Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần phương minh

Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hệ thống kiểm soát nội có vai trò quan trọng công tác quản lí doanh nghiệp nhân tố quan tâm hàng đầu kiểm toán viên thực kiểm toán tổ chức công ty Hệ thống kiểm soát nội xem hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng hiệu hoạt động kiểm toán Công tác kiểm soát nội thực hầu hết hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp thương mại việc bán hàng thu tiền xảy thường xuyên sai sót, gian lận làm thay đổi chi phí, doanh thu dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết kinh doanh Vì thế, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp, tổ chức Vì đảm bảo cho hoạt động bán hàng doanh nghiệp diễn suôn sẻ, theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đề Ngoài ra, kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng đồng vốn doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp kịp thời, xác trung thực thông tin tài phục vụ cho nhu cầu định nhà quản trị Do đó, kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền cách có hiệu thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phát triển Với mong muốn tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp cụ thể, ứng dụng kiến thức học nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt mở rộng hiểu biết Qua thời gian thực tập công ty Cổ phần Phương Minh, định chọn đề tài : “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh” Mục tiêu nghiên cứu Khái quát vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống KSNB nói chung KSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng doanh nghiệp; SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp Tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh; Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Từ đó, đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh; 3.2 Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Công ty cổ phần Phương Minh Về thời gian: Thời gian thực đề tài từ ngày 15/01/2015 đến ngày 26/04/2015 Số liệu dùng để phân tích tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn kết kinh doanh công ty qua năm ( 2012-2014) Số liệu minh họa thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty tháng năm 2015 Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Phương Minh Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập nghiên cứu tài liệu: Phương pháp sử dụng để tổng hợp lý luận lý thuyết làm sở để tìm hiểu thực trạng chu trình bán hàng – thu tiền từ đánh giá hiệu công tác kiểm soát nội hoạt động bán hàng – thu tiền công ty - Phương pháp vấn trực tiếp: phương pháp hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp sử dụng để thu thập thông tin cần thiết số liệu thô có liên quan đến đề tài - Phương pháp quan sát: trình thị giác ghi chép lại yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu…nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp - Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp nhằm đối chiếu tiêu, tượng kinh tế lượng hóa có nội dung, tính chất tương tự để xác định xu hướng biến động tiêu - Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: tổng hợp thông tin, liệu để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp để chọn lọc tập hợp thông tin cần thiết cho đề tài - Phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản ghi đối ứng, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương 1: Cơ sở lí luận hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Chương 3: Biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Phương Minh SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội Trừ doanh nghiệp liên doanh với nước doanh nghiệp có xây dựng hệ thống chứng ISO… Theo đánh giá nhiều chuyên gia, phần lớn doanh nghiệp chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành hệ thống kiểm soát nội Đây điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào kinh tế toàn cầu Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội chưa có quy chế tổ chức hoạt động cho hiệu thường xuyên, chưa tách thành hệ thống độc lập Điều thể qua hai quan điểm sau: - Tại doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ tổ chức, đạo công tác kế toán đơn vị nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát mặt tài kinh tế cấp đơn vị Hai nhiệm vụ đối lập lại đặt vào người Điều ảnh hưởng đến niềm tin người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng thông tin tài che đậy hành vi gian lận - Hoạt động kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp hầu hết đặt mang tính chất hình thức, chưa có quy chế hoạt động trình độ nhân viên tương xứng; máy kế toán chưa xây dựng xây dựng lại tính chất độc lập, chưa có quy trình phương pháp kĩ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực Trong chế thị trường nay, nâng cao sức cạnh tranh sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực mục tiêu doanh nghiệp dù quy mô nhỏ hay lớn Những đòi hỏi, hạn chế đáp ứng, khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội khoa học hữu hiệu Từ việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội trở thành nhu cầu cấp thiết quản lí doanh nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2 Khái niệm mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát nội máy thực chức kiểm toán phạm vi đơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý nội đơn vị, hệ thống kiểm soát nội công cụ chủ yếu kiểm soát nội Nói đến kiểm soát nội có nhiều định nghĩa khác nhau, kể đến vài định nghĩa sau: Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): “Hệ thống kiểm soát nội toàn sách thủ tục ban giám đốc đơn vị thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát sai sót hay gian lận,tính xác đầy đủ ghi chép kế toán đảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn.” Theo liên doàn kế toán quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội kế hoạch đơn vị toàn phương pháp, bước công việc mà nhà quản lý tuân theo HTKSNB trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tôn trọng quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát sai phạm gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy.” Theo COSO ( Ủy ban bao gồm đại diện hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị Hoa Kì): “Kiểm soát nội trình người quản lí, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý việc thực mục tiêu sau: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động có hiệu quả.” Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống kiểm soát nộ qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị.” Như vậy, hệ thống kiểm soát nội thực chất tích hợp loạt hoạt động , biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nổ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý 1.1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội tổ chức hiểu sách thủ tục thiết lập đơn vị để đảm bảo thực mục tiêu sau: Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng việc hình thành định nhà quản lý Do đó, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý quy định: hệ thống kiểm soát nội thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ mức.Cụ thể, cần phải: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp - Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, xác việc lập Báo cáo tài trung thực khách quan Đảm bảo tính hiệu hiệu hoạt động: Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, giảm lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Định kì nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát hệ thống SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp Tuy nằm thể thống song ba mục tiêu có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Nhiệm vụ nhà quản lí xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu kết hợp hài hòa bốn mục tiêu Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội có ý nghĩa quan trọng quy mô đơn vị mở rộng, quyền hạn trách nhiệm phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ cấp trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán nhiều địa điểm Khi hệ thống kiểm soát nội phải xây dựng cách chặt chẽ phải ngày hoàn thiện 1.1.3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội phải dựa nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát thiết lập phải dựa điều kiện thực tế đơn vị hoạt động Chỉ có dựa thực tế đơn vị thủ tục kiểm soát phát huy tối đa tác dụng kiểm soát - Việc thiết lập thủ tục kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc phổ biển nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn - Xây dựng hệ thống kiểm soát nội nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động cho đơn vị, chi phí để trì hệ thống KSNB phải nhỏ lợi ích hệ thống kiểm soát nội mang lại 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Bất kỳ hệ thống thiết lập cấu thành từ phận có liên quan đến Có nhiều cách phân loại khác phận hệ thống kiểm soát nội bộ, thông thường chia thành năm nhân tố là: Môi trường kiểm soát SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin truyền thông Giám sát 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm soát nội Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ, nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: a) Môi trường kiểm soát bên • Đặc thù quản lý Các đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát doanh nghiệp Bởi nhà quản lý người phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp • Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức nhân tố đóng vai trò quan trọng việc đạo kiểm soát hoạt động kinh doanh đơn vị Xây dựng cấu tổ chức đơn vị việc phân chia thành biện pháp với chức quyền hạn cụ thể đồng thời xác định mối quan hệ trách nhiệm quyền hạn phận Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm soát toàn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm soát toàn hoạt động đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực đồng thời chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách bảo quản tài sản SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp - Đảm bảo độc lập tương đối phận đạt hiệu cao hoạt động phận chức • Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát đơn vị Vì thế, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ rang tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phải phù hợp với lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa liên tiếp • Công tác kế hoạch dự đoán Công tác lập kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự đoán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định… Đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai, có ý nghĩa lớn kiểm soát nội bộ, việc lập thực kế hoạch tiến hành cách khoa học, nghiêm túc trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường để xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời • Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Ủy ban thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập làm việc với họ - Hòa giải mâu thuẫn (nếu có) kiểm toán viên độc lập với BGĐ SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang Khóa luận tốt nghiệp Do có chức quan trọng nêu trên, nên độc lập hữu hiệu hoạt động ủy ban kiểm soát nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát b) Môi trường bên Ngoài nhân tố bên nói trên, môi trường kiểm soát bao hàm nhiều nhân tố bên luật pháp, kiểm soát quan nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, khách hàng, nhân tố tự nhiên xã hội, nhân tố phát triển công nghệ… nhân tố vượt kiểm soát nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ nhà quản lý nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Đối với hoạt động đơn vị phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, nhà quản lý phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu – kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động – đơn vị không đạt phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây nên Để giới hạn rủi ro mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa mục tiêu xác định đơn vị, nhận dạng phân tích rủi ro, từ quản trị rủi ro - Xác định mục tiêu đơn vị bao gồm việc đưa sứ mệnh, hoạch định mục tiêu chiến lược tiêu phải đạt ngắn hạn, trung dài hạn Việc xác định mục tiêu thực qua việc ban hành văn đơn giản hơn, qua nhận thức phát biểu ngày người quản lý - Nhận dạng rủi ro: để nhận dạng rủi ro, người quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng phương tiện dự báo, phân tích liệu khứ, việc rà soát thường xuyên hoạt động Trong doanh nghiệp nhỏ, công việc tiến hành dạng tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng… buổi họp giao ban nội SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp hình lao động, tài sản, nguồn vốn kết kinh doanh công ty qua năm 2012-2014 Về thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền làm rõ hệ thống kiểm soát nội công ty; đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty; phương thức bán hàng phương thức toán Sau tìm hiểu cách tổng hợp vào nghiên cứu trình kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty để giúp cho người đọc có góc nhìn cận cảnh dễ hiểu SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 65 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG MINH 3.1 Sự cần thiết phải tổ chức hiệu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Đối với doanh nghiệp việc bán hàng – thu tiền việc tổ chức hiệu hệ thống kiểm soát nội điều cần thiết Điều thể hiện: - Phát ngăn ngừa kịp thời sai phạm hệ thống xử lý nghiệp vụ - Bảo vệ đơn vị trước thất thoát tránh - Đảm bảo việc chấp hành sách kinh doanh - Tạo niềm tin với người quan tâm đến công ty - Ngăn chặn hành vi thao túng, che đậy gian lận thông tin tài - Hạn chế sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến kết kinh doanh công ty - Đảm bảo việc ghi chép đầy đủ nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng – thu tiền 3.2 Nhận xét hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Qua thời gian thực tập Công ty Cổ phần Phương Minh, thời gian thực tập kiến thức hạn chế, việc tìm hiểu đặc điểm, tình hình, hế thống kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền nhiều thiếu sót Tuy nhiên rút đánh giá mặt mặt tồn HTKSNB công ty, cụ thể sau: 3.2.1 Ưu điểm • Môi trường kiểm soát Những nhân viên làm việc công ty tuyển chọn kỹ càng, có lực đạo đức tốt Công ty khuyến khích tạo điều kiện cho nhân viên học thêm nâng cao kỹ nghiệp vụ SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 66 Khóa luận tốt nghiệp Công ty bước mở rộng nguồn nhân lực trẻ nhiệt huyết, đội ngũ nhân viên trẻ tư vấn đề xuất ý tưởng táo bạo thiết thực cho ban lãnh đạo để ban lãnh đạo có định hợp lý công tác quản lý tổ chức kinh doanh Ngoài khuyến khích, ưu đãi cho cán nhân viên, công ty có chế tài xử phạt , răn đe hành vi vi phạm, gây ảnh hưởng tiêu cực đến công ty Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phòng ban có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ với tạo thành thể thống tạo điều kiện cho việc thực mục tiêu chung công ty Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy thông tin tài chính, hàng năm công ty có thuê công ty kiểm toán AAC để thực kiểm toán báo cáo tài •Hoạt động kiểm soát Trong chu trình bán hàng thu tiền, công ty sử dụng hệ thống sổ sách với sổ chi tiết, sổ tổng hợp đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán cung cấp thông tin liên quan đến chu trình theo dõi doanh thu, tình hình công nợ… Quy trình luân chuyển chứng từ thực nghiêm ngặt kiểm soát tốt Hóa đơn xuất mà đầy đủ phê duyệt không xảy nên tránh gian lận sử dụng sai mục đích Công ty có thủ tục hiệu việc đảm bảo công nợ toán như: cho phép khách hàng mua nợ có bảo lãnh ngân hàng, xem xét hồ sơ tài thông tin liên quan đến khách hàng •Hệ thống tổ chức thống tin kế toán Chế độ kế toán cập nhật, tạo điều kiện công tác hạch toán cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo đối tượng bên Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA, điều giúp cho kế toán xử lý nghiệp vụ xác hơn, giảm bớt khối lượng đơn giản hóa công việc kế toán vốn phức tạp dễ sai sót SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 67 Khóa luận tốt nghiệp Việc áp dụng hình thức ghi sổ NKC phù hợp điều kiện áp dụng kế toán máy với khối lượng nghiệp vụ nhiều công ty Với tất yếu tố góp phần giúp Công ty phát huy sức mạnh công tác điều hành, quản lý Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, kịp thời phát sai sót, dễ quy trách nhiệm… Đạt mục tiêu kiểm soát đề 3.2.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt tích cực công tác KSNB chu trình Bán hàng – thu tiền Công ty nhiều vấn đề bất cập yếu tố: •Môi trường kiểm soát Công ty chưa có sách chiết khấu rõ ràng để nhằm thu hút khách hàng Do đó, khách hàng công ty nhiều hạn chế Hoạt động nghiên cứu thị trường hoạt động marketing chưa trọng thực công ty Công ty thụ động chờ ĐĐH mà không thực khảo sát, thâm nhập thị trường •Kiểm toán nội Quy mô công ty lớn, việc kiểm soát dừng mức thực theo quy định, thành viên tự giám sát lẫn nhau, chưa có kiểm toán nội để công tác kiểm soát đơn vị tốt •Hoạt động kiểm soát Ba nguyên tắc bản: “Phân công phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm, Ủy quyền phê chuẩn” công ty chưa tuân thủ tốt Các khách hàng công ty chủ yếu đặt hàng qua điện thoại fax Fax tồn dạng thông tin văn nên chép, đối chiếu nên cung cấp cho công ty chứng chắn việc đặt hàng khách hàng Còn đặt hàng qua điện thoại tiềm ẩn nhiều rủi ro việc truyền đạt thông tin bị ảnh hưởng cách nói, cách đọc đặc điểm hàng hóa Một ghi nhận sai dẫn đến hậu ghi sai chứng từ, sổ sách, tốn thời gian… Khi xuất kho hàng hóa để bán, công ty kiểm tra số lượng hàng có yêu cầu hay không Điều dẫn đến gian lận thủ kho SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 68 Khóa luận tốt nghiệp Lái xe công ty giao hàng xong hay làm thất lạc chứng từ, làm ảnh hưởng đến trình hạch toán công ty • Hệ thống tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán máy giảm bớt áp lực nhiều cho nhân viên kế toán công ty, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, xác kịp thời Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào nhân viên phụ trách phải xác, kịp thời Do vậy, sai sót nhỏ xảy khiến cho báo cáo tài máy tính xử lý cung cấp thông tin không xác Ảnh hưởng đến việc định nhà quản trị Mặt khác, điều kiện quy định, chuẩn mực kế toán Việt Nam vừa thay đổi không lâu Tất ảnh hưởng khách quan song gây trở ngại cho công tác kiểm tra kiểm soát Việc phân quyền truy cập liệu chưa thực đúng, nhân viên công ty xem liệu nhân viên khác Điều tạo điều kiện cho sai phạm xảy ra, nhân viên muốn thay đổi thông tin che dấu sai phạm dễ dàng thực 3.3 Các biện pháp đề xuất để công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền •Đối với môi trường kiểm soát Công ty nên mở rộng hoạt động nghiên cứu thị trường hoạt động marketing, cách tuyển thêm thay nhân có trình độ chuyên môn cao lĩnh vực Giúp công ty chủ động tìm kiếm khách hàng, mang lại lợi ích lớn cho công ty toàn thể công nhân viên Điều giúp công ty tồn góp phần phát triển kinh tế khó khăn Công ty nên lập sách chiết khấu toán rõ ràng, khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, giúp công ty nhanh lấy lại nguồn vốn bị chiếm dụng, bị lệ thuộc vào khoản vay ngắn hạn, đồng thời giảm thiểu rủi ro không thu nợ giảm chi phí lãi vay SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 69 Khóa luận tốt nghiệp •Đối với hệ thống kế toán việc quản lí thông tin Khi có đồng thông tin máy tính với nhau, việc phân quyền truy cập liệu điều quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin Mỗi cá nhân phòng ban cấp tài khoản riêng biệt, tài khoản tài khoản quản trị ( kế toán trưởng, tổng giám đốc quản lí ) phân định quyền truy cập sửa đổi liệu định Công ty cần cập nhật phần mềm MISA thường xuyên để đảm bảo tính ổn định khả bảo mật tối ưu cho lieu Đồng thời, nhân viên phải đảm bảo việc cập nhật thông tin ban đầu vào luôn phải xác •Hoạt động kiểm soát Ba nguyên tắc bản: “Phân công phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm, Ủy quyền phê chuẩn” phải chấp hành nghiêm chỉnh Công ty nên yêu cầu khách hàng sử dụng fax, thư điện tử, thư giấy để đặt hàng, giúp hạn chế việc nhân viên kinh doanh không ghi chép quy cách hàng hóa Nếu có sai sót xảy chứng dễ dàng đem đối chiếu, giúp công ty xử lí nhanh chóng xác Công ty cần lập phận độc lập với thủ kho, bán hàng để xác nhận chất lượng chất lượng hàng xuất kho Bộ phận báo cáo trực tiếp với giám đốc Nếu thủ kho xuất hàng, phiếu giao hàng phận ký xác nhận Nếu phát thủ kho xuất không đủ hàng, phận có quyền yêu cầu thủ kho sửa chữa sai sót Cần yêu cầu lái xe cung cấp đầy đủ chứng từ giao hàng cho khách hàng có chữ ký họ •Bộ phận kiểm toán nội Công ty nên thiết lập phòng kiểm toán nội Bộ phận giúp BGĐ đề thủ tục kiểm soát hữu hiệu, Thay mặt BGĐ tiến hành kiểm tra tính trung thực, hợp lý thông tin tài công ty, đồng thời kiểm soát việc tuân thủ nhân viên SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 70 Khóa luận tốt nghiệp Tóm tắt chương 3: Sau tiến hành phân tích thực trạng chương 2, chương đưa mặt hạn chế tồn công ty hệ thống kiểm soát nộ chu trình bán hàng – thu tiền Từ đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nói chung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng công ty SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 71 Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội ngày giữ vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Kiểm soát nội không giúp cho nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty mà giúp doanh nghiệp đảm bảo thực mục tiêu đề Ngoài ra, doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội thực hữu hiệu với yếu tố vận hành nhịp nhàng nhân tố hỗ trợ lớn cho nhà quản lý Từ đó, đóng góp tích cực vào trưởng thành phát triển doanh nghiệp, đặc biệt kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Thông qua kiến thức học tìm hiểu thực tế hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Tại Công ty Cổ phần Phương Minh, đề tài đạt kết phạm vi nghiên cứu sau: - Hệ thống lại lý luận HTKSNB vai trò HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Tạo sở cho nghiên cứu thực tế doanh nghiệp - Dựa vào kiến thức tổng hợp được, đánh giá thực trạng hoạt động HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Phương Minh, đồng thời tìm hạn chế HTKSNB - Trên sở đánh giá thực tế điểm hạn chế tìm được, đề xuất biện pháp khả thi để góp phần hoàn thiện HTKSNB Công ty Cổ phần Phương Minh Quá trình thực đề tài gặp nhiều hạn chế, khó có điều kiện quan sát kỹ thủ tục kiểm soát công ty, việc tìm hiểu chủ yếu qua vấn Thêm vào thời gian nghiên cứu ngắn lượng kiến thức ( lý thuyết lẫn kinh nghiệm thực tế) tổng hợp chưa thực tốt phần khiến cho đề tài bị hạn chế Song hy vọng đề tài tài liệu tham khảo cho công ty, góp phần giúp công ty giải điểm yếu tồn tại, nâng cao hiệu hoạt động HTKSNB, để từ thực tốt mục tiêu tương lai công ty SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 72 Khóa luận tốt nghiệp Kiến nghị: Từ nội dung nghiên cứu kết đạt được, có kiến nghị nhằm phát triển hướng đề tài sau: - Mở rộng phạm vi nghiên cứu với Công ty có quy mô lớn - Nghiên cứu cách chi tiết, sâu HTKSNB Công ty Cổ phần Cần tiến hành điều tra, thu thập thông tin từ nhân viên công ty, khách hàng, quan luật pháp,…để có nhìn tổng quan Công ty nghiên cứu - Nghiên cứu hiệu HTKSNB mối tương quan với chi phí bỏ để thiết lập trì HTKSNB - HTKSNB doanh nghiệp thường phức tạp dàn trải Do cần có nhìn tổng quát quy trình nghiệp vụ, đồng thời phải có thời gian tích lũy kiến thức kinh nghiệm để hiểu biết tổng quát doanh nghiệp đó, sâu vào phần hành nhỏ, nắm bắt vấn đề gốc rễ Để từ đưa giải pháp mang tính đồng bộ, liên kết chặt chẽ với - Trong doanh nghiệp có quy định văn quy định ngầm việc cung cấp thông tin, mức độ tiếp cận thông tin Vì cần chuẩn bị trước tâm lý trước khó khăn này, đồng thời cố gắng tận dụng mối quan hệ, tạo thiện cảm, tin tưởng Điều giúp trình nghiên cứu thuận lợi dễ dàng SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 73 Khóa luận tốt nghiệp PHỤ LỤC SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐÔ SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT CP : Cổ phần BGĐ : Ban giám đốc HT KSNB : Hệ thống kiểm soát nội HĐQT : Hội đồng quản trị QĐ : Quyết định BTC : Bộ tài CP : Chính phủ VNĐ : Việt Nam đồng TNDN : Thu nhập doanh nghiệp SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TC : Tài TSNH : Tài sản ngắn hạn TSDH : Tài sản dài hạn TSCĐ : Tài sản cố định BH & CCDC : Bán hàng cung cấp dịch vụ QLDN : Quản lý doanh nghiệp CĐK : Cơ đúc khí BTLT : Bê tông li tâm ĐĐH : Đơn đặt hàng BB GNHH : Biên giao nhận hàng hóa SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Khóa luận tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán Kiểm toán, Bộ môn Kiểm toán Đậu Ngọc Châu – Nguyễn Viết Lợi, Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Học viện tài Đậu Ngọc Châu – Nguyễn Viết Lợi, Giáo trình kiểm toán báo cáo tài chính, Học viện tài Võ Thị Thúy Hằng, Slide giảng Kiểm toán Trần Xuân Lãm, Slie giảng Kiểm toán Báo cáo tài chính, Trường ĐH Tài Quảng Ngãi Ngô Hoàng Thanh (2011), khóa luận “ Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần dệt may Phú An Hòa” Một số trang web: http://phuongminh.com.vn www.webketoan.vn www.tailieu.vn www.google.com www.kiemtoan.com.vn SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Khóa luận tốt nghiệp CÁC KÝ HIỆU TRONG LƯU ĐÔ 1 1 Xử lý: Mọi hoạt động thực thủ công, máy, hay sử lý điện tử Ký hiệu thường dùng để thay đổi với ký hiệu xử lý thủ công 2 Xử lý thủ công: Mọi hoạt động thủ công chuẩn bị hóa đơn bán hàng, hay chỉnh hợp bảng kê ngân hàng 3 Tài liệu: Mọi tài liệu, giấy tờ séc, hóa đơn bán hàng,… 4 Lưu trữ độc lập: Hồ sơ hay phương tiện khác dùng để lưu trữ tài liệu, ghi chép máy vi tính 5 Điểm nối trang: Chỉ nguồn, trích khoản thoát ra, đưa vào lưu đồ SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển [...]... nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 25 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG MINH 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Phương Minh 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty CP Phương Minh tiền thân là công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phương Minh được thành lập năm 1994... về hệ thống lý luận liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật Việt Nam Trên SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 24 Khóa luận tốt nghiệp đây là hệ thống lý luận tổng quát và đầy đủ nhất về các bước để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền cho các doanh nghiệp Đây chính là tiền đề để nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng. .. từ phía khách hàng + Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền - Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót - Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệt đúng đắn - Hóa đơn được lập đúng quy định - Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật,... bộ - Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi sổ nhật ký bán hàng với nhiệm vụ ghi sổ phụ các tài khoản phải thu - Gửi báo cáo hàn tháng đều đặn cho khách hàng - Kiểm tra nội bộ b) Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 21 Khóa luận tốt nghiệp Bảng 1.2 Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm. .. trong đơn đặt hàng - Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển Trang 19 Khóa luận tốt nghiệp - Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng - Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý 1.2.2.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền a) Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng Bảng 1.1 Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu... vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ - Quá trình vào sổ doanh thu được hợp lý (Mục tiêu là tính có thực) chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển và các đơn đặt hàng đã được phê duyệt của khách hàng - Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được theo dõi ghi sổ đúng đắn - Các báo cáo bán hàng được gửi đều đặn cho khách hàng, ... thất thu này là “ bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó 1.2.1.3 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán a) Phương thức bán hàng Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại phân xưởng của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho người mua Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến địa điểm thỏa thu n... động kiểm soát phải nhơ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… 1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền. .. chính sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm vụ sổ xác (chuyển sổ và tổng hợp) phụ các tài khoản phải thu - Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn cho khách hàng - Kiểm tra nội bộ 1.2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền a) Tổ chức hệ thống chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán Nội dung của chứng... của hệ thống kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thu c vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức của hoạt động kinh doanh Thường có 5 loại thủ tục kiểm soát như sau: - Kiểm soát trực tiếp: là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát - Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát ... tốt nghiệp Tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh; Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Từ đó, đề xuất... thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thống KSNB chu trình bán hàng. .. Cơ sở lí luận hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty Cổ phần Phương Minh Chương 3: