Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần bitexco nam long

i MỤC LỤC Trang 2.1Tổng quan Công ty cổ phần Bitexco Nam Long thực trạng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 40 2.1.1 Sự hình thành phát triển 40 2.1.2Tổng quan hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty 45 2.2Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long .56 ii Danh mục chữ viết tắt B/L - Vận tải đơn đường biển CIF - Giá CIF (giá bao gồm giá bán, bảo hiểm chi phí vận chuyển) CP - Cổ phần FOB - Giá FOB (Giá bán giao hàng cảng chưa bao gồm bảo hiểm chi phí vận chuyển (freight)) HĐQT - Hội đồng quản trị HTX - Hợp tác xã KD - Kinh doanh KH - Kế hoạch KT - Kỹ thuật L/C - Tín dụng chứng từ P/L - Bảng kê chi tiết hàng hóa SXKD - Sản xuất kinh doanh TNHH - Trách nhiệm hữu hạn XK - Xuất XNK - Xuất nhập iii Danh mục bảng, biểu, sơ đồ Bảng 1.1 - Danh mục công cụ chủ yếu triển khai Sigma Bảng 2.1 - Quy trình bán hàng Cơng ty Bảng 2.2 - Danh sách cổ đông sáng lập Công ty Bảng 3.1 - Ước lượng rủi ro quy trình bán hàng Cơng ty Bảng 3.2 - Ước lượng rủi ro quy trình sản xuất Công ty Bảng 3.3 - Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với quy trình bán hàng Bảng 3.4 - Các thủ tục đề nghị phê duyệt quy trình sản xuất Biểu 2.1 - Kim ngạch XK Công ty giai đoạn 2001-2007 Biểu 2.2 - Kim ngạch XK theo thị trường Công ty năm 2007 Sơ đồ 2.1 - Quy trình kéo sợi Sơ đồ 2.2 - Quy trình may – thu hóa Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ trình tự tốn theo phương thức tín dụng chứng từ Sơ đồ 2.4 - Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Sơ đồ 3.1 - Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán hàng Sơ đồ 3.2 - Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin quản lý công ty Sơ đồ 3.3 - Sơ đồ đề xuất hệ thống thơng tin kế tốn quy trình mua hàng – bán hàng i Phần mở đầu Công ty CP Bitexco Nam Long doanh nghiệp chuyên sản xuất xuất mặt hàng khăn Trong thời gian qua, Công ty không ngừng phát triển trở thành doanh nghiệp lớn Miền Bắc chuyên sản phẩm Trong xu mới, bên cạnh thuận lợi môi trường kinh doanh, lợi so sánh, Cơng ty phải đối mặt với khó khăn thách thức sức ép cạnh tranh ngày lớn Nhằm mục tiêu thúc đẩy hoạt động tiêu thụ cơng ty cách hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, em chọn đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long” Phương pháp nghiên cứu chung luận văn kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn, sở sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu đề xuất giải pháp thực Nội dung luận văn gồm chương là: Chương I: Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý hoạt động tiêu thụ Chương II: Thực trạng kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long; Chương III: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long ii Chương I Lý luận chung hệ thống kiểm sốt nội vai trò hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ 1.1 Hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Kiểm soát nội (Internal control) Theo định nghĩa COSO, kiểm sốt nội q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiếp lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy; - Các luận lệ quy định tuân thủ; - Hoạt động hữu hiệu hiệu 1.1.2 Các phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội a) Mơi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị tảng phận khác kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt là: Tính trực giá trị đạo đức - Đảm bảo lực - Hội đồng quản trị Ban kiểm soát - Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý - Cơ cấu tổ chức - Cách thức phân chia quyền hạn trách nhiệm - Chính sách nhân iii b) Đánh giá rủi ro: Đối với hoạt động đơn vị phát sinh rủi ro khó kiểm sốt tất Vì vậy, nhà quản lý phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu, kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động đơn vị khơng đạt phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hoá tổn thất rủi ro gây nên Để giới hạn rủi ro mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa mục tiêu xác định đơn vị, nhận dạng phân tích rủi ro, từ quản trị rủi ro c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Các sách thủ tục giúp thực thi hành động với mục đích giúp kiểm sốt rủi ro mà đơn vị hay gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác áp dụng đơn vị số hoạt động kiểm sốt chủ yếu hay áp dụng kể đến là: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin nghiệp vụ - Kiểm soát vật chất - Kiểm tra độc lập việc thực - Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực d) Thơng tin truyền thông: Thông tin truyền thông điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiếp lập, trì nâng cao lực kiểm sốt đơn vị thơng qua việc hình thành báo cáo để cung cấp thơng tin hoạt động tài tn thủ, bao gồm cho nội bên Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan iv trọng Đầu vào hệ thống kiện kinh tế biểu dạng nghiệp vụ kế toán, đầu hệ thống báo cáo kế toán Quá trình vận hành hệ thống trình ghi nhận, phân loại, tính tốn, xử lý tổng hợp e) Giám sát: Giám sát trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát Điều quan trọng giám sát phải xác định kiểm sốt nội có vận hành thiết kế hay khơng có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với giai đoạn phát triển đơn vị hay không Để đạt kết tốt, nhà quản lý cần thực hoạt động giám sát thường xuyên định kỳ 1.1.3 Vai trò trách nhiệm đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội a) Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, đạo giám sát tòan hoạt động đơn vị, biết xếp thời gian cần thiết để hòan thành trách nhiệm Trong nhiều trường hợp, thiếu lực kinh nghiệm mà Ban Giám đốc rơi vào tình trạng kiểm sốt chồng chéo, khơng kiểm sốt hoạt động diễn đơn vị b) Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành tồn hệ thống kiểm sốt nội giải trình cho Hội đồng quản trị vấn đề thuộc trách nhiệm họ c) Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán viên nội giữ vai trò quan trọng việc đánh giá hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội góp phần giữ vững hữu hiệu thông qua dịch vụ mà họ cung cấp phận đơn vị v d) Nhân viên: Suy cho cùng, kiểm soát nội liên quan đến trách nhiệm thành viên đơn vị Thông qua hoạt động hàng ngày, thành viên tham gia vào hoạt động kiểm soát mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu người thủ kho bảo quản hàng hóa theo sách đơn vị 1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội - Những hạn chế xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, …; - Khả đánh lừa, lẩn tránh nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên đơn vị; - Chỉ nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ không thường xuyên, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua; - Yêu cầu thường xuyên hết người quản lý chi phí bỏ cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây ra; - Ln có khả cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng - Điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp… 1.2 Tiêu thụ sản phẩm nội dung hoạt động tiêu thụ sản phẩm 1.2.1 Tiêu thụ sản phẩm Tiêu thụ sản phẩm giai đoạn cuối trình sản xuất kinh doanh, yếu tố định tồn phát triển doanh nghiệp Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ việc chuyển vi dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thực cho khách hàng, đồng thời thu tiền hàng hoá quyền thu tiền bán hàng 1.2.2 Nội dung hoạt động tiêu thụ sản phẩm - Thứ điều tra nghiên cứu thị