Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép đà nẵng

1 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi doanh nghiệp trình tổ chức đạt đến qui mô hoạt động định phải thiết lập trì phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý điều hành hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Một phận thực chức phận kiểm soát nội đơn vị Kiểm soát nội giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty đồng thời góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển đơn vị nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực kinh doanh xuất nhập sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh tăng cường công tác kiểm tra quản lý cơng ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu định Trong đó, bật lên phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Đây chu trình quan trọng, cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội mua hàng tốn chưa thật hữu hiệu Nó ln tiềm ẩn rũi ro từ yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại làm suy giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát sai phạm giảm thiểu tổn thất xảy Điều thấy rõ cần thiết việc Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Vì tơi chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng ”, để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Cao học Kế toán 2 Mục đích nghiên cứu luận văn Luận văn vận dụng lý luận thông qua nghiên cứu thực tiễn Công ty, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Là kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đồng thời làm rõ sai sót, hạn chế tồn q trình mua hàng tốn cơng ty, qua đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt chu trình mua hàng tốn cách có hiệu Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn cơng tác kiểm sốt nội khâu mua hàng hóa vật tư tốn tiền mua hàng hóa vật tư Cơng ty Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu để thực luận văn, tác giả sử dụng phương pháp cụ thể bao gồm: Quan sát, điều tra phân tích, hệ thống hố, phân tích tổng hợp, phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá vấn đề, kiện nêu lên ý kiến thân Đóng góp Luận văn Luận văn góp phần hệ thống hố làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ, đặt biệt kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Qua phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn nêu lên bất cập, tồn tại, hạn chế kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty, từ đưa số giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm soát mua hàng toán đơn vị Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương 1: Lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng TỔNG QUAN TÀI LIỆU Hoạt động kiểm toán có lịch sử phát triển lâu dài gắng với trình phát triển kinh tế - Xã hội loài người Để phục vụ cho nhu cầu đa dạng xã hội, lĩnh vực loại hình kiểm tốn khác hình thành ngày đóng vai trò quan trọng quan, tổ chức, đặc biệt hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát nội giúp cho việc sử dụng hợp lý nguồn lực liên quan đến trình sản xuất kinh doanh, đến công tác kiểm tra, giám sát hoạt động công ty Đồng thời giúp cho nhà quản lý phát tồn tại, hạn chế, bất cập cơng tác kiểm sốt nội bộ, qua xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh, giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh để doanh nghiệp hoạt động cách hiệu Điều khẳng định rằng, hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cần thiết thiếu Đặc biệt kiểm soát nội ngành cơng nghiệp thép ngành quan trọng q trình cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước Bộ trị nhận định “Thép vật liệu chủ yếu nhiều ngành công nghiệp, có vai trò định tới nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước” Trong kinh doanh, nhà quản lý thường xây dựng hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp để hoạt động kinh doanh đạt hiệu tốt Với vị trí, vai trò tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt nội nêu trên, nên có nhiều cơng trình khoa học nghiên cứu đề tài Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều khía cạnh khác kể đến số cơng trình nghiên cứu sau: + “Tăng cường Kiểm sốt nội chu trình cung ứng Tổng cơng ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế tốn Luận văn nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ, đối tượng nghiên cứu Kiểm sốt chu trình mua hàng Thanh tốn Tổng cơng ty Dệt may Hòa Thọ Tác giả tồn tại, hạn chế trình mua hàng toán bất cập hệ thống kiểm sốt nội cơng ty đồng thời đề xuất giải pháp để khắc phục + “Tăng cường Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam”, Nguyễn Thị Hạnh, (2010), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Luận văn nghiên cứu thực tiễn chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ phần dược vật tư y tế Quảng Nam Đối tượng nghiên cứu Kiểm sốt chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam Luận văn tồn bất cập cơng tác kiểm sốt nội cơng ty, ngun nhân dẫn đến tồn tại, yếu đồng thời đề xuất gải pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm sốt nội cơng ty số đề tài khác như: + “Tăng cường kiểm soát nội chi phí doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường 5”, Trịnh Thị Hoàng Dung, 2006, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán + “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng - Thu tiền công ty cổ phần Kim khí miền Trung”, Bùi Minh Nam, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán + “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần Sách Thiết bị trường học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Điệp, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chun ngành kế tốn + “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chi phí sản xuất công ty Sông Thu Đà Nẵng”, Trần Thị Sáu, 2008, Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học – Đại Học Đà Nẵng Qua nghiên cứu luận văn trên, tác giả hệ thống hóa đưa giải pháp nhằm tăng cường Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty, nhiên nghiên cứu bao quát, chung chung chưa vào nghiệp vụ cụ thể, chưa nguyên nhân khách quan chủ quan tồn tại, hạn chế, bất cập hệ thống kiểm soát nội bộ, giải pháp đưa khó thực chưa phù hợp với tình hình thực tế cơng ty, chưa đề cập đến vấn đề kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp sản xuất Thép nói chung cơng ty Cổ phần Thép nói riêng Cho đến nay, chưa có đề tài khoa học nghiên cứu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiêp Để từ tìm hạn chế, bất cập việc kiểm soát chu trình mua hàng tốn đồng thời đưa giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): “Kiểm sốt nội trình bị chi phối người quản lý, Hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ pháp luật quy định.” [2;1] Trong định nghĩa trên, bốn nội dung kiểm soát nội trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau: - Kiểm soát q trình Thơng qua q trình lập kế hoạch, thực giám sát Để đạt mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát hoạt động mình, Kiểm sốt nội khơng phải kiện hay tình mà chuỗi hoạt động diện phận, quặn chặt vào hoạt động tổ chức nội dung hoạt động tổ chức Kiểm sốt nội hữu hiệu phận không tách rời chức bổ sung cho hoạt động tổ chức - Kiểm soát nội thiết lập vận hành người, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị Kiểm sốt nội cơng cụ nhà quản lý sử dụng không thay nhà quản lý Nói cách khác, thực người tổ chức, suy nghĩ hành động họ Chính họ vạch mục tiêu, đưa biện pháp kiểm soát vận hành chúng - Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý Vì vận hành hệ thống kiểm sốt, yếu xảy sai lầm người nên dẫn đến khơng thực kiện mục tiêu Kiểm sốt nội ngăn chặn phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy [1] Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị: - Bảo vệ tài sản đơn vị - Đảm bảo độ tin cậy thông tin - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý.” Theo chuẩn mực 400 Bộ tài (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ tài chình): Kiểm sốt nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dựng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị [3] Kiểm soát nội tồn sách thủ tục ban Giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tn thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát sai sót hay gian lận, tính đầy đủ xác ghi chép kế tốn, đảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội Kiểm soát nội chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu mục tiêu đặt đơn vị: Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bao gồm tài sản vơ hình tài sản hữu hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại khơng bảo vệ hệ thống Kiểm soát nội thích hợp Ngồi tài sản, vật chất hữu, đơn vị có tài sản phi vật chất sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng khác,…cũng cần bảo vệ bảo mật, không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy thông tin Thông tin kinh tế, tài máy kế tốn xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Như vậy, thông tin cung cấp phải : - Đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động - Phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế, tài đơn vị Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội thiết lập doanh nghiệp nhà quản lý xây dựng dựa vào điều kiện thực tế khả thực đơn vị Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội cần: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp - Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, xác việc lập báo cáo tài trung thực hợp lý Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các q trình kiểm sốt đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp, tình hình thực quy định, sách hệ thống Kiểm soát nội số lượng tính chất sai phạm xảy Từ thiết lập lại hệ thống kiểm sốt nội với chế 10 giám sát thiết thực, hữu hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, khả điều hành máy quản lý doanh nghiệp 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát nội 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên ngồi đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp - Đặc thù quản lý: Các đặt thù quản lý đề cập đến quan điểm nhận thức khác điều hành quản lý nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm sốt doanh nghiệp Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác Có nhà quản lý quan tâm tới việc lập BCTC việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đề Đối với phong cách này, nhà quản lý trình kinh doanh thận trọng để giảm rủi ro cho số liệu thơng tin xác, đáng tin cậy Vì vậy, thủ tục kiểm sốt cần xây dựng hiệu Ngược lại, có nhà quản lý lại hài lòng với hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao thu nhiều lợi nhuận Như số liệu BCTC không trung thực, không đủ độ tin cậy - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức nhân tố đóng vai trò quan trọng việc đạo, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận, sai sót hoạt động tài doanh nghiệp Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận + Thực phân chia rành mạch chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách bảo quản tài sản 92 Bảng 3.3 Báo cáo nhận hàng Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng Số chứng từ: Khu CN Liên chiểu- ĐN Ngày: 10/ 5/ 2011 PĐNMH số : / / 2011 Đơn đặt hàng: ĐĐH/ / 2011 Hợp đồng: / / 2011 Số Hóa Đơn: 0183658 BÁO CÁO NHẬN HÀNG Nhà cung cấp: cơng ty……………………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………………… Tên hàng hóa, Vật tư:……………………………………………………………………… Số lượng:…………………………………………………………………………………… Chủng loại:………………………………………………………………………………… Chất lượng:………………………………………………………………………………… Năm sản xuất:……………………………………………………………………………… Nước sản xuất:……………………………………………………………………………… Đơn giá :…………………………………………………………………………………… Thành tiền:………………………………………………………………………………… Người lập Người nhận Người giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để kiểm soát tốt hàng tồn kho, công ty quy định năm kiểm kê hàng tồn kho lần.Qua thực tế, cơng ty có số lượng hàng tồn kho lớn ảnh hưởng đến dòng tiền lưu thơng đơn vị, theo tác giả cơng ty có số lượng hàng tồn kho lớn nhiều chủng loại, gián đoạn việc nhập xuất để kiểm kê toàn Nên tiến hành kiểm kê đột xuất đơn vị thấy có dấu hiệu sai phạm, làm thất hàng hóa, kiểm kê phần rải niên độ kế tốn Cuộc kiểm kê đóng 93 vai trò cơng cụ giám sát thường xun nhà quản lý hàng tồn kho, quan trọng cần thực Bảng 3.4 Báo cáo kiểm kê vật tư hàng tồn kho Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng Khu CN Liên Chiểu – TP Đà Nẵng BÁO CÁO KIỂM KÊ VẬT TƯ HÀNG HÓA TỒN KHO Qúy năm 2011 Mã Kho: Stt Mã Vật Tên Vật tư Tư Kế Toán Trưởng ĐVT Tồn sổ Tồn thực Chênh Nguyên sách tế lệch nhân Thủ Kho Người Lập Biểu Kết kiểm kê thực tế ghi nhận vào mẫu biểu phát hành trước đánh số thứ tự liên tục để đảm bảo khơng bỏ sót hàng hóa, nghĩa đơn vị phải phát hành quản lý phiếu kiểm kê Các lô hàng kiểm kê phải đánh dấu “ Đã kiểm kê” để tránh trường hợp kiểm trùng, đồng thời việc kiểm kê nên tiến hành theo trình tự có hệ thống, để tránh kiểm sót 94 Bảng 3.5 Phiếu Kiểm kê Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng Số : Kho: Ngày: / / 2011 PHIẾU KIỂM KÊ Nhóm Vật tư hàng hóa: Tên hàng: Số Lượng Kiểm kê: Người kiểm kê Sau tất hàng tồn kho kiểm kê phiếu kiểm kê thu thập đầy đủ Bộ phận kiểm kê tổng hợp vào Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa, tất thành viên tham gia kiểm kê phải ký vào biên kiểm kê, sau báo cáo kiểm kê lập thành bản, lưu kho, chuyển cho kế toán hàng tồn kho, chuyển lãnh đạo công ty báo cáo Đặc điểm công ty chuyên nhập kinh doanh Thép phế liệu, nghiệp vụ tốn liên quan đến ngoại tệ phát sinh cơng ty nhiều Tình hình biến động ngoại tệ thị trường xảy phức tạp, công ty cần bổ sung vào sổ tốn sổ chi tiết toán với người bán ngoại tệ sổ theo dõi toán ngoại tệ để theo dõi cách cụ thể xác nghiệp vụ tốn liên quan đến ngoại tệ góp phần làm cho việc kiểm sốt chu trình tốn trở nên chặc chẽ Hiện nay, việc đối chiếu công nợ công ty với khách hàng kế tốn cơng nợ thực trao đổi qua email hai bên, việc trao đổi thuận tiện nhanh chóng giúp cơng ty cân đối nguồn tài đơn vị, cơng ty chưa có sách hoạch định cụ thể tốn cơng nợ cho khách hàng, theo tác giả công ty nên xây dựng kế hoạch tốn tránh tình trạng bị động q trình tốn, cân đối nguồn tài Công ty 95 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Việc thực thủ tục kiểm soát hữu hiệu chu trình mua hàng tốn cơng ty góp phần tăng cường hiệu KSNB HTTTKT Các thủ tục kiểm soát cần xây dựng sở đảm bảo nguyên tắc kiểm sốt: Ngun tắc phân cơng phân nhiệm, ngun tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Trên sở tồn thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng nhập kho Cơng ty, tác giả đưa giải pháp hồn thiện, từ khâu mua hàng đến khâu nhận hàng 3.2.3.1.Nghiệp vụ mua hàng nhập kho - Khâu đặt hàng: Để tránh sai phạm Bộ phận mua hàng có thông đồng với nhà cung cấp, công ty nên tách bạch chức tìm kiếm nguồn hàng, thương thảo giá cả, mua hàng với chức ký hợp đồng, kiểm tra, giám sát việc thu mua hàng hóa vật tư, thép phế liệu Qua đó, hạn chế sai phạm phận thu mua việc làm giá Tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí Cơng ty xây dựng: Chất lượng, số lượng, giá cả, yêu cầu kỹ thuật, thông số kỹ thuật, phương thức giao hàng, điều kiện toán, tiến độ giao hàng mối quan hệ lâu dài với Công ty - Lựa chọn nhà cung cấp: Để đảm bảo nguồn hàng cung cấp ổn định cho việc sản xuất, công ty thường chọn nhà cung cấp truyền thống, để kiểm soát chặt chẽ khâu đặt hàng nhà cung cấp, cần có kiểm duyệt người quản lý phận trước nhân viên gửi đơn đặt hàng nhằm hạn chế gian lận, sai sót xảy Trường hợp có khác giá nhà cung cấp truyền thống thị trường vật tư hàng hóa loại, nhân viên cung ứng phải lấy báo giá 03 nhà cung cấp khác thơng qua trưởng phòng vật tư XNK xem xét, trình Tổng giám đốc (có thể người ủy quyền) phê duyệt mua nhà cung cấp phê duyệt Trong trình thực hợp đồng kết thúc đơn đặt hàng, nhà cung cấp vi phạm điều khoản hợp đồng tiến độ giao hàng, 96 chất lượng, số lượng chứng từ, hóa đơn hàng hóa, cán phụ trách mua hàng phải thông báo cho NCC để đưa giải pháp khắc phục kịp thời Định kỳ, phòng Vật tư XNK phối hợp với phận KCS tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty việc có nên tiếp tục mua hàng nhà cung cấp hay khơng, họ khơng đáp ứng đầy đủ tiêu chí lựa chọn ban đầu, có nhà cung cấp tốt Nếu NCC vi phạm điều khoản chất lượng, số lượng hàng, tiến độ giao hàng chậm,… cần phải đánh giá lại, xem xét tiếp tục mua lơ hàng hay không Theo tác giả công ty nên thường xuyên đánh giá nhà cung cấp nhằm kiếm nguồn hàng với giá hợp lý chất lượng, Tác giả xin đưa tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp để phòng vật tư XNK đánh giá 97 CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NÃNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Số: Ngày tháng năm 2011 I.Thông tin nhà cung cấp Tên nhà cung cấp…………………………………………………………… Tên Giao dịch:…………………………………………………………… Địa chỉ:……………………điện thoại …………….Fax………………… Mặt hàng cung cấp:………………………………………………………… II Tiêu chuẩn đánh giá • Pháp nhân nhà cung cấp - Nhà sản xuất nước - Nhà sản xuất nước ngồi - Cơng ty cổ phần - Cơng ty TNHH - Doanh nghiệp tư nhân - Các loại hình khác • Chứng quản lý chất lượng ISO: Nếu nhà cung cấp có chứng ưu tiên chọn so với nhà cung cấp khác khơng có • Chỉ tiêu cung cấp hàng hóa dịch vụ - Nguồn gốc hàng hóa rõ ràng • Chất lượng: - Cao với nhãn hiệu nhà sản xuất - Đáp ứng nhãn hiệu nhà sản xuất - Đáp ứng nhãn hiệu • Thời gian giao hàng: - Đáp ứng theo u cầu cơng ty • Kinh nghiệm: - Đã cung cấp cho nhiều Công ty sản xuất Thép thị trường • Uy tín: Chưa vi phạm thỏa thuận mua bán với đơn vị khác, không dùng tiền bạc, quà biếu, cho bên mua để giành hợp đồng • Giá cả: Thấp hợp lý so với công ty gửi báo giá • Thanh tốn: Đáp ứng u cầu mà cơng ty đưa • Các cam kết khác: - Cam kết hổ trợ kỷ thuật nội dung hợp đồng - Cam kết không chủ động khởi kiện công ty vi phạm hợp đồng - Cam kết không hủy bỏ hợp đồng dù với lý PHỊNG VẬT TƯ- XNK ( Ký, ghi rõ họ tên) 98 Tại công ty, Vật tư hàng hóa có giá trị nhỏ phòng vật tư XNK thực Sau nhận phiếu yêu cầu mua vật tư phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt, phòng Vật tư XNK tiến hành lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp, đơn đặt hàng phòng Vật tư XNK gửi đến cho nhà cung cấp đóng vai trò bảng kê đặt hàng với nhà cung cấp chưa trọng đến việc đối chiếu, kiểm soát đơn đặt hàng so với phiếu yêu cầu mua hàng hóa vật tư phiếu nhập kho Để khắc phục tình trạng này, theo tác giả nên bổ sung thêm thông tin “ Số phiếu yêu cầu mua vật tư” đơn đặt hàng, đồng thời cần bổ sung thêm chữ ký phận có nhu cầu Tổng giám đốc (hoăc phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất) nhằm tăng cường công tác kiểm soát Đơn đặt hàng cần lập thành 03 liên: 01 liên phòng Vật tư XNK giữ để thực việc thu mua, 01 liên gửi đến phận kho hàng để theo dõi nhập hàng, 01 liên lưu phòng tài kế tốn để theo dõi Trong q trình mua hàng cần có giám sốt chặt chẽ Hội đồng quản trị, ban kiểm sốt cơng ty Cơng việc nhằm tránh tình trạng thơng đồng phận Vật tư XNK nhà cung cấp, gây thiệt hại đến Công ty Công ty không mua hàng với giá tốt nhất, tránh khoản thất thoát chiết khấu, hoa hồng từ nhà cung cấp Công ty nên quy định xử lý kỷ luật nghiêm khắc phát nhân viên nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp định kỳ tiến hành kiểm tra việc 3.2.3.2 Nhập kho hàng hóa Các chừng từ khâu lại không đánh số thứ tự dễ xảy gian lận Do để hạn chế rủi ro tiếp nhận hàng kho, thủ kho nhận hàng cần phải kiểm tra lô hàng số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng điều khoản ghi ĐĐH Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải lập Báo cáo nhận hàng, có chữ ký người giao hàng, thủ kho người lập, nhân viên thu mua Phòng vật tư – XNK, KCS Phiếu phải đánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi toán Biên phải nêu rõ loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận kiện khác có liên quan Biên nên lập liên: + Liên 1: Gửi phận mua hàng 99 + Liên 2: Gửi phận kho + Liên 3: Gửi phận kế tốn Bên cạnh đó, nhận hàng ngồi thủ kho phải có thêm phận quản lý chất lượng ( KCS ) tham gia để kiểm tra chất lượng hàng Việc giúp phát kịp thời hàng hóa chất lượng không đảm bảo yêu cầu Hợp đồng phê duyệt, thông báo cho NCC biết Các chứng từ lập thời điểm nhận hàng là, Phiếu nhập kho, phiếu cân, biên kiểm nghiệm chất lượng, Theo tác giả, tất chứng từ liên quan đến nhập kho, thủ kho lập nên đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận kho, phận KCS, phòng vật tư – XNK, đại diện nhà cung cấp 3.2.3.3 Nghiệp vụ toán Để phận tài kế tốn phát huy hiệu quả, ban giám đốc tránh trường hợp phân công nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức ảnh hưởng đến tính kiểm sốt hệ thống quản lý cơng ty Mặc dù nghiệp vụ tốn cơng ty thực chủ yếu qua ngân hàng, điều làm hạn chế đáng kể rủi ro xảy nghiệp vụ toán nghiệp vụ toán kiểm soát chưa thực chặt chẽ số điểm cần hồn thiện sau: Các chứng từ tốn cơng ty kế toán toán tập hợp phải kiểm tra phê duyệt Tổng giám đốc người uỷ quyền Ở phận kế toán nợ phải trả, tất chứng từ cần đóng dấu ngày nhận chứng từ khác phát sinh phận phải đánh số liên tục để kiểm sốt Theo tác giả Bộ phận tài kế tốn cơng ty nên thiết kế Bảng kê chứng từ cần toán, để tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa đơn đến hạn toán 100 Bảng 3.6.Bảng kê chứng từ Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng Khu CN Liên chiểu – TP Đà Nẵng BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Số: Nội dung toán: ……………………………………………………………… Người toán: Ðơn vị ( Bộ Phận ) Số Loại chứng từ Nội dung chứng từ Số tiền (đ) ghi TT Tổng số tiền chữ: Đà Nẵng, ngày tháng năm 2012 Tổng giám đốc Kế tốn trưởng (ký tên, đóng dấu ) (ký tên) Người lập bảng (ký tên Khi đến hạn toán kế toán toán tập hợp chứng từ toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra chứng từ như: Số tiền giấy đề nghị toán phải số tiền phải trả hoá đơn nhà cung cấp chuyển đến, số lượng, chủng 101 loại, mẫu mã hoá đơn phải với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm,…Bước kiểm tra quan trọng kiểm tra chung chung cần chứng từ không khớp kế tốn TGNH trả lại cho kế toán toán kiểm tra Sau kiểm tra, chứng từ trình cho kế tốn trưởng, Tổng giám đốc kiểm tra ký duyệt, lúc kế toán tiền gửi ngân hàng lập uỷ nhiệm chi Trước gửi uỷ nhiệm chi tới ngân hàng kế toán trưởng Tổng giám đốc phải ký duyệt Kế toán trưởng cần kiểm tra xem ủy nhiệm chi có lập với số tiền chi trả khơng KẾT LUẬN CHƯƠNG 102 Trong chương này, luận văn đánh giá ưu nhược điểm hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Trên sở đó, luận văn đề xuất biện pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, nhằm giúp cơng ty kiểm sốt chặt chẽ chu trình mua hàng tốn, tránh gian lận, sai sót q trình thực nhằm mang lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh tốt cho Công ty 103 KẾT LUẬN Trong giai đoạn nay, ngành sản xuất Thép phải tiếp tục trì mức tăng trưởng ổn định bền vững sỏ đảm bảo tính hiệu để đáp ứng u cầu nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, bước phát triễn thành ngành công nghiệp mũi nhọn kinh tế nước nhà Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn “ Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng” xây dựng số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nhằm hạn chế gian lận việc mua hàng tốn từ nâng cao tính canh tranh thị trường cho doanh nghiệp giai đoạn hội nhập 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ môn kiểm toán - Khoa kế toán – Kiểm toán trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng [2] Bộ tài (2005), Chế độ Kế toán áp dụng cho DN ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, NXB Tài chính, Hà Nội [3] Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế tốn Việt Nam (đã ban hành qua đợt) [4] Hoàng Thị Thu Vân (2010), Tăng cường kiểm soát nội chi phí sản xuất Cơng ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Đà Nẵng [5] Phạm Văn Dược (2006), Kế toán quản trị, NXB Thống kê [6] Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống kê [7] John Dunn (2001), Kiểm toán lý thuyết thực hành, NXB Thống kê [8] Khoa kế toán – Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng (2008), Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp, NXB Đà Nẵng [9] Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà Nội [10] Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình kế tốn quản trị, NXB Giáo dục [11] Trương Bá Thanh, Trần Đình Khơi Ngun (2007), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, Lưu hành nội [12] Đồn Thị Ngọc Trai (2006), Giáo trình kiểm tốn dành cho học viên cao học khóa 2009 - 2011 105 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ LƯU ĐỒ MỞ ĐẦU MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu luận văn .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp Luận văn Kết cấu luận văn TỔNG QUAN TÀI LIỆU LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH .7 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .7 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội .7 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát nội 10 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt 10 1.1.4 Vai trò kiểm sốt nội cơng tác quản lý 15 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng toán .16 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng toán 17 21 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 21 Chu trình mua hàng tốn chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để kiểm sốt tốt chu trình mua hàng toán, đơn vị phải thiết lập hệ thống Kiểm soát nội đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu tính tuân thủ quy định đơn vị, quy định Nhà nước, đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý BCTC Chính kiểm sốt nội chu trình nhằm đạt số mục tiêu như: .21 1.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo chu trình mua hàng toán 22 1.2.3.1 Luân chuyển chứng từ .22 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn .23 106 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 28 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 28 Thủ tục kiểm soát mua hàng tốn Ban lãnh đạo cơng ty xây dựng nhằm đạt mục tiêu kiểm soát Mục tiêu kiểm sốt quản lý quy trình mua hàng toán bao gồm: Nhằm hạn chế khả xảy gian lận, tăng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, giảm chi phí khơng cần thiết, đảm bảo hồn thành kế hoạch công ty, thực cam kết khách hàng .46 Trong sản xuất, công đoạn quy trình sản xuất số lượng số lượng mà công đoạn sản xuất cần tới, việc dư thừa hàng tồn kho doanh nghiệp cần phải hạn chế tối đa, qua làm tăng suất giảm chi phí Trên thực tế, Ban giám đốc chưa thực quan tâm mức đến lượng hàng tồn kho công ty, hàng tồn kho công ty lớn 46 KẾT LUẬN CHƯƠNG 72 CHƯƠNG .73 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO) ... TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển Cơng ty cổ phần Thép. .. trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng 4 TỔNG QUAN TÀI LIỆU Hoạt động kiểm toán. .. triển Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng công ty cổ phần chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam theo Quyết định