Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thép đà nẵng (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không quan tâm đến suất lao động mà cần trọng đến hiệu công tác quản lý, đặc biệt công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động khâu trình quản lý việc thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tạo tảng quản lý vững nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chủ yếu mặt hàng phôi thép, thép phế liệu có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp khu vực Miền Trung - Tây Nguyên Với quy mô hoạt động đó, doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng hoạt động kinh doanh Công ty Vì ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng” có ý nghĩa thiết thực việc hoàn thiện công cụ quản lý đơn vị nhằm đưa giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận, sai sót xảy 2 Mục đích nghiên cứu đề tài - Về mặt lý luận: Luận văn hệ thống vấn đề kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng nhằm tìm điểm hạn chế, từ đề xuất giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội công tác cho đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng - Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng làm nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu đề tài Trong trình nghiên cứu thực đề tài, tác giả thực tế đơn vị để tìm hiểu thực trạng sử dụng phương pháp kỹ thuật cụ thể khảo sát, vấn, thu thập thông tin từ tiến hành tổng hợp, phân tích để đưa giải pháp Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, Luận văn gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng 3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Quá trình nhận thức nghiên cứu kiểm soát nội dẫn đến định nghĩa khác hệ thống - Theo COSO (committee of sponsoring oranization) - ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính: kiểm soát nội trình chịu ảnh hưởng nhà quản lý nhân viên tổ chức, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu sau: thông tin báo cáo tài đáng tin cậy, luật lệ quy định tuân thủ, hoạt động hữu hiệu hiệu - Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy trung thực thông tin báo cáo, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400) thì: kiểm soát nội qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị 4 Như qua khái niệm nêu trên, kiểm soát nội chức thường xuyên đơn vị sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu mục tiêu mà đơn vị đề Vì thế, kiểm soát nội có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt đơn vị có quy mô quy mô lớn quyền hạn phải phân chia cho nhiều cấp, tài sản phân tán nhiều nơi , đòi hỏi phải có hệ thống kiểm soát nội tốt 1.1.2 Phân loại kiểm soát 1.1.2.1 Căn vào nội dung kiểm soát: Kiểm soát quản lý kiểm soát kế toán 1.1.2.2 Căn vào mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát ngăn ngừa; kiểm soát phát kiểm soát điều chỉnh 1.1.2.3 Căn vào thời điểm thực hiện: Kiểm soát trước; kiểm soát hành kiểm soát sau 1.1.3 Nhiệm vụ kiểm soát nội bộ: Hoạch định, giám sát, ngăn chặn sai phạm, định kiểm soát 1.1.4 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác kế hoạch 1.1.4.2 Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán đơn vị bao gồm yếu tố cấu thành hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán hệ thống báo cáo kế toán Để đạt mục tiêu, hệ thống kế toán phải thực kiểm soát tốt nội dung sau: Kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài 1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ: Các thủ tục kiểm soát đơn vị chủ yếu bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ, phê chuẩn đắn cho nghiệp vụ hoạt động, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích soát xét lại việc thực 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung chu trình bán hàng thu tiền 1.2.1.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền: Chu trình bán hàng thu tiền gồm định trình cần thiết cho chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá dịch vụ sau chúng sẵn sàng chờ bán Chu trình có đặc điểm sau: Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hóa, tiền nên thường đối tượng bị tham ô, chiếm dụng 1.2.1.2 Chức chu trình bán hàng thu tiền: bao gồm: xử lý đơn đặt hàng người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, xử lý ghi sổ doanh thu bán hàng thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi xoá sổ khoản nợ không thu hồi 1.2.1.3 Các sai phạm chủ yếu xảy chu trình bán hàng thu tiền - Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng khách hàng: Đơn đặt hàng không phê duyệt; đơn vị khả cung ứng hàng; ghi sai hợp đồng bán hàng chủng loại, đơn giá… - Giai đoạn xét duyệt bán chịu: bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo sách bán chịu, cấp nhiều hạn mức để đẩy mạnh doanh thu… - Giai đoạn giao hàng: giao hàng chưa xét duyệt; giao hàng không chủng loại, số lượng… - Giai đoạn ghi chép doanh thu theo dõi nợ phải thu khách hàng: ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn toán; ghi sai niên độ doanh thu nợ phải thu khách hàng… 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 1.2.2.1 Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền  Các chứng từ thường sử dụng: Đơn đặt hàng khách hàng, Lệnh bán hàng, Hợp đồng kinh tế, chứng từ vận chuyển, hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có Ngân hàng  Các sổ sách thường sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt 1.2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền  Đối với nghiệp vụ bán hàng: Doanh thu bán hàng ghi sổ phải có hợp lý, doanh thu tính toán ghi sổ xác (sự đánh giá), doanh thu ghi sổ lúc  Đối với nghiệp vụ thu tiền: Đảm bảo cho khoản tiền ghi sổ thực tế nhận được, khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá bán, khoản tiền phân loại đúng, khoản thu tiền ghi thời hạn… 1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng: đánh số thứ tự đơn đặt hàng; kiểm tra chữ ký, dấu hợp pháp người mua hàng người bán hàng - Xét duyệt bán chịu: quy định cụ thể cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng, thẩm định tình hình tài chính, khả toán khách hàng, uy tín toán khách hàng - Giao hàng cho khách hàng: thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp pháp phiếu xuất kho trước xuất kho hàng hoá, Phiếu xuất kho phải đánh số thứ tự, có đầy đủ chữ ký hợp pháp bên liên quan - Lập hoá đơn bán hàng: phận lập hoá đơn phải kiểm tra chứng từ liên quan trước lập hoá đơn Hoá đơn lập xong chuyển qua phận liên quan để ký kiểm tra phát hành - Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: ghi nhận doanh thu khoản có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng thời điểm hóa đơn phát hành - Lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Khi khoản nợ phải thu hạn toán doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Trường hợp doanh nghiệp có chứng tin cậy khoản nợ phải thu không khả thu hồi, phận bán hàng lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền xem xét xoá nợ CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng tiền thân Nhà máy Thép Đà Nẵng, thành lập vào năm 1991 sở liên doanh Công ty Gang Thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam Công ty Cơ Khí Đà Nẵng Năm 1998, Nhà máy đổi tên thành Công ty Thép Đà Nẵng Thực chủ trương đổi mới, xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, theo Quyết định số: 690/QĐ-BCN Bộ Công nghiệp việc cổ phần hóa Công ty Thép Đà Nẵng 2.1.2 Mục tiêu kinh doanh Công ty: Mục tiêu Công ty đầu tư, nâng cấp, cải tạo dây chuyền có nhằm xử lý triệt để vấn đề môi trường, nâng cao lực sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng phôi CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh công ty 2.1.3.1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 2.1.3.2 Sản phẩm dịch vụ chính: - Phôi thép: sản phẩm sản xuất Công ty, bao gồm phôi thép chất lượng CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60 - Thép phế liệu: nguyên liệu cho hoạt động sản xuất Công ty, phần lại Công ty bán cho doanh nghiệp nước số đối tác nước có nhu cầu 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý: Ban lãnh đạo Công ty coi kiểm soát nội quan trọng phổ biến đến toàn nhân viên quy định, quy tắc yêu cầu nhân viên phải tuân thủ quy tắc thiết lập đồng thời lắng nghe khuyến khích ý kiến đóng góp nhằm cải tiến phù hợp hệ thống kiểm soát nội 9 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty: Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có kết hợp cấu trực tuyến cấu chức đảm bảo nguyên tắc thủ trưởng nhằm đáp ứng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh thực nghĩa vụ xã hội 2.2.1.3 Chính sách nguồn nhân lực: Về sách nhân Công ty, đội ngũ cán công nhân viên giữ vai trò quan trọng trình quản lý điều hành, nên công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh Công ty xây dựng sách nhân phù hợp với điều kiện nhu cầu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty như: Chính sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc, điều kiện làm việc, khen thưởng 2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch: Vào khoảng đầu tháng 11 năm tài trước đó, phận chức vào nhu cầu tiêu thụ cho năm đến, lực sản xuất thực tế đơn vị để lập kế hoạch sản xuất tiêu thụ cho năm đến, sở kế hoạch năm, kế hoạch quý xây dựng phù hợp với điều kiện định Tuy nhiên, công tác xây dựng kế hoạch mang tính chủ quan, sở để xây dựng kế hoạch thường chủ yếu vào số liệu lịch sử có đánh giá tác động yếu tố thị trường chung chung không cụ thể, công tác xây dựng kế hoạch không coi trọng 2.2.2 Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán: Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Trưởng Phòng kế toán thực nhiệm vụ Tổng giám đốc giao với nhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng quản trị, Phó phòng kế toán thực nhiệm vụ Trưởng Phòng kế toán 10 phân công, giúp Trưởng phòng thực nhiệm vụ giao Các nhân viên kế toán thực nhiệm vụ Trưởng, Phó Phòng kế toán giao, giúp Lãnh đạo Phòng thực phần hành kế toán cụ thể Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là: Nhật ký chung, xử lý máy vi tính với phần mềm kế toán Softech Accounting System 2.2.2.2 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ: Các chứng từ Công ty sử dụng chu trình bán hàng thu tiền gồm: Đơn đặt hàng khách hàng, Hợp đồng kinh tế, Lệnh xuất kho, Biên giao nhận hàng hóa, Hóa đơn bán hàng, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng, kê ngân hàng 2.2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán sổ sách kế toán - Tài khoản kế toán: Tại Công ty, việc sử dụng tài khoản kế toán để hạch toán chu trình bán hàng thu tiền tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán Bộ tài ban hành Các tài khoản kế toán sử dụng chu trình là: TK 131; TK 511; TK 3331; TK 111; TK 112; TK 139 - Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hai loại sổ kế toán sổ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp - Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài đầy đủ theo định số: 15/2006-BTC Bộ tài số báo cáo khác theo quy định riêng Công ty 2.2.3 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng 2.2.3.1 Các quy định liên quan đến kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty - Quy định chứng từ sổ sách 11 - Quy định trách nhiệm phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Công ty - Quy định xét duyệt bán chịu ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả chậm - Quy định trách nhiệm thẩm định khách hàng - Quy định quản lý giá bán 2.2.3.2 Phương thức bán hàng công ty: Hiện điều kiện cạnh tranh gay gắt thị trường, việc tiêu thụ nhiều sản phẩm, tăng doanh thu giữ chân khách hàng, Công ty áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu bán hàng trả chậm, bên cạnh có phương thức bán hàng thu tiền 2.2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty: Tại Công ty, hình thức bán hàng chủ yếu bán hàng trả chậm, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền thực qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng kiểm soát thu tiền bán hàng  Kiểm soát hoạt động bán hàng  Kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng - Mục tiêu kiểm soát: Việc tiếp nhận đơn đặt hàng người có nhiệm vụ thực hiện; đơn đặt hàng phê chuẩn phải có tính xác thực; khách hàng có thật; đơn đặt hàng xử lý kịp thời, không bị bỏ sót - Thủ tục kiểm soát: Căn vào yêu cầu mua hàng khách hàng, nhân viên kinh doanh liên hệ với thủ kho xác nhận lượng hàng tồn kho, sau lập Đề xuất bán hàng trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký, đồng thời chuyển cho Phòng kế toán tài để kiểm tra xác nhận tình hình công nợ khách hàng trước trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt Nếu Tổng giám đốc phê 12 duyệt đồng ý bán hàng, nhân viên kinh doanh chuẩn bị thủ tục thông báo giao hàng cho khách hàng Nếu Tổng giám đốc không đồng ý bán hàng số dư công nợ vượt hạn mức nợ cho phép hạn toán, nhân viên kinh doanh lập Giấy đề nghị toán trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký gửi cho khách hàng thông báo từ chối bán hàng cho khách hàng  Kiểm soát việc phê duyệt bán chịu - Mục tiêu kiểm soát: Tất nghiệp vụ bán chịu phải phê duyệt người có thẩm quyền; phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng phép nợ phải Tổng giám đốc ký duyệt theo theo quy định bán chịu Công ty - Thủ tục kiểm soát: Đối với khách hàng truyền thống, phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp thông tin từ kế toán công nợ cung cấp bao gồm số tiền khách hàng nợ công ty, thời gian khách hàng hạn ngày từ định bán chịu tiếp hay không Đối với khách hàng có yêu cầu mua chịu việc phê duyệt phải Tổng giám đốc Công ty ký yêu cầu khách hàng làm giấy bảo lãnh ngân hàng chấp tài sản  Kiểm soát giao hàng cho khách hàng - Mục tiêu kiểm soát: Thủ tục lập Lệnh xuất hàng phải đảm bảo quy định, phải có ký duyệt Tổng giám đốc; giao hàng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm; bảo quản hàng hóa tránh hư hỏng trình vận chuyển - Thủ tục kiểm soát: Căn Đề xuất bán hàng phê duyệt, Phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Lệnh xuất hàng với phê duyệt Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh Thủ kho Lệnh xuất hàng, sau kiểm tra đầy đủ chữ ký tiến hành xuất kho hàng hoá, sau thủ kho ghi vào thẻ kho hàng hóa Tại 13 Công ty giao hàng đến tận nơi cho khách hàng thông qua đơn vị vận chuyển Sau vận chuyển hàng đến cho khách hàng, đơn vị vận chuyển xuất hóa đơn vận chuyển gửi công ty kèm theo Biên giao nhận hàng hóa có chữ ký khách hàng để chứng minh hàng giao  Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng: - Mục tiêu kiểm soát: Hóa đơn lập trước xuất cho khách hàng phải ký duyệt đảm bảo xác, kiểm tra nghiêm túc, đắn, tránh gian lận sai sót - Thủ tục kiểm soát: Sau hoàn tất thủ tục giao nhận hàng, kế toán thuộc phòng Kế toán tài lập Hóa đơn Giá trị gia tăng giao cho khách hàng Phòng Kế toán tài lập hóa đơn có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu cân, Biên giao nhận hàng hóa Trong trường hợp người lập viết sai hoá đơn, cần huỷ người lập phải viết “Biên huỷ hoá đơn”, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý huỷ Trường hợp hóa đơn bị sai sót giao cho khách hàng phát phải làm “Biên điều chỉnh hóa đơn” Hiện Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in  Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng - Mục tiêu kiểm soát: Chỉ ghi nhận việc bán hàng thực phát sinh; doanh thu ghi sổ có thật, phải có hợp lý; doanh thu phải ghi giá trị, phản ánh số tiền - Thủ tục kiểm soát: Căn Hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán bán hàng kiểm tra cập nhật số liệu doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu nợ phải thu khách hàng vào phần mềm kế toán Trước kế toán lưu số liệu vào file liệu, phải đối chiếu tất số liệu nhập vào máy theo hóa đơn phải với 14 số liệu ghi hóa đơn Cuối tháng, kế toán bán hàng đối chiếu tổng số hóa đơn Giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm với tổng số hóa đơn sử dụng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Phòng Kế toán tài  Kiểm soát nợ phải thu khách hàng  Mục tiêu kiểm soát: Theo dõi kịp thời khoản phải thu khách hàng; ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng; đôn đốc thu hồi nợ, hạn chế đến mức thấp nợ khó đòi  Thủ tục kiểm soát: - Quản lý khách nợ: khách hàng muốn mua hàng hóa công ty phải ký quỹ khoản tiền tài sản, làm bảo lãnh ngân hàng để đảm bảo việc toán có cố xảy - Theo dõi, quản lý nợ phải thu: Để theo dõi khoản phải thu khách hàng kế toán công nợ tiến hành ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng sau nhận chứng từ Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy báo có ngân hàng Ngoài ra, Công ty sử lập Bảng tổng hợp công nợ cho tất đối tượng khách hàng để dễ dàng việc theo dõi tổng quát tình hình công nợ - Tổ chức công tác thu hồi nợ: Định kỳ tháng, kế toán công nợ Công ty lập Biên đối chiếu công nợ trình Trưởng phòng kế toán tài ký duyệt gởi cho khách hàng nhằm xác nhận công nợ với khách hàng đồng thời kiểm tra tính xác số liệu - Xử lý khoản thu khó đòi: Đối với khách hàng khả chi trả khoản nợ cho công ty lý 15 tài kế toán công nợ tổng hợp danh sách khách hàng khả chi trả Sau công ty cử nhân viên tới nơi khách hàng kinh doanh để tìm hiểu tình hình Căn vào giấy tờ xác minh, công ty lập hội đồng xử lý nợ khó đòi  Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền  Mục tiêu kiểm soát: Đối với việc kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Công ty nhằm đạt mục tiêu sau: Thu tiền đầy đủ; Ghi sổ đầy đủ, xác; Hạn chế gian lận  Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt: Việc thu tiền bán hàng thu tiền mặt Công ty không nhiều chủ yếu bán phế liệu thừa sau sản xuất Khi thu tiền bán hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền chuyển cho Thủ quỹ để thu tiền ký Phiếu thu xác nhận số tiền thu Phiếu thu chuyển cho Trưởng phòng kế toán tài Tổng giám đốc ký lưu hồ sơ Sau thu tiền xong, thủ quỹ tiến hành ghi sổ số tiền thu vào sổ quỹ tiền mặt Cuối tháng kế toán thủ quỹ tiến hành đối chiếu quỹ tiền mặt Căn đối chiếu đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ thủ quỹ  Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng: việc thu tiền bán hàng qua Ngân hàng Công ty chủ yếu Căn vào Giấy báo có Ngân hàng thông báo số tiền khách hàng toán, kế toán Ngân hàng cập nhật vào phần mềm kế toán Số liệu kế toán lưu kế toán Ngân hàng đối chiếu tất số liệu nhập vào máy theo Giấy báo có phải với số liệu ghi Giấy báo có Ngân hàng Cuối tháng, kế toán Ngân hàng đối chiếu số liệu sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng với sổ phụ Ngân hàng Nếu có sai sót tiến hành điều chỉnh 16 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.3.1 Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền  Môi trường kiểm soát - Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc Công ty nhận thức tầm quan trọng công tác kiểm soát nội - Công tác lập kế hoạch thực định kỳ - Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý tạo điều kiện kiểm soát lẫn phận liên quan - Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng lao động, khuyến khích tính sáng tạo nhân viên, sách khen thưởng trì - Công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực kiểm toán Báo cáo Tài  Hệ thống kế toán - Bộ máy kế toán tổ chức tương đối hợp lý, nhân viên phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo - Công tác lập, luân chuyển ghi chép kế toán thực tương đối tốt - Công tác kiểm tra xét duyệt tài liệu, chứng từ kế toán thực nghiêm túc - Đã áp dụng công nghệ thông tin việc hỗ trợ hoạt động kiểm soát  Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Đối với thủ tục kiểm soát xử lý đơn đặt hàng khách hàng: Công ty thực việc đánh giá khách hàng trước định ký kết hợp đồng kinh tế 17 - Đối với thủ tục kiểm soát chuyển giao hàng hoá lập hoá đơn: Thủ tục chuyển giao hàng lập hóa đơn cho hàng bán, công ty thực chặt chẽ - Đối với thủ tục kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ bán hàng: Các thủ tục kiểm soát chứng từ trước ghi sổ kế toán viên thực chặt chẽ - Đối với thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền: Thủ quỹ Tổng giám đốc phân công độc lập với phận kế toán 2.3.2 Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền  Môi trường kiểm soát - Công tác đánh giá kế hoạch mang tính chung chung, chưa xây dựng biện pháp cụ thể để thực kế hoạch - Cơ cấu tổ chức Công ty chưa xây dựng phận kiểm toán nội độc lập  Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Công ty mẫu đơn đặt hàng thống đồng thời chưa có biện pháp cụ thể để quản lý việc đặt hàng - Công ty phận tín dụng khách hàng để phân tích tình hình tài khách hàng Công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức - Kế toán Ngân hàng đồng thời người đối chiếu xác nhận số tiền với Ngân hàng, nhân viên độc lập đối chiếu với Ngân hàng - Báo cáo công nợ xác tình hình nợ khách hàng (trong hạn, hạn) 18 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG Trên sở lý thuyết nghiên cứu chương khẳng định tầm quan trọng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Mặt khác, chiến lược phát triển kinh doanh Công ty năm tới, hoạt động cung cấp phôi thép trọng tâm ngày mở rộng, doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Bên cạnh đó, xuất phát từ hạn chế hệ thống kiểm soát nội công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty thời gian qua, cần thiết phải có giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro gian lận xảy chu trình bán hàng thu tiền Công ty 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Tăng cường công tác kế hoạch Đối với việc xây dựng kế hoạch tiêu thụ đòi hỏi phải kết hợp đầy đủ nguồn thông tin cần thiết như: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, số lượng hàng tồn kho, nhu cầu khách hàng, quy định 19 Nhà nước dự đoán biến động thị trường để đảm bảo cung cấp đủ hàng cho khách hàng Kế hoạch tiêu thụ bao gồm dự toán giá số lượng hàng tiêu thụ theo lô hàng Dự toán giá xây dựng sở giá thành sản xuất mặt hàng phôi thép, thép phế liệu sau sản xuất dựa vào chi phí thu mua biến động thị trường Các định mức số lượng hàng tiêu thụ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, số lượng hàng tồn kho, nhu cầu khách hàng Đối với việc lập kế hoạch phải thu khách hàng công cụ kiểm soát hữu hiệu giúp Công ty tránh tình trạng nợ tồn đọng Tại Công ty, việc lập kế hoạch phải thu khách hàng chưa quan tâm Vì vậy, Công ty cần trọng việc lập kế hoạch phải thu khách hàng để biết tình hình toán khách hàng so với kế hoạch đặt ra, chẳng hạn vào điều kiện toán ghi hợp đồng, phòng Kế hoạch kinh doanh lập bảng kế hoạch thu tiền bán hàng, từ kiểm soát hiệu khoản phải thu phát sinh kỳ Trên sở kế hoạch lập, định kỳ hàng tháng Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh phải lập báo cáo đánh giá tình hình thực kế hoạch kỳ gửi cho Tổng giám đốc Trong trường hợp có biến động bất thường phải lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu Tổng giám đốc 3.2.1.2 Tổ chức máy kiểm toán nội Để hoạt động kiểm soát Công ty đạt hiệu cao bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát hữu hiệu đòi hỏi phải tổ chức phận kiểm toán nội - Về mặt tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội Công ty nên từ 03 đến 05 người, bao gồm người am hiểu lĩnh vực kinh 20 doanh kế toán tài Bộ phận có quyền kiểm tra giám sát yêu cầu phận cung cấp tài liệu giải trình vần đề liên quan Đưa ý kiến đề xuất, giải pháp kiến nghị cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý nhằm ngăn ngừa sai sót - Về nhiệm vụ: + Ban hành quy chế kiểm toán nội + Xây dựng ban hành hệ thống biểu mẫu, giấy tờ tài liệu kiểm toán + Xây dựng chương trình kiểm toán nội hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt, cần quy định cụ thể nội dung cần kiểm toán khâu, chu trình 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng 3.2.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Với mục tiêu kiểm soát toàn đơn đặt hàng, đảm bảo đơn đặt hàng xử lý, Công ty cần quy định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý trả lời khách hàng phận chịu trách nhiệm Sau tiếp nhận đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi chuyển cho Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh xử lý Đồng thời, để kiểm soát tốt khâu Công ty nên xây dựng mẫu đơn đặt hàng thống nhất, có đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Trên đơn đặt hàng thể rõ tên, địa khách hàng, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua (bao gồm tên mặt hàng, quy cách, số lượng), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi chủ động cho khách hàng số trường hợp, Công ty chấp nhận đơn đặt hàng khách hàng tự soạn Sau tiếp nhận đơn đặt hàng đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo 21 dõi chuyển cho Trưởng Phòng kế hoạch kinh doanh xử lý chuyển tiếp cho phận liên quan thực Ngoài ra, để theo dõi tình hình thực đơn đặt hàng, Công ty nên nên quy định lập Báo cáo tình hình thực đơn hàng để đảm bảo đơn hàng xử lý 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát xét duyệt bán chịu Với mục tiêu giảm bớt rủi ro bán hàng không thu nợ không đánh giá uy tín toán khách hàng nên tăng cường công tác thẩm định khách hàng trước định bán hàng Công ty nên xây dựng phận tín dụng khách hàng, Bộ phận phải độc lập với phận kế toán, có nhiệm vụ dựa vào thông tin phòng kế toán, phòng kinh doanh cung cấp (đối với khách hàng cũ) thu thập thông tin bên để phân tích đánh giá tài khách hàng tại, từ mà tham mưu cho Trưởng phòng Kế hoạch Kinh doanh Tổng giám đốc để có định bán chịu hay không Còn khách hàng phận phải tìm hiểu thực tế tình hình khách hàng, thu thập thông tin liên quan đến khách hàng, yêu cầu khách hàng cung cấp báo cáo tài qua năm để phân tích tài chính, thu thập thông tin kết kiểm toán khách hàng qua năm trước Sau có thông tin cần thiết, tổ thẩm định tiến hành đánh giá, phân tích lực tài chính, uy tín toán xây dựng Phiếu thẩm định khách hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt Ngoài ra, để hỗ trợ cho việc đánh giá tình hình tín dụng khách hàng, Công ty cần phải quản lý khách hàng cách khoa học, phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập hồ sơ cho khách hàng cụ thể Hồ sơ khách hàng ghi chi tiết thông tin liên quan đến khách hàng Là sở đánh giá có nên xét duyệt bán chịu hay không 22 3.2.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Với mục tiêu đánh giá đắn khoản nợ phải thu, Công ty nên xây dựng lại mẫu báo cáo công nợ phù hợp nhằm cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng giúp công tác kiểm soát công nợ tốt Định kỳ, Công ty nên giao cho cho phận theo dõi nợ phải thu lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ, xếp theo đối tượng khách hàng (thường xuyên, không thường xuyên, khu vực, quy mô ) để có biện pháp thu nợ khách hàng Đồng thời, để thu hồi nhanh khoản nợ khách hàng, quy định sách bán hàng Công ty gửi cho khách hàng, Công ty cần qui định khách hàng để số dư nợ vượt mức cho phép mức chênh lệch dư nợ tính lãi theo lãi suất ngân hàng tính vào khoản phải thu khách hàng Việc qui định tính lãi suất số dư nợ vượt qui định làm cho khách hàng toán sớm Khi đó, Công ty thu hồi vốn nhanh để phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh Công ty 3.2.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền  Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Để kiểm soát tiền thu từ bán hàng giảm rủi ro nhân viên thu tiền khách hàng không hạch toán đầy đủ, Công ty cần quy định: vào cuối ngày, kế toán tiêu thụ phải lập Báo cáo bán hàng hàng ngày tình hình bán hàng ngày để làm kiểm tra, đối chiếu Đồng thời, cuối ngày thủ kho phải báo cáo lượng hàng xuất ngày gửi Phòng Kế toán tài Công ty Căn Lệnh xuất hàng duyệt (bán hàng thu tiền ngay), kế toán kiểm tra số lượng thực xuất đối chiếu với lượng tiền thu có phù hợp hay không 23 Đồng thời, Công ty cần quy định: cuối ngày kế toán tiền mặt thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu số dư tồn quỹ, yêu cầu thủ quỹ phải nộp vào tài khoản Ngân hàng, sau rút số dư tồn quỹ cuối ngày lập biên đối chiếu có ký xác nhận thủ quỹ, kế toán tiền mặt Trưởng Phòng kế toán tài Bên cạnh đó, cần bố trí kiểm tra đột xuất thủ quỹ nơi cất tiền, người kiểm tra kiểm tra độc lập số tiền két, sổ ghi chép thủ quỹ  Đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Công ty nên phân công người độc lập thực việc kiểm tra đối chiếu việc ghi sổ sau nhận giấy báo có ngày, kiểm tra đối chiếu giấy báo có, kê ngân hàng gửi tới ngày Việc đối chiếu số dư tháng với ngân hàng nên thực hơn, đối chiếu phải có mặt kế toán tiền gửi ngân hàng, đại diện ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán tài chính, lập biên đối chiếu số dư lưu lại phòng kế toán Ngoài ra, để kiểm soát số tiền bán hàng thu qua ngân hàng, công ty nên yêu cầu kế toán tiền gửi ngân hàng ghi ngày vào Sổ theo dõi tiền toán khách hàng qua ngân hàng Cuối tháng tập hợp lại lần Bên cạnh đó, để đối chiếu số tiền thu với khách hàng, Công ty yêu cầu kế toán vào cuối tuần dựa vào sổ chi tiết theo dõi công nợ, sổ kế toán chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi tiền khách hàng trả qua ngân hàng, sổ quỹ, lập bảng theo dõi toán tiền hàng gửi cho khách hàng để thông báo cho khách hàng biết tình hình trả tiền cho Công ty nào, đồng thời đối chiếu số liệu có khớp hay không, phát trường gian lận sai sót Bảng cần có kiểm tra, ký duyệt Trưởng phòng Kế toán tài trước gửi tới khách hàng 24 KẾT LUẬN Trong chế trị trường nay, để đạt hiệu sản xuất kinh doanh khẳng định vị thị trường việc tăng cường công tác quản lý việc làm cần thiết doanh nghiệp Là đơn vị sản xuất kinh doanh mặt hàng phôi thép lớn khu vực Miền Trung - Tây Nguyên, với chiến lược kinh doanh Công ty năm tới, hoạt động sản xuất kinh doanh phôi thép ngày mở rộng; Doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hoá lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp; Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, tồn cần khắc phục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền; Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát đơn vị, luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Tác giả xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn thầy cô giáo hội đồng giúp tác giả hoàn thành luận văn  ... NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP... giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng 3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH... thức bán hàng thu tiền 2.2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty: Tại Công ty, hình thức bán hàng chủ yếu bán hàng trả chậm, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền