Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép đà nẵng (tt)

1 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi doanh nghiệp trình tổ chức đạt đến qui mô hoạt động định phải thiết lập trì phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý điều hành hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Một phận thực chức phận kiểm soát nội đơn vị Kiểm soát nội giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế công ty đồng thời góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển đơn vị nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực kinh doanh xuất nhập sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh tăng cường công tác kiểm tra quản lý công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu định Trong đó, bật lên phải tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Đây chu trình quan trọng, cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội mua hàng toán chưa thật hữu hiệu Nó tiềm ẩn rũi ro từ yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại làm suy giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát sai phạm giảm thiểu tổn thất xảy Điều thấy rõ cần thiết việc Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Vì chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ”, để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Cao học Kế toán 2 Mục đích nghiên cứu luận văn Luận văn vận dụng lý luận thông qua nghiên cứu thực tiễn Công ty, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Là kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đồng thời làm rõ sai sót, hạn chế tồn trình mua hàng toán công ty, qua đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng toán cách có hiệu Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn công tác kiểm soát nội khâu mua hàng hóa vật tư toán tiền mua hàng hóa vật tư Công ty Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu để thực luận văn, tác giả sử dụng phương pháp cụ thể bao gồm: Quan sát, điều tra phân tích, hệ thống hoá, phân tích tổng hợp, phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá vấn đề, kiện nêu lên ý kiến thân Đóng góp Luận văn Luận văn góp phần hệ thống hoá làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ, đặt biệt kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Qua phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn nêu lên bất cập, tồn tại, hạn chế kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty, từ đưa số giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm soát mua hàng toán đơn vị Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương 1: Lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp 3 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): “Kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, Hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ pháp luật quy định.” Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung : - Kiểm soát trình - Kiểm soát nội thiết lập vận hành người - Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị: - Bảo vệ tài sản đơn vị - Đảm bảo độ tin cậy thông tin - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý.” Theo chuẩn mực 400 Bộ tài (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ tài chình): Kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dựng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Kiểm soát nội toàn sách thủ tục ban Giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát sai sót hay gian lận, tính đầy đủ xác ghi chép kế toán, đảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản đơn vị Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy thông tin Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát - Đặc thù quản lý - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân - Công tác kế hoạch - Uỷ ban kiểm soát - Bộ phận kiểm toán nội - Môi trường bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho mục tiêu tổng quát sau thực hiện: Tính có thực; phê chuẩn;tính đầy đủ; đánh giá; phân loại; tính kỳ; trình luân chuyển sổ tổng hợp xác 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 5 1.1.4 Vai trò kiểm soát nội công tác quản lý Ngày nay, KSNB đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty như: Con người, tài sản, vốn, góp phần hạn chế tối đa sai phạm rủi ro phát sinh trình SXKD doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ hiệu cho trình mở rộng phát triển doanh nghiệp 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng toán 1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh Chu trình bao gồm nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng nghiệp vụ toán tài sản cố định, vật tư, hàng hóa, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Chu trình yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng, kết thúc việc toán tiền cho nhà cung cấp chu trình ảnh hưởng đến nhiều khoản mục báo cáo tài đơn vị 1.2.1.2 Đặc điểm Mua hàng toán chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp Sự hữu hiệu hiệu chu trình thể qua việc đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ hạn cho nhà cung cấp, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động đơn vị Chu trình mua hàng toán trãi qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đến chu trình khác, liên quan đến tài sản nhạy cảm hàng tồn kho, tiền,… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng toán - Xử lý đơn đặt mua hàng ký hợp đồng mua bán - Nhận hàng hoá, dịch vụ kiểm định - Ghi nhận khoản nợ người bán - Xử lý ghi sổ khoản toán người bán 1.2.1.4 Rủi ro xảy chu trình mua hàng toán - Đề nghị mua hàng: mua hàng không cần thiết trùng lắp, mua sai mục đích sử dụng, đặt hàng trễ sớm, đặt hàng chất lượng giá cao - Lựa chọn nhà cung cấp: nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp hàng hóa giá cao, nhân viên phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá nhà cung cấp có giá hợp lý giá nhà cung cấp nhân viên ủng hộ - Nhận hàng: Nhận hàng không quy cách, chất lượng, số lượng, hàng đặt, nhận biển thủ hàng không nhập kho - Bảo quản hàng: Hàng tồn kho bị cắp, công nhân hủy giấu sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt Hàng hóa bị hư hỏng, phẩm chất - Trả tiền: Lập chứng từ toán khống để toán, chi trả nhiều số tiền hóa đơn, trả tiền trễ hẹn,… 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu tính tuân thủ: - Hàng hoá mua vào đảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng - Các nghiệp vụ toán phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực - Việc toán phải đảm bảo với số lượng hàng thực tế mua, nhà cung cấp Đồng thời, trình thực theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình mua hàng toán phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý BCTC - Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ kèm như: yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn người bán….có phê chuẩn người có thẩm quyền - Kế toán ghi nhận giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho - Các nghiệp vụ toán tính toán ghi nhận đắn 1.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo chu trình mua hàng toán 1.2.3.1 Luân chuyển chứng từ: Đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT 1.2.3.2 Hệ thống sổ sách báo cáo: Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi toán với người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ hàng hóa, sổ phải trả người bán, sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 1.2.4.1.Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng - Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, phận có liên quan phiếu yêu cầu mua hàng để mua Đây chứng từ khởi đầu cho chu trình mua hàng, cung cấp chứng với mức độ tin cậy phát sinh nghiệp vụ mua hàng hay hữu hàng hóa Đơn đề nghị hàng hóa phải đảm bảo thông tin ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt, - Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho phận phụ trách mua hàng Để kiểm soát nội tốt phận độc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên - Sau đơn đề nghị mua hàng duyệt phận mua hàng tiến hành chọn nhà cung cấp Quá trình chọn nhà cung cấp phải giám sát chặt chẽ tránh tình trạng thông đồng giữu nhân viên đặt hàng với nhà cung cấp làm thiệt hại đến đơn vị - Thực thủ tục pháp lý cần thiết: Trong trình mua hàng, phận mua hàng phải thực thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi đơn vị phát sinh tranh chấp sau - Nhận hàng: Khi hàng vận chuyển đến địa điểm giao hàng thỏa thuận trước, phận nhận hàng vào Đơn đặt hàng Hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế quy cách, số lượng chất lượng hàng nhận Ngoài ra, phận nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thông tin ghi Hóa đơn, thông tin Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán 8 - Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, phát hàng không quy cách, chất lượng không đảm bảo số lượng không với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, Hóa đơn, phận mua hàng có quyền từ chối xúc tiến thủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên lập biên trả lại hàng, nêu rõ lý trả lại hàng ký xác nhận vào biên Biên lưu để chứng minh hàng đặt mua chưa nhận 1.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chu trình toán Căn vào chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán, Biên kiểm nhận hàng hóa, Hóa đơn CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng công ty cổ phần chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam theo Quyết định số: 690/QĐ-BCN ngày 24 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp Tên giao dịch Công ty là: Da Nang Steel Joint Stock Company Tên viết tắt là: DSC, hoạt động kinh doanh Công ty là: - Sản xuất, kinh doanh: Phôi thép, thép xây dựng loại, tôn mạ màu, xà gồ, lưới thép, thép chế tạo thông dụng, chi tiết gang thép, loại khí công nghiệp - Kinh doanh mua bán vật tư, nguyên vật liệu - Gia công, chế tạo chi tiết gang thép - Xuất nhập sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép, sản xuất kinh doanh khí ôxy, y tế Trụ sở Công ty tại: Khu công nghiệp Liên Chiểu, Quận Liên Chiểu, Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng 2.1.2.1 Chức Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng với chức thực kế hoạch sản xuất phôi thép kinh doanh thép xây dựng Công ty chuyên nhập kinh doanh loại thép phế liệu 2.1.2.2 Nhiệm vụ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ có thị trường nước, nghiên cứu xác định nhu cầu thị trường mặt hàng công nghiệp nhằm xây dựng kế hoạch, tổ chức hoạt động kinh doanh hiệu phục vụ tối đa hóa nhu cầu khách hàng nhằm hoàn thành tốt tiêu kinh tế kế hoạch công ty đề 2.1.3 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Bộ máy quản lý công ty theo mô hình trực tuyến chức 2.1.4 Tổ chức kế toán công ty 2.1.4.1 Tổ chức máy kế toán Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Bộ máy kế toán công ty áp dụng theo mô hình tập trung 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Với quy mô sản xuất kinh doanh trên, Công ty sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung” 2.2 THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Chính sách nhân Là công ty cổ phần nên việc sử dụng nhân sử dụng lao động chặt chẽ hiệu quả, với lực lượng lao động 352 người đó: 40 người trình độ đại học (chiếm 11,4%), 16 người trình độ cao đẳng 10 (chiếm 4,6%), 47 người trình độ trung cấp (chiếm 13,4%), 16 người trình độ nghề bậc (chiếm 4,6%) 233 người lao động phổ thông (chiếm 66%) Việc tuyển dụng nhân đặt biệt coi trọng, tiêu chí sử dụng để lựa chọn kỹ chuyên môn, công ty trọng đến đạo đức nghề nghiệp, lối sống, tính trung thực, sáng tạo động 2.2.1.2 Đặc thù sản phẩm Sản phẩm phôi thép, nguồn nguyên liệu phục vụ cho sản xuất thép Công ty Trước đây, nguồn cung cấp thép phế liệu cho công ty chủ yếu sở thu mua phế liệu thuộc khu vực miền Trung, Tây nguyên Tuy nhiên, với quy mô phát triển nay, công ty nâng cấp công suất lên mức 150.000 tấn/năm nên nhu cầu lượng thép lớn, mức cung nước đáp ứng, công ty thực nhập từ nước nước Nam Phi, Mỹ, Singapo, Philippin, ….lượng thép phế liệu nhập chiếm khoảng từ 60% - 70% nhu cầu phục vụ cho sản xuất 2.2.1.3 Quan điểm quản lý Tổng giám đốc người chịu trách nhiệm cao mặt hoạt động sản xuất Công ty Trong công tác chuyên môn, Tổng giám đốc thực phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho Phó tổng giám đốc, có trách nhiệm hỗ trợ, tham mưu cho Tổng giám đốc việc điều hành hoạt động Công ty Quan điểm, thái độ lãnh đạo thể thông qua quy chế, quy định qua nhằm tạo môi trường quản lý thuận lợi cho đơn vị cá nhân nhận thức đắn chấp hành nghiêm túc quy định, đem lại hiệu SXKD 2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức phân định quyền hạn trách nhiệm phòng ban tương đối rõ sở đánh giá lực thực tế trình độ chuyên môn, đạo đức nhân viên Quan hệ báo cáo doanh nghiệp tương đối rõ ràng, giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp chia sẻ thông tin lẫn phận doanh nghiệp nhân viên phòng ban 11 2.2.1.5 Công tác lập kế hoạch - Đối với kế hoạch sản xuất: Do phòng kế hoạch lập dựa lực sản xuất có công ty nhu cầu sản phẩm tiêu thụ thị trường - Đối với vật tư, Thép phế liệu: Thép phế liệu loại nguyên liệu trình sản xuất phôi Thép, chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm Tuy nhiên, nguồn cung cấp loại nguyên liệu lại không ổn định bị ảnh hưởng nhiều thị trường giới nghiêm túc kinh doanh đối tác nước nên công tác thu mua Thép phế liệu đặt biệt quan tâm nhằm đảm bảo cho trình sản xuất liên tục 2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.2.1 Đối với khâu mua hàng Mua hàng loại, đảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng, mua nhà cung cấp, giá (giá thấp tốt) mua theo phân công, phân cấp lãnh đạo Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đề nghị, phê duyệt Mua hàng kịp thời, thời hạn quy định, kế hoạch xây dựng không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ công ty 2.2.2.2 Đối với khâu toán Việc toán phải đảm bảo với số lượng hàng thực tế mua, nhà cung cấp Thanh toán giá thỏa thuận hợp đồng, trả đủ số tiền thực nợ nhà cung cấp Thanh toán hạn ký kết hợp đồng, khoản nợ nhà cung cấp, cam kết thời hạn toán Các nghiệp vụ toán phê chuẩn Tổng giám đốc Nghiệp vụ mua hàng toán phải kế toán ghi nhận, báo cáo tình hình xuất nhập tồn hàng hóa công nợ đúng, kịp thời, rõ ràng cho khách hàng cụ thể Nghiệp vụ mua hàng phải đầy đủ chứng từ sau: Phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu kiểm định thép phế liệu, phiếu nhập vật tư, cân quan điện tử, phiếu kiểm định KCS, hoá đơn người bán,….có phê chuẩn người có thẩm quyền 12 2.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.3.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ mua hàng toán công ty cổ phânThép Đà Nẵng Khâu mua vật tư hàng hóa nhập kho Chứng từ kế toán: Hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu cân, biên kiểm nghiệm, biên giao nhân…… Khâu toán Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, phiếu đề nghị toán, phiếu chi, UNC, lệnh chi,…… 2.2.3.2 Hệ thống tài khoản sổ sách kế toán mua hàng toán công ty cổ phân Thép Đà Nẵng Hệ thống kế toán yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội công ty Thông qua việc đối chiếu, ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức tốt hệ thống kế toán chu trình mua hàng toán giúp cho hệ thống kiểm soát nội Công ty chặt chẽ 2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng 2.2.4.1.Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Yêu cầu mua hàng Tại Công ty, Phòng Vật tư XNK ủy quyền Ban giám đốc chịu trách nhiệm việc mua hàng Khi có yêu cầu vật tư hàng hóa, phận liên quan (phân xưởng, kho) nhu cầu phận, cân đối vật tư hàng hóa tồn kho, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ công ty, dự trù vật tư hàng hóa khách hàng làm sở để lập Phiếu đề nghị mua hàng, công đoạn kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ nhằm tránh tình trạng mua hàng sai mục đích, không số lượng Phiếu lập thành 03 liên, mẫu thống công ty, đảm bảo thông tin ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách vật tư hàng hóa, đầy đủ chữ ký người đề nghị, người phê duyệt, phiếu chuyển đến Tổng giám đốc công ty phê duyệt đồng ý mua hàng 13 Đặt hàng Phòng Vật tư XNK vào phiếu đề nghị mua hàng phê duyệt để xem xét nhu cầu chủng loại cần mua, khảo sát nhà cung cấp truyền thống chất lượng, giá cả, so với nhà cung ứng khác (thông qua bảng báo giá) Sau Đơn đặt hàng Phòng vật tư XNK lập, vào phiếu đề nghị mua hàng duyệt, vào kế hoạch, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ, đơn đặt hàng khách hàng, số lượng hàng tồn kho Sau kiểm tra, đối chiếu theo yêu cầu thực tế, Phòng vật tư XNK tiến hành gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp Bên cạnh công ty khảo sát tìm thêm nhà cung cấp nước nước để đảm bảo cho hàng hoá mua vào đảm bảo chất lượng, ổn định, giá phù hợp, toán thuận đảm bảo hoàn thành theo hợp đồng Công ty ký kết Các thủ tục pháp lý cần thiết Trong trình mua hàng, phận Vật tư XNK thực thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi công ty có xảy tranh chấp Sau chấp nhận đơn đặt hàng hai bên ký hợp đồng mua bán hàng hóa thống hai bên, hợp đồng phải đầy đủ tính pháp lý, bên giữ 02 có đầy đủ chữ ký người đại diện pháp lý ký hợp đồng Nhận hàng Khi hàng đến công ty xe vận chuyển phải qua trạm cân công ty, sau thủ kho tiến hành đối chiếu, kiểm tra đơn đặt hàng với hàng hoá thực tế nhận làm thủ tục nhập kho vật tư hàng hoá Tuỳ theo đặc điểm loại vật tư hàng hoá mà có cách thức kiểm tra khác biên kiểm nghiệm lập khác Bộ phận kho sau hoàn thành thủ tục nhập kho hàng hóa, lập bảng báo cáo nhận hàng 2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ toán công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Kế toán toán sau nhận đủ chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu cân, biên kiểm tra vật tư, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng hóa đơn GTGT tiến hành kiểm 14 tra, đối chiếu số liệu chứng từ khớp với hay chưa, tất chứng từ phê duyệt, có đầy đủ chữ ký phận có liên quan hay chưa để đảm bảo toán đúng, đủ số nợ cho người bán, hạn chế toán cho số lượng hàng hóa vượt yêu cầu Đồng thời kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho,biên kiểm nghiệm vật tư với đơn đặt hàng số tiền ghi nhận hóa đơn có số nợ phải trả hay không, kiểm tra khoản chiết khấu mà công ty hưởng,… Khi đến hạn toán, kế toán toán chuyển chứng từ toán cho kế toán trưởng duyệt, sau chuyển cho Tổng giám đốc xét duyệt chấp nhận toán Sau chấp nhận toán, Tổng giám đốc đề nghị kế toán lập chứng từ toán 2.2.5 Đánh giá kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.5.1 Ưu điểm - Tại công ty, để hoàn thiện chấn chỉnh công tác toán, Tổng giám đốc quy định thủ tục thời gian trình toán cụ thể từ khâu mua hàng khâu toán - Ban Giám đốc Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng nhận thức cần thiết công tác Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, thể qua việc trọng vào công tác lập kế kế hoạch mua hàng, phiếu cân, biên kiểm nghiệm vật tư, Đây sở để nhà quản lý theo dõi, kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng toán - Chứng từ kế toán Công ty lập đầy đủ đánh số thứ tự trước sử dụng tuân theo quy định hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý Công ty áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc ghi chép tính toán số liệu kế toán cung cấp kịp thời thông tin theo yêu cầu kiểm soát lãnh đạo - Trong suốt chu trình mua hàng từ khâu lập kế hoạch, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp lúc nhận hàng tổ chức thực chặt chẽ đặc biệt khâu kiểm tra chất lượng vật tư mua vào 2.2.5.2 Hạn chế - Môi trường kiểm soát 15 * Ban kiểm soát chưa thực phát huy chức nhiệm vụ mình, Ban kiểm soát chưa tiến hành kiểm soát chặt chẻ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Do thành viên Ban kiểm soát thành viên thuê (sáu tháng tiến hành kiểm soát lần) kiêm nhiệm họ thời gian để thực nhiệm vụ ban kiểm soát * Khâu mua hàng chưa kiểm soát hữu hiệu, phận vật tư XNK kiêm nhiều khâu từ công tác liên hệ với nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng việc phân công vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm * Tại công ty việc bổ nhiệm, đề bạt cán chung chung chưa có quy định cụ thể, chế độ thưởng phạt chưa thực thi, công tác tuyển dụng không dựa vào tiêu chuẩn cụ thể * Với quy mô ngày phát triển Công ty công ty chưa xây dựng phận kiểm toán nội hoạt động theo chuẩn mực kiềm toán Nhà nước kiểm toán quốc tế * Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhưng chu trình mua hàng toán công ty đưa thiếu xót cần điều chỉnh bổ sung thêm cho hợp lý * Về việc lập kế hoạch toán: Chưa trọng đến công tác lập kế hoạch toán, điều dẫn đến khó khăn cân đối tài mà Công ty gặp phải trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát * Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác mua hàng toán chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm soát, chưa hiệu * Đối với hàng mua đường cuối tháng chưa nhập kho không công ty tiến hành theo dõi vào tài khoản 151 mà nhân viên kế toán đợi lúc hàng hoá tới kho tiến hành phản ánh vào tài sổ sách kế toán điều làm cho hàng hoá đơn vị không theo dõi cách đầy đủ sổ sách kế toán nên việc quản lý kiểm soát hàng hóa trở nên khó khăn * Qua thực tế công ty, tác giả nhận thấy công ty chưa xây dựng quy trình mua hàng toán cụ thể để phận thực cách 16 đồng bộ, tăng cường khả kiểm soát rủi ro có khả xảy trình thực - Về thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán: * Nghiệp vụ mua hàng - Công ty chưa kiểm soát vấn đề giá thép thu mua, điều dẫn đến trường hợp chênh lệch giá thực mua với báo giá nhà cung cấp - Công ty chưa đưa tiêu chí cụ thể để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp tách biệt việc đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp (Phòng Vật tư – XNK công ty giao nhiệm vụ) Công ty chủ yếu mua hàng nhà cung cấp lâu năm - Việc phê duyệt, định mua hàng chưa tính đến vật tư tồn kho thực tế chưa vào khả sản xuất công ty, làm cho lượng hàng tồn kho lớn, chi phí tăng cao * Nghiệp vụ nhập kho - Sau hàng hóa vật tư kho, thủ kho tiến hành kiểm kê lập báo cáo nhận hàng Tuy nhiên, chứng từ lại không đánh số thứ tự, điều dẫn đến rủi ro kiểm soát, thất thoát tài sản gian lận việc kiểm hàng * Nghiệp vụ toán: - Các nghiệp vụ toán liên quan đến ngoại tệ phát sinh công ty lại chưa theo dõi riêng vào sổ riêng biệt - Kế toán toán chưa Báo cáo khoản nợ phải trả để theo dõi công nợ Dựa vào Báo cáo Ban giám đốc tranh thủ khoản tiền tạm thời nhàn rỗi để toán cho nhà cung cấp thời hạn chiết khấu để hưởng thêm khoản toán chiết khấu từ nhà cung cấp - Chu trình mua hàng toán công ty đưa ra, thiếu sót cần bổ sung thêm để kiểm soát chu trình cách có hiệu 17 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG Trong chiến lược kinh doanh công ty năm tới, hoạt động sản xuất phôi thép kinh doanh thép xây dựng trọng tâm công ty ngày mở rộng Vì phát triển công ty tương lai nên công tác KSNB chu trình mua hàng toán đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Công ty cần phải tiếp tục cải tiến công tác quản lý, để ngày hoàn thiện công tác kinh doanh Thép, nâng cao hiệu kinh doanh ngày phục vụ khách hàng tốt giá chất lượng Đồng thời, đơn vị phải nâng cao tính chuyên nghiệp với hệ thống công cụ quản lý quan trọng hệ thống KSNB hữu hiệu, đặc biệt hệ thống KSNB chu trình mua hàng toán Vì thế, việc tăng cường KSNB coi công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm không công ty mà tất công ty Đây quy luật tất yếu trình vận động phát triển Để đáp ứng với xu hội nhập phát triển công ty, công ty nâng công suất lên mức 150.000 tấn/ năm nên nhu cầu lượng thép phế lớn, mức cung nước đáp ứng, công ty thực nhập từ nước nước Nam Phi, Mỹ, Singapo, Philippin,….lượng thép phế liệu nhập chiếm khoảng từ 60% - 70% nhu cầu phục vụ cho sản xuất Điều này, thực Công ty tăng cường KSNB, nâng cao hiệu công tác quản lý điều hành Do vậy, việc tăng cường KSNB yêu cầu cấp bách để công ty thực thành công chiến lược phát triển mình, tiếp tục phát triển bền vững tiến trình hội nhập, đạt mục tiêu tăng trưởng mà Hội đồng quản trị đề 18 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức Ban lãnh đạo kiểm soát nội Ban Giám đốc Công ty cần phải tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội cách toàn diện có kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Bởi hệ thống Kiểm soát nội hoạt động cách chặt chẽ có hiệu kiểm tra, kiểm soát toàn hoạt động Công ty nhằm phát kịp thời sai sót, gian lận để đưa biện pháp xử lý hiệu quả, quy định pháp luật Ban lãnh đạo Công ty cần xác định rõ cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội đồng thời điều hành kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ, mà trọng tâm kiểm soát nội chu trình mua hàng toán cho phù hợp với đặc điểm đơn vị Vì đó, công cụ hữu hiệu ban Giám đốc trình quản lý điều hành hoạt động sản xuất Công ty Đồng thời thông qua chế kiểm soát đó, phận cá nhân đơn vị có nhận thức vị trí, vai trò kiểm soát nội trình thực nhiệm vụ 3.2.1.2 Tăng cường công tác quản lý Phòng Vật tư XNK phòng tài kế toán cần phối hợp nhịp nhàng với trình thực chu trình mua hàng toán Mỗi có thay đổi toán (thời hạn, hàng mua trả lại,…) mua bổ sung phòng Vật tư XNK thông báo với phòng tài kế toán để kịp thời phản ánh vào sổ sách kế toán lập chứng từ cần thiết Công ty có phân công chức năng, nhiệm vụ cho phận, nhiên cần xây dựng bảng mô tả công việc quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ nhân viên phòng ban chức đơn vị Phòng Vật tư – XNK công ty nên tách biệt thành hai phận cụ thể phận thu mua phận tìm kiếm nguồn hàng, để từ công tác kiểm soát tốt giải tình hình cán phòng vật tư – XNK kiêm nhiệm nhiều khâu, hạn chế quyền định 19 3.2.1.3 Về sách nhân sự, khen thưởng Hằng năm, công ty nên có kế hoạch đào tào nhân có nhằm tạo nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, quản lý tốt Điều giúp cho nhà quản lý cấp cao chủ động việc sử dụng nguồn lực người để góp phần đạt mục tiêu chung đơn vị Đặc biệt, công ty cần có biện pháp nâng cao lực đội ngũ làm công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, đảm bảo đủ số lượng chất lượng, thường xuyên cập nhập nâng cao kiến thức quản lý đầu tư kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.2.1.4 Xây dựng máy kiểm toán nội Với quy mô đầu tư sản xuất nay, phận KTNB Công ty nên thành lập gồm người, đứng đầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc Dưới trưởng phòng phó trưởng phòng kiểm toán viên nội bộ, người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực đưa bồi huấn bổ sung kiến thức vể kiểm toán nội chu trình mua hàng toán Bộ phận KTNB tiến hành sau: - Xác lập mối quan hệ KTNB với phận đơn vị phòng ban chức công ty quan kiểm toán độc lập, Kiểm toán Nhà nước, Việc xác lập mối quan hệ thông qua việc ban hành Qui chế nội công ty nhằm tạo thống triển khai thực 3.2.1.5 Hoàn thiện chu trình mua hàng toán Công ty Chu trình mua hàng toán công ty cần bổ sung thêm mục: tìm kiếm nhà cung cấp, thông tin giá; lựa chọn nhà cung cấp; báo cáo nhận hàng; kiểm soát thông tin giá, đánh giá độ tin cậy 3.2.1.6 Công tác lập kế hoạch toán Công ty cần lập kế hoạch toán để từ kiểm soát hiệu khoản toán phát sinh kỳ Trên sở kế hoạch lập công ty phải tiến hành theo dõi kế hoạch toán để biết tình hình thực so với kế hoạch đặt nào, có phát sinh thêm khoản toán nằm kế hoạch, có vấn đề bất thường trình toán không, để xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời Công 20 ty nên xây dựng kế hoạch toán từ đầu năm để biết luồng tiền từ có sách cân đối thu chi cho hợp lý Kế hoạch toán lập kế hoạch mua hàng, kế hoạch đấu thầu, kế hoạch nhập khẩu, để lập kế hoạch toán cho nhà cung cấp 3.2.2 Giải Pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.2.2.1 Xây dựng quy trình mua hàng Bước 1: Khi có nhu cầu hàng hóa vật tư dùng cho sản xuất phận có liên quan lập phiếu đề nghị mua hàng kê chi tiết loại hàng hóa vật tư cần mua số lượng Trình trưởng phận xem xét ký duyệt Bước 2: Sau nhận phiếu đề nghị mua hàng phận liên quan gửi qua (có ký trưởng phận) Phòng vật tư –XNK vào số lượng bán kỳ trước, lượng tồn kho tại, hợp đồng ký kết đầu năm, vào kế hoạch đầu năm, quý, tháng Sau kiểm tra thực tế theo nhu cầu cần mua Bước 3: Chuyển cho Tổng giám đốc xem xét duyệt Bước 4: Sau duyệt phận vật tư- XNK tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, thông tìm giá,… Bước 5: Chuyển thông tin nhà cung cấp, giá, chất lượng cho phận kế toán kiểm tra, thẩm định đánh giá độ tin cậy thông tin Bước 6: Kế toán kiểm tra thấy hợp lý chuyển cho phận Vật tư- XNK tiến hành lập hợp đồng xác nhận thời gian hoàn thành Bước 7: Chuyển Tổng giám đốc ký hợp đồng Bước 8: Phòng vật tư-XNK tiến hành theo dõi hợp đồng, thời gian hoàn thành nhận hàng, nhập kho 21 Quy trình toán Bước 1: Khi có nhu cầu toán phận liên quan tập hợp chứng từ gồm: Phiếu đề nghị mua hàng, bảng báo giá lựa chọn nhà cung cấp, phiếu cân, biên kiểm nghiệm, KCS đánh giá, hóa đơn, phiếu đề nghị chi tiền mặt, chuyển khoản chuyển cho trưởng phận duyệt chuyển bước (nếu không duyệt chất lượng chưa đảm bảo, kết thúc ) Bước 2: Kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu chứng từ: Đối chiếu số lượng, số tiền, phiếu cân, biên kiểm nghiệm có hợp đồng hay không, sau chuyển chứng từ cho kế toán trưởng (nếu có sai phạm chuyển trả hồ sơ toán) Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra hợp lý, đầy đủ duyệt chuyển Tổng giám đốc ký (không duyệt chuyển trả hồ sơ chờ toán) Bước 4: Tổng giảm đốc duyệt chuyển sang bước 5, không duyệt chuyển trả hồ sơ Bước 5: Phó phòng kế toán kiểm tra xác nhận chứng từ hợp lệ, đối chiếu công nợ, thu xếp dòng tiền toán chuyển bước 6, chưa đủ tiền lưu hồ sơ chờ toán sau Bước 6: Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ đầy đủ, lập phiếu chi, UNC, hồ sơ vay Sau chuyển cho kế toán trưởng ký phiếu chi, chuyển Tổng giám đốc ký phiếu chi, Lưu hồ sơ 3.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ Nhằm phục vụ tốt cho việc kiểm soát chu trình mua hàng toán, chứng từ phải thiết kế lại hoàn thiện lại cho sử dụng môi trường máy tính Việc hoàn thiện chứng từ bổ sung thêm số chứng từ kiểm soát cần bổ sung thêm số yếu tố cho chứng từ để thể vai trò kiểm soát phận 22 liên quan, qua để giúp cho công tác kiểm soát chi phí thực chặt chẽ đem lại hiệu cao công tác quản lý Các chứng từ công ty sử dụng chu trình mua hàng toán đánh số thứ tự trước sử dụng quy định rõ ràng trách nhiệm ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách tổ chức khoa học chặc chẽ thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ tìm kiếm cần thiết Nghiệp vụ hàng mua đường cuối tháng chưa nhập kho phải công ty tiến hành theo dõi Các chứng từ toán công ty kế toán toán tập hợp phải kiểm tra phê duyệt Tổng giám đốc người uỷ quyền Giải pháp xử lý vấn đề chênh lệch giá mua Tại công ty việc kiểm soát chênh lệnh giá hợp đồng Thanh toán chưa kiểm soát cách hiệu Theo tác giả để kiểm soát tốt trường hợp Bộ phận kế toán nhận phiếu yêu cầu toán cần đối chiếu giá thực mua hợp đồng ký phiếu báo giá với nhà cung cấp có chênh lệch không, có chênh lệch giá báo cáo với Ban lãnh đạo công ty để có hướng xử lý Công tác thu mua Thép phế liệu gặp khó khăn vấn đề kiểm tra chất lượng Thép phế liệu qua cân, trường hợp theo tác giả để đảm bảo công tác thu mua đạt chất lượng, mua đúng, mua đủ, đảm bảo tính xác, trung thực công ty nên có phân loại sau Thép phế liệu qua nhà cân phận KCS công ty tiến hành đánh giá xe theo hóa đơn nhập hàng Tại công ty nên đưa tiêu chí phân loại thép phế liệu loại 1, dựa tạp chất nằm lẫn phế liệu để từ công tác đánh giá chặc chẽ xác 3.2.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo Theo tác giả công ty cần bổ sung sổ sau: - Sổ theo dõi mua hàng - Sổ theo dõi công tác thu mua - Bảng báo cáo nhận hàng - Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho - Phiếu kiểm kê 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng 23 toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 3.2.3.1.Nghiệp vụ mua hàng nhập kho - Khâu đặt hàng: Để tránh sai phạm Bộ phận mua hàng có thông đồng với nhà cung cấp, công ty nên tách bạch chức tìm kiếm nguồn hàng, thương thảo giá cả, mua hàng với chức ký hợp đồng, kiểm tra, giám sát việc thu mua hàng hóa vật tư, thép phế liệu - Lựa chọn nhà cung cấp: Để đảm bảo nguồn hàng cung cấp ổn định cho việc sản xuất, công ty thường chọn nhà cung cấp truyền thống, để kiểm soát chặt chẽ khâu đặt hàng nhà cung cấp, cần có kiểm duyệt người quản lý phận trước nhân viên gửi đơn đặt hàng nhằm hạn chế gian lận, sai sót xảy Trường hợp có khác giá nhà cung cấp truyền thống thị trường vật tư hàng hóa loại, nhân viên cung ứng phải lấy báo giá 03 nhà cung cấp khác thông qua trưởng phòng vật tư XNK xem xét, trình Tổng giám đốc (có thể người ủy quyền) phê duyệt Định kỳ, phòng Vật tư XNK phối hợp với phận KCS tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty việc có nên tiếp tục mua hàng nhà cung cấp hay không, họ không đáp ứng đầy đủ tiêu chí lựa chọn ban đầu, có nhà cung cấp tốt Nếu NCC vi phạm điều khoản chất lượng, số lượng hàng, tiến độ giao hàng chậm,… cần phải đánh giá lại, xem xét tiếp tục mua lô hàng hay không 3.2.3.2 Nhập kho hàng hóa Để hạn chế rủi ro tiếp nhận hàng kho, thủ kho nhận hàng cần phải kiểm tra lô hàng số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng điều khoản ghi ĐĐH Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải lập Báo cáo nhận hàng, có chữ ký người giao hàng, thủ kho người lập, nhân viên thu mua Phòng vật tư – XNK, KCS Phiếu phải đánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi toán Bên cạnh đó, nhận hàng thủ kho phải có thêm phận quản lý chất lượng ( KCS ) tham gia để kiểm tra chất lượng hàng Việc giúp phát kịp thời hàng hóa chất lượng không đảm bảo yêu cầu Hợp đồng phê duyệt, thông báo cho NCC biết 24 Các chứng từ lập thời điểm nhận hàng là, Phiếu nhập kho, phiếu cân, biên kiểm nghiệm chất lượng, Theo tác giả, tất chứng từ liên quan đến nhập kho, thủ kho lập nên đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận kho, phận KCS, phòng vật tư – XNK, đại diện nhà cung cấp 3.2.3.3 Nghiệp vụ toán Để phận tài kế toán phát huy hiệu quả, ban giám đốc tránh trường hợp phân công nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức ảnh hưởng đến tính kiểm soát hệ thống quản lý công ty Các chứng từ toán công ty kế toán toán tập hợp phải kiểm tra phê duyệt Tổng giám đốc người uỷ quyền Ở phận kế toán nợ phải trả, tất chứng từ cần đóng dấu ngày nhận chứng từ khác phát sinh phận phải đánh số liên tục để kiểm soát Theo tác giả Bộ phận tài kế toán công ty nên thiết kế Bảng kê chứng từ cần toán, để tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa đơn đến hạn toán KẾT LUẬN Trong giai đoạn nay, ngành sản xuất Thép phải tiếp tục trì mức tăng trưởng ổn định bền vững sỏ đảm bảo tính hiệu để đáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, bước phát triễn thành ngành công nghiệp mũi nhọn kinh tế nước nhà Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Thép Đà Nẵng” xây dựng số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nhằm hạn chế gian lận việc mua hàng toán từ nâng cao tính canh tranh thị trường cho doanh nghiệp giai đoạn hội nhập  ... kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI... CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng công ty cổ phần chuyển... hàng toán công ty đưa ra, thiếu sót cần bổ sung thêm để kiểm soát chu trình cách có hiệu 17 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG