Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần kim khí miền trung

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không quan tâm đến suất lao động mà cần trọng đến hiệu công tác quản lý, đặc biệt công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động khâu trình quản lý việc thiết lập trì hệ thống kiểm sốt nội đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh đồng thời đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt động kinh doanh lĩnh vực sắt thép mà thời gian gần có biến động mạnh giá Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm sốt nội q trình mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh gian lận sai sót khâu mua hàng Mua hàng tốn tiền hàng khâu q trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán Cần phải để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm thiệt hại đến lợi ích chung đơn vị Một giải pháp mà đơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm soát nội q trình mua hàng tốn để đảm bảo đầy đủ, xác tránh thất tiền tốn Bởi chu trình mua hàng toán đánh giá hiệu sử dụng đồng vốn đơn vị điều kiện quan trọng để giúp đơn vị trì mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Vì việc chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền trung” có ý nghĩa thiết thực việc thực công cụ quản lý đơn vị nhằm đưa giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rũi ro, gian lận, sai sót xảy Tổng quan đề tài nghiên cứu Kiểm soát nội ngày trở nên quan trọng thiếu công tác quản lý doanh nghiệp Phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, thiếu quy chế thông tin thiếu kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát Doanh nghiệp cần tạo dựng tảng cho phát triển bền vững thông qua thiết kế hệ thống kiểm soát hữu hiệu cho phần hành cụ thể chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn…Hiện nay, nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội hoạt động mua hàng tốn có đề tài tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam”- Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên nghành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài hệ thống hóa lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Doanh nghiệp nói chung thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam Đề tài nêu lên bất cập hạn chế kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn đơn vị, từ đưa số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục hạn chế tồn thủ tục kiểm sốt nội góp phần đẩy mạnh cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đơn vị Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung chưa có đề tài nghiên cứu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn, đặc thù riêng hàng hóa đơn vị Chính vậy, tác giả lựa chọn vấn đề để viết luận văn cao học 3 Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu vấn đề lý luận chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp; đồng thời phân tích làm rõ thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung nhằm tìm hạn chế tồn Trên sở đó, luận văn đề giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể: quan sát, vấn, đối chiếu phân tích q trình tìm hiểu thực tế từ đưa giải pháp Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết kiểm soát nội Quá trình kiểm tra, kiểm sốt cần thiết tất lĩnh vực hoạt động người, bên tổ chức toàn xã hội Trong hoạt động tổ chức chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trò quan trọng trình quản lý thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội đơn vị Hơn nữa, với điều kiện kinh doanh chịu nhiều tác động bên bên ngồi nay, đòi hỏi doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm sốt doanh nghiệp cho tốt tính đến tương hỗ với tác động bên ngồi Điều lý giải ơng chủ ngồi quốc gia điều hành tốt chi nhánh cơng ty quốc gia khác Trong đó, doanh nhân khác ngồi cơng ty mà quản lý khơng tốt cơng ty Bởi vậy, hệ thống kiểm soát nội quan trọng tất doanh nghiệp q trình kinh doanh Thêm vào đó, cơng ty, hoạt động kiểm sốt đóng vai trò quan trọng cổ đông kết tài Nếu hoạt động kiểm sốt kết tài thường nghèo nàn thua lỗ Trong nhiều nghiên cứu thất bại cơng ty ngun nhân tìm thấy nhiều yếu hệ thống kiểm soát nội Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát mà khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn tổ chức, người sử dụng lao động, quản lý rủi ro, làm có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học dựa tin tưởng cảm tính Vậy, muốn hoạt động kinh doanh công ty đạt lợi nhuận cao phát triển bền vững, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết 1.1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội Kiểm tra, kiểm sốt ln chức quan trọng quản lý Do đó, tổ chức hoạt động đơn vị, bên cạnh việc xếp sở vật chất, nhân sự, nhà quản lý ln phải lồng vào kiểm sốt phương diện thơng qua thủ tục quy định hoạt động Đó hệ thống kiểm soát nội đơn vị Định nghĩa: Kiểm soát nội hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị sử dụng lãng phí, gian lận khơng hiệu - Cung cấp liệu kế tốn xác đáng tin cậy - Thúc đẩy đánh giá chấp hành sách đơn vị - Đánh giá hiệu hoạt động đơn vị Định nghĩa cho thấy hệ thống kiểm soát nội nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên, hoạt động doanh nghiệp kiểm sốt nội khơng giới hạn chức tài kế tốn, mà phải kiểm soát chức khác hành chính, quản lý sản xuất Trong mục tiêu trên, hai mục tiêu đầu mục tiêu kiểm soát nội kế tốn, hai mục tiêu sau mục tiêu kiểm soát nội quản lý [6] Vấn đề kiểm sốt nội có ý nghĩa quan trọng đơn vị có quy mơ lớn đơn vị có quy mơ nhỏ Ở đơn vị có quy mơ lớn, quyền hạn phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ phận chức nhân viên trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu thập thơng tin phản hồi trở nên khó khăn, tài sản lại phân tán nhiều địa điểm nhiều hoạt động khác đòi hỏi phải có hệ thống kiểm sốt hữu hiệu * Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có chức nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát nội chia thành yếu tố (3 phận): Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn thủ tục kiểm sốt Các phận thiết kế thực nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý thực mục tiêu 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có tính chất mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động hữu hiệu sách, thủ tục đơn vị Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức hành động người quản lý đơn vị Dưới số nhân tố chủ yếu: - Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý trước hết quan điểm khác người quản lý đơn vị báo cáo tài rũi ro kinh doanh Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực báo cáo tài chính, đồng thời có biện pháp để hạn chế tối đa rũi ro kinh doanh Trong trường hợp này, mơi trường kiểm sốt mạnh ý muốn thiết lập thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực mục tiêu đề nhà quản lý Để nắm bắt đặc thù quản lý đơn vị, kiểm toán viên tìm hiểu vấn đề sau: + Nhà quản lý có tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh hay khơng? + Họ có thận trọng việc trình bày cơng bố báo cáo tài khơng? Nếu đơn vị có Hội đồng Quản trị, cần đánh giá xem Hội đồng Quản trị có chủ động độc lập với Ban Giám đốc hay không, hay bị Ban Giám đốc khống chế Đặc thù quản lý vấn đề phân bổ quyền lực đơn vị Có đơn vị việc đưa định quản lý cá nhân chi phối Ở đơn vị khác, quyền lực lại phân tán cho nhiều người khác máy quản lý Về nguyên tắc, quyền lực phân chia hợp lý cho nhiều người mơi trường kiểm soát tốt Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể tùy thuộc vào thực tế đơn vị Trong trường hợp một, kiểm toán viên cần ý đến phẩm chất người nắm quyền tập trung đơn vị Nếu người có đạo đức, có trình độ, lực, có tính đốn, mơi trường kiểm sốt đánh giá tốt Trong trường hợp hai, kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực người phân quyền, đề phòng trường hợp khơng sử dụng hết quyền hạn giao lạm dụng quyền hạn này, tác dụng kiểm sốt bị hạn chế - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức đơn vị thực chất phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức tốt phải đảm bảo nguyên tắc: + Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị, khơng bỏ sót lĩnh vực đồng thời khơng có chồng chéo “dẫm chân lên nhau” phận + Đảm bảo độc lập tương đối phận Điều thể qua việc người phụ trách phận độc lập tương đối chịu trách nhiệm trước cấp Ví dụ : Bộ phận mua hàng phận kho chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư Một cấu tổ chức tốt nhân tố quan trọng góp phần tạo nên mơi trường kiểm sốt mạnh - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân bao gồm tồn phương pháp quản lý nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạc, khen thưởng kỷ luật nhân viên Nhân tố người có ý nghĩa lớn việc tăng cường hiệu kiểm sốt Nếu đơn vị có đội ngũ cơng nhân viên có trình độ chun mơn cao, có đạo đức tốt đồn kết gắn bó với thủ tục kiểm sốt cụ thể có không chặt chẽ nữa, gian lận sai sót xảy Nguợc lại đội ngũ cơng nhân viên đơn vị có người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ thủ tục kiểm sốt có chặt chẽ đến đâu, sai sót gian lận xảy nhiều thường xuyên Để có đội ngũ cơng nhân viên tốt, đơn vị phải có sách nhân rõ ràng, hợp lý, đạt mục tiêu cân bằng, khuyến khích người có lực, có trình độ có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên kỷ luật thích đáng người sai phạm Vì sách nhân tốt yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm sốt mạnh - Cơng tác kế hoạch: 10 Nếu công tác kế hoạch tiến hành cách khoa học nghiêm túc, trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Định kỳ, đơn vị tiến hành đối chiếu số liệu thực số liệu kế hoạch, kết thông báo cho cấp quản lý thích hợp Mọi khác biệt lớn số liệu thực tế số liệu kế hoạch điều tra xử lý kịp thời - Bộ phận kiểm toán nội bộ: Bộ phận kiểm toán nội thực giám sát đánh giá thường xuyên toàn hoạt động đơn vị (thực kiểm toán hoạt động) có hệ thống kiểm sốt nội Vì kiểm toán nội nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Một đơn vị có phận kiếm soát nội hữu hiệu có thơng tin kịp thời tình hình hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng để đối chiếu bổ sung thủ tục cho phù hợp hữu hiệu Để đạt mục tiêu này, phận kiểm soát nội phải đảm bảo yêu cầu: + Về tổ chức: Phải trực thuộc cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động Đồng thời phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi bảo đảm tính độc lập tương phận kiểm tra + Về nhân sự: Phải có nhân viên có khả đủ để thực nhiệm vụ - Ủy ban kiểm tốn: Tại số quốc gia, cơng ty cổ phần có qui mơ lớn thường có thành lập ủy ban kiểm sốt trực thuộc Hội đồng Quản trị Ủy ban thường có ba đến năm ủy viên, khơng phải nhân viên cơng ty Ủy ban thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: + Giám sát chấp hành luật pháp công ty + Kiểm tra giám sát cơng việc kiểm tốn viên nội + Giám sát tiến trình lập báo cáo tài 84 Việc phê duyệt lựa chọn Nhà cung cấp thích hợp hạn chế tiêu cực xảy thơng đồng nhân viên xử lý báo giá với Nhà cung cấp + Đặt hàng Đơn đặt hàng chứng từ việc kiểm soat chu trình mua hàng Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt Đơn đặt hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước, đơn đặt hàng chưa sử dụng bảo quản cẩn thận cài đặt phần mềm đánh số liên tục đơn đặt hàng lập máy tính; đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gởi cho phận có liên quan để kiểm tra chéo Cán thu mua phải theo dõi tiến độ thực hợp đồng, đơn đặt hàng Bảng 3.4 Sổ theo dõi thực hợp đồng cung ứng C Ä N G T Y C Ä ØP H Á Ö N K IM K H Ê M IÃ Ö N T R U N G C e n tr a l V ie tn a m M e ta l C o r p o r a tio n - C E V IM E T A L IS O : 0 -2 0 H e a d O ff ic e : T h a i P h ie n S T , D a n a n g C ity , S R V ie t n a m T e l : 1 2 /5 6 F a x : 1 3 W e b s ite : w w w c e v im e t a l.c o m v n E m a il:c e v im e t a l@ d n g v n n v n SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG Số TT Ngày/ tháng ký hợp đồng Người ký hợp đồng Tên, địa Nhà cung cấp Theo dõi nội dung hợp đồng cung ứng Đúng Không Đã thực hạn hợp hạn % đồng hợp đồng Ghi Đà nẵng, ngày tháng năm Người theo dõi Trong trình chọn nhà cung cấp ln có giám sốt chặt chẽ Hội đồng quản trị, ban kiểm soát Cơng việc tránh tình trạng thơng đồng phận kinh doanh nhà cung cấp, gây thiệt hại đến công ty, công ty không mua hàng với giá tốt nhất, tránh khoản thất thoát chiết khấu, hoa hồng từ nhà cung cấp 85 Công ty nên quy định xử lý kỹ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc - Khâu nhận hàng Khi nhận đơn đặt hàng, phận mua hàng lưu chúng theo thứ tự ngày nhận hàng Hàng giao không thỏa thuận phận nhận hàng từ chối nhận hàng, hàng giao thỏa thuận đơn đặt hàng, phận nhận hàng nhận ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng biên giao nhận hàng hóa Bảng 3.5 Biên giao nhận hàng hóa CƠNG TY LD SẢN XUẤT THÉP VINAUSTEEL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự – Hạnh phúc Đà nẵng, ngày 16 tháng năm 2010 BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Số: 16/2010 - Căn theo Hợp đồng số 10/HĐMB ký ngày 02 tháng 01 năm 2010 Công ty LD Sản Xuất Thép Vinausteel với Công ty CP Kim Khí Miền Trung Bên Giao: CƠNG TY LD SẢN XUẤT THÉP VINAUSTEEL Ông: Lâm Văn Hùng Chức vụ: Giám đốc Ông: Nguyễn Hữu Thọ Chức vụ: Giao nhận Địa chỉ: Km9-Quán Toan-Hồng Bàng- Hải phòng ĐT: (84.313)850145 Bên Nhận: CƠNG TY CP KIM KHÍ MIỀN TRUNG Ơng: Huỳnh Tấn Quế Chức vụ: Giám đốc Ông: Nguyễn Đức Hào Chức vụ: Thủ kho – ĐT: 0511.3934835 Đại điểm giao hàng: Kho Nước mặn số 404 Lê Văn Hiến, Ngũ Hành Sơn, TP Đà nẵng Hai bên thống tiến hành lập biên giao nhận hàng cho lô hàng cụ thể sau: STT 01 02 03 04 05 Quy cách Thép D10 SD295,V-ÚC Thép D12 SD295,V-ÚC Thép D14 SD295,V-ÚC Thép D16 SD295,V-ÚC Thép D18 SD295,V-ÚC Tổng Cộng ĐVT Kg Kg Kg Kg Kg Số lượng 10.000 15.000 10.000 10.000 15.000 Ghi 60.000 Biên lập thành 02 bản, có giá trị Mỗi bên giữ 01 BÊN NHẬN BÊN GIAO + Đối với vận chuyển phương tiện công ty 86 Công ty phải tuân thủ việc thực vận chuyển hàng hóa lưu thơng đường Những xe chở lơ hàng phải ghi rõ lệnh điều xe, ngày khởi hành để tránh nhầm lẫn xe với Hàng hóa phải bảo quản để tránh rét rĩ sau Khi hàng đến công ty thủ kho nhận hàng ghi nhận ngày, nhận hàng Hàng hố, vật liệu mà cơng ty mua vào chủ yếu mua theo phương thức giao hàng, nghĩa cơng ty nhận hàng hóa kho nhà cung cấp, chi phí, tổn thất trình vận chuyển kho cơng ty chịu có mát, hao hụt xảy q trình vận chuyển khơng chịu trách nhiệm phòng ban đơn vị mà lại phó mặc cho nhà vận chuyển - Trên thực tế hàng nhập kho xảy tình trạng thừa thiếu tránh khỏi Công ty nên lập sẵn biểu mẫu biên thừa thiếu Bảng 3.6 Biên thừa thiếu C Ä N G T Y C Ä ØP H Á Ö N K IM K H Ê M IÃ Ö N T R U N G C e n tr a l V ie tn a m M e ta l C o r p o r a tio n - C E V IM E T A L H e a d O ff ic e : T h a i P h ie n S T , D a n a n g C ity , S R V ie t n a m T e l : 1 2 /5 6 F a x : 1 3 W e b s ite : w w w c e v im e t a l.c o m v n E m a il:c e v im e t a l@ d n g v n n v n IS O : 0 -2 0 BIÊN BẢN THỪA THIẾU Đà nẵng, ngày tháng năm Số TT Tên hàng hóa Nhà cung cấp Số lượng Đặt mua Thực nhận Thừa, thiếu Đơn giá Thành tiền Phải trả Giảm trừ Thực trả Tổng Cộng Tổng số hàng thực nhận: Tổng số hàng thừa, thiếu: Đại diện bên giao (Ký, họ tên) Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) Đại diện bên vận chuyển (Ký, họ tên) 87 - Đối với hàng mua đường cuối tháng chưa nhập kho kế tốn cơng ty cần theo dõi vào tài khoản 151 hàng nhập kho, phản ánh vào tài khoản sổ sách kế toán làm cho hàng hoá đơn vị theo dõi cách đầy đủ sổ sách kế toán, tránh trường hợp bỏ sót nghiệp vụ - Đối với trường hợp hàng hóa đơn chưa kế tốn phải quản lý thành file, để dễ kiểm tra, cập nhật sổ đầy đủ chứng từ tránh tình trạng bỏ sót, kiểm sốt nghiệp vụ thật phát sinh + Đối với vận chuyển th ngồi Cơng ty ký kết hợp đồng với bên vận chuyển vận chuyển hàng hóa từ phía nhà cung cấp Bên vận chuyển - pháp nhân hợp lệ - Giá vận chuyển tùy thuộc vào nơi - Số lượng: đủ (có chứng từ kèm theo) trường hợp mát hao hụt có cố bên vận chuyển phải chịu - Điều kiện vận chuyển hàng đến nơi an toàn - Số ngày - đến, nơi giao hàng, nơi nhận hàng có ghi rõ hợp đồng hai bên - Khi đến nơi thủ kho công ty ghi nhận loại hàng ngày nhận hàng Trường hợp bất khả kháng hàng đến cơng ty trể có cố từ phía nhà cung cấp cơng ty phải liên hệ nhà cung cấp để giải kịp thời [10] b Nghiệp vụ toán - Việc kiểm soát qua sổ sách ghi nợ kiểm soát luồng tiền toán tiền với khoản tốn đến hạn Đòi hỏi kế tốn phải trả người bán doanh nghiệp phải thận trọng việc ghi chép số liệu từ chứng từ vào sổ sách kế tốn, ghi lần mua có sở hợp lý, số tiền phải ghi kịp thời Các chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, rõ ràng thích hợp 88 - Để kiểm sốt tốt đơn vị nên hạn chế toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng - Việc toán trả tiền tốn trả chậm: để đảm bảo cho luồng tiền kiểm soát chặt chẽ tốt thực tất nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng - Trường hợp tốn chi trả tiền mặt: trước thực tốn tất chứng từ toán phải phê duyệt đồng ý thủ trưởng đơn vị + Phiếu chi phải lập sở chứng từ toán phê duyệt phải có đầy đủ chữ ký người có trách nhiệm cá nhân có liên quan Thủ quỹ tiến hành chi tiền phiếu chi lập quy định + Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền có ghi sổ đầy đủ đánh giá khơng thủ tục kiểm soát chứng từ: phiếu chi tiền mặt phải đánh số theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Bộ phận kế tốn theo dõi cơng nợ phải trả phải liệt kê lưu giữ danh sách ngày đến hạn tốn lơ hàng dựa ngày mua lơ hàng thời hạn tốn hợp đồng hai bên ký + Cần có quy định luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến phòng kế tốn, kế tốn cơng nợ theo dõi, kiểm tra đối chiếu: Đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho… lưu hóa đơn theo ngày đến hạn tốn Nếu có sai sót hóa đơn liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân xử lý sớm - Trường hợp toán chi trả qua ngân hàng: Việc lập ủy nhiệm chi toán cho nhà cung cấp dựa giấy đề nghị chuyển tiền kèm theo bảng kê chi tiết kiểm tra Việc thực bước chặt chẽ có phối hợp kiểm tra phòng kế hoạch kinh doanh phòng kế tốn tài chính, ký duyệt Kế toán trưởng Tổng 89 Giám đốc, chứng minh việc toán dựa nghiệp vụ mua hàng có thật, nhà cung cấp số tiền Giấy báo ngân hàng để xóa khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp - Sau ngân hàng chuyển tiền toán cho nhà cung cấp, hóa đơn ngân hàng đóng dấu: “Đã tốn”, thủ tục giúp tránh việc lạm dụng tốn nhiều lần hóa đơn - Các chứng từ toán nên đánh số giúp kiểm soát việc bị cắp hay thất lạc chứng từ toán - Các chứng từ tốn cơng ty kế tốn tốn tập hợp phải kiểm tra phê duyệt Tổng giám đốc người uỷ quyền - Bước kiểm tra quan trọng kiểm tra chung chung cần chứng từ không khớp kế tốn tiền trả lại cho kế toán toán kiểm tra Sau kế toán tiền kiểm tra, đối chiếu chứng từ trình cho kế tốn trưởng, Tổng giám đốc kiểm tra ký duyệt, lúc kế toán tiền gửi ngân hàng lập uỷ nhiệm chi Trước gửi uỷ nhiệm chi tới ngân hàng kế tốn trưởng Tổng giám đốc phải ký duyệt Kế toán trưởng cần kiểm tra xem ủy nhiệm chi có lập với số tiền chi trả không - Khi nhận giấy báo Nợ ngân hàng lệnh chi ngân hàng xác nhận Kế toán tiền cần kiểm tra, đối chiếu giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi hai chứng từ phải khớp số tiền đối tượng toán - Để thực hiệu công ty cần: + Cần tách biệt kế toán tiền kế toán toán Khi đến hạn toán kế toán toán tập hợp chứng từ toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra chứng từ như: số tiền giấy đề nghị toán phải số tiền phải trả hoá đơn nhà cung cấp chuyển đến; số lượng, chủng loại, mẫu mã 90 hoá đơn phải với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm… + Các nghiệp vụ toán liên quan ngoại tệ phát sinh công ty lại chưa theo dõi riêng vào sổ, cần theo dõi sổ riêng tránh tình trạng nhầm lẫn, gây thiệt hại đến tài sản cơng ty + Những hóa đơn nhà cung cấp mà kế tốn nhận khơng có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho phải liên lạc nhà cung cấp để thu hồi hóa đơn này, phải chuyển cho nhà quản lý xử lý kế tốn cơng nợ cần theo dõi số hóa đơn chờ xử lý để đảm bảo phù hợp + Cùng lô hàng mà gởi hai lần hóa đơn cần phải mở hồ sơ riêng để theo dõi + Hóa đơn chưa tốn lưu vào tệp hồ sơ chưa toán để đảm bảo việc chi trả thực thỏa thuận + Hóa đơn tốn đóng dấu tốn để tránh trường hợp nhầm lẫn trả hai lần tiền + Nhân viên nộp chứng từ mua hàng giả mạo, để u cầu đơn vị tốn có thơng đồng với đơn vị bên tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ + Việc thực đối chiếu bên xác nhận người độc lập thứ ba làm cho kiểm soát nội khoản tiền chi từ mua hàng qua hệ thống tài khoản ngân hàng công ty chặt chẽ Hiện công ty chuyển tiền qua hệ thống ngân hàng với số tiền lớn, số tiền với hóa đơn hai mươi triệu toán tiền mặt tiền phải đầy đủ thủ tục như: phải có giấy đề nghị tốn ghi rõ lý do, kẹp với hóa đơn, chứng từ hợp lệ Ban lãnh đạo xác nhận đặc biệt người định điều hành công ty 91 + Đối với khoản phải trả mà nhà cung cấp dành cho công ty khoản chiết khấu tốn thời hạn cố định: Kế toán toán cần lập Báo cáo khoản nợ phải trả thời hạn chiết khấu, khoản nợ đến hạn trả vào cuối ngày cho Giám đốc Báo cáo Ban giám đốc tranh thủ khoản tiền tạm thời nhàn rỗi để toán cho nhà cung cấp thời hạn chiết khấu để hưởng thêm khoản tốn chiết khấu từ nhà cung cấp Định kỳ, lập báo cáo tổng số nợ phải trả, báo cáo có tác dụng dùng để đối chiếu với người bán, phát sai sót gian lận kế tốn Cần lập kế hoạch để hoạch định sách tốn Cơng ty nên có tủ két sắt đại khóa riêng phòng với ổ khóa đặt biệt để tránh khả mát, kẻ gian xâm phạm 92 Hóa đơn GTGT Vào sổ cơng nợ TK 331 Phiếu nhập kho Sổ theo dõi tổng hợp công nợ Báo cáo tổng hợp cơng nợ Kế tốn TGĐ Định kỳ Theo dõi công nợ phải trả Phân loại người bán Lập biên đối chiếu công nợ Trưởng phòng KTTC/ Trưởng đơn vị ký Lập yêu cầu tốn Biên đối chiếu cơng nợ Trưởng phòng KTTC ký Người bán Yêu cầu toán Xác nhận gửi Người bán Lưu kế toán Sơ đồ 3.2 Quy trình kiểm sốt nợ phải trả Xử lý chênh lệch 93 3.2.4 Điều kiện để thực giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền trung Để thực giải pháp hiệu cơng ty cần phải xây dựng mơi trường kiểm sốt tốt để tăng cường hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, nâng cao tính hiệu mơi trường kiểm sốt Điều kiện 1: Tăng cường công tác quản lý Công ty hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần, cơng ty cần thực chức Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt độc lập q trình thực Để đảm bảo khả kiểm soát, chi nhánh cần thành lập phận chuyên biệt nhằm đảm bảo cơng tác kiểm sốt lẫn nhau, hạn chế gian lận Ban hành quy định kiểm sốt quyền định, phê duyệt Điều kiện 2: Chính sách nhân Chính sách nhân yếu tố cấu thành mơi trường kiểm sốt, hoạt động kiểm soát thực người Do cải tiến sách nhân phù hợp có ý nghĩa lớn đến việc thực thành công công tác kiểm sốt nội Doanh nghiệp Đi đơi với cơng tác tổ chức, sách nhân cơng ty cần hồn thiện, phát triển hệ thống kiểm soát nội gắn liền với nguồn nhân lực thực tế, họ nhân tố quan trọng định đến thành chung Cơng ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung đơn vị hoạt động kinh doanh nên cần tuyển dụng xây dựng đội ngũ cán có chất lượng, bố trí lực ngành nghề đào tạo nhân tố định xắp xếp vào vị trí cơng việc Để hệ thống kiểm sốt nội cơng ty hoạt động có hiệu mơi trường cạnh tranh cần phải có đội ngũ cán lực để bố trí trực tiếp việc mua hàng toán Những cán làm việc Công ty đa phần 94 em ngành tuyển dụng vào nên trình độ chun mơn khơng đồng đều, lực hạn chế, nhận thức quy trình kiểm sốt chưa đầy đủ, làm việc theo thói quen Do rũi ro phát sinh liên quan đến cán lớn Nên Cơng ty có sách nhân rõ ràng, trách nhiệm quyền hạn quy định rõ, cụ thể, theo dõi chất lượng làm việc nhân viên để có sách thưởng phạt thích hợp, tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt Bên cạnh cần phải có cần phải chế độ trả lương người lao động, xây dựng sách cụ thể khen thưởng xứng đáng cần có quy định xử phạt nhân viên vi phạm quy định Có khuyến khích cán an tâm công tác sáng tạo công việc việc thực trả lương theo tính chất hiệu công việc, không trả lương theo thời gian cơng tác Tăng cường bố trí lại nhân hốn đổi vị trí cho nhau, quy định cụ thể nhiệm vụ, công việc rõ ràng phận đơn vị trực thuộc để đảm bảo độc lập mua hàng, ghi sổ kế tốn tốn Vì Phụ trách kế tốn đơn vị vừa người nhận Hóa đơn GTGT, ghi sổ kế toán, vừa kế toán toán Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Khi Công ty tạo điều kiện cho cán công nhân viên tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ, cập nhật thơng tin kịp thời thực chế độ sách cán công nhân viên: 100% cán công nhân viên Công ty tham gia BHXH, BHYT, thực chế độ thai sản công nhân viên nữ, có chế độ nhân viên ốm đau bệnh tật …Quản lý có lực khả làm việc bản, sách đề bạt khen thưởng, kỷ luật, tạo động lực để họ làm việc nhiệt tình hiệu nâng cao ý thức trách nhiệm với công ty việc tuân thủ vận hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời hạn chế rũi ro gian lận tiền Công ty 95 Điều kiện 3: Công tác lập kế hoạch Công tác xây dựng kế hoạch công ty chưa trọng cần phải vào nhiều tiêu thức để xây dựng kế hoạch Công tác lập dự toán cần quan tâm mức Trong chu trình mua hàng cần thiết phải lập dự toán mua hàng để biết nhu cầu mua cung cấp đủ cho tiêu thụ dự trữ kỳ tới, với lượng, giá cụ thể mặt hàng tổng hợp cho mặt hàng Để lập dự toán mua hàng, cần dựa dự toán tiêu thụ kế hoạch dự trữ hàng tồn kho cuối kỳ Bên cạnh lập kế hoạch tốn để tránh tình trạng để nợ q hạn kiểm soát hiệu khoản toán phát sinh kỳ Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch toán từ đầu năm để biết luồng tiền bao nhiêu, từ có sách cân đối thu chi cho hợp lý Kế hoạch toán lập kế hoạch mua hàng toán cho nhà cung cấp 96 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn đánh giá ưu nhượt điểm hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Trên sở luận văn đề xuất biện pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, giúp Cơng ty kiểm sốt chặt chẽ chu trình mua hàng tốn, tránh gian lận, sai sót q trình thực hiện; đảm bảo thực đầy đủ quy định Nhà nước, quy định công ty quản lý, đảm bảo hiệu hoạt động kinh doanh nâng cao lực quản lý Công ty 97 KẾT LUẬN Muốn tồn tại, phát triển doanh nghiệp phải tạo cho cách quản lý hiệu Muốn thân doanh nghiệp phải tự xây dựng cho hệ thống KSNB nói chung qui trình KSNB chu trình mua hàng toán cách hữu hiệu hiệu Hàng hố có vị trí quan trọng doanh nghiệp thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% tổng vốn lưu động doanh nghiệp Muốn kinh doanh doanh nghiệp thương mại phải có hàng hố mà trước hết thực tốt trình thu mua đầu vào Trong chiến lược kinh doanh công ty năm tới, hoạt động phân phối thép xây dựng trọng tâm ngày mở rộng Do cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đặt biệt có ý nghĩa quan trọng Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hóa lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, tồn cần khắc phục kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt đơn vị, luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài chính, Hệ thống văn pháp luật hành có liên quan đến kế tốn, kiểm tốn, kiểm sốt nội thuế [2] Bộ Tài chính, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-3-2008 việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp định số 48/2006/QĐBTC ngày 14-9-2006 việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa [3] Khoa kế toán - Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng (2008), Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp, NXB Đà Nẵng [4] Bộ mơn Kiểm tốn- Khoa Kế tốn- Kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế TP HCM (2009), Kiểm toán, NXB Thống kê, TP.HCM [5] GS TS Trương Bá Thanh, TS Trần Đình Khơi Ngun, ThS Lê Văn Nam (2008), Giáo trình kế tốn quản trị, NXB Giáo dục [6] TS Đoàn Thị Ngọc Trai (2007), Giáo trình kiểm tốn, Đà Nẵng [7] TS Nguyễn Viết Lợi, Ths Đậu Ngọc Châu (2007), Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài Chính Hà Nội [8] Đặng Kim Cương, Phạm Văn Dược Dịch biên soạn: Kiểm toán AUDITING NXB Thống Kê [9] Đặng Kim Cương Dịch biên soạn: Sổ tay Kiểm tốn Nội NXB Giao Thơng Vận Tải [10] Các trang web: www.webketoan.com, www.Cevimetal.com.vn, www.kienthuctaichinh.com www.kiemtoan.com.vn, www.tapchiketoan, ... để tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền trung 28 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG -THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG. .. Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 4 Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU. .. hợp để tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung