Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng

Là quá trình tạo ra thu nhập, lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh...Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền luôn là m

Lời Mở Đầu

*r>£QlG»

Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước Nen kinh tế Việt Nam đang từng bước hoà mình vào nền kinh tế thế giới Sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mãi thế giới( World Trade Organnization - WTO)

đã đánh dấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lại những cơ hội mà cả những khó khăn, thách thức Bởi vậy đê tồn tại và phát triên thì doanh nghiệp phải không ngừng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh Do đó việc thiết lập một hệ thong kiếm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp Đặc biệt là hệ thống kiêm soát nội

bộ với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền Bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Là quá trình tạo ra thu nhập, lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền luôn là moi quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty

Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân về KSNB trong doanh nghiệp Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại

Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nằng em quyêt định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cổ Phần Nhựa Đà Nang” làm đề tài thực tập tốt nghiệp Nội dung đề tài gồm 3 phần:

PHÀNI: Cơ sở lí luận về kiếm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh

nghiệp

PHẦNII Thực tế về KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cổ Phần

Nhựa Đà Nằng

PHẢN III: Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình Bán

Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cổ Phần Nhựa Đà Nằng

Đe tài được viết với mục tiêu tìm hiếu về quá trình kiêm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cố Phần Nhựa Đà Nằng Từ đó đề xuất một số

biện pháp nhằm hoàn thiện quá trình kiếm soát nội bộ đối với chu trình này tại côngty.

Việc hoàn thành chuyên đề này là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi thực tếtại Công Ty Cô Phần Nhựa Đà Nằng Tuy nhiên do thời gian và trình độ kiến thức củabản thân còn nhiều hạn chế nên bài viết sẽ không thê tránh được những thiếu sót Rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô, các anh chị trong công ty để bàiviết được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của giảng viên hướngdẫn: Cao Học Phan Thanh Hải Cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kếtoán, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật trong Công ty Cô Phần Nhựa Đà Nằng đãgiúp đờ em hoàn thành chuyên đề này

Đà nằng , ngày 23 tháng 03 năm 2008 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hương

PHÀNI: Cơ SỞ LÍ LUẬN VÈ KIẺM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIÈN TRONG DOANH NGHIỆP -

I Khái quát về hệ thống kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

1 Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiếm soát nội bộ.

a Khái niệm hệ thong KSNB

Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.Quy mô của doanh nghiệp cho dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu cũng luôn là tiết kiệm vàphát huy tối đa các nguồn lực Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợiích kinh tế.Những mục tiêu đó chỉ có được nhờ một hệ thống KSNB thiết kế khoa học,hữu hiệu Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi doanh nghiệp trở thành một nhucầu thiết yếu Ngày nay vẫn có nhiều quan điếm được thừa nhận về KSNB, có thể kểđến như sau:

❖ Hệ thông kiếm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục (Kiêm soát nội bộ) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nham đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và

sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thê Các thủ tục này đồi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tỉnh chỉnh xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đám báo lập các

báo cáo trong thời gian mong muốn (chuấn mực kiêm toán quốc tế ISA 400 ).

♦♦»Tuy nhiên KSNB theo định nghĩa của coso (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tô chức tài trợ ) có

the xem là định nghĩa đầy đủ nhất và chính xác nhất về KSNB:

Hệ thống KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đong quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tô chức, được thiết lập tại đơn vị nhăm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

c Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu

quả

■C Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy.

•s Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị.

■C Đánh giá hiệu quả hoạt động của đon vị.

Định nghĩa trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập đếđiều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính

và kế toán, mà còn phải kiêm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sảnxuất Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn

vị cùng tham gia kiêm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thànhquả chung của tô chức

b Mục tiêu chung của hệ thống KSNB

- Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có the bịđánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không đượcbảo vệ bởi một hệ thống kiếm soát thích hợp

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quantrọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấpphải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủkhách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:

HTKSNB trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo thực hiện các chế độpháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thê:

+ Duy trì và kiểm tra các việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạtđộng của doanh nghiệp

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp

+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTCtrung thực và khách quan

- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiêm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặplại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lýthường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chếgiám sát của hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máyquản lý trong doanh nghiệp

2 Các nguvên tắc xâv dựng hệ thống KSNB trong Công Ty.

Khi xây dựng hệ thống kiêm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB đượcxây dựng phải hoạt động liên tục thê hiện thông qua sự vận hành liên tục không ngừngcủa các quy chế kiếm soát trên các hoạt động của đơn vị

- Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB phải huy độngđược toàn bộ CB - CNV trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiêm soát Mồingười, mồi bộ phận thông qua việc tự kiêm soát sẽ góp phần đảm bảo được quy chếdân chủ trong doanh nghiệp

- Nguyên tắc phù hợp với đặc điếm tô chức và hoạt động của đơn vị: Theonguyên tắc này hệ thống KSNB khi được xây dựng, cụ thê là quy chế KSNB, bộ phậnthực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị

về cơ bản đặc điểm của một đơn vị bao gồm:

+ Quy mô hoạt động SXKD của đơn vị

+ Mức độ phân tán về mặt địa lý

+ Chính sách quản lý, kinh doanh

+ Trình độ nhân viên

+ Các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị

- Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm trong to chức hoạt động của hệ thống KSNB:Nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn lực nhất định dành cho hệ thống KSNB, hệthống này phải mang lại hiệu quả cao nhất Những hệ thống KSNB được chấp nhận vàchọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tô chức với lợi ích ước tính Đối với các nhàquản lý, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiêm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khikiểm toán viên đánh giá cơ cấu KSNB là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp Tuy nhiên đâythực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống KSNB Nhà quản lý cần đánh giánhững lợi ích lâu dài mà hệ thống KSNB mang lại cho doanh nghiệp

- Nguyên tắc phân công phân

toán nôi bô

Ưý ban kiểm

- Những người làm công tác KSNB phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật

và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao: Ớ đây muốn đề cập đến chất lượng của bộphận KSNB trong tông thê hệ thông Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêucầu trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thì không thê nào duy trì được một hệ thốngKSNB đúng đắn và hợp lý

3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hệ thống KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiếm soát {control environment), hệ thống kế toán {accounting system) và các thủ tục kiêm soát {control procedures) Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cưng cấp sự đảm bảo

họp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát Ta có thể mô hình hoácác yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ qua sơ đồ sau:

Ke hoạch và dự

toán

3.1 Môi trường kiếm soát.

Đặc thù quản lý

Môi trường kiêm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài doanhnghiệp nhưng có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động, sự hữuhiệu của các thủ tục kiêm soát Các thủ tục kiêm soát có thê sẽ không đạt được mụctiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém.Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có the hạn chế được phần nào sự thiếu sótcủa các thủ tục kiêm soát Tuy nhiên, môi tnrờng kiêm soát không thê thay thế cho các

thủ tục kiểm soát Môi trường kiếm soát bao gồm: a Nguyên tắc, phong cách điều hành của nhà quản lí.

Phong cách, quan diêm điều hành của nhà quản lí ảnh hưởng rất lớn đến môitrường và tác dụng của hệ thống KSNB Neu nhà quản lí coi trọng, tuân thủ hệ thốngKSNB thì tất nhiên các thành viên cũng sẽ cảm thấy điều đó và tuân thủ các quy địnhcủa Công Ty Neu nhà quản lí không thực sự quan tâm, bất chấp rủi ro đê mong đemlại một mức lợi nhuận mong muốn nào đó thì các mục tiêu kiêm soát chắc sẽ khôngđạt được

b Cơ câu tô chức.

Cơ cấu tổ chức là một bộ máy nhằm thực hiện các mục tiêu về hệ thống KSNBcủa doanh nghiệp Các mục tiêu này chỉ có thê đạt được khi Công Ty xây dựng đượcmột cơ cấu tổ chức hợp lí.Khi doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì sự phân cấp quản

lí càng cao Điều đó khiến doanh nghiệp cần thiết xay dựng một hệ thống KSNB cóquy mô và trình độ phù hợp giúp kiêm soát tốt

c Chỉnh sách nhân sự.

Con người chính là nhân tố quan trọng trong hệ thống kiếm soát Đê có một môitrường kiêm soát tổt đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, đạođức nghề nghiệp, tinh thần làm việc đúng mức Neu không thì cho dù đơn vị có thiết

kế được một hệ thống kiêm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ cũng không thê phát huyđược hiệu quả.Ngược lại, một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt có thể sẽ hạn chếđược những sai phạm vốn có của hệ thống KSNB

d Lập kế hoạch và dự toán

Bao gồm các kế hoạch,dự toán như: Dự toán tiêu thụ, sản xuất, thu chi quỹ, kếhoạch dự án đầu tư, phát triên sản phẩm Việc xây dựng và quản lí chặt chễ các dự

án, kế hoạch này là công cụ kiểm soát hữu hiệu của hệ thống KSNB trong doanhnghiệp.

e Uỷ ban kiêm soát.

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn

vị như thành viên của Hội Đồng Quản Trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản

lí và là những chuyên gia am hiêu về lĩnh vực kiêm soát Nhiệm vụ và quyền hạn của

uỷ ban kiểm soát:

sGiám sát sự chấp hành luật pháp của Công Ty.

VKiểm tra và giám sát công việc của kiếm toán viên nội bộ

■SGiám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

f Bộ phận kiêm toán nội bộ.

Bộ phận Kiếm Toán Nội Bộ thực chất là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạodoanh nghiệp đê kiêm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của đơn vị mà cụthe là hệ thống kiêm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Đây là một bộ phận chức năng độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằmkiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức với mục tiêu chính là đề ra các biệnpháp cải tiến, hoàn thiện Chính vì vậy mà Kiêm Toán Nội Bộ có mối quan hệ khăngkhít đối với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp Bộ phận kiếm toán nội bộ thựchiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị (thực hiệnkiêm soát hoạt động) trong đó có cả HTKSNB Vì vậy, Kiểm Toán Nội Bộ là mộtnhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Một đơn vị có bộ phận KSNB hữuhiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượngcông tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệuhơn Đê đạt được mục tiêu này, bộ phận kiêm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầusau:

- về tô chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động của nó.Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đổi rộng rãi và bảo đảm được tính độclập tương đối với bộ phận được kiểm tra

- về nhân sự: Phải có các nhân vicn có khả năng đủ đê thực hiện nhiệm vụ củamình

g Môi trường bên ngoài.

Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, thì hoạt động của doanh nghiệp còn chịuảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài Ví dụ như: Luật pháp, sự kiêm soát của các CơQuan Nhà Nước, ảnh hưởng của các chủ nợ Những nhân tố bên ngoài là những nhân

tố nằm ngoài tầm kiêm soát của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ,phong cách quản lí, điều hành của họ

3.2 Hệ thống kế toán.

a Mục tiêu của hệ thống kế toán.

Ke toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tông hợp các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quantâm Chức năng của kế toán là thông tin và kiêm tra Chính vì vậy mà hệ thống kế toánnội bộ là một bộ phận quan trọng của HTKSNB Cụ thế có thê diễn đạt như sau:

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống

có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tông họp toàn bộ nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiếm soátlấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình Bởi vậy hệ thống kếtoán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị

Môt hê thômỉ kê toán hữu hiên phải hảo đảm các muc tiêu tô mĩ quát sau đâv:

- Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực Ke toán không ghi

chép những nghiệp vụ không có thực vào so sách kế toán của đơn vị (tính có thật).

- Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng đã

được phê chuẩn hợp lệ (sự phê chuẩn).

- Không bỏ sót, giấu bớt hoặc đê ngoài sô sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát

sinh nào (tính đày đủ).

- Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính

sách và chế độ kế toán (sự đánh giá).

- Thời diêm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ (tính đúng kỳ).

- Số liệu ghi chép vào sô sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ hạch

toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sô sách liên quan (sự phân loại).

- Số liệu từ chứng từ ghi vào các sô trung gian, sô tổng hợp phải chính xác để

phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đon vị (chuyến sổ

và tổng hợp chính xác)

- Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiếm tra đốichiếu giữa các bộ phận.

b Các yếu tổ cấu thành hệ thong kế toán:

Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Chứng từ, sô sách và báo cáo kế toán

hỉ Chứng từ.

Chứng từ kế toán yêu cầu cần phải lập đầy đủ, hợp lí, hợp lệ, đúng mới nội dung

Bởi vì chứng từ kể toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế

có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc tráchnhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ kể toánnếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời vàchính xác, ngăn ngừa sai phạm, bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả nguồn lực

Ò2 Sô sách kê toán

Số liệu từ các chứng từ được lập sẽ được lưu trữ trên các sổ sách kế toán thôngqua tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tông hợp

Đê chuân bị cung câp các thông tin tông hợp trên báo cáo Ngoài ra, nó giúp tông hợp,lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng

từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở đe kiêm tra, truy cập chứng từ

Ò3 Báo cảo tài chính

Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các sổliệu trên sô sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các báo cáo này phải phản ánhtrung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuânthủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành

3.3 Các thủ tục kiểm soát.

a Các nguyên tắc của thủ tục kiêm soát: Thủ tục kiêm soát được thiết lập trong

đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản, đó là: Nguyên tắc phân công phân nhiệm,nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn

al Nguyên tắc phân công phân nhiêm.

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiềungười trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tô chức Mục đích của nó làkhông một các nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từkhâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều ngườilàm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân côngphân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hoá, giúp cho việc kiếm tra và thúcđấy lẫn nhau trong công việc

a2 Nguyên tăc bất kiêm nhiêm

Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện chonhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không đe một cá nhân hay bộphận nào có thể kiếm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ

Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểmsoát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Việc phân chia trách nhiệm sẽgiúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận Sự phân chiatrách nhiệm thường được đề cấp đến như là sự tách biệt các chức năng sau:

• Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép so sách: Như nhânviên bán hàng, mua hàng không được kiêm thủ kho, kế toán vật tư, kế toán công nợ

• Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán như:thủ kho, thủ quỹ không được kiêm kế toán công nợ, kế toán thanh toán

• Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách như: Người duyệt chikhác kế toán tiền, kế toán công nợ; Nhân viên bán hàng khác người xét duyệt mua-bán chịu

• Chức năng kế toán và chức năng tài chính như: Ke toán trưởng không thểkiêm giám đốc tài chính

• Chức năng thực hiện và chức năng kiêm soát: Ke toán tiền, kế toán công n ợkhông the là người đối chiếu sổ sách với các đối tác với bên ngoài

a3 Nguyên tắc uỷ quyền phê chuân

Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thấm quyền,hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Sự phân quyền cho các cấp và xác định SVTH:

rõ thẩm quyền phê chuẩn của tùng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhàquản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề Theo đó, các cấpdưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định,thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó Tuy vậy, người quản lý vẫnphải duy trì một sự kiêm tra nhất định Quá trình uỷ quyền được mở rộng xuống cáccấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khôngmất đi tính tập trung của đơn vị.

Phê chuấn là biếu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một công việctrong phạm vi quyền hạn được giao Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: Phêchuẩn chung và phê chuẩn cụ thê

Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thê cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ Ví dụ việc xâydựng và phê chuấn bảng giá bán sản phấm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng,chính sách chiết khấu

Sự phê chuẩn cụ the được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng Vi dụkhoản tiền chiết khấu, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ mua bán hàng

• Kiếm tra tính chính xác của các sổ liệu tính toán

• Kiểm tra số liệu giữa So Ke Toán Tong Họp với sổ Ke Toán Chi Tiết

• Kiêm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sô kế toán

• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Tĩ Kiểm soát nôi bỏ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh nghiệp

1 Những vấn đề chung về Bán Hàng-Thu Tiền trong doanh nghiệp

1.1 Đặc điếm, nội dung của chu trình Bán Hàng - Thu tiền

Bán hàng - Thu Tiền là quá trình chuyên quyền sở hữu của hàng hoá dịch vụ quaquá trình trao đối Hàng - Tiền Đây là một chu trình không thê thiếu được trong bất kỳdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mãi dịch vụ nào Vì việc bán hàng là yếu tốđầu ra quyết định khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Chu trình này tuỳthuộc vào cơ cấu tổ chức và cách thức quản lí mà có sự khác nhau nhưng hai nghiệp vụchính vẫn là Bán Chịu & Thu Tiền

Quá trình Bán Hàng - Thu Tiền đựơc bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng và kếtthúc bằng việc chuyến đổi hàng hoá thành tiền & nó có thê thực hiện được bằng nhiềuphương thức khác nhau Chẳng hạn: Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thêbán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng Bánhàng theo phương pháp trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theophưong thức gửi hàng Theo cách thức cụ thể của chu trình trao đổi thì hàng hoá sảnxuất ra và dịch vụ hoàn thành có thế bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông quaphương thức bán lẻ hoạc gián tiếp theo phương pháp bán buôn,bán hàng qua đại lí, Với mỗi phương thức bán hàng này thì trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khácnhau, tô chức công tác kế toán diễn ra khác nhau, kiểm soát khác nhau Tuy nhiên,chung nhất chu trình Bán Hàng - Thu tiền tại mọi doanh nghiệp đều có chức năng sau:

-Y- Xử lí đơn đặt hàng của người mua

“ộ- xoá sô và các khoản không thu hồi được

1.2 Chức năng, vai trò của chu trình Bán Hàng-Thu tiền.

Với đặc trưng bản chất của chu trình Bán Hàng - Thu Tiền Ta cụ thê hoá từngchức năng như sau:

“ộ- Xử lí đơn đặt hàng của người mua

Đơn đặt hàng của người mua được xem là diêm bắt đầu của toàn bộ chu trình, vềmặt pháp lý thì đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức mưa hàng cụ thể

Người bán thông qua cơ sở này để đưa ra quyết định bán trên phiếu tiêu thụ.

“ộ- Xét duyệt bán chịu:

Trước khi bán chịu, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từtrong và ngoài đơn vị, người có thấm quyền ra quyết định về chuấn y bán chịu, đồngthời phê chuẩn phương thức thanh toán với mục đích hạn chế tối đa các khoản nợ phảithu khó đòi phát sinh sau này Việc xét duyệt này phải được tính toán trên cơ sở lợi íchcủa hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh thông qua tỷ lệ chiếtkhấu thanh toán

-ộ- Chuyên giao hàng hoá:

Là thời điếm chuyến giao tài sản và quyền sỡ hữu của doanh nghiệp giao cho kháchhàng, đây là cơ sở đê ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Khi giao hàngbên bán phải lập chứng từ vận chuyển (vận đon) Vận đơn là bằng chứng giao hàng chokhách hàng

-ộ- Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng:

Do hoá đơn là một phương tiện thông tin gửi cho khách hàng về số tiền mà họ sẽphải trả, bởi vậy nó cần phải được lập chính xác và đúng thời gian Thông thường hoáđơn được lập bởi một bộ phận độc lập với kế toán và bán hàng Bộ phận độc lập này cótrách nhiệm:

1 Đánh số thứ tự cho chứng từ gửi hàng

2 So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng

3 Viết tất cả những dữ liệu liên quan đến hoá đơn

4 Ghi giá vào hoá đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp hoặcđơn giá theo sự phê chuẩn của người có thấm quyền

5 Tính ra số tiền từng loại và cho cả hoá đơn

Cần kiêm tra lại dữ liệu ghi trên hoá đơn trước khi gửi cho khách hàng đê đảmbảo tất cả hàng hoá gửi đi đều đã viết hoá đơn, từng hoá đơn sẽ được sử dụng ghi vàotài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng

^ Xử lí, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền

Khi các điều kiện bán hàng thoã mãn, kế toán ghi nhận doanh thu và các khoảnphải thu Đối với các khoản phải thu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết các khoảnphải thu theo đúng số tiền, đúng thời kỳ

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thưong mại, giảm giá hàngbán, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháptrực tiếp.

Trong một sổ trường họp hàng hoá chuyến giao cho khách hàng không được chấpnhận vì không đúng quy cách phấm chất hoặc kém chất lượng thì khách hàng có quyềntrả lại hàng hoá hoặc yêu cầu giảm giá Khi đó doanh nghiệp cần có một bộ phận độclập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ trên những khoản nợ phảithu hoặc trả lại tiền cho khách hàng trong trường họp khách hàng đã thanh toán liênquan đến lô hàng này Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sô nhanhchóng và chính xác

-ộ- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi được tínhtrước vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khóđòi không có khả năng thu hồi được Thông thường doanh nghiệp lập dự phòng khi cónhững bằng chứng tin cậy về khả năng không thu hồi được khoản phải thu như: Công

Ty khách hàng đệ đơn xin phá sản, doanh nghiệp khách hàng gặp thiệt hại lớn về tàisản dần đến mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lầnnhưng không thu hồi được

-ộ- Xoá so các khoản phải thu không đòi được:

Neu trong thời gian quy định của đơn vị, khi không còn hy vọng thu hồi cáckhoản nợ phải thu của khách hàng Nhà quản lý có thể xem xét hoặc đề nghị cấp cóthẩm quyền cho phép xoá sô các khoản nợ đó Căn cứ vào quyết định được chuẩn y kếtoán ghi chép vào sô sách

2 Mục tiêu, thủ tục kiểm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền

2.1 Mục tiêu của chu trình Bán Hàng - Thu tiền:

Chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ những mụctiêu sau:

1 Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải có căn cứ

hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán

2 Sự phê chuấn: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải được sự phê chuẩn

đúng đắn từ các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh

3 Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền đã phát sinh đều phải được

ghi sổ Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy đủ không

bị bở sót Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến Báo Cáo Tài Chính

và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

4 Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền phải được

đánh giá và tính toán đúng đắn Thê hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trênhoá đơn, phiếu thu tiền Phải được kiêm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hay đơn đặthàng tương ứng

5 Sự phân loại: Các nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền đều phải đựơc phân loại

đúng đắn, rõ ràng từng nội dung

6 Tính đúng kv và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu

được phản ánh chính kịp thời tại thời điếm phát sinh

7 Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ Bán Hàng- Thu Tiền được

ghi chép đúng đắn vào các sô chi tiết đã mở và tống hợp chính xác

2.2.Mục tiêu, thủ tục cụ thể của HTKSNB đối vói chu trình Bán Hàng - Thu Tiền

Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng mới mỗi mục tiêu kiểm soátluôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất định.Dưới đây là bảng minh hoạ chi tiết:

a Mục tiêu cụ thê của hệ thống KSNB đổi với chu trình Bán Hàng-.

2) Các hoá đơn bán hàngđược đánh số thứ tự trước &

theo dõi, ghi chép đúng đắn

1 Xem lại sô nhật ký bán háng,

sô cái tông hợp,sô phụ các khoảnphải thuđối với các khoản mụclớn ,bất thường

2 Đối chiếu các bút toán trên

sô nhật ký bán hàng với bản sao hoáđơn bán hàng & các chứng từ vậnchuyển

3 Đối chiếu chứng từ vậnchuyền với bút toán của hàng gửitrong sổ sách

4 Đối chiếu các bút toán trên

sô nhật ký bán hàng với các phiếutiêu thụ về sự tán thành phương thứcbán chịu

Các nghiệp vụ

tiêu thụ được sự

phê chuẩn đúng

đắn (sự cho phép)

Sự phê chuẩn cụ thê hoạc

sự phê chuân chung phải có

ở ba diêm chính thông quathể thức đúng đắn:

1) Chuẩn y sự bán chịutrước khi gửi hàng

2) Gửi hàng3) Xác định giá,phương thức, cước phí vậnchuyển, các khoản chiết khấu

1 Kiểm tra chứng từ về sự phêchuân tại ba diêm chính đó

2 So sánh gía trên hoá đơn bánhàng và bảng giá đã được phê chuẩn

Các nghiệp vụ

tiêu thụ hiện hữi

được ghi sô (tỉnh

đây đủ )

1) Các chứng từ vậnchuyển được đánh sổ trước

và ghi chép

2) Hoá đơn bán hàngđược đánh số trước và ghichép

1 Đối chiếu các chứng từ vậnchuyển với các hoá đơn bán hàngvàbút toán vào sô nhật ký bán hàngcùng sô phụ các khoản phải thu

2 Ghi chép chọn ven chuồi thứ tựcủa các chứng từ vận chuyên và củacác hoá đơn bán hàng

Doanh thu ghi sổ

1 Tính lại thông tin trên các hoáđơn bán hàng

2.Đối chiếu các bút toán trên sonhật ký bán hàng với các hoá đơnbán hàng

3 Đối chiếu các chi tiết trên hóađơn bán hàng với các chứng từ vậnchuyển,danh sách giá & các đơn đặthàng của khách

2) Xem xét lại và kiểmtra nội bộ

l.Xem lại các chứng từ chímg minh

sự phân loại đúng đắn của các nghiệp

2) Kiêm tra nội bộ

1 So sánh ngày của các nghiệp vụtiêu thụ đã vào so và ngày trên cácchứng từ vận chuyến tương ứng

b Mục tiêu cụ thê của hệ thông KSNB đối với Thu Tiền

b.l Phương thức bản hàng thu tiền ngay

Các nghiệp vụ 1) Cách ly trách nhiệm 1 Cộng tông các sô nhật ký vàbán hàng được ghi sổ nhật ký bán hàng theo dõi quá trình chuyển sổ vàophản ánh đúng với ghi sổ phụ các khoản sổ cái tổng hợp và sổ phụ các

chi tiết & được 2) Gửi đều đặn các báo

tông hợp chính cáo hàng tháng cho khách

xác (quả trình hàng

chuyên sô & tông

họp)

3) Kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt ghi

sô là số tiền Công Ty thực

tế nhận được

(tính có căn cứ họp lý)

1) Cách li trách nhiệm giữaquản lí tiền mặt và ghi sôsách

1 Xem lại sổ nhật ký thutiên mặt,sô cái tông hợp, sôphụ các khoản phải thu đốivới só tiền lớn nhất và bấtthường

Các khoản chiết khấu tiền

mặt đã phê chuấn

(sự phê chuấn)

1) Chính sách chiết khấutiền mặt phải tồn tại

2) Sự phê chuẩn của cáckhoản chiết khấu tiền mặt

1 Xem xét sô nhật ký thutiền và hoá đơn bán hàngtương ứng đê xem các chiếtkhấu được phê chuẩn có phùhợp với chính sách củaCông Ty hay không

tiền thực thu đều phải ghi

vào sô nhật ký thu tiền (tính

đầy đủ)

1) Cách ly trách nhiệm giữangười quản lí tiền mặt và ghi

sổ sách

2) Ký tắt trên các phiếu thu

& giấy báo nợ của

1 Đối chiếu phiếu thu tiền,giấy báo nợ của ngân hàngvới so nhật ký thu tiền

b2 Phương thức hán chịu

Các khoản phải thu phát sinh từ quá trình Bán Hàng - Thu Tiền do sự chậm trễtrong việc thanh toán so với quá trình phát sinh nghiệp vụ liên quan nên số tiền ghi trênkhoản mục này của Bảng Cân Đổi Tài Sản, cũng như số dư của các tài khoản phải thu

là số luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này Cùng vớithời diêm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quanđến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanhtoán khác nhau và có thế dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòiđược ở người mua

Kiêm soát nội bộ đối với khoản Phải Thu là nhiệm vụ quan trọng đê bảo vệ tàisản của doanh nghiệp, ngăn ngừa tôn thất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn KSNB đốivới khoản phải thu gan liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của người mua.Thù tuc kiêm soát đôi với Khoản Phải Thu:

a) Thực thi các nguyên tắc quản lý:

+ Nguyên tắc phân công phân nhiệm: cần phân chia nhiệm vụ cho từng khâunhư khâu phê duyệt của người có thẩm quyền về việc phát sinh nghiệp vụ, khâu bánhàng, xuất kho, thu tiền, ghi sổ doanh thu, sổ thu tiền, sổ công nợ phải thu Từ đó tạophong cách làm việc theo nhóm tại doanh nghiệp nhằm đem lại năng suất lao động cao.+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cách ly trách nhiệm giữa người thu tiền và ngườighi sổ thu tiền, người ghi sô khoản phải thu và người phê chuấn nghiệp vụ phát sinh,

ngân hàng

Các khoản thu tiền phải

được ghi sổ đúng thời gian

quy định (thời gian tính )

1) Quy định thời gian ghi sổ

2) Kiêm tra nội bộ

1 So sánh ngày ghi trênphiếu thu tiền với ngày nộptiền vào quỹ

Các khoản thu tiền được ghi

sô đúng đắn và tông hợp

chính xác (chuyển sô & tín

dụng trướcông hợp)

1) Cách ly trách nhiệm giữaviệc ghi sô nhật ký thu tiềnmới sổ nhật ký phải thu2) Kiểm tra nội bộ

1 Cộng tổng các sô nhật

ký & theo dõi quá trình vào

sổ cái

chiết khấu ví dụ, nếu sô Bán Hàng, Sô Thu Tiền, Sô Công Nợ Phải Thu được 3 kếtoán theo dõi độc lập nhau và sô thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳvới Sô Cái, Sô Quỹ sẽ tạo ra sự kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy của thông tin Mặt khác,

đê ngăn ngừa gian lận, trong một số tnrờng hợp phải ngăn cách nơi độc lập nơi làmviệc của Thủ Quỹ và những người ghi chép Các Nhật Ký Bán Hàng, Nhân Viên GhiChép số Sách Công Nợ không được quyền tiếp cận với các khoản thanh toán của kháchhàng; giữa chức năng bán hàng, xuất hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phâncách đê phòng ngừa những tiêu cực có thê xảy ra trong khâu bán hàng, xuất kho và khảnăng thất thu trong khâu thanh toán

+ Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Sau khi quyết định bán cần xem xét vàquyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định này có thê đồng thời thêhiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thoả thuận trong quan hệ muabán trong hợp đồng Tuy nhiên, ở nhiều Công Ty việc ghi đúng bán chịu được tiếnhành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu vềtài chính và về khách hàng xét duyệt Việc xét duyệt có thê được tính toán cụ thê trênlợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệgiảm giá khác nhau theo thời hạnh thanh toán Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏqua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do người mua mất khảnăng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu.b) Lập sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, tùng đơn vị thành viênđặc biệt là những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên như cácbảng kê, nhật ký

c) Thông báo cho các người mua về các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán.d) Cuối kỳ, lập Bảng Phân Tích Công Nợ với các chỉ tiêu quan trọng như sốtiền nợ, thời gian nợ, số nợ quá hạn, khả năng thanh toán của người mua; Căn cứ vào

đó lập kế hoạch thu hồi nợ và lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi

Mục tiêu kiếm soát nội bộ

về công nọ’ Phải Thu

Quá trình kiểm soát nội bộ chủ vếu

Các khoản phải thu là thực

sự hiện hữu (tỉnh cổ thật)

-Đối chiếu công nợ thường xuyên: Đối chiếu đê lấy vàtheo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu

Các khoản chiết khấu được

phê chuẩn đúng đắn (sự phê

chuẩn)

-Tồn tại một chính sách tín dụng - Xem xét hồ sơ gốc của khách hàng đê xác định khoản doanh thu bán chịu có đượcphê chuẩn phù hợp với chính sách của Công Ty hay không

Các khoản phải thu được

ghi sô theo đúng số hàng

hoá , dich vụ đã cung cấp

( sự đảnh giả)

- Kiêm tra việc tính toán trên các hoá đơn: So sánh khốilượng( số lượng, số tiền) trên hoá đơn bán hàng và sổ giaohàng Kiêm soát vệc quy đôi tỷ giá ngoại tệ ( nếu có bánhàng thu ngoại tệ)

Tất cả các khoản phải thu

đều phải được ghi sổ (tính

- Đối chiếu công nợ với người mua

- Kiêm tra việc ghi sô

Các khoản phải thu đều

được ghi sô đúng thời kỳ

(tỉnh thời kỳ)

- Kiêm tra thời gian trên các chứng từ giao hàng và đượcchấp nhận thanh toán nhưng chưa tính tiền và ghi SổDoanh Thu, sổ Phải Thu Khách Hàng

Các khoản phải thu được

3 Tố chức thông tin phục vụ kiếm soát chu trình Bán Hàng-Thu Tiền 3.1 Tố chức hệ thống chứng từ ban đầu.

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Là yêu cầu của khách hàng về hàng hoá, dịch

vụ thông qua hình thức: Thu, điện thoại, mẫu in sẵn của doanh nghiệp gửi cho kháchhàng

- Phiếu Bán Hàng: Đây là chứng từ ghi sô về mầu mã, số lượng, quy cách phâmchất và các thông tin liên quan tới hàng hoá mà khách hàng đặt mua

- Chứng từ vận chuyên: Là chứng từ được lập khi chuyên giao hàng hoá ghi rõmẫu mã, số lượng hàng hoá bán ra, các điều kiện chuyến giao hàng hoá

- Hoá đon bán hàng: Là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng giá vốn, giá bán củahàng hoá thông tin của nhà cung cấp và của khách hàng Hoá đon thưòng được lập baliên

3.2 Tổ chức tài khoản kế toán và sỗ sách kế toán

Các tài khoản kế toán sử dụng cho chu trình bao gồm:

Chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642

Các khoản giảm trừ doanh thu: TK 521, 531, 532

Các loai sô sách và báo cáo kê toán phuc vu chu trình:

+ Sô nhật ký bán hàng Sô nhật ký thu tiên + Sổ theo dõi chi tiết các

khoản phải thu khách hàng + Sổ tong họp các khoản phải thu khách hàng

+ Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại và giảm giá hàng bán + Sổ hạch toán

hàng tồn kho + Số cái tài khoản doanh thu bán hàng + Số theo dõi chi phí

bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Báo cáo tông hợp doanh thu,

báo cáo tông hợp Nhập- Xuất- Tồn SVTH: Nguyễn Thị Hương - MSV:

21

PHẦN II THỰC TÉ VÊ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIÈN TẠI CÔNG TY CÓ PHẦN NHỤA ĐÀ NẴNG ——

A Khái quát chung về Công Ty cố Phần Nhựa Đà Nằng.

Ngày 22/10/1976: Công Ty CP Nhựa Đà Nằng tiền thân là Nhà Máy Nhựa Đà

Nằng được thành lập trực thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh Quảng Nam - Đà Nằng

Ngàv 7/11/1997: Nhà Máy Nhựa Đà Nằng chuyển thành Công Ty Nhựa Đà Nằng

trực thuộc UBND Thành Phố Đà Nang

Ngày 04/8/2000: Công Ty Nhựa Đà Nang được cổ phần hoá theo quyết định số

90/2000/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ

Ngày 02/12/2000: Đại hội đồng Cô đông thành lập Công Ty được tô chức và Công Ty

chính thức trở thành Công Ty Co Phần Nhựa Đà Nằng

Ngàv 09/11/2001: Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước có quyết định số 09/GPPH về việc

cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu Công Ty CP nhựa Đà Nằng trên Trung tâm GDCK ThànhPhố Hồ chí Minh

Số lượng cô phiếu niêm yết là : 1.587.280 cô phiếu

Tổng giá trị là : 15.872.800.000 đồng

Ngàv 23/11/2001: Trung tâm Giao Dịch Chứng Khoán Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy

chứng nhận số 33/GCN/TTGD - LK chứng nhận cổ phiếu Công Ty Cô Phần Nhựa Đà Nằng đã đăng ký lưu ký chứng khoán tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành Phố

Hồ Chí Minh

Mã chứng khoán: DPC Ngày 28/11/2001: cổ phiếu của Công Ty cổ Phần Nhựa Đà Nằng

chính thức bắt đầu giao dịch tại Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh

1.2 Quá trình phát triển

Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất kinh doanh các sản phẩm tìr chất dẻo, kinh doanh các sản phẩm, vật tư nguyên liệu và các chất phụ gia ngành nhựa

Trong quá trình hoạt động, vừa sản xuất vừa tích luỹ cho tái đầu tư, đến nay Công

Ty đã hoàn thiện toàn bộ cơ sở hạ tầng nhà xưởng, đường nội bộ trong diện tích 1,7 ha.Trong những năm gần đây, Công Ty được đánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại Đà Nang với những thành tích đạt được như sau : Huân chương lao

động hạng I, II, III do Nhà nước trao tặng; Hàng Việt Nam chất lượng cao trong 3 năm

liền; Bằng khen đơn vị dần đầu ngành công nghiệp TP Đà Nằng trong nhiều năm liền.Nhằm khai thác triệt đê những lợi thế về tài sản và thương hiệu cũng như dựa vào đặc điếm của sản phẩm ngành nhựa là cồng kềnh, khó vận chuyển, Công Tv đã chọn phương án tập trung đầu tư đa dạng hoá các loại sản phẩm nhằm tạo ra các sản phấm có lợithế cạnh tranh về mặt địa lý, có nhu cầu lớn trong các ngành công, nông nghiệp, thuỷ sản tại miền Trung và Tây nguyên

Lĩnh vực kinh doanh

Hiện nay, Công Ty đã sản xuất được nhiều loại sản phẩm khác nhau đê đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường như:

- Các sản phẩm ống nước: ống HDPE, ống uPVC

- Các loại vỏ bao xi măng, các loại bao bì phức hợp, bao pp

- Các sản phấm túi xốp PE, túi pp

- Các sản phấm ép phục vụ công nghiệp: Két bia, chi tiết bằng nhựa cho xe máy

- Các sản phẩm tiêu dùng: Dép, ủng, can nhựa các loại Và các sản phẩm chuyên dùng theo yêu cầu của khách hàng

Trong đó, một số sản phẩm cũng đã được xuất khẩu sang các nước châu Âu và châu Á

2 Mục tiêu, Chức năng và nhiệm vụ của Công Tv cố Phần Nhựa Đà Nằng 2.1 Mục tiêu

Công Ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triến sản

xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa; nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ ngành nhựa Và cáclĩnh vực kinh doanh khác nhằm các mục tiêu:

■ Tối đa hóa các khoản lợi nhuận của Công Ty;

■ Tạo việc làm ổn định cho người lao động;

■ Tăng lợi tức cho các cô đông;

■ Đóng góp cho ngân sách nhà nước;

■ Đay mạnh việc đầu tư phát triển Công Ty theo hướng công nghiệp hoá và hiện đạihoá

2.2 Chức năng kinh doanh của Công Ty:

Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật,nhựa xây dựng; Kinh doanh các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ ngành nhựa;Căn cứ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu phát triên Công Ty vàkhi có quyết định của cổ đông, Công Ty có thể đăng ký bổ sung, thay đổi ngành nghề sảnxuất kinh doanh, liên kết, liên doanh và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước

đe phát triên sản xuất, mở rộng thị trường phù họp với quy định của pháp luật

Công Ty có thể tiến hành những hình thức kinh doanh khác được pháp luật cho phép

mà Hội đồng Quản trị xét thấy có lợi nhất cho Công Ty ĩĩ Co' cấu tồ chức tạiCông Ty

Cồ Phần Nhưa Đà Nắng.

1 Cơ cấu tổ chức tại Công Tv Cổ Phần Nhựa Đà Nang.

-đại diện có mặt thông qua theo Điều 27 của bản Điều lệ này.

Quyền han và nhiêm vu của cuôc hop Đai hôi đồns Cô đông thường niên:

a Thông qua báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh,thông qua báo cáo của Ban Kiêm soát

b.Thông qua quyết toán năm tài chính; Phương án phân phối, sử dụng lợinhuận; Chia cổ tức và trích lập, sử dụng các quỹ theo đề nghị của HĐQT

c Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tu của nămtài chính mới

d.Quyết định tăng vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu

e Xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên HĐQT,BKS gây thiệt hại cho Công Ty và cổ đông của Công Ty

1.1 Bộ máv tố chức quản lí.

f Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và BKS nếu hết nhiệm kỳhoặc bầu bô sung, thay thế thành viên HĐQT và BKS theo quy định của Điều lệ Phêchuẩn việc HĐQT bô nhiệm Giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành.

g.Án định mức thù lao và các quyền lợi của các thành viên HĐQT và BKSh.Thông qua Điều lệ bổ sung, sửa đổi nếu cần

i Thông qua quyết định kết thúc hoạt động của Công Ty

j Quyết định thành lập hay giải thê các chi nhánh, văn phòng đại diện của CôngTy

k.Lựa chọn hoặc uỷ quyền cho HĐQT lựa chọn Công Ty kiếm toán

l Quyết định sáp nhập hoặc chuyên đổi Công Ty, mua hoặc mua lại hơn 10%

cô phần hoặc cô phần thuộc bất kỳ loại nào đang phát hành

m Phê chuân giao dịch mua, bán tài sản của Công Ty có giá trị từ 50% trở lêntổng giá trị tài sản của Công Ty tính theo sô sách kế toán đã đuợc kiếm toán gần nhất

n.Phê chuẩn họp đồng do Công Ty ký với những người được qui định tại Điều 120.1 của Luật Doanh nghiệp có giá trị tương ứng hoặc lớn hơn 20% tông giá trị của

Công Ty tính theo sô sách kế toán

o.Quyết định các vấn đề khác

Hỏi Dồniĩ Quàn Tri: HĐQT được ĐHCĐ thành lập bầu ra 7 thành viên với

nhiệm kỳ là 3 năm Hội đồng Quản trị bầu 1 Chủ tịch và 1 Phó Chủ tịch Hội HĐQTchịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính chiến lượctổng quát và đảm bảo các kế hoạch được thực hiện thông qua BGĐ Bên cạnh đó,BKS cũng là một cơ quan quản trị với nhiệm vụ thay mặt ĐHĐCĐ kiểm tra, giám sát,theo dõi mọi hoạt động của HĐQT và Ban Điều Hành cũng như báo cáo và chịu tráchnhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật

Ban Kiếm soát: BKS là người thay mặt co đông đế kiểm soát mọi hoạt động

kinh doanh quản trị và điều hành của Công Ty BKS có 3 đến 5 thành viên do Đại Hộiđồng Cổ đông bầu theo thê thức bầu trực tiếp Thành viên BKS được trúng cử với đa

số phiếu bầu (từ 51% trở lên) của các cố đông có quyền biếu quyết có mặt trực tiếphoặc thông qua đại diện được uỷ quyền có mặt tại Đại hội cổ đông Ban Kiêm soátphải chỉ định một thành viên là cô đông của Công Ty làm Trưởng ban Trưởng BanKiêm soát có trách nhiệm phân công thành viên Ban Kiêm soát còn lại phụ trách từng

loại công việc kiểm soát.

Ban Giám Đốc: Ban giám đốc bao gồm 2 thành viên, 1 Giám đốc, 1 Phó Giám

đốc do HĐQT bô nhiệm là cơ quan tô chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinhdoanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT,ĐHĐCĐ đã thông qua Giám đổc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt độngđiều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công Ty, giúp việc cho Giám đốc làPhó Giám đốc Giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý đế thựchiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên trong Ban Giámđốc về những công việc điều hành chuyên môn

P.TàiChính-Ke Toán: Tô chức công tác hạch toán kế toán tại Công Ty, ghi

chép, xử lí, lập báo cáo về tình hình tài sản, nguồn vốn Công Ty

P.Kinh Doanh: Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Phối họp cùng mới các phòng ban khác trong Công Ty để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Công Ty đe có biện pháp khác phục

P.Hành Chính Nhân Sư: Phụ trách khâu tuyến dụng, đào tạo, bố trí lao

động Xây dựng kế hoạch tiền lương Định mức lao động, tham mưu cho ban giám đốc về chính sách nhân sự

P.KĨ Thuật: Xây dựng các định mức kĩ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các máy

móc, thiết bị Áp dụng khoa học kĩ thuật mới vào sản xuất

Bô Phận KCS: Kiêm tra chất lượng sản phấm Nhiệm thu sản phấm sau khi

hoàn thành nhập ko thành phấm Kiêm tra chất lượng trước khi bàn giao cho khách hàng

2 Đặc điếm sản suất tại Công Tv Cố Phần Nhựa Đà Nằng

2.1 So' đồ tố chức sản xuất:

Do đặc thù công nghệ sản xuất của Công Ty tương đối phức tạp: Vừa sản xuất liên tục vừa sử dụng máy móc thiết bị chuyên dùng mới chu kỳ tương đối ngắn Nên Công Ty áp dụng mô hình sản xuất theo 2 bộ phận:

Bộ phận phục vụ sản Bộ phận phục vụ sản xuất

Bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản suất Mỗi bộ phận

lại được chia làm nhiều tố với các chức năng khác nhau được minh hoạ theo sơ đồsau:

Công Ty

-ộ- Bộ phận sản xuất chính gồm 7 tố :

1) TỐ can phao:Có nhiệm vụ sản xuất ket nhựa, can nhựa và thấu

2) Tô màng mỏng: Có nhiệm vụ sản xuất các lọai màng mỏng HDFE, LDPE3) TÔ dệt bao: Sử dụng dây chuyền tự động kéo chỉ sợi dệt manh

4) TÔ cắt manh: cắt manh pp và manh tráng pp

5) TỔ may bao: May bao dệt pp & bao xi măng

6) Tô sản xuất sản phẩm PVC và ống nước gồm 2 bộ phận: Ông nước và dép7) Tô bao bì: Nhận manh từ tô dệt manh đê sản xuât bao ximăng và cán tráng manh dệt pp

-^Bộ phận phục vụ sản xuất: Gián tiếp tham gia tạo ra sản phấm.

Bao gồm 2 tổ:

1 )TỔ cơ điện: Đảm bảo phục vụ điện cho sản xuất, xử lí các sự cố về điện

2) Tố phối liệu: Có nhiệm vụ pha trộn phối liệu phục vụ cho sản xuất

ốngnước

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

Quỹ

KT ThanhToánNgoại TệTSCĐ &

Chứng

kf hntín

KTThuế,ThốngKê,TổngHọp

KT NVL,CCDC,

Nợ PhảiTrả,Lưong

RHXH

■ Á 1 1

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

IĨI Tố chức công tác kế toán tai Công Tv cố Phần Nhưa Đà Nắng

l Tố chức bộ máy kế toán

1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công Ty.

Ke Toán Trưởng Ke

Toán Tong Hợp

1.2 Đặc điếm, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

Bộ máy kế toán tại Công Ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến Ke toántrưởng điều hành mõi thành viên Công Ty nên tránh được sự chồng chéo trong quản lí.Nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao và kết hợpđối chiếu qua lại nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cung cấp Đồng thời còn theodõi kiếm tra và đưa ra ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán tại Công Ty.Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên trong bộ máy kế toán như sau:

♦> Ke toán trưởng: Là người trực tiếp điều hành công tác kế toán tại Công Ty.

Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính tại Công Ty Cung cấp thông tin cho bán giámđốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính, hiệu quả, hiệu năng hoạt độngcủa Công Ty

♦♦♦ Ke toán tống hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng kế toán và kicm tra công tác

kế toán của các nhân viên kế toán phần hành Tập hợp số liệu từ các phần hành

khác Lập báo cáo tông hợp và quyết toán cuối mỗi quý