Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần dệt may 293 (tt)

Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp của mình.. Chu trình

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điềukiện cho các doanh nghiệp trong nước có thời cơ để phát triển, nhưngbên cạnh đó, cùng với cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh

tế toàn cầu, kinh tế Việt Nam cũng gặp phải nhiều thách thức, buộccác doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp vớitình hình mới Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung vàdoanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lựcquản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triển ngày càngcao của xã hội

Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là công ty chuyên sản xuất,kinh doanh lĩnh vực dệt và may mặc, vì vậy có những đặc trưngriêng của ngành dệt may, đó là nguyên phụ liệu rất đa dạng, phongphú, nhiều chủng loại, màu sắc; nguyên phụ liệu của ngành dệt maylại chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài Cho nên mua nguyên phụliệu là vấn đề rất quan trọng, vừa đảm bảo chi phí hợp lý, vừa đảmbảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sản xuất

Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công

ty chưa được quan tâm đúng mức Vì vậy, cần thiết phải tăng cườngkiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Xuất

phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở lý luận và thực tế KSNB chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty, tác giả đã đánh giá thực trạng và rút ra được

những nhược điểm Trên cơ sở đó, luận văn đã đề ra các giải phápnhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công

ty CP Dệt may 29/3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: KSNB chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty CP Dệt may 29/3

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và

sử dụng các phương pháp: phân tích, quan sát, phỏng vấn, thu thậpthông tin, đối chiếu

5 Những đóng góp của đề tài

Hệ thống hoá cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng vàthanh toán Trên cơ sở đó, tìm hiểu và đánh giá KSNB chu trình muahàng và thanh toán tại Công ty Đề xuất một số giải pháp nhằm tăngcường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty CP Dệtmay 29/3

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn kết cấu thành bachương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và

thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh

toán tại Công ty CP Dệt may 29/3

Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu

trình mua hàng và thanh toán tại Công ty CP Dệt may 29/3

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soátnội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểmtoán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ phápluật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiệngian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằmbảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO),kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồngquản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: sự hữu hiệu

và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuânthủ pháp luật và các quy định

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thôngtin; bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả củahoạt động và năng lực quản lý

1.1.3 Các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị, cơ cấu tổ chức,

chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch và môi trường bên ngoài

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và

hệ thống báo cáo kế toán

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh,phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính chính xáccủa các số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng và môitrường tin học; kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kếtoán chi tiết; kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kếtoán; đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; so sánh, đối chiếu kếtquả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; giới hạn việc tiếp cậntrực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán; phân tích, so sánh giữa sốliệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát được các nhà quản lý xây dựng dựa trên

ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phâncông phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

1.1.3.4 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi

ro có thể đe doạ đến việc đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm cácquyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quátrình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt đầu bằng sự khởixướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóahay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vềhàng hóa hay dịch vụ nhận được

1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

* Xử lý các đơn đặt hàng

Điểm khởi đầu của nghiệp vụ mua hàng là đơn đề nghị muahàng của người phụ trách bộ phận cần mua hàng hóa, thường là quảnđốc phân xưởng, hoặc phòng kinh doanh Sau khi đơn đề nghị muahàng được phê duyệt thì phải có đơn đặt mua hàng Khi thực hiệnnhững giao dịch lớn và phức tạp thì phải ký kết hợp đồng cung ứng

* Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Bộ phận nhận hàng kiểm tra hàng đúng với đơn đặt hàng vềchủng loại, chất lượng hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thờigian giao hàng, số tiền thanh toán

* Ghi nhận các khoản nợ người bán

Để ghi nhận đúng đắn khoản nợ đối với nhà cung cấp hànghóa thì đòi hỏi việc ghi sổ phải chính xác và nhanh chóng

* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Các hoá đơn thường do kế toán các khoản phải trả lưu giữ chođến khi thanh toán Thanh toán được thực hiện bằng Ủy nhiệm chi,séc, hoặc phiếu chi

1.2.1.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

Các khoản mua vào có thể bị ghi tăng một cách giả tạo (ghikhống) về giá trị để hình thành các khoản thanh toán phụ trội, hoặc

khi công ty muốn điều hòa lợi nhuận giữa các năm tài chính; yêu cầuhàng không đúng nhu cầu; mua hàng không đúng quy cách, phẩmchất; mua hàng với giá cao; thanh toán nhiều lần cho cùng một lôhàng giao; sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo

1.2.2 Sự cần thiết KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò rất quan trọngtrong việc thực hiện chức năng cung ứng đầu vào KSNB chu trìnhmua hàng và thanh toán tốt sẽ giúp cho công ty hạn chế sai sót, rủi ro

và gian lận

1.2.3 Nội dung KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

Để đạt được mục tiêu có tính hiệu lực, hiệu quả trong hoạtđộng; BCTC đáng tin cậy; tính tuân thủ pháp luật và các quy địnhcủa Nhà nước, KSNB chu trình mua hàng và thanh toán cần phải đạtđược một số mục tiêu sau:

Các nghiệp vụ mua hàng phải có đầy đủ chứng từ đi kèm, có

sự phê chuẩn của đúng cấp thẩm quyền, mua đúng, mua đủ, mua kịpthời theo sự phê duyệt mua hàng

Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được ghi nhận

và báo cáo trung thực, hợp lý; ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốnhàng tồn kho

Ghi sổ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng chi tiết công

nợ phải trả

Các hoạt động mua hàng phải chịu sự chi phối của pháp luật

và tuân thủ các quy định nội bộ

1.2.3.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan

a Các chứng từ kế toán: Phiếu yêu cầu hàng hóa, bảng báo giá, đơn

đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, Hóa đơn bán hàng,phiếu chi, ủy nhiệm chi

b Các sổ sách kế toán: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp của các Tài khoản:

331, 133, 152, 153, 111, 112

1.2.3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

a Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá

Đây là bước khởi đầu của chu trình mua hàng, việc này đượcthực hiện thông qua so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch

sử dụng từng loại vật tư hoặc số lượng tồn kho tối thiểu

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là giấy đề xuất mua hàng phảiđảm bảo các thông tin chủ yếu về chủng loại hàng hoá cần mua, sốlượng, chất lượng, quy cách, người đề nghị mua hàng, phiếu đề xuấtmua hàng phải được đánh số thứ tự trước của từng phòng ban đềnghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề xuất mua được đặt hàng,quan trọng là phải có lãnh đạo phê duyệt mua hàng Chỉ những người

có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục này nhằmđối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề xuất mua hàng khi chưathật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết, donhân viên đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởnglợi từ việc mua hàng

b Xử lý đơn đặt hàng

Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấpphù hợp, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm cácthủ tục và ký kết hợp đồng kinh tế

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là đơn đặt hàng và nhà cungcấp phải được phê duyệt đúng cấp có thẩm quyền, đơn đặt hàng phảiđược đánh số thứ tự trước và phải được tham chiếu đến phiếu đề xuất

mua hàng trước đó Phải có báo giá từ nhiều nhà cung cấp và phảicăn cứ vào thông tin về giá của các lần mua trước Yêu cầu nhà cungcấp có bằng chứng xác thực về giá bán của nhà cung cấp là hợp lýnhất trên thị trường, cam kết không có mối quan hệ nào về lợi íchgiữa người đi mua hàng và nhà cung cấp, kỷ luật nghiêm khắc nếuphát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng, nên ban hành quy tắc đạođức trong đó nghiêm cấm nhân viên nhận quà cáp hay các lợi íchkhác từ nhà cung cấp Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viênmua hàng

c Nhận hàng hoá

Nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho được bộ phận nhậnhàng thực hiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểmhàng được giao, thể hiện trên biên bản giao nhận hàng hoá, sau đó bộphận nhận hàng làm thủ tục nhập kho hàng hóa hoặc giao thẳng chongười sử dụng

Thủ tục kiểm soát đối với việc nhận hàng là bộ phận nhậnhàng đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hoá thực

tế được nhập với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp,phiếu nhập kho cần được đánh số thứ tự trước để kiểm soát chặt chẽ

d Trả lại hàng hoá và giảm giá hàng mua

Khi nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu trong đơnđặt hàng của công ty, hai bên lập biên bản trả lại hàng, hoặc nhàcung cấp chấp nhận giảm giá hàng mua

1.2.3.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán

a Ghi nhận các khoản nợ người bán

Kế toán công nợ ghi sổ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh Thủtục KSNB đối với nghiệp vụ này là kế toán công nợ phải kiểm tra đốichiếu hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp với đề xuất mua hàng, đơn

đặt hàng, các chứng từ nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảohàng mua đúng với yêu cầu và các khoản thanh toán là hợp lệ vàchính xác trước khi hạch toán vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

b Thanh toán cho người cung cấp

Tùy thuộc vào phương thức thanh toán đã thỏa thuận trước, kếtoán thanh toán tiến hành các thủ tục cần thiết để chuyển tiền vào tàikhoản của nhà cung cấp hoặc chi bằng tiền mặt

Thủ tục KSNB là UNC, phiếu chi phải do đúng người cótrách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt Các phiếu chi, UNC phải đánh

số trước, cẩn thận khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng

c Chiết khấu mua hàng

DN mua hàng với số lượng lớn, nhà cung cấp có thể thực hiệnkhoản giảm trừ trên giá niêm yết Thủ tục kiểm soát là nên đưa vàođiều khoản hợp đồng mua bán

d Chi phí mua hàng

DN phải thanh toán các khoản chi phí liên quan đến quá trìnhmua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí bảo hiểm,…

Chương 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN DỆT MAY 29/32.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Dệt may 29/3 tiền thân là một doanh nghiệpNhà nước trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng Ngày29/3/2007 nhân kỷ niệm 32 năm ngày thành lập, công ty chính thứccông bố cổ phần hoá với tên gọi mới là “Công ty cổ phần Dệt may

29/3”, với tên giao dịch là HACHIBA, công ty có đầy đủ tư cáchpháp nhân, được quyền XNK trực tiếp, trụ sở công ty đóng tại 60 MẹNhu, Quận Thanh Khê, Tp Đà Nẵng.

2.1.2 Chức năng và hoạt động của Công ty

Chức năng: chuyên SX các mặt hàng khăn, KD và gia công

hàng may mặc

Hoạt động: Công ty hoạt động cả hai lĩnh vực Dệt và May.

2.1.3 Tổ chức bộ máy tại Công ty

Công ty CP Dệt may 29/3 vừa là DN sản xuất vừa là DNthương mại Bộ máy tổ chức của công ty gồm có các bộ phận, cóchức năng riêng biệt, giữa các bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau

2.1.4 Đặc điểm sản xuất mặt hàng may của Công ty

2.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm may của Công ty

Đặc điểm sản phẩm may là SX hàng loạt và khác nhau vềmục đích hay nhu cầu sử dụng nên sản phẩm rất đa dạng

2.1.4.2 Tổ chức sản xuất sản phẩm may của Công ty

Bộ phận sản xuất: trực tiếp SX các loại khăn bông, hàng maymặc xuất khẩu

Bộ phận phục vụ sản xuất: đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục

Hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán

theo mô hình tập trung

2.1.5.2 Tổ chức thông tin kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế

toán Bravo

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Phương pháp điều hành của lãnh đạo công ty

Ban giám đốc thường xuyên liên hệ chặt chẽ với người đứngđầu ở các phòng ban, xí nghiệp và nắm tình hình hoạt động qua cácbáo cáo từ các phòng ban

Để điều hành công việc, lãnh đạo công ty đã ban hành Qui chếquản lý tài chính, trong đó quy định về quyền hạn của các bộ phận,đồng thời xác định mục tiêu cụ thể của từng hoạt động

2.2.1.2 Công tác nhân sự tại Công ty

Hiện nay đội ngũ lao động của công ty với hơn 2000 lao động,

về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ và từng bước thíchnghi với cơ chế quản lý mới của Ban giám đốc công ty đề ra

Công ty phát huy tinh thần làm việc theo nhóm, khuyến khíchtính sáng tạo của CBCNV

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại Công ty

Cơ cấu tổ chức được phân định tương đối rõ ràng quyền hạn,nhiệm vụ của từng phòng ban

2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch tại Công ty

Cuối năm công ty tiến hành lập kế hoạch tổng quát về doanhthu, chi phí phát sinh trong năm tiếp theo, trên cơ sở đó công ty sẽtiến hành phân khai kế hoạch doanh thu, chi phí cho các quý trongnăm

Đối với các đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào kếhoạch sản xuất để lập định mức cho từng đơn đặt hàng về chủng loạivật liệu, định mức bao nhiêu, đơn giá như thế nào cho từng vật liệu

có trong một đơn hàng

2.2.1.5 Môi trường bên ngoài

2.2.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3

2.2.2.1 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty gồm các chứng

từ kế toán sau: Đề xuất mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Hoáđơn, Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị thanhtoán, Uỷ nhiệm chi (hoặc lệnh chi, phiếu chi)

2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán

Hệ thống tài khoản được cụ thể hoá thêm một số tài khoảnchi tiết

TK1521- nguyên vật liệu dệt, TK 15211- nguyên vật liệu dệttrực tiếp, TK 15212- nguyên vật liệu dệt phụ

TK 1522- nguyên vật liệu may, TK 15221- nguyên vật liệumay trực tiếp, TK 15222- nguyên vật liệu may phụ

TK 331- Các khoản phải trả, TK 3311- phải trả nội địa, TK3312- phải trả nước ngoài

TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, được chi tiết cho từng ngânhàng, TK 111- Tiền mặt

và kiểm soát kế toán

2.2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

a Kiểm soát quy trình đặt hàng