Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long

LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội và thời gian thực tập tại Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, tôi đã được học tập và trang bị rất nhiều kiến thức. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất đến tập thể và cá nhân đã giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệm khoa và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu nhất trong suốt thời gian tôi học tập và rèn luyện tại trường. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo - Th.S Bùi Thị Phúc đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực tập tốt nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện để tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Do thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên chắc chắn khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong được sự góp ý quý báu của thầy cô và các cô chú, anh chị trong Công ty và các bạn để bài luận văn của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2011 Sinh viên Lê Thị Thủy i MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Error: Reference source not found Bảng 3.1: Kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm 2008 – 2010 Error: Reference source not found Bảng 3.2: Các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng quý IV năm 2010 Error: Reference source not found Bảng 3.3: Cơ cấu các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng trong 3 thángError: Reference source not found Bảng 3.4: Tổng hợp tình hình bán chịu tại công ty quý I năm 2011 Error: Reference source not found DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ Error: Reference source not found Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Error: Reference source not found Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Error: Reference source not found Sơ đồ 3.2: Cơ cấu bộ máy kế toán văn phòng công ty Error: Reference source not found Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Error: Reference source not found Sơ đồ 3.3: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ Error: Reference source not found ii DANH MỤC LƯU ĐỒ iii DANH MỤC MẪU BIỂU Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.2: Hóa đơn giá trị gia tăng Error: Reference source not found Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.4: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.5: Quy định chế độ bán hàng năm 2010 Error: Reference source not found Mẫu 3.6: Giấy thanh toán chế độ bán hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.9: Biên bản đối chiếu công nợ Error: Reference source not found Mẫu 3.10: Yêu cầu mua hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.11: Bảng theo dõi hóa đơn hàng đổi bù Error: Reference source not found Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ của khách hàng Error: Reference source not found Mẫu 3.13: Giấy đề nghị thanh toán Error: Reference source not found iv DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính BHXH : Bảo hiểm xã hội CSTD : Chính sách tín dụng ĐT : Đầu tư GTGT : Giá trị gia tăng HĐKT : Hợp đồng kinh tế KCN : Khu công nghiệp L : Lưu NPP : Nhà phân phối NVL : Nguyên vật liệu PXK : Phiếu xuất kho SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TM : Thương mại TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn v Phần I MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài “Tôi có thể đổi một tá những người cộng sản tồi lấy một chuyên gia tư sản thành thạo và nghiêm túc nghiên cứu nghiệp vụ của mình”. (V.I.Lênin toàn tập, tập 45, NXBCTQG, H.2006, tr.110 ) Lênin khẳng định: để phát triển, đặc biệt là phát triển kinh tế phải có tính kế thừa và học hỏi - học hỏi cách quản lý, cách làm kinh tế ở các nước tư bản. Câu nói ấy có sức cảnh báo to lớn, bởi chúng ta đã thắng họ trên chiến trường, nhưng rất có thể chúng ta sẽ bị bóp nghẹt trên thương trường, hơn nữa nền kinh tế của họ đã phát triển trước ta cả thập kỷ. Bước ra từ vũng bùn nô lệ, Việt Nam - trong xu thế toàn cầu hóa các nền kinh tế thế giới, cũng không ngừng đẩy mạnh quá trình hội nhập, xóa bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp để chuyển sang nền kinh tế mở cửa vận hành theo cơ chế thị trường, thúc đẩy công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Thế nhưng, trên thực tế kinh tế thị trường chỉ tạo cơ hội cao nhất cho những tế bào của nền kinh tế - các doanh nghiệp phát triển, chứ không phát triển hộ các doanh nghiệp. Cho nên, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với vô vàn khó khăn, phải chấp nhận những quy luật đào thải của thị trường, những biến động to lớn mà điển hình là cuộc khủng hoảng trong thập niên qua vẫn còn đang tác động không nhỏ. Năm 2007 Việt Nam chính thức gia nhập WTO mang lại nhiều cơ hội nhưng đồng thời các doanh nghiệp cũng đứng trước không ít những thử thách. Đó là sự cạnh tranh rất khốc liệt giữa một bên là doanh nghiệp trong nước vốn ít, kinh nghiệm quản lý còn non yếu với một bên là những tập đoàn kinh tế vững mạnh của quốc tế. Vậy làm thế nào để thắng trong cạnh tranh? Để thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi còn phải hoàn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những 1 sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt dựa vào kiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền là nội dung quan trọng. Bởi hoạt động bán hàng - thu tiền ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Đây là quá trình tạo ra thu nhập, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu về lợi nhuận. Tuy nhiên, chu trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long cũng nằm trong khuôn khổ đó. Bởi sức ép của nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, Vân Long đã gặp không ít khó khăn. Nhưng bằng những chính sách linh hoạt hợp lý, đặc biệt với sự đẩy mạnh hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, Vân Long vẫn khẳng định được uy tín cũng như chỗ đứng của mình trên thị trường. Nhận biết được vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền như đã nói trên đây, và qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long, chúng tôi lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”. 2 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu thực trạng xây dựng và hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. - Phản ánh thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty. 1.3.Câu hỏi nghiên cứu - Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty có tồn tại không? - Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền (nếu tồn tại) hoạt động như thế nào? - Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền có hoạt động liên tục không, và tính hiệu lực như thế nào? 1.4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu - Cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng. - Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long. 3 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu 1.4.2.1. Phạm vi không gian: Đề tài được tập trung nghiên cứu tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long. 1.4.2.2. Phạm vi nội dung: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 1.4.2.3. Phạm vi thời gian - Số liệu được sử dụng từ năm 2007 đến năm 2010 của công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long - Đề tài được thực hiện từ ngày 27/12/2010 đến ngày 27/05/2011 4 Phần II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 2.1.1. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 2.1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu với nhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm được biết đến một cách phổ biến: • Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO Theo định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Organization): Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau: - Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động. - Tính chất đáng tin cậy của BCTC. - Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành. Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ quốc tế (IIA), các mục tiêu kiểm soát nội bộ được diễn tả theo một cách khác: “Các mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ nhằm: - Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin. - Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định. - Bảo vệ tài sản. - Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. - Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình.” (webketoan.com, 2010) 5 [...]... tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra (thamdinhgia.org, 2009) 2.1.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 2.1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Mục tiêu KSNB Mục tiêu kiểm soát nội bộ tổng quát Cụ thể Các nghiệp vụ bán hàng. .. tiền Theo dõi các khoản phải thu khách hàng Cập nhật các khoản phải thu: số tiền các khoản phải thu Dự phòng nợ phải thu khó đòi Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 23 2.1.4.3 Các công việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Chu trình bán hàng - thu tiền bao hàm nhiều chức năng... 22 2.1.4.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền được thể hiện qua sơ đồ 2.2: Đơn đặt hàng Duyệt bán hàng - Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng - Xem xét tình hình thực tế của đơn vị - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng - Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán Xuất kho hàng hoá - Bộ phận bảo vệ,... mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện qua sơ đồ 2.1: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Đặc thù quản lý Chứng từ kế toán Thủ tục kiểm soát Bộ phận kiểm toán nội bộ - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc uỷ quyền- phê chu n Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Công tác kế hoạch Sổ... có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán • Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát trong việc thực hiện trình tự kiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ Thông thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ... chỉ có thể được đáp ứng, 8 được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp b Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện... khoản phải thu và thu đúng đối tư ng khách hàng; thu đúng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng Thu đủ là thu đủ số tiền cần phải thu Thu kịp thời là thu đúng hạn, không để nợ quá hạn 12 Mục tiêu chủ yếu của việc ghi nhận và báo cáo là đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu 2.1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá... dụng sai mục đích 9 2.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ * Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau Nhưng thông thường, hệ thống này được chia làm 4 bộ phận như sau: - Môi trường kiểm soát - Hệ thống kế toán - Các thủ tục kiểm soát - Hệ thống kiểm toán nội bộ Các bộ phận được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp... mục tiêu của kiểm soát nội bộ, còn về bản chất thì các mục tiêu trong khái niệm của Viện Kiểm toán viên nội bộ quốc tế (IIA) và trong báo cáo của COSO là một • Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chu n, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong công ty việc thực... cáo kế toán HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 6.Tính đúng kỳ 2.Sự phê chu n 7.Tính phân loại 3.Tính đầy đủ 8.Chuyển sổ và 4.Quyền và nghĩa vụ tổng hợp chính xác 5.Sự tuân thủ Uỷ ban kiểm soát Các nhân tố bên ngoài Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ 10 (Phạm Tuấn Anh, 2009) 2.1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ a Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Trên thực