Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần kim khí miền trung

Tính cấp thiết của đề tài Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanhnghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệuquả của công tác qu

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanhnghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệuquả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạtđộng trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một

hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội bộ vữngmạnh sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh đồng thờiđảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung là đơn vị kinh doanh thươngmại, hoạt động kinh doanh lĩnh vực sắt thép mà trong thời gian gần đây có sựbiến động mạnh về giá cả Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội

bộ trong quá trình mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh nhữnggian lận và sai sót trong khâu mua hàng Mua hàng và thanh toán tiền hàng làkhâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán

ra Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình màlàm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị Một trong những giải pháp mà đơn

vị cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quátrình mua hàng và thanh toán để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thấtthoát tiền thanh toán Bởi chu trình mua hàng và thanh toán đánh giá hiệu quả

sử dụng đồng vốn của đơn vị và cũng là điều kiện quan trọng để giúp đơn vịduy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh

Vì vậy việc chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung” là có ý nghĩathiết thực trong việc thực hiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những

giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rũi ro, gianlận, sai sót có thể xảy ra.

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng và không thể thiếutrong công tác quản lý doanh nghiệp Phương pháp quản lý của nhiều công tycòn lỏng lẻo, thiếu những quy chế thông tin và thiếu sự kiểm tra chéo giữa các

bộ phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộchính là xác lập một cơ chế giám sát Doanh nghiệp cần tạo dựng nền tảngcho những phát triển bền vững thông qua những thiết kế hệ thống kiểm soáthữu hiệu cho các phần hành cụ thể như chu trình bán hàng và thu tiền, chutrình mua hàng và thanh toán…Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề kiểm soát nội

bộ đối với hoạt động mua hàng và thanh toán có đề tài của tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam”- Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên nghành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài đã hệ thống hóa lý

luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántrong Doanh nghiệp nói chung và thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chutrình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế QuảngNam Đề tài đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra một số giải pháp tươngđối hữu hiệu để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong thủ tục kiểm soátnội bộ và góp phần đẩy mạnh công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình muahàng và thanh toán tại đơn vị

Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung hiện chưa có đề tàinào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán,

do đặc thù riêng về hàng hóa tại đơn vị Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn vấn

đề này để viết luận văn cao học

3 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp; đồng thời phântích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung nhằm tìm ra những hạn chếcòn tồn tại Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăngcường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sửdụng các phương pháp cụ thể: quan sát, phỏng vấn, đối chiếu và phân tíchtrong quá trình tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra các giải pháp

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục luận văn kết cấu thành 3chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết kiểm soát nội bộ

Quá trình kiểm tra, kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạtđộng của con người, ở bên trong tổ chức cũng như toàn xã hội Trong mọihoạt động của tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quantrọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểmsoát nội bộ của đơn vị Hơn nữa, với điều kiện kinh doanh chịu nhiều sự tácđộng của chính bên trong và bên ngoài như hiện nay, đòi hỏi mỗi doanhnghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp mình cho tốt rồi mới tínhđến sự tương hỗ với những tác động bên ngoài Điều này lý giải vì sao mộtông chủ ngồi tại quốc gia này vẫn có thể điều hành tốt chi nhánh công ty mìnhtại các quốc gia khác Trong khi đó, doanh nhân khác ngồi ngay tại công tymình mà vẫn quản lý không tốt công ty Bởi vậy, hệ thống kiểm soát nội bộrất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh củamình

Thêm vào đó, trong một công ty, hoạt động kiểm soát đóng vai trò quantrọng đối với các cổ đông như là đối với các kết quả tài chính Nếu hoạt độngkiểm soát kém thì kết quả tài chính thường là nghèo nàn và đôi khi thua lỗ

Trong nhiều nghiên cứu về những thất bại của công ty thì nguyên nhân đượctìm thấy nhiều nhất chính là sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý củanhiều công ty còn lỏng lẻo, trong khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểugia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới màthiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cánhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận đểphòng ngừa gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lậpmột cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng nhữngquy định rõ ràng

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tạisong hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người laođộng không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợiích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động, làm sao quản lýđược các rủi ro, làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấpdưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởngcảm tính

-Vậy, muốn hoạt động kinh doanh của công ty đạt được lợi nhuận cao

và phát triển bền vững, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vữngmạnh là rất cần thiết

1.1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý Do

đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sởvật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn phải lồng vào đó sự kiểm soát củamình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động Đóchính là hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị

Định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ

tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặckhông hiệu quả

- Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy

- Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị

Định nghĩa trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ được các nhà quản

lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong doanh nghiệp vàkiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, màcòn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất.Trong các mục tiêu trên, hai mục tiêu đầu là mục tiêu của kiểm soát nội bộ về

kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu kiểm soát nội bộ về quản lý [6]

Vấn đề kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị cóquy mô lớn hơn là đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyềnhạn càng phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng

và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thôngtin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm

và trong nhiều hoạt động khác nhau do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểmsoát hữu hiệu

* Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụsau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mộtcách có hiệu quả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúngthể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biệnpháp giải quyết.

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,các bộ phận của doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theocác yêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mụcđích

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được chia thành 3 yếu tố (3 bộ phận): Môi trườngkiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Các bộ phận đó đượcthiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện cácmục tiêu

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môitrường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chínhsách, thủ tục của đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhậnthức và hành động của người quản lý đơn vị Dưới đây là một số nhân tố chủyếu:

- Đặc thù về quản lý:

Đặc thù về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản

lý đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rũi ro trong kinh doanh

Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnhtranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tàichính, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rũi ro kinh doanh

Trong trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập cácthủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhàquản lý.

Để nắm bắt được đặc thù về quản lý của đơn vị, kiểm toán viên có thểtìm hiểu các vấn đề sau:

+ Nhà quản lý có tuân thủ những nguyên tắc đạo đức trong kinh doanhhay không?

+ Họ có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chínhkhông?

Nếu đơn vị có Hội đồng Quản trị, cần đánh giá xem Hội đồng Quản trị

có chủ động và độc lập với Ban Giám đốc hay không, hay bị Ban Giám đốckhống chế

Đặc thù về quản lý còn là vấn đề phân bổ quyền lực trong một đơn vị

Có những đơn vị việc đưa ra các quyết định quản lý do một cá nhân chi phối

Ở những đơn vị khác, quyền lực lại được phân tán cho nhiều người khác trong

bộ máy quản lý

Về nguyên tắc, nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều ngườithì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể còn tùythuộc vào thực tế ở từng đơn vị

Trong trường hợp một, kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất củangười nắm quyền tập trung trong đơn vị Nếu đó là một người có đạo đức, cótrình độ, năng lực, có tính quyết đoán, môi trường kiểm soát vẫn được đánhgiá là tốt Trong trường hợp hai, kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụngquyền lực của những người được phân quyền, đề phòng các trường hợp không

sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền hạn này, vì khi đótác dụng của kiểm soát sẽ bị hạn chế

- Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn,trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị

Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo được các nguyên tắc:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củađơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo “dẫmchân lên nhau” giữa các bộ phận

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Điều này thể hiệnqua việc người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệmtrước cùng một cấp trên Ví dụ : Bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịutrách nhiệm trước trưởng phòng vật tư

Một cơ cấu tổ chức tốt là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nên mộtmôi trường kiểm soát mạnh

- Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự

và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đềbạc, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của mình

Nhân tố con người có ý nghĩa rất lớn trong việc tăng cường hiệu quảcủa kiểm soát Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyênmôn cao, có đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tụckiểm soát cụ thể có không chặt chẽ đi nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy

ra Nguợc lại nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độyếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, hoặc đố kỵ nhau thì dù cho các thủtục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều vàthường xuyên Để có được đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chínhsách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu cân bằng, khuyến khíchngười có năng lực, có trình độ có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật

thích đáng những người sai phạm Vì vậy một chính sách nhân sự tốt là mộtyếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.

- Công tác kế hoạch:

Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêmtúc, nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Định kỳ, đơn vị có thểtiến hành đối chiếu giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, kết quả sẽ đượcthông báo cho các cấp quản lý thích hợp Mọi sự khác biệt lớn giữa số liệuthực tế và số liệu kế hoạch sẽ được điều tra và xử lý kịp thời

- Bộ phận kiểm toán nội bộ:

Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị (thực hiện kiểm toán hoạt động) trong

đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ Vì vậy kiểm toán nội bộ là một nhân tốquan trọng trong môi trường kiểm soát Một đơn vị có một bộ phận kiếm soátnội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt độngnói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung cácthủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn Để đạt được mục tiêu này, bộ phậnkiểm soát nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Về tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạtđộng của nó Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi vàbảo đảm được tính độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra

+ Về nhân sự: Phải có được các nhân viên có khả năng đủ để thực hiệnnhiệm vụ của mình

- Ủy ban kiểm toán:

Tại một số quốc gia, các công ty cổ phần có qui mô lớn thường cóthành lập một ủy ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng Quản trị Ủy ban nàythường được có ba đến năm ủy viên, không phải là nhân viên của công ty Ủyban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

+ Kiểm tra và giám sát công việc của các kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.+ Hòa giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập vớiBan Giám đốc

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệutrong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tốc quan trọng trong môitrường kiểm soát Vì thế để thuận lợi trong việc kiểm toán viên độc lập cần có

sự cộng tác chặt chẽ với ủy ban này

- Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn baohàm nhiều nhân tố bên ngoài Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soátcủa nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý vànhiều thủ tục kiểm soát cụ thể Thuộc nhóm nhân tố này có ảnh hưởng củacác cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý [7]

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Thông qua việc quan sát, đối chiếu tính toán và ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiếtcho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn

vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập khẩu tài sản dựa trên chứng từ hợp

lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị

sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện việc giám sát bằng tiền nhiều lĩnhvực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ Do đó hệ thống

kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sauđây sẽ được thực hiện

- Tính có thật: Nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có

thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phải

bảo đảm rằng chúng đã được phê chuản hợp lệ

- Tính đầy đủ: Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách

về mọi nghiệp vụ phát sinh

- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong

việc áp dụng chính sách kế toán

- Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài

khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liênquan

- Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách

(sổ cái) đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ảnh trung thực tìnhhình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

Các mục tiêu tổng quát trên được vận dụng cụ thể trong từng loại hoạtđộng, từng loại nghiệp vụ trọng yếu của đơn vị Khi xem xét hệ thống kế toán,kiểm toán viên phải nghiên cứu về chính sách kế toán và hình thức kế toáncủa đơn vị Chính sách và hình thức kê toán của đơn vị phải tuân thủ chuẩnmực kế toán (chế độ kế toán) hiện hành

Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thực hiện qua ba giai đoạncủa một quá trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và lập báocáo tài chính

+ Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu

kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từđầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước

khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm - trên nhiều điểm quan trọngnhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.

+ Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế

toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cungcấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo Trong kiểm soát nội bộ hệ thống sổsách có một vai trò quan trọng Ví dụ như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa,công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thôngtin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra sổsách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, vàđóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở đểkiểm tra, truy cập chứng từ

Khi xem xét, kiểm toán viên cần chú ý so sánh về tính thống nhất giữa

số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, số liệu chi tiết và số liệu thực tế, bằng cáchđối chiếu số liệu sổ sách với biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu công nợ,giấy báo của ngân hàng

+ Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm

tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các thôngtin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tàichính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bàyđúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán hiện hành)

Thông qua báo cáo tài chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiệnnhững trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác địnhngười chịu trách nhiệm [5]

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiệncác mục đích để kiểm soát nội bộ: Bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toánđáng tin cậy…Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại

nghiệp vụ cụ thể nên rất khác nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ khác nhau.Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắcphổ biến sau:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia chonhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Mụcđích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặtcủa một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này làtrong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và cácgian lận khó xảy ra hơn Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sựchuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong côngviệc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số côngviệc:

+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách.+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kếtoán

+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách

+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính

+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Chức năng này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên

mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Ví dụ: Người kế toánkiêm nhiệm thủ quỹ sẽ có thể tham ô công quĩ và sửa đổi số liệu kế toán đểche dấu sự thâm hụt quĩ

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên quyết định mọi vấn

đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền chocác thuộc cấp Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyếtmột số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịutrách nhiệm về công việc đó Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sựkiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấpthấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫnkhông mất đi tính tập trung của đơn vị

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết mộtcông việc trong phạm vi quyền hạn được giao

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đềuđược ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp

Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốthơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránhđược sai sót do một người không phải giải quyết quá nhiều việc [9]

1.1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống tốt có thể ngăn chặn được sai sót và nâng cao độ tin cậycủa dữ liệu kế toán Tuy nhiên tác dụng của kiểm soát nội bộ cũng chỉ ở mộtchừng mực nhất định, bởi vì trong bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cónhững hạn chế như:

- Phạm vi của kiểm soát nội bộ bị giới hạn bởi vấn đề chi phí Các nhàquản lý luôn đòi hỏi chi phí bỏ ra cho kiểm soát phải có hiệu quả, nghĩa là chiphí của kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn các tổn thất do sai sót và gian lận gây ra

- Kiểm soát nội bộ do người quản lý đơn vị tổ chức và điều hành nên

nó không thể phát hiện và ngăn chặn được sự gian lận của chính người quảnlý

- Một phần lớn tác dụng của kiểm soát nội bộ dựa trên sự phân côngphân nhiệm do đó kiểm soát nội bộ có thể bị vô hiệu hóa khi có sự thông đồnggiữa các nhân viên và thông đồng giữa nhân viên đơn vị với bên ngoài.

- Kiểm soát nội bộ thường tập trung vào việc đối phó các nghiệp vụthông thường hoặc dự kiến được, vì thế khó có thể phát hiện được các saiphạm đột xuất hay bất thường

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế

đã thay đổi

Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót

và gian lận nhưng không thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra sai sót và gianlận Kiểm toán viên có thể dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớtmột phần công việc kiểm tra của mình nhưng không bao giờ được dựa hoàntoàn vào kiểm soát nội bộ của đơn vị Nói cách khác, kiểm toán viên phải tiếnhành những thử nghiệm cơ bản ngay cả khi mà hệ thống kiểm soát nội bộđược đánh giá là rất hữu hiệu [4]

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động kinhdoanh, chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng vànghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa…phục vụ chohoạt động kinh doanh của đơn vị Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàngcủa các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng và kết thúcbằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và ở chu trình cũng ảnh hưởngđến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị

1.2.1.2 Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu kỳ mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cầnthiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.Chu kỳ thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người

có trách nhiệm cần hàng hóa hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toáncho quyền lợi nhận được

Các chứng từ và sổ sách: Để cung cấp cho dòng vận động của số liệu

trong chu kỳ mua vào và thanh toán, một số chứng từ và sổ sách đó là các loạidưới đây:

+ Đơn kiến nghị mua hàng: Một bản yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ

của nhân viên có trách nhiệm Nó có thể có dạng của một bản yêu cầu vềnguyên liệu được lập bởi người đốc công hoặc thủ kho, yêu cầu sữa chữa bênngoài do văn phòng hoặc phân xưởng lập

+ Đơn đặt mua: Loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, và các thông

tin liên quan của hàng hóa và dịch vụ mà công ty có ý định mua vào Chứng

từ này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đối với việc mua hàng hóa

và dịch vụ

+ Báo cáo nhận hàng: Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa

vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận, và các dữ liệuthích đáng khác Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình kinh doanhbình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ muahàng

+ Hóa đơn của người bán: Loại chứng từ nêu rõ những điều như mặt

hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vậnchuyển, các phương thức chiếc khấu tiền mặt, và ngày tính hóa đơn Đây làmột chứng từ chủ yếu vì nó chỉ rõ số tiền nợ người bán của nghiệp vụ muahàng

+ Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ

thanh toán đến hạn Sau khi chi phiếu được người có trách nhiệm ký thì nó làmột tài sản Khi chi phiếu được bên bán lính tiền và xóa sổ ở tài khoản ngânhàng của bên mua thì nó được gọi là chi phiếu đã thanh toán

+ Sổ nhật ký chi tiền mặt: Loại sổ nhật ký dành để ghi sổ các khoản chi

bằng chi phiếu Nó chỉ rõ tổng số tiền mặt đã chi, số ghi nợ cho các khoảnphải trả theo số tiền mà nghiệp vụ mua đang được thanh toán được ghi vào sổbiên lai, các khoản chiếc khấu được hưởng, các số ghi nợ và ghi có khác Cácbút toán hằng ngày trong sổ nhật ký chi tiền mặt được chứng minh bằng cácchi phiếu đã thanh toán

+ Các sổ phụ các khoản phải trả: Loại sổ cái phụ dành để ghi chép các

nghiệp vụ mua vào các nhân, các khoản chi tiền mặt, và tổng số dư còn nợtừng người bán Số tổng cộng từ các khoản các nhân phải bằng với tổng cộng

số dư của các khoản phải trả Nhiều công ty không duy trì sổ cái phụ chínhthức của các khoản phải trả Công ty này thường thanh toán dựa trên các biênlai các nhân; do đó tổng của các biên lai chưa thanh toán sẽ bằng với tổng sốtổng cộng các khoản phải trả

+ Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hằng tháng bởi

người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho ngườibán, và số dư cuối kỳ Những số dư này và các hoạt động này là những kiếnnghị của người bán về các nghiệp vụ trong kỳ chứ không phải là của ngườimua Ngoại trừ các số tiền còn đang tranh cải và các chênh lệch về thời gian,

sổ phụ các khoản phải trả của công ty khách hàng phải giống như bảng kê chitiết của người bán

1.2.1.3 Chức năng cơ bản của chu trình mua hàng và thanh toán

Nội dung về các chức năng chủ yếu trong kỳ mua vào và thanh toán sẽlàm rõ điều mà kiểm toán viên đang cố gắng hoàn thành trong cuộc kiểm toánchu kỳ này Có bốn chức năng liên quan:

- Xử lý các đơn đặt mua

- Nhận hàng hóa và dịch vụ

- Thừa nhận khoản nợ

- Xử lý và ghi sổ các khoản chi tiền mặt

Những chức năng này được bàn đến theo trình tự mà chúng phát sinhtrong một chu kỳ nghiệp vụ Sự chú trọng là nhằm vào các quá trình kiểmsoát quan trọng nhất được dùng để ngăn ngừa các sai số trong quá trình xử lý

dữ kiện và để đảm bảo tính an toàn của tài sản

+ Xử lý các đơn đặt mua: Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập

bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu chính xác của bảnyêu cầu và sự phê chuẩn qui định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa vàdịch vụ và chính sách của công ty

Sự Phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chứcnăng này vì nó đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đãđược phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc muacác mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩnchung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ởmức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục tương tự ở một mức khác Saukhi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa hoặcdịch vụ Một đơn được gởi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mứcgiá nhất định, được giao vào một ngày qui định Đơn thường có dạng viết tay

và là một chứng từ hợp pháp, nó được xem như một đề nghị để mua Đối vớihầu hết các mặt hàng thường ngày, đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đềnghị này

Điều thông thường ở tất cả các công ty là thành lập các phòng thu mua

để đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa và dịch vụ với giá thấp nhất.Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt, phòng thu mua không có tráchnhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng Tất cả các đơn đặt mua phảiđược đánh số trước và phải bao gồm đủ cột và diện tích để hạn chế tối đa khảnăng của những bỏ sót vô ý trên mẫu khi đặt hàng

+ Nhận hàng hóa và dịch vụ: Việc nhận hàng hóa và dịch vụ của công

ty từ bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầuhết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ Khihàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu

mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhậnhàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa Một bảnsao thường được gởi cho kho và một bản khác gởi cho phòng Các khoản phảitrả để thông báo thông tin cần thiết Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụngthì điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúcnhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi Nhân viên trong phòng tiếpnhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kếtoán sẽ chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từphòng tiếp nhận qua kho

+ Ghi nhận khoản nợ: Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và

dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ sách chính xác và nhanh chóng Việcghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đếnkhoản chi tiền mặt thực tế Do đó, phải hết sức cẩn thận để chi ghi vào các lầnmua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng

Phòng Các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúngmực của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các

khoản phải trả Khi phòng Các khoản phải trả nhận được hóa đơn của ngườibán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức, và chi phí vậnchuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua, và khi nào áp dụngđược với báo cáo nhận hàng Thường thì các phép nhân và các phép cộngtổng được kiểm tra và sự phân phối tài khoản được ghi vào hóa đơn Nếu sửdụng hệ thống biên lai, các chứng từ được phân bổ một số biên lai Sau đó,nghiệp vụ mua được ghi vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản phítổn, hoặc tài sản, và số tiền được chuyển vào sổ phụ Các khoản phải trả.

Một quá trình kiểm soát quan trọng ở phòng Các khoản phải trả là quyđịnh tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu vớitiền mặt, các chứng khoán thị trường, và các tài sản khác Các chứng từ và sổsách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ và các chi phiếu độc lập cũng

là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năng Các khoản phải trả

+ Xử lý và ghi sổ Các khoản chi tiền mặt: Đối với hầu hết công ty, các

biên lai do phòng Các khoản phải trả lưu trữ cho đến khi thanh toán Thanhtoán thường được thực hiện bằng chi phiếu làm thành nhiều bản mà bản gốcgửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ cùng vớibiên lai và một bản khác được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.Trong hầu hết trường hợp, các chi phiếu cá nhân được ghi vào sổ nhật ký chitiền mặt, nhưng đôi khi một hồ sơ bằng số của các bản sao chi phiếu được lưutrữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt

Các quá trình kiểm soát nghiêm trọng nhất của chức năng chi tiền mặtbao gồm việc ký chi phiếu do đúng các nhân có trách nhiệm, việc tách biệttrách nhiệm ký chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả, và xemxét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người ký chi phiếu vào lúc chiphiếu được ký

Các chi phiếu phải được đánh số trước và được in sẵn trên loại giấy đặcbiệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người lĩnh tiền hoặc số tiền Cần phảithận trọng khi kiểm soát các chi phiếu đã ký, chi phiếu trắng và chi phiếukhông còn hiệu lực Có một phương pháp để hủy bỏ các chứng từ chứng minhnhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho chi phiếu khácsau này cũng là một điều quan trọng Phương pháp thường dùng là viết số củachi phiếu lên các chứng từ chứng minh [8], [9].

1.2.2 Mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạođầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đểkiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiết lập hệ thốngkiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuânthủ các quy định của đơn vị, các quy định của Nhà nước Đồng thời phải đảmbảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý của BCTC Chính vì thế kiểm soátnội bộ đối với chu trình này nhằm đạt được một số mục tiêu như:

Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ

- Hàng hoá mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, số lượng

- Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có thẩmquyền trước khi thực hiện

- Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua,đúng nhà cung cấp

Đồng thời trong quá trình thực hiện theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trìnhmua hàng và thanh toán phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tàichính

- Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như: yêu cầumua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của người bán…có sựphê chuẩn của người có thẩm quyền.

- Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho

- Các nghiệp vụ thanh toán được tính toán và ghi nhận đúng đắn

* Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

- Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế

- Người không có thẩm quyền vẫn yêu cầu mua hàng được

- Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng

mà bộ phận này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để đượcthanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

- Bộ phận mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì bộ phận này nhậntiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng: như sai về số lượng, chấtlượng hay quy cách

- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trịhoặc phát hành hoá đơn 2 lần

- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt

có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được ủy quyềnkhông đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giảmạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần liền

1.2.2.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán:

* Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng:

- Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ

căn cứ trên yêu cầu mua hàng Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình muahàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh

của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa Đơn đề nghị hàng hóaphải đảm bảo các thông tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tênhàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt

- Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua

hàng Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng bankhác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài

Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiếnhành chọn nhà cung cấp Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sátchặt chẽ tránh tình trạng thông đồng giữa nhân viên đặt hàng với nhà cungcấp làm thiệt hại đến đơn vị Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàngthường xuyên một nhà cung cấp nào đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhàcung cấp đó phải được xem xét định kỳ và so sánh với nhà cung cấp khác

Trong bất cứ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường yêu cầulựa chọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồngthời ba điều kiện sau đây:

+ Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộphận mua hàng và nhà cung cấp được lựa chọn

+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá hợp lý nhất

so với các nguồn cung cấp khác

+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩmquyền

Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệtcủa các cấp quản lý cấp cao

Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơnđặt hàng Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dungquan trọng như ngày đặt hàng, số lượng, quy cách

Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác cóthể chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu củahàng hóa.

- Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộphận mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyềnlợi của đơn vị nếu phát sinh tranh chấp sau này

- Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã

được thỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng vàHợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượngcủa hàng nhận Ngoài ra, bộ phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra cácthông tin ghi trên Hóa đơn, các thông tin trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặthàng, hợp đồng mua bán

Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng sẽ lậpPhiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng Chứng từ này cung cấp bằng chứng

về việc hàng đã được nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng Phiếu nhậpkho cùng với Đơn đặt hàng chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ muahàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hàng hóa Phiếu nhập kho cần được đánh sốtrước để dễ kiểm soát

- Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy

cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với đơn đặt hàng,hợp đồng mua bán, hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối, xúc tiến cácthủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, trong đó nêu

rõ lý do trả lại hàng và cùng ký xác nhận vào biên bản Biên bản này được lưu

để chứng minh là hàng đặt mua vẫn chưa nhận được [10]

* Thủ tục kiểm soát khâu thanh toán:

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhậnnghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ của từng

nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợpđồng mua bán, Biên bản giao nhận hàng hóa, Hóa đơn

Tại bộ phận kế toán công nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngàynhận Các chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận nàyphải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Ở mỗi giai đoạn kiểm tra,người thực hiện phải ký xác nhận trách nhiệm của mình Thông thường cónhững cách kiểm tra, đối chiếu như sau:

+ So sánh số lượng trên Hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho vàĐơn đặt hàng, mục đích là để không thanh toán quá số lượng hàng đã đặt mua

Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ vớinhà cung cấp, đối chiếu giữa số chi tiết với sổ Cái [4]

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã trình bày những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội

bộ, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp

- Luận văn đã trình bày các khái niệm về kiểm soát nội bộ, chức năng vànhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ, các rũi ro, mục tiêu, các thủ tục kiểmsoát của chu trình mua hàng và thanh toán

- Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý

và để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ thật hiệu quả cần xâydựng một môi trường kiểm soát minh bạch, hợp lý, thiết lập các thủ tục kiểmsoát phù hợp, chặt chẽ Những vấn đề lý luận trong chương 1 là cơ sở quantrọng để đối chiếu với thực trạng kiểm soát nội bộ với chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung, từ đó luận văn đưa ranhững giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng

và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG -THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Trước đây, Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung - CEVIMETAL làCông ty Kim khí Miền Trung là Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập,thành viên của Tổng Công ty Thép Việt Nam (VSC) Công ty có lịch sử hìnhthành và phát triển như sau :

Năm 1995, Công ty Kim khí và Vật tư tổng hợp Miền Trung đượcthành lập theo Quyết định số 1065/QĐ/TCCBĐT ngày 20/12/1994 của Bộtrưởng Bộ Công nghiệp nặng trên cơ sở hợp nhất Công ty Kim khí Đà Nẵng

và Công ty Vật tư thứ liệu Đà Nẵng

Năm 2004, Công ty được đổi tên thành Công ty Kim khí Miền Trungtheo quyết định số 221/QĐ-T-TC ngày 10/02/2004 của Hội đồng Quản trịTổng Công ty Thép Việt Nam và giữ nguyên tên gọi này tới thời điểm cổphần hóa

Ngày 31 tháng 12 năm 2004, Bộ Công nghiệp ra quyết định số:3568/QĐ-TCCB về việc cổ phần hóa Công ty Kim khí Miền Trung

Ngày 30 tháng 9 năm 2005, Bộ Công nghiệp ra quyết định số:3088/QĐ-BCN về việc phê duyệt phương án và chuyển Công ty Kim khíMiền Trung thành Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Công ty được cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động theo hìnhthức Công ty cổ phần từ ngày 01/01/2006 Để phù hợp với xu hướng của nhànước là chuyển các doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần Công ty đã

chuyển đổi thành: Công ty Cổ Phần Kim Khí miền Trung theo giấy đăng

ký kinh doanh 3208000847 do sở kế hoạch Đầu tư Đà Nẵng cấp ngày

28/12/2005 Đây là bước ngoặt đánh dấu một mốc chuyển đổi quan trọng

trong lịch sử hoạt động Công ty, tạo thế chủ động cho Công ty trên con đườnghội nhập và phát triển

Công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp Điều lệ, các quy định củaCông ty, các nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị đượcthông qua hợp lệ phù hợp với luật pháp liên quan là những quy tắc và quyđịnh ràng buộc để tiến hành hoạt động của Công ty

Hơn 30 năm hoạt động trong ngành thép, Công ty chúng tôi luôn nhậnthức rằng: “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là uy tín, quyết định đến sự ổnđịnh và phát triển bền vững của Công ty”, và đó cũng là phương châm hàngđầu của Công ty trong suốt quá trình hoạt động

Trong quá trình phát triển, công ty thực sự là cầu nối tin cậy giữakhách hàng với ngành công nghiệp Thép Việt Nam và Thế giới, thông quamột mạng lưới kinh doanh rộng rãi phục vụ cho nhu cầu của khách hàng tạiKhu vực và cả Nước

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, được đào tạo cơ bản, có kinhnghiệm trong lĩnh vực sản xuất-kinh doanh thép đã góp phần tạo nên hiệu quảkinh doanh của Công ty

Công ty có tổng số vốn điều lệ là : 98.465.620.000 đồng, tương ứng với

số lượng cổ phiếu đang lưu hành là 9.846.562 cổ phần tương ứng với mệnh

giá mỗi cổ phần là 10.000 đồng Công ty Cổ Phần Kim Khí miền Trung là

Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toánkinh tế độc lập, được phép mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước Hoạtđộng của công ty phải trong khuôn khổ pháp luật và chịu sự quản lý của TổngCông Ty Thép Việt Nam (VSC)

Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Kết quả hoạt động qua các năm (Đơn vị tính: triệu đồng)

Doanh thu 1.183.232 1.368.152 925.163 1.190.443Lợi nhuận trước thuế 11.292 24.806 10.110 20.359Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung hiện đang áp dụng Hệ thốngquản lý chất lượng ISO 9001:2000 (Tổ chức SGS - Anh Quốc chứng nhận).Năm 2007 và 2008 Công ty được xếp hạng trong Top 500 Doanh nghiệp lớnnhất Việt Nam do báo điện tử VietNamNet kết hợp với Công ty Cổ phần Báocáo đánh giá Việt Nam (VietNam Report) công bố

2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty

Thép cuộn: (D6-D8) Dùng để xây dựng các công trình dân dụng, côngnghiệp, gia công kéo dây …

Thép cây, thép vằn: Dùng để xây dựng công trình dân dụng và côngnghiệp (D10-D32), xây dựng các công trình yêu cầu chịu lực cao, toà cao ốc,hầm, cầu đường (D10-D42)

Phôi thép: Bao gồm phôi thép chất lượng Q195, Q235, 20MnSi… vớinhiều kích cỡ khác nhau được cung cấp bởi các sản xuất trong nước như Công

ty thép Đà nẵng, Công ty thép Đình Vũ Sản phẩm phôi thép chủ yếu phục

vụ cho việc cán thép

Thép chính phẩm: Bao gồm thép tấm, lá, hình H,U,I và thép ống đạttiêu chuẩn, được cung cấp bởi Công ty thép miền Nam, Công ty gang thépThái Nguyên Các sản phẩm này chủ yếu phục vụ cho việc gia công cơ khí,các cơ sở đóng tàu, khung kèo cột bằng thép trong các công trình xây dựngcông nghiệp, cầu đường

2.1.2.2 Mạng lưới kinh doanh

Hiện nay Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung có quy mô kinh doanhrộng khắp cả nước với 14 đơn vị trực thuộc, hoạt động theo sự phân cấp và ủyquyền của công ty hoạt động trên các lĩnh vực: Kinh doanh các mặt hàng kimkhí và vật liệu tổng hợp nên việc mở rộng quy mô là điều tất yếu, việc nghiêncứu nhu cầu thị trường và sự biến động của thị trường là nhiệm vụ thườngxuyên nhằm đưa ra các định hướng cũng như các chiến lược kinh doanh điđến đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty ngày càng phát triển Mạng lưới kinh doanh của Công tybao gồm: Văn phòng Công ty, các chi nhánh, xí nghiệp

Văn phòng Công ty: Đặt tại 16 Thái Phiên - Đà Nẵng, điều hành trực tiếp

các hoạt động kinh doanh của Công ty, nhập khẩu phôi thép cung cấp cho Nhàmáy cán thép Miền Trung và nhập khẩu các loại thép cung ứng cho nhu cầu thịtrường và các chi nhánh

Các chi nhánh:

+ Chi nhánh Công ty tại Hà Nội: 10 Ngõ 20 Huỳnh Thúc Kháng, Quận

Ba Đình, Hà Nội

+ Chi nhánh Công ty tại Quảng Nam: 06 Hùng Vương, Thành phố Tam

+ Chi nhánh Công ty tại Hồ Chí Minh: 4/5 Út Tịch, Phường 4, Quận TânBình, Thành phố Hồ Chí Minh

+ Kho Miếu Bông - Cẩm lệ: Qlộ 1A -Hòa Phước, Hòa Vang, Đà Nẵng.+ Điểm kho chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 241B/3 đường Nguyễn VănLuông, Phường 11, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh.

Trước đây, Công ty còn có nhà máy cán thép Miền Trung hoạt động chủ yếu

là sản xuất thép với tên hiệu thép Miền Trung Nhưng kể từ ngày 30 tháng 11năm 2008 đơn vị này đã được cổ phẩn hóa và chuyển thành Công ty thépMiền Trung theo quy định số 1955 Với việc chuyển đổi này Công ty Cổ phầnKim khí Miền Trung chỉ có tư cách là đơn vị góp vốn liên doanh với số vốngóp 30% và không còn là đơn vị sản xuất mà chuyên kinh doanh thương mạimặt hàng sắt, thép xây dựng

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Tổng Giám đốc Các Phó Tổng

Giám đốc

BAN KIỂM

SOÁT Đại hội đồng cổ đông

Phòng Đầu tư phát triển

Ban Thu hồi công nợ

Phòng

Tổ chức hành chính

Để hoàn thành được chức năng và nhiệm vụ mà công ty đặt ra, hiện nayCông ty Cổ phần Kim khí Miền Trung đã tổ chức bộ máy quản lý như sau:

- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất

của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được

cổ đông uỷ quyền Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau:Thông qua định hướng phát triển của công ty; quyết định loại cổ phần và tổng

số cổ phần của từng loại được chào bán, mức cổ tức hàng năm của từng loại

cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểmsoát; quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc hơn 50% tổnggiá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty; quyết định sữa đổi, bổsung Điều lệ công ty; thông qua báo cáo tài chính hàng năm; xem xét và xử lýcác vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và

cổ đông công ty, các quyền, nhiệm vụ khác

- Hội đồng Quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty gồm 05

(năm) thành viên do Đại hội đồng Cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm Mỗi thànhviên Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ là 04 (bốn) năm Hội đồng quản trị là cơquan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công tytrừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông Quyền hạn và nhiệm

vụ của Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược, kế hoạchphát triển trung hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty vàđảm bảo các kế hoạch được thực hiện thông qua Ban giám đốc, kiến nghị loại

cổ phần và tổng số cổ phần chào bán, quyết định chào bán cổ phần mới vàhuy động thêm vốn theo hình thức khác, giá chào bán cổ phần và mua lại cổphần; quyết định giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ, bổ nhiệm, miễnnhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Ban Giám đốc và cán bộquản lý quan trọng khác, giám sát chỉ đạo Ban giám đốc trong điều hành côngviệc kinh doanh, quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty,

quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc gópvốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông,trình báo cáo quyết toán hàng năm lên ĐHĐCĐ, kiến nghị mức cổ tức đượctrả và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định

- Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt

động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty Ban kiểm soát củaCông ty gồm 03 (ba) thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn với

đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín, trong đó ít nhất phải cómột thành viên có chuyên môn về kế toán Ban kiểm soát thực hiện giám sátHĐQT, Ban giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu tráchnhiệm trước ĐHĐCĐ trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

- Tổng Giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động

của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thựchiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao Tổng giám đốc là người đại diệntheo pháp luật của Công ty Nhiệm kỳ của Tổng Giám đốc là 04 (bốn) năm và

có thể được bổ nhiệm lại Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinhdoanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt động điềuhành sản xuất kinh doanh của Công ty

- Các Phó Tổng Giám đốc: là người tham mưu cho Tổng Giám đốc

trong công tác quản trị doanh nghiệp Giúp Tổng Giám đốc xử lý các côngviệc được giao và được uỷ quyền giải quyết công việc khi Tổng Giám đốc đivắng Giúp Tổng Giám đốc tổ chức công tác cán bộ công nhân viên, kỹ thuật,hành chính Mỗi Phó Tổng Giám đốc phụ trách một số công việc do TổngGiám đốc giao và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc

- Phòng kế toán tài chính: Theo dõi, thu thập số liệu kế toán Thực hiện

các nhiệm vụ kế toán định kỳ như lập quyết toán hàng quý, hàng năm Thựchiện nghĩa vụ nộp thuế, thanh toán các khoản chi phí phát sinh Thông qua dữ

liệu kế toán, đề xuất tham mưu cho ban điều hành công ty về phân bổ sử dụngvốn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc trong công tác kế toán và kiểm tra quyết toán với công ty Hướng dẫnnghiệp vụ kế toán thống nhất cho toàn công ty.

- Phòng kế hoạch kinh doanh: Nghiên cứu nhu cầu thị trường xây dựng

các kế hoạch trung và dài hạn Ký kết các hợp đồng kinh tế, thực hiện muasắm, kiểm soát hàng tồn kho Bảo đảm cung ứng hàng hóa đúng yêu cầu, chấtlượng, đúng quy cách, đúng thời gian cho khách hàng Quản lý giao dịch xuấtnhập khẩu, giới thiệu hàng, marketing trực tiếp, ký nhận các đơn hàng của đốitác nước ngoài

- Phòng đầu tư phát triển: Nghiên cứu các lĩnh vực đầu tư, mở rộng hoạt

động kinh doanh, mở rộng thị trường, xây dựng các phương án kinh doanh,tham mưu cho Ban Giám đốc lựa chọn phương án đem lại hiệu quả kinhdoanh cao nhất

- Ban thu hồi công nợ: Do đặc điểm hàng hóa công nghiệp nên việc

chiếm dụng vốn của khách hàng với công ty tương đối lớn, để thu hồi vốncông ty thành lập ban thu hồi công nợ, ban này có trách nhiệm thu hồi cáckhoản nợ quá hạn, theo dõi tình hình thanh toán của các khách hàng, đưa racác quyết định nhằm thu hồi công nợ quá hạn của khách hàng

- Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về lĩnh vực nhân sự, cải tiến bộ

máy cho phù hợp điều kiện kinh doanh Thực hiện công tác tiền lương, tuyểnchọn lao động, an toàn lao động Đánh giá thành tích công tác của nhân viên,khen thưởng, kỷ luật

- Các đơn vị trực thuộc: Bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp của công ty,

tổ chức hạch toán phụ thuộc Được quyền kiểm soát tình hình tiêu thụ trongquyền hạn của mình, dự đoán cung cầu Tổ chức công tác mua hàng, bán hàng

và quản lý sản lượng, chất lượng nguồn nhân lực của chi nhánh, xí nghiệp

mình, đề xuất Giám đốc công ty lựa chọn địa điểm kinh doanh Được địnhmức sử dụng vốn lưu động phù hợp với nhiệm vụ công ty giao Nhận hàngđiều động (mua hoặc bán nội bộ) cụ thể cho từng lô hàng, thực hiện trênnguyên tắc đủ trang trãi chi phí và có lãi

- Cơ chế hoạt động kiểm soát: Quy chế hoạt động và quy trình kiểm

soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãitrong nội bộ công ty; bao gồm: Điều lệ hoạt động, Quy chế quản lý sản xuất -kinh doanh - tài chính, hệ thống các quy trình quản lý chất lượng Iso 9001-

2000 như: Quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy trình quản lý công

nợ, quy trình công bố thông tin, quy trình quản lý và đào tạo nhân lực,…vàcác văn bản hướng dẫn khác Hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểmsoát thể hiện quan điểm của HĐQT, Ban TGĐ Công ty về kiểm soát hoạtđộng kinh doanh tại đơn vị, đồng thời hệ thống này cũng là căn cứ để hướngdẫn thực hiện, là văn cứ pháp lý để HĐQT, BKS thực hiện kiểm soát việctuân thủ của Ban TGĐ, các phòng nghiệp vụ trong Công ty trong quản lý điềuhành hoạt động kinh doanh của Công ty

Tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, nghiệp vụ mua hàng vàthanh toán là một nghiệp vụ quan trọng và chiếm phần lớn tại đơn vị Nó gópphần tạo nên sự hoạt động liên tục và sự tồn tại của đơn vị Vì vậy hoạt độngmua hàng luôn được sự chỉ đạo và quản lý chặt chẽ của Ban Giám đốc, nêntất cả các hoạt động xảy ra tại đơn vị liên quan tới nghiệp vụ mua hàng phảiđược sự ủy quyền và phê duyệt của cấp lãnh đạo

Ban Giám đốc có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các nguồn lực để duy trìhoạt động kinh doanh các hàng hóa sắt thép mua vào bán ra một cách liên tục

để đáp ứng nhu cầu thị yếu của thị trường Đặc thù quản lý của Công ty làđảm bảo chất lượng hàng hóa trong việc nhập hàng từ nhà cung cấp cũng nhưtrong việc bán hàng cho khách hàng Công ty luôn quan tâm đến việc giữ uy

tín trong kinh doanh, coi trọng việc trình bày và công bố báo cáo tài chínhtheo đúng qui định của Nhà nước.

Với quan điểm kinh doanh lành mạnh để phù hợp với quy mô kinhdoanh, kiểu tổ chức quản lý trực tuyến-chức năng sẽ tạo điều kiện cho sự chỉđạo thống nhất từ trên xuống, cũng như việc độc lập giữa các phòng ban Cơcấu tổ chức của Công ty là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa cácthành viên trong Công ty Điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động, mỗi bộphận chịu trách nhiệm về lĩnh vực của mình, kiểm soát chặt chẽ nhằm ngănngừa sai phạm

Công ty xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp

để đưa Công ty ngày càng đi lên và phát triển mạnh mẽ Phòng hành chính cótrách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế hoạch, phương án tuyển dụng và đàotạo nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về nguời lao động

do Ban Giám đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện Khi tuyển dụng nhân viênmới ban lãnh đạo Công ty thường đưa ra các tiêu chuẩn chung về chuyên mônphù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ trợ như anh văn, vi tính Trong tổng số 170 lao động của công ty thì trình độ đại học và trên đại học là

112 người, trình độ trung cấp là 25 người và sơ cấp là 33 người Công ty còntạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp

vụ để nâng cao trình độ, cập nhật thông tin kịp thời Công ty thực hiện các chế

độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên

Để phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên, khuyến khích khả nănglàm việc theo nhóm, tạo môi trường làm việc thỏa mái Những nhân viên cónăng lực và đáng tin cậy thì đề bạt vị trí lãnh đạo Có những chính sách khenthưởng, chính sách hỗ trợ kịp thời đối với người lao động gặp hoàn cảnh khókhăn Tuy nhiên công ty chưa có chính sách khen thưởng, tuyên dương vớinhững nhân viên có sáng kiến tốt trong công việc Các phòng ban cấp dưới thì

có kế hoạch liên quan đến nhiệm vụ của phòng ban mình như kế hoạch vềtuyển dụng lao động, kế hoạch về lương, kế hoạch mua hàng… phù hợp vớicông ty

Các bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán và bộ phận kho phải cung cấpcho nhau giữa lượng hàng mua vào thanh toán để trách sự thất thoát của công

ty Khách hàng và nhà cung cấp ảnh hưởng lớn đến công ty nó quyết định đến

sự sống còn để Công ty phát triển Các chính sách, chế độ của nhà nước cũngtác động đến môi trường kiểm soát của công ty

2.2 ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG

2.2.1 Mô hình tổ chức kế toán

Chú thích:

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung có mạng lưới kinh doanh rộng, đặcbiệt là với tình hình phân cấp tài chính của Công ty Từ những đặc điểm như

và các khoản thanh toán

Kế toán bán hàng

và các khoản phải thu

Kế toán TSCĐ

Kế toán Ngân hàng

Thủ quỹ

Phụ trách kế toán các đơn vị trực thuộc và báo sổ

Kế toán trưởng

PP kế toán phụ trách công nợ

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

thế để phản ánh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh, Công ty đã áp dụng

mô hình tổ chức Kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Từ mô hình tổ chức Kế toán lựa chọn, bộ máy Kế toán của Công tyđược tổ chức và sắp xếp theo phương thức trực tuyến chức năng Trong đó,

Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên Kế toán tại Công ty Đối vớicác chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng có tổ chức Kế toán riêng thì Kế toántrưởng tại Công ty chỉ đạo Kế toán nghiệp vụ thông qua các Trưởng ban Kếtoán ở các đơn vị trực thuộc

Phòng Kế toán của Công ty có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh

tế - tài chính phát sinh ở văn phòng Công ty, đồng thời tiến hành kiểm tra,tổng hợp các Báo cáo Kế toán do các đơn vị cấp dưới gửi lên

- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác hạch toán toàn

Công ty, tham mưu cho Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kếhoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cơ quan tài chính cấptrên về hoạt động Kế toán - Tài chính ở Công ty

- Phó phòng kế toán phụ trách tổng hợp: Tập hợp tất cả các số liệu kế

toán ở văn phòng Công ty và số liệu thống kê ở đơn vị trực thuộc gửi lên đểtổng hợp và lập báo cáo kế toán của Công ty

- Phó phòng kế toán phụ trách công nợ: Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi

các khoản thu mua và bán ra của công ty do các kế toán phụ trách gửi lên Từ đó

đề xuất các biện pháp thu hồi công nợ của Công ty đối với khách hàng cũng nhưcác khoản công ty cần thanh toán

- Kế toán mua hàng và các khoản phải trả: Theo dõi tình hình thanh

toán với nhà cung cấp, theo dõi việc mua hàng của Công ty, lập báo cáo vềtình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá và tính giá thực tế của hàng xuất kho

- Kế toán tiền mặt và các khoản thanh toán: Phụ trách việc theo dõi

các khoản thanh toán bằng tiền mặt và các khoản thanh toán qua Ngân hàng