Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần VICEM VLXD đà nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ KIỀU LINH TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 2: PGS.TS ĐẶNG VĂN THANH Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 12 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung-quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Hệ thống KSNB phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng với chức kinh doanh, cung cấp xi măng khắp tỉnh miền Trung, Tây Nguyên thông qua hệ thống chi nhánh Quá trình bán hàng thu tiền diễn thường xuyên, liên tục nên dễ xảy gian lận, rủi ro Vì vậy, KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng cần tổ chức vận hành tốt để đảm bảo hiệu hoạt động doanh nghiệp, giúp Công ty mở rộng kinh doanh đạt mục tiêu đề Tại Công ty thiết lập thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên việc kiểm soát nhiều bất cập hạn chế Xuất phát từ thực tế đó, tác giả chọn đề tài “Tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu Qua tìm hiểu đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, nhận biết hạn chế đề xuất giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh thuộc Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu Các phương pháp áp dụng cụ thể như: thu thập tài liệu, so sánh đối chiếu, tổng hợp, tiếp cận hồ sơ vấn kế toán trưởng, kế toán viên phận chức có liên quan để khảo sát thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Đóng góp luận văn Thông qua việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế Công ty, luận văn phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền, thành tựu đạt rủi ro xảy Từ đưa biện pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong trình thực luận văn, tác giả tham khảo, tìm hiểu đề tài nghiên cứu chủ đề KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cụ thể: Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng Công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng” tác giả Đăng Thị Cẩm Hà Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Gạch men Cosevco” tác giả Lê Thị Thanh Huyền Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Petec Bình Định” tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm Kế thừa nghiên cứu tác giả trước kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng KSNB Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, luận văn đưa giải pháp góp phần tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận sai sót xảy CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm KSNB * Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận lập báo cáo tài chính: KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động; - Sự tin cậy báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ pháp luật qui định 1.1.2 Chức KSNB - Mang lại đảm bảo chắn định, chế độ quản lý thực thể thức có giám sát hiệu việc thực chế độ định - Phát kịp thời rắc rối hoạt động, kinh doanh để hoạch định thực biện pháp đối phó, phòng ngừa hạn chế thiệt hại - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận việc sử dụng nguồn lực - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.3 Mục tiêu KSNB Bảo đảm độ tin cậy thông tin; Bảo đảm việc tuân thủ pháp luật quy định; Bảo đảm hữu hiệu hiệu hoạt động 1.1.4 Các thành phần chủ yếu hệ thống KSNB a Môi trường kiểm soát - Tính trực giá trị đạo đức - Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân trình thực - Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán - Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm - Công tác kế hoạch b Đánh giá rủi ro - Xác định mục tiêu đơn vị - Nhận dạng rủi ro - Phân tích đánh giá rủi ro c Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát tập hợp sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Các hoạt động kiểm soát phổ biến đơn vị bao gồm: - Phân chia trách nhiệm hợp lý - Kiểm soát trình xử lý thông tin - Kiểm soát vật chất - Kiểm tra độc lập việc thực - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực d Thông tin truyền thông Trong hệ thống thông tin doanh nghiệp, hệ thống kế toán phân hệ quan trọng Hệ thống kế toán dùng để thu nhận, tính toán, phân loại, ghi chép vào sổ cái, tổng hợp lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh e Giám sát Giám sát phận cuối hệ thống KSNB, trình đánh giá chất lượng KSNB theo thời gian 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung chu trình bán hàng thu tiền a Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền - Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường đối tượng bị tham ô, chiếm dụng - Nợ phải thu khách hàng khoản mục chiếm tỷ trọng lớn tài sản đơn vị, cạnh tranh gay gắt thị trường nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu điều làm tăng rủi ro có sai phạm b Chức chu trình bán hàng thu tiền 1.2.2 Nội dung KSNB chu trình bán hàng thu tiền a Hệ thống chứng từ sổ sách liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Hệ thống chứng từ: Đơn đặt hàng khách hàng; Lệnh bán hàng; Hợp đồng kinh tế; Chứng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có Ngân hàng Hệ thống sổ sách kế toán: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng b Các rủi ro thường xuất chu trình bán hàng thu tiền Xử lý đơn đặt hàng khách hàng - Đơn đặt hàng chấp nhận không phê duyệt - Đồng ý bán hàng khả cung ứng - Ghi sai hợp đồng bán hàng chủng loại, số lượng, đơn giá hay số điều khoản bán hàng, nhầm lẫn đơn đặt hàng khách hàng với khách hàng khác Xét duyệt bán chịu Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo sách bán chịu dẫn đến hàng, không thu tiền Giao hàng - Giao hàng chưa xét duyệt - Giao hàng không chủng loại, số lượng không khách hàng - Hàng hóa bị thất thoát trình giao hàng mà không xác định người chịu trách nhiệm - Phát sinh thêm chi phí dự kiến giao hàng Lập hóa đơn - Bán hàng không lập hóa đơn - Lập hóa đơn sai giá trị, tên, mã số thuế, địa khách hàng - Không bán hàng lập hóa đơn Ghi chép doanh thu theo dõi nợ phải thu khách hàng - Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn toán - Ghi sai niên độ doanh thu nợ phải thu khách hàng - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn - Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, thu hồi nợ chậm trễ, không đòi nợ… - Khoản tiền toán khách hàng bị chiếm đoạt - Xóa sổ nợ phải thu khách hàng không xét duyệt - Nợ phải thu bị thất thoát không theo dõi chặt chẽ c Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng thu tiền Để đạt mục tiêu chung, nhà quản lý cần phải đạt mục tiêu cụ thể chu trình bán hàng - thu tiền, kèm theo thủ tục kiểm soát để thực mục tiêu d Thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Kiểm soát tiếp nhận kiểm tra đơn đặt hàng khách hàng: Chứng từ đặt hàng phải kiểm tra chữ ký, dấu hợp pháp người đặt hàng Đơn đặt hàng phải người có thẩm quyền phê chuẩn chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến… đánh số trước theo thứ tự liên tục Đối chiếu đơn giá đơn đặt hàng với bảng giá thức đơn vị Sau chấp thuận đơn đặt hàng phải báo cho khách hàng biết để tránh tranh chấp - Kiểm soát xét duyệt bán chịu: Các nghiệp vụ bán chịu phải phê chuẩn xác, phải có quy định rõ người phê chuẩn bán chịu Đơn vị cần xây dựng sách bán chịu thích hợp, rõ ràng Đối với khách hàng lần đầu giao dịch nên quy định phải chấp tài sản hay ký quỹ Phải có hệ thống kiểm tra tình hình tài chính, tín dụng uy tín toán khách hàng Sử dụng nhân viên có lực đạo đức khâu xét duyệt - Kiểm soát xuất kho chuyển giao hàng hóa Thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp phiếu xuất kho trước xuất kho hàng hóa Phiếu xuất kho phải đánh số thứ tự liên tục, có đầy đủ chữ ký bên liên quan người lập, người kiểm tra, thủ kho, người nhận Thủ kho cần lập biên giao nhận hàng hóa với người mua hay người vận chuyển để xác nhận hàng chuyển giao Khi nhận hàng từ kho, phận gửi hàng cần so sánh hàng thực nhận với phiếu xuất kho Bộ phận gửi hàng cần độc lập với phận kho để hạn chế sai sót khâu xuất hàng Chứng từ vận chuyển phải khách hàng ký nhận - Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng Bộ phận lập hóa đơn cần phải kiểm tra phù hợp, liên quan chứng từ vận chuyển khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng phê duyệt, hợp đồng giao hàng, phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký biên giao nhận hàng hóa… trước lập hóa đơn Hóa đơn sau lập cần nhân viên độc lập kiểm tra nhằm hạn chế sai sót tính toán sai có gian lận Sử dụng bảng giá bán phê duyệt để ghi xác giá bán hóa đơn 10 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương 1, luận văn trình bày hệ thống lý luận KSNB KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Đồng thời tạo sở cho việc nghiên cứu phân tích tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tiền thân Công ty VLXD số II trực thuộc Bộ Xây Dựng, thành lập từ ngày 20/10/1975 theo định số 503/BXD Bộ Xây Dựng 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty a Các loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh chủ yếu Công ty Mặt hàng xi măng, bên cạnh có kinh doanh vật liệu xây dựng b Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty có xí nghiệp sản xuất cung ứng vật liệu xây dựng nằm rải rác quanh khu vực thành phố Đà Nẵng Ngoài công ty có hệ thống chi nhánh khu vực V VI theo phân chia vùng miền Tổng công ty xi măng Việt Nam 11 2.1.3 Đặc điểm hoạt động phân phối Công ty có lợi thị trường tiêu thụ rộng khắp tới 139 nhà phân phối bao phủ toàn miền Trung Tây Nguyên Các chi nhánh thực việc nhận bán cho đại lí xi măng, đơn vị xây dựng công trình địa bàn báo cáo văn phòng công ty 2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát a Cơ cấu tổ chức máy quản lý Bộ máy tổ chức quản lý công ty xi măng VLXD xây lắp Đà Nẵng xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng, phân thành hai cấp quản lý: - Các đơn vị sản xuất công nghiệp hạch toán độc lập - Các đơn vị kinh doanh hạch toán báo sổ b Chính sách nhân Công ty xây dựng sách nhân phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhu cầu phát triển công ty như: sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc; sách lương, thưởng c Công tác lập kế hoạch Vào khoảng tháng 12 năm tài trước đó, phận dựa vào sản lượng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam giao cho, lực kinh doanh khu vực chi nhánh để lập kế hoạch tiêu thụ năm sau, kế hoạch quý phù hợp với điều kiện thị trường định 2.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán Công ty a Cơ cấu tổ chức máy kế toán 12 Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán Ở xí nghiệp sản xuất có máy kế toán riêng hạch toán độc lập Các chi nhánh kinh doanh hạch toán báo sổ Vào cuối tháng toàn chứng từ phát sinh chi nhánh, sổ sách đơn vị gởi văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo toán cho toàn công ty theo tháng Công ty sử dụng phần mềm Fast Accouting phục vụ cho công tác kế toán theo hình thức “Nhật Ký Chung” b Các chứng từ chủ yếu sử dụng hoạt động bán hàng thu tiền Công ty Đơn đặt hàng; Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT; Phiếu thu; Giấy báo có c Hệ thống tài khoản sổ sách kế toán Tại Công ty, việc dùng tài khoản kế toán hạch toán chu trình bán hàng thu tiền tuân theo hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài ban hành Công ty xây dựng hệ thống sổ sách theo hình thức kế toán nhật ký chung mà đơn vị sử dụng Một số sổ sách thường sử dụng chu trình bán hàng thu tiền như: Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, sổ tổng hợp phải thu khách hàng; Sổ doanh thu, giá vốn sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.3.1 Các quy định sách liên quan đến KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Ký kết hợp đồng: Công ty đặt quy định khách hàng có quan hệ mua bán nợ với Công ty phải ký kết hợp đồng kinh tế 13 văn Khách hàng có mức dư nợ cho phép không vượt so với tiền ký quỹ giá trị ngân hàng bảo lãnh Phương thức bán hàng: Ở Công ty áp dụng chủ yếu phương thức tiêu thụ: Phương thức tiêu thụ trực tiếp phương thức tiêu thụ theo hợp đồng Quy định giá bán, chiết khấu: Công ty ban hành giá bán áp dụng thống toàn quốc theo thời điểm Quy định nhập đổi: Khi đổi lại hàng với số lượng lớn, khách hàng cần phải thông báo đến cho Công ty văn Công ty lập hội đồng kiểm tra, đánh giá chất lượng xi măng giảm lí gì, sau tiến hành lập Biên đổi xi măng cho khách hàng Quy định trách nhiệm thẩm định khách hàng: Đối với khách hàng Công ty, Phòng KH-TT phối hợp với phòng tài kế toán thực việc thẩm định lực tài khách hàng 2.3.2 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Vicem VLXD Đà Nẵng a Quy trình chung bán hàng thu tiền diễn chi nhánh Trường hợp bán hàng qua hình thức bán lẻ 14 Trường hợp bán hàng theo hợp đồng b Công tác KSNB nghiệp vụ bán hàng chi nhánh b1 Kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Bán theo hợp đồng Để tiến hành mua bán nợ với chi nhánh, khách hàng phải ký kết hợp đồng Nhân viên phòng KH-TT lập hợp đồng kinh tế Sau ký hợp đồng, khách hàng có nhu cầu gọi điện trực tiếp đến phòng kế toán chi nhánh đề nghị cung cấp hàng Kế toán bán hàng thông báo đơn giá cụ thể xem xét lượng hàng tồn kho có đủ cung cấp cho khách hàng hay không Bán cho khách hàng lẻ Khách hàng trực tiếp đến phòng kế toán chi nhánh đề nghị mua hàng nêu rõ chủng loại, số lượng hàng hóa yêu cầu Kế toán bán hàng thông báo đơn giá cho khách hàng chuẩn bị cho bước 15 b2 Kiểm tra xét duyệt bán chịu Việc kiểm tra xét duyệt bán chịu áp dụng phương thức bán theo hợp đồng với mức xét duyệt cụ thể cho khách hàng làm ăn có uy tín với Công ty Việc chấp nhận bán chịu cho khách hàng thuộc trách nhiệm nhân viên phòng KH-TT trưởng phòng đạo b3 Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng, xuất kho chuyển giao hàng Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng xuất bán Thủ kho vào hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký để xuất kho, sau ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho hàng hóa Kết thúc trình xuất hàng, thủ kho ký xác nhận vào hóa đơn GTGT giao hóa đơn GTGT (liên 2) cho khách hàng lái xe chi nhánh vận chuyển hàng Đối với khách hàng mua lẻ quy trình giao hàng lập hóa đơn diễn tương tự bán theo hợp đồng Nhưng khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán bán hàng lưu liên hóa đơn GTGT cùi ghi “khách hàng không lấy hóa đơn” lên hóa đơn b4 Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng Việc cập nhật số liệu vào phần mềm máy tính với số liệu hóa đơn kế toán bán hàng thực xảy nghiệp vụ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký xét duyệt trưởng phận số tiền ghi tương ứng với số tiền thực tế phát sinh c Công tác KSNB nghiệp vụ thu tiền chi nhánh c1 Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Phòng kế toán chi nhánh giao nhiệm vụ theo dõi kịp thời khoản nợ phải thu khách hàng, kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ 16 phân loại nợ nhằm kiểm soát công nợ phát sinh Kế toán bán hàng vào phiếu thu, giấy báo có để hạch toán giảm khoản nợ phải thu khách hàng Cuối tháng kế toán bán hàng lập Biên đối chiếu công nợ trình giám đốc chi nhánh ký duyệt gửi cho khách hàng xác nhận c2 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt Khi khách hàng toán tiền mặt, kế toán bán hàng lập phiếu thu Sau lập xong kế toán chuyển cho thủ quỹ để thu tiền Cuối ngày kế toán bán hàng thủ quỹ tiến hành đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt Số tiền bán hàng thu ngày phải chuyển vào tài khoản Công ty sau cân đối việc chi phát sinh chi nhánh c3 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Căn vào Giấy báo có ngân hàng thông báo với chi nhánh số tiền khách hàng toán, kế toán bán hàng cập nhật vào phần mềm kế toán Việc thu tiền qua ngân hàng rủi ro, nên công tác kiểm soát tiền thu từ bán hàng qua ngân hàng đơn giản có sai sót việc kiểm tra đối chiếu điều chỉnh kịp thời c Công tác KSNB văn phòng Công ty chi nhánh Vào cuối ngày chi nhánh phải thống kê số lượng hàng nhập xuất tồn vào ngày làm việc fax báo cáo thống kê phòng KH-TT Công ty Chi nhánh tập hợp chứng từ, lập báo cáo bán hàng copy liệu gửi văn phòng Công ty vào cuối tháng Kế toán công ty tiến hành lập Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng tháng Cuối tháng, phòng tài kế toán Công ty kiểm tra sổ theo dõi công nợ, bảng kê chi tiết công nợ giấy đối chiếu công nợ phải thu chi nhánh tổng hợp, lập báo cáo tình hình công nợ toàn đơn vị Tiền 17 thu bán hàng phải chuyển tài khoản Công ty chậm sau ngày làm việc Việc kiểm soát doanh thu bán hàng, kiểm kê tiền chi nhánh thực đợt kiểm tra định kỳ hàng quý có báo trước dẫn đến không kiểm soát tình hình hoạt động thực tế chi nhánh 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết đạt đƣợc công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng KSNB Cơ cấu tổ chức công ty tương đối phù hợp, gọn nhẹ, tinh giản Công ty có sách nhân rõ ràng tích cực Công tác lập kế hoạch thực định kỳ, có tiến hành xem xét việc thực kế hoạch hàng kỳ Công tác kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức tương đối hợp lý Công tác lập, luân chuyển ghi chép chứng từ kế toán thực tương đối tốt Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc kế toán, kiểm soát Thủ tục kiểm soát: Công ty ban hành tương đối đầy đủ quy định, sách liên quan đến hoạt động bán hàng thu tiền 2.4.2 Những hạn chế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát: Công ty chưa xây dựng biện pháp cụ thể để thực kế hoạch đặt Ban kiểm soát chưa phát huy hết vai trò Chưa xây dựng có phận kiểm toán nội Chưa có quy định xử phạt nhân viên vi phạm quy trình kiểm soát 18 Công tác kế toán: Kế toán công ty theo dõi chứng từ kiểm tra số liệu sau nghiệp vụ hoàn thành, dẫn đến tình trạng kế toán theo dõi nắm bắt kịp thời hoạt động chi nhánh Kế toán chi nhánh kiêm nhiệm nhiều chức Thủ tục kiểm soát: Việc tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng điện thoại dễ gây tình trạng ghi nhận sai đơn hàng Công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức, không thực nghiêm túc, mang nhiều cảm tính Chính sách tín dụng thắt chặt, áp dụng chủ yếu khách hàng cũ quen thuộc, không linh động Các chi nhánh gửi không đồng thời chậm trễ làm chậm trình kiểm soát, đối chiếu văn phòng Trong trình xuất hàng có thủ kho, khách hàng mà nhân viên bán hàng Bảo vệ không kiểm tra mặt số lượng hay chủng loại hàng hóa lái xe vận chuyển khỏi cổng Kế toán bán hàng tạm thời chiếm dụng tiền thu nợ khách hàng KẾT LUẬN CHƢƠNG Việc nghiên cứu, phân tích thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Vicem VLXD Đà Nẵng cho thấy Công ty xây dựng vận hành hệ thống KSNB đầy đủ, đồng Tuy nhiên, bên cạnh số hạn chế cần khắc phục, công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền chưa phát huy hết hiệu 19 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG Định hướng phát triển Công ty trở thành nhà phân phối xi măng Vicem miền Trung Hiện nay, thị trường xi măng cung tiếp tục vượt cầu, cạnh tranh liệt loại xi măng Vicem sản xuất loại xi măng Vicem Vì Công ty cần phải hoàn thiện hệ thống tiêu thụ dịch vụ hỗ trợ, củng cố hệ thống phân phối, mở rộng địa bàn mới, đẩy mạnh tiêu thụ xi măng Vicem, thực biện pháp giảm chi phí bán hàng, tăng cường quyền lợi cho khách hàng Việc tăng cường KSNB yêu cầu cấp bách để Công ty thực thành công chiến lược mình, tiếp tục phát triển tiến trình hội nhập, giảm thiểu rủi ro gian lận, hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TYCP VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát a Công tác lập kế hoạch Công ty cần lập kế hoạch hàng năm như: kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tài chính… Kế hoạch hàng năm chia thành quý, tháng Trên sở đó, cần thường xuyên theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch đề Trong trường hợp phát 20 có phận cố ý không thực kế hoạch cần đưa biện pháp xử lý kịp thời b Tổ chức phận kiểm toán nội Kiểm toán nội có chức kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, tuân thủ quy định KSNB Công ty, phát tồn quản lý để đưa kiến nghị đề xuất giải pháp cải tiến, hoàn thiện hệ thống KSNB Việc tuân thủ quy trình nhận thức nhân viên, hoạt động đánh giá định kỳ cách nghiêm túc hệ thống KSNB để có điều chỉnh nhằm khắc phục hạn chế Công ty nên thành lập phận kiểm toán nội độc lập với phòng chức năng, có quyền kiểm tra giám sát yêu cầu phận khác cung cấp tài liệu giải trình vấn đề liên quan Kiểm tra đột xuất việc bán hàng thu nộp tiền bán hàng chi nhánh Công ty Với phận kiểm toán nội làm việc có trách nhiệm hiệu giúp nâng cao ý thức nhân viên làm cho hoạt động kiểm soát đạt kết cao c Hoàn thiện sách nhân Thực việc luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm cán công nhân viên có thành tích xuất sắc công việc, nhằm phát huy tối đa khả họ Kết từ việc đánh giá thường xuyên để tiến hành khen thưởng, kỷ luật cán công nhân viên 3.2.2 Hoàn thiện công tác kế toán phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện hệ thống chứng từ, sổ sách Cần quy định rõ nhân viên phòng KH-TT người tiếp nhận đơn hàng khách hàng, sau tiếp nhận ghi vào sổ theo dõi theo thứ tự chuyển cho Trưởng phòng xử lý ký xác nhận Công ty 21 cần quy định rõ ràng mẫu đơn đặt hàng thống cho toàn công ty Đơn đặt hàng phải có xét duyệt trưởng phòng KH-TT tiến hành bước bán hàng b Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ Quy định thời gian chi nhánh phải chuyển hóa đơn GTGT bảng kê hóa đơn theo trình tự thời gian văn phòng Công ty ngày lần Công ty nên triển khai hệ thống thông tin nối mạng từ chi nhánh đến văn phòng Công ty để nắm bắt kịp thời hoạt động xảy chi nhánh Quy định trách nhiệm quyền hạn việc cập nhật truy xuất thông tin, số liệu báo cáo 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện thủ tục xét duyệt bán chịu khách hàng Việc mở rộng sách tín dụng phải có phận nghiên cứu thị trường đảm nhận, lập hồ sơ khách hàng, thu thập thông tin, phân tích Phòng KH-TT lập Bảng đánh giá khách hàng phân loại, lựa chọn khách hàng đạt yêu cầu tín dụng để đưa sách tín dụng phù hợp Phòng KH-TT tiến hành lập hồ sơ cho khách hàng cụ thể Hồ sơ khách hàng ghi chi tiết thông tin liên quan đến khách hàng sở đánh giá có nên xét duyệt bán chịu không, đồng thời kết hợp với Bảng đánh giá tình hình tài khách hàng phòng Tài kế toán b Tăng cường kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hóa lập hóa đơn Quy định nhân viên bán hàng tham gia trình xuất hàng nhằm tránh rủi ro xảy cấu kết lái xe thủ kho tiến hành lắp máy camera theo dõi tất hoạt động nhập xuất kho nhằm tránh thất thoát tài sản đơn vị Khi hàng muốn xuất 22 cổng, bảo vệ cần kiểm tra lại hàng hóa xe có với phiếu xuất kho không Bộ phận kiểm toán nội tiến hành kiểm tra đột xuất việc tuân thủ quy định xuất kho hàng hóa, phát nhân viên không tuân thủ có biện pháp xử lý cảnh cáo, trừ lương Việc lập hóa đơn phải thực sau phận giao nhận gửi biên nhận hàng lên cho phận kế toán Nên quy định Bảng kê hóa đơn bán xi măng chi nhánh lập riêng cho hàng bán lẻ hàng bán sỉ c Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu Khuyến khích khách hàng toán cách chiết khấu toán toán cách chiết khấu lại tiền hoa hồng tùy theo số lượng tiêu thụ tháng Hàng tuần, kế toán chi nhánh lập bảng phân tích công nợ khách hàng theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để theo dõi báo cáo kịp thời cho phụ trách kế toán giám đốc chi nhánh Với khách hàng có mức công nợ cao giao cho phòng KH-TT đôn đốc nhắc nhở để nhanh chóng thu hồi nợ Ngoài để khuyến khích chi nhánh khâu thu hồi nợ doanh số bán cao, Công ty áp dụng chế độ thưởng, phạt hàng tháng cho chi nhánh d.Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Báo cáo bán hàng hàng ngày fax phòng KH-TT Công ty nên phản ánh lượng mặt giá trị.Kế toán Công ty kiểm tra tổng doanh thu lượng tiền thu có xác, phù hợp không Kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ số tiền ghi chép sổ chi nhánh nhằm hạn chế sai sót, gian lận Có quy định xử phạt trường hợp gian lận phát 23  Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Quy định rõ nhân viên nhận nhiệm vụ thu tiền độc lập với người ghi sổ nợ, CBTT Khi CBTT thu tiền phải lập phiếu thu giao cho khách hàng xác nhận việc toán nợ nộp tiền thủ quỹ chi nhánh ngày Cuối tháng, CBTT phải nộp sổ theo dõi công nợ khách hàng cho kế toán công nợ kiểm tra số tiền, đối chiếu xác nhận đại lý Đồng thời nên có luân chuyển CBTT thường xuyên, tăng cường tính tự giác CBTT  Đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Nên phân công người độc lập thực việc kiểm tra, đối chiếu sổ tiền gửi ngân hàng giấy báo có, sổ phụ ngân hàng Lập bảng theo dõi toán tiền hàng gửi cho khách hàng để thông báo cho khách hàng biết tình hình trả tiền cho chi nhánh KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở hạn chế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, chương tác giả đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Từ góp phần đạt mục tiêu: tránh thất thoát doanh thu tiền thu từ hoạt động bán hàng, bảo đảm việc thực đầy đủ quy định Công ty quản lý, hạch toán doanh thu thu tiền bán hàng 24 KẾT LUẬN Trong bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn nay, thị trường xi măng cung tiếp tục vượt cầu, cạnh tranh liệt loại xi măng giá thấp với xi măng mà Công ty kinh doanh Công ty cần phải trọng công tác quản lý nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao, tăng cường sức cạnh tranh khẳng định vị thị trường Trong đó, khâu KSNB chu trình bán hàng thu tiền có ý nghĩa quan trọng giúp Công ty quản lý chặt chẽ trình tiêu thụ hàng hóa, thực sách bán hàng nhằm giảm thất thoát xảy nội doanh nghiệp, tránh gian lận sai sót doanh thu thu tiền Công ty Luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn, từ tìm giải pháp để tăng cường công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn đặt giải vấn đề sau: Hệ hống hóa lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế Công ty từ nêu tồn cần khắc phục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Kiến nghị giải pháp nhằm tăng cường công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty đạt kết tốt Tác giả mong kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty ... hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU... trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, nhận biết hạn chế đề xuất giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng 2 Đối... mặt, tiền gửi ngân hàng 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP VICEM VLXD ĐÀ NẴNG 2.3.1 Các quy định sách liên quan đến KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công