98 ĐIỀU Sơ đồ 3.2: trưa); Sơ đề xuất mô hình thông tinHÀNH công ty tậnđồ dụng hệ thống bảnghệtinthống cóCẤP sẵn kết hợp với việc chuyến văn bản; Dự báo Hệ thống - Xây dựng hệ thống mạng nội bộ, đào tạo đưa máy tính vào khuynh hồ trợ huớng phận công ty Xây dựng quy trình lưu chuyến điều bộbán hành hàng (5 Phụ trách sản xuất Phụ trách kinh doanh năm) HT thông tin - Số lượng bán Giá bán Doanh thu HTTT T trường HT thông tin CẤP HOẠT ĐỘNG Lợi nhuận Đầu tư Chi phí e) Xây dựng hệ thống giám sát thâm định Phụ trách doanh nghiệp - Sử dụng Kin máy Tuyể Thu h tế móc n - chi tài Sử dụng Chí - Công ty phải xây dựng phận kiểm soát nộichíbộ chuyên dụng biệt, vật liệu Đào nh nh chịu quản lý Giám đốc kiểm - Ban Xử lýGiám đốc, thay tạotra, sáchmặt ban Lập kho Chín giám sát hoạt động phận lập báo cáobáo định kỳ, báo cáo bất thuờng trình Ban Giám đốc; đề xuất phương án giải với Ban giám đốc có cố xảy Công việc kiếm tra, kiểm soát phận kiếm soát nội mặt sau: 99 + Kiếm tra việc tuân thủ sách quy trình kế toán, đánh giá tính xác báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; + Xác định rủi ro, vấn đề nguồn gốc việc hiệu quy trình, phận đề xuất giải pháp khắc phục; Chức nhiệm cụ Ban kiểm soát nội cần phải đuợc thông báo rõ ràng tới phận, cán công nhân viên đế tạo 100 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tố chức đế đảm bảo tố chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội hệ thống tất mà tố chức cần làm đế có đuợc điều muốn có tránh điều muốn tránh Hiện tại, hệ thống kiếm soát nội Bitexco Nam Long yếu, mang tính tự phát hình thành từ kinh nghiệm Hiện công ty hoạt động hiệu chưa phát sinh tốn thất to lớn nguyên nhân chủ quan, bối cảnh mới, rõ ràng công ty không chủ động xây dựng cho hệ thống kiếm soát nội khoa học nguy công ty phải đối mặt với tốn thất chủ quan nặng nề tương lai, giảm khả cạnh tranh, giảm uy tín thị trường điều chắn, vấn đề công ty trì mô hình tổ chức Trong phạm vi nghiên cứu luận văn, luận văn đạt số kết quả: Đã trình bày tổng quan hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ; 101 Mặc dù có nhiều cố gắng, với ý thức đế luận văn có tính ứng dụng thực tế, góp phần vào việc tăng cuờng khả cạnh tranh Công ty, thúc đẩy phát triến Công ty thời gian tới, trình độ hạn chế, luận văn nhiều điểm chưa hoàn chỉnh Em mong nhận nhận xét, góp ý thày cô giáo để luận văn hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc Công ty cố phần Bitexco Nam Long góp ý, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành luận Hà Nội, thảng 10 năm 2008 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Duy Bột, Đặng Đình Đào (1997), Giáo trình Kinh tế Thương mại, Nhà xuất Giáo dục; Nguyễn Minh Đức (2006), Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cô phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Đinh Thị Liên (2007), Tô chức hệ thong kiêm soát nội Công ty TNHH Prỉme Group, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Trần Long, Nguyễn Thị Thu Thủy, Lê Thị Bình, Lương Như Anh (2005),Giáo trình Kiểm toán, Nhà xuất Hà Nội; Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên, 2001), Giáo trình Kiểm toán Tài Chỉnh, Nhà xuất Tài chính; Nguyễn Quang Quynh, Ngô Trí Tuệ, Tô Văn Nhật (2003), Lý thuyết kiểm toán, Nhà xuất tài chính; Trần Chí Thành (1994), Tô chức Nghiệp vụ Kinh doanh thương mại quốc tế, Nhà xuất thống kê; Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (2001), Kinh doanh với thị trường Nhật Bản, Nhà xuất lao động; [...]... quản lý của Công ty cũng như củng cố được uy tín của Công ty trên thị trường thế giới Một sổ kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thong kiêm soát nội bộ 3.3.2 trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cô phần Bitexco Nam Long a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiếm soát: - Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của Công ty cần phải được phố biến công khai trong toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên,... sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó Do vậy, dưới góc độ là một kế toán tại Công ty CP Bitexco Nam Long, với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa học, và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long 2 Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá các vấn đề lý luận... 2.2 Thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long 2.2.1 Thực trạng môi trường kiêm soát Công ty CP Bitexco Nam Long được thành lập đế đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh dệt may từ công ty mẹ Đối với các nhà lãnh đạo của tập đoàn, hoạt động của Bitexco Nam Long không chỉ đơn thuần vì mục tiêu lợi nhuận mà còn là gìn giữ hoạt động sản xuất... được cách quản lý các rủi ro; - Xác định được khả năng của doanh nghiệp trong việc giảm thiếu xác suất và tác động của rủi ro đến hoạt động tiêu thụ; - Xác định được chi phí và lợi ích của quản lý rủi ro và các biện pháp áp dụng; Chương 2: Thực trạng hoạt động kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long 2.1 Tống quan về Công ty cố phần Bitexco Nam Long và thực... pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ trong khâu tiêu thụ tại Công ty Phương hướng hoàn thiện 3.2.1 Trong phạm vi của luận văn, các biện pháp được đưa ra nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giới hạn trong việc kiểm soát rủi ro trong khâu tiêu thụ sản phẩm Các giải pháp cụ thế trước mắt được đưa ra căn cứ trên cơ sở ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiêu thụ, tình hình hoạt động. .. công nợ (lập theo tuần), 2.2.5 Thực trạng về hoạt động giám sát của Công ty Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty không có Ban kiểm soát nội bộ Việc đánh giá hoạt động của các bộ phận được giao cho phòng Tổ chức nhân sự và đánh giá cảm tính của Ban giám đốc dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Chương 3: Phương hướng, giải phát hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động. .. doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may 5 Ket cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần: 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHƯNG VÈ HỆ THỐNG KIẺM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI Bộ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIỀU THỤ 1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ 1.1.1 Kiêm soát nội bộ (Internal control) Khái niệm “kiểm soát nội bộ ” ra đời tù' đầu thế kỷ XX trong thuật ngữ của... tham vọng của Công ty trong thời gian tới sẽ trở thành doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về sản xuất khăn bông xuất khẩu Muốn vậy, công ty cần phải xây dụng cho mình một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ Thứ ba là ỷ nghĩa của to chức hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai... Thành lập phòng kiếm soát nội bộ chuyên biệt: Công ty cần phải xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, có chức năng hỗ trợ cho Tổng Giám đốc giám sát mọi hoạt động trong Công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của Công ty; Báo cáo kịp thời các kết quả kiếm tra, kiếm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp, kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn, XVI... trạng hoạt động tiêu thụ tại Công ty 2.1.1 Sự hình thành và phát triến Công ty CP Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sở chính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân viii IX xuất kinh- Cúc doanh loại chính sản phấm của công ... nhằm hoàn thiện hệ thong kiêm soát nội 3.3.2 quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cô phần Bitexco Nam Long a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiếm soát: - Các mục tiêu hoạt động phương pháp quản lý. .. trạng hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cố phần Bitexco Nam Long 2.2.1 Thực trạng môi trường kiêm soát Công ty CP Bitexco Nam Long thành lập đế đảm nhận toàn hoạt động. .. trạng hoạt động giảm sát Công ty 76 CHƯƠNG 3:_PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI Bộ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG