Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

MỤC LỤC MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1 1.2. TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU. 2 1.3. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 6 1.3.1 Mục tiêu chung 6 1.3.2 Mục tiêu cụ thể 6 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 6 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu. 6 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 7 1.5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 7 1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu 7 1.5.2 Phương pháp phỏng vấn 7 1.5.3 Phương pháp quan sát 7 1.5.4 Phương pháp thống kê mô tả 7 1.5.5 Phương pháp phân tích 7 1.6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 9 2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 9 2.1.1. Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 9 2.1.2. Sự cần thiết và nguyên tắc của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 12 2.1.3. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ 14 2.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 17 2.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 20 2.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 21 2.2.1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền. 21 2.2.2. Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 22 2.2.3. Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 24 2.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. 28 2.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng. 32 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT. 35 3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 35 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 35 3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 36 3.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 41 3.2.1. Môi trường kiểm soát 41 3.2.2. Đánh giá rủi ro 49 3.2.3. Tổ chức thông tin và truyền thông 49 3.2.4. Tổ chức hoạt động kiểm soát 51 3.3. THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 52 3.3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 52 3.3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 52 3.3.3. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 54 3.3.4. Các thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty 55 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT. 56 4.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 56 4.1.1. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 56 4.1.2. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền 56 4.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 56 4.2.1. Những yêu cầu cơ bản, nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt. 56 4.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt. 56 4.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bô chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 56 4.2.4. Một số thủ tục kiểm soát công ty có thể áp dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền 56 KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

1.2 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 2

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 6

1.3.1 Mục tiêu chung 6

1.3.2 Mục tiêu cụ thể 6

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 6

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 6

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 7

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 7

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu 7

1.5.2 Phương pháp phỏng vấn 7

1.5.3 Phương pháp quan sát 7

1.5.4 Phương pháp thống kê mô tả 7

1.5.5 Phương pháp phân tích 7

1.6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 8

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 9

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 9

2.1.1 Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 9

2.1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 12

2.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

2.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 17

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền 21

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 22

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 24

2.2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp 28

2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng 32

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 35

3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 35

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 35

3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 36

3.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 41

3.2.1 Môi trường kiểm soát 41

3.2.2 Đánh giá rủi ro 49

3.2.3 Tổ chức thông tin và truyền thông 49

3.2.4 Tổ chức hoạt động kiểm soát 51

3.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 52

3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 52

3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 52

3.3.3 Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 54

3.3.4 Các thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty 55

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 56

4.1.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bịViệt 564.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền 564.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTHIẾT BỊ VIỆT 564.2.1 Những yêu cầu cơ bản, nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Cổphần Thiết bị Việt 564.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bịViệt 564.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bô chu trình bán hàng – thu tiềntại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 564.2.4 Một số thủ tục kiểm soát công ty có thể áp dụng trong chu trình bán hàng –thu tiền 56KẾT LUẬN 56DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu củariêng tôi Các số liệu trong chuyên đề là hoàn toàn trung thực, chính xác, xuất phát

từ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

Hà nội, ngày 20 tháng 03 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Ngọc Mai

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay toàn cầu hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu củaquan hệ quốc tế hiện đại mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà Tuynhiên nó cũng mang đến vô vàng những khó khăn thử thách bởi quy luật canh tranhtất yếu Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, hướng tới nền thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa, hướng tới hội nhập khu vực và quốc tế Vớibối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thếhội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp,

tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vịmuốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng pháttriển Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểmsoát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tàichính của đơn vị.Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngàycàng gay gắt Quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu luôn là tiết kiệm vàphát huy tối đa các nguồn lực Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợiích kinh tế Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải

tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt làxây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có khả năng hạn chế những rủi

ro, bảo vệ tài sản con người của doanh nghiệp, dự đoán và tránh được những ảnhhưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài có thể xảy ra cho doanh nghiệp Chính

vì thế, trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra,kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chứchoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lýluôn có những kiểm soát trên phương diện thông qua các thủ tục, chính sách quyđịnh về hoạt động Mọi hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọngtrong quá trình quản lý và được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soátnội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát và

sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắctrong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Công ty Cổ phần Thiết bị Việt là đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt độngkinh doanh lĩnh vực dụng cụ làm bếp dân dụng và công nghiệp mà trong thời giangần đây có sự biến động mạnh về giá cả Với môi trường kinh doanh ngày càngkhốc liệt và gây gắt như ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giảipháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý Muốn như vậy,Công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bướckhởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt cần quan tâm hiện nay làphải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảodoanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng Doanhnghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội bộ trong quá trình bán hàng nhằm tối đahóa lợi nhuận, tránh những gian lận và sai sót trong khâu bán hàng Bán hàng - thutiền hàng là khâu cuối trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: mua vào - sản xuất -bán ra Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình màlàm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị Một trong những giải pháp mà đơn vịcần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá trình bánhàng – thu tiền để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thu bánhàng Vì vậy việc chọn đề tài “Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt” là có ý nghĩa thiết thực trong việc thực hiệncông cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểmsoát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra

1.2 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀTÀI NGHIÊN CỨU

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanhnghiệp Trong đó em đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài trong cùng lĩnh vực kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt Cụ thể:

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạiCông ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam” của Nguyễn Thị Hạnh - Luận vănthạc sỹ kinh tế (chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2010)

Ưu điểm: Đề tài có nhiều số liệu để nghiên cứu và đánh giá, phân tích theo số

liệu đưa ra dựa trên cơ sở của nhiều nguồn Nội dung phong phú Đưa ra các giảipháp hợp lý nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiềntại công ty dựa trên các cơ sở lý thuyết đã trình bày trong bài luận văn

Nhược điểm: Chưa đưa ra các các tồn tại trong chu trình bán hàng – thu tiền.

Quá đi sâu vào lý thuyết mà không quan tâm đến thực tế nên bài chưa đạt được hiệuquả cao nhất

Luận văn “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị Khánh Như(2012)

Ưu điểm: đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệ thống hóa

và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Luậnvăn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra được những tồn tại,hạn chế đối với KSNB về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

Nhược điểm: Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa

được phân tích và nghiên cứu kỹ

Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiềnnước tinh khiết tại Công ty TNHH MTV Xây dựng và Cấp nước Thừa Thiên Huế”của Nguyễn Thị Thùy Ngân (2010)

Ưu điểm: Nội dung rõ ràng, phản ánh đúng thực trạng của công ty, nêu được

các mục tiêu hướng tới, đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệthống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thutiền Đề tài đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra được nhữngtồn tại, hạn chế đối với KSNB về bán hàng – thu tiền

Nhược điểm: Chưa nêu được quy trình kiểm soát chu trình bán hàng – thu

tiền, các phần không được liên kết liền mạch, chưa đánh giá được chu trình bánhàng – thu tiền

Đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanhcác nghiệp Việt Nam hiện nay” của Vi Hồng Quân (2013)

Ưu điểm: Đề tài đã diễn giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất Đề tài

nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, có nhiều chứng từ

và bảng biểu làm nổi bật nội dung của bài luận văn Đánh giá tốt thực trạng kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Có nhiều dẫn chứng và số liệu cụ thể quacác bảng biểu trong bài

Nhược điểm: Chưa đưa ra các cơ sở lý luận chung về bán hàng – thu tiền.

Quá đi sâu vào thực tế mà không quan tâm đến lý thuyết nên bài chưa đạt được hiệuquả cao nhất

Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại tổng công ty cổphần dệt may Hòa Thọ” của Nguyễn Anh Tân (2010)

Ưu điểm: Đánh giá được tổng quan kiểm soát nội bộ và thực trạng kiểm soát

nội bộ của Công ty, đưa ra các cơ sở dẫn chứng làm tài liệu đa dạng Đánh giá tốt vềthực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền, số liệu đa dạng, cónhiều bảng biểu để tham khảo Đưa ra các dẫn chứng làm nội dung đánh giá sâusắc

Nhược điểm: Đề tài chú trọng đi sâu vào thực tế mà ít nói đến các cơ sở lý

luận, chưa đưa ra các cơ sở lý thuyết làm bài thiếu đi tính thuyết phục Các giảipháp đã đưa ra trong bài chưa hợp lý, chưa bám sát vào những điểm hạn chế mà tácgiả đã đề cập

Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty TNHH Thương mại và dịch vụ Minh Toàn” của Hồ Đăng Bảo Tuấn (2013)

Ưu điểm: Đề tài đã đưa ra cơ sở lý luận hợp lý, các thủ tục kiểm soát đối với

bán hàng – thu tiền, trình bày rõ ràng, dễ hiểu Đã chỉ ra được một vài ưu điểm như:

hệ thống quy định, quy chế luôn hướng vào mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả hoạt

động của đơn vị, tính trung thực, hợp lý của BCTC, an toàn cho tài sản, thông tin vàthực chất chúng là những yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong đơn vị Việc banhành và tổ chưc thực hiện hệ thống các quy định cũng chính là việc thiết kế và vậnhành hệ thống KSNB.

Nhược điểm: Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa

được phân tích và nghiên cứu kỹ, các số liệu đưa ra còn chưa cụ thể, chưa làm rõđược thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty

Luận văn: “Tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại Viễn thôngQuảng Ngãi” của Nguyễn Thị Phương Thảo

Ưu điểm: Đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, các phần như

quy trình hay thủ tục kiểm soát đều nêu rõ Đi sâu vào phân tích thực trạng kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty, đưa ra các bảng biểu phân tích

làm nội dung có tính thuyết phục cao

Nhược điểm: Phần giới thiệu về công ty quá chi tiết, không cần thiết khiến

phần giới thiệu này rườm rà

Luận văn: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổphần và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Điệp

Ưu điểm: Đã chỉ ra được các nội dung cơ bản, nêu được cơ sở lý luận, đánh

giá được tổng quan của chu trình bán hàng – thu tiền, có các chứng từ

Nhược điểm: Chưa đánh giá rõ được thực trạng KSNB tại công ty, các giải

pháp đưa ra hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền còn sơsài, chưa thuyết phục

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạiCông ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Thái Như Quỳnh

Ưu điểm: Đề tài đã đề cập nhiều cơ sở lý thuyết về bán hàng – thu tiền, diễn

giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất Đề tài nghiên cứu sâu về kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng – thu tiền Đánh giá tốt thực trạng kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng – thu tiền tạu công ty

Nhược điểm: Chưa nói đến các chính sách bán hàng – thu tiền Đây có thể

coi là điểm yếu của đề tài

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạiCông ty Thông tin di động (VMS)” của tác giả Vũ Ngọc Nam

Ưu điểm: Đề tài đã nói lên những điểm đáng quan tâm về bán hàng – thu

tiền, cơ sở lý luận rõ ràng, bố cục chi tiết, đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quantới chu trình bán hàng – thu tiền, những chính sách ưu đãi tốt mà công ty tạo ra đểđẩy mạnh việc bán hàng Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, nghiên cứu thựctrạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

Nhược điểm: Nội dung không bám sát với chương trình đã được học Các

nguồn kiến thức phong phú nhưng chưa đảm bảo tính chính xác Nghiên cứu chủyếu đưa ra những nguyên nhân và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trìnhbán hàng và thu tiền mà chưa đưa ra những biện pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thốngKSNB trong quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.3.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ đối với chutrình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmhoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

Cổ phần Thiết bị Việt trong thời gian tới

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phầnThiết bị Việt

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Cong

ty Cổ phần Thiết bị Việt

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụngcác phương pháp cụ thể: quan sát, phỏng vấn, thống kê mô tả, phân tích trong quátrình tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra các giải pháp

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu

Dựa trên những số liệu đã thu thập được từ phòng tài chính kế hoạch, phòngnhân sự và các phòng ban khác để thu thập số liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu.Luận văn sử dụng phương pháp thông tin thứ cấp được thu thập qua các ấn bảnphẩm đã công bố như: sách, báo, các công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệubáo cáo của ngành

1.5.2 Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn trực diện, qua điện thoại hoặc qua email các cá nhân có tráchnhiệm liên quan công tác kiểm soát nội bộ để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soátnội bộ tại công ty

1.5.3 Phương pháp quan sát

Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máyquản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểmsoát để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại công ty

1.5.4 Phương pháp thống kê mô tả

Phương pháp này được áp dụng nhằm mô tả các hoạt động và các chỉ tiêuphản ánh thực trạng tại đơn vị nghiên cứu, thông qua đó đánh giá được mức độ củacác hoạt động cần nghiên cứu Từ đó, làm căn cứ để phát hiện xu hướng và nguyênnhân các vấn đề phát sinh cần giải quyết để đạt được mục đích nghiên cứu

1.5.5 Phương pháp phân tích

Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

cổ phần Thiết bị Việt nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thể

những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểmsoát nội bộ tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ tại Công ty.

1.6KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Kết cấu đề tài gồm 4 chương

Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Chương 4: Đánh giá, nhận xét và một số ý kiến hoàn thiện hệ thống bán hàng– thu tiền

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANHNGHIỆP

2.1.1 Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các khái niệm:

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình Do đó, các nhàquản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát đểđạt được các mục tiêu của tổ chức Bất cứ hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được

sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu:xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện đểđiều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động Hoạtđộng đó được gọi là hoạt động kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có một vài quan điểm như sau:

 Theo COSO (Uỷ ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểmtoán, quản trị Hoa Kì):

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và cácnhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lýnhằm thực hiện các mục tiêu sau:

Báo cáo tài chính đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy

KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy bởi vì người quản lýđơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế dộ

kế toán hiện hành

Các luật lệ và quy định được tuân thủ

KSNB đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều nàyxuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủtrong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào

việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị Từ đó bảo đảm đạt đượcnhững mụ tiêu mà đơn vị đề ra.

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mậtthông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơnvị

Bảo vệ tài sản

 Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC):

KSNB là hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốnmục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém hiệuquả Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo Bảo đảm việc thực hiện các chế

độ pháp lý và các chính sách của đơn vị Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạtđộng

 Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400):

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các nội quy và các thủ tục kiểm soát do đơn vịđược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật

và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đềlập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệuquả tài sản của đơn vị

Đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lýđạt được các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảođảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động Hệ thống kiểmsoát nội bộ bao gồm các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, tổ chức thôngtin và truyền thông, tổ chức hoạt động kiểm soát và giám sát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường ởbên trong và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủtục kiểm soát Các nhân tố bên trong bao gồm: Tư duy quản lý, phong cách điều

hành của nhà quản lý công ty; tính trung thực và giá trị đạo đức do công ty xây

dựng; chính sách nhân sự; công tác kế hoạch; cơ cấu tổ chức.

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị cho mục tiêu lập và trình bày BCTCbao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thếnào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ướctính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử

lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTCbao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống cóthể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báocáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC.Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lýnhững rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tếhay do xem xét các yếu tố khác

Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cảcác quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin Chất lượng của thôngtin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phùhợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC mộtcách đáng tin cậy

Các hoạt động kiểm soát: đánh giá tình hình hoạt động, xử lý thông tin,kiểm soát về mặt vật chất và vấn đề phân nhiệm Bên cạnh đó còn có các nguyên tắcchỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phânnhiệm; bất kiêm nhiệp và phê chuẩn, ủy quyền

Giám sát các kiểm soát: Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiếtlập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc giám sát cũng là để đảm bảorằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian Các hoạtđộng giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với cácđối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc cáckhu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện

2.1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro,nhất là về con người và tài sản, giảm tải trọng những công việc hàng ngày để tậptrung vào vấn đề chiến lược, chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành cụ thể.

Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách cóhiệu quả

Bảo đảm các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức vàgiám sát mức hiệu quả của các chế ñộ và quyết định đó

Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện phápgiải quyết Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ vàhoạt động kinh doanh Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ vàtuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích Sựbảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi

hệ thống máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị Số lượng lớn thông tintruyền thông được lưu trữ trong máy vi tính, đĩa CD có thể bị phá hoại nếu khôngđược bảo vệ cẩn thận

Đánh giá kết quả việc thực hiện quy chế và chế độ, xem xét điều chỉnh chophù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp

2.1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình kiểm tra, kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt độngcủa con người, ở bên trong tổ chức cũng như toàn xã hội Trong mọi hoạt ñộng của

tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trìnhquản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của đơn vị Hơn nữa, vớiđiều kiện kinh doanh chịu nhiều sự tác động của chính bên trong và bên ngoài nhưhiện nay, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp mìnhcho tốt rồi mới tính đến sự tương hỗ với những tác động bên ngoài Bởi vậy, hệ

thống KSNB rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong quá trình kinhdoanh của mình Vậy, muốn hoạt động kinh doanh của công ty đạt được lợi nhuậncao và phát triển bền vững, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vữngmạnh là rất cần thiết Theo đánh giá của chuyên gia, phần lớn các DN tại Việt Namchưa hiểu rõ sự cần thiết cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một

hệ thống kiểm soát nội bộ Đây là một điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắcphục để nâng cao tính cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Ở nước ta,

hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt động sao cho hiệu quả

và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập Tại các DN, kế toántrưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị

và kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị Hainhiệm vụ tưởng chừng như đối lập nhau nhưng lại được đặt vào cùng một người.Điều này không khách quan làm ảnh hưởng tới niềm tin của người quan tâm, tạomôi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gianlận Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi íchnhư: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, cácrủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tàisản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tínhchính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuânthủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định củaluật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòngtin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyêntắc sau:

Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNBđược xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hành liên tụckhông ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của đơn vị

Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB phải huyđộng được toàn bộ CB - CNV trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát.Mỗi người, mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát sẽ góp phần đảm bảo được quychế dân chủ trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị: Theonguyên tắc này hệ thống KSNB khi được xây dựng, cụ thể là quy chế KSNB, bộphận thực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợp với đặc điểm củađơn vị Về cơ bản đặc điểm của một đơn vị bao gồm: Quy mô hoạt động SXKD củađơn vị, mức độ phân tán về mặt địa lý, chính sách quản lý, kinh doanh, trình độnhân viên, các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị

Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thốngKSNB: Nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn lực nhất định dành cho hệ thốngKSNB, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất Những hệ thống KSNB đượcchấp nhận và chọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính.Đối với các nhà quản lý, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽgiảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu KSNB là tốt và rủi ro kiểm soát

là thấp Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống KSNB.Nhà quản lý cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống KSNB mang lại chodoanh nghiệp

Những người làm công tác KSNB phải độc lập, khách quan, tuân thủ phápluật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao: Muốn đề cập đến chất lượng của bộphận KSNB trong tổng thể hệ thống Một doanh nghiệp không đảm bảo được cácyêu cầu trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệthống KSNB đúng đắn và hợp lý

2.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi

vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành

Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hànhluật pháp và các quy định KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ cácchính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị.

Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụnghiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thựchiện các chiến lược kinh doanh…Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùmlên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển củađơn vị

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay mộttình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị vàđược kết hợp với nhau thành một thể thống nhất

Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần

cơ bản nhất trong một doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung chocác hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quanquản lý hay thủ tục hành chính Qúa trình kiểm soát là một phương tiện giúp chocác đơn vị đạt được mục tiêu Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chínhsách, thủ tục, mà phải bao gồm cả những con người trong Ban giám đốc, các nhânviên Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi

và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của conngười Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họluôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán.Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đếnmục tiêu chung của tổ chức

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ khôngphải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này liênquan đến các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Các hạn chế này baogồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền cả nhàquản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chí phí

Sai sót là những lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tàichính Các sai sót xảy ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên,

áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quantâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ cácquy định Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc Ngoài ra một thái độlàm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc có thể dẫn đến sai sót Các sai sótxảy ra trong quá trình công tác không bao giờ có thể hạn chế hoàn toàn và không cómột thủ tục kiểm soát nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót Các nhà quản

lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạnchế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến

Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cấp tài sản của tổ chức

Nó có thể được hình thành bưởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do hệ thống kiểmsoát nội bộ yếu kém và sự thiếu liêm khiết Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sựthông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhânviên hài lòng với công việc Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệthống kiểm soát khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành viche giấu

Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyềnhạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác Điều nàylàm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít cóhữu hiệu ở cấp quản lý cao hơn

Chi phí và lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chi phí có kiểm soát phảinhỏ hơn các lợi ích đạt được Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống kiểm soát nội

bộ bằng cách thực hiện các chính sách và thụ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt đượcmột hệ thồng kiểm soát nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rấttốn kém Đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện các thủ tục kiểm soát mà chiphí lớn hơn lợi ích mà nó mang lại

2.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thốngkiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thốngnày cần có đủ năm thành phần:

Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạtđộng của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đótoàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thốngkiểm soát nội bộ hay không Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn

vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối vớicác bộ phận khác của kiểm soát nội Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảngquan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Những nhân

tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:

 Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong

Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Mỗi nhân viên làmột chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty Vì vậy, tính trung thực và giá trị đạođức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnhtập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình Đội ngũnhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động củacông ty

 Triết lí quản lí và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử

và hiệu quả công việc của lãnh đạo Đặc thù về quản lí là quan điểm khác nhau củanhà quản lí đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh.Nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghềnghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giaoviệc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trìnhSXKD… Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhậnthức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triểnbền vững cho công ty

 Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức vàphát triển công việc trong tổ chức Mỗi người phải nhận thức được công việc củamình có ảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn

vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệmgiữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công

ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triểnkhai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trongtoàn bộ công ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả cáchành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty

 Những chỉ đạo, hướng dẫn của ban giám đốc: Các nhà quản lí luôn muốnthiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chínhsách của công ty đặt ra

 Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển dụng,huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên có đủ nănglực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môitrường kiểm soát

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cácthủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệuquả của HTKSNB Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa là hệthống KSNB mạnh Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệuquả của toàn hệ thống KSNB

Đánh giá rủi ro: Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh nhữngrủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tíchnhững nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạtđược và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

 Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánhgiá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó cókhả năng không thực hiện được

 Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị(sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sáchnhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng,mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn NQL có thể sử dụngnhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạtđộng thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với kháchhàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.

 Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi rorất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm:ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy

ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

Thông tin và truyền thông:

 Có thể thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, chuyền đếnngười quản lý bằng các báo cáo thích hợp, bảo đảm thông tin được cung cấp đúngchỗ, đủ chi tiết trình bày thích hợp và kịp thời, rà soát và phát triển hệ thống thôngtin trên cơ sở một chiến lược dài hạn, sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đốivới việc phát triển hệ thống thông tin

 Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa vụ của mỗithành viên, thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém tronghoạt động, xem xét và chấp nhận nhwungx kiến nghị của nhân viên trong việc cảitiến hoạt động, đảm bảo truyền thông gữa các bộ phận, mở rộng truyền thông vớibên ngoài, phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, theo dõiphản hồi thông tin

Giám sát: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểmsoát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi,được cải thiện khi có khiếm khuyết Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tracác hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cảitiến thích hợp

Hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình,thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho

tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Đó lànhững chính sách và những thủ tục do công ty phát triển để giúp bảo vệ tài sản củacông ty Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết công ty

2.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dùđược thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi saiphạm có thể xảy ra Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụthuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sựđáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn

vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạnchế tiềm tàng

- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếuthông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉdẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạmthời, thay thế cho người khác

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các

bộ phận bên ngoài doanh nghiệp Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thôngđồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức Hoạt động kiểm soát thườngchỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý những nghiệp vụkhông thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị

bỏ qua Luôn có khả năng là các cá nhân chịu trách nhiệm kiểm đã lạm dụng quyềnhạn của mình nhằm mục đích mưu đồ riêng

- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao Các thủtục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhânviên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủtục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các saiphạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạmbất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệgiữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảorằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tụckiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp

Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến choKSNB không thể đảm bảo tuyệt đối Tất cả các hệ thống kiểm soát nội bộ đều chứađựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền.

2.2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của chu trình bán hàng – thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hànghóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.Chu kì bắt đầu bằng yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng) và kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoảnphải thu và cuối cùng thành tiền mặt Bán hàng là quá trình có mục đích, phươngthức thực hiện mục đích rất đa dạng Theo phương thức trao đổi và thanh toán cóthể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng Với mỗi phương thứckhác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khácnhau Theo cách thức cụ thế quả quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụhoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dung theo phương thức bán lẻ haygián tiếp theo phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thứclại có trình tự bán hàng khác nhau nên tổ chức công tác kế toán và kiểm soát cũngkhác nhau

Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉtiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu

lien quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp trêntrên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở

để xác định đúng số thuế cũng như thuế TNDN mà công ty phải nộp cho nhà nước

2.2.1.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến nhữngtài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường là đối tượng bị tham

ô, chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tàisản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩynhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

2.2.1.3 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

Thông thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của chu trìnhbán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá;lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; lập dự phòng nợkhó đòi; xoá sổ các khoản không thu được Để có thể thực hiện tốt các chức năng cơbản của chu trình bán hàng và thu tiền thì kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụsau:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời chính xác tình hình bánhàng và thuu tiền

 Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tính vào sản xuấtkinh doanh hay thu nhập của doanh nghiệp

 Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiệnđúng đắn, đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về bán hàng – thu tiền

 Lập các báo cáo về bán hàng – thu tiền góp phần đẩy mạnh khâu bán hàngcũng như khả năng thu tiền hàng của khách hàng

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền

ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:

Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng:

Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý

Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá

Xét duyệt bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chínhsách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnhdoanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xáchoặc từ những khách hàng không được phê duyệt Bộ phận hoặc cá nhân không cónhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng

Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa:

Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời giangiao hàng

Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng

Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện

Công ty có thể giao hàng quy cách không đúng như đã thoả thuận

Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu:

Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho kháchhàng Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời Hoạt động thu tiền thì rủi ro đó làthất thoát tiền

Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao,lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực

tế không giao hàng

Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghisai khách hàng thanh toán Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặtkhách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán

Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ

Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt

Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

2.2.3.1 Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

Sự đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ bán hàng hiện có đều đã được ghi sổ Tất

cả số tiền nhận được đều được ghi vào sổ nhật ký thu tiền và sổ quỹ

Sự đánh giá: Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tínhđúng đồng thời vào sổ chính xác Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúngvới giá hàng bán

Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúngcác tài khoản, sổ sách kế toán Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn

Tính đúng kỳ: Doanh số ghi sổ đúng vào kỳ kế toán mà nghiệp vụ phátsinh Các khoản thu tiền được ghi đúng thời gian

Chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chépđúng đắn vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp Các khoản thu tiền được ghi đúng vào

sổ quỹ, sổ cái và sổ tổng hợp

Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng:

Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thực: Quá trình vào sổ doanh thuđược chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng

của khách hàng đã được phê chuẩn Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tựtrước và được theo dõi ghi chép đúng đắn.

Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn: Sự phê chuẩn phải hợp

lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp với chính sách công ty Phê chuẩn sự bánchịu trước khi gửi hàng Giá cả, phương thức và cách thức vận chuyển, các khoảnchiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ: Các chứng từ, hóa đơnvận chuyển, hóa đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép

Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính đúng và vào sổchính xác: Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển sổ, quá trìnhkiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập Đối chiếu các chi tiết trên hóađơn với chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trênhóa đơn Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hóa đơn bán hàng

Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn: Xây dựng và sử dụngmột số tài khoản đầy đủ Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tàikhoản nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường

Doanh số ghi theo căn cứ thời gian: Các thủ tục quy định về việc tính tiền

và vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày và được tính, ghi sổ ngay sau khi gửihàng là tốt nhất So sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày trên hóa đơn bánhàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan

Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh đúng đắn trong các sổ sách và tổnghợp chính xác: Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật kí bán hàng với ghi sổ phụ cáckhoản phải thu Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền

Mục tiêu KSNB nghiệp vụ thu tiền

Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền công ty thực tế nhận được: Cân đối độclập các tài khoản ngân hàng đồng thời cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt vàghi sổ sách

Các khoản chiết khấu tiền đã có sự phê chuẩn: Một chính sách về chiếtkhấu tiền phải thực sự tồn tại trong đơn vị Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu

tiền mặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp với chính sách củadoanh nghiệp Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.

Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt: C ách lytrách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và chi sổ sách Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặccác bảng kê trước tiền mặt Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ các khoản thutiền mặt Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được ghhi sổ và đem gửi theo số tiền nhậnđược: Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với mức giá đãduyệt trên các chứng từ bán hàng Điều hòa đều đặn với tài khoản ngân hàng

Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn: Xem xét và kiểm tra nội

bộ, sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ Kiểm tra lại các chứng từ chứng minhkhoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản

Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn cứ theo thời gian: Kiểm tra nội bộviệc ghi thu và nhập quỹ đồng thời quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền mặthàng ngày

Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và tổng hợp chínhxác: Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi nhận thu tiền với việc ghi sổ phụ các khoảnphải thu và sổ quỹ, gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng Kiển tranội bộ về cộng và chuyển sổ

2.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

Những thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Điều này nhằm hạn chế khảnăng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào

đó thì họ sẽ có thể lạm dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát dữ liệu,kiểm soát quá trình nhập liệu Kiểm soát chứng từ sổ sách: các chứng từ phải đượcđánh số liên tục, trước khi lập hóa đơn GTGT phải căn cứ trên bộ chứng từ, ghinhận kịp thời các khoản nợ và tiền bán hàng thu được Ủy quyền và xét duyệt: Nhà