Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long

Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu vớinhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm được

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại khoa Kế toán và Quản trị kinh doanhtrường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội và thời gian thực tập tại Công ty TNHHđầu tư phát triển Vân Long, tôi đã được học tập và trang bị rất nhiều kiến thức.Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất đến tập thể và cá nhân đã giúp đỡtôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệmkhoa và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh đã truyềnđạt cho tôi những kiến thức quý báu nhất trong suốt thời gian tôi học tập và rènluyện tại trường

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo - Th.S Bùi Thị Phúc đãhướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực tập tốtnghiệp

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viênCông ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫntạo điều kiện để tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Do thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên chắc chắnkhóa luận không thể tránh khỏi những sai sót Kính mong được sự góp ý quýbáu của thầy cô và các cô chú, anh chị trong Công ty và các bạn để bài luận văncủa tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân th nh c m n! ành cảm ơn! ảm ơn! ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2011

Sinh viên

Lê Thị Thủy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

DANH MỤC LƯU ĐỒ vi

DANH MỤC MẪU BIỂU vii

DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT viii

Phần I: MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.2.1 Mục tiêu chung 3

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.3.Câu hỏi nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 4

1.4.2.1 Phạm vi không gian: 4

1.4.2.2 Phạm vi nội dung: 4

1.4.2.3 Phạm vi thời gian 4

Phần II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 5

2.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

2.1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

2.1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng 7

2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

2.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

2.1.2 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 12

2.1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền 12

2.1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền 13

2.1.2.3 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền 14

2.1.2.4 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 17

2.1.3 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền 21

2.1.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 22

2.1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 22

2.1.4.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 23

2.1.4.3 Các công việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 24

2.1.4.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 26

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam 28

2.3 Phương pháp nghiên cứu 31

2.3.1.Phương pháp thu thập số liệu 31

2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu 32

2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu 32

2.3.3.1 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ: 32

2.3.3.2 Sơ đồ 32

2.3.3.3 Thử nghiệm kiểm soát 32

2.3.3.4 Phương pháp đối chiếu 32

2.3.3.5 Phương pháp chuyên gia 33

Phần III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 34

3.1 Khái quát chung về doanh nghiệp TNHH đầu tư và phát triển Vân Long 34

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34

3.1.1.1 Vài nét về đặc điểm và quá trình hình thành của công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 34

3.1.1.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long 35

3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 37

3.1.2.1 Chức năng 37

3.1.2.2 Nhiệm vụ 38

3.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 38

3.1.3.1 Đặc điểm thị trường của công ty 38

3.1.3.2 Đặc điểm sản phẩm 40

3.1.3.3 Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ 42

3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp trong 3 năm từ 2008 đến 2010 42

3.2.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 42

3.2.1.1 Môi trường kiểm soát 42

3.2.1.2 Hệ thống kế toán 49

3.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát 55

3.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 55

3.2.2 Đặc điểm phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 56

3.2.2.1 Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán hàng tại công ty 56

3.2.2.2 Phương thức thanh toán 56

3.2.3 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng tại công ty 56

3.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 56

3.2.3.2 Bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho 57

3.2.3.3 Kiểm soát đối với nhập liệu chứng từ : 66

3.2.3.4 Ghi nhận doanh thu: 66

3.2.3.5 Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu 69

3.2.3.6 Đối với trường hợp bán lẻ 76

3.2.4 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 77

3.2.4.1 Lưu đồ kiểm soát 77

3.2.4.2 Chính sách tín dụng tại công ty 78

3.2.4.3 Xét duyệt hàng bán chịu 78

3.2.4.4 Quản lý khách hàng nợ 79

3.2.4.5 Tổ chức công tác thu hồi nợ 84

3.2.4.6 Xử lý các khoản phải thu khó đòi 84

3.2.5 Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 85

3.2.5.1 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 85

3.2.5.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 86

3.2.5.3 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 87

3.2.5.4 Nhận xét chung về kiểm soát nội bộ về các khoản thu tiền: 89

3.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp TNHH đầu tư và phát triển Vân Long 90

3.3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty : 90

3.3.1.1 Ưu điểm 90

3.3.1.2 Nhược điểm 92

3.3.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 92

3.3.2.1 Ưu điểm 92

3.3.2.2 Nhược điểm 93

3.3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty 95

3.3.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 95

3.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 102

3.3.3.3 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ và sử dụng phần mềm kế toán 109

Phần IV: KẾT LUẬN 113

4.1 Kết luận 113

4.2 Khuyến nghị 114

TÀI LIỆU THAM KHẢO 115

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 22

Bảng 3.1: Kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm 2008 – 2010 36

Bảng 3.2: Các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng quý IV năm 2010 61

Bảng 3.3: Cơ cấu các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng trong 3 tháng 62

Bảng 3.4: Tổng hợp tình hình bán chịu tại công ty quý I năm 2011 84

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ 10

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 23

Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty 45

Sơ đồ 3.2: Cơ cấu bộ máy kế toán văn phòng công ty 50

Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính 113

Sơ đồ 3.3: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ 111

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 3.1: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng theo phương thức

bán buôn qua kho tại công ty 58Lưu đồ 3.2: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng theo phương thức

bán lẻ tại công ty 76Lưu đồ 3.3: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 77Lưu đồ 3.4: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt tại công ty 86Lưu đồ 3.5: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng tại công ty 88Lưu đồ 3.6: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng theo phương thức

bán buôn qua kho 96Lưu đồ 3.7: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hang theo phương thức

bán lẻ 101Lưu đồ 3.8: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 104Lưu đồ 3.9: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 106

DANH MỤC MẪU BIỂU

Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng 60

Mẫu 3.2: Hóa đơn giá trị gia tăng 66

Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng 69

Mẫu 3.4: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng 70

Mẫu 3.5: Quy định chế độ bán hàng năm 2010 71

Mẫu 3.6: Giấy thanh toán chế độ bán hàng 73

Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng 81

Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng 82

Mẫu 3.9: Biên bản đối chiếu công nợ 83

Mẫu 3.10: Yêu cầu mua hàng 98

Mẫu 3.11: Bảng theo dõi hóa đơn hàng đổi bù 101

Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ của khách hàng 109

Mẫu 3.13: Giấy đề nghị thanh toán 109

DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT

BCTC : Báo cáo tài chính

BHXH : Bảo hiểm xã hội

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TNDN : Thu nhập doanh nghiệp

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

Phần I

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

“Tôi có thể đổi một tá những người cộng sản tồi lấy một chuyên gia tưsản thành thạo và nghiêm túc nghiên cứu nghiệp vụ của mình”

(V.I.Lênin toàn tập, tập 45, NXBCTQG, H.2006, tr.110 )Lênin khẳng định: để phát triển, đặc biệt là phát triển kinh tế phải cótính kế thừa và học hỏi - học hỏi cách quản lý, cách làm kinh tế ở các nước tưbản Câu nói ấy có sức cảnh báo to lớn, bởi chúng ta đã thắng họ trên chiếntrường, nhưng rất có thể chúng ta sẽ bị bóp nghẹt trên thương trường, hơn nữanền kinh tế của họ đã phát triển trước ta cả thập kỷ

Bước ra từ vũng bùn nô lệ, Việt Nam - trong xu thế toàn cầu hóa các nềnkinh tế thế giới, cũng không ngừng đẩy mạnh quá trình hội nhập, xóa bỏ cơ chếtập trung quan liêu bao cấp để chuyển sang nền kinh tế mở cửa vận hành theo

cơ chế thị trường, thúc đẩy công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước

Thế nhưng, trên thực tế kinh tế thị trường chỉ tạo cơ hội cao nhất chonhững tế bào của nền kinh tế - các doanh nghiệp phát triển, chứ không phát triển

hộ các doanh nghiệp Cho nên, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với vô vàn khókhăn, phải chấp nhận những quy luật đào thải của thị trường, những biến động tolớn mà điển hình là cuộc khủng hoảng trong thập niên qua vẫn còn đang tácđộng không nhỏ Năm 2007 Việt Nam chính thức gia nhập WTO mang lại nhiều

cơ hội nhưng đồng thời các doanh nghiệp cũng đứng trước không ít những thửthách Đó là sự cạnh tranh rất khốc liệt giữa một bên là doanh nghiệp trong nướcvốn ít, kinh nghiệm quản lý còn non yếu với một bên là những tập đoàn kinh tếvững mạnh của quốc tế Vậy làm thế nào để thắng trong cạnh tranh?

Để thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không những phải tự lựcvươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi còn phải hoàn thiệntăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những

sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng caohiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểmtra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Đặc biệt dựa vàokiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn cácnguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quátrình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nềntảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên củadoanh nghiệp

Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng - thutiền là nội dung quan trọng Bởi hoạt động bán hàng - thu tiền ảnh hưởng trựctiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp Đây là quá trình tạo ra thu nhập, tạođiều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu về lợi nhuận Tuy nhiên,chu trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, saisót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bánhàng sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sảnphẩm có chất lượng tốt từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnhtranh của doanh nghiệp trên thị trường

Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long cũng nằm trong khuôn khổ

đó Bởi sức ép của nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanhnghiệp trong và ngoài nước, Vân Long đã gặp không ít khó khăn Nhưng bằngnhững chính sách linh hoạt hợp lý, đặc biệt với sự đẩy mạnh hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, Vân Long vẫn khẳng địnhđược uy tín cũng như chỗ đứng của mình trên thị trường

Nhận biết được vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng - thu tiền như đã nói trên đây, và qua thời gian thực tập tại công

ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long, chúng tôi lựa chọn đề tài:

“Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ

và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

- Phản ánh thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty

1.3.Câu hỏi nghiên cứu

- Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty có tồn tại không?

- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền (nếu tồn tại)hoạt động như thế nào?

- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền có hoạt độngliên tục không, và tính hiệu lực như thế nào?

1.4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và

hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng

- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công tyTNHH đầu tư và phát triển Vân Long

Phần II

TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng - thu tiền

2.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu vớinhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm được biết đến mộtcách phổ biến:

 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO

Theo định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Organization):Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, cácnhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấpmột sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Tính chất đáng tin cậy của BCTC

- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành

Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộquốc tế (IIA), các mục tiêu kiểm soát nội bộ được diễn tả theo một cách khác:

“Các mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ nhằm:

- Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin

- Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định

- Bảo vệ tài sản

- Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực

- Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặcchương trình.” (webketoan.com, 2010)

Đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của kiểm soátnội bộ, còn về bản chất thì các mục tiêu trong khái niệm của Viện Kiểm toánviên nội bộ quốc tế (IIA) và trong báo cáo của COSO là một.

 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêuchuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lítrong công ty việc thực hiện các mục tiêu sau:

+ Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin

+ Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp

và các qui định

+ Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản

+ Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lí

Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên củacác đơn vị, tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâucông việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả cácmục tiêu đặt ra của đơn vị (webketoan.com, 2010)

b Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức được thiết lập để đảm bảothực hiện các mục tiêu sau:

 Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của đơn vị:

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tàisản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chấtnhư sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bịlạm dụng vào những mục đích khác nhau

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì vậy cácthông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độtin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dungkinh tế chủ yếu của mọi hoạt động

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảocác quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạtđộng của doanh nghiệp

- Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận

- Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác lập BCTC trung thực khách quan

 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực

Như vậy, bốn mục tiêu nói trên của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nằmtrong một thể thống nhất tuy nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau nhưgiữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặccung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Cụ thể như nếu chúng ta muốn tăngcường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêm chi phí như vậy sẽ không đảmbảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả của hoạt động Vậy nhiệm vụ củacác nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợphài hòa bốn mục tiêu nói trên

2.1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng

a Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sựphát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô Các nhà quản trị trong doanh nghiệpmong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộphận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lí luôn đưa ra cácchiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quảmong muốn Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thốngkiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch

Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánhgiá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lícác nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu quả Một thực trạng khá phổ biếnhiện nay ở nước ta là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏnglẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn nhữngdoanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm trađầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu nhữngquy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát

mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõràng (kienthuctaichinh.com, 2009)

Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp ViệtNam chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vậnhành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Cho nên, hệ thống này chưa cóđược một quy chế tổ chức và hoạt động hiệu quả, thường xuyên; chưa tách rathành một hệ thống độc lập Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quantâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy cáchành vi gian lận Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắcphục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

Hơn nữa, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêngcủa người sử dụng lao động với người lao động trong một tổ chức luôn tồn tạisong hành Vậy làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng củamình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, củangười sử dụng lao động? Quản lý được các rủi ro bằng cách nào? Làm thế nào

có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoahọc chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Hệ thống kiểm soát nội

bộ được đặt ra để giải quyết những vấn đề nêu trên, và đảm bảo cho doanhnghiệp, tổ chức hoạt động ổn định, cân bằng (Phạm Anh Tuấn, 2009)

Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụngtiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanhnghiệp nào dù quy mô có ra sao Những đòi hỏi đó chỉ có thể được đáp ứng,

được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đóviệc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiếttrong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.

b Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực

tế của mỗi đơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tụckiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổbiến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm vànguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quảhoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộphải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại (kiemtoan.com)

2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụsau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách cóhiệu quả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúngthể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như: phát hiện kịp thờinhững vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầupháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

2.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

* Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp

mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau Nhưng thông thường,

hệ thống này được chia làm 4 bộ phận như sau:

- Môi trường kiểm soát

- Hệ thống kế toán

- Các thủ tục kiểm soát

- Hệ thống kiểm toán nội bộ

Các bộ phận được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý

là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát Yếu tố cấu thành hệthống kiểm soát nội bộ được thể hiện qua sơ đồ 2.1:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn

HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT

1.Tính có thật 6.Tính đúng kỳ 2.Sự phê chuẩn 7.Tính phân loại 3.Tính đầy đủ 8.Chuyển sổ và 4.Quyền và nghĩa vụ tổng hợp chính xác 5.Sự tuân thủ

Chứng từ kế toán

Sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán

Môi trường

toán

Thủ tục kiểm soát

Bộ phận kiểm toán nội bộ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

(Phạm Tuấn Anh, 2009)

2.1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trên thực tế, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đếnđâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó lànhững hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ, theo chuẩn mực quốc tếISA 400, những hạn chế đó được xác định như sau:

- Ban Giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra khôngvượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường đều tập trung vào các saiphạm dự kiến, thường xuyên, những nghiệp vụ lặp đi lặp lại, vì thế thường bỏqua các sai phạm đột xuất hay bất thường

- Không loại trừ được rủi ro, sai sót của con người, xuất phát từ sự thiếuchú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sựthông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với nhữngngười khác ở trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạmdụng đặc quyền của mình

- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng khôngcòn thích hợp và do đó không được áp dụng (kienthuctaichinh.com, 2009)

b Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Những dấu hiệu bất ổn là vấn đề đặc biệt quan trọng Nó cho thấy hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đang gặp vấn đề, cần phải chấnchỉnh Dấu hiệu này như những triệu chứng đầu tiên của một căn bệnh mà nếukhông chữa trị kịp thời nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và xa hơn là

sự tồn tại của tổ chức Những dấu hiệu đó có thể là:

- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ đượcđiều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi

- Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công” Có thể họ đang lợidụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp để kiếm lợicho mình

- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin,khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

- Không yên tâm về tài chính công ty Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngạinhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang có trục trặc Phải xem xét ngaylập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu nhà quản lý cảm thấy không an tâmtrong thu chi tài chính của công ty Thậm chí có khi nhà quản lý không biếthoạt động kinh doanh của doanh nghiệp lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợpđồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận

2.1.2 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

2.1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụnhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ Tức là để chuyểnhóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ Cho nên,bán hàng - thu tiền là chu trình quan trọng để đạt được mục tiêu cuối cùng củadoanh nghiệp là lợi nhuận Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chutrình này cũng có những mục tiêu riêng của nó

Đối với bán hàng (tiêu) mục tiêu chủ yếu là: Bán đúng, bán đủ, bán kịpthời Bán đúng nghĩa là: chuyển giao đúng khách hàng; bán đúng giá và đúngchủng loại, phẩm chất hàng hóa, dịch vụ Bán đủ nghĩa là bán đủ số lượng hànghóa, dịch vụ đã thỏa thuận Bán kịp thời là chuyển giao hàng hóa, thực hiệndịch vụ đúng thời hạn đã cam kết

Đối với thu tiền (thụ) mục tiêu chủ yếu là: Thu đúng, thu đủ, thu kịpthời Thu đúng nghĩa là xác định đúng khoản phải thu và thu đúng đối tượngkhách hàng; thu đúng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng Thu đủ làthu đủ số tiền cần phải thu Thu kịp thời là thu đúng hạn, không để nợ quá hạn

Mục tiêu chủ yếu của việc ghi nhận và báo cáo là đúng, đủ, kịp thời,ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu

2.1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá quaquá trình trao đổi hàng - tiền Với ý nghĩa như vậy, chu trình này bắt đầu từ yêucầu mua của khách hàng, cụ thể là: hợp đồng thông qua đơn đặt hàng, hợpđồng mua hàng… và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thànhmột khoản phải thu và cuối cùng là thành tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trìnhsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những đánh giá hiệu quả củacác chu trình trước đó như chu trình tiền, mua hàng - thanh toán, tiếp nhận - hoàntrả vốn… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Đồng thời, nó cũng phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí vàtiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp

Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiềuchỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoảngiảm trừ… và cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban Do tính chấtphức tạp như vậy nên khả năng tồn tại các rủi ro là rất lớn Vì vậy, cần phảithiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng -thu tiền (Lưu Đức Tuyên, 2010)

* Trong mỗi doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh là lợi nhuận Một trong các chỉ tiêu làm nên lợi nhuận là doanhthu bán hàng Muốn tăng được lợi nhuận cần thiết phải tăng doanh thu Và đểtăng doanh thu tiêu thụ các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương thứcbán hàng khác nhau Với mỗi phương thức bán hàng, có trình tự diễn ra khácnhau Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuântheo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 -Doanh thu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp

vụ bán hàng thỏa mãn những điều kiện sau đây:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với

quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sởhữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịchbán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Trường hợp khác doanh thu được ghi nhận theo nguyên tắc sau:

Doanh thu tiêu thụ được xác định tùy thuộc vào phương pháp tiêu thụ,đối với những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêuthụ cũng khác nhau Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thunhư sau:

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanhthu bán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuếnếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã

có thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thubán hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm

Số lãi trả chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thubán hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lýnhân với số lượng sản phẩm đại lý đã bán được

2.1.2.3 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền

Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước côngviệc bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng Việckiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các saiphạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng Nếu đơn vị không xây dựngđược hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợphải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng

là điều khó tránh khỏi Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với những phương thứcgiao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng như các điều kiện

trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau Songchung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thành các khâu

xử lý công việc và các thủ tục kiểm soát tương ứng như:

 Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu muahàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵnsàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây làđiểm bắt đầu của toàn bộ chu trình

Xử lý đơn đặt hàng là việc xem xét lời đề nghị của người mua và cânđối với khả năng đáp ứng của bên bán để chấp nhận (phê duyệt) đối với đơn đặthàng đó, cụ thể về chủng loại, phẩm cấp, số lượng hàng bán… qua phiếu tiêuthụ và lập hóa đơn bán hàng

 Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu

Đồng thời với việc xét duyệt nhu cầu mua hàng, bên bán còn cân nhắckhả năng thanh toán một phần hay toàn bộ lô hàng Khi xem xét để phê chuẩnbán chịu cần cân nhắc đến lợi ích của cả hai bên và thường khuyến khích việcthanh toán nhanh bằng các hình thức chiết khấu thích hợp Nội dung của phêchuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời hạn và mức tíndụng trả chậm…

Kết thúc việc xử lý đơn đặt hàng và phê chuẩn bán chịu thường là giữahai bên (bán và mua) cùng nhau ký kết một hợp đồng thương mại (hợp đồngbán hàng), ghi nhận những thỏa thuận về mua bán hàng hóa và trách nhiệm,quyền hạn, nghĩa vụ của từng bên Hợp đồng thương mại là căn cứ để thực hiệnviệc mua bán và xử lý các tranh chấp phát sinh (nếu có)

Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợkhó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cốtình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này

 Chuyển giao hàng, cung cấp dịch vụ

Trong hoạt động trao đổi hàng và tiền thì chuyển giao hàng được xem làđiểm bắt đầu (trao) Bước công việc này là thực hiện việc gửi hàng đi hoặc chuyểngiao cho người mua Trong trường hợp bên bán đảm nhận việc vận chuyển, còn

phải tổ chức công việc vận chuyển hàng đến địa điểm giao cho khách hàng Khichuyển giao hàng cho người mua phải thực hiện các thủ tục giao nhận Đối vớitrường hợp cung cấp dịch vụ (sửa chữa, xây lắp…) thì công việc này chính là thựchiện cung cấp dịch vụ cho người mua Các chứng từ sổ sách ghi nhận và theo dõiviệc chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ thường là chứng từ xuất kho, chứng

từ vận chuyển, sổ theo dõi xuất kho, theo dõi vận chuyển…

 Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng Khi thực hiện giao nhận hàng hóa hay cung cấp dịch vụ hoàn thành, bênbán lập và chuyển hóa đơn tính tiền cho người mua Hóa đơn bán hàng làchứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốchàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuếGTGT Hóa đơn được lập làm 3 liên: liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 1 vàliên 2 sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Như vậy hóa đơn vừa làphương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từngthương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.Nhật ký bán hàng là số ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thugộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàngSau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán cácnghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền Kể cả những trườnghợp thanh toán phức tạp cũng cần được xử lý và phê chuẩn như khấu trừ haychuyển tiền thu để trả cho một bên khác Mọi trường hợp thu tiền thông thườngkhác (thu tiền trực tiếp hay qua ngân hàng) hoặc thu tiền không thông thườngđều phải đảm bảo việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ Cần đặc biệt chú ý khả năng dấugiếm hoặc bỏ sót các khoản thu tiền, đặc biệt là đối với thu tiền mặt trực tiếp

 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Các trường hợp phát sinh về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bánsau khi đã viết hóa đơn và hàng đã bán bị trả lại vì lỗi thuộc về bên bán đềuphải được xử lý và ghi sổ đầy đủ, đúng đắn và kịp thời

Đối với trường hợp chiết khấu thương mại: trên cơ sở chính sách bánhàng đã công bố và thực tế diễn ra nghiệp vụ bán hàng phù hợp với điều kiện

áp dụng chiết khấu thương mại; tiến hành làm thủ tục tính toán chiết khấuthương mại cho người mua và ghi nhận khoản chiết khấu này theo đúng quyđịnh, làm cơ sở cho việc theo dõi và chi trả hay giảm bớt tiền hàng thanh toán

Đối với trường hợp giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại: Hàng bánkhông đảm bảo quy cách, chất lượng bị khách hàng từ chối nhận hoặc khách hàngchỉ chấp nhận khi bên bán giảm giá; việc xử lý trường hợp này phải được thựchiện thông qua các thủ tục kiểm tra, xác nhận (kiểm kê, đánh giá) và lập biên bảngiảm giá hay nhận lại hàng Khi xử lý và theo dõi, ghi nhận các trường hợp phátsinh nói trên còn bao gồm cả xử lý và theo dõi, ghi nhận những thông tin có liênquan, như doanh thu bán hàng, thuế GTGT, giá vốn hàng bán…

 Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này songkhông có khả năng thu được cả trong tương lai Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dựphòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về giảm giá đối với cáckhoản không thu được tiền

 Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặckhông có khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là

“bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó (Lưu Đức Tuyên, 2010)

2.1.2.4 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán

a Phương thức tiêu thụ

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụngcác phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phầnquan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, đồng thời giúp chodoanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiểm lĩnh thị trường Phương thức bán hàng cóảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuấtkho hàng hóa Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bánhàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợinhuận Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán hàng sau:

 Phương thức bán buôn

* Hình thức bán buôn qua kho

Đây là hình thức bán hàng bán buôn hàng hóa mà ở đó hàng bán được xuất ra

từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong hình thức này có hai dạng chủ yếu sau:

- Giao hàng trực tiếp:

Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến doanh nghiệp để nhậnhàng Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua, saukhi đại diện bên mua nhận đủ hàng hóa, bên mua ký vào chứng từ bán hàng,hàng hoá được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trìnhvận chuyển hàng người mua phải chịu

Hình thức này được áp dụng khá hiệu quả với các doanh nghiệp có khobán buôn nhưng không chủ động về mặt phương tiện vận tải

- Chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặthàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, bằng phương tiện vận tải của mìnhhoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua tại một nơi đã thỏa thuận.Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho ngườimua và người mua ký vào chứng từ giao hàng Chi phí vận chuyển do hai bênthỏa thuận Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan

hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp

* Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng

Theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua,không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Có thể thực hiệntheo các hình thức sau đây:

- Giao hàng tay ba

Theo hình thức trực tiếp này doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàngmua từ bên bán sẽ giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho bên bán Saukhi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiềnhoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ và kế toán ghi nhậndoanh thu Hình thức này rất phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại không

có kho bán buôn nhưng lại nắm trong tay những thông tin khá tốt về nguồnhàng và khách hàng

- Vận chuyển hàng

Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, bằngphương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bênmua một địa điểm đã được thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán trong trường hợpnày vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi bên mua đã nhận đượchàng và ký vào chứng từ giao hàng thì hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ Vớiđiều kiện này doanh nghiệp không có điều kiện về kho bãi nhưng lại khá thuậnlợi về phương tiện vận chuyển nên áp dụng

 Phương thức bán hàng đại lý

* Đại lý hưởng hoa hồng: Là hình thức đại lý mà đại lý bên mua thực

hiện việc mua, bán hàng theo giá mua, giá bán do bên giao đại lý ấn định đểđược hưởng hoa hồng Mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do các bênthỏa thuận trên giá mua, giá bán hàng hóa

* Đại lý bao tiêu sản phẩm (hay còn gọi là đại lý mua đứt bán đoạn): Là

hình thức đại lý phổ biến mà bên đại lý thực hiện mua, bán trọn vẹn một khốilượng hàng theo giá do bên giao đại lý ấn định để được hưởng thù lao theo quyđịnh của công ty mở đại lý Mức thù lao mà đại lý được hưởng là mức chênhlệch giữa giá mua, giá bán thực tế so với giá do bên giao hàng cho đại lý ấn

định hoặc thỏa thuận

* Đại lý độc quyền: Là hình thức đại lý mà tại một khu vực nhất định,

có thể là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực, bên giao đại lý chỉ giaocho một đại lý độc quyền việc mua, bán một số mặt hàng

* Tổng đại lý mua bán hàng hóa: Là hình thức đại lý mà bên mua đại lý

tổ chức một hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa chobên giao đại lý Tổng đại lý đại diện cho hệ thống đại lý trực thuộc Các đại lý trựcthuộc hoạt động dưới sự quản lý của tổng đại lý với danh nghĩa của tổng đại lý

 Phương thức bán lẻ

Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêudùng hoặc các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Đặcđiểm của phương thức này là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnhvực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện Hàng hóa được bán

với số lượng nhỏ, giá bán ổn định Tuy nhiên đối với doanh nghiệp sản xuấtquy mô lớn thì hình thức này xảy ra không thường xuyên Phương thức bán lẻđược thực hiện theo các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

* Phương thức bán hàng trao đổi hàng:

Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem hàng hóa của mình

để đổi lấy hàng hóa của người mua Giá trao đổi là giá thoả thuận hoặc giá báncủa hàng hóa đó trên thị trường Doanh thu chỉ được ghi nhận đối với hàng hóahoặc dịch vụ được trao đổi không tương đương Đối với dịch vụ hàng hóatương đương doanh thu không được ghi nhận

b Phương thức thanh toán

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng Tùy theo từng chính sách bánhàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp màdoanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàngtheo các hình thức khác nhau

- Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, khôngthường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thìdoanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hàng cóthể bằng tiền mặt hoặc thanh toán không dùng tiền mặt (séc, ủy nhiệm chi, ủynhiệm thu, thư tín dụng, thẻ thanh toán, thanh toán bù trừ)

- Ứng tiền trước khi mua hàng: Do tình hình tài chính của công ty khôngđược tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu cầu

khách hàng ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ sảnxuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toánphần tiền mua hàng còn thiếu.

- Mua hàng tín dụng: Tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợkhoản tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thờigian đó khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạnkhách hàng sẽ nhận được một khoản chiết khấu Sau thời gian này, nếu kháchhàng chưa thanh toán thì khoản nợ sẽ được tính lãi theo thỏa thuận từ trước

2.1.3 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thutiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:

 Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện khôngchính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt

 Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vịkhông có khả năng đáp ứng

 Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng

 Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu chokhách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phảichịu rủi ro tín dụng quá mức

 Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện

 Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng kháchhàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thoả thuận

 Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đãgiao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khốngkhi thực tế không giao hàng

 Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanhtoán, ghi sai khách hàng thanh toán

 Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàngthanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quản lí cần thiết kếnhững thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thựchiện được những mục tiêu đề ra (thamdinhgia.org, 2009)

2.1.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

2.1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

4 Quyền và nghĩa

vụ

Hàng hóa đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị và cáckhoản phải thu có người sở hữu

5 Sự đánh giá Doanh thu và khoản phải thu phải được phản ánh đúng số

tiền thực tế đã phát sinh và ghi sổ chính xác

2.1.4.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền được thể hiệnqua sơ đồ 2.2:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

- Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

- Xem xét tình hình thực tế của đơn vị

- Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng

- Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán

- Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất

- Bộ phận được giao tiến hành xuất kho

Lập hoá đơn vận chuyểnLập hoá đơn bán hàng (thu tiền) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự

Ghi nhận doanh thu bán hàng

Xử lí vào sổ các khoản thu tiền mặt

- Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiền

- Cập nhật sổ thu tiền

Cập nhật các khoản phải thu:

số tiền các khoản phải thu…

Theo dõi các khoản phải thu khách hàng

hoá và lập hoá đơn

Theo dõi thanh

2.1.4.3 Các công việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền bao hàm nhiều chức năng cụ thể có liênquan chặt chẽ với nhau Do đó, những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu cầnđược xác định cụ thể Từ phân tích quá trình này thành các chức năng khácnhau có thể thấy những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu thường bao gồmtính đồng bộ của sổ sách, việc đánh số trước các chứng từ, việc phân cáchnhiệm vụ trong công tác kế toán, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng

 Sự đồng bộ của sổ sách

Sự đồng bộ của sổ sách đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kếtoán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, cáctrình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Tấtnhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy địnhtrước Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán cụ thểcũng khác nhau Hơn nữa, mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu, cònthực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú Do đó, mỗi đơn vị cần địnhsẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát

có hiệu lực

 Việc đánh số thứ tự các chứng từ

Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa

đề phòng bỏ sót, dấu giếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoảnghi sổ bán hàng Tất nhiên, việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèmtheo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích đó

 Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua

Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thôngthường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán vớicác khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng

và thu tiền Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đếnngười mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinhtrong tháng Để bảo đảm tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này

có thể phân công cho người không có liên quan (đến thu tiền hàng, đến ghi sổbán hàng và thu tiền) lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời

ngay cả khi có sai sót Vì vậy, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền vàphải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua - bán

 Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toánĐây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừanhững sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và với lĩnh vực bán hàng -thu tiền nói riêng Ví dụ, nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được hai kế toán theodõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳvới Sổ cái, Sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin.Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong nhiều trường hợp phải ngăn cách độclập nơi làm việc của thủ quỹ với những người ghi chép các Nhật ký bán hàng

và Sổ quỹ Đồng thời, giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịucũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâubán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán

 Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát

Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát trong việc thực hiện trình tựkiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soátnội bộ Thông thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý

và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ bảo đảm chất lượng kiểm soát.(Nguyễn Quang Quynh, 2006)

2.1.4.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống Đồng thời, trên các chứng từphải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếubao gồm:

- Hóa đơn vận chuyển

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ khác có liên quan

b Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nộidung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đíchcủa việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tàikhoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với các loại sổ

kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng

Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọicủa các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyềnphê duyệt

 Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

- Bảng tổng hợp doanh thu

- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết giá vốn

- Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải thu

- Bảng tổng hợp công nợ phải thu

 Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ cónhững loại sổ phù hợp Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ,Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản

 Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Vốn bằng tiền : TK111, TK112

- Các tài khoản phải thu: TK 131, TK 138

- Hàng tồn kho: TK 155, TK 156

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511

- Doanh thu bán háng nội bộ: TK 512

- Doanh thu nhận trước: TK 338

- Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332

- Giá vốn hàng bán : TK 632

- Chi phí bán hàng: TK 641

- Chí phí quản lí doanh nghiệp: TK642

- Thuế GTGT phải nộp: TK 3331

- Dự phòng nợ phải thu khó đòi: TK 139

c Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chínhdưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tìnhhình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳnhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhucầu Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin

nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và nhữngthông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điềuhành hoạt động.

Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán đượcphân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin: Thông tin cho việc kiểmsoát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp

vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằmphục vụ các quyết định điều hành hoạt động

Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chitiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sảnphẩm theo từng khách hàng trong từng khoảng thời gian Mục đích của chúng

là kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không

Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng nhưbáo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ,báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổnghợp nhập - xuất - tồn… (Bộ tài chính, 2006)

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam

Trong những năm gần đây số lượng công ty, doanh nghiệp ở nước tađược thành lập tăng nhanh, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đi cùng với

nó là tập đoàn kinh tế đầu tàu tạo nên bức tranh nhiều màu sắc, cạnh tranh khốcliệt cho môi trường kinh doanh Việt Nam Tuy nhiên, trong sự bất ổn tình hìnhkinh tế thế giới, Việt Nam cũng chịu nhiều ảnh hưởng, môi trường kinh doanh trởnên bất ổn hơn Những doanh nghiệp tự phát, không có chiến lược cụ thể, lâu dàitrong kinh doanh sẽ dẫn tới thất bại Chính trong hoàn cảnh này mà các doanhnghiệp Việt Nam quan tâm hơn đến bộ máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro

và quá trình thiết kế, thực thi hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở pháp luật

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hữu hiệu nguồnlực, tài chính, rủi ro, thiết lập cơ chế giám sát hữu hiệu doanh nghiệp nhằm nângcao hiệu quả quản lý giảm thiểu sai sót ảnh hưởng kinh doanh của doanh nghiệp

Ở Việt Nam số lượng do mỗi loại hình doanh nghiệp thường có cơ chếkiểm soát nội bộ khác nhau phù hợp từng doanh nghiệp trong điều kiện cụ thể:

 Đối với tập đoàn: Tập đoàn kinh tế là tổ chức lớn cần có biện pháphữu hiệu để có thể kiểm soát Ở Việt Nam có khá nhiều tập đoàn lớn như ĐồngTâm, FPT, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Kinh Đô… từ ngày 1/7/2008 môhình tổ chức mới được áp dụng ở các tập đoàn gồm có: Đại hội đồng cổ đông;Hội đồng quản trị (có các Ủy ban chức năng giúp việc); Ban kiểm soát và hìnhthành các khối chức năng Hệ thống kiểm soát nội bộ được xuyên suốt từ cấpcao nhất đến cấp thấp nhất Tuy nhiên, hoạt động và tổ chức của hệ thống kiểmsoát nội bộ ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam còn bộc lộ nhiều yếu kém:

- Một là chưa tạo được một môi trường kiểm soát lành mạnh làm nền tảngtốt cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả Sự phân cấp, phânquyền hội đồng quản trị và ban kiểm soát còn chưa rõ ràng, chồng chéo nhau

Cơ cấu tổ chức ở một số tập đoàn còn chưa hài hòa dẫn tới chưa phát huy hếttiềm năng của tập đoàn Các nhà quản lý chưa chú trọng vấn đề đạo đức cũngnhư tác phong làm việc của nhân viên

- Hai là do tập đoàn là một nhóm các doanh nghiệp có tư cách pháp nhânđộc lập, cho nên hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp thường không thốngnhất, nên khi lập báo cáo thường không khớp và nhiều sai sót ở BCTC toàn tậpđoàn Sự minh bạch trong các BCTC tại tập đoàn ở Việt nam thường chưa cao

- Ba là các hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ được thựchiện nhưng hiệu quả không cao vì rất khó kiểm soát ở nhiều nơi do các doanhnghiệp trong tập đoàn hoạt động độc lập và thường ở nhiều lĩnh vực khác nhau

- Bốn là kiểm soát nộ bộ thường chỉ chú ý tới công tác phát hiện nhữngsai phạm đã xảy ra rồi, bảo vệ tài sản mà chưa làm tốt công tác ngăn ngừa cóthể xảy ra trong tương lai

- Năm là hệ thống thông tin trong tập đoàn chưa được quan tâm hoặc nếu

có thì không sử dụng hết công suất gây lãng phí

 Đối với ngân hàng Nhà nước và ngân hàng thương mại như ngânhàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng công thương, ngân hàngđầu tư và phát triển Việt Nam… Những ngân hàng có quy mô và tổ chức lớn

như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trìnhvận hành hiệu quả bộ máy Tuy nhiên, do bắt đầu chuyển sang hoạt động theo

mô hình tổng doanh nghiệp chưa lâu cùng với sự phát triển quá nhanh về quy

mô và tổ chức nên cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng đang dần bộc lộmột số yếu kém

- Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho côngtác kiểm soát nội bộ Mặc dù được tổ chức theo mô hình tổng doanh nghiệpnhưng mức độ độc lập của các chi nhánh và các doanh nghiệp trực thuộc củacác ngân hàng còn tương đối hạn chế

Hội đồng quản trị là đại diện sở hữu của Nhà nước tại các ngân hàng nàynhưng xét về thực chất chưa được trao quyền tương ứng Đa số các vấn đề phátsinh của ngân hàng đều phải báo cáo và xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhànước, Bộ tài chính Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặcbiệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định đã không thuộc phạm vinội bộ của ngân hàng

Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thựchiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thựcchất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt

là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Hơn nữa, sự hạn chế về nguồn lực conngười và thiết bị đã hạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của Ban kiểmsoát Vì lẽ đó, chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị mới chỉ dừnglại ở việc kiểm tra, đánh giá các BCTC cuối kỳ và xử lý các vấn đề đã phát sinh

- Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của cơ chế kiểmsoát nội bộ của các ngân hàng này vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi Hệthống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được ban hành chưa tính đến những yếu

tố đặc thù trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng và vẫn có sự khác biệt xa

so với chuẩn mực kế toán quốc tế Hệ thống kế toán của các ngân hàng đã đượchình thành tương đối đầy đủ, nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo cácnghiệp vụ phát sinh gần như chưa được đề cập Mặc dù tổ chức hoạt động theo

mô hình tổng doanh nghiệp nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo

bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp kế toán hợp nhất

Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế

- Ba là hệ thống kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn vàgiám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn

đề đã phát sinh Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểmtoán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xâydựng và thực hiện (Phạm Anh Tuấn, 2009)

 Đối với doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp ngoài quốcdoanh Các doanh nghiệp nhà nước thường là doanh nghiệp lớn và thường tồntại những vấn đề như đề cập ở phần tập đoàn và phần ngân hàng thương mại,ngân hàng nhà nước Còn đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh thường làdoanh nghiệp vừa và nhỏ thì hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nàythường không có, hoặc nếu có thì được thiết kế một cách qua loa không đảmbảo hoạt động cũng như quy trình cần thiết và thường chỉ là thiết kế do nhàquản lý tự nghĩ sao cho tiện và phù hợp với chính họ nên hay mắc những saisót Môi trường kiểm soát thường không đảm bảo không có sự phân công phânnhiệm rõ ràng Các thủ tục kiểm soát cơ bản gần như là không được thực hiện

kế toán có khi kiêm nhiệm cả thủ quỹ

Chính vì những yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ đã tạo ranhững lỗ hổng lớn Nếu không khắc phục kịp thời có thể gây ra sự mất ổn địnhcủa không chỉ riêng trong hoạt động doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng rất lớnđến nền kinh tế đất nước

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.3.1.Phương pháp thu thập số liệu

Phương pháp thu thập số liệu là cách thức thu thập các tài liệu, thông tin

có sẵn trong sách báo, tạp chí, các báo cáo khoa học (phương pháp thứ cấp)…hoặc điều tra thực tế để phục vụ cho đề tài nghiên cứu (phương pháp sơ cấp)

Trong đề tài số liệu chủ yếu được thu thập từ các số liệu sẵn có trong sổsách của công ty và một số thông tin từ thị trường Ngoài ra còn thu thập bằngcách quan sát, phỏng vấn các nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng, thủ quỹ…

để tìm hiểu các thông tin có liên quan

2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu

Quá trình xử lý số liệu trong đề tài chủ yếu áp dụng kỹ thuật tính toán trên bảng tính Excel và xử dụng máy tính cá nhân trong những tính toán đơn giản

2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu

2.3.3.1 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ:

Để nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty chúng tôi sử dụngphương pháp mô tả, cụ thể:

- Mô tả nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách

- Mô tả tất cả các quá trình xảy ra

- Mô tả việc luân chuyển, xử lý và lưu trữ chứng từ

- Mô tả những dấu hiệu để cho thấy những nguyên tắc, thủ tục kiểm soát

đã được thực hiện Như dấu hiệu cho thấy có sự cách ly về trách nhiệm, dấuhiệu về phê chuẩn và dấu hiệu về việc kiểm tra nội bộ…

2.3.3.2 Sơ đồ

Sơ đồ kiểm soát nội bộ là trình bày các tài liệu và sự vận động liên tiếp củachúng bằng các ký hiệu và biểu đồ Phương pháp này giúp chúng ta có thể nhìnkhái quát, logic và súc tích về hệ thống kiểm soát nội bộ, dễ dàng phát hiện nhữngthiếu sót trong thiết kế và vận hành của các quá trình và thủ tục kiểm soát

2.3.3.3 Thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát (kiểm tra hệ thống kiểm soát): là việc kiểm tra đểthu thập bằng chứng kiểm toán, sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệucủa hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ Các thử nghiệm kiểm soátbao gồm quan sát các thủ tục kiểm soát nội bộ đang diễn ra trong đơn vị, kiểmtra các bằng chứng mà thủ tục kiểm soát đã được thực hiện (hoặc đã thực hiện

ở một thời điểm thích hợp) và phỏng vấn một số nhân viên có liên quan về việccác thủ tục kiểm soát đã được thực hiện ra sao và thực hiện khi nào?

2.3.3.4 Phương pháp đối chiếu

Là phương pháp đối chiếu giữa việc thực hiện kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng - thu tiền tại công ty và lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán