Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.2 - Mục tiêu cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu nghiệp vụ bán hàng Bảng 1.3 - Mục tiêu cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu nghiệp vụ thu tiền Bảng 2.2 - Cơ cấu sở hữu Công ty Bảng 2.5 - Mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu theo khách hàng Bảng 2.6 - Mẫu hoá đơn bán hàng xuất Bảng 2.7 - Mẫu hối phiếu Bảng 3.2 - Bảng đánh giá hiệu công việc khâu bán hàng Bảng 3.6 Các thủ tục phê duyệt quy trình bán hàng Sơ đồ 1.1 - Mơ hình tiêu thụ sản phẩm Sơ đồ 2.3 - Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Sơ đồ 2.6 - Cơ cấu tổ chức phòng Tài kế tốn Sơ đồ 2.8 - Trình tự tốn thư tín dụng chứng từ Sơ đồ 3.1 - Đề xuất chế chấm điểm Công ty Sơ đồ 3.3 Mô tả hệ thống thông tin quản lý hoạt động tiêu thụ Sơ đồ 3.5 - Mô tả liên kết thông tin nghiệp vụ với thơng tin kế tốn Sơ đồ 3.6 - Đề xuất quy trình phê duyệt bán hàng máy tính Sơ đồ 3.7 - Đề xuất quy trình phê duyệt giao hàng máy tính PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế kinh tế Việt Nam bước hội nhập sâu vào kinh tế khu vực giới, hội thách thức doanh nghiệp Việt Nam nói chung với Bitexco Nam Long đan xen lẫn Các yếu tố tác động đến hoạt động kinh doanh Công ty ngày nhiều với tốc độ ngày nhanh đòi hỏi Cơng ty phải ln ln chủ động để nhận biết ứng phó kịp thời tác động Muốn vậy, phong cách quản lý điều hành Công ty phải xây dựng cách khoa học hiệu Trong phong cách quản lý có nội dung bản, xây dựng với diện tham gia nhiều yếu tố bên ngồi, cho hạn chế rủi ro doanh nghiệp hệ thống kiểm sốt nội Kiểm sốt nội giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu lợi nhuận đề tuân thủ tôn hoạt động doanh nghiệp giảm thiểu yếu tố xảy bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động doanh nghiệp Kiểm soát nội giúp nhà quản trị kinh doanh ứng phó kịp thời với thay đổi kinh tế môi trường cạnh tranh, nhu cầu ưu tiên tiêu dùng khách hàng nhìn nhận thấy nhu cầu cải cách doanh nghiệp hướng tới tương lai phát triển doanh nghiệp Kiểm sốt nội góp phần tăng cường tính hiệu hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mát tài sản góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy báo cáo tài cơng tác tn thủ quy định pháp luật Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) cơng ty gia đình chun sản xuất xuất mặt hàng khăn loại có nhiều năm hoạt động lĩnh vực Phát triển từ tổ hợp tác vào năm 90, 91, đến Công ty không ngừng phát triển, trở thành doanh nghiệp lớn Miền Bắc chuyên sản phẩm Mặc dù lợi ích hệ thống kiểm sốt nội thực thụ to lớn phủ nhận với Bitexco Nam Long, khái niệm hệ thống kiểm sốt nội tương đối mơ hồ, hệ thống kiểm soát nội tồn góc độ hình thức, tự phát, chưa thực hiệu Đặc thù Bitexco Nam Long sản xuất xuất khẩu, hoạt động tiêu thụ sản phẩm yếu tố định tồn phát triển Công ty Với mong muốn để Luận văn có tính thực tế hữu ích, góp phần vào việc tăng cường khả cạnh tranh Công ty, thúc đẩy phát triển Công ty thời gian tới em chọn đề tài: "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long" Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý hoạt động tiêu thụ; - Trên sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long; - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội thực trở thành công cụ quản lý đắc lực Công ty Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu chung luận văn kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Trên sở Luận văn sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu đề xuất giải pháp thực Bên cạnh đó, luận văn sử dụng phương pháp kỹ thuật như: phương pháp thu thập thông tin, tổ chức sơ đồ, biểu mẫu… để trình bày kết nghiên cứu cách cụ thể, rõ ràng Do vậy, phân tích luận văn dựa sở lý luận chung so sánh với tình hình thực doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung vào nghiên cứu lý luận vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý nói chung tác dụng cụ thể hệ thống việc kiểm soát rủi ro tiêu thụ doanh nghiệp sản xuất xuất áp dụng cụ thể Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dệt may Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, cấu trúc luận văn gồm phần: Chương I: Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long; Chương III: Phương hướng, giải pháp hồn thiện hệ thống kiếm sốt nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long Mặc dù có nhiều cố gắng trình độ hạn chế, Luận văn nhiều điểm chưa hồn chỉnh Em mong nhận nhận xét, góp ý thày giáo để Luận văn hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Tiến sỹ Chu Thành Ban Giám đốc Công ty cổ phần Bitexco Nam Long góp ý, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành Luận văn CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Vai trò kiểm tra, kiểm sốt hệ thống quản lý Mỗi người hiểu khái niệm quản lý cách khác nhìn chung, quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Nếu xét quan hệ với tổ chức máy, quản lý tác động có tổ chức có định hướng chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực xác định để đạt mục tiêu đề Trong trường hợp này, chủ thể quản lý máy quản lý, bao gồm: cán lãnh đạo cấp phận cán chuyên môn thực thi nhiệm vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác q trình quản lý phát sinh nhiều vấn đề phức tạp mức độ khác Mục tiêu quản lý kết đo lường lượng hoá mà đơn vị phải hướng tới thời gian định Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức chia thành hai giai đoạn chính: giai đoạn định hướng giai đoạn tổ chức thực hướng định Ở giai đoạn đầu, cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới, đồng thời kiểm tra lại thông tin nguồn lực mục tiêu đó, xây dựng chương trình kế hoạch phù hợp Sau đó, dựa chương trình, kế hoạch kiểm tra, chủ thể quản lý đưa định cụ thể để thực Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, cần kết hợp nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến kết trình để điều hồ mối quan hệ, điều chỉnh định mức mục tiêu nhằm tối ưu hoá kết hoạt động Như vậy, kiểm soát thực tất giai đoạn trình quản lý hay hiểu chức quản lý Chức đề cao suốt q trình quản lý cho biết mức độ sát thực quản lý Ở giai đoạn đầu, kiểm sốt nhằm có chương trình, kế hoạch tối ưu cho đơn vị Ở giai đoạn thực hiện, kiểm sốt việc áp dụng chủ trương, trình tự định hướng tới việc sử dụng hiệu nguồn lực (kiểm sốt q trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch) nhằm kiểm tra, đánh giá điều chỉnh hoạt động cách phù hợp để đạt mục tiêu đề cách tốt Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phải đảm bảo hoạt động hoàn tất theo cách thức đưa đến việc đạt mục tiêu tổ chức Một cách tổng quát, kiểm soát phân thành kiểm sốt trực tiếp kiểm soát tổng quát Kiểm soát tổng quát kiểm sốt tổng thể nhiều hệ thống, nhiều cơng việc khác Kiểm soát trực tiếp thủ tục, quy chế kiểm soát, xây dựng sở đánh giá yếu tố, phận cấu thành hệ thống quản lý Nó bao gồm loại hình bản: kiểm sốt hành vi, kiểm sốt xử lý kiểm soát bảo vệ Kiểm soát hành vi việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành nhằm phát ngăn chặn gian lận, sai sót Một hệ thống kiểm sốt hành vi hữu hiệu giúp cho tồn cơng việc kiểm soát giảm nhẹ cách đáng kể Kiểm soát xử lý kiểm soát việc nắm bắt, giải giao dịch hay công việc mà nhờ chúng giao dịch hay công việc công nhận, cho phép phân loại tính tốn, ghi chép tổng hợp báo cáo Trong trường hợp thông tin xử lý hệ thống máy tình kiểm sốt xử lý thực thơng qua chức điện toán Kiểm soát bảo vệ biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo an tồn tài sản thông tin đơn vị: phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản (đặc biệt phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép tài sản), hạn chế tiếp cận trực tiếp người khơng có trách nhiệm với tài sản sổ sách đơn vị chưa phép người quản lý việc ban hành thực quy chế quy chế bảo trì sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế tốn, liệu lưu trữ máy tính; quy định hệ thống an toàn như: nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, cài đặt mã truy cập thông tin ; kiểm kê vật xác nhận bên thứ Như thấy kiểm soát chức quản lý, gắn liền với quản lý, đâu có quản lý có kiểm sốt Sự thiếu vắng hoạt động kiểm soát thường nhà quản lý cấp cao việc quản lý tổ chức Tiếng nói nhà quản lý cấp cao nhân tố quan trọng đóng góp vào minh bạch trình báo cáo tài Chẳng hạn nhà quản lý áp đặt nguyên tắc, thủ tục có liên quan tới hạch tốn thuế khả báo cáo tài có sai phạm xảy Nếu họ khơng xây dựng tảng kiểm sốt tốt nhiều hoạt động nhanh chóng bị thất bại 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội Q trình nhận thức nghiên cứu kiểm sốt nội dẫn đến hình thành định nghĩa khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp hệ thống Theo Uỷ ban Tổ chức Đồng bảo trợ (Committee of Sponsoring Organization - COSO) Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài Hoa Kỳ (National Commission on Financial Report) Báo cáo COSO 1992 (Internal Control – Intergrated Framework) có định nghĩa Kiểm sốt nội kiểm sốt nội q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiếp lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm thực ba mục tiêu: Báo cáo tài đáng tin cậy; Các luật lệ quy định tuân thủ, hoạt động hữu hiệu hiệu Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants - IFAC ) hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu: - Bảo vệ tài sản đơn vị; - Bảo đảm độ tin cậy thông tin; - Bảo đảm thực chế độ pháp lý; - Đảm bảo hiệu hoạt động Mặc dù phát biểu khác định nghĩa kiểm soát nội gần đến thống kiểm sốt nội có bốn nội dung là: trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Các nội dung hiểu sau: - Kiểm sốt nội q trình Kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Q trình kiểm sốt phương tiện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu - Kiểm sốt nội thiết kế vận hành người Kiểm sốt nội khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm người tổ chức Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc nhân viên Chính người định mục tiêu, thiếp lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng - Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý, đảm bảo tuyệt đối mục tiêu đạt Vì vận hành hệ thống kiểm sốt, yếu xảy sai lầm người nên dẫn đến không đạt mục tiêu Kiểm sốt nội ngăn chặn phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy Hơn nữa, nguyên tắc việc đưa định quản lý chi phí cho trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích mong đợi từ q trình kiểm sốt Do đó, người quản lý nhận thức đầy đủ rủi ro, chi phí cho trình kiểm sốt q cao họ khơng áp dụng thủ tục để kiểm soát rủi ro - Các mục tiêu kiểm soát nội bộ: + Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội phải bảo đảm tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành; + Đối với tính tn thủ, kiểm sốt nội trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định Điều xuất phát từ trách nhiệm người quản lý hành vi khơng tn thủ đơn vị Bên cạnh đó, kiểm sốt nội phải hướng thành viên đơn vị vào việc