trường - Thứ hai lựa chọn sản phẩm thích ứng tiến hành sản xuất - Thứ ba tổ chức hoàn chỉnh sản phẩm đưa hàng hoá kho thành phẩm để chuẩn bị tiêu thụ - Thứ tư định giá bán chào báo giá tới khách hàng; - Thứ năm lên phương án phân phối vào kênh tiêu thụ lựa chọn kênh phân phối sản phẩm; - Thứ sáu xúc tiến bán hàng - Thứ bẩy thực kỹ thuật nghiệp vụ bán hàng đánh giá kết tiêu thụ sản phẩm 1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội việc tăng cường kiểm soát rủi ro khâu tiêu thụ 1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro khâu tiêu thụ sản phẩm Quản trị rủi ro khâu tiêu thụ trình nhận dạng, đo lường, đánh giá thực biện pháp giảm thiểu rủi ro khâu tiêu thụ cách có chủ đích, có tổ chức doanh nghiệp nhờ giúp doanh nghiệp đạt mục đích, mục tiêu cách có hiệu cao bền vững 1.3.2 Vai trò hệ thống kiểm soát nội việc tăng cường kiểm soát rủi ro khâu tiêu thụ - Xác định tính chất mức độ loại rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận được; vii - Xác định khả rủi ro xảy ra; - Xác định cách quản lý rủi ro; - Xác định khả doanh nghiệp việc giảm thiểu xác suất tác động rủi ro đến hoạt động tiêu thụ; - Xác định chi phí lợi ích quản lý rủi ro biện pháp áp dụng; - Đánh giá khả gây rủi ro định lãnh đạo doanh nghiệp 1.3.3 Một số hệ thống quản trị áp dụng doanh nghiệp a) Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 b) Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM c) Phương pháp quản lý Sigma Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần Bitexco Nam Long thực trạng hoạt động tiêu thụ Cơng ty 2.1.1 Sự hình thành phát triển Cơng ty CP Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt Bitexco Nam Long, có trụ sở Lơ A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22 tháng năm 2006 Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Lĩnh vực sản 87 ty Hiện Cơng ty có phận KCS trực thuộc phòng Kế hoạch, nhiên phận có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối khâu sản xuất (chất lượng sợi dệt, chất lượng khăn mộc, chất lượng khăn thơ, chất lượng khăn thành phẩm) Sau có phòng kiểm sốt nội chun biệt, phận KCS chuyển phòng kiểm sốt nội bộ, nhằm đảm bảo tính độc lập khách quan phận b) Giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá rủi ro Công ty phải đề mục tiêu cụ thể cho quy trình, sở ước lượng rủi ro xảy quy trình đề giải pháp khắc phục Đối với khâu tiêu thụ, mục tiêu đề ước lượng rủi ro đề xuất theo bảng sau: - Mục tiêu quy trình bán hàng: + Bán khách hàng, giá, hàng; Bán đủ số lượng thoả thuận; Bán đủ số hàng cam kết; + Thu tiền người, lô hàng thu đủ số tiền phải thu, kịp thời hạn phải thu; + Ghi nhận báo cáo đúng, đủ, ngắn gọn kịp thời - Ước lượng rủi ro quy trình bán hàng Bảng 3.1: Ước lượng rủi ro quy trình bán hàng cơng ty Cán chịu trách nhiệm Giao dịch, Bán hàng không giá, Chưa cập nhật Cán xuất chào bán sản tính tốn sai chiết khấu bảng giá mới, nhầm phẩm lẫn Tính tốn sai kỹ thuật, sai Do cán KT nhầm Cán kỹ thuật Kiểm tra kỹ định mức nguyên vật liệu lẫn; sơ suất; thiếu Cán xuất thuật lực; cán XK báo nhầm đơn hàng Công việc Uớc lượng rủi ro Ngun nhân 88 Tính tốn Thơng báo sai thời gian thời gian sản giao hàng xuất; Các điều khoản hợp Xác nhận đồng chưa chặt chẽ, tạo bất đơn hàng lợi cho người xuất Sản xuất nhầm sản phẩm, Triển khai khơng hồn thành sản xuất thời gian triển khai sản xuất chậm, quên triển khai Giao hàng sai quy cách, Giao hàng, phẩm chất, số lượng Sai làm thủ tục sót chứng từ tốn, sai sót LC tốn Do nhầm lẫn, thiếu Cán kế hoạch lực Cán xuất Do thiếu kinh nghiệm, Cán xuất thiếu lực Do tính tốn, thiếu trách Cán kế hoạch nhiệm, cẩu thả Các xí nghiệp thực Do nhầm lẫn, thiếu Cán kế hoạch; lực, cẩu thả Cán xuất Cán kế toán kho  Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước - Mục tiêu quy trình sản xuất: + Kế hoạch sản xuất phải xác, đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu; + Sản xuất (đúng sản phẩm cần sản suất theo yêu cầu; vật liệu cần sử dụng; công thức/cách thức/phương pháp/công nghệ yêu cầu); + Sản xuất đủ số lượng theo kế hoạch yêu cầu; + Sản xuất kịp thời theo kế hoạch yêu cầu; + Tiết kiệm vật tư (tỷ lệ phế liệu tỷ lệ sản phẩm hỏng nhỏ nhất); - Ước lượng rủi ro quy trình sản xuất: Bảng 3.2: Ước lượng rủi ro quy trình sản xuất Uớc lượng rủi ro Nguyên nhân Cán chịu trách nhiệm Đưa kế hoạch sản xuất không Thiếu trách nhiệm; Cán kế hoạch phù hợp (không đạt yêu cầu) thiếu kinh nghiệm 89 Sản xuất không (không sản phẩm, khơng vật liệu, khơng quy trình…) Sản xuất không kịp tiến độ giao hàng Do cẩu thả; Cán kỹ thuật, công nhân thiếu kinh nghiệm đứng máy, quản lý xí nghiệp Do cố (mất điện, Cán kỹ thuật, công nhân hỏng máy, không đứng máy, quản lý xí đủ nguyên vật nghiệp liệu…) Do cẩu thả Sản phẩm hỏng nhiều, tỷ lệ Do cẩu thả, Cán kỹ thuật, công nhân phế liệu cao so với định thiếu kinh nghiệm đứng máy, quản lý xí mức cho phép nghiệp  Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước c) Đề xuất chế kiểm soát khâu tiêu thụ: - Thủ tục phê duyệt: Thủ tục phê duyệt thực cho phép nghiệp vụ phát sinh hay cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu công ty Thủ tục phê duyệt yêu cầu phải phù hợp với quy chế sách cơng ty Phê duyệt có nghĩa định cho phép “ai” làm hay chấp nhận cho xảy ra, người phê duyệt phải thẩm quyền Khi phê duyệt cần phải tuân thủ quy định cấp phê duyệt, sở phê duyệt, dấu hiệu phê duyệt quy định cấp uỷ quyền Phê duyệt yêu cầu phải phê duyệt nội dung hình thức (chữ ký), khơng, chế kiểm sốt khơng xác lập, việc kiểm sốt khơng thực hiện; Phê duyệt tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc; Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần phân định cách rõ ràng Đối với quy trình tiêu thụ, thủ tục phê duyệt đề xuất sau: 90 Bảng 3.3: Các thủ tục đề nghị phê duyệt quy trình bán hàng Thủ tục phê duyệt quy trình bán hàng Các nghiệp vụ phát sinh Cấp phê duyệt Cơ sở phê duyệt Dấu hiệu phê duyệt Cấp uỷ quyền Xác nhận kiểm tra đơn hàng Trưởng phòng kế hoạch - kỹ thuật Số lượng; quy cách; thời gian giao hàng Ký duyệt xác nhận kiểm tra đơn hàng X Chào bán sản phẩm Trưởng phòng xuất Giá bán; Số lượng; quy cách; Điều kiện giao; Phương thức toán Ký duyệt chào X Triển khai sản xuất Trưởng phòng kế hoạch - kỹ thuật kiểm tra, Tổng Giám đốc phê duyệt Số lượng; quy cách; phương thức sản xuất Ký duyệt triển khai sản xuất Phó Tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật Giao hàng Trưởng phòng kế hoạch - kỹ thuật kiểm tra, Tổng Giám đốc duyệt giao hàng Số lượng; quy Ký duyệt giao cách; phương hàng thức giao hàng, thời gian giao hàng Phó Tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật Bảng 3.4: Các thủ tục đề nghị phê duyệt quy trình sản xuất Thủ tục phê duyệt quy trình sản xuất Các nghiệp Cơ sở phê Dấu hiệu phê Cấp phê duyệt vụ phát sinh duyệt duyệt Số lượng; quy Trưởng phòng kế cách; thời gian, Ký duyệt xuất Xuất vật tư hoạch - kỹ thuật xí nghiệp tiếp vật tư nhận Triển khai sản Trưởng phòng kế Số lượng; quy Ký duyệt triển xuất hoạch - kỹ thuật kiểm cách; thời gian, khai sản xuất Cấp uỷ quyền X Phó Tổng Giám đốc phụ 91 tra, Tống Giám đốc duyệt triển khai sản xuất Thực sản Giám đốc xí nghiệp xuất Xuất kho sản phẩm Giám đốc xí nghiệp xí nghiệp sản xuất Số lượng; quy cách; phương thức sản xuất Số lượng; quy cách; thời gian xuất kho trách kỹ thuật Ký duyệt sản xuất X Ký duyệt xuất kho X - Báo cáo bất thường: Tất cá nhân, tất phận doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo trường hợp bất thường, vấn đề bất hợp lý mà họ phát nơi lúc, ngồi phận mình, ngồi Cơng ty Báo cáo phải thực phát báo cáo sau phải kịp lúc; Phải báo cáo cho người có trách nhiệm thẩm quyền để xem xét có hướng xử lý Báo cáo bất thường thực nghiệp vụ khơng theo quy trình/quy định; Các nghiệp vụ ngoại lệ; Khi có bất hợp lý, vấn đề chưa xảy xảy lại có ảnh hưởng lớn; Có thay đổi liệu, hệ thống… - Thủ tục sử dụng tiêu: Cơng ty phải lượng hố tối đa mục tiêu đặt cho cá nhân phận hợp thành để sau kiểm soát theo tiêu Mục tiêu cụ thể hố thành tiêu dễ theo dõi kiểm sốt Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp (phi tài chính) Các tiêu phải có tính khả thi, rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu Ban Giám đốc giao cho phận kiểm soát nội theo dõi tiêu, định kỳ báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời 92 - Bất kiêm nhiệm: Công ty phải thực phân tách rõ ràng chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản ghi nhận tài sản - Đối chiếu: Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phận doanh nghiệp Thủ tục đối chiếu nhằm mục đích ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót thực ghi nhận nghiệp vụ, góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính chất kiểm tra chéo Thủ tục đối chiếu cần kịp thời phải điều tra rõ có khác biệt, tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn Ban Giám đốc uỷ quyền cho phận kiểm soát nội kiểm tra việc đối chiếu - Kiểm tra theo dõi: Hoạt động giúp khám phá kịp thời sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng tốt cho mơi trường kiểm sốt phòng ban, xí nghiệp, cán công nhân viên lúc phải đối mặt với nguy bị kiểm tra, theo dõi Để thực tốt thủ tục trên, công ty phải hoàn thiện hệ thống chứng từ báo cáo nội công ty Trong khâu tiêu thụ, hệ thống chứng từ báo cáo đề nghị lập đầy đủ sau: - Trong quy trình bán hàng: Hệ thống báo cáo: + Các đơn hàng chưa thực hiện: Do phòng Kế hoạch - Kỹ thuật lập, báo cáo theo tuần + Các số dư phải thu hạn: Do phòng Kế tốn lập, báo cáo theo tuần + Sai lệch số lượng hoá đơn số xuất kho: Do phòng Kế tốn lập, báo cáo theo tuần + Đối chiếu doanh thu phòng kế tốn với doanh thu báo cáo phòng Kế hoạch - kỹ thuật: Do phòng Kế tốn lập, báo cáo theo tuần + Phân tích tỷ lệ lãi gộp: Do phòng Kế toán lập, báo cáo theo tháng 93 Hệ thống chứng từ bản: + Đơn đặt hàng: Do khách hàng phát hành, lưu thành liên, phòng xuất lưu liên gốc, liên chuyển phòng Kế hoạch - kỹ thuật để lên kế hoạch sản xuất + Phiếu xuất kho: Do phòng Kế hoạch - kỹ thuật, phòng kinh doanh (trong trường hợp bán hàng nội địa) lập, yêu cầu phải có chữ ký: Người lập ký xác nhận lập phiếu, trưởng phòng Kế hoạch kỹ thuật ký kiểm tra số lượng, giá bán thời gian xuất, Tổng Giám đốc ký phê duyệt việc xuất bán, thủ kho ký xác nhận việc xuất kho lái xe ký xác nhận việc nhận đủ hàng Phiếu xuất kho yêu cầu lập thành liên, lưu phòng Kế hoạch kỹ thuật, thủ kho phòng kế tốn để theo dõi cơng nợ + Hố đơn tài chính: Do phận kế tốn lập Trong ngoại thương, khách hàng tốn qua chứng từ toán (thường lập theo yêu cầu L/C) hố đơn tài phát hành nhằm mục đích xác nhận việc bán hàng lưu kèm với chứng từ xuất Hố đơn tài cho hàng xuất yêu cầu có đủ chữ ký người viết hoá đơn xác nhận việc viết hoá đơn Tổng giám đốc ký xác nhận việc bán hàng, chữ ký (có xác nhận nhận hàng khách hàng) trường hợp bán hàng nội địa, yêu cầu lập thành liên… + Báo có ngân hàng: Do ngân hàng phát hành, phòng kế toán lưu để xác nhận việc toán + Phiếu thu trường hợp bán hàng nội địa: Do phận kế tốn lập, có chữ ký người lập, kế toán trưởng, thủ quỹ khách hàng, lưu thành liên: thủ quỹ, kế tốn cơng nợ khách hàng 94 - Trong quy trình sản xuất Hệ thống báo cáo: + Báo cáo tuần: Do xí nghiệp lập theo tuần, tổng hợp tình hình sản xuất tuần kế hoạch sản xuất tuần + Báo cáo bất thường: Lập có cố, báo cáo tới phận có liên quan để điều chỉnh kế hoạch có đạo kịp thời Hệ thống chứng từ: + Phiếu xuất kho vật liệu: Do phận kỹ thuật lập, có chữ ký người lập, trưởng phòng Kế hoạch - kỹ thuật kiểm tra, thủ kho xác nhận xuất kho xí nghiệp ký nhận Phiếu xuất kho nguyên vật liệu lưu liên phòng Kế hoạch - kỹ thuật, thủ kho xí nghiệp + Kế hoạch sản xuất: Do Giám đốc xí nghiệp lập, vào kế hoạch đưa xuống phận kế hoạch Kế hoạch sản xuất lập thành liên lưu xí nghiệp phận trực tiếp thực + Phiếu đánh giá chất lượng: Do phận KCS lập thành liên, lưu xí nghiệp sản xuất, xí nghiệp liên quan tiếp theo, phòng kế hoạch – kỹ thuật phận KCS + Phiếu nhập kho (sản phẩm bán sản phẩm): Do thủ kho xí nghiệp lập, có chữ ký phận trực tiếp sản xuất, Giám đốc xí nghiệp thủ kho xí nghiệp Phiếu nhập kho lưu liên phận sản xuất trực tiếp thủ kho xí nghiệp + Phiếu xuất kho: Do thủ kho xí nghiệp nhập, có chữ ký thủ kho xí nghiệp, Giám đốc xí nghiệp ký xuất kho thủ kho xí nghiệp liên quan Phiếu xuất kho lưu liên thủ kho xí nghiệp thủ kho xí nghiệp liên quan lưu 95 d) Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông - Công ty cần đẩy mạnh công tác truyền thông để phổ biến kịp thời chủ trương, sách Ban giám đốc tới phận tới người lao động cách xây dựng hệ thống phát nội công ty để phổ biến thông tin đến người lao động vào số tuần (buổi sáng trước làm việc buổi trưa vào ăn trưa); tận dụng hệ thống bảng tin có sẵn kết hợp với việc chuyển văn bản; - Xây dựng hệ thống mạng nội bộ, đào tạo đưa máy tính vào phận cơng ty Xây dựng quy trình lưu chuyển thơng tin máy tính có tính liên thơng Mơ hình hệ thống thơng tin máy tính cơng ty đề xuất sau: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin quản lý Phụ trách kinh doanh Phụ trách sản xuất HT thông tin Số lượng bán Giá bán Doanh thu Phương thức TT … HTTT T.trường SỰ KIỆN BÁN HÀNG HT thông tin HTTT SX HTT T KT HT thông tin Lợi nhuận Đầu tư Chi phí … Phụ trách doanh nghiệp Số lượng Chất lượng Chi phí Kỹ thuật … 96 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ đề xuất mô hình hệ thống thơng tin cơng ty CẤP ĐIỀU HÀNH Dự báo Hệ thống khuynh hỗ trợ điều hướng bán hành hàng (5 năm) - Dự báo kế hoạch Kế hoạch hoạt động năm năm - Kế hoạch lợi nhuận Kế hoạch nguồn nhân lực CẤP QUẢN LÝ Hệ thống TT Quản - Quản lý lý bán hàng Hệ thống - Phân tích hỗ trợ bán hàng định - Quản lý hàng tồn kho - Lập KH SX - Lập KH ngân sách hàng năm - Kế hoạch đầu tư vốn - Phân tích lợi nhuận – giá - Phân tích chi phí - Phân tích bố trí nhân - Phân tích chi phí HĐLĐ CẤP HOẠT ĐỘNG - Xử lý đơn hàng Hệ thống - Xác định xử lý giá bán nghiệp vụ - Nghiên cứu thị trường Hệ thống TT bán hàng thị trường Sơ đồ 3.3: bán hàng - Sử dụng máy móc - Sử dụng vật liệu - Xử lý kho vật liệu - … Hệ thống thông tin sản xuất - Kinh tế tài - Thu – chi - Chính sách - Lập báo tốn cáo thuế cụ thể - Kiểm toán - … nội Hệ thống thơng tin tài Hệ thống thơng tin kế toán - Tuyển dụng - Đào tạo - Chính sách lương, thưởng… Hệ thống thơng tin nhân lực Sơ đồ đề xuất hệ thống thơng tin kế tốn quy trình mua hàng – 97 Khách hàng Người bán Kế tốn tổng hợp Lập hóa đơn Phải thu Thu tiền Hóa đơn mua Phải trả Trả tiền Hoạt động sản xuất Xử lý bán Xử lý mua Kiểm soát kho hàng Tồn kho – Xuất kho Tồn kho – Nhập kho SX theo yêu cầu Bổ sung theo y/c Thống kê e) Xây dựng hệ thống giám sát thẩm định - Công ty phải xây dựng phận kiểm soát nội chuyên biệt, chịu quản lý Ban Giám đốc, thay mặt ban Giám đốc kiểm tra, giám sát hoạt động phận lập báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường trình Ban Giám đốc; đề xuất phương án giải với Ban giám đốc có cố xảy Cơng việc kiểm tra, kiểm sốt phận kiểm soát nội thể mặt sau: + Kiểm tra việc tuân thủ quy trình, quy chế phận, tuân thủ nội quy, sách công ty; 98 + Kiểm tra việc tuân thủ sách quy trình kế tốn, đánh giá tính xác báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; + Xác định rủi ro, vấn đề nguồn gốc việc hiệu quy trình, phận đề xuất giải pháp khắc phục; - Chức nhiệm cụ Ban kiểm sốt nội cần phải thơng báo rõ ràng tới phận, cán công nhân viên để tạo điều kiện thuận lợi cho phận kiểm tra giám sát Phân quyền hợp lý tạo môi trường hoạt động thuận lợi để Ban kiểm soát nội hoạt động khách quan hiệu - Duy trì hai biện pháp kiểm soát kiểm soát thường xuyên kiểm soát bất thường 99 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm sốt nội hệ thống tất mà tổ chức cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Hiện tại, hệ thống kiểm soát nội Bitexco Nam Long yếu, mang tính tự phát hình thành từ kinh nghiệm Hiện cơng ty hoạt động hiệu chưa phát sinh tổn thất to lớn nguyên nhân chủ quan, bối cảnh mới, rõ ràng công ty không chủ động xây dựng cho hệ thống kiểm sốt nội khoa học nguy cơng ty phải đối mặt với tổn thất chủ quan nặng nề tương lai, giảm khả cạnh tranh, giảm uy tín thị trường điều chắn Vấn đề cơng ty trì mơ hình tổ chức Trong phạm vi nghiên cứu luận văn, luận văn đạt số kết quả: Đã trình bày tổng quan hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý hoạt động tiêu thụ; Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long; Trên sở đánh giá thực tế hệ thống kiểm sốt nội khâu tiêu thụ cơng ty, đề phương hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 100 Mặc dù có nhiều cố gắng, với ý thức để luận văn có tính ứng dụng thực tế, góp phần vào việc tăng cường khả cạnh tranh Công ty, thúc đẩy phát triển Công ty thời gian tới, trình độ hạn chế, luận văn nhiều điểm chưa hồn chỉnh Em mong nhận nhận xét, góp ý thày giáo để luận văn hồn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới… Ban Giám đốc Công ty cổ phần Bitexco Nam Long góp ý, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành luận văn Hà Nội, tháng 10 năm 2008 Học viên Nguyễn Thị Ngọc Mai 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Duy Bột, Đặng Đình Đào (1997), Giáo trình Kinh tế Thương mại, Nhà xuất Giáo dục; Nguyễn Minh Đức (2006), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Đinh Thị Liên (2007), Tổ chức hệ thống kiểm soát nội Công ty TNHH Prime Group, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Trần Long, Nguyễn Thị Thu Thủy, Lê Thị Bình, Lương Như Anh (2005),Giáo trình Kiểm tốn, Nhà xuất Hà Nội; Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên, 2001), Giáo trình Kiểm tốn Tài Chính, Nhà xuất Tài chính; Nguyễn Quang Quynh, Ngơ Trí Tuệ, Tơ Văn Nhật (2003), Lý thuyết kiểm tốn, Nhà xuất tài chính; Trần Chí Thành (1994), Tổ chức Nghiệp vụ Kinh doanh thương mại quốc tế, Nhà xuất thống kê; Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (2001), Kinh doanh với thị trường Nhật Bản, Nhà xuất lao động; Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2007), Giáo trình Kiểm tốn; Nhà xuất lao động xã hội; Tiếng Anh 10.Gauthier, Stephen J (USA, 2005), From internal control to enterprise risk management, Government Finance Review; 11.Committee of Sponsoring Organizations, USA (Coso) (1992), Internal Control—Integrated Framework ... trạng hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long; − Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco. .. hồn thiện hệ thống kiếm sốt nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long ii Chương I Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý hoạt động tiêu. .. nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long a) Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt: - Các mục tiêu hoạt động phương pháp quản lý Công ty