Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng và thanh toán.. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng v
Trang 1Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp cần phải có những hoạchđịnh chiến lược cũng như cách quản lý hữu hiệu từ khâu mua hàngđến khâu thanh toán, để tránh thất thoát tài sản, tiết kiệm chi phí … làmột cách tốt nhất để tồn tại và phát triển bền vững
Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng và thanh toán Tuy nhiên, việc kiểm soátcòn nhiều bất cập và hạn chế Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán là một yêu cầu cấp thiết nhằm
hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế những rủi ro dẫn đến thất thoát tài sản
Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An” làm Luận văn tốt nghiệp Cao học.
2 Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán, đồng thời căn cứ vào thực tiễn về kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra các giải phápphù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
Trang 23 Các câu hỏi đặt ra trong nghiên cứu
- Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán có cầnthiết cho việc hạn chế thất thoát tài sản của Công ty Cổ phần Du lịchDịch vụ Hội An hay không ?
- Làm thế nào để kiểm soát tốt nhất việc thất thoát tài sản củaCông ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An ?
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lí luận về kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán cũng như thực trạng về kiểmsoát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dulịch Dịch vụ Hội An Từ đó vận dụng những lí luận đã nghiên cứu,đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng
và thanh toán tại công ty
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứucông tác kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tiềnmua hàng tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
5 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả đã sử dụng phươngpháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp điều traphân tích, phỏng vấn, tổng hợp, đối chiếu, thu thập thông tin để đánhgiá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, từ đóđưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán tại công ty
Trang 33nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
7 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu thamkhảo, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội
An
Trang 4CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gianlận về báo cáo tài chính (COSO): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình
do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chiphối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
- Kiểm soát là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm mộtchuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị vàđược kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát
là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
1.1.3 Những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3.1 Môi trường kiểm soát
a Đặc thù về quản lý
b Cơ cấu tổ chức
c Chính sách nhân sự
d Công tác lập kế hoạch và dự toán
e Ủy ban kiểm soát
f Bộ phận kiểm toán nội bộ
Trang 5a Nguyên tắc phân công phân nhiệm
b Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
c Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG KIỂM TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán
- Là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh, liênquan tới việc mua hàng và nghiệp thanh toán đối với tài sản cố định,vật tư, hàng hóa
1.2.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
a Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán
b Nhận hàng hóa, dịch vụ và kiểm định
c Ghi nhận các khoản nợ người bán
d Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán
1.2.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
Trang 6- Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như:Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, báo cáo nhậnhàng, hóa đơn của người bán có sự phê chuẩn của người có thẩmquyền
1.2.4 Những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàngđược
- Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, bộ phận này
sử dụng hàng hóa cho mục đích riêng và trình hóa đơn để được thanhtoán liên quan đến hàng hóa đó
- Bộ phận mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bánhàng hóa phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì bộ phậnnày đảm nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp
1.2.5 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.5.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
- Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu hàng hóa, các bộ phận có
liên quan sẽ căn cứ trên làm thủ tục yêu cầu mua hàng Đây là chứng
từ khởi đầu cho chu trình mua hàng
- Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ
trách mua hàng Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lậpvới các phòng ban khác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hànghóa, dịch vụ từ bên ngoài
- Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao
hàng đã được thỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào đơnđặt hàng và hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, sốlượng và chất lượng của hàng nhận
Trang 7- Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng
quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng vớiđơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, bộ phận mua hàng cóquyền từ chối, xúc tiến các thủ tục trả lại hàng
1.2.5.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghinhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy
đủ của từng nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng,đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận hàng hóa, hóađơn
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán do bộ phậnphòng tài vụ thực hiện Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra vàchấp nhận thanh toán Đây là biện pháp kiểm soát hữu hiệu
Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợvới nhà cung cấp, đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ Cái
Trang 8CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH
VỤ HỘI AN
2.1.1 Đặc điểm hình thành và phát triển của Công ty
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1 Chức năng
2.1.2.2 Nhiệm vụ
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty
2.1.4 Tổ chức kế toán tại công ty
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty
2.1.4.2 Hình thức kế toán tại công ty
2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN
2.2.1 Môi trường kiểm soát
2.2.1.1 Các nhân tố bên trong
- Sự vận hành và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục củađơn vị, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của nhàquản lý
2.2.1.2 Các nhân tố bên ngoài
- Cục Thuế, thanh tra về lao động (kiểm tra tình hình sử dụng laođộng, các chế độ quyền lợi, thu nhập người lao động), báo cáo tình hìnhsản xuất kinh doanh cho Phòng Thương mại Du lịch Hội An
2.2.1.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo và tài khoản kế toán
Trang 9- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN
2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty
* Đối với khâu mua hàng
Mua hàng đúng tên hàng, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng,
số lượng kết cấu của hàng, mua đúng nhà cung cấp, đúng giá, muađúng theo sự phê duyệt của lãnh đạo
* Đối với khâu thanh toán
Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tếmua, đúng nhà cung cấp
Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiềnthực sự nợ nhà cung cấp
Thanh toán đúng hạn các khoản nợ nhà cung cấp, đã cam kếtthời hạn thanh toán
2.2.3 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
2.2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
- Thủ tục yêu cầu mua hàng:
Khi có yêu cầu hàng hóa, các bộ phận liên quan sẽ căn cứ trênnhu cầu của bộ phận, cân đối hàng hóa tồn tại kho, kế hoạch muahàng, kế hoạch tiêu thụ của công ty
- Đặt hàng:
Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được duyệt, bộ phậnmua hàng lập đơn đặt hàng
- Nhận hàng:
Trang 10- (1): Căn cứ vào nhu cầu thực tế hàng tồn kho và nhu cầu hàng hóa,
các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng trình kế toán trưởng, giámđốc phê duyệt
- (2): Căn cứ vào yêu cầu mua hàng đã được duyệt, bộ phận mua
hàng lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, tiến hành làm thủ tụcmua hàng
- (3): Bộ phận mua hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu
mua hàng, đơn đặt hàng ), tiến hành đặt hàng và mua hàng hóa vớinhà cung cấp của công ty
- (4): Bộ phận mua hàng tiến hành làm hợp đồng, đặt hàng với nhà
cung cấp đã được lựa chọn
- (5): Khi hàng về bộ phận nhận hàng, kế toán, thủ kho tiến hành làm
thủ tục nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn mẫu kiểm tra
- (6): Lập biên bản kiểm nhận hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của
các bên liên quan: Bộ phận nhận hàng, kế toán, nhà cung cấp nếuhàng hóa đạt yêu cầu
- (7): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng hóa
về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại … sau đó, ký vào biên bảnnhận hàng và tiến hành nhập kho
- (8): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, nhập kho, ký phiếu nhập kho
và lên thẻ kho theo từng mặt hàng
Trang 11- (9): Sau khi hoàn thành các thủ tục mua hàng, nhận hàng Bộ phận
mua hàng làm giấy đề nghị thanh toán tiền hàng trình kế toán trưởng,giám đốc phê duyệt
- (10): Sau khi giấy đề nghị thanh toán được duyệt, chuyển cho bộ
phận kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp
2.2.3.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển bộ chứng
từ thanh toán cho kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt và chấp nhậnthanh toán Đối với thanh toán bằng tiền mặt kế toán thanh toán căn
cứ vào chứng từ gốc lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 03 liên:
- Một liên kế toán thanh toán lưu;
- Một liên chuyển cho thủ quỹ lưu;
- Một liên chuyển cho nhà cung cấp
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập Người nhận tiền
Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): (Mười triệu, tám trăm bảy bảy ngàn, năm trăm đồng y)
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An)
Trang 1212 Trường hợp mà nhân viên mua hàng ứng tiền để thanh toán trướccho nhà cung cấp thì người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạmứng Giấy đề nghị tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kếtoán trưởng, phụ trách bộ phận và người tạm ứng
* Quy trình kiểm soát thanh toán tại công ty được thực hiện qua các bước sau:
- (1): Khi nhận được bộ chứng từ thanh toán của bộ phận mua hàng,
căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, kế toánthanh toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- (2): Chuyển chứng từ chi tiền cho thủ quỹ chi tiền, xuất quỹ (thanh
toán cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp)
- (3): Đến cuối kỳ, bộ phận kế toán sẽ in ra bản kê phiếu nhập, sổ chi
tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư, tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượngnguyên liệu với thủ kho và kế toán kho
2.2.4 Đánh giá công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty
* Hạn chế
- Các thành viên ban kiểm soát đều là thành viên kiêm nhiệm
vì vậy họ không có thời gian để thực hiện các nhiệm vụ của ban kiểmsoát
Trang 13- Khâu mua hàng chưa được kiểm soát hữu hiệu, bộ phậnmua hàng kiêm nhiều khâu từ công tác liên hệ với nhà cung cấp, đặthàng, nhận hàng … việc phân công này đã vi phạm nguyên tắc bấtkiêm nhiệm
- Công ty chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch thanhtoán, điều này dẫn đến những khó khăn về cân đối tài chính
* Nguyên nhân của những tồn tại
- Ban kiểm soát chưa thực sự phát huy được chức năng và nhiệm vụcủa mình
- Chưa có kiểm tra, đối chiếu thường xuyên về việc thực hiệnkiểm soát nội bộ
- Công ty chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch
Trang 14CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN
3.1 XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
Hiện nay, công ty quan tâm đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị,chưa quan tâm nhiều đến việc đảm bảo tuân thủ các quy định, quychế nội bộ nhằm hạn chế tối đa những thất thoát về tài sản của đơn
vị, việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán chưa chặt chẽ
3.2 TĂNG CƯỜNG CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
3.2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập kho
ty cần theo dõi vào tài khoản 151 (hàng mua đang đi đường), ghi theogiá tạm tính cho đến khi hàng về nhập kho căn cứ vào hóa đơn đểđiều chỉnh tăng hoặc giảm, phản ánh vào sổ sách kế toán, tránhtrường hợp bỏ sót nghiệp vụ
3.2.2 Đối với nghiệp vụ thanh toán
Các chứng từ thanh toán tại công ty do kế toán thanh toán tậphợp phải được kiểm tra và phê duyệt của giám đốc, kế toán trưởnghoặc người được ủy quyền
Trang 1515Cần tách biệt kế toán tiền (tiền mặt, TGNH) và kế toán thanhtoán, công nợ Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán tập hợpcác chứng từ thanh toán, tiến hành đối chiếu, kiểm tra các chứng từnhư: Số tiền trên giấy đề nghị thanh toán là số tiền phải trả trên hóađơn do nhà cung cấp chuyển đến: số lượng, chủng loại, mẫu mã trênhóa đơn phải đúng với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho chuyển cho
kế toán tiền kiểm tra lại
3.2.3 Hoàn thiện quy trình KSNB mua hàng và thanh toán
Căn cứ các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình muahàng và thanh toán Tác giả hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộchu trình mua hàng và thanh toán tại công ty, gồm các bước sau đây: (1) Căn cứ vào thực tế hàng tồn kho hiện có và nhu cầu về hànghóa phục vụ kinh doanh, nhu cầu hàng hóa các bộ phận, lập phiếuyêu cầu mua hàng
(2) Phòng cung ứng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng và kếhoạch mua hàng đã được phế duyệt tham mưu lãnh đạo phê duyệtphiếu yêu cầu mua hàng Giám đốc, trưởng phòng cung ứng công typhê duyệt
(3) Căn cứ phiếu yêu cầu hàng hóa đã được phê duyệt, bộ phậnmua hàng tiến hành làm thủ tục mua hàng
(4) Làm thủ tục mua hàng
(5) Tiến hành lựa chọn nhà cung cấp
(6) Bộ phận mua hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêucầu mua hàng, đơn đặt hàng ), tiến hành đặt hàng và mua hàng hóa.(7) Tiến hành làm thủ tục hợp đồng, đơn đặt hàng với nhà cungcấp đã được lựa chọn
(8) Khi hàng về bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọnmẫu kiểm tra