Bước vào thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và quốc tế. Với xu hướng phát triển đó, các doanh nghiệp của nước ta phải đẩy mạnh lợi thế, năng lực cạnh tranh cũng như có mục tiêu rõ ràng để không ngừng phát triển. Và muốn làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phát triển chiến lược kinh doanh một cách khôn khéo, xây dựng đội ngũ nhân viên lành nghề... mà còn phải chú trọng vào bộ máy quản lý. Điều này nhằm đảm bảo việc kiểm soát toàn bộ công việc trong doanh nghiệp và hệ thống kế toán là một điều không thể thiếu, nhằm mục đích nắm rõ tình hình sử dụng vốn, nguồn lực, tài sản, con người...góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp củng cố, mở rộng để xây dựng một nền tảng vững chắc phát triển trong tương lai. Đồng thời giúp cho nhà quản trị hoạch định chiến lược tốt hơn, cụ thể hơn, rõ ràng hơn và chính xác hơn.
Trang 1BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
Trang 2Nhận xét của Giáo viên Hướng dẫn:
-
Trang 3-Nhận xét của Giáo viên Phản biện:
-
-MỤC LỤC
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN 1
1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1
1.1.1 Khái niệm Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ 1
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2
1.1.3 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 4
1.1.5 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 5
1.1.6 Hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ 7
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.2.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát 8
1.2.1.1 Đặc điểm của chu trình 8
1.2.1.2 Sai phạm có thể xảy ra 9
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát 10
1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền 11
1.2.2.1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với chu trình bán hàng – thu tiền.11 1.2.2.2 Những thủ tục kiểm soat cụ thể trong từng giai đoạn 13
1.2.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng - thu tiền và thủ tục kiểm soát thích hợp 18
1.2.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bản hàng 18
1.2.3.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được 19
1.2.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm 21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN 24
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN 24
2.1.1 Giới thiệu công ty 24
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 25
2.1.3 Vốn điều lệ 25
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh 26
2.1.5 Tình hình tổ chức công ty 26
2.1.5.1 Quy mô công ty 26
2.1.5.2 Tổ chức bộ máy quản lý 27
2.1.5.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 30
2.1.6 Chính sách và chế độ kế toán áp dụng 34
2.1.6.1 Chính sách kế toán áp dụng 34
Trang 52.1.6.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 34
2.1.6.3 Đặc điểm về tài khoản sử dụng 35
2.1.6.4 Hệ thống chứng từ 35
2.1.6.5 Chế độ Báo cáo tài chính 36
2.1.6.6 Các chính sách khác 37
2.2 QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN THỰC TẾ TẠI CÔNG TY .37 2.2.1 Quy trình bán hàng 37
2.2.1.1 Các nguyên tắc (quy định) của công ty 37
2.2.1.2 Chứng từ sử dụng 37
2.2.1.3 Tóm tắt quy trình bán hàng 37
2.2.3 Một số nghiệp vụ phát sinh 39
2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 40
2.3.1 Môi trường kiểm soát 40
2.3.1.1 Đặc thù quản lý 40
2.3.1.2 Cơ cấu tổ chức 40
2.3.1.3 Chính sách nhân sự 41
2.3.1.4 Công tác kế toán tại đơn vị 43
2.3.1.5 Các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng 43
2.3.2 Cách đánh giá rủi ro của công ty 43
2.3.2.1 Mục tiêu bán hàng 43
2.3.2.2 Rủi ro 44
2.3.3 Thủ tục kiểm soát 44
2.3.3.1 Thủ tục kiểm soát giai đoạn tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 45
2.3.3.2 Thủ tục kiểm soát giai đoạn chuyền giao hàng hóa và lập hóa đơn bán hàng 46
2.3.3.3 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ ghi nhận doanh thu 47
2.3.3.4 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 47
2.3.4 Thông tin và truyền thông trong chu trình bán hàng - thu tiền 48
2.3.4.1 Thông tin 48
2.3.4.2 Truyền thông 49
2.3.5.1 Mục tiêu giám sát 53
2.3.5.2 Phương thức giám sát 53
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ TIIÓNG KIÉM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN 54
3.1 NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP CHUNG ĐÉ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIÈN 54
3.1.1 Nhận xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 54 3.1.2 Giải pháp chung đe hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 56
Trang 63.2 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
- THU TIÈN 62
3.2.1 Môi trường kiểm soát 62
3.2.2 Đánh giá rủi ro 64
3.2.2.1 Xác định mục tiêu 64
3.2.2.2 Đánh giá rủi ro 65
3.2.3 Thủ tục kiểm soát 66
3.2.3.1 Kiểm soát nội bộ giai đoạn tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 67
3.2.3.2 Kiểm soát nội bộ giai đoạn chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng 68
3.2.3.3 Kiểm soát nội bộ giai đoạn thu tiền 70
3.2.3.4 Kiểm soát nội bộ việc ghi nhận doanh thu và phải thu khách hàng.71 3.2.3.5 Kiểm soát nội bộ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại 71
3.2.4 Thông tin và truyền thông 72
3.2.5 Giám sát 72
PHẦN KẾT LUẬN 73
TÀI KIỆU THAM KHẢO 74
PHỤ LỤC 01 : SỔ SÁCH VÀ CHỨNG TỪ PHÁT SINH NGHIỆP VỤ75 PHỤ LỤC 02: BÁO CÁO KIỂM TOÁN CỦA CÔNG TY NĂM 2013 76
Trang 7KÝ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI
Trang 8LỜI CẢM ƠN
Trên con đường thành công, luôn gắn liền với những sự hỗ trợ dù là ít hay nhiều, dù là gián tiếp hay trực tiếp Trong suốt thời gian ngồi trên ghế nhà trường, em
đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ thầy cô và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy cô Khoa
Kế Toán - Kiểm Toán trường Đại học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh đã dành tâm
huyết của mình truyền đặt tri thức, những vốn kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho
em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trưởng Khoa - PGS.TS Trần Phước đã tận
tâm và nhiệt tình trực tiếp hướng dẫn em hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp này Nếu như không có những hưỡng dẫn, góp ý và dạy bảo tận tình của thầy thì em khó có thể hoàn thành tốt được bài nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp này Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy.
Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận cùng
toàn thể cô chú, anh chị trong công ty, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong công
tác tìm hiểu chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty Đặc biệt là chị Bùi Thị Thanh
Hồng - Phó giám đốc phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ để chúng em hoàn thiện đề
tài này.
Tuy nhiên, vì còn hạn chế trong việc vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực
tế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài khó tránh khỏi thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy cô để đề tài nghiên cứu này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, chúng em xin gửi đến thầy PGS.TS Trần Phước và quý thầy cô
trường Đại học Công nghiệp TP.Hồ Chí Minh, các cô chú, anh chị trong công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận những lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp
nhất.
Trang 9PHẦN MỞ ĐẦU
1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Bước vào thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập với nền kinh
tế khu vực và quốc tế Với xu hướng phát triển đó, các doanh nghiệp của nước ta phải đẩymạnh lợi thế, năng lực cạnh tranh cũng như có mục tiêu rõ ràng để không ngừng phát triển
Và muốn làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phát triển chiếnlược kinh doanh một cách khôn khéo, xây dựng đội ngũ nhân viên lành nghề mà còn phảichú trọng vào bộ máy quản lý Điều này nhằm đảm bảo việc kiểm soát toàn bộ công việctrong doanh nghiệp và hệ thống kế toán là một điều không thể thiếu, nhằm mục đích nắm rõtình hình sử dụng vốn, nguồn lực, tài sản, con người góp phần hạn chế tối đa những rủi rophát sinh trong quá trình kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp củng cố, mở rộng để xâydựng một nền tảng vững chắc phát triển trong tương lai Đồng thời giúp cho nhà quản trịhoạch định chiến lược tốt hơn, cụ thể hơn, rõ ràng hơn và chính xác hơn
Đặc biệt có ý nghĩa quan trọng với công ty trong quá trình hoạt động, tổ chức làCông tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng, thu tiền Công tác này giúp cho côngviệc kinh doanh của công ty được đảm bảo diễn ra một cách nhất quán và suôn sẻ Ngoài ra,kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền còn giúp đánh giá được thực trạng nguồn vốn
sử dụng có hiệu quả hay không tại doanh nghiêp Nó cung cấp cho nhà quản trị thông tin kịpthời, chính xác, và trung thực tình hình tài chính của công ty, giúp cho nhà quản trị đưa rachiến lực, chính sách và quyết định một cách hiểu quả Nhằm thúc đẩy hoạt động kinhdoanh tại doanh nghiệp
Vì những lí do đó, và tinh thần không ngừng học hỏi, bám sát với thực tế công táckiểm soát đối với chu trình bán hàng, thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, áp dụng những
kiến thức đã được học trên ghế nhà trường vào thực tế, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận” để phát triển thành đề tài nghiên cứu tốt nghiệp của mình.
2.MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Đề tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu, so sánh, đánh giá và đề ra các giảipháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại Công ty Cổ PhầnThương Mại Phú Nhuận
Trang 10Thứ nhất, hệ thống các vấn đề mang tính chất làm cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểmsoát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền.
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng và đánh giá quy trình hoạt động và các hoạt động kiểmsoát được thực hiện bởi bộ phận kiểm soát nội bộ
Cuối cùng, dựa trên cơ sở đánh giá, đưa ra nhận xét và đề xuất một số giải phápnhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với các bộ phận bán hàng và thu tiền tại công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận
3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CÚU
Phương pháp nghiên cứu, học hỏi:
- Thu thập, tìm hiểu công việc cụ thể, quy trình các bước tiến hành cùng sổ sách,chứng từ cần thiết
- Thu thập tài liệu liên quan
- Phỏng vấn, quan sát và học hỏi thực tế làm việc tại công ty
- Phương pháp ghi chép, hoạch toán nghiệp vụ kế toán, và các nhiệp vụ kế toán đượcghi chép và phản ảnh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ
- Phân tích, so sánh, kết hợp nghiên cứu, tham khảo tài liệu, liên hệ thực tế và một sốnghiệp vụ để minh hoạ
4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty Cổ Phần ThươngMại Phú Nhuận
5 NỘI DUNG NGHIÊN CÚU
Hệ thống hoá cơ sở lý luận mang tính lý thuyết về Kiểm soát nội bộ nói chung vàkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền nói riêng Từ đó, phân tích, so sánh, đánh giá
và đưa ra nhận xét cũng như các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng, thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thương Mãi Phú Nhuận
Bố cục đề tài gồm 3 chương:
- Chương 1 : Cơ sở lý luận về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền
Trang 11- Chương 2 : Thực trạng Hệ thống Kiểm soát Nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận.
- Chương 3 : Nhận xét và kiến nghị
Do thời gian thực tập có hạn, trình độ và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên đề tàichỉ khái quát sơ lược về hệ thống Kiểm soát nội bộ cùa công ty và đi sâu vào nghiên cứu hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty, đưa ra những đánh giá, nhậnxét nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Em rất mong nhận được ýkiến nhận xét, đóng góp của thầy cô, các cô chú, anh chị để em có thể rút ra những kinhnghiệm thực tế hơn
TP.Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 6 năm 2015
Sinh viên thực hiệnDương Hồ Kiều Anh
Trang 12Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN.
1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợiriêng của người sự dụng lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có kiểm tra, kiểm soátthì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà là những điều thiệthại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý đượccác rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cáchchính xác và khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng hay cảm tính? Vì những lí donày, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản
lý Quá trình này được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ
Ngoài ra, các nhà quản lý muốn đảm bảo tính hiệu của các quá trình thì cần phảithông qua một hệ thống thủ tục, chính sách, quy định về hoạt động của công ty Đó chính là
hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
Quà trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩakhác nhau từ đơn giản đến phức tạp như sau:
Theo COSO (Uỷ ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trịHoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và cácnhân viên của đơn vị chi phối và thực hiện Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảohợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã được đề ra
Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 400 (VAS 400) – Đánh giá rủi ro và kiểm soátnội bộ thì: Hệ thống kiểm soát nội bộ: là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vịxây dụng và áp dụng nhằm:
Bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót
Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý
Nhằm bảo vệ, quản lý và sự dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị
Trang 13Vậy nên có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên củađơn vị, là sự tích hợp một loạt các biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách, hoạtđộng và sự nộ lực hết mình của mọi thành viên một cách hợp lý Hệ thống kiểm soát nội bộđược tổ chức trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc vàtìm ra biện pháp hợp lý, phù hợp để ngăn chặn sai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả cácmục tiêu được đặt ra.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như các chinh sách, thủ tục
đã được thiết lập tại đơn vị Nhằm đảm bảo thực hiện những mục tiêu sau:
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình và tài sản
vô hình, chúng có thể bị lạm dụng, đánh cắp hoặc sử dụng vào các mục đích khácnhau hay bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát phù hợp.Trong quá trình hội nhập và phát triển thì việc bảo vệ tài sản trở nên càng quan trọng
và cấp thiết hơn
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chỉnh là do bộ máy kế
toán xử lý, tổng hợp và là căn cứ quan trọng trong việc hình thành nên các quyết địnhquan trọng của nhà quản lý Vì thế, các thông tin cung cấp cho nhà quản lý khôngnhững cần được đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao mà còn phải đảm bảo kịpthời, đúng lúc về thực trạng hoạt động và phản ảnh đầy đủ khách quan các nội dungchủ yếu của mọi hoạt động kinh tế diễn ra tại đơn vị
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: Hệ thống kiểm soát
nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp
lý liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh được tuân thủ đúng mực Cụ thểcần phải: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến hoạt động củadoanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ,chính xác cũng như việc lập Báo cáo Tài chính trung thực và khách quan
Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quy trình thiết kế nhằm
ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tac nghiệp, gay ra sự lãng phí trong hoạtđộng và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Định kỳ các nhàquản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ
Trang 14chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năngquản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có một số mâu thuẫn dù trong cùng một thể thốngnhất như tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấpthông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thốngkiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốm mục tiêu trên
Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng giúp cho việc quản lý, đưa
ra quyết định được chính xác hơn Khi quy mô của đơn vị ngày càng mở rộng, các quyềnhạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phứctạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiềuđịa diểm, thì hệ thống kiểm soát nội bộ lại càng cần phải được xây dựng một cách chặtchẽ và càng ngày càng hoàn thiện hơn
1.1.3 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn là các đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào
có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo
Trang 15tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần).
1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của DN
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinhdoanh
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định
có liên quan
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
1.1.5 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệchặt chẽ với nhau, đó là:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
Trang 16Các yếu tố đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiệncác mục tiêu đã nêu.
Mội trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB.Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
- Tính trung thực và giá trị nhân đạo
- Đảm bảo về năng lực
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành
- Cơ cấu tổ chức
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Uỷ ban kiểm soát
Không lệ thuộc và quy mô, cấu trúc, địa hình hay vị trí địa lý, tất cả mọi doanh nghiệpkhi vận hành đều chịu sự tác động từ các rủi ro xuất hiện do yếu tố bên trong hay yếu tố bênngoài DN
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các
dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động Vì rủi ro khó định lượng nên các quýtrình nhằm dự báo xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro là rất phức tạp và có nhiều phươngpháp khác nhau Tuy nhiên, một số quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường các bướcsau đây:
- Xác định mục tiêu
- Nhận diện rủi ro
- Đánh giá mức độ rủi ro
Trang 17( Mức độ rủi ro = Mức thiệt hại x Xác suất rủi ro )
- Đưa ra các hoạt động quản lý
Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị củanhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ vàmọi hoạt động
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện 3 chức năng kiểm soát chính là kiểm soát quản
lý kiểm soát vật chất , kiểm soát kế toán
o Kiểm soát quản lý
Là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản là :nguyên tác bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tác uỷ quyền và phêchuẩn
o Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách kế toán và ác loại tài sản, kể cảnhững ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như hạn chế sự tiếp cận vớicác chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu
Việc so sánh đối chiều giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phảithực hiện định kỳ Khi có bất kỳ khoản chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xétnguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổsách có liên quan
o Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy thì cần phải thực hiên nhiều các hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phầnquan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con
số, số liệu, xem xét các chữ kí liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc luânchuyển chứng từ sổ sách…
Thông tin và truyền thông
Trang 18Thông tin và truyến thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lâp duy trì vànâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cungcập thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
1.1.6 Hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, baogồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướngdẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, kiểm soátnội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinhdoanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộthường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ
sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộdưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa
ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợcho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thựchiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báocáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiếtnhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát
1.2.1.1 Đặc điểm của chu trình
Trang 19Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh.Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bợi sự hữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá và dịch vụ không, có kiểmsoát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản không…đều là mối quan tâm của các nhàquản lý.
Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gốm các bước công việc sauđây: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng -> Xét duyêt bán chịu -> Giao hàng -> Lập hoáđơn -> Cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền
Sơ đồ 1.1: Các bước cơ bản của chu trình bán hàngChu trình bán hàng – thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sảnnhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền…nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiểm tỷ trọng trong tài sản của đơn vị,bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vì phải mởrộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm
- Đồng ý bán chịu nhưng không có khả năng cung ứng
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơngiá hay một số điều khoản bán hàng , hoặc nhầm lẫn đơn đặthàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm này
Trang 20sẽ chịu ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bánhàng – thu tiền, gây ấn tượng khơng tốt cho khách hàng và tácđộng xấu đến hình ảnh của đơn vị.
Giao hàng
- Giao hàng khi chưa được xét duyệt
- Giao hàng khơng đúng chủng loại, số lượng hoặc khơng đúngkhách hàng
- Hàng hố cĩ thể bị thật thốt trong quá trình giao hàng màkhơng xác định được người chịu trách nhiệm
- Phát sinh them chi phí ngoá dự kiến trong quá trình giaohàng
Lập hố
đơn
- Bán hàng nhưng khơng lập hố đơn
- Lập hố đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của kháchhàng
- Khơng bán hàng nhưng vẫn lập hố đơn
- Khoản tiền thanh tốn của khách hàng bị chiếm đoạt
- Xố sổ nợ phải thu khách hàng nhưng khơng được xét duyệt
- Nợ phải thu bị thất thốt do khơng theo dõi chặt chẽ
- Khơng lập hoặc lập dự phịng phải thu khĩ địi khơng đúng
- Khộng đánh giá lại nợ phải thu khách hàng cĩ gốc ngoại tệvào cuối kỳ
- Khơng khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thếchấp
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm sốt
Một cách tổng quát, việc kiểm sốt tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vịđạt được ba mục tiêu chung do Báo cáo COSO ( 1992 ) đề ra Cụ thể như sau:
Trang 21 Sử hữu hiệu và hiệu quả : Tức là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục
tiêu và doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển của đơn vịchịu ảnh hưởng đáng kể bợi mục tiêu sự hữu hiệu Trong khi đó tính hiệu quả đượchiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt đươc với chi phí bỏ ra như chi phí quảngcáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng…Mụctiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẩn nhau nhưng điều này không phải luônxảy ra Thí dụ như nếu đơn bị đặt nặng việt đạt được doanh thu hay thị phần ( tức giatăng sự hữu hiệu ) thì thường lại phải hao tốn nhiều chi phí hoạt động hơn cũng nhưphải chấp nhận rủi ro cao hơn về nợ phải thu khách hàng ( giảm tính hiệu quả )
Báo cáo tài tính đáng tin cậy: Đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh
hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so vớikết quả thực tế, thí dụ như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hayhàng tồn kho…được trình bày đúng đắn
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi
một số quy định pháp luật cũng như chính đơn vị Thí dụ như việc ký kết hợp đồngmua bán, quản lý hoá đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho…Đốivới một số ngành nghề, cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan, thì dụ sảnxuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, các vật liệu cháy nổ, có chất phóng xạ, văn hoáphẩm…
1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.2.1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với chu trình bán hàng – thu tiền
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
Điều này nhằm hạn chế khả năng gian lận, vì nếu một cá nhân cùng nắm giữ một sốchức năng thì họ sẽ có thể lạm dụng Chính vì thế, đơn vị nên phân công nhân viên tách biệtcác bộ phận đây:
- Bộ phận bán hàng : Tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
- Bộ phận xét duyệt bán chịu : Xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúngchính sách của đơn vị Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phêchuẩn của cấp cao hơn
Trang 22- Bộ phận giao hàng : Kiểm tra độc lập hàng hoá trước khi giao hàng hoặc gửi chokhách hàng
- Bộ phận lập hoá đơn: Lập hoá đơn bán hàng
- Bộ phận kho: Bảo quản hàng và xuất khi theo lệnh bán hàng đã được duyệt
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: Liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phântích tuổi nợ và đề xuất xoá nợ khó đòi
- Kế toán nợ phải thu: Không được kiêm nhiệm việc thu tiền
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Kiểm soát chung
- Kiểm soát đối tượng sử dụng:
o Đối tượng bên trong: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phầnmềm phải có mật khẩu riêng và truy cập được trong giới hạn công việccủa mình
o Đối tượng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập tráiphép vào hệ thống
- Kiểm soát dữ liệu:
o Nhập liệu càng sớm càng tốt
o Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc
Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát dữ liệu:
o Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
o Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ
- Kiểm soát quá trình nhập liệu
o Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin
o Để đảm bảo tính chính xác , thì dụ như nhập đúng mã khách hàng, thôngtin cần thiết về khách hàng và các số liệu có liên quan
Trang 23- Các hoá đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn hàng, hợp đồng, lệnh bánhàng Trước khi lập hoá đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thuđược
- Uỷ quyền và xét duyệt: Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra,các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghịxoá sổ nợ khách hàng không thể thu hôi…cần được người có thẩm quyền xétduyệt Nhà quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc banhành các chính sách
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.Thí dụ như, một nhân viên khác trong đơn vị tiến hành kiểm tra bán hàng, việclập báo cáo, hay lập hoá đơn của phòng kinh doanh…Thủ tục này nhằm nâng cao
ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân/ bộ phậntrong đơn vị
1.2.2.2 Những thủ tục kiểm soat cụ thể trong từng giai đoạn
Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán chịu
Tiếp nhận đơn hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền.Trong đơn vị, phòng kinh doanh/ bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng Đêkiểm soát đơn vị nên thiết kế đơn hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tựliên tục trước khi sử dụng Tuy nhiên, để tạo thuận lời và chủ động cho kháchhàng, đơn vị cũng chấp nhân những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn
Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, sốđiện thoại, e-mail, mặt hàng cần mua ( bao gồm tên hàng, quy cách, số lượng, đơngiá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến Đơn đặt hàng phải được người cóthẩm quyền của đơn vị xét duyệt
Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lạicủa chu trình, nên các thủ tục kiểm soát cần thực hiện là:
+ Xác minh người mua hàng: Ngoại trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị,
còn khi nhận được một đơn hàng với đầy đủ thông tin và chữ ký thì cũng chưachắc người lập đơn hàng và người ký tên là người thực sự được uỷ quyền để mua
Trang 24hàng Vì vậy đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ
ký trên đó là thực sự xuất phát từ họ nhất là những đơn đặt hàng có số lượng vàgiá trị lớn Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những kháchhàng giả mạo
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có khác biệt , nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách
hàng và nếu họ đồng ý, yêu cầu họ gửi đơn đặt hàng mới - cần chú ý lưu trử đơnđặt hàng cũ cho tới khi nhận được đơn đặt hàng mới Những sai sót ở khâu này cóthể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau Sự biến động của thịtrường và chính sách bán hàng của đơn vị thường là nguyên nhân khiến cho bảnggiá thay đổi Ngoài ra có thể vì khách hàng chưa tính chi phí vận chuyển và bảohiểm ( nếu có ) trong đơn đặt hàng, vì vậy cần xác định rõ các khoản chi phí này
do bên bán hay bên mua chịu, cũng như thống nhất về địa điểm giao hàng
+ Xác nhận khả năng cung ứng: Trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng
cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng haykhông, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hay truy cập vào hệ thống để có đượcthông tin về số lượng tồn kho Nếu không, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thếbằng mặt hàng tương tự, hoặc đề nghị bộ phận mua hàng bổ sung
+ Lập lệnh bán hàng: Sau khi kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng
phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng ( Hình
1 ) Lệnh bán hàng thường được lập thành 5 liên Cần có một nhân viên kiểm tra
sự phù hợp các thông tin của 2 chứng từ, nhất là đối với các đơn đặt hàng có giátrị lớn Nếu đơn vị sử dụng máy tính, phần mềm được thiết kế để các thông tintrên đơn đặt hàng được tự động chuyền vào lệnh bán hàng, điều này góp phần hạnchế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công Một thủ tục kiểm soát khác cầnthực hiện đó là phải gửi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu
Trang 25Địa chị:
Đơn đặt hàng số:
Mã hàng Tên Hàng Đơn giá Số lượng Thành tiền
Trưởng bộ phận xét duyệt Trưởng phòng bán hàng NVBH
Hình 1: Mẫu lệnh bán hàng
+ Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt bán
chịu sẽ phê chuẩn hoặc tự chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Việc xét duyệtbán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền, vìvậy xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cũng như sử dụng những nhânviên có năng lực và đạo đức ở khâu này có tính chất quyết định để bảo vệ tài sảncho đơn vị Do đây là khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu
và cần có hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng Thông thường, các quyđịnh cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và nhữngkhách hàng nhỏ, vì các khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ caohơn những khách hàng lớn và thường xuyên Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệtbán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho không được xuấthàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bánchịu
Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hoá đơn
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng đểgửi đi, đồng thời lưu trử một bản, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi
sử dụng Trong thực tế, tuỳ theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu giao hàng,phiếu xuất kho
Chứng từ gửi hàng được gửi cho bộ phận khi để xất hàng và kho cũng phải lưu trữchứng từ này Bên cạnh đó, chứng từ gửi hàng cần ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng góỉtrước khi vận chuyển Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng mã số/mã vạch chứng từ này cần ghi rõ
mã số/mã vạch tham chiếu
Trang 26Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận vớichứng từ gửì hàng Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng (đểbáo cho khách hàng biết), hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua bán hàng đểmua bổ sung Nếu hàng thực nhận hòan toàn phủ hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên giaohàng lập chứng từ vận chuyển (vân đơn) thành 3 liên Một liên gửi kèm với hàng, một liêngửi cho bộ phận lập hóa đơn (để họ biết được là hàng dã gửi đi) và một liên lưu Cuối ngày,
bộ phận giao hàng căn cử chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi ditrong ngày và chuyển cho hộ phận lập hóa dơn Lưu ý rằng, chửng từ vận chuyến phải dượckhách hàng ký nhận để lảm bằng chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế
Chửng từ vận chuyển là văn bản ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thờihạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để hộ phận giao hàng có thể giao hàngđúng, tránh tính trạng sai về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàngkhông chấp nhận hoặc dẫn dán nhưng chi phí phụ thêm
Nếu khách hàng đên nhận trực tiếp, quá trình trên cũng không nên thay đồi ngoại trừviệc có thể không cần lập chứng từ vận chuyển mà chỉ cần lập chứng từ giao hàng ỉà đủ Bộphận giao hàng lập 3 liên chứng từ giao hàng Một liên gửi kèm với hàng, một liên cho bộphận lập hóa đom (để bộ phận này biết hàng đã được giao) và một liên lưu trữ
Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến, như đơn đặt hàng, lệnhbán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gừi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóađơn sẽ tiến hàng lập hóa đơn Mục đích lập hóa dơn là để tuân thủ quy định của pháp luật,giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu va quan trọng nhất là đểyêu cầu khách hàng thanh toán Thông thường khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóađơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậmtrễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát tài sản
Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc nhân viên có thể lậpsai hóa đơn, hoặc lập một hóa đơn thành hai lần, hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tếkhông giao hàng Khi lập hóa dơn cần căn cứ vào:
- Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận
- Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển
- Hợp đồng giao hàng (Nếu có)
Trang 27Bên cạnh đó, hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiênlại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ kháchhảng hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định Hàng ngày, nhânviên lập hóa đơn căn cứ bảng tổng hợp hảng và gửi đi trong ngày hay truy cập vào cơ sở dữliệu để biết được những đơn đặt hàng nào đã gửi hàng đi và có thể xem trước hóa đơn sẽ lập
và điều chỉnh những sai sót (Nếu có) Việc kiểm tra các sai sót, tính toán trên hóa đơn để cóthể được hệ thống tự động thực hiện Hóa đơn sẽ được lập thành nhiều liên, để gửi chokhách hàng, để ghi sổ kế toán (như nhật ký bán hàng, sổ cái) và lưu trữ Nếu sử dụng hệthống máy tính, đơn vị cẩn thiết kế để các nghiệp vụ này sẽ được cập nhật tự động
Tốt nhất, hóa đơn được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng, điều này giúp hạn chếnhững rủi ro như quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán
Đơn vị còn cần ghi trên hóa đơn hoặc trên sổ sách kế toán về số tham chiếu chứng từgửi hàng hoặc mã số đơn dặt hàng để giúp kiểm tra và nên sử dụng bảng giá đã được phêduyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn
Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Nếu bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nênthủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền
đó được ghi nhận vào sổ sách Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụnglà:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhậnhóa đơn
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động (POS - Point Of Sale) hoặc máy phát hành hóađơn ở các điểm bán hàng, thí dụ như các siêu thị các máy này vừa in biên lai chokhách hàng, vừa lưu trữ về giao dịch trong tập tin của máy tính hoặc băng từ đượckhóa trong máy Tập tin hoặc băng từ phải thiết kế sao cho người thu tiền không thể
Trang 28năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Cuối cùng, định ký tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tếnhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ
1.2.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng - thu tiền
và thủ tục kiểm soát thích hợp
1.2.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bản hàng
Biểu hiện của gian lận
Đây là loại gian lận thường xảy ra trong thực tế Điển hình của các loại này lànhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hànghưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khảnăng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân, gian lận này dễ xảy ra khi đơn vị không
có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng
Thủ tục kiểm soát
Đơn vị phải xây dựng chỉnh sách bán hàng (bao gồm chính sách bán chịu) mộtcách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này Trong đó, cần quy định rõcách thức xử lý và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu họ không tuân thủ đúngchính sách của đơn vị Đặc biệt là người xét duyệt bán chịu hay người có thẩm quyềnthay đổi mức chiết khấu và giá bán phải tách biệt với người bán hàng
Ngoài ra, nếu có thể, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiềnnhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng, vừa thu tiền.Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhầm kịp thời phát hiện các chênhlệch và xử lý thỏa đáng
Tại các siêu thị, mặc dù người bán hàng cũng đồng thời thu tiền, nhưng do các đơn
vị này trang bị hệ thống máy tính tiền tự động POS nên khả năng xảy ra gian lận làkhó Theo hệ thống này, mọi biên động về hàng hóa và số tiền đều được xử lý và ghinhận trong máy tính vào cuối ca bán hàng, nhân viên bán hàng kiêm thu ngân phảinộp tiền cho thủ quỹ đúng như trên máy tính chi hiển thị
1.2.3.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được
Biểu hiện của gian lận
Trang 29Gian lận xảy ra khi nhân viên hán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hảng vàkhông ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách Thí dụ nhân viên có thể đến trướcgiờ mở cửa một khoảng thời gian nào đó Trong thời gian đó, người này bán hàng màkhông ghi hoậc co ghi nhưng sau đó xóa hết các dữ liệu và chiếm đoạt tiền.
Một loại gian lận khác cũng rất thường gặp, đó là khi nhân viên bán hàng đượcphép nhận tiền mặt hay séc từ khách hàng Nếu khách hàng thanh toán hằng tiền mặt,nhân viên này nhận tiền và xuất phiếu thu, còn nếu họ trả bằng séc thì nhân viênkhông xuất phiếu thu hay hóa đơn Khoản doanh thu do khách hàng trả bằng séckhông được ghi nhận vào sổ sách Cuối ngày hoặc cuối tuần, nhân viên sẽ lấy số tiềnmặt tương ứng với giá trị của các séc Kết quả là số tiền tổng cộng trên các phiếu thu/hóa đơn vẫn bằng với số tiền mặt còn lại cộng với các séc này
Một kiểu gian lận khác đó là nhân viên bán hàng ghi nhận số tiên trên liên lưu củaphiếu thu/hóa đơn thấp hơn số tiền khách hàng thực trả Thí dụ, khách hàng trả nămtriệu đồng tiền mua hàng, nhân viên vẫn ghi trên phiếu thu/hóa đơn là năm triệu đồng
để giao cho khách hàng, nhưng họ không lót giấy than bên dưới để đồng thời tạo raliên lưu cho đơn vị Sau đó họ ghi lại ba triệu đồng trên liên lưu và lấy đi hai triệuđồng chênh lệch
Thủ tục kiểm soát
Rõ ràng các hình thức gian lận trên đều liên quan đến khâu thu tiền, do vậy nếugiám sát được khâu này sẽ hạn chế được cơ hội để gian lận Có thể giám sát bằngcách bố trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera quan sát 24/24 tạinhững địa điểm thu tiền của khách hàng Việc biết rằng hoạt động thu tiền bị giámsát sẽ làm giảm bớt ý định gian lận ở những đối tượng này Ngoài ra, việc bố trí tậptrung các quầy bán hàng và thu tiền trong siêu thị sẽ đặt các nhân viên bán hàng dưới
sự quan sát của khách hàng và của các nhân viên với nhau Cách bố trí này vừa mangtính phòng ngừa, vừa tạo được sự kiểm tra lẫn nhau, vừa có tác dụng phát hiện gianlận (nếu có)
Ngoài ra, các máy tinh tiền tự dộng cần cài dặt chức năng dăng nhập vả thoát Máy
sẽ ghi lại mà số nhân viên và thời điểm tiếp cận hệ thống nhằm phát hiện người gianlận (nếu có) Một biện pháp kiểm soát cổ điển nhưng cũng có tác dụng đó là yêu cầu
Trang 30nhán viên phải cất đồ dùng cá nhân vào một nơi riêng biệt với quầy thu tiền Điềunày sẽ giúp giảm thiểu cơ hội gian lận vì họ bị hạn chế chỗ giấu tiền.
Ngoài ra, đơn vị nên có đường dây nóng dể tiếp nhận những than phiền hay tố cáocủa khách hàng và các vấn đề này cần được xử lý một cách thỏa đáng bởi một bộphận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiền
1.2.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Bỉểu hiện của gian lận
Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bàng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của
một khách hàng bằng số tiền nợ của một khách hàng khác Đối tượng gian lận cứ lặp
đi lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau bù chokhách hàng đã trả tiền trước đó
Thủ thuật tạo cân bằng giả: Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thutiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng Thí dụ sau khi lấy tiền, nhằm tránh cho món
nợ này bị quá hạn dẫn đến bị phát hiện, họ vẫn ghi sổ nợ phải thu khách hàng, sau đókhai khống số dư tiền để tạo ra sự cân bằng giả Một cách khác, họ sẽ cố tình ghi Nợsai tài khoản, thay vì ghi nợ tài khoản tiền, họ sẽ ghi nợ tài khoản phải thu của kháchhàng khác, và thường ghi cho những khách hàng lớn, hoặc khách hàng quá hạn đãlâu, hoặc những khách hàng chuẩn bị được xóa sổ
Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả như nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số
tiền mà khách hàng đã trả, món nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn Vì thế, mộtnhân viên hay bộ phận khác sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai Để tránh bị phát hiện ngườigian lận sẽ can thiệp vao bằng cách thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệukhiến cho thư nhắc nợ sè đi đến địa chỉ do họ chỉ dịnh, Ngoài ra, họ còn có thể gialàm bức thư gửi cho khách hàng để thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền củangười này Điều này để tránh việc khách hàng do chờ lâu không thấy xác nhận từphía đơn vị nên sẽ liên lạc để hỏi về khoản tiền mà họ đã trả
Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt sốtiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này khi không thu được
nợ Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó, chẳng hạn nhưchiết khấu thanh toán, tương ứng với số tiền mà họ đă chiếm đoạt
Thủ tục kiểm soát
Trang 31Các thủ thuật gian lận nhằm chiếm đoạt số nợ phải thu do khách hàng đã trảthường xảy ra khi một cá nhân/hay bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng Cụ thể làmột cá nhân vừa thu tiền, vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng, thậm chí có cả quyềnxóa sổ nợ phải thu Do vậy, việc phân chia nhiệm vụ là biện pháp ngăn ngừa và pháthiện loại gian lận này khá tốt.
Thí dụ nếu nhân viên thực hiện thủ thuật tạo cân bằng giả sẽ dẫn đến sự thiếu hụttrong số dư tài khoản tiền Bằng cách thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàngtháng với số liệu kế toán, đơn vị có thể phát hiện được hành vi này Hay khi đốitượng chiếm đoạt tiền nhưng vẫn ghi Có tài khoản phải thu của khách hàng thì sẽ dẫnđến tổng phát sinh bên Có ở tài khoản này lớn hơn tổng số tiền thu được trong ngày
Vì vậy, nếu đơn vị bố trí một nhân viên kiểm tra độc lập số phát sinh có của tàikhoản phải thu của khách hàng với số tiền thu được trong ngày sẽ phát hiện được sựchênh lệch
Việc kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu có thể hạn chế hoặc phát hiện raviệc ghi chép sai tài khoản phải thu của khách hàng và cho thấy dấu hiệu của thủthuật gối dầu Bởi lẽ thủ thuật này đòi hỏi gian lận phải theo dõi chặt chẽ số tiên tàikhoản của khách hàng nên điều này sẽ tiêu tốn thời gian và đòi hỏi sự chú tâm liêntục Do đó, việc bắt buộc các nhân viên có liên quan phải nghỉ phép năm hoặc luânchuyển công việc sẽ là cơ hội tốt để phát hiện ra những bắt thường liên quan đển thủthuật gối đầu
Bên cạnh đó, việc phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợphải thu khách hàng thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất khách hàng, cũng là mộtbiện pháp hữu hiệu nhằm ngăn chặn hay phát hiện thủ thuật gối đầu
Một biện pháp kiểm soát khác đó là bắt buộc phải có sự phê chuẩn khí xóa sổ nợphải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thạm chí phải có sự phêchuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan để tài khoản phải thu của khách hàng
Việc ứng dụng tin học vào các hoạt động của đơn vị cùng giúp thiết lập nhưng thủtục kiểm soát hữu hiệu và ít tốn thời gian, công sức hơn trươc đây Chẳng hạn, đơn vị
có thể cài đặt để hệ thống tự động in ra các báo cáo tổng hợp số chiết khấu thanhtoán, số bút toán điều chinh, xóa sổ nợ phải thu được sắp xếp theo từng bộ phận nhân
Trang 32viên Các số liệu cao một cách bất thường là những dấu hiệu báo động rằng có thể
có gian lận hoặc những trục trặc trong việc theo dõi nợ phải thu khách hàng
Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt, vừa có tính ngănngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận Thí dụ sự tăng cao bất thường sốlượng khách hàng nợ quá hạn hoặc số tiền quá hạn có thể là hậu quả của việc nhânviên đã chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả mà không ghi vào tài khoản của kháchhàng
Trang 33CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN 2.1.1 Giới thiệu công ty
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN
- Tên giao dịch quốc tế: PHU NHUAN TRADING JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: PNCo
- Tài khoản ngân hàng:
Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Phú Nhuận
Tài khoản 102010000110077 tại ngân hàng Công Thương Chi nhánh 2, TP HồChí Minh
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: số 4103002394 do sở kế hoạch đầu tư tp HCM cấpngày 11 tháng 06 năm 2004 và các giấy chứng nhận thay đổi Sau đó với lần thay đổigần đây nhất là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0301428817 vào ngày 15tháng 04 năm 2014
- Niêm yết sàn chứng khoán: 17 tháng 10 năm 2008
Trang 342.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng , kinh tế Phú Nhuận chưa phát triển, trongquận không có công ty, thương nghiệp mà chỉ có cửa hàng bách hóa phục vụ cho nhu cầncủa người dân Cửa hàng bách hóa được thành lập vào tháng 10 năm 1975 và đây chính làtiền thân của công ty thương mại Phú Nhuận
Sau một thời gian dài hoạt động của các của hàng bách hóa chưa đáp ứng được nhucầu của xã hội ngày càng tăng, đòi hỏi phải có mạng lưới bán lẻ trong toàn quận để phânphối hàng hóa đến tay người tiêu dùng Để đáp ứng được nhu cầu trên, UBND quận PhúNhuận đã sắp xếp lại các của hàng và đổi tên cửa hàng bách hóa quận Phú Nhuận thànhcông ty Thương Nghiệp Tổng Hợp quận Phú Nhuận
Trong đợt sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, theo nghị định 388/HĐBT, sau đóđược chấp nhận của bộ Thương Mại, UBND thành phố ra quyết định số 273/QĐ-UB ngày
23 tháng 12 năm 1992 với tên công ty Thương Mại Phú Nhuận
Đến ngày 03 tháng 11 năm 2003 ,theo quyết đinh số 735/QĐ-UB của UBND tpHCM về việc phê duyệt phương án cổ phần hóa chuyển doanh nghiệp nhà nước công tyThương Mại Phú Nhuận thành công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận
Ngày 01 tháng 07 năm 2004: công ty chính thức đi vào hoạt đông sản xuất kinhdoanh theo hình thức công ty cổ phần, vốn điều lệ ban đầu là 9 tỷ đồng
Tháng 04 năm 2006: công ty phát hàng cổ phiếu, tăng vốn điều lệ từ 9 tỷ đồng lên 12
tỷ đồng nhằm bổ sung vốn kinh doanh
Tháng 03 năm 2008 công ty phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lên từ 12 tỷ đồng lên
24 tỷ đồng nhằm bổ sung vốn kinh doanh và tái cấu trúc vốn
Năm 2012 công ty được UBCKNN cấp giấy chứng nhận đăng ký chào bán cổ phiếu
ra công chúng số 61/GCN-UBCK, ngày 21 tháng 12 năm 2012 để tăng vốn điều lên từ 36 tỷlên 48 tỷ đồng , nhằm bổ sung vốn kinh doanh và tái cấu trúc vốn
2.1.3 Vốn điều lệ
Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 48 tỷ đồng
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh
Trang 35 Kinh doanh hàng công nghệ thực phẩm, nông lâm sản, tiểu thủ công nghệ, chất đốt,vật liệu xây dựng và các loại hàng hóa khác.
Kinh doanh ăn uống và các dịch vụ khách hàng, kinh doanh các mặt hàng: rượu, bia,thuốc lá và thực phẩm
Dịch vụ kho bãi, kim khí điện máy, xe máy, đại lý ký gửi hàng hóa
Sản xuất, lắp ráp, kinh doanh các mặt hàng gia dụng, điện lạnh
Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm nhựa, máy (tổ chức sản xuất trong khu côngnghiệp)
Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị phụ tùng các loại
Dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong nước và các hàng hóa xuất khẩu
Cho thuê nhà xưởng văn phòng làm việc, cửa hàng, quầy hàng
Dịch vụ nhà đất bất động sản
2.1.5 Tình hình tổ chức công ty.
2.1.5.1 Quy mô công ty
Đây là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, đượcvay vốn và được mở tài khoản tại ngân hàng Nhờ vậy công ty đã phần nào giải quyết đượckhiếm khuyết về thiếu thốn do nguồn vốn tự có ban đầu nhà nước cấp không đủ đảm bảocho hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời công ty còn có quyền tự chủ trong kinhdoanh một cách linh hoạt nhằm đảm bảo được hiệu quả kinh doanh, nâng cao đời sống vậtchất, tinh thần cho cán bộ công nhân của công ty Trong quá trình phát triển, công ty đãđược một mạng lưới chi nhánh nhà hàng và kho bãi trên địa bàn tp HCM như:
- Nhà hàng Hoa Viên Tri Kỷ: số 123 Hồng Hà, phường 09, quận Phú Nhuận,TP.HCM
- Trung tâm tiệc cưới hội nghị Phú Nhuận Plaza-cao ốc văn phòng: số 82 Trần HuyLiệu, phường 15, quận Phú Nhuận, TP.HCM
- Trung tâm tiệc cưới hội nghị Phú Nhuận: số 124 Phan Đăng Lưu, phường 03, quậnPhú Nhuận, TP.HCM
- Trung tâm tiệc cưới hội nghị Phú Nhuận-Tân Phú: số 36 Thạch Lam, phường PhúThanh, quận Tân Phú TP.HCM
- Trung tâm tiệc cưới hội nghị Phú Nhuận-Vĩnh Long: khu du lịch Trường An, số 26quốc lộ 1A, ấp Tân Thuận An, xã Tân Ngãi, tỉnh Vĩnh Long
Trang 36- Phòng kho vận: số 128 Hồng Hà, phường 09, quận Phú Nhuận, TP.HCM
- Công ty cổ phần dịch vụ Phú Thịnh (mua bán xe mô tô) số 748 Nguyễn Kiệm,phường 09 quận Phú Nhuận TP.HCM
- Công ty cổ phần Việt Mỹ (sản xuất nấm rơm xuất khẩu) : lô số 23 khu công nghiệpSông Hân , huyện Lai Vung, tỉnh Đồng Tháp
2.1.5.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú:
Điều hành trực tiếpKiểm soát hoạt động
2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Ban Kiểm Soát
Phòng Kế
Chức-Hành Chính
Phòng Tài Chính- Kế Toán
Nhà hàng Hoa Viên Tri Kỷ
Nhà hàng Phú Nhuận Tân Phú
Nhà Hàng Phú Nhuận Plaza Nhà hàng Phú
Nhuận
Trang 37 Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty bao gồm tất cảcác cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định tỷ lệ trả cổ tứchàng năm; thông qua báo cáo tài chính năm; có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thànhviên HĐQT, Ban kiểm soát; quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ; và quyết định các vấn đềkhác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty đểquyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩmquyền của ĐHĐCĐ Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Thương mại Phú Nhuận gồm 07thành viên do ĐHĐCĐ bầu ra, nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 05 năm Chủ tịch Hộiđồng quản trị là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trướcHĐQT về việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo điều lệ và các quichế của Công ty
Cơ quan thường trực của HĐQT gồm: Chủ tịch HĐQT và có từ 01 đến 02 phó Chủtịch HĐQT được HĐQT bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp Bộ phậnthường trực thay mặt HĐQT giải quyết công việc hàng ngày của HĐQT, được sử dụng bộmáy, con dấu của Công ty Cổ phần Thương mại Phú Nhuận để thực hiện chức năng chỉ đạo,kiểm tra giám sát hoạt động của Công ty
Ban Kiểm soát
Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên, nhiệm kỳ không quá 05 năm,
là cơ quan giám sát của Đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ thay mặt cổ đông để kiểm soátmọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty
Trang 38tác nghiệp hàng ngày, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Công ty và thi hành các quyếtđịnh của HĐQT theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao
Giúp việc cho Tổng giám đốc điều hành có ba (03) Phó Tổng giám đốc điều hànhmột số lĩnh vực hoạt động của Công ty Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trướcTổng giám đốc điều hành và cùng chịu trách nhiệm liên đới với Tổng giám đốc điều hànhtrước HĐQT về các phần việc được phân công hoặc ủy nhiệm
Đồng thời, phòng kế hoạch-kinh doanh trực tiếp quản lý, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vịtrực thuộc, thực hiện các sản phẩm đúng tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, quy trình kỹthuật theo đúng kế hoạch hợp đồng mà công ty đã ký kết với khách hàng, tiếp tục hỗ trợ cácđơn vị trực thuộc khác mở rộng thị trường, tìm kiếm sản phẩm mới và thực hiện thủ tục xuấtnhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật
Phòng Tài chính-Kế toán
Công việc chính của phòng tài chính-kế toán là tổ chức hạch toán kế toán công ty, theodõi và thực hiện thanh toán, quyết toán trong và ngoài nước, quản lý các hợp đồng tín dụngcủa công ty, thực hiện tiến trình ghi chép chứng từ ban đầu về tài chính, sổ sách kế toán vàcác báo cáo tài chính theo định kỳ
Bên cạnh đó, phòng tài chính-kế toán phối hợp các phòng ban khác hướng dẫn các đơn
vị kế hoạch sản xuất kinh doanh, chuẩn bị các thủ tục cho Tổng giám đốc để xét duyệt kếtquả thực hiện kế hoạch và quyết toán tài chính cho các đơn vị trực thuộc định kỳ
Phòng đầu tư:
Thực hiện nhiệm vụ được giao về đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn
Trang 39Đề ra tầm nhìn chiến lược dài hạn cho công ty, trên cơ sở đầu tư trong nội bộ Công ty và
ra bên ngoài các lĩnh vực: phát triển mạng lưới dịch vụ nhà hàng, cao ốc văn phòng, kinhdoanh bất động sản, liên doanh…
Phòng Tổ chức-hành chính:
Chức năng của phòng là soạn thảo, tiếp nhận, lưu trữ văn thư, hồ sơ chứng từ của công
ty, quản lý hồ sơ lao động, thực hiện chi trả lương Đồng thời quản lý danh sách cổ đông,lập danh sách phân chia cổ tức theo quyết định của HĐQT và phối hợp với Ban Tổng GiámĐốc tổ chức bộ máy nhân sự, bộ máy sản xuất kinh doanh Xây dựng chương trình nội dungđào tạo nâng cao tay nghề nhân viên cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty
Các nhà hàng
Kinh doanh về dịch vụ nhà hàng, tiệc cưới, nhà hàng alacarte
2.1.5.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
a) Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo kiểu tập trung: Một phòng kế toántrung tâm của đơn vị và các nhân viên kế toán của các bộ phận phụ thuộc tại đơn vị
Mô hình kế toán tập trung có những ưu điểm như sau:
- Đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, bộ máy kế toán tiếtkiệm, gọn nhẹ
- Việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh, kịp thời và chính xác giúpcho lãnh đạo đơn vị nhắm được kịp thời tình trạng hoạt động tại đơn vị thông quathông tin kế toán cung cấp Từ đó, thực hiện kiểm tra và chỉ đạo đồng thời tạo điềukiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại trong công tác kếtoán
- Bồi dưỡng và không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ và nhân viên kế toán Nângcao hiệu suất kế toán
Tuy nhiên cũng những hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán tại đơn vị.Với việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật, ghi chép, tính toán thông tin hiện đầy đủ vàđồng bộ trong kế toán mà loại hình này được áp dụng tại đơn vị
Trang 402.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty
b) Chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng và kế toán thành phần
Kế toán trưởng
- Tổ chức công tác và bộ máy kế toán của toàn công ty và các bộ phận khác trực thuộc
- Tổ chức ghi chép chính xác, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ toàn bộtài sản của công ty
- Phổ biến và hướng dẫn thi hành các chế độ, các quy định của cấp trên về Tài
chính-Kế toán cho các bộ phận phòng ban có liên quan của công ty
- Đôn đốc, kiểm tra công việc ở từng bộ phận kế toán Có những quyết định kịp thời đểgiải quyết đối với những trường hợp khó khăn hoặc những nghiệp vụ phức tạp…
- Kiểm tra báo cáo của kế toán tổng hợp trong việc lên báo cáo tài chính và chịu tráchnhiệm trước thủ trưởng đơn vị về các công việc của phòng Tài chính-Kế toán
Kế toán tổng hợp
- Tổng hợp số liệu từ của tất cả các tài khoản, các bảng tổng hợp doanh thu, hàng hóa,nhập xuất tồn, và các bảng kê (bảng kê chi phí) để tiến hành kiểm tra đối chiếu (dựavào bảng cân đối) Sau đó lập Báo cáo tài chính để trình lên Kế toán trưởng và Thủtrưởng đơn vị ký duyệt
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán hàng hóa
và công nợ
Kế toán
TSCĐ-CCDC
Kế toán nhà hàng-cửa
Kế toán thanh toán – kế toán tiền mặt
Kế toán đơn vị trực thuộc