Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng

Header Page of 166 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ HẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 Footer Page of 166 Header Page of 166 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS ĐOÀN NGỌC PHI ANH Phản biện 2: TS PHẠM TIẾN HƢNG Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng 03 năm 2014 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 166 Header Page of 166 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày với phát triển đất nước xu hội nhập toàn cầu mở nhiều hội, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nước lớn mạnh song tạo nhiều thách thức cho doanh nghiệp, buộc doanh nghiệp phải thay đổi cho phù hợp với tình hình Trong bối cảnh doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp dệt may nói riêng , để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh , doanh nghiệp không quan tâm đến suất lao động mà cần trọng đến hiệu công tác quản lý , phải không ngừng nâng cao lực quản lý, đổi công nghệ để bắt kịp với phát triển xã hội Để thực tốt điều việc thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội đơn vị nhiệm vụ cần thiết Kiểm soát nội công cụ quản lý người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý Trong phạm vi sở , kiểm soát nội việc tự kiểm tra giám sát hoạt động tất khâu trình quản lý Nhằm đảm bảo cho hoạt động pháp luật đạt kế hoạch , mục tiêu đề với hiệu cao bảo đảm tin cậy báo cáo tài Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho doanh nghiệp lợi ích giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh; bảo vệ tài sản không bị thất thoát , hư hỏng hay sử dụng sai mục đích ; đồng thời đảm bảo quản lý , sử dụng ưu nguồn lực ; kế hoạch , mục tiêu đề với hiệu cao bảo đảm tin cậy , tính xác số liệu kế toán Báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp , bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư , cổ đông gây dựng lòng tin họ Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp , tổ chức Bởi chu trình bán hàng thu tiền xem chu trình cuối trình sử dụng kinh doanh doanh nghiệp Nó đánh giá hiệu chu trình trước Footer Page of 166 Header Page of 166 chu trình tiền , tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng toán…mà đánh giá hiệu toàn trình kinh doanh doanh doanh nghiệp Công ty cổ phần dệt may Hoà Khánh Đà Nẵng công ty sản xuất thương mại nên phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng thu tiền Do , công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa hoạt động kinh doanh Vì bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp diễn suôn sẻ, theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt Ngoài , KSNB chu trình bán hang thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu đồng vốn doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp kịp thời , xác trung thực thông tin tài phục vụ cho nhu cầu định nhà quản trị Do đó, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cách có hiệu thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phát triển , giúp nhà quản trị ngăn chặn gian lận , giảm thiểu sai sót kiểm soát chặt chẽ Việc tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng vừa bảo đảm tuân thủ qui định Nhà nước , vừa phù hợp với chuẩn mực Kế toán Việt Nam , vừa đáp ứng yêu cầu quản lý ngành yêu cầu mang tính cấp thiết Vì , chọn đề tài : “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phân tích công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng Từ đó, phát huy mặt tích cực , đồng thời đưa giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cho Công ty Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ Footer Page of 166 Header Page of 166 phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng  Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu luận văn giới hạn công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu Để thu thập liệu cần nghiên cứu sử dụng phương pháp : quan sát , nghiên cứu tài liệu , phân tích , để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu , từ đưa giải pháp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu , kết luận , danh mục bảng biểu , danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn gồm chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng Chƣơng 3: Giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Theo COSO định nghĩa KSNB sau: “Kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt ba mục tiêu: Báo cáo tài đáng tin cậy; luật lệ quy định tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu hiệu quả” 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Mục tiêu hệ thống KSNB gồm nội dung sau: Footer Page of 166 Header Page of 166 - Mục tiêu hiệu - Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp - Mục tiêu thông tin tài chính-kế toán - Mục tiêu tuân thủ 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Theo COCO, KSNB bao gồm phận hợp thành là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin truyền thông; Giám sát 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền a Nội dung chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng - thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền quyền thu tiền từ khách hàng Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu chu trình bán hàng thu tiền: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu doanh nghiệp b Chức chu trình bán hàng - thu tiền Chức chu trình bán hàng - thu tiền cung cấp, thực công việc bán sản phẩm cho khách hàng chức theo dõi toán c Mục đích chu trình bán hàng - thu tiền Mục đích thiết yếu chu trình bán hàng - thu tiền để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi sản phẩm hay dịch vụ đến khách để thu tiền 1.2.2 KSNB chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp a Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền - Doanh thu ghi sổ phải có thật - Các nghiệp vụ bán hàng trước thực phải phê chuẩn đắn - Các nghiệp vụ bán hàng phải ghi sổ đầy đủ - Doanh thu ghi sổ phải tính ghi sổ Footer Page of 166 Header Page of 166 - Các nghiệp vụ bán hàng phải phân loại đắn - Doanh thu phải ghi sổ, phản ánh lúc - Các khoản phải thu khách hàng phải tính toán ghi sổ xác, phân loại theo khách hàng - Các nghiệp vụ bán hàng phải chuyển sổ tổng hợp xác - Khoản phải thu phải quản lý chặt chẽ cho thu hồi nợ nhanh chóng không thất thoát b Những rủi ro thường xảy chu trình bán hàng - thu tiền - Rủi ro nhận đơn đặt hàng - Rủi ro tín dụng - Rủi ro giao hàng - Rủi ro lập hóa đơn - Rủi ro toán c Tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng - thu tiền * Tổ chức hệ thống chứng từ Các chứng từ sử dụng chu trình bán hàng - thu tiền gồm: Đơn đặt hàng khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Vận đơn, hóa đơn vận chuyển; Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT; Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng, séc toán, thư tín dụng (trong trường hợp xuất hàng hóa) * Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế toán Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản sử dụng chu trình bán hàng-thu tiền gồm TK: 511, 512, 521 , 531, 532, 131, 111, 112, 3331 Sổ sách kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể chứng từ sau sổ sách kế toán Vì mà sổ sách kế toán chi tiết tổng hợp có tác dụng kiểm soát nghiệp vụ, nội dung kinh tế nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho hình thức kế toán thích hợp nhiên phải tuân thủ theo quy định tài Footer Page of 166 Header Page of 166 * Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán chu trình - Bảng cân đối số phát sinh tài khoản chu trình - Báo cáo số lượng hàng bán tháng (quý) - Báo cáo số dư công nợ khách hàng - Báo cáo doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ tháng - Báo cáo thuế GTGT đầu d Quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền * Nhận kiểm tra đơn đặt hàng khách hàng - Kiểm tra đơn đặt hàng phải có chữ ký người có thẩm quyền đơn vị mua có dấu - Trước chấp nhận đơn đặt hàng khách hàng phận có thẩm quyền phải xem xét số lượng hàng có để đáp ứng hay không - Đơn đặt hàng trước in phải báo lại cho khách hàng phải người có thẩm quyền doanh nghiệp phê duyệt - Khi chấp nhận đơn đặt hàng không chấp nhận với điều kiện đơn đặt hàng cần báo cho khách hàng để tránh tranh chấp - Ký kết hợp đồng kinh tế * Xét duyệt bán chịu - Doanh nghiệp cần thiết lập sách bán chịu rõ ràng, phải phù hợp với khách hàng, với điều kiện cụ thể - Cần có phận xét duyệt bán chịu phận phải đánh giá khả toán khách hàng - Doanh nghiệp nên cập nhật thông tin tình hình tài chính, khả toán khách hàng để tránh rủi ro khách hàng không toán * Xuất kho chuyển giao hàng hóa - Cần quy định phải có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc xuất kho hàng - Trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký người lập, người ký duyệt, người nhận, thủ kho Footer Page of 166 Header Page of 166 - Để kiểm soát tốt, phiếu xuất kho phải lập liên - Bộ phận có nhiệm vụ gửi hàng phải lập chứng từ vận chuyển hàng gửi hàng cho khách hàng - Trên chứng từ vận chuyển phải bao gồm thông tin quy cách, chủng loại, số lượng hàng thông tin có liên quan - Chứng từ vận chuyển sở để lập hóa đơn - Để tránh gian lận sai sót xảy khâu gửi hàng, doanh nghiệp nên lập phận gửi hàng độc lập * Lập hóa đơn - Cần phải kiểm tra chứng từ liên quan trước lập hóa đơn - Giá hàng bán ghi hóa đơn phải dựa bảng giá đơn vị Số tiền ghi hóa đơn phải tính cho loại hàng phải tính tổng số tiền hóa đơn - Hóa đơn trước xuất cho khách hàng phải có chữ ký người lập, người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp (bên bán) khách hàng Có dấu doanh nghiệp - Doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, nhiên phải lập liên * Ghi sổ doanh thu bán hàng - Việc ghi sổ doanh thu phải vào hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng phê duyệt khách hàng - Tất nghiệp vụ bán hàng xảy phải ghi sổ, việc ghi sổ phải số lượng, chủng loại hàng hóa bán hóa đơn bán hàng lập - Cần tách biệt chức ghi sổ doanh thu bán hàng với chức ghi sổ thu tiền từ doanh thu bán hàng - Việc ghi sổ doanh thu phải tiến hành theo nguyên tắc cập nhật đảm bảo ghi sổ theo thời gian phát sinh nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót nghiệp vụ * Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu Footer Page of 166 Header Page 10 of 166 - Doanh nghiệp cần quy định sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán rõ ràng, sách liên quan đến hàng bán bị trả lại - Yêu cầu bên mua xuất hàng trả lại cho doanh nghiệp phải lập hóa đơn lập biên hàng bán trả lại - Kế toán không ghi sổ giảm trừ doanh thu khoản chiết khấu thương mại, gảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại chưa có đầy đủ chứng từ chứng minh chưa có phê duyệt - Cần có phận độc lập với phận bán hàng kế toán * Theo dõi toán - Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: + Cần phân chia trách nhiệm rõ ràng người bán hàng người thu tiền + Nếu doanh nghiệp có bán lẻ hàng hóa cần yêu cầu phận bán hàng lập báo cáo bán hàng ngày đối chiếu với số tiền mà phận nộp vào quỹ ngày hôm + Phân công nhiệm vụ đối chiếu khoản thu tiền với phiếu thu giấy báo có ngân hàng, ghi sổ thời hạn + Quy định trách nhiệm việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ khoản phải thu sổ quỹ; gởi bảng cân đối thu tiền cho khách hàng; đối chiếu bút toán sổ quỹ với sổ nhật ký thu tiền; tiến hành cộng tổng sổ nhật ký thu tiền sổ quỹ đối chiếu với sổ - Đối với nghiệp vụ bán chịu: + Việc ghi sổ khoản phải thu phải vào chứng từ liên quan + Yêu cầu phận xét duyệt bán chịu, kế toán công nợ khách hàng định kỳ phải lập báo cáo nợ phải thu theo đối tượng khách hàng, nhóm tuổi nợ + Đối chiếu số tiền khoản phải thu ghi chép sổ với số tiền ghi hóa đơn bán hàng, với giá bán duyệt Footer Page 10 of 166 Header Page 12 of 166 10 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán Công ty a Tổ chức máy kế toán b Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006//QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ tài chính, chuẩn mực kế toán Việt Nam thông tư hướng dẫn thực kèm theo, văn sửa đổi, bổ sung c Hình thức kế toán áp dụng công ty Công ty áp dụng hình thức kế toán hình thức chứng từ ghi sổ mẫu biểu liên quan, tài khoản theo hệ thống tài khoản kế toán theo định số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ tài 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát a Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng thu tiền công ty Sự phân chia quyền hạn trách nhiệm phận cá nhân công ty, cụ thể sau: - Bộ phận lãnh đạo công ty - Bộ phận bán hàng (phòng sản xuất-kinh doanh) - Bộ phận kế toán thủ quỹ - Bộ phận quản lý kho hàng (thủ kho nhân viên Footer Page 12 of 166 Header Page 13 of 166 11 b Chính sách nhân Nhân tố người có ý nghĩa lớn việc tăng cường hiệu kiểm soát, công ty quan tâm đến vấn đề Ban lãnh đạo công ty ý thức thực sách nhân tốt yếu tố quan trọng để có môi trường kiểm soát mạnh c Công tác lập kế hoạch tiêu thụ - Căn vào hợp đồng công ty với khách hàng cụ thể - Căn số liệu thực tế tình hình sản xuất, tiêu thụ kết kinh doanh công ty năm trước - Căn vào kế hoạch sản xuất công ty năm tới: số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất , kế hoạch định mức chi phí ( giá vốn, chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp) d Các sách liên quan đến hoạt động bán hàng - thu tiền - Chính sách bán hàng: Công ty bán hàng theo hợp đồng kết hợp với bán lẻ thông qua cửa hàng đại lý giới thiệu sản phẩm, công ty bán lẻ trực tiếp công ty - Quy định giá bán, chiết khấu, giảm giá hàng bán: Giá bán sản phẩm quy định tùy theo thời điểm, công ty bảng giá áp dụng thời gian năm Công ty áp dụng sách chiết khấu thương mại cho khách hàng để khuyến khích khách hàng - Ký kết hợp đồng: Đối với khách hàng quen thuộc truyền thống công ty chủ yếu ký kết hợp đồng nguyên tắc thực vào đầu năm Đối với khách hàng mới, khách hàng có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn yêu cầu lập hợp đồng kinh tế công ty xem xét, thỏa thuận lập hợp đồng để cung cấp sản phẩm cho khách hàng - Phương thức bán hàng + Bán theo hợp đồng, đơn đặt hàng + Gửi bán đại lý + Bán lẻ Footer Page 13 of 166 Header Page 14 of 166 12 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho chu trình bán hàng thu tiền công ty a Chứng từ kế toán Các chứng từ công ty sử dụng chu trình bán hàng-thu tiền gồm: Đơn đặt hàng, xác nhận đặt hàng, hợp đồng kí kết, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng, kê ngân hàng b Tài khoản sử dụng sổ sách kế toán - Tài khoản công ty sử dụng chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm: TK 5111, TK 5112 ,TK 3331,TK 111 (TK 1111,TK 1112),TK 112 (TK 1121,TK 1122),TK 131(theo đối tượng khách hàng ),TK 521,TK 531, TK 532 - Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ sách sử dụng chu trình bao gồm: + Chứng từ ghi sổ + Bảng kê chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ tài khoản + Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng + Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết thuế GTGT đầu c Báo cáo kế toán chu trình bán hàng-thu tiền + Bảng cân đối số phát sinh + Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm quý + Báo cáo tổng hợp tình hình công nợ khách hàng + Báo cáo doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ tháng (quý) Báo cáo KQKD quý 2.2.3 Quy trình kiểm soát th c tế chu tr nh án hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng a Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng Footer Page 14 of 166 Header Page 15 of 166 13 * Đối với việc nhận t du ệt đơn đặt hàng khách hàng - Mục tiêu kiểm soát: + Việc tiếp nhận đơn đặt hàng người có nhiệm vụ thực (sự phân chia trách nhiệm) phải phê chuẩn người có thẩm quyền Đơn đặt hàng phê chuẩn phải có xác đầy đủ thông tin đơn đặt hàng, khách hàng có thật - Thủ tục kiểm soát thực tế:Mỗi khách hàng đến công ty đặt hàng có mẫu riêng công ty mẫu chung cho tất đơn đặt hàng Đối với khách hàng quen thuộc thường công ty làm hợp đồng nguyên tắc cung cấp sản phẩm cho khách hàng, hợp đồng có hiệu lực vòng năm Còn khách hàng mới, có qui mô lớn thường đến trực tiếp đặt hàng công ty ký kết hợp đồng * Đối với việc phê du ệt bán chịu - Mục tiêu kiểm soát: Tất nghiệp vụ bán chịu phải phê duyệt người có thẩm quyền công ty Phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng phép nợ phải giám đốc công ty ký duyệt (sự phê chuẩn) theo theo quy định bán chịu công ty (tính đắn) - Thủ tục kiểm soát: Việc xét duyệt bán chịu công ty dựa quy định sách bán hàng công ty Đối với KH truyền thống, toán vòng 30 ngày công ty trưởng phòng SXKD duyệt cho khách hàng mua chịu cho lô hàng Đối với khách hàng ký kết hợp đồng bán hàng có điều khoản cam kết khách hàng phải trả nợ cho công ty, yêu cầu khách hàng chấp tài sản * Lập hóa đơn - Mục tiêu kiểm soát: Hóa đơn lập phải có hợp lý ( tính có thật) Footer Page 15 of 166 Header Page 16 of 166 14 Hóa đơn lập trước xuất cho khách hàng phải ký duyệt đảm bảo xác, kiểm tra nghiêm túc, đắn, tránh gian lận sai sót + Sự phê duyệt hóa đơn phải giám đốc ký duyệt Các hóa đơn phải vào sổ đầy đủ (sự đầy đủ) - Thủ tục kiểm soát : Hóa đơn GTGT in theo mẫu tài chính, có sẵn số thứ tự liên tục nên thuận lợi cho công việc kiểm soát Để kiểm tra đầy đủ việc vào sổ hóa đơn cần kiểm tra tính liên tục số hóa đơn Như hạn chế sai sót vào sổ, hạn chế gian lận nhân viên kế toán cố tình không ghi sổ nghiệp vụ bán hàng nhằm biển thủ khoản toán từ khách hàng * Kiểm soát việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ - Mục tiêu kiểm soát: + Chỉ ghi nhận việc bán hàng thực phát sinh Doanh thu ghi sổ có thật, phải có hợp lý + Doanh thu phải ghi giá trị, phản ánh số tiền, không ghi khống, ghi thiếu Doanh thu ghi nhận thời gian phát sinh - Thủ tục kiểm soát: + Việc ghi sổ doanh thu phải kế toán tiêu thụ thực ngày phải theo số thứ tự chứng từ + Cuối quý kế toán tổng hợp phải tập hợp chứng từ ghi sổ tháng để lên sổ tài khoản doanh thu bán hàng cho quý + Đối với việc ghi nhận doanh thu cho số hàng gửi bán đại lý hàng tháng kế toán tiêu thụ vào báo cáo bán hàng đại lý gửi đến, sổ chi tiết thành phẩm gửi bán, phận bán hàng lập hóa đơn GTGT cho số hàng tiến hành ghi sổ doanh thu cho số hàng + Cuối quý, kế toán tiêu thụ phải tiến hành đối chiếu số lượng hàng tiêu thụ bảng tổng hợp nhập xuất tồn (kế toán tổng hợp lập) với phòng kinh Footer Page 16 of 166 Header Page 17 of 166 15 doanh, đối chiếu sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết thành phẩm gửi bán với thẻ kho Đối chiếu doanh thu sổ Bảng tổng hợp hàng bán phòng SXKD * Kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu - Mục tiêu kiểm soát: Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ghi nhận phê chuẩn người có thẩm quyền thực Các khoản giảm trừ doanh thu ghi nhận đầy đủ,ghi giá trị, tính toán đúng, ghi chép vào sổ tổng hợp chuyển sổ số tiền, khoản mục ghi nhận kỳ - Thủ tục kiểm soát: + Đối với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Theo quy định tỉ lệ chiết khấu thương mại phải đồng ý giám đốc tùy vào khách hàng, đơn đặt hàng có thỏa thuận trước khách hàng TGĐ phó TGĐ kinh doanh + Đối với hàng bán bị trả lại: Việc xét duyệt hàng bị trả lại phải người có thẩm quyền công ty định, phó tổng giám đốc kinh doanh tổng giám đốc Khi khách hàng trả lại hàng, phòng SX-KD có nhiệm vụ nhận lại hàng, kèm theo chứng từ có liên quan Sau chứng từ có liên quan chuyển lên phòng kế toán tiêu thụ kiêm công nợ điều chỉnh giảm TK phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa trả tiền) Cũng tương tự giảm giá hàng bán, công ty không mở riêng sổ chi tiết cho tài khoản mà vào cuối quý dựa vào sổ chi tiết TK 111,112, 131 đối ứng với TK 531 kế toán tổng hợp kết chuyển vào TK doanh thu bán hàng để xác định doanh thu b Kiểm soát nội khoản phải thu khách hàng Footer Page 17 of 166 Header Page 18 of 166 16 * Theo dõi, quản lý khoản nợ phải thu khách hàng - Mục tiêu kiểm soát: + Các khoản phải thu khách hàng phải ghi nhận đắn, có hợp lý, ghi sổ có đầy đủ chứng từ + Các khoản phải thu khách hàng phải đảm bảo ghi sổ đầy đủ, không bỏ sót + Các khoản phải thu khách hàng phải phân loại, chi tiết cho khách hàng cụ thể - Thủ tục kiểm soát : + Để theo dõi kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ nhận chứng từ cần thiết + Định kỳ tháng, kế toán tiêu thụ đối chiếu số tiền phải thu khách hàng với doanh thu bán tháng để lập báo cáo doanh thu + Kế toán tiêu thụ kiêm công nợ phải thu hoàn toàn độc lập với cá nhân có liên quan tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tiền + Công ty bán hàng thường bán theo hợp đồng, quy định rõ khách hàng phải trả nợ vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, nhận hàng đợt phải trả tiền đợt Vì vậy, nên công ty không lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng theo định kỳ tháng mà lập khách hàng có yêu cầu + Trường hợp ghi giảm khoản phải thu: Khi khách hàng trả nợ tiền hàng kế toán tiêu thụ kiêm công nợ phải vào phiếu thu giấy báo có ghi giảm khoản phải thu * Tổ chức công tác thu hồi nợ - Mục tiêu kiểm soát: + Công việc thu hồi nợ phải phê duyệt trước thực Tổ chức công tác thu hồi nợ khách hàng dựa hợp lý, có đầy đủ chứng từ chứng minh khách hàng nợ công ty Ghi nhận xác, đầy đủ số tiền thu được, việc ghi nhận dựa chứng từ hợp lý Footer Page 18 of 166 Header Page 19 of 166 17 Đảm bảo ghi giảm khoản phải thu cách đắn, kỳ thu tiền nợ - Thủ tục kiểm soát : Hằng tháng, phòng kế toán công ty lập báo cáo tình hình nợ khách hàng Sau phòng kế toán công ty gởi giấy đề nghị toán đến cho khách hàng Nếu sau thời hạn gửi giấy đề nghị toán tuần mà khách hàng chưa toán công ty cử nhân viên đòi nợ Sau thu hồi nợ nhân viên thu nợ phải báo cáo tình hình thu nợ cho giám đốc công ty, kế toán trưởng có biện pháp thu hồi nợ * Lập d phòng xóa sổ khoản nợ phải thu - Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo dự phòng nợ phải thu khó đòi lập phù hợp, đắn với sách kế toán công ty, quy định nhà nước Đảm bảo việc trích lập dự phòng dựa hợp lý, phải có phê chuẩn người có thẩm quyền Các khoản nợ khó đòi xóa sổ phải đảm bảo thực theo trình tự hợp lý, phải tuân thủ thực - Thủ tục kiểm soát: + Lập dự phòng nợ phải thu: Căn vào tình hình công nợ khách hàng vào cuối năm, báo cáo tài công ty có khoản mục dự phòng nợ phải thu ngắn hạn khó đòi Và trích lập dự phòng phải đưa họp với BGĐ vào cuối năm, biên họp kế toán tổng hợp trích lập dự phòng + Xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Từ năm 2006 đến nay, công ty xảy trường hợp nợ phải thu thu hồi c Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền * Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt - Mục tiêu kiểm soát: + Các khoản tiền trước thu phê duyệt, có đầy đủ thực Footer Page 19 of 166 Header Page 20 of 166 18 + Các khoản tiền thu ghi sổ số tiền công ty thực tế nhận + Các khoản tiền thu phân loại đắn, ghi sổ thời gian + Các khoản tiền thu phải ghi sổ đúng, tổng hợp xác - Thủ tục kiểm soát: Khi khách hàng toán tiền kế toán toán lập phiếu thu Sau chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi nhận doanh thu, ghi giảm khoản phải thu khách hàng trả nợ Cuối kế toán tiêu thụ chuyển phiếu thu cho kế toán toán dùng để ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt Vào cuối ngày, kế toán toán thủ quỹ đối chiếu số tiền sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt sổ quỹ tiền mặt có sai sót điều chỉnh * Kiểm soát nội ộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng - Mục tiêu kiểm soát: Tiền thu qua Ngân hàng thực thuộc quyền sở hữu công ty Tiền thu qua Ngân hàng phải ghi vào sổ thời gian, phân loại đắn Tiền thu qua Ngân hàng ghi sổ có hợp lý, xác, ghi sổ đắn, tổng hợp xác - Thủ tục kiểm soát : Khi khách hàng toán tiền, Ngân hàng gửi giấy báo có cho công ty Và vào giấy báo có kế toán toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đồng thời chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu khách hàng 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY - Công ty phận tín dụng khách hàng - Công ty chưa có sách bán chịu rõ ràng, quy định khách muốn mua hàng nợ phải toán 30 ngày Footer Page 20 of 166 Header Page 21 of 166 19 - Khi khách hàng đặt hàng công ty, thường đơn đặt hàng theo mẫu sẵn công ty mà khách hàng tự viết đặt qua điện thoại - Việc xét duyệt bán chịu dựa vào thông tin phòng kế toán cung cấp không thu thập từ nhiều nguồn khác - Kế toán tiêu thụ kế toán công nợ khách hàng người - Đa số việc vào sổ hoá đơn chứng từ bán hàng kế toán để dồn lại sau vài ngày vào sổ - Công ty không thực việc đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng mà khách hàng yêu cầu thực - Việc đối chiếu ngày với chứng từ sổ phụ ngân hàng kế toán toán thực hiện, kiểm tra độc lập người Ngoài ra, nhân viên độc lập kiểm tra việc đối chiếu sổ quỹ sổ kế toán tiền mặt vào cuối ngày mà kế toán toán thủ quỹ tự đối chiếu với KẾT LUẬN CHƢƠNG Toàn thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng-thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà nẵng trình bày phần 2.2 Có thể nói, hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng- thu tiền công ty tốt.Tuy nhiên, công ty kiểm soát tốt hết hệ thống kiểm soát nội tồn nhược điểm song song với ưu điểm Vì vậy, chương tác giả đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng-thu tiền công ty Footer Page 21 of 166 Header Page 22 of 166 20 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Nền kinh tế nước ta chuyển mạnh sang kinh tế thị trường.Toàn cầu hóa kinh tế, hội nhập kinh tế xu tất yếu thời đại Việt Nam không đứng ngoài.Hiện nay, Việt Nam gia nhập WTO dần hội nhập kinh tế giới nhiều lĩnh vực có ngành dệt.Đây hội cho Công ty mở rộng thị trường, nhiên có cạnh tranh mạnh mẽ giá cả, chất lượng sản phẩm với đối thủ mạnh nhiều kinh nghiệm.Chính vậy, Công ty phải tích cự đổi cải cách mạnh mẽ công tác quản lý kinh tế Bên cạnh xuất phát từ hạn chế hệ thống kiểm soát nội công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty thời gian qua, cần phải có giải pháp tăng cường kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro gian lận xảy chu trình bán hàng thu tiền Công ty 3.2 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát a Cải tiến sách nhân Tăng cường bố trí lại nhân để đảm bảo độc lập bán hàng, ghi sổ kế toán thu tiền Cần ban hành tất quy định thủ tục kiểm soát nội dạng văn gửi đến tất nhân viên kèm theo quy chế Ban giám đốc công ty đứng đầu phận phải người làm gương, chấp hành tốt thủ tục mà công ty đề Footer Page 22 of 166 Header Page 23 of 166 21 b Tổ chức máy kiểm toán nội Công ty nên thiết lập phận kiểm toán nội bộ, phận phải độc lập với tất phận khác đơn vị Nhân viên phận kiểm toán nội phải có lực kiểm toán chuyên môn phải có đạo đức nghề nghiệp 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền a Hoàn thiện chứng từ trình tự luân chuyển chứng từ Đơn vị cần quy định rõ thời gian hoàn thành việc cập nhật số liệu lập báo cáo theo ngày,theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu kịp thời Đồng thời đơn vị phải có biện pháp xử lý trường hợp chậm trễ b Cải tiến hệ thống báo cáo bán hàng - thu tiền Đơn vị nên lập thêm số báo cáo nội báo cáo doanh thu bán hàng cửa hàng bán giới thiệu sản phẩm Công ty phải thực báo cáo số liệu hàng tháng để lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình đưa định hướng sản xuất kinh doanh phù hợp 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát a Hoàn thiện KSNB nghiệp vụ bán hàng * Nhận xử lý đơn đặt hàng Công ty nên xây dựng mẫu đơn đặt hàng chuẩn công ty Trên đơn đặt hàng có phần xác nhận trưởng phòng SXKD số lượng hàng, lịch giao hàng * Xét duyệt bán chịu Công ty nên xây dựng phận tín dụng khách hàng, phận chịu quản lý điều hành Giám đốc công ty Bộ phận phải độc lập với phận kế toán, có nhiệm vụ phân tích đánh giá tài khách hàng, từ mà tham mưu cho trưởng phòng sản xuất kinh doanh Giám đốc để có định bán chịu hay không * Lập hóa đơn Footer Page 23 of 166 Header Page 24 of 166 22 Trong Công ty phận lập hoá đơn chưa tách biệt với phận bán hàng điều dễ dẫn đến sai sót, cần có người độc lập kiểm tra việc lập hóa đơn, xem xét người lập ghi giá, số lượng hàng hóa chưa, tính toán lại hóa đơn * Hoàn thiện kiểm soát ghi nhận, theo dõi doanh thu Công ty nên tách biệt kế toán tiêu thụ kế toán công nợ hai người khác Cuối quý, công ty nên yêu cầu lập bảng đối chiếu số lượng hàng tiêu thụ quý Công ty nên lập báo cáo doanh thu theo thị trường vùng miền Ngoài ra, nên lập báo cáo doanh thu theo sản phẩm, để theo dõi số lượng, doanh thu loại hàng bán tuần , tháng, cuối quý lập báo cáo thực đối chiếu * Hoàn thiện kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu Công ty nên mở sổ chi tiết tài khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại theo dõi dễ dàng Đồng thời công ty nên quy định cho kế toán phòng sản xuất kinh doanh độc lập lập bảng tổng hợp hàng bị trả lại quý, cuối quý hai phận đối chiếu với công việc đối chiếu phải có giám sát kế toán trưởng trưởng phòng sản xuất kinh doanh b Hoàn thiện KSNB khoản phải thu khách hàng * Hoàn thiện kiểm soát quản lý công nợ khách hàng Ở phận bán hàng, nên lập sổ theo dõi nợ phải thu khách hàng có phát sinh nghiệp vụ bán chịu, không theo dõi chi tiết Công ty nên thực đối chiếu công nợ với khách hàng tháng vào cuối tháng * Hoàn thiện công tác thu hồi nợ Công ty nên giao cho phòng kế toán lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để có biện pháp thu nợ khách hàng Một hạn chế công tác thu hồi nợ công ty chưa có văn lập tổ thu hồi nợ, công ty phân công thu Việc Footer Page 24 of 166 Header Page 25 of 166 23 không phân công làm nhân viên thu trách nhiệm, lấy lệ Vì vậy, công ty nên tổ chức tổ thu hồi nợ d Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ thu tiền * Hoàn thiện nghiệp vụ thu tiền mặt Công ty cần quy định số lượng tồn quỹ tối đa, nhiều thủ quỹ phải nộp vào tài khoản ngân hàng , công ty nên khuyến khích khách hàng toán qua ngân hàng * Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Công ty nên phân công cho kế toán tổng hợp người độc lập thực việc kiểm tra đối chiếu đối chiếu phải có mặt kế toán toán, đại diện ngân hàng, kế toán trưởng, lập biên đối chiếu số dư lưu lại phòng kế toán Ngoài ra, công ty nên yêu cầu kế toán toán ghi ngày vào sổ ghi chép tiền toán khách hàng qua ngân hàng Cuối tháng tập hợp lại lần KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương 3, luận văn nêu cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng Đồng thời, dựa vào hạn chế thực tiễn kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị, kết hợp với lý luận kiểm soát nội bộ, luận văn đưa giải pháp khắc phục hạn chế tồn nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng KẾT LUẬN Gia nhập WTO hội lớn thách thức không dễ vượt qua doanh nghiệp nước nói chung Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng nói riêng, doanh nghiệp càn phải trọng công tác quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao, tăng cường cạnh tranh bước khẳng định vị Footer Page 25 of 166 Header Page 26 of 166 24 Để làm điều doanh nghiệp cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo xác thông tin tài để đưa định kinh doanh hợp lý Chính kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng thiếu công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thực cải tiến công tác quản lý doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng qua thực tế tìm hiểu công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng , kết hợp với nghiên cứu lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền luận văn sâu nghiên cứu đưa giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau : Một, luận văn trình bày lý luận kiểm soát nội đồng thời làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp Hai, luận văn sâu nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng từ đánh giá rõ hạn chế tồn kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cần khắc phục Ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng, luận văn đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty Giải pháp tăng cường kiểm soát mà luận văn đưa áp dụng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đạt hiệu cao Footer Page 26 of 166 ... tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng, luận văn đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty Giải pháp tăng cường. .. Bộ tài 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát a Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng thu tiền công. .. : Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phân tích công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng