Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại công ty cổ phần BITEXCO nam long (tt)

CHƢƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.2.1 Vai trị kiểm tra, kiểm sốt hệ thống quản lý Quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Kiểm tra, kiểm sốt khơng phải giai đoạn hay pha trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình Chức thể khác tùy thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa điều kiện kinh tế xã hội nơi thời kỳ 1.2.2 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (International Federation of Accountants IFAC ) hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu: - Bảo vệ tài sản đơn vị; - Bảo đảm độ tin cậy thông tin; - Bảo đảm thực chế độ pháp lý; - Đảm bảo hiệu hoạt động 1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội xây dựng vận hành người, nên khơng thể có hệ thống kiểm sốt nội hồn hảo Trong hệ thống kiểm sốt nội ln có hạn chế tiềm tàng xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai dẫn cấp báo cáo cấp dưới…, từ ý thức đạo đưc nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên đơn vị Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ không thường xuyên nên sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua, chi phí kiểm sốt hạn chế thường so sánh với giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây Ln có khả cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp… 1.2.4 Vai trị trách nhiệm đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, đạo giám sát toàn hoạt động đơn vị Họ phải hiểu biết hoạt động môi trường hoạt động đơn vị, biết xếp thời gian cần thiết để hồn thành trách nhiệm Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành tồn hệ thống kiểm sốt nội giải trình cho Hội đồng quản trị vấn đề thuộc trách nhiệm họ - Kiểm toán nội bộ: Giữ vai trò quan trọng việc đánh giá hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội góp phần giữ vững hữu hiệu thơng qua dịch vụ mà họ cung cấp phận đơn vị - Nhân viên: Thông qua hoạt động hàng ngày, thành viên tham gia vào hoạt động kiểm soát mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu người thủ kho bảo quản hàng hóa theo sách đơn vị 1.2 Lý luận chung hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 1.2.1.1 Hoạt động tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Tiêu thụ sản phẩm giai đoạn cuối trình sản xuất kinh doanh Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thực cho khách hàng, đồng thời thu tiền hàng hoá quyền thu tiền bán hàng 1.2.1.2 Các hình thức tiêu thụ sản phẩm Có nhiều hình thức tiêu thụ, vào mối quan hệ doanh nghiệp khách hàng, chia thành: - Hình thức tiêu thụ trực tiếp doanh nghiệp xuất bán thẳng sản phẩm cho người tiêu dùng cuối không qua khâu trung gian - Kênh tiêu thụ gián tiếp hình thức doanh nghiệp xuất bán sản phẩm cho người tiêu dùng cuối có qua trung gian Mỗi hình thức tiêu thụ có ưu, nhược điểm định Tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế mà doanh nghiệp lựa chọn hợp lý hình thức tiêu thụ cho phù hợp 1.2.1.3 Chu trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Chu trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm chức là: - Xử lý đặt hàng người mua; - Xét duyệt bán chịu; - Chuyển giao hàng; - Gửi hố đơn tính tiền cho người mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng; - Xử lý ghi sổ khoản thu tiền; - Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản bớt giá; - Thẩm định xoá sổ khoản phải thu khơng thu được; - Dự phịng nợ khó địi; 1.3 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt khâu tiêu thụ Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến: (i) Đặc thù quản lý hoạt động tiêu thụ; (ii) cấu tổ chức khâu tiêu thụ; (iii) sách nhân khâu tiêu thụ; (iv) công tác kế hoạch khâu tiêu thụ; (v) Uỷ ban kiểm soát (vi) mơi trường bên ngồi 1.3.2 Hệ thống kế tốn khâu tiêu thụ Hệ thống kế toán khâu tiêu thụ bao gồm hệ thống chứng từ kế toán (lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/giấy báo có ngân hàng), hệ thống sổ kế tốn (sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết), hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế tốn Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiểm soát nội doanh nghiệp Một hệ thống kế toán hoạt động tiêu thụ hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu là: tính có thực, phê chuẩn, tính đầy đủ, đánh giá, phân loại, tính kỳ, q trình chuyển sổ tổng hợp xác 1.3.3 Các thủ tục kiểm sốt khâu tiêu thụ Các thủ tục kiểm soát khâu tiêu thụ bao gồm thủ tục kiểm soát công đoạn bán hàng thu tiền Các thủ tục kiểm soát phải thực sở đảm bảo nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Mỗi nghiệp vụ công đoạn phải phê chuẩn đắn thực qua loại là: Phê chuẩn chung phê chuẩn cụ thể 1.3.4 Kiểm toán nội hoạt động tiêu thụ Kiểm toán nội khâu tiêu thụ nhằm cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp, bao gồm trình việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát nội hoạt động tiêu thụ CHƢƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG Khái quát Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty cổ phần Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt Bitexco Nam Long, có trụ sở Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22 tháng năm 2006 Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Lĩnh vực sản xuất kinh doanh cơng ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất loại sợi, khâu, thêu; Sản xuất hồn thiện khăn bơng loại; Hồn thiện sản phẩm dệt Cơng ty có vốn điều lệ 41.500.000.000 đồng Quá trình phát triển Cơng ty chia thành giai đoạn: - Giai đoạn (1995-2000): Giai đoạn ổn định sản xuất xây dựng thương hiệu; - Giai đoạn (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín phát triển; - Giai đoạn (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín phát triển 2.1.2 Một số đặc điểm hoạt động tiêu thụ Công ty 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cấu tổ chức theo phòng ban chức năng, phòng ban nghiệp vụ xí nghiệp sản xuất, có chức nhiệm vụ cụ thể Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị bầu ra, người lãnh đạo cao chịu trách nhiệm chung công tác quản lý phân cơng trách nhiệm cho phịng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật Hội đồng quản trị hoạt động Công ty Giúp việc cho Tổng giám đốc hai phó Tổng giám đốc phụ trách tài phụ trách kế hoạch Cơng ty có phòng ban chức là: Phòng Tổ chức nhân sự, phịng Tài kế tốn, phịng Xuất nhập khẩu, phòng Kinh doanh, kỹ thuật, phòng Kế hoạch sản xuất xí nghiệp sản xuất là: Xí nghiệp sợi, xí nghiệp dệt, xí nghiệp tẩy nhuộm xí nghiệp hoàn tất 2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ Thị trường xuất Cơng ty thị trường Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất Công ty), ngồi Cơng ty xuất sang số thị trường khác Pháp, Mỹ, Đức, Canada… 2.1.3.3 Sản phẩm Cơng ty có dịng sản phẩm là: - Khăn tay: Có kích thước nhỏ (trung bình khoảng 30x30cm); khăn trơn có kẻ sọc, hoa văn hay logo khách hàng; màu sắc tương đối đa dạng; - Khăn mặt, khăn tắm trơn, khăn thảm trơn: Là sản phẩm dùng khách sạn, tiệm spa khơng có hoa văn - Khăn jacquard: Có dệt hoa văn, dùng chủ yếu khách sạn, dệt máy dệt đặc thù - Các loại sản phẩm khác: Khăn thể thao, khăn dùng bệnh viện, vải bông… 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.1.1 Đặc thù quản lý Công tác quản lý điều hành mang đặc thù Cơng ty gia đình Quyền lực tập trung tay Tổng giám đốc, toàn Ban lãnh đạo Cơng ty người gia đình, cho phép Cơng ty hoạch định thực thi kế hoạch kinh doanh dài hạn, tập trung đầu tư tạo ưu cạnh tranh dài hạn mà Công ty cổ phần khác khơng có Cơng ty sử dụng nhiều lao động người nhà nên khâu tiêu thụ nói riêng hoạt động nghiệp vụ nói chung, chế kiểm tra, giám sát Cơng ty khơng mang nặng tính áp đặt, bắt buộc, khẳng định tính “sở hữu”, mà cịn thơng qua quy tắc xã hội khác quy tắc gia đình, quy tắc huyết thống, truyền thống,… Nguyên tắc tiết kiệm, hợp lý hiệu khoán triệt tất phận Công ty Trong Công ty có nhiều vị trí kiêm nhiệm vị trí Cơng ty có cơng việc cụ thể, khơng có vị trí thừa 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức khâu tiêu thụ sản phẩm Cơng ty có cấu tổ chức gọn nhẹ, phận phân chia chức rành mạch: phòng Xuất nhập đảm nhận việc bán hàng, phòng Kế hoạch triển khai giao hàng, phịng Kế