Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép đà nẵng

Kiểmsoát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của công ty đồng thời gópphần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh giúpdoanh nghiệp xây

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Mỗi doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một qui mô hoạt độngnhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhàquản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Một trongcác bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị Kiểmsoát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của công ty đồng thời gópphần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh giúpdoanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình pháttriển của đơn vị và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực kinh doanh chính là xuất nhậpkhẩu các sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu và trang thiết bị phục vụ sảnxuất và kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểmtra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quảnhất định Trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhmua hàng và thanh toán

Đây là chu trình rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủtục kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu hiệu Nóluôn tiềm ẩn những rũi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, độingũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm suy giảm hiệu quả sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ là việcquan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và giảm thiểu tổn thất có thể xảy

ra Điều này càng thấy rõ sự cần thiết đối với việc Kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán

Vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ”, để làm đề tài luận văn

tốt nghiệp Cao học Kế toán

2 Mục đích nghiên cứu của luận văn

Luận văn vận dụng lý luận và thông qua nghiên cứu thực tiễn tại Công ty, đềxuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng

và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đồng thời làm rõ những sai sót, hạnchế còn tồn tại trong quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra cácgiải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán một cách cóhiệu quả hơn

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với khâumua hàng hóa vật tư và thanh toán tiền mua hàng hóa vật tư tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả sử dụng các phươngpháp cụ thể bao gồm: Quan sát, điều tra phân tích, hệ thống hoá, phân tích tổng hợp,phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sự kiện và nêu lên ý kiến củabản thân

5 Đóng góp của Luận văn

Luận văn đã góp phần hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soátnội bộ, đặt biệt là kiểm soát nội bộ về chu trình mua hàng và thanh toán trong doanhnghiệp

Qua phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình muahàng và thanh toán tại công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn đã nêu lên những bấtcập, những tồn tại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántại công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm đáp ứng được yêucầu kiểm tra, kiểm soát đối với mua hàng và thanh toán ở đơn vị

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văngồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh

toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại

Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại

Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

TỔNG QUAN TÀI LIỆU

Hoạt động kiểm toán đã có lịch sử phát triển lâu dài và gắng với quá trình pháttriển kinh tế - Xã hội của loài người Để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của xã hội,những lĩnh vực và loại hình kiểm toán khác nhau đã dần dần hình thành và ngày càngđóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là hoạt động kiểm soátnội bộ trong các doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát nội bộ giúp cho việc sử dụnghợp lý các nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh, đến công tác kiểmtra, giám sát các hoạt động của công ty Đồng thời giúp cho các nhà quản lý phát hiện

ra những tồn tại, hạn chế, bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ, qua đó xây dựng

hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuấtkinh doanh để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất Điều này có thểkhẳng định rằng, hoạt động kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh là cần thiết và không thể thiếu Đặc biệt là kiểm soát nội bộ trong ngành côngnghiệp thép vì đây là ngành khá quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa - Hiện

đại hóa đất nước như Bộ chính trị đã nhận định “Thép là vật liệu chủ yếu của nhiều ngành công nghiệp, có vai trò quyết định tới sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước”

Trong kinh doanh, các nhà quản lý thường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộtrong doanh nghiệp mình để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất Với vị trí,vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ đã nêu ở trên, nên đã có rất

nhiều công trình khoa học nghiên cứu về đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng và thanh toán ở nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều khía cạnh khác nhau và có

thể kể đến một số công trình nghiên cứu sau:

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng công ty cổ phầnDệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyênngành kế toán Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng tại Tổng công ty

cổ phần Dệt may Hòa Thọ, đối tượng nghiên cứu là Kiểm soát chu trình mua hàng vàThanh toán tại Tổng công ty Dệt may Hòa Thọ Tác giả đã chỉ ra những tồn tại, hạn

chế trong quá trình mua hàng và thanh toán cũng như những bất cập trong hệ thốngkiểm soát nội bộ của công ty đồng thời đề xuất các giải pháp để khắc phục.

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty

cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam”, Nguyễn Thị Hạnh, (2010), Luận văn thạc sĩkinh tế, chuyên ngành kế toán Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình mua hàng

và thanh toán tại công ty Cổ phần dược vật tư y tế Quảng Nam Đối tượng nghiên cứu

là Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Dược vật tư y tếQuảng Nam Luận văn chỉ ra những tồn tại bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ tạicông ty, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, yếu kém đồng thời đề xuất các gải phápnhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại công ty và một số đề tài khác như:

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản

lý đường bộ 5”, Trịnh Thị Hoàng Dung, 2006, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành

kế toán

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại công ty cổphần Kim khí miền Trung”, Bùi Minh Nam, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyênngành kế toán

+ “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Sách vàThiết bị trường học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Điệp, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế,chuyên ngành kế toán

+ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu

Đà Nẵng”, Trần Thị Sáu, 2008, Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học – Đại Học

Đà Nẵng

Qua nghiên cứu các luận văn trên, các tác giả đã hệ thống hóa và đưa ra cácgiải pháp nhằm tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạicác công ty, tuy nhiên các nghiên cứu trên còn bao quát, chung chung chưa đi vào cácnghiệp vụ cụ thể, chưa chỉ ra được những nguyên nhân khách quan và chủ quan củanhững tồn tại, hạn chế, bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ, các giải pháp đưa rakhó thực hiện hoặc chưa phù hợp với tình hình thực tế tại công ty, chưa đề cập đếnvấn đề kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp sảnxuất Thép nói chung và tại công ty Cổ phần Thép nói riêng Cho đến nay, chưa có đề

tài khoa học nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạicông ty cổ phần Thép Đà Nẵng Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Thép Đà Nẵng” làm luận văn tốtnghiêp Để từ đó tìm ra những hạn chế, bất cập trong việc kiểm soát chu trình muahàng và thanh toán đồng thời đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Ủy ban của Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáotài chính (COSO): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý,Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [2;1]

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là kiểm soát nội bộ là một quátrình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu Chúng được hiểu như sau:

- Kiểm soát là một quá trình Thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện vàgiám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động củamình, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗicác hoạt động hiện diện trong mỗi bộ phận, quặn chặt vào hoạt động của tổ chức và làmột nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi

nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạtđộng của tổ chức

- Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người, đó là Hội đồngquản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Kiểm soát nội bộ

là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế nhà quản lý Nói cáchkhác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hànhđộng của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hànhchúng

- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý Vì khi vận hành hệ thốngkiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người nên dẫn đến

không thực kiện được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiệnnhững sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra [1]

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội bộ là một chức năngthường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trongtừng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cảcác mục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”

Theo chuẩn mực 400 của Bộ tài chính (Ban hành theo Quyết định số143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ tài chình): Kiểm soát nội bộ

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và ápdựng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểmsoát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực vàhợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [3]

Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giám đốc đơn

vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt độngtrong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý,bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót hay gian lận, tính đầy đủ và chínhxác của các ghi chép kế toán, đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

1.1.2 Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức vàtrên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện phápngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và tài sản hữu hình, chúng cóthể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu khôngđược bảo vệ bởi một hệ thống Kiểm soát nội bộ thích hợp Ngoài những tài sản, vậtchất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các

tài liệu quan trọng khác,…cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnhhưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý

Như vậy, thông tin cung cấp phải :

- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạnghoạt động

- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế,tài chính của đơn vị

Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lýxây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị mình Tuynhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định

và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệthống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạtđộng của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việclập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lạikhông cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lýthường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình hình thực hiện các quyđịnh, chính sách trong hệ thống Kiểm soát nội bộ cũng như số lượng và tính chấtcác sai phạm xảy ra Từ đó thiết lập lại các hệ thống kiểm soát nội bộ với cơ chế

giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm nâng cao năng lực quản lý, khả năng điềuhành bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát nội bộ

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soátnội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm,thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp

- Đặc thù về quản lý: Các đặt thù về quản lý đề cập đến các quan điểm và nhận

thức khác nhau trong điều hành quản lý của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểmsoát trong doanh nghiệp

Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau Có nhà quản lýrất quan tâm tới việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đề ra Đốivới phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảmrủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy Vì vậy, thủ tục kiểm soátcần được xây dựng hiệu quả Ngược lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những hoạtđộng kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Như vậythì số liệu trên BCTC sẽ không trung thực, không đủ độ tin cậy

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò

quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh củađơn vị

Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận, saisót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phảituân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanhnghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộphận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ sách và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả caonhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

- Chính sách nhân sự: Bao gồm công tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự

đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhânviên trong đơn vị Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhânviên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát đồng thời là chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

- Công tác kế hoạch: Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất lớn trong

kiểm soát nội bộ Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêuthụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kếhoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và

sự luân chuyển tiền trong tương lai, là những nhân tố quan trọng trong môi trườngkiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học vànghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự án sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu

- Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củađơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụquản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soátthường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm toán viênbên ngoài

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hànhcông việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp thông tin, đánh giá thường xuyên về

toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽgiúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động củadoanh nghiệp, từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sung các quy chế, thủ tục kiểm soát mớithích hợp và hữu hiệu hơn.

- Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tốbên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng cóảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sựthiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Các nhân tố này baogồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,đường lối phát triển của đất nước

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởnglớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộdoanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt độngkiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp

và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết choquá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạtđộng của đơn vị nên nó là một bộ phận quan trọng trong soát nội bộ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sauđây sẽ được thực hiện:

Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của đơn vị

Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong tính toán các giá và phí

Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịpthời theo quy định.

Quá trình luân chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào

sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáotài chính của doanh nghiệp

Bất kỳ một hệ thống kế toán nào cũng được thực hiện qua 3 giai đoạn sau:

lệ, hợp pháp Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra

- Ghi chép sổ sách kế toán

Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc thu thập,ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợptrên báo cáo tài chính Trong Kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rấtquan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính Sổ sách kế toáncũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập lại chứng từ khi cần thiết

- Lập báo cáo tài chính

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp sốliệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báocáo tài chính Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tìnhhình hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tạithời điểm lập báo cáo tài chính Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báocáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để

từ đó tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết

Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theoquy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thông tin được thể hiện trên báocáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh

của đơn vị Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ đúng theo các chuẩn mực

kế toán hiện hành Ngoài báo cáo tài chính ra, doanh nghiệp còn có hệ thống báo cáo

kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành vàđịnh hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp thiết lậpdựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh củađơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tụckiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu, liên quan đến đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết

- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch [3]

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyêntắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủyquyền và phê chuẩn

- Nguyên tắc, phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho nhiềungười, nhiều bộ phận trong đơn vị Đảm bảo nguyên tắc này sẽ tránh được việc một

cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế Việc phâncông, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra vàkhi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việcnhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp

và dễ nhận ra sự sai sót, gian lận

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,

các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định

1.1.4 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý

Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt độngkinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữuhiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: Con người, tài sản,vốn, góp phần hạn chế tối đa những sai phạm và rủi ro phát sinh trong quá trìnhSXKD của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảngquản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển của doanhnghiệp

Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và vững mạnh sẽ có vai trò rấtlớn góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của đơn vị như: Đảm bảo tính chính xác củacác số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty Giảm bớt rủi ro gian lận đối vớicông ty Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại chocông ty Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công

ty Qua đó sẽ ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi rochưa đầy đủ

Thông thường, khi doanh nghiêp phát triển lên cao thì lợi ích của hệ thốngKSNB cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việcgiám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ đơn phương dựa vào nhữngkinh nghiệm giám sát trực tiếp của chính bản thân

Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, thìmột hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của các cổđông Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh chính là một nhân tố của một

hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với cácdoanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn chonhững công ty có rủi ro thấp hơn

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng, Và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và chu trình này cũng ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị

1.2.1.2 Đặc điểm

Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanhnghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Sự hữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình này được thể hiện qua việc đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý,không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp,….sẽ có ảnh hưởnglớn đến hoạt động của đơn vị

Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến các chu trình khác và mangnhững đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm

- Chu trình mua hàng và thanh toán trãi qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đếncác chu trình khác, liên quan đến tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền,… nên dễ

bị tham ô, chiếm dụng Mua hàng là quá trình khởi đầu của quá trình sản xuất kinhdoanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác

- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản củađơn vị Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn,nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt độngkhác như hoạt động sản xuất, bán hàng,…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm

vì mua hàng nhiều và liên tục dể tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra [105;1]

1.2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liênquan tới những chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán

Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo đơn

vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hoá, dịch

vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồn khocủa đơn vị

Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ thì người có trách nhiệm tại

bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ phận cấp trên, đơn đềnghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục đích sử dụng của hàng đề nghịmua

Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phêduyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hoámua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá nhiều, quá íthoặc mua lãng phí,…đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ phải ghi rõ loại hàng, sốlượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan củahàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán Đây là chứng

từ hợp pháp được xem như là một lời đề nghị để mua hàng

Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến công việcmua hàng Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trường vàkhả năng cung cấp của người bán Thông qua việc khảo sát thị trường phải tìm rađược nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp Sau khi đã lựa chọn được nhà cungcấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo kýduyệt

Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua để đảmbảo chất lượng thích hợp của hàng hoá, dịch vụ với giá thấp nhất Đối với một quátrình Kiểm soát nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận có trách nhiệm phêchuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng Tất cả các đơn đặt mua hàng phải được đánh sốnhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết

Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia muahàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phêduyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.

- Nhận hàng hoá, dịch vụ và kiểm định

Nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình muahàng và thanh toán Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghinhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán Do đó, việc nhận hàng hoá phảiđảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng,kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tínhtoán số tiền,…và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữahai bên hay không? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán

Để làm nhiệm vụ mua hàng hoá, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hànghoá, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận (phòng) cung ứng.Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ kho và mộtbản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trả người bán) Để ngăn ngừa sự mấtmát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặc chẽ từ lúc nhận hàng cho đếnkhi xuất hàng sử dụng Mặt khác phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viêntiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán

Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm vàphải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác Sau khi hàng hóa được kiểm nghiệm,phải lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ phận vật tư lậpphiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã được kiểmnghiệm

- Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đếncác khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép vào sổ các lầnmua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời

Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực hiệnnguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán

Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làmthành nhiều bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một bản được lưu trong hồ sơcùng với hoá đơn.

Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu chi phải

do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt Nguyên tắc bất kiêm nhiệmgiữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh toán phải được tôntrọng trong chức năng này

1.2.1.4 Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: Cũng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa cũng phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chi phí lưu kho, lại còn có thể hàng bị giảm phẩm chất

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng hóa quá sớm có thể gây lãng phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa

- Đặt hàng với chất lượng kém và hoặc giá cao: Sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ.

Nhận

hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, hàng đã đặt

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho

Trả tiền - Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán

- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: Tên, thời hạn thanh toán

- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, ghi trùng, sai số tiền, ghi sót hóa đơn

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

- Trả tiền trễ hẹn

- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc hàng được giảm giá [108;1]

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiết lập hệ thống Kiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ các quy định của đơn vị, của các quy định của Nhà nước, đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý của BCTC Chính vì thế kiểm soát nội bộ đối với chu trình nàynhằm đạt được một số mục tiêu như:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởichu trình mua hàng và thanh toán, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền,…được trìnhbày trung thực và hợp lý Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ vàhợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ,chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng,…

Là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáotài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chiphối của pháp luật Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận

hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điềukiện vệ sinh, an ninh,… [109;1]

1.2.3 Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo của chu trình mua hàng và thanh toán

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ):Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua (bộ phận muahàng) của doanh nghiệp ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá, dịch vụthực tế

- Phiếu nhập kho (Báo cáo nhận hàng): Được lập bởi bộ phận nhận hàng vàolúc nhận hàng hoá vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các

dữ kiện thích đáng khác như là một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm trahàng hoá

- Hoá đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT: Do nhà cung cấp lập để chứng minhhàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ đểyêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp

* Đối với nghiệp vụ mua hàng

Sơ đồ: 1.1 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng

* Đối với nghiệp vụ thanh toán

Sơ đồ: 1.2 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

1.2.3.2 Hệ thống sổ sách và báo cáo

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu

- Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng,

sổ Cái tài khoản hàng hóa, phải trả người bán, tiền mặt, TGNH

- Sổ quỹ, sổ TGNH

- Báo cáo nhận hàng, báo cáo nhập xuất tồn,…

1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.4.1.Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng

Cán bộ thu mua

Trưởng

bộ phận cung ứng

Thủ kho

Kế hoạch

cung ứng

Kế toán

Khaithác hàng

Lập chứng từ kho

Ký duyệt chứng từ

Nhập kho chứng từGhi sổ

Lưu trữ bảo quản chứn

Thủ trưởng,

kế toán trưởng

Thủ quỹ

Nhân viên thanh toán

Kế toán

Lưu chứng từ

Lập chứng

từ chi quỹ

Duyệt chứng từ

Nhận tiền và thanh toán

Chi quỹ

Ghi sổ

Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ căn cứ

trên phiếu yêu cầu mua hàng để mua Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình muahàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh củanghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa Đơn đề nghị hàng hóa phải đảmbảo các thông tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, sốlượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt,

Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng.

Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban khác và chịutrách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài

- Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiến hànhchọn nhà cung cấp Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sát chặt chẽ tránhtình trạng thông đồng giữu nhân viên đặt hàng với nhà cung cấp làm thiệt hại đến đơn

vị Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàng thường xuyên một nhà cung cấp nào

đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhà cung cấp đó phải được xem xét định kỳ và

so sánh với nhà cung cấp khác

- Trong bất cứ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường yêu cầu lựachọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồng thời ba điềukiện sau đây:

+ Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộ phận muahàng và nhà cung cấp được lựa chọn

+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so vớicác nguồn cung cấp khác

+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệt của cáccấp quản lý cấp cao Khi cần thiết đơn vị nên tiến hành đấu thầu

Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng.Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dung quan trọng như ngàyđặt hàng, số lượng, quy cách

Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác có thể chứngminh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu của hàng hóa

Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộ phận

mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi của đơn

vị nếu phát sinh tranh chấp sau này

Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã được thỏa

thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán đểkiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận Ngoài ra, bộphận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các thông tin ghi trên Hóa đơn, các thôngtin trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán

Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng và lập Phiếu nhậpkho hoặc báo cáo nhận hàng Chứng từ này cung cấp bằng chứng về việc hàng đãđược nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng Phiếu nhập kho cùng với Đơn đặt hàngchứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hànghóa Phiếu nhập kho cần được đánh số trước để dễ kiểm soát

Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất

lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, hợp đồng muabán, Hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và xúc tiến các thủ tục trả lại hàng.Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng vàcùng ký xác nhận vào biên bản Biên bản này được lưu để chứng minh là hàng đặtmua vẫn chưa nhận được [1]

1.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chu trình thanh toán

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận nghiệp vụmua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ của từng nghiệp vụ mua hàngbao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểmnhận hàng hóa, Hóa đơn

Tại bộ phận kế toán công nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận Cácchứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được đánh

số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Ở mỗi giai đoạn kiểm tra, người thực hiện phải

ký xác nhận trách nhiệm của mình Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếunhư sau:

- So sánh số lượng trên Hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho và Đơn đặthàng, mục đích là để không thanh toán quá số lượng hàng đã đặt mua và số lượngthực nhận.

- So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảokhông thanh toán vượt quá số nợ phải trả

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán do bộ phận phòng tài vụthực hiện Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán Đây làbiện pháp kiểm soát hữu hiệu

Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ với nhà cungcấp, đối chiếu giữa số chi tiết với sổ Cái

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn trình bày các vấn đề lý luận chung về KSNB đốivới chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp

- Luận văn đã trình bày các khái niệm về hệ thống KSNB, chức năng và nhiệm

vụ của hệ thống KSNB, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

- Luận văn đã trình bày các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng vàthanh toán cũng như mục tiêu, chức năng, các thủ tục kiểm soát của chu trình muahàng và thanh toán

Chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chutrình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ở Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng là công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanhnghiệp Nhà nước – Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Thép ViệtNam theo Quyết định số: 690/QĐ-BCN ngày 24 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BộCông Nghiệp

Tên giao dịch của Công ty là: Da Nang Steel Joint Stock Company Tên viết tắtlà: DSC

Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế Công ty cổ phần số

0400101549 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 02 tháng 5 năm

2007, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 07 tháng 5 năm 2009, hoạt động kinh doanhcủa Công ty là:

- Sản xuất, kinh doanh: Phôi thép, thép xây dựng các loại, tôn mạ màu, xà gồ, lướithép, thép chế tạo thông dụng, các chi tiết gang thép, các loại khí công nghiệp

- Kinh doanh mua bán vật tư, nguyên vật liệu

- Gia công, chế tạo các chi tiết gang thép

- Xuất nhập khẩu các sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu và trang thiết

bị phục vụ sản xuất và kinh doanh thép, sản xuất và kinh doanh khí ôxy, y tế

Trụ sở chính của Công ty tại: Khu công nghiệp Liên Chiểu, Quận Liên Chiểu,Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam

Điện thoại: 0511.3842174

Fax: 0511.3842174

Email: thepdanang@dng.vnn.vn

Mã số thuế: 0400101549

Vốn điều lệ của Công ty là: 59.537.470.000VND Tương đương 5.953.747 cổphần, mệnh giá một cổ phần là 10.000VND.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng

2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng

Sơ đồ: 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG VẬT TƯ XNK

BAN KCS

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÂN XƯỞNG NGUYÊN LIỆU

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

- Hội đồng quản trị: Tham gia quản lý Công ty, có quyền nhân danh Công ty

để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty Quyếtđịnh chiến lược phát triển và phương án đầu tư, quyết định giải pháp phát triển thịtrường, quyết định chào bán cổ phần mới, quyết định huy động vốn theo hình thứckhác, quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thànhlập Công ty con hoặc chi nhánh đại diện, mua cổ phần của Công ty khác

- Tổng Giám đốc: Tổng giám đốc của công ty là người đại diện pháp nhân củacông ty điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng Tổng giám đốcchịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả kinh doanh của công ty

- Phó tổng giám đốc kinh doanh: Thay mặt tổng giám đốc điều hành công táctiêu thụ và quản lý chuyên môn phòng Vật tư XNK

- Phó tổng giám đốc sản xuất: Thay mặt Tổng giám đốc điều hành toàn bộcông tác kỹ thuật sản xuất trong Công ty, trực tiếp quản lý chuyên môn đối với phòng

- Phòng Tài chính kế toán: Giúp việc cho Tổng giám đốc về toàn bộ công táchạch toán thống kê tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các định mức chiphí, tìm nguồn vốn để thực hiện công tác hạch toán kế toán thống kê theo chế độ hiệnhành

- Phòng Tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu, giúp Tổng giám đốcsắp xếp ổn định, quản lý lực lượng lao động trong công ty, làm công tác nhân sự.Thực hiện công việc tính lương, chính sách đối với người lao động, theo dõi tình hình

thực hiện mức năng suất lao động cho các phân xưởng, thực hiện nghĩa vụ chăm lođời sống cho nhân viên trong công ty, làm công tác văn thư.

- Phòng Kế hoạch kinh doanh: Xác định mục tiêu phương hướng kinh doanh.Tìm kiếm đầu vào đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phòng Kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổchức sản xuất, nghiên cứu thiết kế mẫu mã, cải tiến kỹ thuật, cải tiến quy trình côngnghệ, an toàn và vệ sinh công nghiệp,…

- Phân xưởng Nguyên liệu: Có nhiệm vụ chuẩn bị nguyên liệu, đóng thùng,làm sạch chuyển qua phân xưởng luyện tiến hành luyện thép

- Phân xưởng Luyện: Có nhiệm vụ điều tiết công việc sản xuất để tạo ra sảnphẩm phôi thép của công ty

- Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm Nhiệm vụ củaphòng này là nâng cao, kiểm tra chất lượng sản phẩm Xây dựng các tiêu chuẩn vềchất lượng sản phẩm

- Phân xưởng Oxy: Sản xuất Oxy cung cấp cho phân xưởng luyện để thổi vào

2.1.4 Tổ chức kế toán tại công ty

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Nguồn : Phòng tài chính kế toán

Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến

Kế toán trưởng

Kế Toán Tổng Hợp

Thủ Quỹ

Kế Toán tiêu thụ

Kế Toán

vật tư,

TSCĐ

Kế Toán thanh toán

Kế Toán công nợ

: Quan hệ chức năng

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo, quản lý và điều hành toàn bộ công tác kế

toán tại công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và các cơ quan tài chính vềtoàn bộ công tác tài chính kế toán tại công ty, là người tham mưu cho Tổng giám đốc

về công tác tài chính Thường xuyên cung cấp số liệu cho Tổng giám đốc một cáchchính xác, kịp thời và là người lập kế hoạch báo cáo theo định kỳ

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, giá thành sản xuất, lên quyết toán và báo

cáo tài chính hàng tháng Tổng hợp theo dõi hợp đồng Kê khai và tổng hợp theo dõithuế và các khoản thu nộp ngân sách khác

- Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi công tác nhập xuất vật tư, chi tiết công nợ phải

trả Theo dõi biến động TSCĐ, lập kế hoạch trích khấu hao

- Kế toán thanh toán: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán tiền

mặt, tiền gởi, tiền vay Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền lương, cáckhoản trích theo lương dựa trên bảng tính số liệu của Phòng Tổ chức hành chính đưaxuống hàng tháng Theo dõi, kiểm tra các thủ tục thanh toán Quốc tế

- Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ sản phẩm,

công nợ phải thu khách hàng và có sự đối chiếu với phòng kinh doanh Bởi vì công tybán hàng theo phương thức tín dụng chứng từ nên cần phải có sự theo dõi chặt chẽ sốcông nợ của khách hàng nào quá ngày sẽ tính lãi do trả chậm, kế toán có nhiệm vụtính toán các khoản lãi trả chậm để đưa vào doanh thu của hoạt động tài chính

- Kế toán công nợ: Thực hiện và kiểm soát các chứng từ theo quy định, quản lý

tất cả các khoản công nợ phát sinh, rà soát, kiểm tra đối chiếu công nợ hàng ngày,kiểm tra đối chiếu và lập báo cáo công nợ theo yêu cầu

- Thủ quỹ: Đảm nhiệm công việc thu, chi và bảo quản tiền mặt của công ty, ghi

chép và báo cáo quỹ hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm

2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

Với quy mô sản xuất kinh doanh như trên, Công ty đang sử dụng phần mềm kếtoán theo hình thức “Nhật ký chung”

- Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế liên quan với chứng từ gốc sau khi

đã được kiểm tra, kế toán phần hành lập chứng từ (chứng từ được lập trực tiếp từphần mềm) số liệu được chuyển thẳng vào sổ nhật ký chung, và các sổ, thẻ kế toánchi tiết, sổ cái và các bảng tổng hợp liên quan theo lập trình sẵn

- Định kỳ, cuối tháng, quý, năm, căn cứ số liệu từ sổ cái các tài khoản, kếtoán chiếu xuất số liệu sang bảng cân đối số phát sinh Số liệu trên sổ cái được thựchiện đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tài khoản vào sổ quỹ Dựa vào sổ cái vàbảng cân đối số phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

2.2 THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Chính sách nhân sự

Là công ty cổ phần nên việc sử dụng nhân sự và sử dụng lao động cũng kháchặt chẽ và hiệu quả, với lực lượng lao động là 352 người trong đó: 40 người trình độđại học (chiếm 11,4%), 16 người trình độ cao đẳng (chiếm 4,6%), 47 người trình độtrung cấp (chiếm 13,4%), 16 người trình độ nghề bậc 2 (chiếm 4,6%) và 233 ngườilao động phổ thông (chiếm 66%) Việc tuyển dụng nhân sự cũng đặt biệt được coitrọng, ngoài tiêu chí được sử dụng để lựa chọn là kỹ năng chuyên môn, công ty cònchú trọng đến đạo đức nghề nghiệp, lối sống, tính trung thực, sáng tạo và năng động

Tại công ty, chế độ khen thưởng được thực hiện không thường xuyên do nókhông mang lại tác dụng tích cực trong việc làm tăng hiệu quả trong công việc, chỉmang tính chất phong trào

2.2.1.2 Đặc thù sản phẩm

Sản phẩm phôi thép, là nguồn nguyên liệu chính phục vụ cho sản xuất thép tạiCông ty Nguyên liệu chính được dùng để sản xuất phôi thép là thép phế liệu và cácloại hợp kim như FeSi, FeMn,… Ngoài ra, nguồn năng lượng được sử dụng trongquá trình sản xuất gồm điện năng và điện cực

Trước đây, nguồn cung cấp thép phế liệu cho công ty chủ yếu là các cơ sở thumua phế liệu thuộc khu vực miền Trung, Tây nguyên Tuy nhiên, với quy mô pháttriển hiện nay, do công ty đã nâng cấp công suất lên mức 150.000 tấn/năm nên nhucầu về lượng thép là rất lớn, mức cung trong nước không thể đáp ứng, do đó công tyđang thực hiện nhập khẩu từ nước các nước như Nam Phi, Mỹ, Singapo, Philippin,

….lượng thép phế liệu nhập khẩu chiếm khoảng từ 60% - 70% nhu cầu phục vụ chosản xuất Mức tạp chất thép được thỏa thuận trong hợp đồng đối với thép phế liệunhập khẩu là 0,3% Đối với phế liệu ở trong nước, tạp chất lẫn trong nguyên liệuđược khấu trừ trực tiếp vào số lượng thực tế nhập kho (điều này thể hiện rõ trongphiếu kiểm định hàng hóa cho từng xe hàng một kèm theo chứng từ nhập kho)

Do đặc thù ngành nghề, quá trình sản xuất thải ra nhiều khói bụi cho môitrường nên công tác xử lý khói bụi là vấn đề hàng đầu vì đây là vấn đề sống còn củacông ty Hiện tai công ty đang đầu tư hệ thống xử lý bụi và chất độc hại với tổng giátrị đầu tư lên đến một triệu đôla Mỹ.

2.2.1.3 Quan điểm quản lý

Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng chuyên sản xuất và kinh doanh Thép xâydựng, là Công ty được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước nên việc quản lý rấtđược coi trọng Kể từ khi được chuyển đổi thành công ty cổ phần công ty luôn cốgắng phát triển một cách bền vững Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều công tyThép trong và ngoài nước cạnh tranh rất gay ngắt kể cả về chất lượng và giá cả Vớimôi trường kinh doanh như vậy, quan điểm của người lãnh đạo Công ty là luôn tìmhướng đi đúng để phát triển công ty, kinh doanh lành mạnh, sử dụng tối đa các nguồnlực, đáp ứng tốt nhu cầu người tiêu dùng về giá cả cũng như chất lượng, với phươngchâm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, nâng caođời sống Cán bộ công nhân viên công ty Báo cáo tài chính của công ty phản ánhtrung thực, chính xác về tình hình tài chính nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy chonhững người bên trong và bên ngoài công ty Với khả năng lãnh đạo, điều hành linhhoạt, nhạy bén của Tổng giám đốc, Công ty không ngừng nâng cao uy tín, tiếp tụcđứng vững trên thị trường

Trong công ty, Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về các mặthoạt động sản xuất tại Công ty Trong công tác chuyên môn, Tổng giám đốc thựchiện phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho các Phó tổng giám đốc, cótrách nhiệm hỗ trợ, tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc điều hành các hoạt độngCông ty Quan điểm, thái độ của lãnh đạo được thể hiện thông qua các quy chế, quyđịnh và qua đó nhằm tạo ra môi trường quản lý thuận lợi cho các đơn vị và cá nhânnhận thức đúng đắn và chấp hành nghiêm túc các quy định, đem lại hiệu quả SXKD

2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Việc sản xuất kinh doanh của Công ty luôn chịu sự giám sát, kiểm tra chặc chẽcủa các cơ quan chức năng vì sản phẩm Thép liên quan nhiều đến chất lượng của các

công trình Vì vậy, chất lượng sản phẩm của từng mẽ Thép luôn được Công ty kiểmtra rất chặc chẽ trước khi cho xuất ra tiêu thụ trên thị trường

Môi trường kiểm soát của công ty bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoàicông ty tác động đến việc thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của các chính sách,thủ tục của đơn vị, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của Ban giámđốc Công ty Nhận thức được điều này, công ty đã cố gắng thiết lập cho mình mộtmôi trường kiểm soát tại công ty khá chặt chẽ

Ban lãnh đạo công ty là những người rất am hiểu về ngành Thép, có nhiều nămkinh nghiệm Phong cách điều hành của Ban giám đốc xuất phát từ chính đặc điểm vàquy mô hoạt động của Công ty

Ban giám đốc trước khi đưa ra một quyết định gì thì luôn trưng cầu ý kiến củacấp dưới, đặc biệt coi trọng những ý kiến đóng góp hoàn thiện công tác kiểm soáttrong quá trình quản lý Giữa Ban lãnh đạo và các cán bộ, công nhân viên trong công

ty luôn có mối quan hệ tốt, luôn nhận thức và đề cao vai trò của công tác kiểm tra,giám sát và đánh giá kết quả hoạt động Thực hiện đúng theo quy chế, quy định củacông ty và các chính sách, quy định của nhà nước

Ban lãnh đạo đều có nhận thức đúng đắn về mức độ ảnh hưởng của các hành vi

vi phạm của nhân viên đến các mục tiêu trong kiểm soát nội bộ nên đều có những quyđịnh về đạo đức nghề nghiệp để ngăn ngừa vi phạm

Ban lãnh đạo luôn khuyến khích, khen thưởng trên kết quả công việc tốt củanhân viên, khích lệ tinh thần làm việc cán bộ, công nhận viên toàn công ty

Sơ đồ tổ chức được phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng bantương đối rõ trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chuyên môn, đạo đứccủa mỗi nhân viên Quan hệ báo cáo trong doanh nghiệp tương đối rõ ràng, như vậy

sẽ giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữanhững bộ phận trong doanh nghiệp và những nhân viên trong cùng một phòng ban

phận chức năng căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ cho năm đến, năng lực sản xuất thực tếtại đơn vị để lập kế hoạch sản xuất cho năm đến để giao cho bộ phận sản xuất Trên

cơ sở đó, một số kế hoạch khác cũng được lập như kế hoạch thu mua nguyên vật liệu,

kế hoạch mua vật tư, cụ thể:

- Đối với kế hoạch sản xuất: Do phòng kế hoạch lập dựa trên năng lực sản xuấthiện có tại công ty và nhu cầu sản phẩm tiêu thụ trên thị trường

- Đối với vật tư, Thép phế liệu: Thép phế liệu là loại nguyên liệu chính của quátrình sản xuất phôi Thép, nó chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm Tuy nhiên,nguồn cung cấp loại nguyên liệu này lại không ổn định do bị ảnh hưởng nhiều bởi thịtrường thế giới và sự nghiêm túc trong kinh doanh của đối tác nước ngoài nên côngtác thu mua Thép phế liệu được đặt biệt quan tâm nhằm đảm bảo cho quá trình sảnxuất được liên tục

Nhìn chung, công tác lập kế hoạch chỉ mang tính hình thức, việc tổ chức thựchiện sản xuất kinh doanh hầu như mang tính chủ quan, tự phát, tách rời kế hoạch đãđược lập Ví dụ: trong năm 2010 lượng thép phế liệu thu mua theo kế hoạch là165.000 tấn, nhưng trên thực tế số Thép phế liệu đã thu mua lũy kế tính đến tháng9/2010 đã là 178.000 tấn Mặc khác, công tác đánh giá việc thực hiện so với kế hoạchcòn mang tính chung chung, chưa nêu rõ được lý do cụ thể để có biện pháp khắc phụccho việc lập kế hoạch ở các năm đến

2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của Công

ty cổ phần Thép Đà Nẵng

2.2.2.1 Đối với khâu mua hàng

Mua hàng đúng loại, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, mua đúngnhà cung cấp, đúng giá (giá càng thấp thì càng tốt) mua đúng theo sự phân công, phâncấp của lãnh đạo

Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt

Mua hàng kịp thời, đúng thời hạn đã quy định, đúng kế hoạch đã xây dựngkhông làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ của công ty

2.2.2.2 Đối với khâu thanh toán

Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhàcung cấp

Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhàcung cấp

Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đãcam kết thời hạn thanh toán

Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Tổng giám đốc

Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được kế toán ghi nhận, báo cáo tìnhhình xuất nhập tồn của hàng hóa và công nợ đúng, kịp thời, rõ ràng cho từng kháchhàng cụ thể

Nghiệp vụ mua hàng phải đầy đủ các chứng từ sau: Phiếu yêu cầu mua hàng,phiếu kiểm định thép phế liệu, phiếu nhập vật tư, cân quan điện tử, phiếu kiểm địnhcủa KCS, hoá đơn của người bán,….có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền

Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế về giá vốn hàng nhập kho

2.2.3 Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo của chu trình mua hàng

và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng

2.2.3.1 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phânThép Đà Nẵng

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, theoQuyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Các chứng từ kếtoán mua hàng và thanh toán thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh vàhoàn thành, các chứng từ được lập đảm bảo hợp lệ và hợp pháp Căn cứ nội dung trêncác chứng từ sẽ được phản ánh trên sổ sách kế toán có liên quan, đảm bảo cho cácthông tin trên sổ sách kế toán đầy đủ và trung thực

Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ khác nhau mà có quy trình lập và luân chuyểnchứng từ phù hợp Các chứng từ như: Phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, phiếu chi,giấy báo nợ, … và các giấy tờ liên quan đến quy trình mua hàng và thanh toán là cơ

sở để ghi sổ kế toán

Các chứng từ kế toán chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty luân chuyển nhưsau:

Khâu mua vật tư hàng hóa nhập kho

Sơ đồ kèm theo

Chứng từ kế toán:

+ Hợp đồng+ Đơn đặt hàng+ Hóa đơn GTGT+ Hóa đơn bán hàng thông thường+ Phiếu cân hàng (đối với vật tư nhập theo khối lượng)+ Biên bản kiểm nghiệm, biên bản giao nhận (đối với vật tư không quacân)

+ Phiếu nhập vật tư,…

Ghi chú:

(1) Các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa vật tư, lập phiếu yêu cầu mua hàng

(2) Phiếu yêu cầu hàng hóa được gửi cho trưởng bộ phận duyệt

(3) Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng hóa, Phòng vật tư – XNK tiến hành kiểm tratheo kế hoạch mua hàng, kiểm tra hàng tồn kho, sau đó lựa chọn nhà cung cấp,đặt hàng

(4) Sau khi đã thỏa thuận được với nhà cung cấp về giá, chất lượng, số lượng phòng Vật

tư XNK lập Đơn đặt hàng/hợp đồng trình Tổng giám đốc ký duyệt

(5) Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bộ phận Vật tư - XNK thông báo số lượng và thờihạn nhận hàng cho thủ kho

(6) Hàng về đến Công ty phải qua sự kiểm tra của bảo vệ, sau đó qua cân, kiểm tracủa KCS về chất lượng nếu đạt chuẩn thủ kho tiến hành nhận hàng Hàng đượcKCS đánh giá không đạt thì được chuyển trả lại cho nhà cung cấp

(7) Sau khi nhận hàng xong thủ kho ghi vào sổ kho

(8) Căn cứ vào HĐGTGT, sổ kho kế toán tiến hành nhập vào máy

(9) Nhập dữ liệu vào máy tính; in Phiếu nhập kho

(10) (11) Thủ kho chuyển bộ chứng từ mua hàng gồm: Phiếu yêu cầu hàng hóa, hợpđồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, biên bản bàn giao, KCS đánh giá,biên bản kiểm nghiệm, cho bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán