Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty cổ phần kim khí miền Trung

Header Page of 126 -1- BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG -oOo- BÙI MINH NAM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 -2- MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm soát nội quy trình thiếu tổ chức nhằm đạt mục tiêu về: Hiệu lực hiệu hoạt động, bao gồm việc bảo đảm nguồn lực sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, hư hỏng sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài chính xác tin cậy, đảm bảo thành viên tuân thủ quy định Công ty luật pháp, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ, Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát quy định rõ ràng, cụ thể để đạt mục tiêu đề Với chức nhà phân phối thức sản phẩm thép xây dựng Công ty sản xuất thép thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam khu vực Miền Trung Tây Nguyên Vì vậy, hoạt động phân phối ngày mở rộng; Doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng hoạt động kinh doanh Công ty Vì ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung” có ý nghĩa thiết thực việc hoàn thiện công cụ quản lý đơn vị nhằm đưa giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận, sai sót xảy Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hoá lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp; Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung; Footer Page of 126 Header Page of 126 -3- Đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể: quan sát, đối chiếu, bình luận phân tích Tác giả nghiên cứu trực tiếp Công ty, phương pháp nghiên cứu tiếp cận hồ sơ tài liệu, vấn Kế toán trưởng, nhân viên kinh doanh nhân viên kế toán liên quan Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Luận văn với đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung” đã: - Hệ thống hoá sở lý luận công tác kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp làm sở cho việc đánh giá công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung; - Tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung, mặt đạt vấn đề hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp; - Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đơn vị nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận để góp phần vào phát triển Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành ba chương: Footer Page of 126 Header Page of 126 -4- Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội chế giám sát quy định rõ ràng để đạt mục tiêu đề nhằm giảm bớt nguy rủi ro tiềm tàng kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát; đảm bảo số liệu tài công bố xác, Như vậy, Doanh nghiệp muốn nâng cao sức cạnh tranh phát triển bền vững thương trường, cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh vận hành cách thông suốt 1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì: KSNB qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội 1.1.3.1 Bảo vệ tài sản đơn vị Footer Page of 126 Header Page of 126 -5- 1.1.3.2 Đảm bảo độ tin cậy trung thực thông tin 1.1.3.3 Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý 1.1.3.4 Đảm bảo hiệu hoạt động 1.1.4 Các nhân tố chủ yếu hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát: Là nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động thành viên HĐQT, TGĐ hệ thống KSNB vai trò hệ thống KSNB đơn vị Nếu doanh nghiệp có môi trường kiểm soát tốt hỗ trợ mạnh mẽ cho việc vận hành tốt hệ thống KSNB 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Việc thường xuyên đánh giá rủi ro tiềm tàng rủi ro kiểm soát giúp người quản lý đưa giải pháp kịp thời, hiệu điều chỉnh, củng cố hệ thống kiểm soát nội đơn vị cách thích hợp 1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát: Là quy chế thủ tục Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Ba nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát là: - Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực công tác kế toán - Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan - Phân chia quyền lực trách nhiệm quản lý hoạt động 1.1.4.4 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán thành phần quan trọng hệ thống KSNB Thực tốt chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hạch toán kế toán báo cáo tài chính), tự thân hoạt động đồng thời hoạt động kiểm soát kế toán Footer Page of 126 Header Page of 126 -6- 1.1.4.5 Kiểm soát nội Kiểm toán nội cần thiết hoạt động giám sát đạt hiệu Việc có phận độc lập thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình nâng cao ý thức thành viên việc tuân thủ quy trình thiết lập 1.1.5 Hạn chế kiểm soát nội Về chủ quan: Có thông đồng người chịu trách nhiệm thực kiểm soát nội lạm dụng đặc quyền cho mình; Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường; sai sót người thiếu ý, sai sót xét đoán không hiểu rõ yêu cầu công việc; có biến động tình hình, thủ tục kiểm soát bị lạc hậu bị vi phạm 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Chức chu trình bán hàng thu tiền - Xử lý đơn đặt hàng; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hoá - Lập hoá đơn bán hàng; Xử lý ghi sổ khoản thu tiền - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Xoá sổ khoản nợ không thu hồi 1.2.2 Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền 1.2.2.1 Các chứng từ thường sử dụng: Đơn đặt hàng khách hàng; Lệnh bán hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có Ngân hàng 1.2.2.2 Các sổ sách thường sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng,… Footer Page of 126 Header Page of 126 -7- 1.2.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền 1.2.3.1 Các rủi ro thường xuất chu trình bán hàng - thu tiền (1)Rủi ro bán hàng:Xuất hàng bán không phép; Xuất hoá đơn bán hàng không giá, tính sai chiết khấu; (2) Rủi ro thu tiền: Người giao nhiệm vụ thu tiền khách hàng tiền mặt không nộp Công ty (3) Rủi ro ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không ghi chép đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu khoản phải thu 1.2.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền - Các nghiệp vụ bán hàng phải phê chuẩn trước thực hiện; - Các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền ghi sổ phải có pháp lý; - Các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền thực tế phát sinh phải ghi sổ đầy đủ, tránh bỏ sót; - Các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải đánh giá đắn ghi chép xác 1.2.3.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Kiểm soát nội bán hàng - thu tiền bao gồm bước kiểm soát khâu sau: - Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đơn đặt hàng; kiểm tra chữ ký, dấu hợp pháp người mua hàng người bán hàng; phê chuẩn bán hàng cấp có thẩm quyền chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng,…Sau chấp thuận đơn đặt hàng phải thông báo cho khách hàng biết để tránh tranh chấp - Xét duyệt bán chịu: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ thể cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, sách bán chịu Footer Page of 126 -8- Header Page of 126 phải cụ thể, rõ ràng Bộ phận bán hàng đề xuất xét duyệt bán chịu phải thẩm định tình hình tài chính, khả toán khách hàng, uy tín toán khách hàng - Giao hàng cho khách hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp pháp phiếu xuất kho trước xuất kho hàng hoá, Phiếu xuất kho phải đánh số thứ tự, có đầy đủ chữ ký hợp pháp bên liên quan thủ kho phải xuất quy cách số lưọng hàng hoá ghi phiếu xuất kho - Lập hoá đơn bán hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phận lập hoá đơn phải kiểm tra phù hợp chứng từ liên quan như: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Biên giao nhận hàng hoá người mua người bán với nội dung: chủng loại, số lượng, giá cả, điều kiện toán,…trước lập hoá đơn Hoá đơn lập xong phải phận độc lập kiểm tra trước phát hành - Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán Doanh thu ghi sổ doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng số tiền thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi sổ số tiền thực tế thu phải phản ảnh đầy đủ, xác, kịp thời vào sổ sách kế toán Việc ghi sổ phải có sở pháp lý, thông thường hoá đơn bán hàng chứng từ mang tính pháp lý cao - Lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu khó đòi Khi khoản nợ phải thu hạn toán Doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 Khi có chứng tin cậy khoản nợ phải thu không khả thu hồi, Doanh nghiệp lập hồ sơ xem xét xoá nợ KẾT LUẬN CHƯƠNG Kiểm soát nội công cụ hệ thống quản lý doanh nghiệp, bao gồm phương pháp sách thiết kế để tự kiểm tra Footer Page of 126 Header Page of 126 -9- giám sát hoạt động tất khâu trình quản lý nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót để bảo đảm an toàn tài sản, tin cậy báo cáo tài chính, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Trong chương luận văn giới thiệu hệ thống kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp nói chung Những vấn đề lý luận chương sở quan trọng để đối chiếu với thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung, từ luận văn đưa giải pháp để tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Tiền thân Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung - CEVIMETAL Công ty Kim khí Miền Trung, Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, thành viên Tổng Công ty Thép Việt Nam (VNS) Công ty cổ phần hoá thức vào hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần từ ngày 01/01/2006 Đây bước đánh dấu mốc chuyển đổi quan trọng lịch sử hoạt động Công ty, tạo chủ động cho Công ty đường hội nhập phát triển Sau cổ phần hoá vốn điều lệ Công ty đến 88.708.850.000 đồng 2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh Công ty Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 - 10 - 2.1.2.1 Sản phẩm kinh doanh: chủ yếu mặt hàng thép như: thép xây dựng; phôi thép; thép phế liệu 2.1.2.2 Mạng lưới kinh doanh: Ngoài Văn phòng, Công ty có 13 đơn vị trực thuộc trải rộng khắp nước, có quan hệ mật thiết với kinh tế, tài chính, tổ chức kinh doanh, hoạt động theo phân cấp uỷ quyền Công ty Các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, chịu lãnh đạo trực tiếp TGĐ Công ty; chịu kiểm tra, giám sát chuyên môn Phòng nghiệp vụ Công ty 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát (1) Quan điểm, cách thức điều hành HĐQT, TGĐ Công ty, công tác kế hoạch (2) Tính trung thực giá trị đạo đức (3) Cơ cấu tổ chức máy, hệ thống sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát (4) Chính sách nguồn nhân lực 2.2.2 Hệ thống kế toán 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng: văn phòng Công ty gồm Trưởng phòng kế toán, phó phòng nhân viên, đơn vị trực thuộc bố trí phụ trách kế toán hạch toán phụ thuộc Phụ trách kế toán đơn vị trực thuộc chịu đạo trực tiếp nghiệp vụ kế toán Trưởng Phòng kế toán Công ty Hình thức sổ kế toán Cty áp dụng là: Nhật ký chứng từ, xử lý máy vi tính với phần mềm kế toán Fast – accounting Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 - 12 - 2.2.3.1 Các quy định sách liên quan đến tiêu thụ hàng hóa Chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung kiểm soát qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng, kiểm soát thu tiền bán hàng Hoạt động bán hàng Công ty thực Văn phòng Công ty đơn vị trực thuộc 1)Quy định bán hàng trả chậm Tại Công ty có hình thức bán hàng trả chậm - Bán trả chậm có bảo đảm toán gồm: tài sản chấp, ký quỹ bảo lãnh toán Ngân hàng - Bán trả chậm hình thức tín chấp Tất trường hợp bán trả chậm phải tiến hành thẩm định, ký kết hợp đồng kinh tế theo mẫu Công ty quy định Quy định xét duyệt bán chịu ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả chậm TGĐ Công ty ủy quyền cho Trưởng Phòng KHKD, Trưởng đơn vị trực thuộc xét duyệt bán chịu ký kết hợp đồng bán trả chậm khách hàng có chứng thư bảo lãnh toán Ngân hàng khách hàng ký quỹ Công ty Các trường hợp khác thẩm quyền xét duyệt bán chịu ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả chậm thuộc quyền TGĐ Công ty 2)Quy định trách nhiệm thẩm định khách hàng Phòng KHKD Phòng KTTC có nhiệm vụ thực việc thẩm định lực tài khách hàng trước đề xuất TGĐ phê chuẩn bán hàng trả chậm Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 - 13 - 3)Quy định quản lý giá bán Các đơn vị trực thuộc Tp.Đà Nẵng: Bán theo giá Công ty công bố thời điểm, đơn vị Tp.Đà Nẵng, Trưởng đơn vị quyền định giá bán phù hợp với mặt giá thị trường không thấp giá mua 4)Chính sách chiết khấu Hiện công ty sách chiết khấu sản lượng mà có sách chiết khấu áp dụng cho hai trường hợp sau: - Chiết khấu phổ thông - Chiết khấu toán tiền trước 2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền a Kiểm soát hoạt động bán hàng: *Tại Văn phòng Công ty: Tại Công ty thực song song hai hình thức bán hàng: bán chậm trả bán thu tiền trước Về quy trình thực hai phương thức bán hàng giống nhau, điểm khác hai phương thức là: bán chậm trả phải thẩm định khách hàng, ký kết hợp đồng, bán hàng thu tiền trước không ký kết hợp đồng Hoạt động bán hàng Văn phòng Cty thực theo quy trình Hình 2.3 - Kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn hàng: bao gồm thủ tục kiểm soát việc tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng đề xuất bán hàng Phòng KHKD Công ty; - Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: bao gồm thủ tục kiểm soát việc xuất hàng giao cho khách hàng theo lệnh xuất hàng phê chuẩn; - Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng: bao gồm thủ tục kiểm soát việc lập xác số lượng, giá cả, chiết khấu, Lệnh bán hàng phê chuẩn Footer Page 13 of 126 - 14 - Header Page 14 of 126 - Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: bao gồm thủ tục kiểm soát việc cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy với số liệu ghi hóa đơn Quy trình kiểm soát doanh thu thực Hình 2.4 *Tại đơn vị trực thuộc: Thực tương tự Văn Phòng Công ty Phòng KHKD Phòng KTTC Khách hàng Nhân viên kinh doanh Yêu cầu mua hàng Tiếp nhận đơn hàng Kế toán bán hàng Kiểm tra Công nợ Kiểm tra tồn kho Đề xuất bán hàng TGĐ Duyệt Không Duyệt Đề xuất bán hàng Chuẩn bị giao hàng Lưu kinh doanh Yêu cầu toán Sổ theo dõi Đơn hàng Nhân viên KD Cập nhật sổ Footer Page 14 of 126 Từ chối khách hàng Sổ thông tin khách hàng Hình 2.3 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng Văn Phòng Công ty - 15 - Header Page 15 of 126 Phòng KHKD Thủ kho Lệnh xuất hàng Phòng KTTC Nhân viên viết Trưởng Phòng hóa đơn GTGT KHKD Kiểm tra Lệnh xuất hàng Viết hóa đơn GTGT Xuất hàng Ký hóa đơn Kế toán bán hàng Kiểm tra hóa đơn GTGT Lãnh đạo Phòng KTTC Kế toán bán hàng Cập nhật vào phần mềm Ký hóa đơn Hóa đơn GTGT1 Hóa đơn GTGT2 Hóa đơn GTGT3 Lưu Khách hàng Hình 2.4 Sơ đồ kiểm soát doanh thu Văn Phòng Công ty Thủ kho Đơn đặt hàng Phụ trách Kiểm tra đơn đặt hàng Xuất hàng Giám đốc đơn vị Phụ trách Kế toán Kế toán Viết hóa đơn GTGT Cập nhật vào phần mềm Ký hóa đơn Hóa đơn GTGT1 Lưu Hóa đơn GTGT2 Hóa đơn GTGT3 Hình 2.5 Sơ đồ kiểm soát doanh thu Footer Page 15 of 126 Khách hàng đơn vị trực thuộc - 16 - Header Page 16 of 126 b.Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Phòng Kế toán Công ty giao nhiệm vụ tổ chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, phân loại nợ nhằm kiểm soát công nợ phát sinh toàn hệ thống Công tác kiểm soát nợ phải thu khách hàng chặt chẽ theo quy trình Hình 2.6 Hợp đồng kinh tế Vào sổ công nợ Hoàn thành giao hàng Sổ theo dõi tổng hợp công nợ Báo cáo tổng hợp công nợ Kế toán Định kỳ Theo dõi hạn nợ Phân loại khách hàng Ứng xử với khách hàng lần tới Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi TGĐ Lập Biên đối chiếu nợ Trưởng Phòng KTTC/ Trưởng đơn vị ký Lập yêu cầu toán Biên đối chiếu nợ Trưởng phòng KTTC ký Yêu cầu toán Khách hàng Khách hàng Xác nhận gửi lại Lưu kế toán Footer Page 16 of 126 Hình 2.6 Quy trình kiểm soát nợ phải thu Công ty Xử lý chênh lệch Header Page 17 of 126 - 17 - c Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền *Nghiệp vụ thu tiền mặt Tại Văn Phòng Công ty: Tất khoản tiền mặt đơn vị trực thuộc sau thu từ khách hàng phải nộp vào tài khoản Cty mở Ngân hàng, không dùng tiền mặt thu từ khách hàng để sử dụng vào mục đích khác; Thủ quỹ Văn phòng Công ty thuộc Phòng KTTC, thủ quỹ TGĐ Công ty phân công bố trí độc lập với kế toán toán, Công ty quy định số dư tồn quỹ cuối ngày triệu đồng, số tiền lại phải nộp vào tài khoản Ngân hàng Tại đơn vị trực thuộc: Việc thu tiền ghi sổ kế toán thu tiền mặt đơn vị trực thuộc thực tương tự Văn Phòng Công ty Thủ quỹ đơn vị chịu quản lý Trưởng đơn vị, thủ quỹ TGĐ Công ty phân công bố trí độc lập với Phụ kế toán Tại đơn vị hoạt động bán lẻ thu tiền mặt với khối lượng lớn, việc kiểm soát thu tiền bán hàng đơn vị cần thiết, Công ty biện pháp cụ thể việc kiểm soát thu tiền mặt đơn vị trực thuộc *Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Tại Công ty cổ phần kim khí Miền Trung, có Công ty phép mở tài khoản Ngân hàng, đơn vị trực thuộc không phép mở tài khoản, tiền thu từ bán hàng khách hàng đơn vị trực thuộc chuyển vào tài khoản Công ty Cuối tháng kế toán Ngân hàng đối chiếu số liệu sổ chi tiết tài khoản tiền gửi Ngân hàng với sổ phụ Ngân hàng Nếu có sai sót tiến hành điều chỉnh Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 - 18 - 2.2.4 Những kết đạt hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung 2.2.4.1 Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Môi trường kiểm soát: Công ty ty quan tâm đến công tác kiểm soát nội bộ, Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý tạo điều kiện kiểm soát lẫn phận liên quan, có phân công ủy quyền thực công việc phận Hệ thống kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức tương đối hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng, công tác lập, phê duyệt, luân chuyển chứng từ kế toán thực tương đối tốt Hệ thống chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài lập đầy đủ theo định số 15/2006-BTC Bộ tài chính; Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty ban hành tương đối đầy đủ quy định, sách liên quan đến hoạt động bán hàng như: Quy định bán trả chậm, sách giá, sách chiết khấu; Công tác thẩm định khách hàng thực hiện; Hóa đơn bán hàng Phòng kế toán kiểm tra độc lập trước giao cho khách hàng; Thủ quỹ TGĐ phân công độc lập với phận kế toán; Việc lập xử lý nợ phải thu khó đòi thực theo thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 2.2.4.2 Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Môi trường kiểm soát: Một số quy định thay đổi lại không phận liên quan đề nghị điều chỉnh sửa đổi kịp thời; quy định xử phạt thích hợp nhân viên vi phạm quy trình kiểm soát; Đánh giá rủi ro: Hiện Công ty chưa xây dựng quy định đánh giá xác định rủi ro, không đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro Footer Page 18 of 126 - 19 - Header Page 19 of 126 đến hoạt động kinh doanh hoạt động bán hàng thu tiền, từ xây dựng quy trình kiểm soát hữu hiệu Kiểm soát nội bộ: Chưa xây dựng phận kiểm toán nội độc lập, thiếu xem xét, đánh giá định kỳ cách nghiêm túc hệ thống kiểm soát nội để có điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục hạn chế hệ thống kiểm soát nội cho phù hợp Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Chưa có quy định trình tự luân chuyển chứng từ, công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức; - Công tác kiểm soát doanh thu thu tiền đơn vị trực thuộc chưa thường xuyên, chưa có biện pháp hữu hiệu kiểm soát việc ghi nhận doanh thu đơn vị; - Chưa có sách thu tiền tập trung giao cho người độc lập người trực tiếp bán hàng đảm nhận thu tiền để ngăn ngừa khả sai phạm; - Kế toán Ngân hàng đồng thời người đối chiếu xác nhận số tiền với Ngân hàng, nhân viên độc lập đối chiếu với Ngân hàng; KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở lý thuyết chương 1, chương mô tả thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Kết nghiên cứu cho thấy Công ty xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền đầy đủ đồng nhằm nâng cao lực kiểm soát quản lý hoạt động bán hàng Doanh nghiệp để đạt mục tiêu đề Bên cạnh kết đạt được, số hạn chế cần phải khắc phục, công tác kiểm soát nội chưa phát huy hết hiệu Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 - 20 - Chương trình bày số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty để vận hành hữu hiệu thời gian tới CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.1 Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Trong chiến lược kinh doanh Công ty năm tới, hoạt động phân phối thép xây dựng trọng tâm ngày mở rộng; Doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Bên cạnh xuất phát từ hạn chế hệ thống kiểm soát nội công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty thời gian qua, cần thiết phải có giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro gian lận xảy chu trình bán hàng thu tiền Công ty 3.2 Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim Khí Miền Trung 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Cải tiến sách nhân Cần tăng cường bố trí lại nhân đơn vị trực thuộc để đảm bảo độc lập bán hàng, ghi sổ kế toán thu tiền Vì Phụ trách kế toán đơn vị vừa người lập Hóa đơn GTGT, ghi sổ kế toán, vừa kế toán toán Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Khuyến khích vật chất tạo hội nâng cao trình độ, nâng cao ý thức trách nhiệm với công ty việc tuân thủ vận hành tốt hệ thống kiểm Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 - 21 - soát nội bộ, đồng thời hạn chế rủi ro nhân viên chiếm dụng tiền hàng Công ty 3.2.1.2 Tổ chức máy kiểm toán nội Nhiệm vụ kiểm toán nội kiểm toán tính trung thực độ tin cậy thông tin, thẩm tra thủ tục kiểm soát đơn vị, kiểm tra việc tuân thủ sách, quy định thủ tục hành, Do việc tuân thủ quy trình nhận thức nhân viên, hoạt động đánh giá định kỳ cách nghiêm túc hệ thống kiểm soát nội để có điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục hạn chế hệ thống kiểm soát nội Do cần thiết Công ty nên thành lập phận kiểm toán nội độc lập với Phòng chức Công ty để thực nhiệm vụ Với phận kiểm toán nội làm việc có trách nhiệm hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội Công ty liên tục kiểm tra hoàn thiện, điều giúp nâng cao ý thức nhân viên việc tuân thủ quy trình thiết lập làm cho hoạt động kiểm soát đạt kết cao 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung 3.2.2.1 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ Đối với đơn đặt hàng: Quy định rõ phận văn thư Phòng KHKD người tiếp nhận đơn hàng khách hàng, sau tiếp nhận đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi chuyển cho Trưởng Phòng KHKD xử lý, sau có ý kiến Trưởng Phòng KHKD, đơn hàng chuyển cho phận văn thư phận văn thư chuyển tiếp cho phận liên quan thực Đối với hóa đơn bán hàng: Hóa đơn GTGT phải lập sau hoàn tất việc giao hàng Phòng KHKD chuyển hóa đơn bán hàng phát hành(liên 2)về Phòng KTTC 10 ngày lần để ghi nhận doanh thu, Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 - 22 - chuyển giao hóa đơn phải lập bảng kê hóa đơn theo trình tự thời gian, phận lập hóa đơn Phòng KHKD, kế toán bán hàng Phòng KTTC tiến hành đối chiếu ký xác nhận 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng - Kiểm soát xây dựng giá bán: Căn để kiểm soát việc định giá bán đơn vị khu vực thời điểm phải dựa giá bán nhà sản xuất công bố khu vực thời điểm Sau công bố giá bán khu vực, đơn vị trực thuộc gửi thông báo giá bán Phòng KHKD Phòng KTTC Công ty Căn thông báo giá bán đơn vị, Trưởng Phòng KHKD xem xét có phù hợp với mặt giá chung khu vực hay không đề xuất Tổng Giám đốc định - Kiểm soát giá bán hàng hóa: Căn Giá bán Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng KTTC cập nhật tất giá bán mặt hàng vào phần mềm quản lý dùng mật riêng để khóa chức lại, đảm bảo không phép sửa đổi thông tin giá bán hàng thời gian hiệu lực Công ty phải quy định hóa đơn GTGT lập trực tiếp phần mềm Mặt khác để hạn chế hình thức chạy giá, phần mềm quy định ngày lập hóa đơn GTGT ngày hành(tức ngày làm việc), không phép sửa đổi ngày lập hóa đơn Khi lập hóa đơn GTGT, loại hàng lập, giá bán loại hàng tự động cập nhật vào cột giá bán cột đơn giá tự động tính thành tiền toán Sau hóa đơn lập xong, phận lập hóa đơn in trình Lãnh đạo Phòng KHKD ký phát hành 3.2.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng - Hoàn thiện công tác thẩm định khàng hàng Thẩm định khách hàng khâu quan trọng việc xác định phương thức bán hàng Việc định bán chịu đắn công tác đánh giá uy tín khách hàng đạt hiệu Với mục tiêu giảm bớt rủi ro bán hàng Footer Page 22 of 126 - 23 - Header Page 23 of 126 không thu nợ không đánh giá uy tín toán khách hàng Thiết nghĩ phải tăng cường công tác thẩm định khách hàng trước định bán hàng Đơn vị Đề xuất bán hàng Tổ thẩm định Phòng KHKD/KTTC - Đánh giá - Thu thập thông tin - Phân tích - Kiến nghị Tổng Giám đốc Phê duyệt Xem xét đề xuất bán hàng Phiếu thẩm định khách hàng Không đồng ý Đồng ý Hình 3.1 Sơ đồ thẩm định khách hàng - Hoàn thiện báo cáo nội kiểm soát nợ phải thu khách hàng Hiện số báo cáo công nợ không phù hợp, không cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá đắn khoản nợ để có biện pháp thu nợ phù hợp Mặt khác, việc số đơn vị trực thuộc tự ý cấp vượt hạn mức tín dụng cho phép khách hàng làm gia tăng nợ phải thu khách hàng, làm cho Công ty phải chịu rủi ro tín dụng mức Công ty nên xây dựng lại mẫu báo cáo công nợ phù hợp nhằm cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng giúp công tác kiểm soát công nợ tốt Hình 3.2, 3.3 3.2.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng tiền mặt Tại Văn Phòng công ty: : Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 - 24 - - Quy định Khách hàng mua hàng trả tiền mặt đến Phòng KTTC Công ty nộp trực tiếp, giao phận độc lập với phận bán hàng thu tiền khách hàng, không cho phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp khách hàng Cuối ngày thủ kho phải báo cáo lượng hàng xuất ngày gửi Phòng KTTC Công ty Căn Lệnh xuất hàng duyệt(bán hàng thu tiền ngay), Kế toán kiểm tra số lượng thực xuất đối chiếu với lượng tiền thu có phù hợp hay không - Cuối ngày kế toán toán thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu số dư tồn quỹ, số dư tồn quỹ lớn triệu, yêu cầu thủ quỹ phải nộp vào tài khoản Ngân hàng, sau rút số dư tồn quỹ cuối ngày ký xác nhận thủ quỹ, kế toán toán Trưởng Phòng KTTC Tại đơn vị trực thuộc: Công ty cần tăng cường biện pháp sau: - Quy định chế độ báo cáo bán hàng định kỳ hàng ngày, hàng tuần, cuối ngày fax Công ty - Căn báo cáo đơn vị, Phòng KTTC có trách nhiệm kiểm tra doanh thu bán hàng(có thuế GTGT) lượng tiền đơn vị nộp tài khoản Công ty có phù hợp hay không - Công ty cần phải hành kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ với hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kê hàng hóa phát giao dịch bán hàng mà chưa hạch toán, số tiền chưa nộp tiền công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở hạn chế công tác kiểm soát nộ chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung đề cập chương Chương đưa số giải pháp tăng cường môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát để tăng cường kiểm soát nội Doanh thu, nợ phải thu khách hàng thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung nhằm tạo điều kiện cho hệ thổng kiểm soát nội Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 - 25 - đạt mục tiêu: Tránh thất thoát doanh thu tiền thu từ bán hàng; bảo đảm thực đầy đủ quy định Nhà nước, quy định Công ty quản lý, hạch toán doanh thu thu tiền bán hàng; bảo đảm hiệu hoạt động kinh doanh nâng cao lực quản lý Công ty KẾT LUẬN Trong xu toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế ngày mở rộng, môi trường kinh doanh ngày cạnh tranh khốc liệt Là đơn vị kinh doanh mặt hàng sắt thép xây dựng, mặt hàng có vai trò quan trọng kinh tế, có nhiệm vụ tham gia bình ổn giá theo quy định Chính phủ Mặt khác chiến lược kinh doanh Công ty năm tới, hoạt động phân phối thép xây dựng trọng tâm ngày mở rộng; Doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hoá lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp; Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung, tồn cần khắc phục kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền; Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát đơn vị, luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Hy vọng rằng, kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 Footer Page 26 of 126 - 26 - ... trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung, từ luận văn đưa giải pháp để tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền. .. giá công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung; - Tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim. .. pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG