Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần dệt may 29 3

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Việt Nam gia nhập WTO mở nhiều hội, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nước có thời để phát triển, bên cạnh đó, với khủng hoảng tài suy thối kinh tế toàn cầu, kinh tế Việt Nam gặp phải nhiều thách thức, buộc doanh nghiệp phải thay đổi hồn thiện cho phù hợp với tình hình Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp dệt may nói riêng phải khơng ngừng nâng cao lực quản lý, đổi công nghệ để bắt kịp với phát triển ngày cao xã hội Chức kiểm tra, kiểm soát doanh nghiệp ln giữ vai trị quan trọng, đặc biệt kiểm sốt nội cơng cụ chủ yếu để thực chức quy trình quản lý đơn vị Kiểm sốt nội vững mạnh góp phần lớn cho thành công doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày giảm thiểu rủi ro nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất, hầu hết nguyên phụ liệu mua cho hoạt động sản xuất để tạo sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn chi phí doanh nghiệp, nguyên phụ liệu có liên quan trực tiếp đến hiệu sản xuất, doanh nghiệp sản xuất quan tâm nhiều đến kiểm soát chu trình mua hàng tốn, nhằm hạn chế sai sót liên quan đến chu trình liên quan đến chu trình khác Cơng ty cổ phần Dệt may 29/3 công ty chuyên sản xuất, kinh doanh lĩnh vực dệt may mặc, có đặc trưng riêng ngành dệt may, nguyên phụ liệu đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu sắc, đặc biệt thành phẩm sản xuất phải đáp ứng với thị hiếu người tiêu dùng, phải đẹp giá hợp lý, có cạnh tranh thị trường Bên cạnh đó, điều đáng quan tâm nguyên phụ liệu ngành dệt may lại chủ yếu nhập từ nước ngoài, thường nhập nguyên phụ liệu từ công ty lớn nước, nguyên phụ liệu nước Cho nên mua nguyên phụ liệu để đảm bảo sản xuất vấn đề quan trọng, vừa đảm bảo chi phí hợp lý, vừa đảm bảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sản xuất Vì vậy, mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 vấn đề đáng quan tâm, yếu tố đầu vào trình sản xuất kinh doanh Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty chưa quan tâm mức, cịn sơ sài Vì vậy, cần thiết phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Xuất phát từ thực tế đó, tơi chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở lý luận thông qua khảo sát thực tế kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3, tác giả đánh giá thực trạng rút nhược điểm cần khắc phục Trên sở đó, luận văn đề giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp vật biện chứng sử dụng phương pháp: phân tích, quan sát, vấn, thu thập thơng tin, đối chiếu để tìm hiểu đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Những đóng góp đề tài Hệ thống hoá sở lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Trên sở đó, tìm hiểu đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/3, mặt đạt hạn chế cần khắc phục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Hiện có nhiều quan điểm khác KSNB, số định nghĩa bản: Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), Kiểm soát nội tồn sách thủ tục Ban giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát gian lận sai sót, tính xác đầy đủ ghi chép kế toán đảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn Theo định nghĩa Liên đồn Kế tốn Quốc tế (The International Federation of Accountants - IFAC): Kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị [1] Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO), “kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: hữu hiệu hiệu hoạt động; tin cậy báo cáo tài chính; tuân thủ pháp luật quy định”.[12, tr.2] Như vậy, KSNB thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội 1.1.2.1 Bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vơ hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại khơng kiểm sốt thích hợp, tài sản phi vật chất khác sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng cần thiết phải kiểm sốt đủ mạnh để bảo vệ 1.1.2.2 Bảo đảm độ tin cậy thông tin Thơng tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ, khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế, tài 1.1.2.3 Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý KSNB thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ mức Cụ thể, KSNB cần trì kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp; ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập báo cáo tài trung thực khách quan 1.1.2.4 Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các q trình kiểm sốt đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp 1.1.3 Các nhân tố chủ yếu kiểm soát nội Để đáp ứng yêu cầu quản lý đảm bảo hiệu hoạt động, đơn vị tổ chức cần xây dựng không ngừng củng cố KSNB với yếu tố sau: mơi trường kiểm sốt; hệ thống kế tốn; thủ tục kiểm soát; đánh giá rủi ro; giám sát [12, tr.16-17] 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm sốt thành viên đơn vị, tảng phận khác KSNB Sự kiểm soát hữu hiệu tổ chức phụ thuộc nhiều vào thái độ người quản lý vấn đề kiểm soát; người quản lý cao đơn vị tin kiểm soát vấn đề quan trọng, thành viên khác đơn vị cảm thấy điều tơn trọng quy định kiểm sốt; ngược lại người quản lý hơ hào kiểm sốt khơng thực tâm ý, mục tiêu kiểm sốt chắn khơng đạt Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt là: a Phương pháp điều hành lãnh đạo đơn vị Phương pháp điều hành lãnh đạo đơn vị thể qua cá tính, tư cách thái độ họ điều hành công việc Một số nhà quản lý quan tâm đến việc lập báo cáo tài trọng việc hoàn thành vượt mức kế hoạch, sẵn sàng chấp nhận rủi ro Một số nhà quản lý khác lại bảo thủ thận trọng với rủi ro Sự khác biệt phương pháp điều hành ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm soát tác động đến việc thực mục tiêu đơn vị Nếu nhà lãnh đạo cao cung cấp mệnh lệnh rõ ràng cho nhân viên quan trọng kiểm sốt nội nhân viên khác đơn vị nhận thức rõ điều kiểm soát nội thiết lập cách hữu hiệu Phương pháp điều hành lãnh đạo đơn vị ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, qui định, qui chế doanh nghiệp, nhà quản lý đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm sốt áp dụng doanh nghiệp b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt, sở để phân định quyền hạn trách nhiệm thành viên đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành, triển khai định Cũng việc kiểm tra, giám sát thực định toàn doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tốt giúp cho thành viên hiểu họ có nhiệm vụ cụ thể hoạt động họ ảnh hưởng đến người khác việc hoàn thành mục tiêu Một cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu tổ chức xem tốt đảm bảo nguyên tắc sau: Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách bảo quản tài sản Sự phân chia nhằm đảm bảo kiểm tra, kiểm soát lẫn phận Đảm bảo độc lập tương đối phận nhằm đạt hiệu cao hoạt động phận chức c Chính sách nhân Một tổ chức đạt mục tiêu cán bộ, nhân viên cấp đảm bảo kiến thức kỹ cần thiết Một khía cạnh khác không phần quan trọng phẩm chất cán công nhân viên mà đặc biệt trung thực thực giá trị đạo đức Để tạo ý thức đội ngũ cán nhân viên tổ chức, nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng, ban hành thông tin rộng rãi hướng dẫn nguyên tắc đạo đức liên quan đến cấp bậc tổ chức Nhà quản lý phải tự làm gương cho cấp việc tuân thủ nguyên tắc Một vấn đề quan trọng phải loại bỏ động dẫn người nhân viên đến sai phạm, ví dụ việc u cầu nhân viên phải hồn thành cơng việc thời gian ngắn dẫn đến dối trá báo cáo khơng trung thực Như vậy, sách nhân bao gồm toàn phương pháp quản lý quy định đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạc, khen thưởng kỷ luật nhân viên đơn vị d Công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch vấn đề quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị, việc lập kế hoạch giúp cho đơn vị hoạt động hướng có hiệu quả, kế hoạch đơn vị sở tốt cho mục tiêu KSNB Kế hoạch đơn vị bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động, luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng trình kiểm sốt e Mơi trường bên ngồi Mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân tố bên ngồi Các nhân tố khơng thuộc kiểm soát nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế, vận hành quy chế thủ tục KSNB Thuộc nhóm nhân tố bao gồm: kiểm soát quan chức Nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước Như vậy, môi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có ảnh hưởng đến q trình thiết kế, vận hành xử lý liệu KSNB, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra, kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp 10 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán hệ thống báo cáo kế toán Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác KSNB doanh nghiệp Hệ thống chứng từ kế toán: chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp phải thực theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, gồm: tiêu lao động tiền lương, tiêu hàng tồn kho, tiêu bán hàng, tiêu tiền tệ, tiêu TSCĐ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Các chứng từ kế toán lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán 81 PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Tên nhà cung cấp: Địa chỉ: Điện thoại: Bộ phận: Người đánh giá: Điểm đánh giá Hài lòng Chỉ tiêu Chất lượng Giá Thời hạn toán Hỗ trợ khách hàng Điều kiện giao hàng Khả tiếp tục giao dịch Tiêu chuẩn lựa chọn Khơng hài lịng Tổng điểm Kết luận Trên 18 điểm Từ 12 điểm đến 17 điểm A B Dưới 12 điểm C Được chọn nhà cung cấp Được chọn nhà cung cấp phải xem xét lại Ngừng giao dịch Chỉ tiêu điểm D Ngừng giao dịch Kết luận: Ngày đánh giá Tổng giám đốc phê duyệt Người đánh giá Mục đích lựa chọn nhà cung cấp tối ưu Để kiểm sốt hữu hiệu q trình đặt hàng, tránh tình trạng phòng kinh doanh–XNK đảm nhận nhiều khâu, nhận đơn hàng khách hàng, phòng 82 kinh doanh-XNK bảng đơn đặt hàng cho phòng Kỹ thuật chất lượng may, vào đơn hàng đó, phịng Kỹ thuật chất lượng may lập Dự toán nhu cầu vật tư để xác định số lượng loại nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất đơn hàng đó, sau Phịng kinh doanh-XNK Dự tốn nhu cầu vật tư lượng hàng tồn kho để lập Phiếu đề xuất mua vật tư, phiếu chuyển cho phịng kế tốn để kiểm tra lượng vật tư tồn kho, lượng vật tư cần mua vào, sau phịng kế tốn đồng ý số vật tư cần mua, Phiếu đề nghị mua vật tư trình Tổng giám đốc cơng ty để duyệt mua Dự tốn nhu cầu vật tư thể Bảng 3.5 Bảng 3.5 Dự tốn nhu cầu vật tư CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 60 Mẹ Nhu, Q Thanh Khê, Đà Nẵng DỰ TOÁN NHU CẦU VẬT TƯ Tháng năm 2012 Đơn hàng: 10.000 Quần Jean Khách hàng: Reliance Co., ltd Đơn giá Thành tiền Tên vật tư ĐVT Định mức (USD) (USD) V/c 75%C 24%P 1%SYard 12.000 5.24 62,857 98 OZ 54/55 # Vải lót VCD 30-57 w 100% C w = 57 # Yard 5.800 4.52 26,238 White Dựng 901 3F W = 150 Yard 6.200 4.10 25,390 Cm # White Dây kéo 10.500 1.29 13,500 Tổng cộng 127,986 Tổng Giám đốc Đà Nẵng, ngày 20 tháng năm 2012 Trưởng Phòng Kỹ thuật chất lượng may (Nguồn: số liệu Công ty CP Dệt may 29/3) Đơn đặt Gửi hàngBáo (liên 1) giá 83 P Kinh doanh - XNK Phòng Kỹ thuật chất lượng may Nhà cung cấp (2) Dự toán (1c) nhu cầu vật tư Kho Nhận ĐĐH từ khách hàng (3) (1a) (1b) P kế tốn Sơ đồ 3.1 Hồn thiện kiểm sốt đặt hàng (1) Đơn đặt hàng Tổng Giám đốc Đề xuất mua NPL Lựa chọn NCC Phiếu đề xuất mua NPL (2a) (4) Báo giá (5) (6) (8) (7) Duyệ t Duyệ t (9) (10) Đơn đặt hàng (11) (13) Đồng ý cung cấp Ký hợp đồng Hợp đồng (12) (15) (14) Duyệt hợp đồng Hợp đồng (18) (16) (17) Hợp đồng 84 Ghi chú: (1) Phòng kinh doanh- XNK nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng (1a) Phòng kinh doanh - XNK nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng chuyển cho Phòng Kỹ thuật chất lượng may (1b) Trên sở đơn đặt hàng, Phòng Kỹ thuật chất lượng may làm dự toán nhu cầu vật tư (1c) Dự tốn nhu cầu vật tư chuyển cho Phịng kinh doanh -XNK (2) Phòng kinh doanh-XNK phận có liên quan lập Đề xuất mua nguyên phụ liệu (2a) Phiếu Đề xuất mua NPL chuyển cho Phịng kế tốn (3),(4) Phịng kinh doanh- XNK tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp (5) Đề nghị nhà cung cấp có khả mua nguyên phụ liệu gửi bảng báo giá đến cho công ty (6),(7) Bảng báo giá chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh-XNK xem xét trình cho Tổng giám đốc ký duyệt mua (8)(9)(10) Phòng kinh doanh-XNK vào đề xuất mua hàng báo giá duyệt tiến hành làm Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp (11)(12) Nếu nhà cung cấp đồng ý cung cấp nguyên phụ liệu theo đơn đặt hàng, Phịng Kinh doanh-XNK tiến hành soạn thảo hợp đồng (13)(14)(15) Đơn đặt hàng lưu phận mua hàng, hợp đồng chuyển cho nhà cung cấp ký trình Tổng giám đốc ký duyệt (16)(17)(18) Hợp đồng sau ký kết hai bên chuyển cho kho để chuẩn bị nhận hàng, lưu phận mua hàng, gửi cho nhà cung cấp 85 3.2.3.2 Hoàn thiện kiểm sốt quy trình nhận hàng Tại cơng ty khơng có phận nhận hàng, nhận hàng từ nhà cung cấp có thủ kho kiểm tra kiện hàng, khơng có kiểm tra chất lượng hàng hoá Để ngăn ngừa gian lận sai sót xảy xác định trách nhiệm bên liên quan việc nhận hàng, cần có tham gia nhân viên kinh doanh nhân viên phòng kỹ thuật chất lượng may để kiểm tra cụ thể lượng hàng nhập kho, kiểm tra số lượng chất lượng kiện hàng, sau nhập kho hàng hóa, đại diện nhà cung cấp, thủ kho, nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng kỹ thuật chất lượng may ký vào biên nhận hàng Biên nhận hàng có chữ ký xác nhận bên liên quan, kiểm hàng thời điểm hàng nhập kho hạn chế sai sót nhận hàng thiếu hàng theo hợp đồng, nhận hàng không chất lượng, hay hàng bị hư hỏng đường vận chuyển phát Ghi chú: (1) Đối với lô hàng mua nước ngoài, nhân viên kinh doanh-XNK bảng xuất xứ hàng hoá, vận đơn (Bill of landing), hợp đồng kinh tế Hoá đơn tạm để làm thủ tục hải quan (2) Tờ khai hàng hoá XNK gửi cho hải quan để nhận hàng (3)(4) Thủ kho nhận hàng bên ký vào Phiếu giao nhận hàng hố (4a)(4b) nhân viên phịng kinh doanh-XNK nhân viên Phòng kỹ thuật chất lượng may tham gia vào nhận hàng (5)(6)(7) với phiếu giao nhận hàng nhà cung cấp chuyển đến, vào hợp đồng, thủ kho kiểm tra kiện hàng làm bảng nhập kho hàng hoá (8)(9)(10) Bảng nhập hàng chuyển cho Phịng kinh doanh-XNK P.Kế tốn, lưu thủ kho 86 Nhà cung cấp P kế toán Sơ đồ 3.2 Hồn thiện kiểm sốt quy trình nhận hàng Bảng xuất xứ hàng hoá B/L P Kỹ thuật chất lượng may Kho Phòng kinh doanh- XNK Làm thủ tục hải quan (1) Hợp đồng (2) Hoá đơn tạm Tờ khai hàng hoá XNK (3) Nhận hàng Hàng Kiểm tra chất lượng Hóa đơn GTGT (11) (5) (4) Phiếu giao nhận hàng (4a) (4b) Kiểm tra chất lượng Phiếu giao nhận hàng (6) Hóa đơn GTGT (12) Kiểm tra (8) hàng P tính giá thành vật tư (7) Bảng nhập hàng (9) Bảng nhập hàng (10) Bảng nhập hàng (8) (13) P tính giá thành vật tư (14) Phiếu nhập kho (15) (9) Hợp đồng Hoá đơn Phiếu nhập kho (liên 1) (16) Phiếu nhập kho (liên 2) Hợp đồng Hoá đơn 87 (11)(12)(13) Nhà cung cấp chuyển Hoá đơn cho nhân viên kinh doanh, vào Hoá đơn nhân viên kinh doanh lập Phiếu tính giá thành vật tư; vào Bảng nhập hàng, nhân viên kinh doanh kiểm tra in Phiếu nhập kho (14)(15)(16) Phòng kinh doanh lập Phiếu nhập kho chuyển chứng từ gồm Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho, Hợp đồng, Hoá đơn mua hàng cho kế toán vật tư, liên phiếu nhập kho gửi cho thủ kho, liên lưu phòng kinh doanh-XNK 3.2.3.3 Hồn thiện kiểm sốt chi phí mua hàng Hiện công ty vừa mua hàng nước vừa mua hàng nước ngoài, đơn hàng nước ngồi, cơng ty thường ký kết hợp đồng với giá FOB, giá CIF Các chi phí phát sinh liên quan đến mua hàng Công ty bao gồm: chi phí vận chuyển quốc tế, chi phí bảo hiểm hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển từ nơi nhận hàng kho cơng ty, chi phí bốc xếp vào kho, chi phí hải quan, Theo nguyên tắc giá gốc chi phí phải tính vào giá trị hàng mua nhập kho, thực tế công ty chưa tập hợp chi phí vào giá trị hàng mua, mà Phịng kinh doanh –XNK lập bảng tính giá trị hàng mua sở giá mua hoá đơn cộng với chi phí bảo hiểm, chi phí hải quan, sau chuyển cho phịng kế tốn, có chiết khấu tốn kế tốn vật tư trừ vào giá trị hàng mua hạch tốn vào TK 152, cịn chi phí cịn lại khơng đưa vào giá trị hàng mua mà hạch tốn vào TK 627 khơng theo trình tự lơ hàng cả, chi phí phân bổ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên nhân tính giá trị hàng nhập kho, kế toán vật tư chưa tập hợp tất chi phí phát sinh cho lơ hàng Vì vậy, kiểm sốt chi phí mua hàng vấn đề đặt cơng ty Để kiểm sốt chi phí mua hàng, đưa tất chi phí mua hàng vào giá trị hàng mua theo nguyên tắc giá gốc, tổng giám đốc công ty cần đưa 88 quy định mua hàng, quy định chi phí mua hàng phát sinh tối đa ngày phận có liên quan phải gửi hố đơn tốn phịng kế tốn; chi phí vận chuyển từ cảng kho cơng ty, hay chi phí bốc xếp, vào hợp đồng ký trước, giá thoả thuận trước với đơn vị, kế toán biết đơn giá tính xác chi phí phát sinh cho lơ hàng nhập kho Tóm lại, để kiểm sốt tất chi phí mua hàng để tính vào giá trị hàng mua, vấn đề quan trọng cần đưa quy định mua hàng cần thực nghiêm ngặt theo quy định đó, sau thời điểm kế tốn tính xong giá trị hàng mua hạch tốn vào TK 152 cho lơ hàng vừa nhập, phận gửi hoá đơn để toán chi phí mua hàng cho lơ hàng khơng chấp nhận tốn 3.2.3.4 Hồn thiện kiểm sốt ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Việc ghi sổ nghiệp vụ mua hàng có hạn chế chưa theo dõi nguyên phụ liệu mua vào theo mã hàng thống nhất, công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo nên nhập vật tư vào chương trình máy, thủ kho nhập mã vật tư theo loại mã gợi nhớ, gặp khó khăn nhập tên nhà cung cấp dài vào phần mềm kế toán; NPL ngành may đa dạng, nhiều chủng loại, số NPL gần giống khơng chi tiết cho NPL Để kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ mua hàng cần phải thiết lập mã nguyên phụ liệu Mục đích việc thiết lập mã nguyên phụ liệu giúp kiểm soát phát sinh tính đắn nguyên vật liệu mua vào, kiểm soát chặt chẽ nguyên phụ liệu tất phần hành, từ thủ kho đến kế tốn vật tư, kế tốn cơng nợ kế tốn tốn, q trình nhập liệu tốn có thơng tin sai, ví dụ nhập liệu sai loại vật tư cho lô hàng mua nhập kho dựa vào mã này, phận khác dễ dàng nhận 89 phận làm sai khắc phục lỗi sai, mã sử dụng thống từ thủ kho đến kế toán, để thủ kho nhập liệu vào chương trình máy theo mã đó, kế tốn vật tư cần nhìn vào mã biết loại nguyên vật liệu gì, chủng loại Từ việc kiểm sốt đối chiếu thủ kho kế toán, phần hành khác hữu hiệu Bộ mã thiết lập cách ghép nối sau: Mã nhà cung cấp Nhóm XX Mã Mã khách ngành hàng Nhóm XX sản xuất Nhóm X Mã nguyên phụ liệu Mã chi tiết nguyên phụ Nhóm XX liệu Nhóm XXXX Nhóm 1: Mã nhà cung cấp gồm có ký tự khai báo phần mềm kế toán 1- Nhà cung cấp SHERPLASTIC, 02- Nhà cung cấp JIAXING,… Nhóm 2: Mã khách hàng, gồm có ký tự, thể khách hàng đặt hàng công ty 1- đơn hàng Perry Ellis, 02- đơn hàng Gerber scientific,… Nhóm 3: Mã ngành sản xuất , gồm có ký tự, quy định sau: 0- vật liệu ngành may, 1- vật liệu ngành dệt Nhóm 4: Mã nguyên phụ liệu, gồm có ký tự, thể loại nguyên phụ liệu công ty 1- vải chính, 02- vải lót, 03- dựng,… Nhóm 5: thể chi tiết loại nguyên phụ liệu, nguyên phụ liệu đa dạng chủng loại nên mã thiết kế gồm có ký tự 0001 – vải Navy Black 51, 0002- vải DK Grey 1800 0003- vải 151#Black, 0004- vải 151# Straw,… 90 Ví dụ mã nguyên vật liệu: 02 01 01 0003: cho biết nguyên vật liệu ngành may, nhà cung cấp JIAXING, khách hàng Pery Ellis sản xuất cho đơn hàng Mechatex, vải chính, loại vải vải 151#Black 3.2.3.5 Hồn thiện kiểm sốt quy trình tốn Như trình bày chương 2, chứng từ mua hàng Phịng kinh doanh-XNK chuyển sang kế tốn vật tư, kế tốn vật tư nhập liệu vào chương trình kế tốn Bravo, sau kế tốn vật tư chuyển cho kế toán toán Giấy đề nghị tốn tiền, kế tốn cơng nợ kế tốn tốn kiểm tra phần mềm, cịn chứng từ gốc khơng kế tốn cơng nợ kế tốn tốn kiểm tra lại Chỉ trừ lơ hàng lớn, tốn tiền qua ngân hàng nước ngồi kế tốn tốn photo chứng từ gửi cho ngân hàng Vì vậy, Phịng kinh doanh –XNK làm Giấy đề nghị toán sai, kế toán vật tư nhập liệu sai vào phần mềm kế tốn kế tốn tốn khơng biết lỗi sai tiếp tục chuyển trả tiền cho nhà cung cấp, điều có nghĩa kiểm sốt nội chu trình tốn cơng ty chưa hữu hiệu Để ngăn chặn sai sót nêu trên, tất lơ hàng dù tốn nước hay ngồi nước chứng từ mua hàng cần phải luân chuyển từ kế toán vật tư đối chiếu với kế toán toán, kế toán tiền gửi ngân hàng làm Uỷ nhiệm chi xong chuyển tồn bộ chứng từ cho kế tốn cơng nợ để đối chiếu số tiền Uỷ nhiệm chi với số tiền cần trả cho nhà cung cấp Sau trình chứng từ cho Kế tốn trưởng ký duyệt; làm q trình tốn khó bị sai sót gian lận, kiểm sốt nội đánh giá hữu hiệu Ghi chú: (1)(2)(3) Đối với đơn hàng yêu cầu toán trước, phịng kinh doanhXNK làm Đề nghị tốn tiền chuyển cho phịng kế tốn để làm thủ tục toán tiền 91 KT vật tư KT KT Ngân Tổng kiêm cơng nợ Sơ thanhthiện tốnkiểm sốt trưởng hàng giám đồ đốc 3.3 Hồn quy trình tốn Phịng Kinh doanh-XNK Hợp đồng (1) Đề nghị toán (trường hợp trước giao hàng) Đề nghị toán (trường hợp trước giao hàng) (2) (3) Thanh toán Nhận Hóa đơn GTGT (4) Giấy đề nghị tốn (6) Kiểm tra (5) Kiểm tra, đối chiếu (10) (7) Giấy đề nghị toán Duy ệt (8) (9) (11a) Kiểm tra, đối chiếu (11) Duy ệt Phiếu chi/ (8) Ủy nhiệm chi Duy ệt (14) Thực thủ tục chuyển khoản cho nhà cung cấp (13) Duy ệt (12) Ủy nhiệm chi (15) (11b) Sổ chi tiết ngân hàng (17) (16) Sổ phụ ngân hàng 92 (4)(5) Căn Hoá đơn, nhân viên mua hàng làm Giấy đề nghị toán, nhân viên mua hàng chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán vật tư (6) Giấy đề nghị toán tiền kế toán vật tư kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu chuyển cho kế toán toán (7)->(10)Giấy đề nghị toán chuyển cho kế toán toán, kế toán toán kiểm tra, trình kế tốn trưởng tổng giám đốc ký duyệt (11)(11a)(11b) Kế toán toán lập Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, sau chuyển cho kế tốn vật tư kiêm cơng nợ kiểm tra, đối chiếu xem xác chưa, sau trình Kế tốn trưởng, Tổng giám đốc ký duyệt để chuyển tiền (12)->(17) Uỷ nhiệm chi chuyển đến ngân hàng để chuyển tiền, sau liên chuyển cho kế toán toán để lưu chứng từ, Uỷ nhiệm chi sở để ghi vào sổ phụ ngân hàng, kiểm tra, đối chiếu cụ thể, sau lưu sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 3.2.4 Xây dựng quy định mua hàng tốn cơng ty Cơng ty chưa xây dựng cụ thể qui định mua hàng tốn, chưa tính tốn khoa học thời gian đặt hàng, thời gian sản xuất để đảm bảo hiệu tối ưu hoạt động SX- KD Công ty, dẫn đến tình trạng có đơn hàng đặt mua sớm, vốn bị đầu tư không hiệu quả, ngược lại có lúc đơn hàng mua trễ dẫn đến chậm trễ cho tiến độ SX giao hàng bị trễ Do đó, để tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty CP Dệt may 29/3, tác giả đề xuất đưa số quy định cụ thể mua NPL tốn Cơng ty CP Dệt may 29/3 sau: a Quy định đặt mua nguyên phụ liệu Các phận đề xuất mua nguyên phụ liệu phải sở lượng hàng tồn kho tối thiểu, bám sát vào đơn đặt hàng khách hàng, cán mua 93 nguyên phụ liệu cần có trách nhiệm với thủ kho theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho để đảm bảo nguyên phụ liệu cung ứng cho trình sản xuất Bộ phận đề xuất mua hàng cần lập báo cáo tính tốn cụ thể thời gian ngun phụ liệu đến kho công ty, thời gian sản xuất, thời gian giao hàng cho khách hàng b Quy định lựa chọn nhà cung cấp Mỗi mặt hàng phải tìm kiếm nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn toán, chiết khấu tốn, bên cạnh đó, lựa chọn nhà cung cấp cần ý đến uy tín nhà cung cấp, phải vào Phiếu đánh giá nhà cung cấp thời điểm Mua hàng từ nhà cung cấp phải tổng giám đốc duyệt trước Phải đảm bảo nguyên tắc chứng từ hoá đơn (VAT) c Quy định chất lượng nguyên phụ liệu Chất lượng nguyên phụ liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất thành phẩm tiêu thụ sản phẩm Do cần ý đến vấn đề đề xuất chủng loại, đơn giá, quy cách cho phù hợp với hai mặt hàng may dệt Nếu nhà cung cấp giao hàng không chất lượng phải ghi biên thơng báo cho nhà cung cấp chậm ngày kể từ thời điểm giao hàng Hàng hoá đến kho cần kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách trước nhập kho, sau cần làm báo cáo kiểm hàng cho trưởng phòng chậm ngày kể từ ngày nhận hàng d Quản lý giá Nhà cung cấp phải đảm bảo giá giữ ổn định theo giá cam kết hợp đồng Tất nguyên phụ liệu tăng giá phải giám đốc duyệt giá từ trước, khơng duyệt giá tính theo giá cũ số lượng hàng nhập thể hợp đồng quy chế mua hàng 94 e Quy định kiểm soát giao nhận nguyên phụ liệu kho Tất phiếu giao hàng phải có chữ ký bên giao hàng, thủ kho, nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng quản lý chất lượng Quy định phải ghi rõ hợp đồng với nhà cung cấp Nguyên phụ liệu phải số lượng đảm bảo chất lượng Đối với nguyên phụ liệu đường, kế toán cần theo dõi chặt chẽ sổ sách kế toán để phản ánh lượng nguyên vật liệu mua vào thời điểm chưa tới kho Sau nguyên phụ liệu nhập kho, phận mua hàng thủ kho cần hoàn chỉnh chứng từ mua hàng gửi lên phịng kế tốn cơng ty chậm ngày kể từ ngày nhập kho hàng hoá f Quy định kiểm soát toán tiền mua hàng Kế tốn cơng nợ cần theo dõi chặt chẽ cơng nợ khách hàng, tính tốn thời hạn toán tiền để hưởng chiết khấu toán, thường xun báo cáo tình hình cơng nợ cho trưởng phịng, đồng thời kế tốn cơng nợ cần kết hợp với kế tốn tốn để tính tốn thời điểm hợp lý trả tiền cho nhà cung cấp, giúp công ty chủ động huy động vốn sử dụng tiền hợp lý KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương tác giả tập trung nghiên cứu giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Dệt may 29/3 Các giải pháp tập trung vào vấn đề cải thiện môi trường kiểm soát, thiết lập báo cáo nội phục vụ kiểm soát, đưa thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn, bên cạnh luận văn cịn tập trung xây dựng quy định mua hàng toán công ty để hạn chế rủi ro tiết kiệm chi phí mua hàng 95 KẾT LUẬN Việt Nam giai đoạn hội nhập phát triển, với kinh tế giới, Việt Nam đứng trước thời thách thức Trong bối cảnh đó, để doanh nghiệp ngày phát triển thị trường vấn đề đặt cho nhà quản lý phải kiểm soát tất khâu hoạt động doanh nghiệp, mà đặc biệt khâu liên quan đến chi phí Đặc biệt ngành dệt may Việt Nam, xu hướng đơn đặt hàng từ châu Âu chọn nhà cung cấp trọn gói, từ kéo sợi, dệt vải đến cắt, may thành phẩm; mà doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu phải nhập nguyên phụ liệu từ thị trường nước ngồi, nên kiểm sốt khâu mua nguyên phụ liệu vấn đề đáng quan tâm Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn đặt giải vấn đề sau: Một là, hệ thống hóa vấn đề lý luận KSNB KSNB chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp nói chung Hai là, luận văn sâu nghiên cứu thực trạng cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3, đánh giá thực trạng cơng ty từ hạn chế cần khắc phục KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3 Ba là, sở lý luận thực tiễn kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty, luận văn sâu nghiên cứu giải pháp giúp tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/3; thiết lập báo cáo nội công ty; đồng thời tập trung xây dựng quy định mua hàng tốn cơng ty để hạn chế rủi ro tiết kiệm chi phí mua hàng Nhìn chung, KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty cần thiết phải vận dụng vào thực tiễn để công ty phát huy hiệu kinh doanh ... trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn đưa giải pháp để tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/ 3 32 Chương THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ... sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/ 3, mặt đạt hạn chế cần khắc phục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/ 3 Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường công. .. kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/ 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Dệt may 29/ 3 Phạm