tuân thủ sách, quy định nội đơn vị, qua bảo đảm đạt mục tiêu đơn vị + Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động, kiểm soát nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị… 81 thành nợ khó đòi, phận kế tốn phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản phải thu tạm ngừng bán hàng cho khách hàng thẩm định tình hình tài khách hàng Cơng ty cần tăng cường công tác đào tạo: Đội ngũ cán quản lý Cơng ty thực có truyền thống kinh nghiệm, nhiên bối cảnh kinh doanh tồn số bất cập trình độ ngoại ngữ, tin học tính linh hoạt Cơng ty cần rà sốt, thống kê lại tồn lực lượng cán nghiệp vụ có Công ty, phân cấp đối tượng cụ thể theo trình độ chun mơn, phận cơng tác để từ có khóa học, bồi dưỡng chuyên sâu, thiết thực nhằm nâng cao hiệu công việc Việc Công ty chủ động đứng tổ chức đào tạo cho cán công nhân viên vừa giúp họ nâng cao kỹ làm việc, vừa thể ý chí Ban lãnh đạo việc đòi hỏi hồn thiện việc thực công việc vị trí, qua nâng cao ý thức làm việc người lao động Công ty nên định kỳ tổ chức buổi thảo luận định hướng kinh doanh, thị trường thiêu thụ, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế,… cho cán cơng nhân viên, có tham gia chun gia có uy tín qua giúp đội ngũ cán cơng nhân viên hiểu rõ vai trò trách nhiệm thân hoạt động kinh doanh Cơng ty, hình dung tác động mơi trường bên ngồi cơng việc làm Các thị trường Mỹ, EU thị trường đầy tiềm năng, khơng có đòi hỏi tỉ mỉ chất lượng sản phẩm chi li giá cả, lại đề cao tuân thủ luật pháp Để chuẩn bị cho thâm nhập vào thị trường này, song song với việc xúc tiến mở rộng thị trường, Công ty nên trọng đến việc trang bị cho cán nghiệp vụ kiến thức thị trường này, điểm cần lưu ý thực kinh doanh với doanh 82 nghiệp Mỹ, EU quan niệm cách thức kinh doanh khác biệt với khách hàng Nhật Bản truyền thống Cơng ty Cơng ty có đội ngũ lao động đông đảo việc xây dựng tổ chức đồn thể Cơng ty Cơng đồn, Đồn niên, Hội phụ nữ… cần thiết Việc hỗ trợ thúc đẩy hoạt động tổ chức góp phần tăng cường cơng tác quản lý, giám sát tăng thêm tình đồn kết, tăng thêm gắn bó người lao động với Cơng ty; c) Giải pháp hồn thiện công tác kế hoạch: Căn vào kế hoạch đề ra, định kỳ tổ chức họp đánh giá kết thực so với kế hoạch, qua có hình thức nhắc nhở động viên kịp thời, nâng cao chất lượng công tác kế hoạch Bên cạnh việc đôn đốc phận lập báo cáo định kỳ theo quy định, Ban lãnh đạo Công ty nên tổ chức trì việc họp giao ban tháng với tất phụ trách phận Công ty kể phận xuất nhập (phòng Xuất nhập Cơng ty có văn phòng Hà Nội) Việc họp giao ban không giúp Ban lãnh đạo Công ty nắm tiến độ công việc triển khai, đôn đốc đạo kịp thời hoạt động doanh nghiệp mà tạo điều kiện để lãnh đạo phận bán hàng, triển khai sản xuất, sản xuất, thu tiền gặp gỡ, đối chiếu thông tin, số liệu, trao đổi vướng mắc thống cách xử lý, qua nâng cao hiệu cơng việc giảm thiểu rủi ro cho Cơng ty Cụ thể hóa công tác kế hoạch thông qua hệ thống tiêu: Cơng ty phải lượng hố tối đa mục tiêu đặt cho cá nhân phận hợp thành để sau kiểm sốt theo tiêu Mục tiêu cụ thể hố thành tiêu dễ theo dõi kiểm sốt Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu đánh giá hoạt động doanh 83 nghiệp (phi tài chính) Ban Giám đốc giao cho phận kiểm toán nội theo dõi tiêu, định kỳ báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Các tiêu khâu tiêu thụ bao gồm: Chỉ tiêu doanh thu, tiêu số lượng sản phẩm, cấu cho loại sản phẩm, số lượng khách hàng mới, tiêu công nợ hạn Các tiêu đặt theo năm chi tiết cho kỳ (3 tháng) Sau kỳ có tổng kết, đánh giá kết đạt được, tình hình thực tế để có điều chỉnh cho kỳ Phòng Kế hoạch Sản xuất kinh doanh phối hợp với Phòng Xuất nhập để xây dựng tiêu trình Ban lãnh đạo phê duyệt Chỉ tiêu doanh thu xây dựng vào yếu tố: (i) kế hoạch tăng trưởng Công ty, (ii) dự báo xu hướng biến động thị trường, (iii) đặc điểm tiêu thụ thị trường (iv) đặc điểm tiêu thụ khách hàng (tỷ trọng khăn, giá trị mua hàng bình quân) Các tiêu khác xây dựng kế hoạch doanh thu Kết thực kế hoạch tiêu chí để Ban lãnh đạo Công ty đánh giá hiệu phận d) Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán Bên cạnh việc áp dụng hệ thống chứng từ theo quy định Bộ Tài chính, Ban lãnh đạo Công ty cần nghiên cứu ban hành mẫu biểu chứng từ khác trong khâu tiêu thụ, từ đến thống với khách hàng phận liên quan Công ty: + Đơn đặt hàng: Do khách hàng phát hành theo mẫu quy định Công ty Đơn đặt hàng phải chứa đựng đầy đủ nội dung: Thông tin Bên mua, số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, mã sản phẩm, quy cách sản phẩm (đối với đơn hàng triển khai lần đầu), số lượng sản phẩm, thời gian giao hàng đề nghị, đơn giá, phương thức tốn phải có phần phê 84 duyệt người mua Đơn đặt hàng để cán xuất đối chiếu thông tin với cán kế hoạch Đơn đặt hàng yêu cầu lưu 02 liên phận xuất phận kế hoạch + Xác nhận đơn hàng: Do cán kế hoạch lập để trả lời thông tin cho đơn đặt hàng phận xuất chuyển Xác nhận đơn hàng phải bao gồm nội dung: Ngày lập, số đơn đặt hàng, mã sản phẩm, thời gian giao hàng cho loại sản phẩm Xác nhận đơn hàng yêu cầu phải có chữ ký kiểm sốt Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh, lưu 02 liên phận xuất phận kế hoạch Xác nhận đơn hàng để cán xuất đề xuất, Trưởng phòng Xuất nhập xác nhận đơn đặt hàng khách hàng + Lệnh xuất kho: Do phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh lập, yêu cầu phải có chữ ký: Cán đề nghị xuất kho, trưởng phòng ký duyệt kiểm tra Tổng Giám đốc ký phê duyệt, lập thành 02 liên lưu phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh phòng Kế tốn tài + Phiếu xuất kho: Do cán kế toán kho thành phẩm lập, yêu cầu có đủ 04 chữ ký: Cán kế tốn lập phiếu, trưởng phòng Kế tốn phê duyệt, thủ kho giao hàng bên nhận hàng (thông thường lái xe phụ trách giao hàng), lập thành liên lưu phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế toán, thủ kho bên nhận hàng + Hoá đơn tài chính: Do phận kế tốn lập Trong ngoại thương, khách hàng tốn qua chứng từ toán (thường lập theo yêu cầu L/C) hố đơn tài phát hành nhằm mục đích xác nhận việc bán hàng lưu kèm với chứng từ xuất Do Tổng giám đốc Cơng ty có ủy quyền phê duyệt đơn hàng cho Trưởng phòng Xuất nhập nên Hố đơn tài cho hàng xuất 85 cần chữ ký người lập (cán xuất khẩu) chữ ký phê duyệt Trưởng phòng + Báo có ngân hàng: Do ngân hàng phát hành, phòng kế toán lưu để xác nhận việc toán + Phiếu thu trường hợp bán hàng nội địa, khách hàng nộp tiền mặt: Do phận kế toán lập, có chữ ký người lập, kế tốn trưởng, thủ quỹ khách hàng, lưu thành liên: thủ quỹ, kế tốn cơng nợ khách hàng Hồn thiện hệ thống chứng từ báo cáo nội công ty Trong khâu tiêu thụ, hệ thống chứng từ báo cáo đề nghị lập đầy đủ sau: Trong đó: + Báo cáo kết giao hàng: Do phòng Xuất nhập lập theo tuần, theo tháng, đồng thời với việc lập kế hoạch giao hàng Báo cáo kết giao hàng kỳ kết việc thực kế hoạch tuần trước sở cho việc lên kế hoạch kỳ tới + Báo cáo tình hình sản xuất: Do phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh lập, chi tiết cho đơn hàng, báo cáo theo tuần; Báo cáo tình hình sản xuất sở để phận bán hàng theo dõi tình hình triển khai đơn hàng, đối chiếu tiến độ giao hàng xây dựng kế hoạch chào bán sản phẩm phù hợp tránh để sản phẩm tồn kho lâu ngày dẫn đến giảm chất lượng + Báo cáo kế hoạch dòng tiền: Do phòng kế tốn lập, báo cáo theo tuần Báo cáo kế hoạch dòng tiền giúp Ban lãnh đạo cân đối nguồn thu chi hợp lý, tránh tình trạng bị cân đối tốn, đặc biệt việc sử dụng tối ưu nguồn ngoại tệ Cơng ty Cơng ty vừa có nghiệp vụ xuất khẩu, vừa có nghiệp vụ nhập khẩu, việc cân đối nguồn USD giúp Công ty tiết kiệm chi phí hốn đổi ngoại tệ mua, bán USD 86 + Các số dư phải thu hạn: Do phòng Kế tốn lập, báo cáo theo tuần giúp phận hình dung chi tiết khoản phải thu liên quan có biện pháp thúc đẩy thu hồi; + Sai lệch số lượng hoá đơn số xuất kho: Do phòng Kế tốn lập, báo cáo theo tuần; Phụ trách kinh doanh Phụ trách sản xuất HT thông tin Số lượng bán Giá bán Doanh thu Phương thức TT … HTTT T.trường SỰ KIỆN BÁN HÀNG HT thông tin HTTT SX HTT T KT Số lượng Chất lượng Chi phí Kỹ thuật … HT thơng tin Lợi nhuận Đầu tư Chi phí … Phụ trách doanh nghiệp Sơ đồ 3.3 Mô tả hệ thống thông tin quản lý hoạt động tiêu thụ Về lâu dài, với kế hoạch mở rộng sản xuất, số lượng đơn hàng, sản phẩm Công ty không ngừng tăng, việc xử lý nghiệp vụ tiêu thụ diễn thường xuyên, hàng ngày Để tiết kiệm thời gian đảm bảo tính xác cho việc hạch tốn, Cơng ty nên xem xét việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán, xây dựng hệ thống quản trị thơng tin máy tính tất nghiệp vụ Công ty 87 Việc tích hợp hệ thống thơng tin tiêu thụ với hệ thống thơng tin bán hàng hồn thiện theo chế sau: CƠ SỞ DỮ LIỆU Bán hàng Mua hàng Xuất hàng … HTTT chứng từ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN Xuất kho Báo cáo quản trị HT THÔNG TIN Báo cáo doanh thu Báo cáo số lượng xuất bán … Xuất hóa đơn Hạch tốn Sơ đồ 3.4: Mô tả liên kết thông tin nghiệp vụ với hệ thống thơng tin kế tốn e) Đề xuất chế kiểm sốt khâu tiêu thụ: Cơng ty cần nghiên cứu ban hành hệ thống quy trình, quy chế cho nghiệp vụ sở xác định rõ mục tiêu quy trình, ước lượng rủi ro xảy quy trình Trong khâu tiêu thụ, đề nghị xây dựng quy trình: Quy trình bán hàng, quy trình xuất giao hàng quy trình hạch tốn kế tốn hoạt động tiêu thụ Các quy trình xây dựng phải tuân thủ nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc 88 bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Hệ thống quy trình, quy chế hệ thống kiểm tốn nội thực thủ tục kiểm soát Cơ chế phê duyệt khâu tiêu thụ hành Công ty đảm bảo tính xác nghiệp vụ chưa đảm bảo tính đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, Ban lãnh đạo Công ty cần phối hợp với phòng Xuất nhập sớm xây dựng ban hành mẫu đơn đặt hàng, mẫu hợp đồng xuất áp dụng thống giao dịch Công ty Việc đơn đặt hàng, hợp đồng đánh số thứ tự hợp lý giúp Trưởng phòng Xuất nhập dễ dàng kiểm tra tính đầy đủ đơn đặt hàng Bảng 3.5: Các thủ tục phê duyệt quy trình bán hàng Các nghiệp vụ phát sinh Các nghiệp vụ Cấp phê duyệt phát sinh Trưởng phòng Xác nhận kiểm Kế hoạch tra đơn hàng SXKD Chào bán sản Trưởng phòng phẩm/xác nhận Xuất nhập đơn hàng Trưởng phòng Kế hoạch SXKD kiểm Giao hàng tra, Tổng Giám đốc duyệt giao hàng Dấu hiệu phê duyệt Ký duyệt xác Số lượng; quy cách; thời nhận kiểm tra gian giao hàng đơn hàng Giá bán; Số lượng; quy Ký duyệt cách; Điều kiện giao; chào/xác nhận Phương thức toán đơn hàng Cơ sở phê duyệt Cấp uỷ quyền X X Phó Tổng Số lượng; đơn giá, quy Ký duyệt giao giám đốc cách; phương thức giao hàng phụ trách hàng, thời gian giao hàng kỹ thuật Ngày, tháng giao hàng, Trưởng phòng Bên mua hàng, Số lượng; Lập chứng Xuất nhập đơn giá, quy cách; Ký duyệt ban từ tốn, Phó Tổng kiểm tra, Tổng phương thức giao hàng, hành làm thủ tục giám đốc Giám đốc ký thời gian giao hàng (So chứng từ toán duyệt sánh với L/C thực tế giao hàng) Hiện cán văn phòng Cơng ty trang bị máy vi tính, đề nghị cán Công ty khai thác triệt để cơng dụng 89 máy tính q trình xử lý thơng tin Thiết lập chế truyền tin, gửi báo cáo cho phận có liên quan qua email Thiết lập mạng thông tin, truyền tin nội qua máy tính để đảm bảo việc truyền tin nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ Về lâu dài, Công ty nên kết hợp với bên thứ ba để xây dựng hệ thống quản lý hoạt động tiêu thụ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh quản lý Công ty Cán xuất Hợp đồng xuất Nhập hợp đồng vào hệ thống Trưởng phòng XNK Xét duyệt HĐ Yêu cầu sửa lại Đồng ý LƯU VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU Phòng Kế hoạch SXKD Lên kế hoạch SX Đồng ý Xuất đề nghị triển khai SX Ban Tổng Giám đốc Xét duyệt SX Sơ đồ 3.6: Đề xuất quy trình phê duyệt bán hàng máy tính Trong đó: Hệ thống thơng tin máy tính sử dụng mạng nội Hệ thống thông tin chứng từ 90 Mục tiêu quy trình: Tất hợp đồng bán hàng lưu vào sở liệu Công ty phục vụ cho công tác quản lý Các phận liên quan (phòng Xuất nhập khẩu, phòng Kế hoạch sản xuất, phòng Kế tốn) truy xuất vào sở liệu để đối chiếu, theo dõi tiến độ triển khai công việc Việc xử lý thơng tin máy tính giúp cho q trình triển khai cơng việc nhanh chóng, thơng tin cập nhật liên tục Lịch giao hàng Trưởng phòng Kế hoạch SX Duyệt giao hàng Cán kế hoạch Nhập kế hoạch giao hàng vào hệ thống Yêu cầu sửa lại Đồng ý LƯU VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU Kế toán kho thành phẩm Lên kế hoạch giao hàng Đồng ý Xuất đề nghị giao hàng Ban tổng giám đốc Duyệt giao hàng Sơ đồ 3.7: Đề xuất quy trình phê duyệt giao hàng máy tính Hệ thống thơng tin máy tính sử dụng mạng nội Hệ thống thông tin chứng từ 91 Mục tiêu quy trình: Các đề nghị giao hàng lưu vào sở liệu phục vụ cho công tác đối chiếu (với phận Kế toán, phận Xuất khẩu) ghi nhận nghiệp f) Tăng cường công tác giám sát thẩm định Hiện phong cách quản trị điều hành Công ty chưa bộc lộ nhiều bất cập Tuy tổng số lượng lao động lớn, đội ngũ nhân viên nghiệp vụ Công ty lại gọn nhẹ Hoạt động kinh doanh Công ty lại chưa đa dạng, tập trung lĩnh vực sản xuất khăn xuất Bộ phận quản trị Công ty kiêm nhiệm chức điều hành nên số lượng nhân viên quản lý không lớn Với đặc điểm kinh doanh tại, việc Công ty bắt buộc phải có hệ thống kiểm tốn nội chưa cần thiết Để trì cơng tác kiểm tra, kiểm soát quản lý hoạt động tiêu thụ nói riêng cơng tác quản lý nói chung Ban lãnh đạo Cơng ty nên định kỳ (6 tháng) thuê dịch vụ kiểm toán nội bên ngồi để kiểm tốn nội hoạt động Công ty Các dịch vụ sử dụng đề xuất: - Kiểm tốn tài chính: Kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ) kỳ Dựa kết kiểm toán, kiểm toán viên cung cấp ý kiến khẳng định báo cáo tài kiểm tốn có trình bày trung thực, hợp lý phù hợp với chuẩn mực kế toán chế độ kế tốn hành hay khơng - Kiểm tốn hoạt động: Kiểm toán viên nội kiểm tra đánh giá đầy đủ hữu hiệu hoạt động kiểm soát hoạt động tổ chức sở xem xét rủi ro, soát xét hoạt động chương trình để xác định rõ phạm vi kết thực xem có phù hợp với mục tiêu thiết lập đưa khuyến nghị thích hợp 92 3 Một số kiến nghị với Cơng ty Với mục đích xây dựng hệ thống kiểm soát nội hiệu Cơng ty nói chung quản lý hoạt động tiêu thụ nói riêng, em xin đề xuất số kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty để giải pháp đề xuất có tính khả thi: - Cơng ty cần có đánh giá tồn diện hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh loại hàng, khách hàng, sở lựa chọn sản phẩm có lợi thế, có tỷ suất lợi nhuận cao để làm mặt hàng trọng điểm Mạnh dạn cắt bớt mặt hàng sản xuất không hiệu quả, đơn hàng không hiệu để chuyển dần công suất sang phục vụ thị trường Mỹ, Châu Âu; Thơng qua Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam để giới thiệu sản phẩm Công ty sang thị trường này; - Mạnh dạn tuyển thêm cán người nhà để tăng thêm tính cạnh tranh công việc cán với cán người nhà; - Cần xây dựng Công ty tổ chức đồn thể Cơng đồn, Đồn niên, Hội phụ nữ… Hỗ trợ thúc đẩy hoạt động tổ chức góp phần xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn bó với Cơng ty, tăng thêm lợi cạnh tranh sử dụng nguồn nhân lực - Phối hợp với Công ty tư vấn để xây dựng hệ thống quản lý tiêu chuẩn Công ty như: Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM hay phương pháp quản lý Sigma; - Phối hợp với Công ty công nghệ thơng tin để xây dựng phần mềm quản lý tồn diện hoạt động kinh doanh Công ty; 93 KẾT LUẬN Quá trình nghiên cứu cho thấy hệ thống kiểm sốt nội nói quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long nhiều bất cập, hệ thống vận hành theo kinh nghiệm chưa mang tính chuyên nghiệp, khoa học Ban lãnh đạo Cơng ty chưa ý thức vai trò tầm quan trọng hệ thống kiểm soát Q trình nghiên cứu cho thấy, cơng tác điều hành, quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty tiềm ẩn nhiều rủi ro mà xảy chắn tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh Công ty Với mong muốn xây dựng Luận văn có tính thực tế, phạm vi nghiên Luận văn này, em cố gắng để: Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long; Trên sở đánh giá thực tế hệ thống kiểm soát nội khâu tiêu thụ Công ty, đề phương hướng giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Mặc dù có nhiều cố gắng, trình độ hạn chế, chưa có kinh nghiệm cơng tác quản lý, nên Luận văn nhiều điểm chưa hoàn chỉnh Em mong nhận nhận xét, góp ý thày giáo để Luận văn hoàn thiện Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Tiến sỹ Chu Thành Ban Giám đốc Công ty cổ phần Bitexco Nam Long góp ý, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành Luận văn Học viên Nguyễn Thị Ngọc Mai TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Văn Công (2006), Lý thuyết thực hành Kế tốn tài chính, Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội Đặng Đình Đào, Hồng Đức Thân (2008), Giáo trình Kinh tế Thương mại, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội; Nguyễn Minh Đức (2006), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Đinh Thị Liên (2007), Tổ chức hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Prime Group, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội; Trần Long, Nguyễn Thị Thu Thủy, Lê Thị Bình, Lương Như Anh (2005),Giáo trình Kiểm tốn, Nhà xuất Hà Nội; Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên, 2001), Giáo trình Kiểm tốn Tài Chính, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội; Nguyễn Quang Quynh, Ngơ Trí Tuệ, Tơ Văn Nhật (2003), Lý thuyết kiểm tốn, Nhà xuất tài chính, Hà Nội; Trần Chí Thành (1994), Tổ chức Nghiệp vụ Kinh doanh thương mại quốc tế, Nhà xuất thống kê, Hà Nội; Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (2001), Kinh doanh với thị trường Nhật Bản, Nhà xuất lao động, Hà Nội; 10.Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2007), Giáo trình Kiểm toán; Nhà xuất lao động xã hội, TP Hồ Chí Minh; Tiếng Anh 11.Gauthier, Stephen J (USA, 2005), From internal control to enterprise risk management, Government Finance Review; 12.Committee of Sponsoring Organizations, USA (Coso) (1992), Internal Control—Integrated Framework ... kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty CP Bitexco Nam Long" Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội vai trò hệ thống kiểm sốt nội quản lý hoạt động tiêu. .. Chương I: Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty Cổ phẩn Bitexco. .. tiêu thụ; - Trên sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long; - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát