Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần dệt may 29 3

Thủ tục kiểm soát chủ yếu: [1] Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và mô

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho cácdoanh nghiệp trong nước có thời cơ để phát triển, nhưng bên cạnh đó, cùngvới cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu, kinh tế ViệtNam cũng gặp phải nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải luôn thayđổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới Trong bối cảnh đó, cácdoanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừngnâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triểnngày càng cao của xã hội

Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong một doanh nghiệp luôn giữ vai tròquan trọng, và đặc biệt kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chứcnăng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Kiểm soát nội bộ vững mạnh

sẽ góp phần rất lớn cho sự thành công của doanh nghiệp, giúp cho doanhnghiệp ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động kinhdoanh Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, hầu hết nguyên phụ liệuđược mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản phẩm, chiếm tỷ trọng rấtlớn trong chi phí của doanh nghiệp, nguyên phụ liệu có liên quan trực tiếp đếnhiệu quả sản xuất, do vậy các doanh nghiệp sản xuất quan tâm nhiều đến kiểmsoát chu trình mua hàng và thanh toán, nhằm hạn chế các sai sót liên quan đếnchu trình cũng như liên quan đến các chu trình khác

Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là công ty chuyên sản xuất, kinh doanhlĩnh vực dệt và may mặc, vì vậy có những đặc trưng riêng của ngành dệt may,

đó là nguyên phụ liệu rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, kích cỡ, màusắc, và đặc biệt là thành phẩm sản xuất ra phải đáp ứng với thị hiếu của ngườitiêu dùng, phải đẹp và giá cả hợp lý, có như vậy mới cạnh tranh được trên thị

trường Bên cạnh đó, điều đáng quan tâm là nguyên phụ liệu của ngành dệtmay lại chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài, thường là nhập nguyên phụ liệu

từ các công ty lớn ở các nước, nguyên phụ liệu trong nước rất ít Cho nên muanguyên phụ liệu để đảm bảo sản xuất là vấn đề rất quan trọng, vừa đảm bảochi phí hợp lý, vừa đảm bảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sảnxuất

Vì vậy, mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 làvấn đề đáng quan tâm, là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh.Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty chưa đượcquan tâm đúng mức, còn sơ sài Vì vậy, cần thiết phải tăng cường kiểm soátnội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Xuất phát từ thực tế đó,

tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp của

mình

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở lý luận và thông qua khảo sát thực tế kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3, tác giả đãđánh giá thực trạng và rút ra được những nhược điểm cần khắc phục Trên cơ

sở đó, luận văn đã đề ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soátnội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và sử dụngcác phương pháp: phân tích, quan sát, phỏng vấn, thu thập thông tin, đối chiếu

để tìm hiểu và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn kết cấu thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và

thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh

toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu

trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Hiện nay có khá nhiều quan điểm khác nhau về KSNB, dưới đây là một

số định nghĩa cơ bản:

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), Kiểm soát nội bộ là toàn bộnhững chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảmbảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng cóthể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tàisản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủcủa các ghi chép kế toán và đảm bảo lập báo cáo trong thời gian mong muốn.Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The InternationalFederation of Accountants - IFAC): Kiểm soát nội bộ là một hệ thống chínhsách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độtin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảmhiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soát nội bộ làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và

áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, đểkiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáotài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản của đơn vị [1]

Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO), “kiểm soát nội

bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhânviên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằmđạt được các mục tiêu sau: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậycủa báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.[12, tr.2]

Như vậy, KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,

kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong

tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ramột cách hợp lý

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng

có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hạinếu không được kiểm soát thích hợp, đối với các tài sản phi vật chất khác như

sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng cần thiết phải kiểm soát đủ mạnh

để bảo vệ nó

1.1.2.2 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Nhưvậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác

và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nộidung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

1.1.2.3 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định vàchế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

được tuân thủ đúng mức Cụ thể, KSNB cần duy trì và kiểm tra việc tuân thủ

các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn

và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạtđộng của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xáccũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

1.1.2.4 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động

và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó,định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanhnghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của KSNB doanh nghiệp nhằmnâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.1.3 Các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạtđộng, các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố KSNB vớicác yếu tố sau: môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán; thủ tục kiểm soát;đánh giá rủi ro; giám sát [12, tr.16-17]

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữliệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát phản ánh sắcthái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viêntrong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Sự kiểm soáthữu hiệu của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đốivới vấn đề kiểm soát; nếu người quản lý cao nhất trong đơn vị tin rằng kiểmsoát là vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị cũng cảm thấy

điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát; ngược lại nếu ngườiquản lý hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý, các mục tiêu kiểmsoát chắc chắn không đạt được Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểmsoát là:

a Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị

Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị thể hiện qua cá tính, tư cách

và thái độ của họ khi điều hành công việc Một số nhà quản lý rất quan tâmđến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức

kế hoạch, sẵn sàng chấp nhận rủi ro Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ

và quá thận trọng với rủi ro Sự khác biệt về phương pháp điều hành có thểảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện cácmục tiêu của đơn vị Nếu như các nhà lãnh đạo cao nhất cung cấp nhữngmệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát nội bộthì những nhân viên khác trong đơn vị sẽ nhận thức rõ được điều đó và kiểmsoát nội bộ được thiết lập một cách hữu hiệu

Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, các qui định, qui chế trong doanh nghiệp, bởi vì chính cácnhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn cácquyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phầntạo ra môi trường kiểm soát tốt, là cơ sở để phân định quyền hạn và tráchnhiệm của mỗi thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai cácquyết định đó Cũng như việc kiểm tra, giám sát thực hiện các quyết định đótrong toàn bộ doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tốt sẽ giúp cho mỗi thành viên

hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởngnhư thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Một cơ cấu tổchức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và saisót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chứcđược xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau:

Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéogiữa các bộ phận

Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ sách và bảo quản tài sản Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểmtra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận

Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

c Chính sách nhân sự

Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ,nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết Một khíacạnh khác cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ côngnhân viên mà đặc biệt là sự trung thực và thực hiện giá trị đạo đức Để tạođược những ý thức này đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, các nhà quản lýcao cấp cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn vềcác nguyên tắc đạo đức liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức Nhà quản lýphải tự mình làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này.Một vấn đề quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viênđến sai phạm, ví dụ việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc trongthời gian ngắn dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực Như vậy,chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các quy

định của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạc, khenthưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.

d Công tác lập kế hoạch

Lập kế hoạch là vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinhdoanh tại đơn vị, việc lập kế hoạch đúng sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúnghướng và có hiệu quả, các kế hoạch của đơn vị sẽ là cơ sở tốt cho các mụctiêu của KSNB Kế hoạch trong đơn vị bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêuthụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặcbiệt kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kếtquả hoạt động, và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quantrọng trong quá trình kiểm soát

e Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vàocác nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của cácnhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hànhcủa các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tụcKSNB Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của cơ quan chứcnăng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lốiphát triển của đất nước

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnhhưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của KSNB, trong đónhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát

và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kếtoán và hệ thống báo cáo kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp

Hệ thống chứng từ kế toán: chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh

nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theoquy định

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp,gồm: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉtiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lầncho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toánphải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá,không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng

từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liêntheo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấythan Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất

cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nộidung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dungquy định cho chứng từ kế toán

Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ

toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế vàtheo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toánnăm Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã đượckiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kếtoán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

Hệ thống báo cáo kế toán: dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài

chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứngyêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu íchcủa những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế

Việc lập và trình bày báo cáo kế toán phải tuân thủ các yêu cầu qui định:trung thực và hợp lý, lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp vớiqui định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thíchhợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp đượccác thông tin đáng tin cậy, trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính,tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp; phản ánh đúng bản chấtkinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thứchợp pháp của chúng; trình bày khách quan, không thiên vị; tuân thủ nguyêntắc thận trọng; trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu

Việc lập báo cáo kế toán phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán.Báo cáo kế toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhấtquán giữa các kỳ kế toán Báo cáo kế toán phải được người lập, kế toántrưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu củađơn vị

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập,phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán

Một hệ thống kế toán hiệu quả phải đạt được các mục tiêu cụ thể sau:

Tính có thật: yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý đểtránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại Căn cứ đó là nhữngchứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước

Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn trước khithực hiện Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn vịnhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị

Sự đầy đủ: các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ, không đượcloại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách

Sự đánh giá: các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không để xảy

ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán

Sự phân loại: thể hiện việc phân loại tài sản, nguồn vốn và ghi vào cáctài khoản kế toán đúng đắn

Đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc đảm bảo

sự chính xác của báo cáo tài chính

Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đúngđắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tàichính của đơn vị

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản

lý được thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp

phải Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện

nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát chủ yếu: [1]

Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị;

Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán;

Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị do các nhà quản lý xâydựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắcphân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

* Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụthể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân côngphân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra

và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào đượcgiải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Mụcđích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát

hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quátrình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.

* Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao choquyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quátrình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên sự phânchia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung củadoanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh

tế phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.Phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB Bộ phận nàythường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: giám sát sự chấp hành luật pháp củacông ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; giám sáttiến trình lập Báo cáo tài chính; dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Bangiám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.

Tóm lại, các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽvới nhau; nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe doạ đến việc đạt đượccác mục tiêu Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉthị của nhà quản lý nhằm xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế Trong khi

đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thôngtin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức Quá trình trên cần đượcgiám sát để điều chỉnh lại kiểm soát nội bộ khi cần thiết Vì vậy kiểm soát nội

bộ không đơn giản chỉ là một quá trình, ở đó mỗi bộ phận hợp thành khôngchỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp, mà thực sự là một quá trình tương tác đachiều, trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phậnkhác Do đó, mặc dù mọi tổ chức đều cần có các bộ phận nói trên, nhưngkiểm soát nội bộ của họ lại rất khác nhau tuỳ theo ngành nghề, quy mô, vănhoá và phong cách quản lý

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định

và các quá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động củadoanh nghiệp, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của

người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được

Chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình đầu tiên của hoạt độngsản xuất kinh doanh, nếu chu trình này không đáp ứng đủ lượng hàng cho sảnxuất, chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch,

sẽ làm cho sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhucầu của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩmkhông đảm bảo, doanh thu thấp

Quá trình mua hàng bao gồm các khoản mục như nguyên liệu vật liệu,công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,…Chu trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao vụ,hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức

1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm có bốn chức năng cơ bản, đượctrình bày theo trình tự phát sinh của chu trình, cụ thể như sau:

* Xử lý các đơn đặt hàng

Điểm khởi đầu của nghiệp vụ mua hàng là đơn đề nghị mua hàng củangười phụ trách bộ phận cần mua hàng hoá, thường là quản đốc phân xưởng,hoặc phòng kinh doanh Nội dung trong đơn đề nghị mua hàng phụ thuộc vàobản chất của hàng hoá, dịch vụ cần mua và yêu cầu quản lý của đơn vị

Để có được nghiệp vụ mua hàng, các đơn đề nghị mua hàng phải đượcphê duyệt; công việc này là phần chính của chức năng xử lý đơn đặt hàng vì

nó đảm bảo cho hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích, số lượng,tránh mua thiếu ảnh hưởng đến các hoạt động của đơn vị, nhưng cũng tránhmua thừa hoặc không cần thiết gây ứ đọng, lãng phí vốn

Thông thường các đơn vị đều quy định các mức chuẩn cho các hàng hoá,mua vào theo số lượng, giá trị khác nhau và thực hiện việc phân cấp, uỷquyền khi phê duyệt đơn đề nghị mua hàng Chẳng hạn, mua phục vụ cho cácnhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợpvới định mức) hay vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quyđịnh thì được phê chuẩn bởi trưởng phòng Với những lần mua tài sản thườngxuyên vượt một giới hạn nhất định nào đó hoặc các mặt hàng được mua tươngđối không thường xuyên như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì yêu cầu sự phêchuẩn của hội đồng quản trị và một số viên chức nhất định Ngoài ra, một sốloại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào, chúng

ở mức giới hạn được ấn định trước

Sau khi đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt thì phải có đơn đặt muahàng hoá Đơn đặt mua hàng phải ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tinliên quan của hàng hoá và dịch vụ cần mua

Tất cả các đơn đặt hàng đều phải được đánh số nhất quán và đầy đủ cácyếu tố cần thiết Trong một số trường hợp khác, khi thực hiện những giao dịchlớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa hay dịch

vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên thamgia hợp đồng

* Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Nhận hàng hóa hay dịch vụ của công ty từ người bán là vấn đề quyếtđịnh trong chu trình vì tại đó bên mua sẽ nhận được hàng và thực hiện các thủtục thanh toán hoặc ghi nhận khoản nợ đối với người bán Bộ phận nhận hàngtiến hành kiểm tra hàng đúng với đơn đặt hàng về chủng loại hàng hoá, chấtlượng hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời gian giao hàng, số tiền thanhtoán Nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, bộ phận nhận hàng tiến hành làm

thủ tục nhập kho Các công ty thường có phòng tiếp nhận để làm chức năngkiểm tra, tiếp nhận, báo cáo lượng hàng nhập kho, đưa ra Biên bản nhận hàngnhư một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa Sau khi lậpbáo cáo nhận hàng, bộ phận này sẽ gửi cho thủ kho và kế toán vật tư để theodõi hàng hoá nhập kho Để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng thì điều quantrọng là hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận cho đến lúc nhậpkho.

Để kiểm soát và bảo vệ an toàn tài sản, phải thực hiện nguyên tắc bấtkiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phải độc lập với thủ kho và nhânviên kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽphản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa đượcchuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa

đi tiêu thụ

* Ghi nhận các khoản nợ người bán

Để ghi nhận đúng đắn khoản nợ đối với nhà cung cấp hàng hóa thì đòihỏi việc ghi sổ phải chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnhhưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do

đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có cơ sở, hợp lý, đúng sốtiền và kịp thời

Kế toán vật tư và kế toán các khoản phải trả có trách nhiệm kiểm tratính đúng đắn của các lần mua, ghi đúng sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiếtcác khoản phải trả Khi nhận hóa đơn của người bán thì kế toán các khoảnphải trả phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức và chi phí vậnchuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng),cũng như báo cáo nhận hàng(nếu hàng đã về) Thường thì các phép nhân vàcác phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn Hóa

đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn còndùng để ghi vào TK Phải trả người bán theo từng đối tượng nếu chưa thanhtoán tiền.

Một quá trình kiểm soát quan trọng trong khâu này là người ghi sổ cáckhoản chi tiền mặt để thanh toán cho việc mua hàng hóa hay dịch vụ thìkhông được giữ tiền mặt hoặc các tài sản khác được dùng để thanh toán

* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản phải trảlưu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷnhiệm chi, séc, hoặc phiếu chi, các chứng từ này được làm thành nhiều bản,trong đó một bản được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưutrong hồ sơ theo từng người được thanh toán

Các quá trình kiểm soát quan trọng trong chức năng này là ủy nhiệm chi,séc hoặc phiếu chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền kýduyệt, nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ký chứng từ chi với người thựchiện chức năng thanh toán cũng phải được tôn trọng trong chức năng này.Các phiếu chi phải được đánh số trước và cẩn thận trong khi kiểm soátcác phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng hoặc phiếu chi không còn hiệu lực Cầnlưu ý trường hợp các chứng từ có thể được sử dụng lại để chứng minh cho cácphiếu chi khác Để ngăn ngừa điều này, một phương pháp thường dùng là viết

số phiếu chi lên các chứng từ chứng minh

1.2.1.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

Các khoản mua vào có thể bị ghi tăng một cách giả tạo (ghi khống) vềgiá trị để hình thành các khoản thanh toán phụ trội, hoặc khi chính sách của

công ty muốn điều hòa lợi nhuận giữa các năm tài chính thì sẽ nảy sinh việcghi sổ không đúng kỳ các chi phí mua vào.

Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu: nhân viên mua hàng có thể đặtnhững mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu; hoặcnhân viên mua hàng gian lận bằng cách mua hàng để sử dụng cho mục đíchriêng nhưng ghi hoá đơn là mua hàng cho đơn vị để được thanh toán

Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất: thủ kho ký nhận nhữngmặt hàng không đúng với đơn đặt hàng

Mua hàng với giá cao: rủi ro này làm cho giá trị hàng mua tăng, nhânviên mua hàng có thể lợi dụng để được hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp

Chi trả tiền nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một

lô hàng giao hoặc trả tiền cho các hoá đơn không có thực

Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo: các bộ phận có liên quan

có thể bị sai sót trong việc ghi sổ, báo cáo

1.2.2 Sự cần thiết kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua nguyên liệu, vật liệu là để có đượccác yếu tố cần thiết phục vụ cho sản xuất thành phẩm Vì vậy, chu trình muahàng và thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện chức năngcung ứng đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động:đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, thanh toán cho nhà cung cấp, ghi sổ đúng đắnnghiệp vụ phát sinh Các hoạt động trên đòi hỏi phải được kiểm soát chặt chẽ

để được thực hiện đúng lúc, vật tư hàng hoá được cung ứng với giá cả hợp lý

và chất lượng tốt KSNB chu trình mua hàng và thanh toán vững mạnh sẽgiúp cho công ty hạn chế sai sót, rủi ro và gian lận trong quá trình mua hàng

và thanh toán như mua hàng với giá cao, chất lượng kém, nhận hàng thiếu,

không đúng như đã cam kết trong hợp đồng KSNB chu trình mua hàng vàthanh toán tốt sẽ đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy chế đối với hoạtđộng cung ứng cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạtđộng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo

vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin của họ đối vớicông ty Để doanh nghiệp cạnh tranh được trên thị trường về giá cả, chấtlượng sản phẩm, cần phải tối ưu hoá ở tất cả các khâu, trong đó chu trình muahàng và thanh toán là chu trình đầu tiên hoạt động sản xuất kinh doanh tạicông ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến các chu trình khác

Từ những vấn đề trên, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại các doanh nghiệp lớn là điều rất cần thiết và phải thật sự khoa học đểđảm bảo hệ thống hoạt động một cách có hiệu quả

1.2.3 Nội dung KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

Để đạt được mục tiêu có tính hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động; báocáo tài chính đáng tin cậy; tính tuân thủ pháp luật và các quy định của Nhànước, của đơn vị đề ra, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán cầnphải đạt được một số mục tiêu cụ thể sau:

Các nghiệp vụ mua hàng phải có đầy đủ chứng từ đi kèm, có sự phêchuẩn của đúng cấp có thẩm quyền Mua hàng đúng, mua đủ, mua kịp thờitheo sự phê duyệt mua hàng: mua hàng đúng về tên hàng, quy cách, phẩmchất, mua đúng nhà cung cấp, đúng giá; mua đủ số lượng cần mua; mua kịpthời lượng hàng để đưa vào sản xuất; mua hàng với giá hợp lý nhất, nhậnhàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng Bên cạnh đó, cần so sánh giữakết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra khi mua hàng

Thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua, đúng giá đã thoảthuận; trả đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp; trả tiền kịp thời hạn thanh toán

đã cam kết trong hợp đồng

Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được ghi nhận và báo cáotrung thực, hợp lý; ghi sổ chi tiết được tình hình nhập xuất tồn của từng loạivật tư ở bất cứ thời điểm nào cần báo cáo; ghi nhận đúng giá trị thực tế giávốn hàng tồn kho

Ghi sổ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng chi tiết tình hình công nợphải trả đối với nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tíndụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận thanh toán của nhà cung cấp

Các hoạt động mua hàng phải chịu sự chi phối của pháp luật, như việc kýkết hợp đồng, quản lý hoá đơn mua hàng, chi trả tiền hàng,…Ngoài ra, còn cầntuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủcác hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh,…

1.2.3.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

a Các chứng từ kế toán

Phiếu yêu cầu hàng hóa: nhằm kiểm soát hàng cần mua và xác định

trách nhiệm của người lập phiếu đối với lượng hàng cần mua, bao gồm thôngtin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu

về thời gian nhận hàng…

Bảng báo giá: khi mua hàng cần lựa chọn 3 bảng báo giá và tìm ra 1 báo

giá phù hợp nhất của đơn vị bán hàng, nhằm mục đích kiểm soát giá bán vàchất lượng hàng mua vào, bao gồm đơn giá, mẫu mã, quy cách, chất lượng vànhững điều kiện khác

Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, đơn vị sẽ lập đơn

đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trườnghợp đặc biệt Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, quicách, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếuyêu cầu, cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếuđơn đặt hàng được người bán chấp thuận thì một hợp đồng kinh tế giữa haibên sẽ được soạn thảo và ký kết

Báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho: 2 báo cáo này là chứng từ nhằm

kiểm soát được lượng hàng mua vào nhập kho đúng với lượng hàng cần mua.Sau khi kiểm đếm độc lập, hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng,chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận Số liệu thực nhập đượcdùng làm căn cứ để ghi tăng TK hàng tồn kho

Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định

quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán củangười mua đối với người bán

Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, sec thanh toán: đây là các chứng

từ làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán

Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải

trả người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu,giảm giá hàng bán Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp

vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả Chứng từ này ghi thông tin

về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lạihoặc được chiết khấu giảm giá

b Các sổ sách kế toán

Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổchi tiết và các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…

Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng phátsinh, sổ nhật ký thường phản ánh giá mua của các mặt hàng.

Sổ chi tiết phải trả người bán: phản ánh số tiền phải trả người cung cấphàng hóa

Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: phản ánh vật tư mua vào

Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Tùy theo yêu cầu mà sẽ có những báo cáo được sử dụng để phục vụkiểm soát nội bộ tại đơn vị, thường sử dụng các báo cáo sau:

Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho cònbao nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnhhưởng đến tiến độ sản xuất của công ty

Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng nhưhóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghichép sổ sách

Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởingười bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho ngườibán, và số dư cuối kỳ

Báo cáo nhập xuất tồn: thể hiện tình hình nhập hàng, xuất kho hàng hoá

và số lượng hàng hoá còn tồn tại từng kho ở từng thời điểm cần theo dõi

1.2.3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

a Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá

Xác định nhu cầu đối với từng loại vật tư, hàng hoá cần mua tại mỗi thờiđiểm là bước khởi đầu của chu trình mua hàng, việc này có thể được thựchiện thông qua so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng

loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu; nếu số dư tồn khocủa từng loại không đảm bảo nhu cầu sử dụng và dự trữ thì bộ phận mua hàng

có thể xác định nhu cầu cần phải mua bổ sung thêm Các bộ phận có nhu cầucũng có thể yêu cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng Bộ phận mua hànglàm giấy đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng,chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, đây chính làcác thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước kế tiếp của chu trình mua hàng.Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là giấy đề xuất mua hàng phải đảm bảocác thông tin chủ yếu về chủng loại hàng hoá cần mua, số lượng, chất lượng,quy cách, người đề nghị mua hàng, phiếu đề xuất mua hàng phải được đánh

số thứ tự trước của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện phápkiểm soát các phiếu đề xuất mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề xuấtmua được đặt hàng, quan trọng là phải có lãnh đạo phê duyệt mua hàng Chỉnhững người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục nàynhằm đối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề xuất mua hàng khi chưathật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết, do nhân viên

đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc muahàng Đối với các hàng hoá mua ngoài kế hoạch, phải có báo cáo bất thườnggiải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch

b Xử lý đơn đặt hàng

Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng, bộ phận muahàng tiến hành lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Nội dungchính của đơn đặt hàng bao gồm: ngày tháng, chủng loại vật tư, hàng hoá,dịch vụ, số lượng, đặc tính kỹ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu,người phê duyệt Việc lựa chọn nhà cung cấp cần phải đảm bảo khách quan

và thường được căn cứ vào dữ liệu về xếp hạng, đánh giá nhà cung cấp qua

các lần mua trước theo các tiêu thức chủ yếu như giá cả, chất lượng hàng hoá

và sự tin cậy lẫn nhau Sau khi nhà cung cấp đã được xác định, bộ phận đặthàng tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán,làm các thủ tục và ký kết hợp đồng hoặc nhận được sự chấp thuận đặt hàng từnhà cung cấp theo đúng các nội dung được yêu cầu Một bản sao của đơn đặthàng và thông báo chấp thuận của nhà cung cấp được gửi đến bộ phận nhậnhàng để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị nhận hàng khi hàng về đến công ty.Một bản sao khác của đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận kế toán vật tư

để bộ phận này theo dõi hàng nhập kho và làm các thủ tục thanh toán khinhận được hoá đơn của nhà cung cấp

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là đơn đặt hàng và nhà cung cấp phảiđược phê duyệt đúng cấp có thẩm quyền, đơn đặt hàng phải được đánh số thứ

tự trước và phải được tham chiếu đến phiếu đề xuất mua hàng trước đó, phảighi rõ chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giaohàng và các thông tin liên quan khác Bộ phận mua hàng phải độc lập với các

bộ phận khác và chịu trách nhiệm đối với lượng hàng hoá mua vào công ty.Phải có báo giá từ nhiều nhà cung cấp và phải căn cứ vào thông tin về giá củacác lần mua trước Yêu cầu nhà cung cấp có bằng chứng xác thực về giá báncủa nhà cung cấp là hợp lý nhất trên thị trường, cam kết không có mối quan

hệ nào về lợi ích giữa người đi mua hàng và nhà cung cấp, kỷ luật nghiêmkhắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng, nên ban hành quy tắc đạođức trong đó nghiêm cấm nhân viên nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhàcung cấp Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng Giấy đề xuấtmua hàng và đơn đặt hàng cung cấp bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp

vụ mua hàng Cần lập hồ sơ riêng về những lô hàng đã quá hạn giao hàng, haycác đơn đặt hàng còn đang đi trên đường chưa về đến kho

Ở các doanh nghiệp thường có phòng thu mua hàng hoá để thực hiệnnhiệm vụ mua hàng, quá trình kiểm soát nội bộ tốt là phòng thu mua độc lậpvới các bộ phận có trách nhiệm thẩm định việc mua hàng và nhận hàng, đảmbảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

c Nhận hàng hoá

Nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho được bộ phận nhận hàng thựchiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao.Hàng hoá giao nhận và người chịu trách nhiệm giao nhận được thể hiện trênbiên bản giao nhận vật tư hàng hoá Bước tiếp theo, bộ phận nhận hàng phảilàm thủ tục nhập kho hàng hoá, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giaothẳng cho khách hàng Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, trách nhiệm quản

lý vật tư hàng hoá thuộc về bộ phận quản lý kho hàng Đây là bộ phận bảoquản về mặt hiện vật các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Thủ kho phải

ký nhận vào phiếu nhập kho và chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ vật tư,hàng hóa được cung ứng cho đến khi xuất giao cho các bộ phận sử dụng hoặcgiao cho khách hàng (đối với các doanh nghiệp thương mại) Phiếu nhập khovật tư, hàng hoá là cơ sở để phản ánh vào sổ tổng hợp và chi tiết có liên quan Thủ tục kiểm soát đối với quá trình nhận hàng là bộ phận nhận hàng đốichiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hoá thực tế được nhập vớiđơn đặt hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho cần đượcđánh số thứ tự trước để kiểm soát chặt chẽ Bộ phận có nhu cầu tham gia nhậnhàng, nếu có sự không phù hợp hoặc phát sinh thừa thiếu, bộ phận nhận hàngphải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để xử lý và làm các thủ tục liên quan

Để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, các công ty thường có phòng tiếp nhận

để làm chức năng kiểm tra, tiếp nhận, nhập kho hàng hoá Để ngăn ngừa sự

mất mát và lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soátchặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi

Phiếu nhập kho là bằng chứng về sự phát sinh, sự hiện hữu và sự đầy đủcủa nghiệp vụ mua hàng

d Trả lại hàng hoá và giảm giá hàng mua

Khi nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu trong đơn đặt hàng củadoanh nghiệp, thông thường có 2 cách giải quyết sau đây: trường hợp sai khácquá lớn, nếu chấp nhận sẽ ảnh hưởng đến uy tín chất lượng sản phẩm thìdoanh nghiệp từ chối nhận hàng và yêu cầu nhà cung cấp giao lại vật tư, hànghoá khác phù hợp Trong trường hợp này, nghiệp vụ mua hàng coi như chưađược hoàn thành, hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, có ghi rõ lý do khôngnhận hàng và chi phí mua hàng được thể hiện rõ trong biên bản trả lại hàng,biên bản này được ký nhận giữa hai bên Trường hợp lỗi hư hỏng hoặc saibiệt không ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhà cungcấp chấp nhận giảm giá và coi đó như một khoản bù đắp cho lô hàng này thìdoanh nghiệp có thể chấp nhận việc giao hàng Lúc này giá mua hàng sẽgiảm, nếu việc giảm giá không thể hiện trên hoá đơn mua hàng thì người cungcấp phải lập thêm một hoá đơn giảm giá kèm theo Bộ hoá đơn này là căn cứ

để kế toán tính giá cho lô hàng nói trên Đồng thời với việc ghi giảm giá vật

tư hàng hoá là giảm khoản phải trả người bán trên tài khoản thanh toán vớinhà cung cấp

1.2.3.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán

a Ghi nhận các khoản nợ người bán

Sau khi thủ tục nhập kho được thực hiện xong, bộ chứng từ nhận hàng

và hoá đơn của nhà cung cấp sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán

và làm các thủ tục thanh toán Kế toán công nợ ghi sổ để theo dõi nghiệp vụphát sinh.

Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ này là kế toán công nợ phảikiểm tra đối chiếu hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp với đề xuất mua hàng,đơn đặt hàng, các chứng từ nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo hàngmua đúng với yêu cầu và các khoản thanh toán là hợp lệ và chính xác trướckhi hạch toán vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp Thường thì các phép nhân

và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn.Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơncòn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán

b Thanh toán cho người cung cấp

Tuỳ thuộc phương thức thanh toán đã thoả thuận trước, đến thời điểmthanh toán, kế toán thanh toán tiến hành các thủ tục cần thiết để chuyển tiềnvào tài khoản của nhà cung cấp hoặc chi thanh toán bằng tiền mặt

Thủ tục kiểm soát khi thanh toán cho nhà cung cấp là uỷ nhiệm chi,phiếu chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt, đểđảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì người ký chứng từ chi phải khác vớingười thực hiện chức năng thanh toán Các phiếu chi, UNC phải được đánh sốtrước và cẩn thận trong khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng vàphiếu chi không còn hiệu lực Để ngăn ngừa các chứng từ gốc được sử dụnglại để chi lần tiếp theo, kế toán viết số phiếu chi lên các chứng từ gốc để nhậnbiết được là chứng từ đó đã có tại số phiếu chi đó, hoá đơn đã được thanhtoán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” Thủ tục kiểm soát quan trọng trongkhâu này là người ghi sổ các khoản chi tiền mặt để thanh toán cho việc muahàng hoá hay dịch vụ thì không được giữ tiền mặt hoặc các tài sản khác đượcdùng để thanh toán

c Chiết khấu mua hàng

Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn, nhà cungcấp có thể thực hiện khoản giảm trừ trên giá niêm yết Việc giảm trừ có thểthực hiện trực tiếp trên hoá đơn, khi đó giá mua chính là giá trên hoá đơn.Trường hợp nhà cung cấp lập riêng hoá đơn điều chỉnh cho khoản chiết khấunày, doanh nghiệp ghi giảm giá trị hàng mua và ghi giảm khoản thanh toánvới nhà cung cấp Thủ tục kiểm soát đối với khoản chiết khấu mua hàng lànên đưa vào điều khoản hợp đồng mua bán để hai bên cùng thực hiện

Tóm lại, để thực hiện thành công kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

và thanh toán, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc chung: một môi trườngvăn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và mỗi nhân viên đượcphân công trách nhiệm rõ ràng trong công ty Quy trình hoạt động và quytrình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạtrộng rãi trong nội bộ công ty Rủi ro được phân tích rõ ràng đến các nhân viên

để có biện pháp ngăn ngừa Tất cả các nghiệp vụ phải được thực hiện với sự

uỷ quyền và phê chuẩn thích hợp Mọi nhân viên đều phải tuân thủ các quyđịnh về kiểm soát nội bộ, trách nhiệm kiểm tra, giám sát được quy định rõràng giữa các bộ phận trong công ty; định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệuquả của các biện pháp kiểm soát nội bộ Mọi vấn đề quan trọng phải được thểhiện dưới dạng văn bản và có tính pháp lý

Kiểm soát nội bộ không phải là mới đối với các nhà nghiên cứu, nhưngtrên thực tế, vấn đề nhận thức và xây dựng kiểm soát nội bộ hiệu quả trongđơn vị đang còn là mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặcbiệt là các doanh nghiệp cổ phần ở nước ta, tuy kiểm soát nội bộ là nội dungrất cần thiết để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nhưng đối với nhà quản

lý, nhất là đối với HĐQT hay Tổng giám đốc, kiểm soát nội bộ vẫn còn là vấn

đề cần thiết tìm hiểu để áp dụng

Trên đây là toàn bộ quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán, tuy nhiên khi thiết lập các thủ tục kiểm soát cũng cần cânnhắc giữa chi phí bỏ ra cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát phải nhỏ hơn lợiích mà thủ tục đó mang lại; các sai phạm của con người khi thực hiện các thủtục kiểm soát như thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán; kiểm soát nội bộ bịphá vỡ khi có sự thông đồng với bên ngoài hoặc với nhân viên đơn vị Vì vậy,kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán nói riêng là vấn đề rất quan trọng và cần thiết

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn đã trình bày những vấn đề cơ bản về kiểmsoát nội bộ mà đặc biệt là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántrong doanh nghiệp, sự cần thiết phải kiểm soát nội bộ và các nhân tố ảnhhưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Phần nghiên cứu này sẽ là cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu, đánh giáthực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán và đưa ra nhữnggiải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3

Chương 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Dệt may 29/3 có tiền thân là một doanh nghiệp Nhànước trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng Trước đây trụ sở chínhcủa công ty đặt tại 478 Điện Biên Phủ - thành phố Đà Nẵng, ngày 20-3-2006chuyển về 60 Mẹ Nhu, Đà Nẵng Với tên giao dịch là HACHIBA, công ty mởtài khoản số 300121100299 tại Ngân hàng Công thương thành phố Đà Nẵng

và giao dịch với nhiều ngân hàng khác

Trước kia với khoản 1.000m2 nhà xưởng, đây là xưởng sản xuất bánhkẹo Lợi Sanh Sau khi giải phóng, hưởng ứng lời kêu gọi của Đảng và Nhànước về phát triển kinh tế, khắc phục hậu quả do chiến tranh gây ra, nhiều nhàcông thương, tiểu thương, tiểu thủ công nghiệp ở Đà Nẵng đã góp vốn thànhlập nên “Tổ hợp Dệt Khăn Bông 29/3” Trong thời điểm này, tổ hợp chỉ có 12máy dệt và 40 nhân viên hoạt động hoàn toàn thủ công do 38 cổ đông gópvốn Ngày 29/03/1976, nhân dịp tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng kỷ niệm mộtnăm ngày giải phóng, “Tổ hợp Dệt 29/3” chính thức được khánh thành Banăm đầu từ năm 1976 - 1978 là những năm Tổ hợp bắt đầu làm quen với kỹnghệ Dệt Khăn Bông Để có điều kiện phát triển và mở rộng sản xuất, ngày

28 - 11 - 1978 Ủy Ban Nhân Dân tỉnh chính thức ký quyết định chuyển “Tổhợp Dệt 29/3” thành “Xí nghiệp Công ty Hợp Danh 29/3” với số vốn hơn 200

lượng vàng Hàng năm sản xuất ra 2,8 triệu chiếc khăn mặt, đáp ứng nhu cầuthị trường trong nước và chuẩn bị phương hướng để xuất khẩu sản phẩm.Đến năm 1984, Xí nghiệp đã có những bước đi vững chắc trong sảnxuất Ngày 29/3/1984 xí nghiệp được Nhà nước chấp nhận trở thành đơn vịquốc doanh với tên gọi “Nhà máy Dệt 29/3” Sản phẩm chính là khăn bôngphục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu sang các nước như Ba Lan, Đức,Liên Xô, … thu nhập của cán bộ công nhân viên nhà máy ngày càng đượcnâng cao, đồng thời giải quyết công ăn việc làm cho lao động tỉnh nhà Cuốinăm 1984 nhà máy được khối công nghiệp bầu là lá cờ đầu và được Nhà nướctrao tặng Huân chương lao động hạng 2.

Trong những năm 1990-1992 cùng với sự kiện hệ thống các nước Đông

Âu sụp đổ, thị trường xuất khẩu của nhà máy bị tác động trực tiếp, sản xuất bịđình đốn, nguồn vốn bị ứ đọng, không phát huy được hết tác dụng, công nhânphải nghỉ việc Có thể nói đây là thời kỳ khó khăn nhất của đơn vị Vớiphương châm “Tự cứu mình”, Ban giám đốc và công nhân nhà máy đã phátđộng phong trào huy động vốn trong cán bộ công nhân viên Ban lãnh đạo đãmạnh dạn vay vốn Ngân hàng để mở rộng quy mô sản xuất Trên cơ sở vốnhuy động được và vốn vay Nhà máy xây dựng thêm phân xưởng may xuấtkhẩu, giải quyết thêm công ăn việc làm cho người lao động

Ngày 3 tháng 11 năm 1992, theo quyết định số 3156/QĐ-UB của Uỷ banNhân dân tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, Nhà máy Dệt 29/3 đổi tên thành

“Công ty Dệt may 29/3” với tên giao dịch là HACHIBA có đầy đủ tư cáchpháp nhân, được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp Với tổng diện tích đất10.360m2, đóng tại 60 Mẹ Nhu, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Ngày29/3/2007 nhân kỷ niệm 32 năm ngày thành lập, công ty chính thức công bố

cổ phần hoá với tên gọi mới là “Công ty cổ phần Dệt may 29/3”

2.1.2 Chức năng và hoạt động của Công ty

Chức năng: chức năng chính của công ty gồm:

Chuyên sản xuất các mặt hàng khăn: khăn mặt, khăn tay, khăn tắm, phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng nội địa

Sản xuất, kinh doanh và gia công các mặt hàng may mặc: áo sơ mi, áoJacket, quần Short, và các loại dệt kim

Hoạt động: Công ty hoạt động trong cả hai lĩnh vực Dệt và May, có mặt

ở nhiều thị trường trong và ngoài nước Khách hàng trong nước của công tychủ yếu là các đại lý, nhà buôn lớn về mặt hàng khăn Ở miền Bắc nhu cầuthường là các loại khăn dày nhất là vào mùa lạnh, ở miền Trung tiêu thụ mạnh

ở các nhà hàng, khách sạn, các đại lý, Đối với khách hàng nước ngoài chủyếu là đặt hàng gia công may mặc, ngoài ra cũng có mặt hàng khăn bôngnhưng không đáng kể, khách hàng chủ yếu là Nhật, Mỹ, Nga, Đài Loan,

2.1.3 Tổ chức bộ máy tại Công ty

Công ty CP Dệt may 29/3 vừa là doanh nghiệp sản xuất vừa là doanhnghiệp thương mại Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty gồm có các bộ phận,các chức năng riêng biệt, giữa các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

Tổng giám đốc: là người có quyền hành cao nhất, quản lý mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật vàtoàn thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động của công ty

Phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất dệt và MMTB: quản lý và

điều hành việc sản xuất ở xí nghiệp dệt; phụ trách phần xây dựng cơ bản, chịutrách nhiệm về cơ sở vật chất, hạ tầng của công ty

Các phòng ban

Phòng Tổng hợp: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức nhân

sự, giải quyết chính sách cho cán bộ công nhân viên Đồng thời xây dựngđịnh mức lao động, phương án trả lương, tham mưu cho giám đốc về công tácthi đua khen thưởng và kỷ luật

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)

Quan hệ lãnh đạoQuan hệ chức năng

Phó TGĐ phụ trách sản xuất dệt và MMTB

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phòng

KT cơ điện ĐT

Phòng

KD xuất nhập khẩu

Phòng quản trị đời sống

Phòng

kế toán

Phòng

kỹ thuật chât lượng may

Phòng Kế toán: tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty, tổchức theo dõi, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tham mưu chogiám đốc trong việc ra các quyết định liên quan đến tình hình sản xuất kinhdoanh của công ty

Phòng Kinh doanh-xuất nhập khẩu: lập kế hoạch sản xuất kinh doanhcho các xí nghiệp, chịu trách nhiệm trong việc thu mua cung ứng vật tư choquá trình sản xuất, đồng thời tham mưu cho ban giám đốc về giá cả vật tưhàng hoá, sản phẩm mới Ngoài ra còn có chức năng điều hành sản xuất xínghiệp dệt, đưa ra nhu cầu về nguyên liệu chính là sợi cho phân xưởng dệt;đưa ra bảng nhu cầu xuất vật tư, căn cứ vào định mức nguyên vật liệu dophòng kỹ thuật công nghệ dệt chuyển qua; đưa ra kế hoạch sản xuất của công

ty trong từng kỳ và nguyên nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất

Phòng Kỹ thuật chất lượng may: chịu trách nhiệm thiết kế các mẫusản phẩm của công ty hay theo đơn đặt hàng may, đồng thời đưa ra các địnhmức nguyên vật liệu chính cho từng loại sản phẩm

Phòng Kỹ thuật công nghệ dệt: thiết kế các mẫu sản phẩm khăn bông

và đưa ra định mức nguyên liệu chính là sợi cho từng loại sản phẩm

Phòng Điều hành sản xuất may: căn cứ vào định mức sản phẩm,phòng sản xuất đưa ra bảng nhu cầu xuất nguyên liệu chính cho các xí nghiệpmay và là nơi phê duyệt các yêu cầu về nguyên, nhiên phụ liệu do các xínghiệp gửi lên

Phòng Kỹ thuật cơ điện đầu tư và môi trường: chịu trách nhiệm vậnhành máy móc thiệt bị, đề xuất thay thế, bổ sung và thanh lý thiết bị cũ lạchậu Ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm về việc đầu tư, quản lý các côngtrình đã và đang xây dựng, thực hiện công việc sửa chữa thường xuyên, sửachữa nhỏ máy móc thiết bị

Phòng Quản lý đời sống: đảm bảo việc chăm lo đời sống cho côngnhân viên, quản lý việc ăn trưa của công nhân, giúp đỡ thăm hỏi trong dịp lễcưới, đau ốm…

2.1.4 Đặc điểm sản xuất mặt hàng may của Công ty

2.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm may của Công ty

Đặc điểm của sản phẩm may là sản xuất hàng loạt và khác nhau về giớitính, tuổi, mục đích hay nhu cầu sử dụng nên sản phẩm rất đa dạng

Sản phẩm được thiết kế cho từng đơn đặt hàng là giống nhau nên chiphí sản xuất một sản phẩm trên cùng một đơn đặt hàng giống nhau

Sản phẩm ngành may đa dạng về chủng loại: sản phẩm theo mùa, theo

độ tuổi, theo giới tính, … các đơn đặt hàng khác nhau thì có thể khác nhau vềthiết kế, quy cách, quy mô, kích cở, …

Quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theodây chuyền: mua hay nhận nguyên vật liệu - chuẩn bị sản xuất - cắt - may -cắt chỉ - ủi - hoàn tất - đóng gói Bên trong những khâu lớn có những dâychuyền: khâu cắt bao gồm những công việc như trải vải, cắt, đánh số, kiểmtra, bó hàng, … công việc này mang tính chất sản xuất dây chuyền, tức côngviệc nọ nối tiếp công việc kia và các công việc này phụ thuộc lẫn nhau

Ngành may mang tính phức tạp cao, các bước công việc nhiều nên sốlượng người tham gia sản xuất lớn

Ngành may sử dụng nguyên phụ liệu lớn, kích cở, màu sắc của nguyênphụ liệu đa dạng Do vậy, việc kiểm soát tình trạng vật tư là vấn đề phức tạp.Thường gặp trong sản xuất ngành may là tình trạng không đồng bộ nguyênphụ liệu khi đưa vào sản xuất

Phế liệu thu hồi rất lớn: do hình dạng đặc thù của từng sản phẩm và quycách các nguyên vật liệu được bán trên thị trường nên khi cắt may các chi tiết,các cụm chi tiết của sản phẩm luôn tạo ra nguyên vật liệu rẻo Khối lượngnguyên vật liệu rẻo của sản phẩm may cũng rất lớn.

2.1.4.2 Tổ chức sản xuất sản phẩm may của Công ty

 Bộ phận sản xuất: là nơi trực tiếp sản xuất các loại khăn bông hàngmay mặc xuất khẩu Bao gồm các xí nghiệp sau:

Xí nghiệp dệt: là nơi trực tiếp chế biến các nguyên liệu chính (sợi mộc)

để tạo ra những mặt hàng khăn bông hoàn chỉnh

Xí nghiệp may: khi nhận nguyên liệu từ khách hàng xí nghiệp may tiếnhành gia công tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu đơn đặt hàng Hiện nay

Công ty CP Dệt may 29/3

Tổ lò hơi

Tổ mộc

Tổ cơ điện

Tổ hoàn thành

Tổ cắt Tổ

may 1,2,

Tổ cắt chỉ

Tổ hoàn thành

Tổ dệt

Tổ tẩy nhuộm

Tổ

Xí nghiệp Wash

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất tại công ty

(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)

công ty còn thực hiện các hợp đồng xuất khẩu trọn gói nên tự nhập nguyênvật liệu và sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng

Tổ hồ trục: chịu trách nhiệm chính ở các giai đoạn trong quy trình côngnghệ như: côn sốp, đánh ống, sợi dọc, hồ trục

Tổ tẩy nhuộm: chịu trách nhiệm chính ở các giai đoạn trong quy trìnhcông nghệ như: tẩy trắng, nhuộm, sấy

Tổ hoàn tất: in hoa, cắt vòng, sấy khô thành phẩm rối chuyển sangphòng kiểm tra chất lượng sản phẩm

Tổ KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm

Tổ cắt: cắt vải theo mẫu thiết kế để chuyển qua tổ may lắp ráp

Tổ may: nhận vải đã cắt ở tổ cắt để gia công theo từng bộ phận

Tổ cắt chỉ: cắt chỉ thừa ở các sản phẩm

Tổ hoàn tất: lắp ráp từng bộ phận lại với nhau để hoàn tất sản phẩm

 Bộ phận phục vụ sản xuất: đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục.Xuất vật liệu chính, vật liệu phụ dùng trong quá trình may chuyển đến chocác xí nghiệp may Các xí nghiệp tiến hành giao vải cho tổ cắt vải để cắt Tổcắt cắt vải xong chuyển cho tổ may, may xong chuyển cho xí nghiệp Wash.Wash xong chuyển tổ cắt chỉ Cắt chỉ xong chuyển cho tổ hoàn thành Hoànthành xong chuyển cho tổ KCS kiểm tra Kiểm tra xong hoàn tất đóng góigiao hàng

Sơ đồ 2.3 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm may

(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)

Hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29 /3

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: Là người tổ chức công tác kế toán và điều hành mọi

hoạt động của bộ máy kế toán tại công ty Tổ chức việc hạch toán theo quyđịnh của Bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam Chịu trách nhiệm vềmọi hoạt động của tổ chức, hạch toán kế toán của bộ phận kế toán Tuân thủ

nguyên tắc lập báo cáo tài chính và thời hạn nộp theo qui định của Nhà nước Phó phòng kế toán kiêm kế toán công nợ phải thu: giúp kế toán

trưởng chỉ đạo nghiệp vụ đối với kế toán các phần hành, theo dõi công nợphải thu đối với các đơn hàng đã bán nhưng chưa thu tiền được

Vải, nguyên phụ liệu may

mặc

Xí nghiệp

may 1

Xí nghiệp may 2

Xí nghiệp may 3 Xí nghiệp may 4

Tổ Cắt

Xí nghiệp Wash

Tổ May 1,2,3, Tổ cắt chỉ Tổ hoàn thành Tổ KCS