tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng le parfum” (khách sạn la résidence)

I HC HU TRNG I HC KINH T KHOA K TON TI CHNH KHOẽA LUN TT NGHIP TầM HIỉU H THNG KIỉM SOAẽT NĩI Bĩ TAI NHAè HAèNG LE PARFUM KHAẽCH SAN LA REẽSIDENCE HU NG QUYèNH CHU KHOẽA HOĩC 2010 - 2014 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Lời Cảm Ơn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học Huế và Ban Giám Đốc khách sạn La Résidence đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành công tác thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến Sĩ Nguyễn Đình Chiến đã hướng dẫn, góp ý cho chuyên đề tốt nghiệp của tôi; tạo cơ hội, điều kiện để tôi được hoàn thành đúng hạn chuyên đề này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nhân sự Khách sạn La Résidence, các anh chị quản lý và nhân viên Nhà hàng Le Parfum, các anh chị nhân viên của các Bộ phận Bếp, Bộ phận Lễ tân, Bộ phận Buồng, tổ Bảo vệ và các phòng ban khác đã tận tình giúp đỡ và tạo môi trường làm việc thân thiện, giúp tôi nhanh chóng hòa nhập trong thời gian 3 tháng thực tập tại đây. Tôi vô cùng trân trọng khoảng thời gian thực tập tại Nhà hàng Le Parfum (Khách sạn La Résidence) vì tại đây, tôi đã được tạo điều kiện để có những trải nghiệm thú vị về công việc thực tế của một nhân viên phục vụ bàn để tôi có đầy đủ kiến thức thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Sự thân thiện và nhiệt tình của các anh chị nhân viên không chỉ giúp tôi hiểu biết được thêm nhiều về một lĩnh vực mới lạ hoàn toàn so với ngành học chính của mình, mà còn giúp tôi cảm nhận được phong cách, văn hóa của Khách sạn La Résidence – môi trường sang trọng, hòa hợp với các mối quan hệ lien kết chặt chẽ của những con người đẳng cấp. Thời gian thực tập tại quý Khách sạn không chỉ cung cấp cho tôi những kiến thức tôi cần cho bài chuyên đề mà còn mang đến cho tôi cơ hội được tiếp cận với ngành dịch vụ - du lịch, một sở thích và đam mê tôi chưa có cơ hội học chuyên sâu. Tôi xin cảm ơn các bạn trainee đến từ các trường, khoa Du lịch đã đoàn kết, thương yêu và giúp đỡ tôi trong đợt thực tập. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình và bạn bè đã hết lòng động viên, hỗ trợ tôi trong suốt thời gian qua. Huế, ngày 19 tháng 05 năm 2014 Sinh viên thực hiện NGÔ QUỲNH CHÂU SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ANTQ An ninh Tổ quốc BB Buffet Bar BGĐ Ban Giám đốc BHXH Bảo hiểm xã hội BP Bộ phận CP Cô phiếu GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ HĐKD Hoạt động kinh doanh KTT Kế toán trưởng LNST Lợi nhuận sau thuế MTKS Môi trường kiểm soát NH Ngân hàng NV Nhân viên PGĐ Phó Giám đốc TGNH Tiền gửi ngân hàng TNHH Trách nhiệm hữu hạn UBND Ủy ban Nhân dân VCSH Vốn chủ sở hữu SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấuc bộ máy tổ chức của khách sạn La Résidence Hôtel & Spa 39 Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lí tại nhà hàng Le Parfum 43 Lưu đồ 2.1 Quy trình order hàng đối với Food item 57 Lưu đồ 2.2 Quy trình nhận hàng đối với Food item 57 Lưu đồ 2.3 Quy trình yêu cầu hàng, nhận hàng đối với Drink item 58 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra 19 Bảng 1.2 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với chu trình bán hàng 20 Bảng 1.3 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với phương thức bán hàng thu tiền ngay 21 Bảng 2.1: Tình hình khách của khách sạn trong giai đoạn 2011 - 2013 32 Bảng 2.5 Tỉ lệ đóng các khoản phí bảo hiểm của nhân viên khách sạn 52 Bảng 2.6: Tình hình nhân sự của bộ phận nhà hàng về tuổi và thâm niên làm việc cao nhất và thấp nhất 53 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng (Requisition Form) gồm 3 liên 62 Hình 2.2 Mẫu Phiếu nhận order của khách hàng (Captain Order) gồm 4 liên 66 Biểu đồ 2.1 Cơ cấu trình độ học vấn của bộ phận nhà hàng 56 SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Giải thích một số từ thuộc chuyên ngành Nhà hàng – Khách sạn có sử dụng trong bài A la Carte hay à la carte (tiếng Pháp) là một trong những kiểu thực đơn dành cho bữa ăn gọi món lẻ (đặt món). Khách có thể tự chọn lựa bất cứ món ăn nào có trong thực đơn của nhà hàng để gọi tuỳ theo sở thích của mình. Buffet là một hệ thống phục vụ bữa ăn trong đó thức ăn được đặt trong một khu vực công cộng, nơi các thực khách thường phục vụ bản thân. Buffets được cung cấp tại các địa điểm khác nhau bao gồm khách sạn và nhiều sự kiện xã hội. Buffet Bar Quầy Bar tại Nhà hàng, là nơi pha chế các loại đồ uống như trà, cà phê hay các loại rượu… Fast food Thức ăn nhanh , là thuật ngữ chỉ thức ăn có thể được chế biến và phục vụ cho người ăn rất nhanh chóng Order Order hàng hóa tức là đặt hàng; Order món tức là gọi món Food item Các mặt hàng thức ăn Drink item Các mặt hàng nước uống Công tác training là công tác hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ Trainee Thực tập sinh Set up bàn ăn là bày trí bàn ăn theo một chuẩn mực có sẵn bao gồm những vật dụng cần thiết (như dao, nĩa, muỗng, dĩa, ly, tách…) phù hợp với kiểu ăn mà khách hàng lựa chọn. Check food là công việc nhân viên nhà hàng nhận món ăn từ Bếp, kiểm tra xem món ăn đó đã đúng với order của khách hay chưa, trình bày đẹp mắt chưa Thanh toán bằng cách kí phòng Khi khách hàng sử dụng dịch vụ tại nhà hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hay thẻ, hoặc có thể “kí phòng”, tức là kí vào hóa đơn tên, số phòng, sau đó một liên của hóa đơn này sẽ được gửi đến bộ phận lễ tân, và khách sẽ được yêu cầu thanh toán toàn bộ chi phí sử dụng dịch vụ tại khách sạn khi check out. SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến MỤC LỤC SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phần I – ĐẶT VẤN ĐỀ I.1. Lý do chọn đề tài Ngày nay ngành công nghiệp dịch vụ, du lịch ở Việt Nam nói chung và ở thành phố Huế nói riêng đang trên đà phát triển mạnh. Bên cạnh đó nền kinh tế phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong các loại hình kinh doanh đang phát triển ở Huế, hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạn mang tính chất của loại hình kinh doanh dịch vụ, ẩn chứa nhiều rủi ro, dễ xảy ra gian lận và sai sót. Vì vậy để đảm bảo được hiệu quả cao và ngăn chặn những tổn thất có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạn thì trước hết, bản thân những nhà hàng, khách sạn đó phải đưa ra được các biện pháp thực sự hữu hiệu và phù hợp. Một trong những biện pháp quan trọng đầu tiên là thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả. Nhà hàng Le Parfum thuộc khách sạn La Residence Huế - một khách sạn chất lượng năm sao nổi tiếng không chỉ trong nước mà còn trên toàn thế giới, là một nhà hàng có truyền thống lâu đời và uy tín đối với du khách. Đối với thành phố Huế, La Residence là một khách sạn lớn, mang trong mình nhiều giá trị cả về kinh tế, văn hóa và lịch sử. Nhà hàng Le Parfum lại là một bộ phận không thể thiếu, không thể tách rời của khách sạn. Đây là một nhà hàng có quy mô lớn, chu trình được thiết kế bao gồm nhiều hoạt động liên kết với nhau, song song bổ trợ nhau với nhiều công đoạn, trình tự phức tạp. Một nhà hàng với tiêu chuẩn năm sao như thế cần một hệ thống Kiểm soát nội bộ cực kỳ hiệu quả và chặt chẽ, sẽ là một hệ thống tiêu biểu để nghiên cứu, đánh giá về thực tiễn hoạt động và đưa ra các phương án để hoàn thiện hệ thống này. Vì những lí do trên, tôi quyết định chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình là “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum” (Khách sạn La Résidence) với hy vọng vận dụng những kiến thức đã học và những trả nghiệm thực tế từ khoảng thời gian thực tập để tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum hiện nay, từ đó đề xuất một số giải pháp giúp hệ thống SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến này được tốt hơn, hoàn thiện hơn, mang lại hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh của Nhà hàng. I.2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu: I.2.1. Mục đích Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong tại nhà hàng thuộc khách sạn năm sao, nhất là đi sâu vào tìm hiểu môi trường kiểm soát và hoạt động kiểm soát để đưa ra những nhận định, đánh giá của bản thân về sự hữu hiệu của các thủ tục này; từ đó có thể rút gọn hay bổ sung thêm để hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của nhà hàng. I.2.2. Mục tiêu Tiếp cận đơn vị - nhà hàng Le Parfum – để tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, để từ cá nhân đơn vị có thể tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống kiểm soát của nhà hàng, đi sâu tiếp cận môi trường kiểm soát và các họa động kiểm soát. Tìm hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát tại nhà hàng. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát; rút ra những ưu, nhược điểm và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại nhà hàng. I.3. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu sau * Phương pháp thu thập số liệu - Đối với số liệu thứ cấp: thu thập các chứng từ, tài liệu về tình hình khách, tình hình Doanh thu, tình hình lao động trong đơn vị nhờ sự cung cấp của BP Nhân sự. - Đối với số liệu sơ cấp: + Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phương pháp quan sát: Quan sát, nghiên cứu những tài liệu có sẵn: Đây là hình thức quan sát, nghiên cứu những tài liệu đã có sẵn hoặc cố định về bản chất trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể trong chuyên đề này, tôi tiến hành nghiên cứu, phân tích những thông tin có được từ phía khách sạn cung cấp, trên sách, báo, mạng điện tử… SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Quan sát, nhận thức và ghi lại thái độ của đối tượng: Trong thời gian thực tập, tôi có cơ hội tiếp xúc và làm việc trực tiếp tại đơn vị nên có cơ hội quan sát, đánh giá được thái độ làm việc, sự trung thực và đạo đức trong ngành của các nhân viên tại nhà hàng Le Parfum; về các mối quan hệ giữa Giám Đốc – Nhân viên, Nhân viên – Nhân viên, Nhân viên – Trainee, Nhân viên – Khách hàng. Mức độ thành công của phương pháp này tùy thuộc vào sự nhạy bén của giác quan của người quan sát và sự chính xác, đầy đủ qua các ghi nhận mà tôi đã có. Quan sát thực tế: quan sát trực tiếp cách thức làm việc, quy trình hoạt động tại Nhà hàng; cách tổ chức, quản lý, phân công quyền hạn trách nhiệm, giải quyết mâu thuẫn nội bộ hay sự phàn nàn của khách hàng… + Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính đến mục đích đặt ra. Phỏng vấn để thu thập thông tin được tôi thực hiện dưới 2 hình thức: Phỏng vấn cá nhân: cụ thể là tiến hành phỏng vấn riêng lẻ các Supervisor: chị Ngô Thị Mơ và anh Phạm Tấn Dương về quy trình làm việc, kiểm soát nhân viên của cá nhân các Supervisor và của Ban GĐ nhà hàng để xem xét tính hiệu quả, tuân thủ đúng đắn các quy định. Phỏng vấn nhóm: tiến hành phỏng vấn một nhóm nhân viên Nhà hàng gồm 6 người. Đưa ra một số câu hỏi chuẩn bị trước về sự hài long với chính sách nhân sự và mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, các giá trị đạo đức và yêu cầu làm việc được đặt ra đã phù hợp hay chưa… * Phương pháp xử lý số liệu - Sau khi đã thu thập đầy đủ số liệu, cần dựa vào kiến thức về kỹ thuật thu thập bằng chứng và kinh nghiệm thực tế có được để có cái nhìn đầy đủ hơn về đề tài nghiên cứu. - Phân tích, tổng hợp đối chiếu số liệu, vận dụng kiến thức đã học và thu thập được để đưa ra nhận xét về các kỹ thuật thu thập đã thực hiện. - So sánh, tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế của các thủ tục kiểm soát. SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến I.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu được tập trung vào các vấn đề như: Thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ tại Nhà hàng Le Parfum, thuộc khách sạn La Résidence Huế. Chủ yếu đi sâu tìm hiểu về Môi trường kiểm soát, các Hoạt động kiểm soát tại đơn vị trong các năm gần đây. - Phạm vi nghiên cứu: * Thời gian nghiên cứu: Thời gian số liệu nghiên cứu: giai đoạn từ 2011 - 2013 * Không gian nghiên cứu: nhà hàng Le Parfum, khách sạn La Résidence Huế. I.5 Kết cấu của đề tài Chuyên đề Tìm hiểu về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Nhà hàng Le Parfum – Khách sạn La Résidence có kết cấu gồm những phần sau Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương I: Cơ sở lý luận – Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum (Khách sạn La Résidence) Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum Phần III: Kết luân và kiến nghị SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 4 [...]... đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Đình Chiến - Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động cho đơn vị, vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại 1.3 Mục tiêu khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó... nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp 1.2.2 Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của... cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình 1.4.5 Hệ thống giám sát (Monitoring) Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn tru, hiệu quả hay không Ví dụ: thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như... Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán 1.7.4.1 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng 1.7.4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát: a Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn - Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được... - Nhà hàng Buffet - ăn tự chọn (Khách tự chọn món ăn, đồ uống trên quầy Buffet) c Phân loại theo loại đồ ăn chuyên: - Nhà hàng hải sản/ đặc sản - Nhà hàng chuyên gà/ bò - Nhà hàng bia - Nhà hàng Lẩu d Phân loại theo quy mô, đẳng cấp: - Nhà hàng bình dân/ các quán ăn nhỏ/ các quầy thức ăn di động trên đường phố - Nhà hàng trung - cao cấp - Nhà hàng rất sang trọng - Canteen - nhà ăn trong các toài nhà. .. khách ăn tại phòng (Room servive) theo yêu cầu - Tất cả hoạt động của nhà hàng phải nhằm mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng dịch vụ ẩm thực và tạo ra lợi nhuận cho khách sạn SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 24 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Đình Chiến Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ HÀNG LE PARFUM (KHÁCH SẠN LA RÉSIDENCE) 2.1 Tổng quan về khách sạn La Residence... hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng 1.7.1.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ: Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 11 Chuyên đề... loại nhà hàng a Cách phân loại phổ biến nhất là phân loại theo Menu: Nhà hàng Pháp - phục vụ các món ăn Pháp, phục vụ theo kiểu đồ ăn Âu Nhà hàng Ý - phục vụ món ăn Ý Nhà hàng Trung Hoa - phục vụ các món ăn Trung Hoa Nhà hàng Á - phục vụ các món ăn của các nước Châu Á Nhà hàng Âu - phục vụ đồ ăn Âu b Phân loại theo hình thức phục vụ: - Nhà hàng phục vụ À la Carte - ăn chọn món trên thực đơn - Nhà hàng. .. hình kiểm soát nội bộ phổ biến đối với những công ty và các tổ chức có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ 1.4.1 Môi trường kiểm soát (Control Enviroment) Thông thường khi một đơn vị phát triển càng lớn thì người chủ sẽ càng gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro gian lận Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều đến sự kiểm soát. .. có của Ngân hàng Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng 1.8.1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền a Mục tiêu Theo “Khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại Học Kinh tế TP.HCM, 2011, Kiểm soát nội bộ NXB Phương Đông”, chu trình Bán Hàng – Thu . hoàn thiện hệ thống này. Vì những lí do trên, tôi quyết định chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình là Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum” (Khách sạn La Résidence). - nhà hàng Le Parfum – để tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, để từ cá nhân đơn vị có thể tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống kiểm soát của nhà hàng, . Không gian nghiên cứu: nhà hàng Le Parfum, khách sạn La Résidence Huế. I.5 Kết cấu của đề tài Chuyên đề Tìm hiểu về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Nhà hàng Le Parfum – Khách sạn La Résidence có kết