tốn theo dõi thu tiền Phịng Xuất nhập Công ty gồm thành viên bao gồm: Trưởng phòng phụ trách, 01 cán phụ trách xuất 01 cán phụ trách nhập khẩu, có văn phòng đặt Hà Nội (làm việc chung với tập đồn Bitexco), đảm nhiệm cơng việc giao dịch, bán hàng xuất Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Đảm nhiệm việc tiêu thụ thị trường nội địa; Phịng Tài Kế tốn phối hợp với phận liên quan làm thủ tục xuất hàng, theo dõi đơn đốc tốn, hạch tốn nghiệp vụ tiêu thụ 2.2.1.3 Chính sách nhân khâu tiêu thụ: Ngoại trừ vị trí địi hỏi trình độ chun mơn, vị trí cịn lại Cơng ty ưu tiên tuyển dụng nhân người nhà, người quen gia đình Cơng ty áp dụng sách lương cố định, theo thu nhập hàng tháng cán phận xác định không thay đổi, không phụ thuộc vào thời gian khối lượng cơng việc hồn thành tháng Cơng ty khơng có quy chế khen thưởng, kỷ luật phận nghiệp vụ, chưa có chế đào tạo nâng cao chuyên môn cho người lao động 2.2.1.4 Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch Công ty bao gồm: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất, tuyển dụng lao động… Cuối năm, vào kết thực năm, vào khả sản xuất Công ty, vào xu phát triển năm tới, Ban lãnh đạo Công ty phối hợp với phận nghiệp vụ phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh đề kế hoạch cho năm 2.2.1.5 Mơi trường bên ngồi Giống doanh nghiệp sản xuất khác, nghiệp vụ tài kế tốn Cơng ty phải tn thủ qui định Nhà nước chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế tốn … Ngồi ra, Cơng ty chịu điều chỉnh Luật Doanh nghiệp Luật thuế (Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, nhập khẩu), chịu ảnh hưởng sách vĩ mơ nhà nước sách tài khố (tác động đến mức thuế xuất nhập khẩu); sách tỷ giá hối đối,… 2.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động tiêu thụ sản phẩm Phịng Tài kế tốn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý động, hữu hiệu vừa cung cấp thông tin cho việc định quản lý vừa kiểm soát hoạt động tài nói chung hoạt động tiêu thụ nói riêng Cơng ty Hệ thống kế tốn công ty bao gồm hệ thống là: Chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế tốn Cơng ty áp dụng hệ thống chứng từ kế tốn Bơ ̣ tài chiń h phát hành phiế u thu , phiế u chi , phiế u xuấ t kho , phiế u nhâ ̣p kho , hố đơn GTGT ,… Bên cạnh đó, Cơng ty ban hành số chứng từ để phục vụ mục đích tốn xuất Cơng ty như: Hóa đơn bán hàng xuất (Commercial invoice), hối phiếu (Bill of exchange), … Hệ thống tài khoản công tác kế tốn Cơng ty tn thủ chế độ kế toán hành theo định số 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 có bổ sung, sửa đổi theo Thơng tư hướng dẫn Chuẩn mực kế toán hành có điều chỉnh phù hợp với đặc điểm hoạt động đơn vị Hệ thống phần mềm kế toán Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Acsoft, cho phép chiết xuất báo cáo theo hình thức sổ khác Hệ thống sổ kế toán Công ty bao gồm Sổ Sổ thẻ kế tốn 2.2.3 Tiến trình nghiệp vụ thủ tục kiểm sốt khâu tiêu thụ Cơng ty áp dụng chế quản lý theo cấp cấp thực (nhân viên nghiệp vụ), cấp giám sát (các trưởng phịng) cấp phê duyệt (Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc) Các Phó tổng giám đốc ủy quyền thường xuyên thay mặt Tổng giám đốc thực thủ tục phê duyệt lĩnh vực phụ trách Trong khâu tiêu thụ, việc phê duyệt đơn hàng, phê duyệt hợp đồng Tổng giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Xuất nhập thực Trưởng phòng xuất người xét duyệt đơn hàng ký kết hợp đồng xuất khẩu, lập chứng từ tốn xuất Trưởng phịng Kế hoạch sản xuất kinh doanh xét duyệt việc giao hàng Trưởng phòng Kế toán xét duyệt việc xuất hàng tiêu thụ ghi nhận nghiệp vụ xuất giao hàng, nghiệp vụ tốn 2.2.4 Kiểm tốn nội Cơng ty chưa trọng đến hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty khơng có phận kiểm sốt chun biệt Việc giám sát chấp hành nội quy, quy định Cơng ty giao phó cho phịng Tổ chức nhân sự, hoạt động kiểm tra, giám sát mặt nghiệp vụ giao phó cho Trưởng phịng, Giám đốc xí nghiệp chức năng, nhiệm vụ giao kết đạt Kết hạn chế quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty cổ phần Bitexco Nam Long Những kết đạt - Xây dựng uy tín thị trường Nhật Bản, xây dựng danh sách khách hàng truyền thống; - Xây dựng môi trường làm việc gần gũi, đoàn kết hợp tác; - Xây dựng cấu tổ chức khâu tiêu thụ gọn nhẹ, hiệu ổn định; - Nguồn tài nguyên Công ty quản lý sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí; - Cơng tác hạch tốn kế tốn khâu tiêu thụ thực xác kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý; Những điểm hạn chế - Các hoạt động kiểm tra, giám sát cịn mang tính hình thức, chưa triệt để khơng đảm bảo tính chất lượng; - Chưa có chế đãi ngộ, chế khen thưởng, kỷ luật để ràng buộc trách nhiệm giữ chân người lao động; - Chưa trọng đến cơng tác phát triển thị trường, tìm kiếm hội kinh doanh CHƢƠNG PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG Sự cần thiết phƣơng hƣớng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty 3.1.1 Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty - Hội nhập kinh tế quốc tế xu khách quan Việt Nam khơng nằm ngồi xu Việc Việt Nam gia nhập WTO đem lại cho doanh nghiệp dệt may nhiều hội thách thức như: Thách thức cạnh tranh nguồn lao động, thách thức đổi công nghệ, thách thức đáp ứng hệ thống tiêu chuẩn quốc tế, thách thức hồn thiện hệ thống thơng tin địi hỏi doanh nghiệp phải có chuẩn bị kỹ lưỡng để đối phó với thách thức này; - Do nhu cầu phát triển Công ty: Quy mô Công ty ngày phát triển, số lượng sản phẩm đa dạng, thị trường xuất thay đổi địi hỏi hệ thống kiểm sốt nội phải có điều chỉnh thích hợp; - Ý nghĩa tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ: Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài chính; đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt 3.1.2 Phương hướng nguyên tắc hoàn thiện - Kế thừa phát huy tối đa nhân tố tích cực, phù hợp hệ thống kiểm soát tại; - Phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, phù hợp với lực trình độ đội ngũ nhân viên Công ty; - Đảm bảo cho hạt động sản xuất kinh doanh ổn định, không gây xáo trộn hay tạo thay đổi lớn hoạt động Công ty; - Phù hợp với hoàn cảnh xu hướng tương lai; - Đảm bảo tính hiệu mơ hình Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phần Bitexco Nam Long 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức khâu tiêu thụ Tăng cường cán cho phận nhân Việc bổ sung cán cho khâu bán hàng giúp trình thực phê duyệt nghiệp vụ độc lập Trưởng phịng khơng kiêm nhiệm việc bán hàng trực tiếp mà người phê duyệt đơn hàng cán bán hàng Số lượng cán đề nghị bổ sung: trước mắt đề nghị bổ sung 02 người, có 01 cán phụ trách bán hàng xuất khẩu, 01 cán phụ trách bán hàng nước đảm nhận số cơng việc khác phịng Xuất nhập 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy chế sách nhân quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty phải xây dựng lại chế lương cho phận bán hàng theo hướng thu nhập hàng tháng cán phản ánh hiệu công việc mà cán thực tháng Cơ chế lương đề xuất bao gồm loại lương lương lương kinh doanh Theo đó: Tổng lương nhận tháng = lương + lương kinh doanh Ban hành sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng Các mức khen thưởng đưa phải thực có sức hút để khuyến khích nhân viên phấn đấu, hình thức chịu trách nhiệm phải có tính răn đe, nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tinh thần trách nhiệm người lao động Điều chỉnh lại sách bán hàng nội địa từ việc cho phép khách hàng toán chậm đơn hàng sang toán chậm 10 -15 ngày Công ty cần tăng cường công tác đào tạo phát triển tổ chức đồn thể cơng ty Cơng đồn, đồn niên, hội phụ nữ,… 3.2.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác kế hoạch: Định kỳ Công ty nên tổ chức họp đánh giá kết thực so với kế hoạch, qua có hình thức nhắc nhở động viên kịp thời, nâng cao chất lượng công tác kế hoạch Ban lãnh đạo Cơng ty nên tổ chức trì việc họp giao ban tháng với tất phụ trách phận Công ty kể phận xuất nhập (phịng Xuất nhập Cơng ty có văn phịng Hà Nội) Cụ thể hóa cơng tác kế hoạch thông qua hệ thống tiêu: Cơng ty phải lượng hố tối đa mục tiêu đặt cho cá nhân phận hợp thành để sau kiểm sốt theo tiêu Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp (phi tài chính) Ban Giám đốc giao cho phận kiểm toán nội theo dõi tiêu, định kỳ báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán Bên cạnh việc áp dụng hệ thống chứng từ theo quy định Bộ Tài chính, Ban lãnh đạo Cơng ty cần nghiên cứu ban hành mẫu biểu chứng từ khác trong khâu tiêu thụ, từ đến thống với khách hàng phận liên quan Công ty như: Đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, phiếu xuất kho, lệnh xuất kho,… Hoàn thiện hệ thống chứng từ báo cáo nội công ty Trong khâu tiêu thụ, hệ thống chứng từ báo cáo đề nghị lập đầy đủ như: Báo cáo kết giao hàng, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo kế hoạch dòng tiền, báo cáo số dư phải thu hạn báo cáo sai lệch số lượng hoá đơn số xuất kho Về lâu dài, Công ty nên xem xét việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ tích hợp với hệ thống phần mềm kế tốn, xây dựng hệ thống quản trị thơng tin máy tính tất nghiệp vụ Cơng ty 3.2.5 Đề xuất chế kiểm soát khâu tiêu thụ: Công ty cần nghiên cứu ban hành hệ thống quy trình, quy chế cho nghiệp vụ sở xác định rõ mục tiêu quy trình, ước lượng rủi ro xảy quy trình Trong khâu tiêu thụ, đề nghị xây dựng quy trình: Quy trình bán hàng, quy trình xuất giao hàng quy trình hạch tốn kế toán hoạt động tiêu thụ Cơ chế phê duyệt khâu tiêu thụ hành Công ty đảm bảo tính xác nghiệp vụ chưa đảm bảo tính đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, Ban lãnh đạo Công ty cần phối hợp với phòng Xuất nhập sớm xây dựng ban hành mẫu đơn đặt hàng, mẫu hợp đồng xuất áp dụng thống giao dịch Công ty Về lâu dài, Công ty nên kết hợp với bên thứ ba để xây dựng hệ thống quản lý hoạt động tiêu thụ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh quản lý Công ty 3.2.6 Tăng cường công tác giám sát thẩm định Hiện phong cách quản trị điều hành Công ty chưa bộc lộ nhiều bất cập Tổng số lượng lao động lớn, đội ngũ nhân viên nghiệp vụ Công ty lại gọn nhẹ Hoạt động kinh doanh chưa đa dạng, tập trung lĩnh vực sản xuất khăn xuất Bộ phận quản trị Công ty kiêm nhiệm chức điều hành nên số lượng nhân viên quản lý khơng lớn, việc Cơng ty bắt buộc phải có hệ thống kiểm toán nội chưa cần thiết Để trì cơng tác kiểm tra, kiểm sốt quản lý hoạt động tiêu thụ nói riêng cơng tác quản lý nói chung Ban lãnh đạo Công ty nên định kỳ (6 tháng) thuê dịch vụ kiểm tốn nội bên ngồi để kiểm tốn nội hoạt động Công ty Cụ thể đề xuất: - Kiểm tốn tài chính: Dựa kết kiểm toán, kiểm toán viên cung cấp ý kiến khẳng định báo cáo tài kiểm tốn có trình bày trung thực, hợp lý phù hợp với chuẩn mực kế toán chế độ kế toán hành hay khơng - Kiểm tốn hoạt động: Kiểm toán viên nội kiểm tra đánh giá đầy đủ hữu hiệu hoạt động kiểm soát hoạt động tổ chức sở xem xét rủi ro, soát xét hoạt động chương trình để xác định rõ phạm vi kết thực xem có phù hợp với mục tiêu thiết lập đưa khuyến nghị thích hợp 3 Một số kiến nghị với Công ty - Mạnh dạn cắt bớt mặt hàng sản xuất không hiệu quả, đơn hàng không hiệu để chuyển dần công suất sang phục vụ thị trường Mỹ, Châu Âu; Thông qua Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam để giới thiệu sản phẩm Công ty sang thị trường này; - Mạnh dạn tuyển thêm cán người nhà để tăng thêm tính cạnh tranh công việc cán với cán người nhà; - Cần xây dựng Cơng ty tổ chức đồn thể Cơng đồn, Đoàn niên, Hội phụ nữ… Hỗ trợ thúc đẩy hoạt động tổ chức góp phần xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn bó với Cơng ty, tăng thêm lợi cạnh tranh sử dụng nguồn nhân lực - Phối hợp với Công ty tư vấn để xây dựng hệ thống quản lý tiêu chuẩn Công ty như: Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM hay phương pháp quản lý Sigma; - Phối hợp với Công ty công nghệ thông tin để xây dựng phần mềm quản lý tồn diện hoạt động kinh doanh Cơng ty; ... ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG Khái quát Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty cổ phần Bitexco Nam Long có... trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long 2.2.1 Môi trường kiểm sốt 2.2.1.1 Đặc thù quản lý Cơng tác quản lý điều hành mang đặc thù Công ty gia... toàn hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp, bao gồm trình việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát nội hoạt động tiêu thụ CHƢƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU