hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay Học Sinh Sinh viên tại NHCSXH VN chi nhánh huyện Tân Kỳ, Nghệ An

Trong nền kinh tế hiện đại, các nhà kinh tế thường đề cập đến vai trò to lớn của nó đó là tạo ra một kênh dẫn vốn từ người thừa sang người tạm thời thiêu vốn, với tư cách là người sử dụng cuối cùng. Kênh dẫn vốn thông thoáng chắc chắn sẽ tạo được một tác động rất to lớn, đó là người thừa vốn có thể thu được lợi tức, còn người thiếu vốn có thể dựa vào nguồn vay để đáp ứng kịp thời nhu cầu, giải quyết khó khăn đồng thời tạo ra lợi nhuận, nền kinh tế nhờ đó mà phát triển. Điều đó có nghĩa là nhờ vào hoạt động của các ngân hàng mà góp một phần không nhỏ tạo cho nền kinh tế phát triển ổn định, bền vững. Đói nghèo là một bài toán khó mang tính toàn cầu. Những năm gần đây, nhờ có chính sách đổi mới và quan tâm của Đảng và nhà nước, nền kinh tế nư¬ớc ta tăng trưởng nhanh, thu nhập quốc nội (GDP) tăng; đại bộ phận đời sống nhân dân đã được tăng lên một cách rõ rệt. Song, một bộ phận không nhỏ dân c¬ư, đặc biệt dân cư ở vùng cao, vùng xâu, vùng xa…đang chịu cảnh nghèo đói, vì nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó vấn đề quan trọng không thể không nhắc đến chính là thiếu vốn sản xuất kinh doanh. Sự phân hóa giàu nghèo đang diễn ra mạnh, là vấn đề Đảng và nhà nước đang tìm cách giải quyết. Chính vì lẽ đó ch¬ương trình xóa đói giảm nghèo là một trong những giải pháp quan trọng hàng đầu của chiến l¬ược phát triển kinh tế xã hội n¬ước ta. Chính vì vậy Đảng và Nhà n¬ước ta đã xác định tín dụng Ngân hàng là một mắt xích không thể thiếu trong hệ thống các chính sách phát triển kinh tế xã hội xoá đói giảm nghèo của Việt Nam. Xuất phát từ những yêu cầu đòi hỏi trên đây, Ngày 04/10/ 2002 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 131/QĐ-TTg thành lập Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, thực hiện chính sách tín dụng ưu đãi đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác. Sự ra đời của NHCSXH có vai trò quan trọng là cầu nối đưa chính sách tín dụng ưu đãi của chính phủ đến với hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác. tạo điều kiện tiếp cận được với các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước, các hộ nghèo, hộ chính sách có điều kiện gần gũi với các cơ quan này gần với dân và hiểu dân hơn. Chương trình tín dụng ưu đãi, phối hợp lồng ghép có hiệu quả những dự án hỗ trợ xóa đói giảm nghèo, tạo việc làm, nâng cao chất lượng nguồn lực, phát triển thị trường lao động. Việt Nam là một nước đang phát triển, vấn đề nguồn nhân lực có năng lực đang là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với nền kinh tế và chính trị của đất nước. Nhưng do hoàn cảnh khó khăn, rất nhiều học sinh sinh viên không thể theo học tại các trường như khả năng của họ. Trong các chương trình tín dụng của NHCSXH Việt Nam, một chương trình hỗ trợ đắc lực cho công tác học tập, đào tạo nguồn nhân lực tương lai cho đất nước rất quan trọng, đó là chương trình cho vay HSSV theo Quyết định số 157/2007/QĐ-TTg ngày 27/9/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Là một sinh viên được sử dụng chương trình tín dụng HSSV trong 4 năm theo học tại trường, chương trình gần như trở thành người bạn thân quen của không chỉ riêng tôi mà của hàng triệu HSSV trong cả nước. Việc sử dụng chương trình tín dụng này cùng với chuyên ngành theo học của mình thôi thúc tôi tìm hiểu về quy trình, các hoạt động kiểm soát liên quan đến chương trình cho vay này. Để chương trình cho vay thực sự đạt được hiệu quả, nguồn vốn đến đúng đối tượng vay, phục vụ kịp thời và đúng các đối tượng vay vốn, thực hiện mục tiêu của nhà nước là “không một sinh viên nào phải bỏ học vì thiếu tiền học phí và các chi phí liên quan học tập”, thì công tác kiểm soát cho vay là một công việc hết sức quan trọng và cần thiết. Nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng nói chung và NHCSXH nói riêng, trong quá trình thực tập tại chi nhánh PGD NHCSXH huyện Tân Kỳ, Nghệ An, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay Học Sinh Sinh viên tại NHCSXH VN chi nhánh huyện Tân Kỳ, Nghệ An” với mong muốn hiểu thêm về chương trình cho vay HSSV cũng như hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay này như thế nào, có những ưu nhược điểm gì, có phù hợp với đặc điểm ngân hàng và có đạt được hiệu quả như mong đợi hay không, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngày một hoàn thiện hơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI VIỆT NAM CHI NHÁNH

HUYỆN TÂN KỲ, TỈNH NGHỆ AN

Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:

Lớp: K43A-KTKT

Niên khóa: 2009 - 2013

Lời Cảm Ơn

Sau thời gian dài nỗ lực cố gắng cùng với sự giúp đỡ của thầy cô, gia đình, bạn

bè và đơn vị thực tập, tôi đã có thể hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp của mình

Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý thầy, cô giáo trường Đạihọc Kinh tế Huế đã trang bị những kiến thức nền tảng cho tôi trong thời gian gần bốnnăm học tại trường

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến thầy giáo Thạc

sĩ Lê Ngọc Mỹ Hằng đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo chi nhánhNHCSXH Tân Kỳ, các cô chú, anh, chị tại phòng Kế toán và phòng Tín dụng đã nhiệttình hướng dẫn, chỉ bảo tôi những kiến thức thực tế cũng như những nghiệp vụ ngânhàng vô cùng bổ ích và quý báu mà những kiến thức này khó có thể có được khi họctrong trường đại học

Sau cùng, tôi muốn cảm ơn gia đình, người thân và bạn bè đã luôn quan tâm,ủng hộ và giúp đỡ tồi để tôi hoàn thành tốt nhất khóa luận của mình

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do kiến thức bản thân còn hạn chế cũng như thờigian thực tập không nhiều nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongquý thầy cô và bạn đọc góp ý để khóa luận được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

Huế, tháng 5 năm 2013Sinh viên thực hiện:

Trương Thị Hiền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ vi

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU vii

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ i

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Tính mới của đề tài 4

PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 5

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ KSNB QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN 5

1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.4 Các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 9

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 9

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 12

1.1.4.5 Giám sát 13

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ quy trình cho vay học sinh, sinh

viên tại ngân hàng chính sách xã hội 15

1.2.1 Những vấn đề chung về cho vay khách hàng học sinh, sinh viên 15

1.2.1.1 Một số khái niệm 15

1.2.1.2 Nguyên tắc cho vay 16

1.2.1.3 Đối tượng HSSV được vay vốn 16

1.2.1.4 Phương thức cho vay 17

1.2.1.5 Điều kiện vay vốn 17

1.2.1.6 Mức vốn và lãi suất cho vay 17

1.2.1.7 Hồ sơ cho vay và quy trình cho vay 18

1.2.2 Kiểm soát quy trình cho vay học sinh, sinh viên 21

1.2.2.1 Các rủi ro của hoạt động cho vay 21

1.2.2.2 Sự cần thiết và mục đích của kiểm soát hoạt động cho vay 22

1.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát 23

1.2.2.4 Những yếu tố ảnh hưởng tới kiểm soát hoạt động cho vay 25

Chương 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI VIỆT NAM, CHI NHÁNH TÂN KỲ, NGHỆ AN 27

2.1 Giới thiệu khái quát về NHCSXH Việt Nam và NHCSXH Việt Nam chi nhánh huyện Tân Kỳ - Nghệ An 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 27

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 29

2.1.3 Các lĩnh vực hoạt động 29

2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý 30

2.1.5 Kết quả đạt được qua 3 năm 2010- 2012 33

2.1.5.1 Tình hình sử dụng lao động 33

2.1.5.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn 34

2.1.5.3 Hoạt động huy động vốn 36

2.1.5.4 Hoạt động tín dụng 37

2.1.6 Kế hoạch chiến lược năm 2013 38

2.2 Thực trạng KSNB quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại chi nhánh ngân

hàng chính sách xã hội Tân Kỳ - Nghệ An 39

2.2.1 Đánh giá rủi ro trong quy trình cho vay học sinh, sinh viên 39

2.2.2 Một số quy định của ngân hàng chính sách xã hội Tân Kỳ, Nghệ An trong quá trình cho vay 42

2.2.3 Thực hiện các công việc kiểm soát quy trình cho vay 43

2.2.3.1 Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ vay vốn 48

2.2.3.2 Tổ chức giải ngân 49

2.2.3.3 Định kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi tiền vay 51

2.2.3.4 Xử lý nợ đến hạn 53

2.2.3.5 Kiểm tra vốn vay 54

2.2.4 Ví dụ minh họa 57

Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI VIỆT NAM, CHI NHÁNH TÂN KỲ, NGHỆ AN 61

3.1 Đánh giá hoạt động cho vay tại ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam chi nhánh Tân Kỳ, Nghệ An 61

3.1.1 Kết quả đạt được 61

3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân 62

3.2 Nhận xét về hệ thống KSNB quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại chi nhánh ngân hàng chính sách xã hội Tân Kỳ, Nghệ An 63

3.2.1 Ưu điểm 63

3.2.2 Tồn tại 65

3.3 Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại chi nhánh ngân hang chính sách xã hội Tân Kỳ, Nghệ An 66

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 72

1 Kết luận 72

2 Kiến nghị 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CBKT Cán bộ kế toánCBTD Cán bộ tín dụng

CN Chi nhánhDTTSĐBKK Dân tộc thiểu số đặc biệt khó khăn

NH Ngân hàngNHCSXH Ngân hàng chính sách xã hộiNHNN Ngân hàng nhà nước

NS&VSMT Nước sạch và vệ sinh môi trườngPGD Phòng giao dịch

PGD Phó giám đốcSXKD VKK Sản xuất kinh doanh vùng khó khănTK&VV Tiết kiệm và vay vốn

UBND Ủy ban nhân dânXKLĐ Xuất khẩu lao động

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Kết cấu tài sản và nguồn vốn của PGD NHCSXH Tân Kỳ giai đoạn

2010 - 2012 35Bảng 2.2: Cơ cấu nguồn vốn cho vay hộ nghèo của NHCSXH huyện Tân Kỳ

(2010 - 2012) 37Bảng 2.3: Doanh số cho vay các chương trình tín dụng NHCSXH Tân Kỳ giai

đoạn 2010 - 2012 38Bảng 2.4: Các rủi ro trong quy trình cho vay 40Bảng 2.5: Các hoạt động kiểm soát trong quy trình cho vay HSSV tại chi nhánh

45Bảng 3.1: Đề xuất hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hạn chế, xử lý rủi ro 67

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức của Ngân hàng Chính sách xã hội 31

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy PGD NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An 32

Sơ đồ 2.3: Quy trình cho vay HSSV 44

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Tên đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay học sinh, sinh

viên tại Ngân hàng Chính sách xã hội Việt Nam, chi nhánh huyện Tân Kỳ, tỉnh Nghệ An”.

Đề tài tập trung tìm hiểu quy trình cho vay học sinh, sinh viên và các hoạt độngkiểm soát chủ yếu nhằm phát hiện và ngăn ngừa rủi ro phát sinh trong quá trình chovay tại chi nhánh NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An Trên cơ sở những phân tích về thựctrạng cụ thể, tôi mạnh dạn đưa ra một số đánh giá, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện

và nâng cao chất lượng công tác kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh Đề tàitrình bày những vấn đề cơ bản sau:

Thứ nhất, lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thốngkiểm soát nội bộ hoạt động cho vay học sinh, sinh viên của NHCSXH nói riêng

Thứ hai, khái quát những hiểu biết cơ bản về NHCSXH và NHCSXH Tân Kỳ,Nghệ An như lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, tình hình hoạt động qua

3 năm 2010 – 2012 và định hướng phát triển trong năm 2013 của chi nhánh

Thứ ba, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB quy trình cho vay học sinh, sinhviên tại chi nhánh NHCSXH Tân Kỳ Trong đó, mô tả về quy trình cho vay được thựchiện tại chi nhánh, đánh giá một số rủi ro có thể gặp phải và những hoạt động kiểmsoát mà chi nhánh áp dụng để ngăn ngừa cũng như hạn chế rủi ro đó

Cuối cùng, trên cơ sở đối chiếu lý thuyết đã học và thực tế tìm hiểu được tại chinhánh, đề tài có một số nhận xét và kiến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay học sinh, sinh viên nói riêng và hoạt độngcho vay tại NHCSXH Tân Kỳ cũng như NHCSXH nói chung

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Mongquý thầy cô và bạn đọc góp ý để đề tài có thể hoàn thiện hơn

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế hiện đại, các nhà kinh tế thường đề cập đến vai trò to lớn của

nó đó là tạo ra một kênh dẫn vốn từ người thừa sang người tạm thời thiêu vốn, với tưcách là người sử dụng cuối cùng Kênh dẫn vốn thông thoáng chắc chắn sẽ tạo đượcmột tác động rất to lớn, đó là người thừa vốn có thể thu được lợi tức, còn người thiếuvốn có thể dựa vào nguồn vay để đáp ứng kịp thời nhu cầu, giải quyết khó khăn đồngthời tạo ra lợi nhuận, nền kinh tế nhờ đó mà phát triển Điều đó có nghĩa là nhờ vàohoạt động của các ngân hàng mà góp một phần không nhỏ tạo cho nền kinh tế pháttriển ổn định, bền vững

Đói nghèo là một bài toán khó mang tính toàn cầu Những năm gần đây, nhờ cóchính sách đổi mới và quan tâm của Đảng và nhà nước, nền kinh tế nước ta tăngtrưởng nhanh, thu nhập quốc nội (GDP) tăng; đại bộ phận đời sống nhân dân đã đượctăng lên một cách rõ rệt Song, một bộ phận không nhỏ dân cư, đặc biệt dân cư ở vùngcao, vùng xâu, vùng xa…đang chịu cảnh nghèo đói, vì nhiều nguyên nhân khác nhautrong đó vấn đề quan trọng không thể không nhắc đến chính là thiếu vốn sản xuất kinhdoanh Sự phân hóa giàu nghèo đang diễn ra mạnh, là vấn đề Đảng và nhà nước đangtìm cách giải quyết Chính vì lẽ đó chương trình xóa đói giảm nghèo là một trongnhững giải pháp quan trọng hàng đầu của chiến lược phát triển kinh tế xã hội nước ta

Chính vì vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định tín dụng Ngân hàng là một mắtxích không thể thiếu trong hệ thống các chính sách phát triển kinh tế xã hội xoá đóigiảm nghèo của Việt Nam

Xuất phát từ những yêu cầu đòi hỏi trên đây, Ngày 04/10/ 2002 Thủ tướngChính phủ đã ký Quyết định số 131/QĐ-TTg thành lập Ngân hàng Chính sách xã hội(NHCSXH) hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, thực hiện chính sách tín dụng ưuđãi đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác Sự ra đời của NHCSXH cóvai trò quan trọng là cầu nối đưa chính sách tín dụng ưu đãi của chính phủ đến với hộnghèo và các đối tượng chính sách khác tạo điều kiện tiếp cận được với các chủtrương, chính sách của Đảng và nhà nước, các hộ nghèo, hộ chính sách có điều kiện

gần gũi với các cơ quan này gần với dân và hiểu dân hơn Chương trình tín dụng ưuđãi, phối hợp lồng ghép có hiệu quả những dự án hỗ trợ xóa đói giảm nghèo, tạo việclàm, nâng cao chất lượng nguồn lực, phát triển thị trường lao động

Việt Nam là một nước đang phát triển, vấn đề nguồn nhân lực có năng lực đang

là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với nền kinh tế và chính trị của đất nước Nhưng dohoàn cảnh khó khăn, rất nhiều học sinh sinh viên không thể theo học tại các trườngnhư khả năng của họ Trong các chương trình tín dụng của NHCSXH Việt Nam, mộtchương trình hỗ trợ đắc lực cho công tác học tập, đào tạo nguồn nhân lực tương lai chođất nước rất quan trọng, đó là chương trình cho vay HSSV theo Quyết định số157/2007/QĐ-TTg ngày 27/9/2007 của Thủ tướng Chính phủ Là một sinh viên được

sử dụng chương trình tín dụng HSSV trong 4 năm theo học tại trường, chương trìnhgần như trở thành người bạn thân quen của không chỉ riêng tôi mà của hàng triệuHSSV trong cả nước Việc sử dụng chương trình tín dụng này cùng với chuyên ngànhtheo học của mình thôi thúc tôi tìm hiểu về quy trình, các hoạt động kiểm soát liênquan đến chương trình cho vay này

Để chương trình cho vay thực sự đạt được hiệu quả, nguồn vốn đến đúng đốitượng vay, phục vụ kịp thời và đúng các đối tượng vay vốn, thực hiện mục tiêu củanhà nước là “không một sinh viên nào phải bỏ học vì thiếu tiền học phí và các chi phíliên quan học tập”, thì công tác kiểm soát cho vay là một công việc hết sức quan trọng

và cần thiết

Nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ trong ngân hàng nói chung và NHCSXH nói riêng, trong quá trìnhthực tập tại chi nhánh PGD NHCSXH huyện Tân Kỳ, Nghệ An, tôi đã chọn đề tài

“Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay Học Sinh Sinh viên tại

NHCSXH VN chi nhánh huyện Tân Kỳ, Nghệ An” với mong muốn hiểu thêm về

chương trình cho vay HSSV cũng như hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vaynày như thế nào, có những ưu nhược điểm gì, có phù hợp với đặc điểm ngân hàng và

có đạt được hiệu quả như mong đợi hay không, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmgóp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngày một hoàn thiện hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

 Tìm hiểu thực trạng việc kiểm soát hoạt động cho vay HSSV tại NHCSXHchi nhánh Tân Kỳ, Nghệ An

 Thông qua việc so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức đã được trang

bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp để góp phần hoàn thiện công táckiểm soát nội bộ quy trình cho vay HSSV tại chi nhánh NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác kiểm soát nội bộ hoạt động chovay HSSV tại chi nhánh NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An

4 Phạm vi nghiên cứu

 Về thời gian: đề tài được bắt đầu nghiên cứu từ 24/01/2012 đến 11/05/2013.Các số liệu thu thập trong đề tài chủ yếu phản ánh tình hình hoạt động trong 3 năm:2010-2012

 Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi NHCSXH chi nhánhTân Kỳ, Nghệ An

 Về nội dung: đề tài tập trung tìm hiểu quy trình cho vay HSSV và các hoạtđộng kiểm soát chủ yếu nhằm hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình chovay tại chi nhánh

5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng để tìmhiểu, tổng hợp lý luận lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế (qua sách, báođiện tử, khóa luận, tạp chí ngân hàng, webside, các tài liệu liên quan…)

 Phương pháp quan sát, phỏng vấn: trong quá trình đi thực tế, tôi đã quan sát

và phỏng vấn các nhân viên của ngân hàng cũng như người vay để tìm hiểu công việcthực tế của họ

 Phương pháp so sánh: Dựa vào những số liệu để tiến hành so sánh, đốichiếu(cả về tương đối lẫn tuyệt đối), thường là so sánh giữa hai năm để tìm ra sự tănggiảm của giá trị giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác

 Phương pháp phân tích số liệu: phương pháp này được sử dụng để tiến hànhphân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được đểđánh giá công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay HSSV tại chi nhánh NHCSXHTân Kỳ, Nghệ An.

6 Tính mới của đề tài

Theo sự tìm hiểu của riêng cá nhân tôi, hiện nay các đề tài về hoạt động kiểmsoát nội bộ quy trình cho vay HSSV nói riêng và kiểm soát nội bộ hoạt động cho vaycác chương trình khác của NHCSXH nói chung đang là rất ít Nguyên nhân này có thểxuất phát từ nhiều lý do như đây là hoạt động mới, ít có các lý thuyết liên quan và việckiểm soát rủi ro cho vay chủ yếu dựa trên tính tự kiểm tra, kiểm soát của quy trình vàcác văn bản quy định Đồng thời, NHCSXH là ngân hàng hoạt động trên nguyên tắckhông vì mục tiêu lợi nhuận, cho vay chủ yếu dựa vào tín chấp nên vấn đề kiểm soát

từ ngân hàng còn chưa hoàn toàn được chú trọng Theo tôi, hệ thống kiểm soát nội bộảnh hưởng và bao trùm lên toàn bộ các hoạt động của ngân hàng và có vai trò rất lớnđối với tất cả các ngân hàng cũng như các tổ chức kinh tế, nên NHCSXH cũng nhưhoạt động cho vay HSSV cũng không phải là ngoại lệ Cũng xuất phát từ sự quan tâmcủa chính mình nên tôi đã quyết định chọn đề tài này

Kết cấu đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống KSNB và KSNB quy trình cho vay HSSV.Chương 2: Thực trạng KSNB quy trình cho vay HSSV tại chi nhánh NHCSXHTân Kỳ, Nghệ An

Chương 3: Một số nhận xét, giải pháp kiến nghị góp phần hoàn thiện hệ thốngKSNB quy trình cho vay HSSV tại NHCSXH chi nhánh Tân Kỳ, Nghệ An

Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ KSNB

QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN

1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public

Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao

gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp

và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of

Treadway Commission): “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau đây: báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ

và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant

-IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương

pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Còn theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, chuẩn mực số 400: “hệ thống kiểm

soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng

và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực

và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt nhưng đều thể hiện chung mục tiêu của hệthống KSNB Có thể tóm gọn rằng hệ thống KSNB bao gồm nhiều hoạt động, biệnpháp, kế hoạch, nội quy, quan điểm được nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên

và thực hiện những hoạt động trong tổ chức KSNB không chỉ giới hạn trong chứcnăng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hànhchính, quản lý sản xuất…

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB có các mục tiêu cơ bản sau đây:

 Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tincậy, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

 Đối với tài sản của đơn vị: KSNB phải thực hiện mục tiêu không để xảy racác rủi so trong quá trình sử dụng và quản lý tài sản Tài sản trong đơn vị gồm cả tàisản hữu hình và vô hình Tùy từng loại tài sản phải thiết kế hệ thống quản lý phù hợp

 Đối với tính tuân thủ: KSNB bảo đảm việc chấp hành luật pháp và các quyđịnh, hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy địnhnội bộ đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được các mục tiêu của đơn vị

 Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp bảo vệ

và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thịphần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Như vậy, mục tiêu mà hệ thống KSNB hướng đến là rất rộng, bao quát lên mọimặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Do

đó, khi thiết kế hệ thống KSNB, nhà quản lý phải biết kết hợp hài hòa các mục tiêutrên để có được một hệ thống KSNB hữu hiệu nhất

1.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.

 Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

 Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

 Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của cơ quan cũng như các quy địnhcủa luật pháp

1.1.4 Các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểmsoát nội bộ được sử dụng khác nhau Theo quan điểm phổ biến hiện nay (báo cáo củaCOSO) thì KSNB gồm có 5 thành phần cơ bản:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát

Để hiểu rõ hơn về hệ thống KSNB, chúng ta tìm hiểu rõ hơn về các thành phầncủa hệ thống

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soátnội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công tynhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soáttạo ra phong thái của tổ chức và có ảnh hưởng tới ý thức về kiểm soát của các nhânviên Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệthống KSNB Để tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của một tổ chức cần chú ý đếncác nhân tố sau:

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và giátrị đạo đức Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức vàcách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việcthực hiện như thế nào Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng và tự mình thực hiệnnhững chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để làm gương cho cấp dưới và ngănchặn các hành vi thiếu đạo đức Cố gắng giảm thiểu những điều kiện hay sức ép có thểdẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực

 Nguyên tắc và phong cách điều hành của Ban giám đốc – Hội đồng quản trị

Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cáchthức điều hành của người quản lý Nếu nhà quản lý có cái nhìn đúng đắn về hệ thốngkiểm soát nội bộ và quan tâm đến sự vận hành của nó thì hoạt động kiểm soát mới cóhiệu lực hơn là nhà quản lý không am hiểu về hoạt động này hay có cái nhìn lệch lạc

về nó Nếu thái độ của lãnh đạo cấp cao là muốn chống đỡ rủi ro, xem trọng kiểm soátthì mọi người trong tổ chức cũng sẽ hiểu được điều này và tôn trọng các quy địnhkiểm soát Ngược lại, nếu họ chấp nhận rủi ro để có mức lợi nhuận mong muốn cao,các hoạt động kiểm soát được xem nhẹ thì chắc chắn các mục tiêu kiểm soát sẽ rất khóthực hiện được.

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức, thựcchất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, phòng bantrong đơn vị Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành,kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộcvào quy mô và tính chất hoạt động của mỗi đơn vị

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó giúp cho mỗi cá nhân,thành viên trong đơn vị hiểu được trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của công việc mìnhcũng như sự tác động của công việc đó đối với các cá nhân, bộ phận khác Cách thứcphân định tốt nhất nên được thực hiện bằng văn bản, như vậy thì môi trường kiểm soát

sẽ được đảm bảo chặt chẽ hơn, các cấp dưới có thể dễ dàng thực hiện công việc củamình và không lạm dụng được quyền hạn

 Chính sách nhân sự

Nhân tố con người là khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ.Các chính sách nhân sự có ảnh hưởng đến trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viênngân hàng Việc thực hiện những chính sách về nguồn nhân lực có hợp lý hay khônggóp phần tạo cho doanh nghiệp có một môi trường kiểm soát thuận lợi hay khôngthuận lợi Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng vềđánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có nănglực, đáng tin cậy góp phần tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện vàkết quả của các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được cácmục tiêu hoặc chỉ mang tính hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém.Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủtục kiểm soát Tuy nhiên, môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tụckiểm soát

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Rủi ro là bất cứ điều gì có khả năng ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp, cónhững rủi ro xâm nhập từ bên ngoài doanh nghiệp, cũng như phát sinh bên trongdoanh nghiệp Trong thực tế không có bất kỳ một biện pháp nào có thể loại bỏ hoàntoàn các rủi ro Rủi ro doanh nghiệp được chia thành các nhóm chính sau:

Rủi ro trong kinh doanh: là tất cả những yếu tố rủi ro phát sinh từ môi trườngkinh doanh bên ngoài Doanh nghiệp:chính trị, xã hội, khoa học công nghệ, nhà cungcấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh

Rủi ro trong hoạt động: là các rủi ro về vi phạm quy định chính sách nội bộ củacông ty hoặc các hoạt động gian lận như: tham ô, mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạmdụng, phá hoại…

Rủi ro tuân thủ: là các rủi ro liên quan đến pháp luật, hay chính là những việcviphạm các văn bản pháp luật của nhà nước

Rủi ro tài chính: là những rủi ro liên quan đến các thiệt hại có thể xảy ra đối với thịtrường tài chính do sự thay đổi của các biến số tài chính: giá cả, lãi suất, tỷ giá hối đoái

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi, điều này có nghĩa là chúng ta phải thừa nhận

sự tồn tại của nó và cần xây dựng các biện pháp phù hợp để giảm thiểu tác động củachúng Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý cần tiến hành theo các bước sau:

 Thiết lập các mục tiêu cả tổ chức bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu riêngcủa từng hoạt động

 Nhận diện và phân loại rủi ro

 Tinh toán, cân nhắc mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất khi rủi roxảy ra

 Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp với từngloại rủi ro

 Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh phương pháp phòng chống cho thích hợpvới từng trường hợp nếu cần thiết

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, quy trình, thông lệ được xây dựng nhằmđảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do cấp quản lý điều hành đặt ra và cácquy trình giảm thiểu rủi ro liên quan Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau cóthể được thực hiện

Những hoạt động kiểm soát chung chủ yếu trong đơn vị:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép bất cứ một thành viên nàođược giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Mụcđích của hoạt động này là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soátmọi mặt của một nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra và nhân viên giấu đi saiphạm của mình Các nhân viên cùng thực hiện có thể kiểm soát lẫn nhau, phát hiện vàsữa chữa sai sót kịp thời, tránh gian lận

Ví dụ như nên tách biệt chức năng của kế toán và chức năng bảo quản tài sảnnhằm tránh việc tham ô tài sản và che dấu hành vi của mình bằng việc sửa đổi sổ sách

kế toán

 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn.

Phê chuẩn chia làm 2 loại là phê chuẩn chung áp dụng cho toàn đơn vị và phêchuẩn cụ thể áp dụng cho từng nghiệp vụ Đối tượng được quyền phê chuẩn phải giữmột vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ.

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Để thực hiện đượcđiều này, cần đảm bảo các điều sau:

Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh hoặc càng sớm càng tốt

Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời: chứng từ chỉ đi qua các bộphận có liên quan, được xử lý nhanh chóng để truyền cho bộ phận tiếp theo

Sổ sách phải đóng chắc chắn, có đánh số trang, có chữ ký của người kiểmsoát đầy đủ.

Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn các nghiệp vụ đúng đắn.

Có 2 loại phê chuẩn là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Cần đảm bảo rằngcác nghiệp vụ được phê chuẩn người người có thẩm quyền hợp lý, phê chuẩn trongphạm vi thẩm quyền cho phép

Phê chuẩn chung: Là các quy định người quản lý ban hành áp dụng chungcho toàn đơn vị

Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt các trường hợpnghiệp vụ riêng biệt cụ thể

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách.

Bảo vệ vật chất đối với sổ sách, chứng từ là rất cần thiết, xây dựng lại sổ sách bịmất hay bị tiêu hủy rất tốn kém và mất thời gian Việc so sánh, đối chiếu giữa các sổsách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải thực hiện định kỳ để pháthiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời, đồng thời phát hiệnnhững yếu kém trong thủ tục kiểm soát

Đối với những chương trình tin học hay cơ sở dữ liệu quan trọng ảnh hưởngtrực tiếp đến tình hình kinh doanh thì phải hạn chế tiếp cận, chỉ cho phép những ngườiliên quan truy cập và có mật khẩu và tên truy cập riêng cho từng người

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện.

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân, bộ phận khác với cá nhân, bộphận đang thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập xem xét lại các thủ tục kiểm soát cóđược thực hiện đầy đủ hay không Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thốngKSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một có chếthường xuyên kiểm tra xét soát lại Bên cạnh đó, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốtvẫn có thể xảy ra hành vi cố tình sai phạm, tham ô Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ

bị mất đi nếu như người thực hiện thẩm tra không độc lập với đối tượng kiểm tra vớibất kỳ lý do nào

 Phân tích rà soát.

Đây là hoạt động xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh

số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan Ưuđiểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biếnđộng bất thường để kịp thời đối phó, các nhà quản lý cũng có thể thay đổi kịp thờichiến lược hoặc kế hoạch hay có những điều chỉnh thích hợp

Hoạt động kiểm soát trong ngân hàng:

 Kiểm soát quản lý: là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, donhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Kiểm soát quản lý diễn

ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế KSNB của ngân hàng

 Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểmtra lại các công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, chophép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo

 Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảmbảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng

 Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoạt động vàgiao dịch diễn ra trong ngân hàng

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông có nghĩa là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi

ro, các hoạt động kiểm soát và các hoạt động đều phải được báo cáo lên cấp trên,chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một DN Hệ thống thông tin

và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễnắm bắt và đúng người có thẩm quyền

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnhđạo và những người có thẩm quyền

Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp

độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tinđược cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cánhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý)cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệthại cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếpcận của những người không có thẩm quyền

Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai,hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

1.1.4.5 Giám sát

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảoviệc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Điều quan trọng trong giámsát là phải xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và cócần sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạtđược kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện hoạt động kiểm tra, giám sát thường xuyênhoặc định kỳ do kiểm toán viên nội bộ độc lập với những cá nhân chịu trách nhiệmhoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Hệ thống hoạt động tốt nếu:

Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉtiêu, kế hoạch đã định Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biệnpháp điều chỉnh thích hợp

Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên mônthích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và choban lãnh đạo

Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểmtoán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụtrách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc

Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnhđạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy địnhcủa doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uytín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình Người đánhgiá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB , phải xác định được làm thế nào để

hệ thống thực sự hoạt động, như vậy việc giám sát, đánh giá mới có hiệu quả cao

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được đầu tư xây dựng hợp lý, chặt chẽ, vữngmạnh thế nào, được thiết kế hoàn hảo ra sao vẫn không hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ, hệthống KSNB không chỉ phụ thuộc vào cấu trúc xây dựng ban đầu của nó mà còn phụthuộc rất lớn vào nhân tố con người, những chủ thể hoạt động chính của hệ thống Nóicách khác, hoạt động kiểm soát không thể bảo đảm tuyệt đối cho các mục tiêu kiểmsoát do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống như:

Ban giám đốc thường xuyên yêu cầu chi phí cho một thủ tục kiểm soát khôngvượt qua những lợi ích mà hoạt động đó mang lại

Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp

vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc

Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viêntrong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị Luôn

có khả năng ban quản lý lạm dụng quyền hạn của mình thực hiện những mưu đồ riêng

Do sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạmdụng đặc quyền của mình

Vì những hạn chế trên đây nên khi thiết kế hệ thống KSNB các nhà quản lýphải chú ý đến nhiều yếu tố, phải xác định được những rủi ro có thể chấp nhận được

và không chấp nhận được, chấp nhận ở mức nào và phải làm gì để quản lý rủi ro, lựachọn các thủ tục kiểm soát phù hợp, chú ý mối quan hệ giữa kiểm soát chung và kiểmsoát cụ thể, đồng thời cân nhắc giữa lợi ích và chi phí

1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại ngân hàng chính sách xã hội

1.2.1 Những vấn đề chung về cho vay khách hàng học sinh, sinh viên

Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ tại Nghị định số 78/ 2002/ NĐ - CP ngày 04/10/ 2002 về tín dụng với người nghèo và các đối tượng chính sách

Căn cứ Quyết định số 131/ 2002/ QĐ - TTg ngày 04/ 10/ 2002 của thủ tướngchính phủ về việc thành lập NHCSXH

Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của NHCSXH ban hành kèm theoQuyết định số 16/ 2003/ QĐ - TTg ngày 22/ 01/ 2003 của Thủ tướng Chính phủ

Căn cứ Quyết định số 51/ 1998/ QĐ - TTg ngày 02/ 03/ 1998 của Thủ tướngchính phủ về việc thành lập Quỹ tín dụng đào tạo

Căn cứ Quyết định số 107/ 2006/ QĐ - TTg của Thủ tướng chính phủvề tíndụng đối với HSSV thay thế Quyết định số 51/ 1998/ QĐ - TTg

Căn cứ Quyết định số 157/ 2007/ QĐ - TTgcủa Thủ tướng chính phủ về tín dụngđối với HSSV có hoàn cảnh khó khăn, thay thế quyết định số 107/2006/QĐ- TTG

Căn cứ Công văn số 2162A/ NHCS - TD về hướng dẫn cho vay HSSV theoQuyết định 157/ 2007/ QĐ - TTg của Thủ tướng chính phủ

1.2.1.1 Một số khái niệm

 Cho vay HSSV là việc sử dụng các nguồn lực tài chính do nhà nước huy động

để cho HSSV có hoàn cảnh khó khăn đang theo học tại các trường đại học (hoặc tươngđương đại học), cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và tại các cơ sở đào tạo nghề đượcthành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam vay nhằm góp phần trangtrải chi phí cho việc học tập, sinh hoạt của HSSV trong thời gian theo học tại trường baogồm: tiền học phí, chi phí mua sắm sách vở, phương tiện học tập, chi phí ăn, ở, đi lại

 Thời hạn cho vay là khoảng thời gian được tính từ ngày đối tượng được vay

vốn bắt đầu nhận vốn vay cho đến ngày trả hết nợ (gốc và lãi) được ghi trong hợpđồng tín dụng Thời hạn cho vay bao gồm thời hạn phát tiền vay và thời hạn trả nợ

 Thời hạn phát tiền vay là khoảng thời gian tính từ ngày đối tượng được vay

vốn nhận món vay đầu tiên cho đến ngày học sinh, sinh viên kết thúc khoá học, kể cảthời gian học sinh, sinh viên được các trường cho phép nghỉ học có thời hạn và được

bảo lưu kết quả học tập (nếu có) Thời hạn phát tiền vay được chia thành các kỳ hạnphát tiền vay do Ngân hàng Chính sách xã hội quy định hoặc thoả thuận với đối tượngđược vay vốn.

 Thời hạn trả nợ là khoảng thời gian tính từ ngày đối tượng được vay vốn trả

món nợ đầu tiên đến ngày trả hết nợ (gốc và lãi) Đối với các chương trình đào tạo cóthời gian đào tạo không quá một năm, thời hạn trả nợ tối đa bằng 2 lần thời hạn pháttiền vay, đối với các chương trình đào tạo khác, thời hạn trả nợ tối đa bằng thời hạnphát tiền vay Thời hạn trả nợ được chia thành các kỳ hạn trả nợ do Ngân hàng Chínhsách xã hội quy định

 Gia hạn nợ vay là việc tổ chức tín dụng chấp thuận kéo dài thêm một khoảng

thời gian trả nợ gốc hoặc lãi vốn vay vượt quá thời hạn cho vay đã thỏa thuận trước đótrong hợp đồng tín dụng

 Kỳ hạn trả nợ là khoảng thời gian trong thời hạn cho vay đã được thỏa thuận

giữa tổ chức tín dụng và khách hàng mà tại cuối mỗi khoảng thời gian đó khách hàngphải trả một phần hoặc toàn bộ vốn vay cho tổ chức tín dụng

1.2.1.2 Nguyên tắc cho vay

NHCSXH là ngân hàng chủ yếu sử dụng nguồn lực từ nguồn ngân sách nhànước, số tiền gửi của các cá nhân khác chiếm tỷ lệ nhỏ hơn Do vậy, khi thực hiện hoạtđộng cấp tín dụng, các ngân hàng phải luôn đảm bảo các nguyên tắc nhất định, đâycũng chính là sự đảm bảo cho quá trình tồn tại và phát triển của ngân hàng cũng nhưvận dụng tối đa hiệu quả nguồn lực của nhà nước

Các nguyên tắc đó là:

 Sử dụng vốn đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng

 Hoàn trả nợ gốc và lãi đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng

1.2.1.3 Đối tượng HSSV được vay vốn

Học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn theo học tại các trường đại học(hoặc tương đương đại học), cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và tại các cơ sở đàotạo nghề được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, gồm:

 Học sinh, sinh viên mồ côi cả cha lẫn mẹ hoặc chỉ mồ côi cha hoặc mẹ nhưngngười còn lại không có khả năng lao động

 Hộ gia đình có mức thu nhập bình quân đầu người tối đa bằng 150% mức thunhập bình quân đầu người của hộ gia đình nghèo theo quy định của pháp luật.

 Học sinh, sinh viên mà gia đình gặp khó khăn về tài chính do tai nạn, bệnhtật, thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh trong thời gian theo học có xác nhận của Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú

1.2.1.4 Phương thức cho vay

Việc cho vay đối với học sinh, sinh viên được thực hiện theo phương thức cho vaythông qua hộ gia đình Đại diện hộ gia đình là người trực tiếp vay vốn và có trách nhiệmtrả nợ Ngân hàng Chính sách xã hội

Trường hợp học sinh, sinh viên mồ côi cả cha lẫn mẹ hoặc chỉ mồ côi cha hoặc

mẹ nhưng người còn lại không có khả năng lao động, được trực tiếp vay vốn tại Ngânhàng Chính sách xã hội nơi nhà trường đóng trụ sở

1.2.1.5 Điều kiện vay vốn

 Học sinh, sinh viên đang sinh sống trong hộ gia đình cư trú hợp pháp tại địaphương nơi cho vay có đủ các tiêu chuẩn quy định tại mục 1.2.1.3

 Đối với học sinh, sinh viên năm thứ nhất phải có giấy báo trúng tuyển hoặcgiấy xác nhận được vào học của nhà trường

 Đối với học sinh, sinh viên từ năm thứ hai trở đi phải có xác nhận của nhàtrường về việc đang theo học tại trường và không bị xử phạt hành chính trở lên về cáchành vi: cờ bạc, nghiện hút, trộm cắp, buôn lậu

1.2.1.6 Mức vốn và lãi suất cho vay

Mức vốn cho vay:

 Mức vốn cho vay tối đa là:

Quyết định 157/ 2007/ QĐ - TTg: 800.000 đồng/tháng/ sinh viên

Quyết định 2077/QĐ-TT g ngày 15/11/2010: 900 nghìn đồng/ tháng/ sinh viên

Quyết định 853/QĐ-TTg ngày 3/6/2011: 1 triệu đồng/tháng/ sinh viên

 Ngân hàng Chính sách xã hội quy định mức cho vay cụ thể đối với học sinh,sinh viên căn cứ vào mức thu học phí của từng trường và sinh hoạt phí theo vùngnhưng không vượt quá mức cho vay quy định tại khoản 1 Điều này

 Khi chính sách học phí thay đổi của Nhà nước có thay đổi và giá cả sinh hoạt

có biến động, Ngân hàng Chính sách xã hội thống nhất với Bộ trưởng Bộ Tài chínhtrình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định điều chỉnh mức vốn cho vay

Lãi suất cho vay

 Các khoản cho vay từ 01/10/2007 trở đi được áp dụng lãi suất cho vay0,5%/tháng, từ 01/08/2011 lãi suất là 0,65%/tháng

 Các khoản cho vay từ 30/9/2007 trở về trước còn dư nợ đến ngày 30/9/2007vẫn được áp dụng lãi suất cho vay đã ghi trên Hợp đồng tín dụng hoặc Sổ TK&VV hoặcKhế ước nhận nợ cho đến khi thu hồi hết nợ

 Lãi suất nợ quá hạn bằng 130% lãi suất khi cho vay

1.2.1.7 Hồ sơ cho vay và quy trình cho vay

a Hồ sơ cho vay và bước nhận, xét duyệt hồ sơ

♦ Đối với hộ gia đình

Hồ sơ cho vay bao gồm

Giấy đề nghị vay vốn kiêm Khế ước nhận nợ ( mẫu số 01/TD) kèm Giấy xácnhận của nhà trường (bản chính) hoặc Giấy báo nhập học (bản chính hoặc bản photo

có công chứng)

Danh sách hộ gia đình có HSSV đề nghị vay vốn với NHCSXH (mẫu 03/TD)

Biên bản họp tổ TK & VV (mẫu số 10/TD)

Thông báo kết quả phê duyệt cho vay (mẫu số 04/TD)

Quy trình cho vay

Người vay viết Giấy đề nghị vay vốn ( mẫu số 01/TD) kèm Giấy xác nhận củanhà trường hoặc Giấy báo nhập học gửi cho Tổ TK & VV

Tổ TK & VV nhận được hồ sơ xin vay của người vay, tiến hành họp Tổ để bìnhxét cho vay, kiểm tra các yếu tố trên Giấy đề nghị vay vốn, đối chiếu với đối tượng xinvay đúng với chính sách vay vốn của Chính phủ Trường hợp người vay chưa là thànhviên của Tổ TK & VV thì Tổ TK & VV tại thôn đang hoạt động

Sau khi có xác nhận của UBND cấp xã, Tổ TK & VV gửi toàn bộ hồ sơ đề nghịvay vốn cho NHCSXH để làm thủ tục phê duyệt cho vay

NHCSXH nhận được hồ sơ do Tổ TK & VV gửi đến, cán bộ NHCSXH đượcGiám đốc phân công thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của hồ

sơ vay vốn, trình Trưởng phòng tín dụng ( Tổ trưởng tín dụng) và Giám đốc phê duyệt

cho vay Sau khi phê duyệt, NHCSXH lập thông báo kết quả phê duyệt cho vay (mẫu

số 04/TD) gửi UBND cấp xã

UBND cấp xã thông báo cho tổ chức chính trị - xã hội cấp xã (đơn vị nhận uỷthác cho vay) và Tổ TK & VV để thông báo cho người vay đến điểm giao dịch tại xãhoặc trụ sở NHCSXH nơi cho vay để nhận tiền vay

♦ Đối với HSSV mồ côi vay trực tiếp tại NHCSXH

Hồ sơ cho vay bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ (mẫu số

01/TD) kèm Giấy xác nhận của nhà trường (bản chính) hoặc Giấy báo nhập học (bảnchính hoặc photo có công chứng)

Quy trình cho vay

Người vay viết Giấy đề nghị vay vốn (mẫu số 01/TD) có xác nhận của nhàtrường đang theo học tại trường và là HSSV mồ côi có hoàn cảnh khó khăn gửiNHCSXH nơi nhà trường đóng trụ sở

Nhận được hồ sơ xin vay, NHCSXH xem xét cho vay, thu hồi nợ (gốc, lãi) vàthực hiện các nội dung khác theo quy định tại văn bản 2162A/NHCS-TD

b Tổ chức giải ngân

Việc giải ngân của NHCSXH được thực hiện mỗi năm 02 lần vào các kỳ học

Số tiền giải ngân từng lần căn cứ vào mức cho vay tháng và số tháng củatừng học kỳ

Giấy xác nhận của nhà trường hoặc giấy báo nhập học được sử dụng làm căn

cứ giải ngân cho 2 lần của năm học đó Để giải ngân cho năm học tiếp theo

Đến kỳ giải ngân, người vay mang chứng minh nhân dân, Khế ước nhận nợ đếnđiểm giao dịch quy định của NHCSXH để nhận tiền vay Trường hợp, người vay khôngtrực tiếp đến nhận tiền vay được uỷ quyền cho thành viên trong hộ lĩnh tiền nhưng phải cógiấy uỷ quyền có xác nhận của UBND cấp xã Mỗi lần giải ngân, cán bộ Ngân hàng ghiđầy đủ nội dung và yêu cầu người vay ký xác nhận tiền vay theo quy định

NHCSXH có thể giải ngân bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người vaytheo phương thức NHCSXH nơi cho vay chuyển tiền cho HSSV nhận tiền mặt tại trụ

sở NHCSXH nơi gần trường học của HSSV hoặc chuyển khoản cho HSSV đóng họcphí cho nhà trường theo đề nghị của người vay

c Định kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi tiền vay

Khi giải ngân số tiền cho vay của kỳ học cuối cùng, NHCSXH nơi cho vaycùng người vay thoả thuận việc định kỳ hạn trả nợ của toàn bộ số tiền cho vay Ngườivay phải trả nợ gốc và lãi tiền vay lần đầu tiên khi HSSV có việc làm, có thu nhậpnhưng không quá 12 tháng kể từ ngày HSSV kết thúc khoá học Số tiền cho vay đượcphân kỳ trả nợ tối đa 6 tháng 1 lần, phù hợp với khả năng trả nợ của người vay doNgân hàng và người vay thoả thuận ghi vào Khế ước nhận nợ

Trường hợp người vay vốn cho nhiều HSSV cùng một lúc, nhưng thời hạn ratrường của từng HSSV khác nhau, thì việc định kỳ hạn trả nợ được thực hiện khi giảingân số tiền cho vay kỳ học cuối của HSSV ra trường sau cùng

d Thu nợ gốc

Việc thu nợ gốc được thực hiện theo phân kỳ trả nợ đã thoả thuận trong Khếước nhận nợ

Trường hợp người vay có khó khăn chưa trả được nợ gốc theo đúng kỳ hạn trả

nợ thì được theo dõi vào kỳ hạn trả nợ tiếp theo

e Thu lãi tiền vay

Lãi tiền vay được tính kể từ ngày người vay nhận món vay đầu tiên đến ngàytrả hết nợ gốc NHCSXH thoả thuận với người vay trả lãi theo định kỳ tháng hoặc quýtrong thời hạn trả nợ Trường hợp, người vay có nhu cầu trả lãi theo định kỳ hàngtháng, quý trong thời hạn phát tiền vay thì NHCSXH thực hiện thu theo yêu cầu củangười vay

Nhà nước có chính sách giảm lãi suất đối với trường hợp người vay trả nợ trướchạn Đối với các khoản nợ quá hạn, thu nợ gốc đến đâu thì thu lãi đến đó; trường hợpngười vay thực sự khó khăn có thể ưu tiên thu gốc trước, thu lãi sau

f Giảm lãi tiền vay

Số tiền lãi được giảm tính trên số tiền gốc trả nợ trước hạn và thời gian trả nợtrước hạn của người vay

Mức lãi suất được giảm bằng 50% lãi suất cho vay

Số tiền lãi được giảm cho mỗi lần trả nợ trước hạn được tính theo công thức sau:

x

Số ngày trả nợ trước hạn

x Lãi suất cho vay x 50%

30 ngày

Số ngày trả nợ trước hạn được tính từ ngày trả nợ đến ngày trả nợ cuốicùng ghitrên khế ước nhận nợ.

h Chuyển nợ quá hạn

Trường hợp, người vay không trả nợ đúng hạn theo kỳ hạn trả nợ cuối cùng vàkhông được NHCSXH cho gia hạn nợ thì chuyển toàn bộ số dư nợ sang nợ quá hạn

Sau khi chuyển nợ quá hạn, ngân hàng nơi cho vay phối hợp với chính quyền

sở tại, các tổ chức chính trị xã hội, Tổ TK&VV và tổ chức, cá nhân sử dụng lao động

là HSSV đã được vay vốn để thu hồi nợ Trường hợp, người vay có khả năng trả nợnhưng không trả thì xem xét chuyển hồ sơ sang cơ quan pháp luật để xử lý thu hồivốn theo quy định của pháp luật

1.2.2 Kiểm soát quy trình cho vay học sinh, sinh viên

1.2.2.1 Các rủi ro của hoạt động cho vay

Căn cứ vào tài khoản 01 Điều 02 của Quy định về phân loại nợ, trích lập và sửdụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của các tổ chức tíndụng (Ban hành theo quyết định 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/05/2005 của Thống đốc

NHNN VN) thì " Rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng là khả

năng xảy ra tổn thất trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng do khách hàng không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện nghĩa vụ của mình theo cam kết".

Các nguyên nhân khách quan quy định tại khoản 3 Điều 5 quy chế ban hành kèmtheo Quyết định số 50/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ bao gồm các trường hợp

cụ thể sau:

Khách hàng vay vốn, HSSV vay vốn thông qua hộ gia đình: bị mất năng lựchành vi dân sự; người lao động bị tai nạn nghề nghiệp trong quá trình lao động ở nướcngoài; ốm đau thường xuyên, mắc bệnh tâm thần, có hoàn cảnh khó khăn đặc biệtkhông nơi nương tựa; chết; mất tích hoặc bị tuyên bố là chết, mất tích mà không còntài sản để trả nợ, không có người thừa kế hoặc người thừa kế thực sự không có khảnăng trả nợ thay cho khách hàng.

Nguyên nhân chủ quan:

 Do người vay cố tình sử dụng vốn sai mục đích: vay ké, xâm tiêu,… cố tìnhgian lận trong quá trình vay

 Do cán bộ ngân hàng gian lận, kết cấu cố tình thực hiện cho vay vốn sai đốitượng, sai mục đích nhằm trục lợi

1.2.2.2 Sự cần thiết và mục đích của kiểm soát hoạt động cho vay

Việc kiếm soát hoạt động cho vay giúp ngân hàng nhận biết một cách kịp thờinhững rủi ro, sai sót trong quá trình cho vay, từ đó có hướng điều chỉnh và giải pháp

xử lý kịp thời, bảo vệ lợi ích của ngân hàng cũng như người vay Mặc dù trước khichấp thuận cho vay, ngân hàng cũng đã có các bước thẩm định, xét duyệt cho vay,chấp nhận mức rủi ro nhất định của khoản vay nhưng người vay có động cơ mạo hiểmhơn khi vay được tiền Bởi tâm lý của con người có sự khác nhau giữa vốn tự có vàvốn vay Nghiên cứu cho thấy phần lớn các ngân hàng sẽ gặp khó khăn rất lớn nếu nhưkhông kiểm soát tốt các vấn đề sau khi giải ngân

Kiểm soát còn giúp ngân hàng kiểm tra được hoạt động, hiệu quả công việc củacác nhân viên với các nhiệm vụ tương ứng, phát hiện những lỗi thường gặp có biệnpháp xử lý và khắc phục như thông qua các đợt tập huấn, trao đổi kinh nghiệm giữacác cá nhân, phòng ban

Kiểm soát danh mục tín dụng giúp ngân hàng quản lý kết cấu danh mục tíndụng đảm bảo tuân thủ đúng chính sách tín dụng và các quy định pháp lý trong hoạtđộng tín dụng, hướng tới mục tiêu giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn vốn củangân hàng

1.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát

 Phê duyệt

Cơ chế phê duyệt cần được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quy trình chovay và đối tượng được quyền phê duyệt phải giữ một vị trí tương xứng với bản chất và

ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó

Phê duyệt có 2 loại là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể

Phê duyệt chung liên quan đến các hoạt động mang tính tổng quát cho toànngân hàng, như vấn đề gia hạn nợ, vấn đề phê duyệt cho vay

Phê duyệt cụ thể là việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho một nghiệp vụ nào

đó Trong suốt quá trình cho vay, từ khi bắt đầu là xét duyệt của cán bộ tín dụng vàcấp cao về việc cho vay hay không, sau đó là việc giải ngân cũng cần có đầy đủ chữ kýcủa người có thẩm quyền Hoạt động phê duyệt này nhằm giảm rủi ro các nghiệp vụkhông được phép vẫn được thực hiện

 Bảo vệ tài sản

Các hoạt động kiểm soát cần thực hiện nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, để thựchiện được điều này, cần:

 Chỉ thực hiện giải ngân khi việc cho vay đã được duyệt

 Kiểm tra đối chiếu trước khi giải ngân

 Kiểm tra việc sử dụng vốn vay sau khi giải ngân, xử lý những trường hợp vaykhi khách hàng không trả nợ nếu thấy cần thiết

 Quy định cụ thể việc bảo quản, sử dụng tài liệu, hồ sơ liên quan đến khoản vay

 …

 Bất kiêm nhiệm

Quy trình cho vay muốn có hiệu quả tốt cần thực hiện tốt việc bất kiêm nhiệm,tách chức năng của các bộ phận có khả năng gian lận với nhau, cụ thể là cần tách biệtcác bộ phận, chức năng sau:

 Bộ phận kế toán với bộ phận tín dụng

 Bộ phận tín dụng với thủ quỹ

 Bộ phận kế toán với thủ quỹ (đặc biệt là thủ quỹ với kế toán thanh toán )

Đối chiếu

Một hoạt động kiểm soát chiếm vai trò không nhỏ là đối chiếu Sự đối chiếugiúp ngân hàng so sánh những chỉ tiêu có liên quan với nhau để có những phát hiệnkịp thời và điều chỉnh thích hợp Những chỉ tiêu cần đối chiếu có thể kể đến là:

 Đối chiếu nhu cầu cho vay với hạn mức tín dụng của khách hàng

 Đối chiếu sự khớp đúng của hồ sơ vay vốn chứng từ trước khi ghi sổ, nhập liệu

 Đối chiếu sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ chứng từ và người vay (nhưđối chiếu sự khớp đúng giữa CMND và người vay, giữa người nhận tiền và người cótên trong hồ sơ vay vốn,…) để giải ngân đúng đối tượng

 Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán

 Hệ thống chứng từ sổ sách

Chứng từ là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng như làbiểu hiện của quy trình nghiệp vụ thông qua chữ ký, số liên đã phát hành và quá trìnhluân chuyển qua các cá nhân hay bộ phận liên quan Do đó, việc kiểm soát hệ thốngchứng từ sổ sách là rất quan trọng, cần quan tâm các vấn đề sau:

 Chứng từ cần được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết

 Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được đánh

số trước

 Có đầy đủ chữ ký trên chứng từ của người có thẩm quyền tương ứng

 Kiểm tra số liên của chứng từ, mục đích và người giữ các liên của chứng từ đó

 Chứng từ cần được đánh số liên tục, hợp đồng phải đánh dấu giáp lai nếu là

tờ rời

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Để đảm bảo thông tin được bảo mật và mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể chohoạt động của mình, cần thực hiện tốt quá trình xử lý thông tin

 Về đối tượng sử dụng: mỗi nhân viên được quyền tiếp xúc với phần mềm đều

có mật khẩu truy cập và tên truy cập riêng Phân quyền truy cập cho các đối tượng sửdụng Những người ngoài không được phép truy cập vào hệ thống nếu không được sựchấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống

 Về dữ liệu: cần đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục; người quản trị hệ thống

là người nhập dữ liệu gốc

 Kiểm tra, giám sát

Kiểm tra, theo dõi là hoạt động kiểm soát cần được thực hiện liên tục, thườngxuyên và xuyên suốt quá trình cho vay Từ khi xét duyệt hồ sơ khách hàng đến việcgiải ngân và sau cho vay, ngân hàng cần kiểm tra sự phù hợp của điều kiện vay, khoảnvốn vay sử dụng có đúng mục đích hay không… Định kỳ, ngân hàng tổ chức các đợtkiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, đôn đốc khách hàng trả nợ khi đến hạn, quá hạntrả tiền gốc và lãi Kiểm tra việc gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn…

1.2.2.4 Những yếu tố ảnh hưởng tới kiểm soát hoạt động cho vay

Hoạt động kiểm soát cho vay được thực hiện hiệu quả hay không không chỉ dokết cấu ban đầu của nó mà còn chịu sự ảnh hưởng lớn từ các yếu tố khác

 Những yếu tố từ phía ngân hàng:

Cán bộ tín dụng.

CBTD được coi là “đội ngũ tiên phong” chống lại những vấn đề rủi ro tín dụng.Bởi vì cán bộ tín dụng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là người trực tiếp xétduyệt hồ sơ vay vốn cũng là người thực hiện việc kiểm tra sau khi cho vay; CBTDđồng thời là người đầu tiên trong ngân hàng biết về những thay đổi trong chất lượngtín dụng Chất lượng tín dụng có thể suy giảm từ những đánh giá tín dụng sai lệch lúcđầu, những mối quan hệ cá nhân và những mối quan hệ phát sinh giữa cán bộ tín dụng

và người vay Ngân hàng cần khắc phục những điều này bằng cách hình thành môitrường mà trong đó thể hiện rõ CBTD được tin tưởng theo dõi chất lượng tín dụng;CBTD có trách nhiệm trao đổi thông tin về những khoản vay mà họ chịu trách nhiệmvới những người có liên quan

Ngoài ra, khả năng của CBTD cũng chiếm một phần rất quan trọng trong kiểmsoát cho vay Ngoài khả năng chuyên môn là dự báo, phân tích ngành, phân tích tàichính, kiến thức pháp luật, hoạt động kiểm soát tín dụng đòi hỏi CBTD cần có các kỹnăng sau:

Kỹ năng thu thập thông tin: thu thập được càng nhiều thông tin và thông tincàng tin cậy càng tốt

Kỹ năng phân tích, tổng hợp vấn đề: kiểm soát tín dụng bao gồm việc kiểmsoát nhiều yếu tố nhưng cần biết cách tổng hợp các yếu tố với nhau để đưa ra những

nhận định có ý nghĩa, cần nhận biết vấn đề nào mang tính tạm thời vấn đề nào mangtính dài hạn để có cách khắc phục.

Nhạy bén trong việc phát hiện các dấu hiệu cảnh bảo cũng như phải tỉnh táotrước bất kỳ cơ hội kinh doanh nào

Kỹ năng xử lý nợ xấu, mối quan hệ và hợp tác với các cơ quan có thẩmquyền như chính quyền địa phương, tòa án…

Máy móc, công nghệ trong ngân hàng.

Máy móc, công nghệ và thiết bị kỹ thuật trong ngân hàng cũng là một trongnhững nhân tố tác động lớn đến hoạt động kiểm soát tín dụng, đặc biệt là trong thời đạikhoa học công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay Một ngân hàng được trang bị máymóc hiện đại, phương tiện kỹ thuật cao sẽ tạo điều kiện đơn giản hóa các thủ tục, rútngắn thời gian thẩm định đối với từng khách hàng, từ đó tiết kiệm được rất nhiều thờigian dành cho kiểm soát tín dụng Sự hỗ trợ các phương tiện kỹ thuật hiện đại giúp choviệc thu thập thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, làm tiền đề cho hoạt động kiểm soátđạt hiệu quả cao hơn

 Những yếu tố từ phía khách hàng

Hoạt động kiểm soát có được thực hiện hiệu quả hay không chịu tác động rấtlớn từ đối tượng đi vay, đó là những người vay của ngân hàng Những yếu tố từ kháchhàng có thể kể đến như sau:

Sự hợp tác của khách hàng: Việc cung cấp các thông tin cho ngân hàng lànghĩa vụ bắt buộc của khách hàng Tuy nhiên, không phải khách hàng nào cũng nhậnthức đầy đủ nghĩa vụ này Do đó, hoạt động kiểm soát chỉ có thể đạt chất lượng caokhi khách hàng có thiện chí hợp tác với ngân hàng trong việc cung cấp đầy đủ thôngtin kịp thời, chính xác

Thời gian hợp tác giữa ngân hàng và khách hàng: Nếu khách hàng đã có quan

hệ lâu dài với ngân hàng thì chi phí kiểm soát sẽ được tiết kiệm hơn, bởi lẽ nhữngthông tin về khách hàng đã được có sẵn trước đó, nếu cần chỉ cần bổ sung và sửa đổi

Độ rủi ro của tín dụng: Đối với những khoản vay có độ rủi ro cao thì đòi hỏiphải có kiểm soát chặt chẽ hơn những khoản vay có rủi ro thấp hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG

CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH

SÁCH

XÃ HỘI VIỆT NAM, CHI NHÁNH TÂN KỲ, NGHỆ AN

2.1 Giới thiệu khái quát về NHCSXH Việt Nam và NHCSXH Việt Nam chi nhánh huyện Tân Kỳ - Nghệ An

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của NHCSXH Việt Nam.

Ngân hàng chính sách xã hội viết tắt là NHCSXH, được thành lập theo quyếtđịnh số 131/2002/QĐ-TTg ngày 04/10/2002 của Thủ Tướng chính phủ trên cơ sở tổchức lại Ngân hàng phục vụ người nghèo Đây là sự nỗ lực rất lớn của Chính phủ ViệtNam trong việc cơ cấu lại hệ thống ngân hàng nhằm thực hiện chương trình mục tiêuquốc gia và cam kết trước cộng đồng quốc tế về "xóa đói giảm nghèo"

Việc xây dựng NHCSXH là điều kiện để mở rộng thêm các đối tượng phục là

hộ nghèo; học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn; các đối tượng chính sách cầnvay vốn để giải quyết việc làm, đi lao động có thời hạn ở nước ngoài và các tổ chức cánhân hộ sản xuất kinh doanh thuộc các xã đặc biệt khó khăn, miền núi, vùng sâu, vùng

xa (chương trình 135)

Ngân hàng chính sách được thành lập đã tạo ra một kênh tín dụng riêng, là sựtách tín dụng ưu đãi đối với người nghèo và các đối tượng chính sách ra khỏi hoạtđộng của ngân hàng thương mại; thực hiện đổi mới, cơ cấu lại tổ chức và hoạt động hệthống ngân hàng trong quá trình đổi mới- hội nhập quốc tế trong lĩnh vực hoạt độngngân hàng hiện nay

Từ khi thành lập, chỉ có 3 chương trình tín dụng, nay đã được Chính phủ giao

18 chương trình tín dụng trong nước và một số chương trình nhận ủy thác của nướcngoài, mà chương trình nào cũng thiết thực, ý nghĩa Đây thật sự là niềm vui đối vớicác đối tượng chính sách vì họ tiếp tục có cơ hội tiếp cận nguồn vốn ưu đãi chính thứccủa Nhà nước, nhất là dựa trên tiền đề thành công của 7 năm hoạt động Ngân hàngPhục vụ người nghèo

Hoạt động của NHCSXH đã và đang được tiếp tục xã hội hóa, ngoài số cán bộtrong biên chế thực hiện nhiệm vụ trong hệ thống NHCSXH từ Trung ương đến tỉnh,huyện còn có sự phối hợp chặt chẽ với các tổ chức hội, đoàn thể (Hội Phụ nữ, HộiNông dân, Hội Cựu chiến binh và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh), thực hiệnnhiệm vụ ủy thác cho vay vốn thông qua trên 203 ngàn Tổ tiết kiệm và vay vốn tạikhắp thôn, bản trong cả nước, với hàng trăm ngàn cán bộ không biên chế đang sát cánhcùng ngân hàng trong công cuộc "xóa đói giảm nghèo"

 Quá trình hình thành và phát triển NHCSXH chi nhánh Tân Kỳ, Nghệ An.

Tân kỳ là một huyện miền núi đầy tiềm năng như bao huyện miền núi khác củatỉnh Nghệ An, trong những năm qua đã không ngừng phát triển, nền kinh tế khởi sắcvới tốc độ tăng trưởng cao, cơ sở hạ tầng nông thôn ngày càng đổi mới, đời sống nhândân không ngừng được cải thiện Tuy nhiên, bên cạnh sự phát triển và đi lên đó thì Tân

Kỳ vẫn còn sự phát triển không đồng đều giữa các vùng, tồn tại sự chênh lệch giữavùng nghèo và vùng phát triển, giữa hộ giàu và hộ nghèo với một tỷ lệ đói nghèo cao,còn nhiều hộ gia đình chính sách gặp khó khăn và một bộ phận thiếu việc làm kìmhãm sự phát triển bền vững lâu dài và ổn định của huyện

Với nhu cầu cần thiết trên, Phòng giao dịch NHCSXH (PGD NHCSXH ) huyệnTân Kỳ được thành lập theo quyết định số 491/QĐ- HĐQT ngày 10/05/2003 của Chủtịch hội đồng quản trị NHCSXH Việt Nam Ngày 24/06/2003 khai trương tại Hộitrường UBND huyện và chính thức đi vào hoạt động

Từ ngày thành lập mô hình hoạt động của PGD NHCSXH Tân Kỳ đã có bướcphát triển,ban đầu có 3 người biên chế thì nay có 12 người (trong đó có 2 hợp đồngbảo vệ) Ngân hàng đã ký hợp đồng ủy thác bán phần với 04 tổ chức chính trị xã hội từhuyện tới xã, có 371 Tổ TK&VV, mỗi tổ có Ban quản lý tổ từ 02 đến 03 người họ đều

là những cán bộ không chuyên của Ngân hàng Hệ thống mạng lưới của NHCSXHđược gắn liền với tất cả các xã trên địa bàn huyện bằng việc mở 22 điểm giao dịch trên

22 xã, mỗi xã mỗi tháng giao dịch một phiên vào 1 ngày cố định, kể cả thứ 7 hay chủnhật và các ngày lễ

Từ chỗ làm việc phải thuê mướn ban đầu thì nay PGD NHCSXH Tân Kỳ đã cótrụ sở 02 tầng khang trang, khuôn viên rộng rãi, thiết bị máy móc làm việc đầy đủ,phục vụ cho các nhu cầu về nghiệp vụ.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

NHCSXH có những đặc thù riêng khác với các ngân hàng thương mại khác Đó

là ngân hàng dành cho người nghèo và các đối tượng chính sách khác, là ngân hàngcủa Chính phủ, có tư cách pháp nhân, vốn chủ yếu từ ngân sách và được ngân sách tàitrợ chi phí, hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận

Sự ra đời của NHCSXH có vai trò rất quan trọng là cầu nối đưa chính sách tíndụng ưu đãi của Chính phủ đến với hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác; tạođiều kiện cho người nghèo tiếp cận được các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhànước; hộ nghèo và các đối tượng chính sách có điều kiện gần gũi với các cơ quan côngquyền ở địa phương, giúp các cơ quan này gần dân và hiểu dân hơn

NHCSXH cho hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác vay với điều kiện vàlãi suất ưu đãi Người vay không phải thực hiện đảm bảo tiền vay bằng tài sản, quytrình thủ tục vay vay vốn đơn giản, được miễn các lệ phí và hồ sơ vay vốn ngân hàng;lãi suất vay vốn bằng khoảng 50% lãi suất cho vay của các NHTM

2.1.3 Các lĩnh vực hoạt động

NHCSXH thực hiện các hoạt động sau:

Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước có trả lãi của mọi tổ chức tầng lớpdân cư, bao gồm: tiền gửi có kì hạn, không kì hạn Tổ chức huy động tiết kiệm trongcộng đồng người nghèo

Phát hành trái phiếu được chính phủ bảo lãnh, chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ

có giá khác, vay các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước, vay tiết kiệm bưu điện, bảohiểm xã hội Việt Nam, vay ngân hàng nhà nước

Được nhận các nguồn đóng góp tự nguyện không có lãi hoặc không hoàn trảgốc của các cá nhân, tổ chức kinh tế, các tổ chức tài chính tín dụng và các tổ chứcchính trị xã hội, các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước

Mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho tất cả các khách hàng trong và ngoài nước

NHCSXH có hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống liên ngân hàngtrong nước.

NHCSXH được thực hiện các dịch vụ về thanh toán và ngân quỹ :

- Cung ứng các phương tiện thanh toán

- Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước

- Thực hiện các dịch vụ thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt và không bằng tiền mặt

- Các dịch vụ khác theo quy định của Thống đốc NHNN

Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phục vụ cho sản xuất, kinh doanh tạoviệc làm cải thiện đời sống, góp phần thực hiện mục tiêu xoá đói giảm nghèo, ổn định

xã hội

Nhận làm dịch vụ uỷ thác cho vay từ các tổ chức Quốc tế, Quốc gia, cá nhântrong nước, ngoài nước theo hợp đồng uỷ thác

2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

NHCSXH được nhà nước xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt, có bộ máy quản

lý và điều hành thống nhất trong phạm vi cả nước, có tư cách pháp nhân có thờigian hoạt động là 99 năm Bộ máy tổ chức của NHCSXH hiện đã được triển khai ởHội sở chính đặt ở Hà Nội và 64 chi nhánh cấp tỉnh, 1 sở giao dịch, 1 đại diện vănphòng khu vực phía nam và 608 Phòng giao dich NHCSXH cấp huyện, hơn 8500điểm giao dịch xã phường

Hội đồng quản trị của NHCSXH gồm 12 thành viên trong đó có 9 thành viênkiêm nhiệm và 3 thành viên chuyên trách Chủ tịch hội đồng quản trị là thành viênchuyên trách, 9 thành viên kiêm nhiệm đều là thứ trưởng hoặc cấp tương đương thứtrưởng của Ngân hàng nhà nước; Bộ tài chính; Bộ kế hoạch và đầu tư; Bộ LĐTB-XH;

Bộ NN & PTNT; Ủy ban dân tộc, Văn phòng chính phủ và phó chủ tịch hội nông dânViệt Nam, Phó chủ tịch hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam

Tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, quận huyện, huyện thị xã thànhphố thuộc tỉnh đều thành lập ban đại diện Hội đồng quản trị do chủ tịch hoặc phó chủtịch UBND cùng cấp làm trưởng Ban

Mô hình tổ chức hệ thống của NHCSXH được thể hiện qua sơ đồ sau:

NGƯỜI VAY NGƯỜI VAY

NGƯỜI VAY NGƯỜI VAY

HỘI SỞ CHÍNH

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy PGD NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An

Tổ chức bộ máy quản lý, điều hành gọn nhẹ, phương thức cho vay ủy thác từngthành phần qua các tổ chức chính trị xã hội đã tiết kiệm tối đa chi phí và nhân lực choNHCSXH và người vay vốn Phát huy sức mạnh tổng hợp, khai thác được tiềm năng

to lớn về trí tuệ sức người sức của toàn xã hội phục vụ cho xóa đói giảm nghèo, vàhướng tới mục tiêu xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ, văn minh

Chức năng các phòng ban như sau:

 Đứng đầu PGD là Giám đốc (giám đốc đương nhiệm của PGD NHCSXHTân Kỳ là ông Phan Thanh Tú): Người chỉ đạo, điều hành chung toàn bộ hoạt độngcủa chi nhánh, định ra phương hướng hoạt động và chịu trách nhiệm trực tiếp vớiNHCSXH tỉnh Nghệ An, NHCSXH Việt Nam và ngân hàng nhà nước

 Phó Giám đốc (Nguyễn Sỹ Hải): giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạomột số phòng ban, một số bộ phận hay từng mặt công tác Giám đốc phân công

 Trưởng phòng kế toán (Nguyễn Thị Hiền): Tham mưu Giám đốc, xây dựng và

kiện toàn hệ thống quản lý tài chính - kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật, củaNgành, đặc điểm của Đơn vị; chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của Đơnvị; tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốncủa Đơn vị; tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán; quản lý, điều hành công việccủa cán bộ, nhân viên trong phòng; phối hợp thực hiện các công việc khác

 Trưởng phòng tín dụng (Phan Bá Cường): Tham mưu cho giám đốc, xây dựng vàkiện toàn đội ngũ cán bộ tín dụng, chất lượng và hoạt động tín dụng; quản lý điều hành cáchoạt động chung của Phòng Tín dụng thuộc PGD; quản lý, thực hiện thẩm định, đánh

Giám đốc

Phó giám đốc

Nhân viên kế toán

Trưởng phòng tín dụngTrưởng phòng kế toán

Cán bộ tín dụngThủ quỹ