Tăng cường kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng công trình 525, đà nẵng (tt)

Tính cấp thiết của đề tài Kiểm soát nội bộ KSNB là các hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đạt được m

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là các hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên

để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu, là công cụ hữuhiệu cho các nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm soát

Trong doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm soát nội bộ trongkhâu mua hàng và thanh toán (MH&TT) làm tăng tính hiệu quả củahoạt động SXKD, khả năng thích ứng và uy tín của công ty Công ty

Cổ phần Xây dựng Công trình 525 Đà Nẵng có thực hiện việc KSNBquy trình MH&TT nhưng thường lồng ghép trong các khâu chứ chưatách riêng độc lập vì vậy vẫn còn những bất cập trong công tác quản

lý, hiệu quả kiểm soát chưa cao

Thực chất KSNB quy trình chỉ dừng lại ở các việc đối chiếucác bước thực hiện công việc trong quy trình với các quy chế nội bộchứ chưa phân rõ vai trò nhiệm vụ của các nhân viên và các nút kiểmsoát tương ứng trong toàn bộ hệ thống KSNB của quy trình

Từ nhận thức đó, tác giả chọn đề tài “TĂNG CƯỜNGKIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MH&TT TẠI CÔNG TY CỔPHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525, ĐÀ NẴNG”

2 Mục đích nghiên cứu

Hệ thống hóa lý luận về KSNB quy trình MH&TT và việcvận dụng tại công ty thuộc lĩnh vực xây dựng công trình Đánh giánhững ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân và đề xuất những giảipháp nhằm tăng cường hoàn thiện KSNB quy trình MH&TT

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: quy trình MH&TT và KSNB quytrình này trong công ty xây dựng

1

Phạm vi nghiên cứu: công tác tăng cường KSNB quy trìnhMH&TT trong công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.Giai đoạn nghiên cứu là từ năm 2009-2011.

4 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng tổng hợp phương pháp: phân tích, so sánh, đốichiếu, suy luận để phát hiện vấn đề và định hướng hoàn thiệnKSNB

Số liệu thu thập chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp vớiviệc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến việc nghiêncứu quy trình tại công ty

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Luận văn xác định được vai trò, vị trí, tầm quan trọng của côngtác kiểm soát nội bộ quy trình MH&TT trong các doanh nghiệp sảnxuất hiên nay nhất là trong các công ty xây dựng Thông qua việcphân tích những cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về kiểm soát nội

bộ quy trình MH&TT và các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soátquy trình, đặc biệt là các hạn chế và nguyên nhân để từ đó đề xuấtcác giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội

bộ quy trình này tại công ty

6 Kết cấu của luận văn: Luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình MH&TTtrong doanh nghiệp

Chương 2: Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ quy trìnhMH&TT tại công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình MH&TT tại công

ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Hệ thống KSNB

1.1.1.1 Khái niệm: Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng

quản lý của hệ điều hành doanh nghiệp, được thiết lập do nhu cầukiểm soát các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong đócác phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gianlận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằmđạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập

Hệ thống KSNB bao gồm các định chế kiểm soát, các tổchức kiểm soát, các kiểm soát viên, môi trường kiểm soát nhấtđịnh, là công cụ hữu hiệu của công tác quản lý

1.1.1.2 Mục tiêu : hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và

thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu tổng quát sau: bảo

vệ tài sản và bảo đảm hiệu quả hoạt động, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, tuân thủ, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

1.1.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức,

Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Bộ phận kiểm toán nội bộ,

Uỷ ban kiểm toán, Các nhân tố bên ngoài

1.1.2.2 Hệ thống kế toán: gồm các quy định về tổ chức bộ máy kế

toán đơn vị, tổ chức công tác kế toán

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo

đơn vị thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý

cụ thể: kiểm soát quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán, kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính.

3

1.1.3 Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ

- Khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao

- Con người là nhân tố gây ra sai sót từ hạn chế của bản thân

- Gian lận do sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc với bên ngoài

- Nhà quản lý lạm quyền, hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào cácsai phạm dự kiến, thủ tục kiểm soát kém hữu hiệu đối với các saiphạm bất thường

1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng và thanh toán

1.2.1 Đặc điểm mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Đặc điểm quá trình mua hàng: gồm đặc điểm về cơ sở mua

hàng, phương thức quản lý mua, đặc điểm khâu kiểm tra chất lượng

1.2.1.2 Đặc điểm quá trình thanh toán: Bao gồm đặc điểm nhà cung

cấp và phương thức thanh toán

1.2.2 Những vấn đề trong quản lý cần quan tâm đối với việc KSNB quy trình mua hàng và thanh toán

Trình bày các gian lận và sai sót thường gặp trong quy trình MH&TT

mà các nhà quản lý cần quan tâm phục vụ công tác kiểm soát

1.3 KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp

1.3.1 Chức năng và mục tiêu KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp : gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có hàng

hóa dịch vụ, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung ứng

1.3.1.1 Chức năng của quy trình mua hàng và thanh toán: Xử lý các đơn đặt hàng, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản

nợ người bán, xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 1.3.1.2 Vai trò của KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD, bảo vệ tài sản,đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán, báo cáo tài chính và

sự tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức

Riêng đối với công ty xây dựng: Mua hàng có vai trò quan

trọng, việc thu mua NVL chịu ảnh hưởng lớn của biến động giá thịtrường, chi phí liên quan và tiến độ thi công công trình.Quá trình thumua có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của các công trình và hiệuquả sử dụng các công trình Sự quản lý chặt chẽ này là cơ sở để đảmbảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, giá cả hợp lý

1.3.1.3.Mục tiêu kiểm soát quy trình nghiệp vụ MH&TT

1.3.2 Các yếu tố cơ bản của KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp xây dựng

1.3.2.1.Môi trường kiểm soát trong hoạt động MH&TT trong doanh nghiệp xây dựng: gồm: quan điểm nhà quản trị, cơ cấu tổ chức, chính

sách nhân sự, công tác kế hoạch, các nhân tố bên ngoài, bộ phận kiểm soát nội bộ, uỷ ban kiểm toán.

1.3.2.2.Thủ tục kiểm soát quy trình MH&TT trong doanh nghiệp

Có các thủ tục: Thủ tục kiểm soát ngăn chặn, thủ tục kiểm soát pháthiện, thủ tục kiểm soát sửa sai

1.3.2.3 Hệ thống kế toán quá trình mua hàng

a Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kiểm soát nội bộ

b Tổ chức công tác kế toán và KSNB quy trình MH&TT

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 đã hệ thống hóa lý luận về KSNB quy trình MH&TT ở các doanh nghiệp sản xuất, hướng nghiên cứu chính nghiêng về đặc điểm, vận dụng cho mô hình công ty xây dựng Đây

là cơ sở quan trọng để tìm hiểu, đánh giá, đối chiếu và phân tích với thực trạng KSNB quy trình MH&TT tại công ty ở chương 2

5

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN XDCT 525

- Trụ sở chính: 673 Trường Chinh, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng

- Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình giao thông trongngoài nước, công trình công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, đường điệndưới 35kw, nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, công trình…

- Đội ngũ nhân viên: gồm 220 người là các cán bộ quản lý thi công,công nhân trực tiếp sản xuất thi công, đội ngũ công nhân thuê ngoài

- Vốn hiện tại của công ty là: 31.300.000.000 đ với 3.130.000 CP,Các cổ đông chính là: Chủ sở hữu nhà nước, các cá nhân, pháp nhânngoài vốn nhà nước, người lao động trong công ty

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty.

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần xây dựng công trình 525: Khi công ty đấu thầu trúng các dự án thi công và tiến

hành tổ chức sản xuất thì ban giám đốc công ty chỉ định lập nên Banchỉ huy công trình trực tiếp thực hiện thi công và tổ chức sản xuất

2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty: Bộ máy quản lý của

công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

2.1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của ban lãnh đạo

2.1.3.2 Chức năng các phòng ban thuộc công ty

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán:hình thức vừa tập trung vừa phân tán 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán: chứng từ ghi sổ, phần mềm KTSYS

2.2 Tình hình thực tế về KSNB quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng

2.2.1 Đặc điểm quy trình MH&TT tại công ty cổ phần xây dựng công trình 525 Đà Nẵng

2.2.1.1 Đặc điểm quá trình mua hàng: gồm đặc điểm về: phương

thức mua, phân cấp quản lý, thẩm quyền phê duyệt, giá trị hàng mua

2.2.1.2 Đặc điểm quá trình thanh toán: gồm: đặc điểm nhà cung cấp,

chính sách tín dụng từ phía nhà cung cấp, phương thức thanh toán

2.2.2 Môi trường kiểm soát quy trình MH&TTtại công ty cổ phần xây dựng công trình 525 Đà Nẵng

2.2.2.1 Quan điểm nhà lãnh đạo công ty: quy chế mua hàng nội bộ,

quy chế lựa chọn NCC, phân quyền ký kết các hoá đơn thanh toán

2.2.2.2 Cơ cấu tổ chức trong chu trình mua hàng và thanh toán: các

chức năng được tách bạch, không bị chồng chéo, tạo ra khả năngkiểm tra, kiểm soát lẫn nhau, góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót

2.2.2.3 Chính sách nhân sự: xây dựng bộ quy chế về nhân sự và ban

hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ

2.2.2.4 Công tác kế hoạch: kế hoạch trong mua hàng, thanh toán 2.2.2.5 Bộ phận kiểm soát nội bộ: hoạt động chưa có hiệu quả do

+ Vai trò của bộ phận KSNB còn mờ nhạt và là một lĩnh vực mới.+ Những thành viên còn chưa được trang bị kiến thức chuyên môncũng như chưa có kinh nghiệm nhiều trong công tác kiểm soát

2.2.3 Hệ thống kế toán quy trình mua hàng và thanh toán

2.2.3.1 Tổ chức công tác hạch toán ghi sổ trong quy trình MH&TT 2.2.3.2 Tổ chức báo cáo kế toán trong quy trình MH&TT

7

2.2.4 Thủ tục KSNB quy trình mua hàng và thanh toán

2.2.4.1 Đối với các NVL công ty đặt mua

a Đặt hàng: Điểm khởi đầu là tổng hợp các dự toán và tiến độ thi

công để đặt hàng đối với NCC qua ký kết Hợp đồng mua bán

Sơ đồ 2.8 : Lưu đồ kiểm soát trình tự luân chuyển chứng từ

Duyệt

Đơn đặt

hàng(liên 4)

Đơn đặt hàng (liên 1)

Chấp thuậnK

ýd

Ký

Đơn đặt hàng (liên 3)

Duyệ t

(4) Phòng TCKT

Hợp đồng

Hợp đồng

Báo giá

Đơn đặt hàng (liên 2)

Hợp đồng

Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban và các nhân viên:

(1) Phòng KHKD: Nhận và tổng hợp Phiếu Đề nghị mua → Xét

duyệt → Lập Đơn đặt hàng gửi đến NCC → Soạn thảo Hợp đồng

- Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên đồng thời

báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên Xét duyệt các Phiếu Đề

nghị mua NVL và Bảng báo giá trước khi đưa Giám đốc ký duyệt

- Nhân viên phụ trách đơn hàng: Nhận Phiếu đề nghị mua NVL và

đưa cho trưởng phòng xét duyệt, Cân đối NVL, Tính toán thời gian NVL đến Công ty thích hợp nhất, Tìm chọn và liên hệ với NCC để nhận Bảng báo giá, Lập Đơn đặt hàng, Soạn thảo Hợp đồng.

(2) Giám đốc: là người xét duyệt các Bảng báo giá, theo dõi các Đơn

đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng đã gửi cho NCC, là ngườiđại diện Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế giữa hai bên mua bán

(3) Bộ phận kho: tiếp nhận ĐĐH (liên 3) từ phòng KHKD như

thông báo kế hoạch nhận hàng, làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng

(4) Phòng TCKT: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) và

Hợp đồng, lưu các chứng từ này đi đôi với nhau và làm căn cứ đốichiếu khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

* Nhận xét và đánh giá rủi ro trong KSNB chức năng đặt hàng:

+ Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.+ Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chọn NCC

+ Mua NVL từ NCC mà bên chủ đầu tư chỉ định mua theo yêu cầu + Những rủi ro do công ty giao khoán cho đội mua

b Nhận hàng: Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận NVL đạt tiêu

chuẩn Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được chứng từ cơ sởnhận NVL, đến lúc NVL nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho

9

(3) P

KT-DA

* Thanh toán trước khi nhận NVL:

(1) Phòng KHKD: căn cứ vào Hợp đồng yêu cầu thanh toán trước

khi nhận hàng lập Giấy đề nghị thanh toán, gửi cho phòng TCKT

(5) Phòng TCKT: Đối chiếu, so sánh: Hợp đồng, Đơn đặt hàng,

Bảng báo giá Giấy đề nghị thanh toán sẽ được kế toán thanh toán và

kế toán trưởng xét duyệt trước khi gửi cho kế toán ngân hàng tiếnhành thanh toán

* Nhận hàng tại kho: (2) Thủ kho: nhận NVL, kiểm đếm số lượng,

lập Bảng nhập NVL và nhập kho

(3) Phòng KTDA: tham gia kiểm tra chất lượng NVL khi nhận NVL

tại kho theo đúng yêu cầu

(1’) Phòng KHKD: nhận Bảng nhập NVL, Bảng đối chiếu NVL

đặt mua, Biên bản kiểm tra, nghiệm thu Vật liệu xây dựng, Danhmục kiểm tra nhận hàng và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có

* Lập Phiếu nhập kho:

(4) Phòng VTTB: tiến hành lập Phiếu nhập kho

(1’’) Phòng KHKD: sau khi nhận Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp

vật tư, Hóa đơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm căn cứ vào cácthông tin đó sẽ lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế

(5’) Phòng TCKT: nhận các hóa đơn GTGT, Phiếu tính giá thành

vật tư thực tế, Tờ khai hải quan… để làm căn cứ, kiểm tra, đối chiếu

và tính toán lại khi nhập liệu vào máy tính

* Nhận xét và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong KSNB chức năng nhận hàng: Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng hoặc có

thể không chú ý đến hồ sơ giao hàng, nhân viên kho có thể khôngchú ý đến các yêu cầu đặc biệt về xếp dỡ và lưu kho, nhà cung cấp cóthể phát hành và gửi hoá đơn sai hoặc phát hành hoá đơn đúp

P tính giá thành vật

Giấy đề nghị thanh toán (trước)

Kiểm tra c

lượngBảng nhập

NVL

C từ cơ sở

nhận NVL

C.từ cơ sở nhận NVL

Bảng nhập NVL

Phiếu nhập kho (liên 4)

Phiếu nhập kho (liên 2)

Phiếu nhập kho (liên 1)11

c Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán: ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của NVL, nhập số liệu chính xác, nhanh chóng

Sơ đồ 2.10: Lưu đồ kiểm soát chứng từ trong việc ghi nhận

và xác định nghĩa vụ thanh toán

Phòng kế toán

(2) KT thanh toán

(3) KT trưởng

Đề xuất

Phiếu giao hàng

tư thực tế

Đối chiếu kiểm tra

Hóa đơn GTGT

Kiể

m tra,

ký duyệt

Chức năng nhiệm vụ của phòng ban và các nhân viên tham gia:

(1) Kế toán vật tư: Nhập liệu vào máy tính.Phiếu nhập kho

là bằng chứng là nghiệp vụ đã được ghi nhận và được đánh dấu, đểtránh trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa, và lưu ở nơi táchbạch với những chứng từ chưa được nhập liệu

Căn cứ vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế và các Hóađơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm…nhập số liệu vào bộchứng từ chi phí (CP), kế toán trưởng kiểm tra và ký duyêt

Chứng từ liên quan đến NVL nhập kho này sẽ được đóng tậplưu Hàng tháng, lập báo cáo Sổ chi tiết vật tư, Sổ tổng hợp nhập xuấttồn và Sổ cái TK 152 Định kỳ sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ tài khoản

152 với số dư trên bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập

(2) Kế toán thanh toán: Các chi phí khác không được tính

vào giá trị hàng nhập mua hoặc các chứng từ khác sẽ được chuyểncho kế toán thanh toán để kiểm tra và theo dõi

Hàng tháng, kế toán thanh toán sẽ lập các báo cáo Sổ tổnghợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợpphải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái TK 331…

(3) Kế toán trưởng: là người đối chiếu và kiểm tra bộ

chứng từ lại một lần nữa trước khi ký vào các Phiếu nhập kho cóđịnh khoản, Phiếu chi mua hàng, thuế NK, cũng như Phiếu kế toán

d Thanh toán

Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thìphương thức thanh toán sẽ khác nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanhtoán, các Ủy nhiệm chi (UNC)/ Lệnh chi sẽ được lập, đơn vị tiếnhành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhậncác nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã thanh toán, cũng như chuẩn

Phiếu kế toán

Kiểm tra, theo dõi

Đối chiếu kiểm tra

Nhập liệu 13