Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tài phát

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ tế H uế KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN cK in h KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ họ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Đ ại CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN Tr ườ ng Sinh viên thực hiện: Khóa học: 2016 - 2020 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ tế H uế KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN cK in h KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ họ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Đ ại CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ng Họ, tên sinh viên: Trương Thị Thúy Vân ườ Lớp: K50D - Kế Toán Tr Niên khóa: 2016 - 2020 Giáo viên hướng dẫn: ThS: Nguyễn Trà Ngân Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H uế Huế, tháng 01 năm 2020 uế Được đồng ý cho phép Trường Đại học Kinh tế Huế, Khoa Kế toán – Kiểm tốn, cơng ty Cổ phần Tài Phát giúp đỡ cô tế H Nguyễn Trà Ngân, tơi hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty Cổ phần Tài Phát” Để hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tơi xin chân thành h cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân in tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi để hồn thiện khóa luận cách tốt cK Bên cạnh đó, xin cảm ơn quý thầy khoa Kế tốn – Kiểm tốn trang bị cho kiến thức cần thiết thông qua mơn học để có họ thể sử dụng đợt thực tập Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát, Đ ại tạo điều kiện cho có hội tìm hiểu, làm quen với mơi trường làm việc thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến anh chị phận kế toán văn phịng, tận tình bảo tơi thời gian vừa qua ng Ngồi ra, tơi xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè người thân bên cạnh ủng hộ, động viên suốt bốn năm Đại học ườ Mặc dù cố gắng để hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp, song hạn chế thời gian, kiến thức chưa có kinh nghiệm nên khơng Tr tránh khỏi sai sót Vì vậy, tơi mong nhận đóng góp từ phía q thầy để báo cáo hồn thiện Tôi xin chân cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực Trương Thị Thúy Vân MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT IV DANH MỤC SƠ ĐỒ V DANH MỤC LƯU ĐỒ V DANH MỤC BẢNG VI uế DANH MỤC BIỂU VI DANH MỤC KÝ HIỆU VII tế H PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU h PHẠM VI NGHIÊN CỨU in PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .2 cK KẾT CẤU ĐỀ TÀI PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ họ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ ại 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Ý nghĩa hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ng 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội .6 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt ườ 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 Tr 1.1.4.4 Thông tin truyền thông .15 1.1.4.5 Giám sát 15 1.1.5 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội 16 1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN .16 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.2 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền 17 i 1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 21 1.3.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng .21 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu 21 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm 21 uế 1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 22 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 22 tế H 1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm chức .22 1.4.1.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 23 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực 24 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn 24 h 1.4.2.1 Kiểm soát trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu 24 in 1.4.2.2 Kiểm soát trình giao hàng lập hóa đơn 25 cK 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 họ 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần Tài Phát 28 Đ ại 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh sản phẩm công ty 28 2.1.3 Chức nhiệm vụ 29 2.1.4 Tổ chức máy quản lý 29 ng 2.1.5 Tổ chức máy kế toán 31 2.1.6 Các sách kế toán áp dụng 33 ườ 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 34 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Tr CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 40 2.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 70 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 70 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 71 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 73 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 76 ii 2.2.2.5 Giám sát 77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .78 3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI uế CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1.1 Ưu điểm 78 tế H 3.1.1 Hạn chế 81 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .83 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86 h KẾT LUẬN 86 in KIẾN NGHỊ 87 Tr ườ ng Đ ại họ cK DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 iii DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Báo cáo tài CCDC: Cơng cụ dụng cụ CP: Cổ phần ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung NNH: Nợ ngắn hạn NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thương mại cổ phần TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng TP: Thành phố TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H uế BCTC: iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty CP Tài Phát trang 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty CP Tài Phát trang 32 uế Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phần mềm MISA trang 33 h tế H Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế tốn có thêm phịng Xét duyệt bán chịu trang 84 in DANH MỤC LƯU ĐỒ cK Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH trang 43 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng trang 52 Tr ườ ng Đ ại họ Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH trang 55 v DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền trang 17 Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể giai đoạn trang 20 Bảng 1.3: Kiểm soát trình tiếp nhận ĐĐH xét duyệt bán chịu trang 24 uế Bảng 1.4: Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn trang 25 tế H Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 34 Bảng 2.2: Tình hình cấu Tài sản Nguồn vốn công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 36 h Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh cơng ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 38 in Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm sốt cụ thể giai đoạn cơng ty CP Tài Phát cK trang 75 họ DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 41 Đ ại Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 45 Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 47 Biểu 2.4: Maquette sản phẩm trang 48 ng Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế trang 50 ườ Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế trang 51 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trang 54 Tr Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử trang 56 Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 trang 57 Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV trang 60 Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu trang 61 Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trang 64 vi Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân thay đổi liệu phần mềm Toàn liệu kế toán lưu trữ máy chủ cơng ty (là máy kế tốn trưởng), để bảo đảm an toàn cho liệu, cuối ngày làm việc phải thực công việc lưu để phịng có cố xảy Bên cạnh đó, liệu kế tốn cơng ty lưu trữ ổ cứng khác để bảo đảm an tồn cho liệu Kiểm sốt chứng từ, sổ sách: uế - tế H Các chứng từ quan trọng đánh số thứ tự để thuận lợi việc lưu trữ tìm kiếm như: Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa, Phiếu thu Đối với hóa đơn, trước cơng ty sử dụng hóa đơn tự in nên tự đánh số, từ cuối tháng 10 chuyển sang hóa đơn điện tử nên hệ thống tự đánh số h Hóa đơn lập dựa việc đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu xuất kho in giao nhận hàng hóa để tránh xảy sai sót Các nghiệp vụ kế toán xuất kho bán hàng, thu nợ nhập liệu vào cK phần mềm sau chứng từ kế toán cuối đưa Sau nhập liệu, chứng từ lưu phịng kế tốn theo ngày theo đối tượng để dễ dàng cho - họ việc tìm kiếm sau Ủy quyền xét duyệt: Công ty thực việc ủy quyền để giảm bớt gánh nặng cho cấp lãnh Đ ại đạo Các cấp lãnh đạo cao thường ủy quyền cho cấp thấp trường hợp vắng mặt để giải số vấn đề cấp bách Tuy nhiên, việc ủy quyền phạm vi định khơng có văn quy định cụ thể ng Chẳng hạn, Trưởng phòng kinh doanh người chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu, trường hợp vắng mặt ủy quyền cho Kế toán trưởng xét duyệt bán ườ chịu Tuy nhiên, việc ủy quyền thông qua trao đổi, bàn giao trực tiếp mà khơng Tr có minh chứng văn bản, giấy tờ Về xét duyệt, hoạt động quan trọng nào, chứng từ trước lập phải có phê duyệt trưởng phận Chẳng hạn như, việc xét duyệt xem có chấp nhận ĐĐH hay khơng thuộc trách nhiệm Trưởng phịng kinh doanh, ĐĐH có chữ ký Trưởng phòng kinh doan ĐĐH hợp lệ Phiếu thu tiền phải có xác nhận Kế tốn trưởng phiếu thu có giá trị Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 74 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân b Thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn công ty Cổ phần Tài Phát Thủ tục kiểm soát cụ thể Tiếp nhận + Kiểm tra tập tin khách hàng, cập nhật đối chiếu lại thay đổi ĐĐH có Bên cạnh việc kiểm tra công nợ khách hàng đến thời tế H uế Giai đoạn điểm để xem xét việc tiếp nhận đơn hàng + Kiểm tra tập tin hàng tồn kho để xem hàng hóa, NVL kho có h đủ khả cung ứng sản xuất kịp đơn hàng hay khơng in + Phê duyệt ĐĐH Maquette duyệt cuối để làm sản phẩm sau cK lập Lệnh sản xuất, tránh xảy sai sót số lượng mẫu mã + ĐĐH khách hàng lập sau công ty cung cấp bảng báo giá họ tránh việc đơn giá không với mức giá công ty đề ra, Xuất kho giao hàng Đ ại thuận tiện việc bán hàng xuất hóa đơn sau + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa lập sau đối chiếu với đơn đặt hàng giúp tránh sai sót số lượng, đơn ng giá,… Tr ườ + Phiếu xuất kho phải phê duyệt trước chuyển đến thủ kho nên thủ kho xuất kho chưa xét duyệt, thủ tục giúp ngăn chặn việc xuất kho sai mục đích + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa đánh số liên tục, kiểm soát tốt số lần xuất kho việc xuất kho hàng hóa, bên cạnh việc đánh số phiếu xuất kho thuận lợi việc lưu trữ tìm kiếm sau + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa có chữ ký xác nhận Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 75 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân khách hàng lúc giao hàng có cột thực nhận để khách hàng kiểm tra xác nhận lại số lượng thực nhận, thủ tục kiểm soát quan trọng chu trình + Có tách biệt phận: Bộ phận kế toán, phận kho, uế phận giao hàng giúp hạn chế thơng đồng khâu giao hàng + Hóa đơn lập dựa ĐĐH Phiếu xuất kho được tế H Lập hóa đơn khách hàng xác nhận giúp giảm sai sót số lượng, đơn giá xảy h + Ngay sau hóa đơn lập, kế tốn cơng nợ cập nhật tình in hình cơng nợ vào phần mềm, đảm bảo thơng tin cung cấp kịp cK thời xác + Chứng từ sau làm ghi nhận lưu theo số thứ tự họ giúp thuận tiện cho việc theo dõi + Kế tốn cơng nợ thường xun theo dõi tình hình cơng nợ để kịp phải thu thời nhắc nợ khách hàng Đ ại Theo dõi nợ + Định kỳ tháng, tháng, tháng, tháng năm làm biên đối chiếu công nợ xác nhận với khách hàng Bên cạnh ng thường xuyên liên lạc, trao đổi qua email tình hình cơng nợ ườ 2.2.2.4 Thơng tin truyền thơng Tr + Thông tin bên trong: Các thông tin nhằm trao đổi hoạt động hàng ngày Công ty truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, qua mail qua điện thoại Ứng dụng zalo ứng dụng giúp trao đổi thông tin cách nhanh chóng nên cơng ty tin dùng để trao đổi thông tin cấp, phận với văn phịng kế tốn, trao đổi quy định, thơng báo đột xuất cho phịng ban Các thay đổi giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng thông báo kịp thời cho phận qua zalo gửi Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 76 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân bảng giá qua email Những báo cáo định kỳ kế toán gửi cho cấp qua email, thắc mắc gặp trực tiếp để giải đáp cụ thể + Thơng tin bên ngồi: Thơng tin bên truyền tải dạng Báo cáo tài cơng ty uế Các khách hàng, đối tác bên ngồi liên lạc với phận cơng ty chủ yếu qua điện thoại, email zalo tế H Cơng ty chưa xây dựng website hotline thức để nhận phản hồi nhanh từ phía khách hàng, truyền tải, quảng bá hình ảnh cơng ty bên ngồi h + Hàng tháng diễn họp HĐQT Ban giám đốc để trao đổi in vấn đề quan trọng, thay đổi hay hành vi không tuân thủ quy định công ty Mặt khác, HĐQT thu thập ý kiến cá nhân khác đơn vị 2.2.2.5 Giám sát họ phía Ban giám đốc cK để đảm bảo thơng tin mang tính khách quan không nghe ý kiến chiều từ Định kỳ tháng, quý, Ban Giám đốc tổ chức họp Ban Đ ại Giám đốc, phòng ban xưởng sản xuất để xem xét hiệu kinh doanh Cơng ty nói chung Từ đó, đánh giá hiệu hoạt động cơng ty, xem thử đạt mục tiêu mà công ty đề hay chưa đưa giải pháp để thúc đẩy hoạt động sản xuất ng chưa hoàn thành tốt mục tiêu Đồng thời, Tổng giám đốc thường xuyên giám sát xem nhân viên có tuân thủ chuẩn mực quy định ứng xử cơng ty hay ườ khơng, có cá nhân nỗ lực tốt cơng việc để có định khen thưởng, tăng Tr hệ số lương, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 77 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT uế 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 3.1.1 Ưu điểm tế H a Mơi trường kiểm sốt - Ban lãnh đạo công ty, cụ thể HĐQT Ban giám đốc xây dựng bầu khơng khí làm việc lành mạnh, vui vẻ tôn trọng lẫn thông qua văn hóa h riêng cơng ty Điều tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên in công ty, phần giảm bớt căng thẳng áp lực công việc Hơn nữa, khoảng cách ban lãnh đạo với nhân việc rút ngắn, tạo gần gũi từ thuận cK lợi công tác truyền tải ý kiến góp ý cơng việc - Cơ cấu tổ chức triển khai cách rõ ràng, phân chia trách nhiệm cụ họ thể phòng ban, đặc biệt phân chia công việc trách nhiệm cách chi tiết tổ thuộc ban sản xuất, điều hỗ trợ lớn cho công tác quản lý đối Đ ại với cơng ty sản xuất, ban sản xuất xem ban quan trọng công ty - Công ty trọng công tác nhân sự, thường xuyên quan tâm động viên nhân viên Bên cạnh đó, sách khen thưởng kỷ luật áp dụng kịp thời giúp công ng ty có đội ngũ nhân viên tốt, góp phần hồn thành tốt mục tiêu đặt b Đánh giá rủi ro ườ - Những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn ban lãnh đạo công ty xác định Tr cách cụ thể, chi tiết qua họp nội tháng, quý, năm - Ban lãnh đạo cơng ty thường xun có họp để đặt mục tiêu nhận định rủi ro xảy thông qua quan sát báo cáo lập, từ tìm cách ngăn chặn đối phó rủi ro Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền chu trình quan trọng, định đến doanh thu, lợi nhuận công ty nên ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm việc kiểm soát giai đoạn chu trình Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 78 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Cơng ty ln sẵn sàng có họp đột xuất ban lãnh đạo với nhân viên tồn cơng ty phát có sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng đến mục tiêu cơng ty nói chung để kịp thời khắc phục rủi ro xảy uế c Hoạt động kiểm soát Nhận thấy tầm quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền, ban lãnh đạo - tế H công ty thiết lập thủ tục kiểm sốt nhằm ngăn ngừa rủi ro xảy ra: Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET phân quyền truy cập vào phần mềm giúp hạn chế việc đánh cắp thông tin lưu trữ liệu Các chứng từ quan trọng phát sinh giai đoạn bán hàng – thu tiền in - h cách an toàn Phiếu xuất kho giao nhận, phiếu thu,… đánh số, thuận tiện việc lập, - cK theo dõi lưu trữ Trên chứng từ có chữ ký thể xác nhận Việc lưu trữ chứng từ công ty xếp cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm - họ cần Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty sử dụng tương đối hữu hiệu, giúp công ty hạn chế số rủi ro định - Đ ại Đánh giá hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Có kiểm tra lại tập tin khách hàng, giúp xác nhận lại cập nhật ng thay đổi thông tin khách hàng, thuận tiện việc hợp tác sau khách hàng tránh rủi ro xảy ườ + Kiểm tra lại tập tin hàng tồn kho trước xác nhận đơn hàng, điều giúp công ty tránh việc nhận đơn hàng khơng có khả cung ứng giao Tr hàng không thời gian thỏa thuận + Khách hàng trực tiếp làm việc với phận thiết kế để trao đổi mẫu mã, quy cách sản phẩm, gửi Maquette sản phẩm cho khách hàng trước đặt hàng, Maquette gửi kèm đơn đặt hàng có xác nhận khách hàng, cam kết rõ ràng mẫu mã, quy cách sản phẩm, rõ trách nhiệm hai bên góp phần dễ dàng giải vấn đề sau có mâu thuẫn sản phẩm phát sinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 79 Khóa Luận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Giai đoạn xuất kho, giao hàng: + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa lập đối chiếu với ĐĐH giúp hạn chế sai sót hàng hóa giao + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa kiểm tra thủ kho dựa vào để xuất kho Điều ngăn chặn việc xuất nhầm hàng, gây nên nhiều chi phí uế khơng cần thiết cho công ty tế H + Khách hàng nhận hàng xác nhận vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trước phiếu sử dụng để nhập liệu vào phần mềm, điều giúp cho việc ghi nhận bán hàng xác - Giai đoạn lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: h + Hóa đơn lập dựa việc đối chiếu với ĐĐH, phiếu xuất kho nên đảm in bảo độ xác cao + Cơng ty chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử giúp thuận lợi việc gửi cK lưu hóa đơn, hạn chế việc mác hóa đơn + Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA giúp cho việc theo dõi cơng nợ họ xác đơn giản + Cơng ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dõi cơng nợ sai sót có sai sót điều chỉnh kịp thời Đ ại + Việc xóa sổ khoản nợ khó địi phải Tổng giám đốc phê duyệt, điều tránh việc nhân viên thu nợ lại chiếm đoạt khoản đưa vào nợ xấu tự xóa sổ Giai đoạn tốn: ng - + Cơng ty có lặp đặt camera phận thu tiền giúp kiểm soát việc thu ườ tiền đánh cắp tài sản + Đối với phiếu thu, phải có chữ ký người thu tiền kế toán trưởng, hạn Tr chế việc gian lận biển thủ tiền có d Thơng tin truyền thơng Công ty sử dụng phương tiện truyền đạt thông tin email, zalo,… giúp truyền đạt cập nhật thơng tin cách nhanh chóng Bên cạnh đó, họp thường xuyên tổ chức giúp cho việc truyền phản hồi thông tin đến ban lãnh đạo hiệu Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 80 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân e Giám sát Ban lãnh đạo công ty họp định kỳ với kế toán trưởng để cập nhật, giám sát kịp thời hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng hoạt động khác cơng ty nói chung Các báo cáo quản trị định kỳ kế toán trưởng lập giúp ban lãnh đạo nắm rõ uế tình hình kinh doanh cơng ty 3.1.1 Hạn chế tế H Công ty cổ phần Tài Phát công ty với quy mơ nhỏ, có thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng, thu tiền Song nhìn chung cịn số hạn chế, cụ thể sau: h a Môi trường kiểm sốt in - Mặc dù cơng ty có xây dựng văn hóa riêng, hình thức khen thưởng, kỷ luật chưa có văn thức quy định rõ quy chế khen cK thưởng hay kỷ luật - Cơng ty khơng xây dựng nguồn lực dự phịng, điều gây khó khăn cho sinh cao b Đánh giá rủi ro họ công ty, đặc biệt nhân viên phịng kế tốn nhân viên nữ có gia đình, khả nghỉ Đ ại - Biến động thất thường thị trường giấy (nguyên vật liệu sản xuất cơng ty) khiến giá công ty đưa đáp ứng mục tiêu lợi nhuận đặt ra, bên cạnh giá đối thủ cạnh tranh đưa thay đổi liên tục nên ng công ty đánh giá cách tồn diện kiểm sốt hết rủi ro xảy c Hoạt động kiểm sốt ườ Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty đưa hữu hiệu, nhiên số Tr hạn chế cần khắc phục: - Giai đoạn tiếp nhận xử lý ĐĐH: + Công ty chưa có phận xét duyệt tín dụng độc lập để đánh giá hạn mức khả toán khách hàng, từ định có nên hợp tác bán chịu hay không + Các ĐĐH khách hàng gửi đến, không theo mẫu định không đánh số, dẫn đến việc lưu trữ, tìm kiếm khó khăn Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 81 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân + Mặc dù công ty xây dựng sách bán chịu, nhiên chưa có văn quy định cụ thể mà trao đổi miệng tùy vào khả đánh giá chủ quan phận kinh doanh để định + Bộ phận kinh doanh có người vừa tiếp nhận ĐĐH, vừa đánh giá tín nên áp lực cơng việc lớn, khả xảy sai sót, gian lận cao tế H - Giai đoạn xuất kho, giao hàng lập hóa đơn: uế dụng, vừa lập báo giá người tiếp nhận, xử lý việc phát sinh với khách hàng + Thủ kho vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa để xuất hàng mà khơng có xác nhận chứng từ phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa khơng lưu kho, có vấn đề xảy khó khăn việc truy cứu trách h nhiệm thủ kho người vận chuyển hàng hóa giao in + Cơng ty thường xun xuất giao hàng số lượng ĐĐH, lại khơng có cam kết giấy tờ hai bên khách hàng lấy toàn số lượng đồng ý nhận hết số lượng hàng cK công ty sản xuất Điều khiến cơng ty gặp khó khăn khách hàng khơng họ + Hóa đơn GTGT khơng lập gửi sau hàng hóa giao nhận mà lập sau vài ngày Điều dễ dẫn đến tình trạng qn lập hóa đơn cho khách hàng Đ ại - Giai đoạn thu tiền, theo dõi công nợ: + Cơng ty khơng trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi, xảy khoản nợ xấu đem lại chi phí lớn bất thường cho cơng ty ng + Tại cơng ty, kế tốn bán hàng người thu tiền thủ quỹ dẫn đến khả xảy gian lận tài sản vô lớn ườ d Thông tin truyền thơng - Cơng ty chưa có kênh thơng tin bên ngồi cách đa dạng, việc Tr nhận đơn hàng từ khách hàng bị hạn chế việc mở rộng thị trường cịn khó khăn e Giám sát - Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nội bộ, hoạt động giám sát trưởng phận đảm nhận, việc dẫn đến dễ xảy gian lận, thông đồng nhận viên với trưởng phận để nâng cao thành tích - Khơng có giám sát chéo phận Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 82 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát Từ phân tích cho thấy hệ thống kiểm sốt nội cơng ty cổ phần Tài Phát cịn thiếu sót định Để hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền hiệu hơn, công ty cần có biện pháp để ngăn ngừa phát kịp thời uế gian lận sai sót xảy Dưới số giải pháp đề hiệu hơn, đem lại kết kinh doanh tốt cho công ty: a Môi trường kiểm sốt tế H nhằm hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống kiểm soát nội hữu - Công ty nên ban hành định, quy định cụ thể văn việc in thưởng, kỷ luật xác thuyết phục h khen thưởng kỷ luật nhân viên để làm đánh giá, nhờ việc khen cK - Cơng ty nên xây dựng nguồn lực dự phịng vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên nghỉ có người thay thế, khơng làm ảnh hưởng đến hoạt động công ty họ Ví dụ phịng kế tốn, bốn nhân viên kế tốn nữ, ba người có gia đình độ tuổi sinh Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm người Đ ại làm tăng chi phí quản lý cơng ty, nên để có nguồn lực dự phịng, cơng ty nên đào tạo bốn người phịng kế tốn đảm nhận vị trí biết làm công việc Như vậy, có người nghỉ, người tạm thời đảm nhận cơng việc thời gian tuyển người ng b Đánh giá rủi ro - Xây dựng phận thị trường để nắm bắt khả đối thủ nhu cầu ườ khách hàng để có sách giá phù hợp đánh giá khả đối thủ Bộ phận thị trường phận chịu quản lý Phòng kinh doanh, hỗ Tr trợ phòng kinh doanh giúp công ty lấy thêm nhiều đơn hàng chiếm lĩnh thị trường tốt c Hoạt động kiểm sốt - Cơng ty nên có phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng khách hàng để định bán chịu hay không, tránh trường hợp bán chịu không thu tiền Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với phận kinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 83 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân doanh Bộ phận xét duyệt thuộc ban kế tốn, liên quan đến xét duyệt bán chịu liên quan đến tình hình tài kế toán nên để ban kế toán quản lý hợp lý Cơ cấu cơng ty có thêm phận xét duyệt ban kế toán thể sau: PHÒNG XÉT DUYỆT BÁN CHỊU tế H uế BAN KẾ TỐN PHỊNG VẬT TƯ KHO h PHỊNG KẾ TOÁN Tách biệt chức tiếp nhận ĐĐH, đánh giá tín dụng lập báo giá Khơng cK - in Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế tốn có thêm Phịng xét duyệt bán chịu thể để người vừa đảm nhận ba công việc trên, thể dễ xảy sai sót Khi xây dựng phòng xét duyệt bán chịu trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt họ bán chịu bàn giao, việc đánh giá tín dụng xác cơng việc phận kinh doanh giảm bớt Đồng thời, tách biệt Đ ại phận xét duyệt với phận kinh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm áp dụng hữu hiệu - Ban hành sách bán chịu chi tiết cụ thể quy định thời gian hạn ng mức bán chịu cho khách hàng Nhờ đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có để làm việc bị kỷ luật khơng đáp ứng có để làm việc với ườ khách hàng không nhận đơn hàng khách hàng không đáp ứng khả tốn Tr Chính sách bán chịu cơng ty có thời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng dựa số tốn khách hàng Ví dụ, khách hàng có Hệ số khả tốn hành (TSNH/NNH)>=1 khả tốn tốt, bán chịu với thời gian dài khách hàng có hệ số bé Ngồi cơng ty nên xem xét thêm số toán khác để đánh giá khả tốn khách hàng xác Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 84 Khóa Luận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trên phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa nên có xác nhận thủ kho, phiếu xuất kho giao nhận nên có thêm liên lưu kho để rõ trách nhiệm người thủ kho, hạn chế rủi ro gian lận thông đồng thủ kho với nhân viên giao hàng - Hóa đơn GTGT nên lập gửi sau hàng hóa chuyển giao Nên có điều khoản hợp đồng nguyên tắc ĐĐH để thỏa thuận tế H - uế để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cam kết phía khách hàng nhận tồn số hàng hóa số lượng thực giao từ 10-15% số lượng ĐĐH để công ty khơng phải cịn tồn kho sản phẩm - Cơng ty cần phải ban hành quy định cụ thể việc xóa bỏ khoản nợ h xấu, trình bày rõ tiêu chuẩn để đề nghị xóa sổ, cụ thể thời gian in khoản nợ giá trị khoản nợ nhằm tránh gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ cho vào nợ hạn tiến hành xóa sổ nợ Tách biệt người bán hàng, người thu tiền thủ quỹ Việc để người thu tiền cK - thủ quỹ người khả xảy gian lận vơ cao, đó, cơng ty cần phải - họ tách biệt hai chức Công ty nên có quy định vấn đề chịu trách nhiệm hư hỏng sản phẩm Vì sản phẩm cơng ty bao bì carton nên dễ hư hỏng vận chuyển vào Đ ại trời mưa, để nhân viên giao hàng ý thức việc giao hàng, công ty nên quy định mức độ hư hỏng cho phép để nhân viên giao hàng có ý thức trách nhiệm d Thông tin truyền thông Xây dựng kênh thơng tin bên ngồi, cụ thể website thức ng - cơng ty để quảng bá hình ảnh thơng tin đơn vị Trên website cập nhật thơng tin ườ sách công khai đơn vị để nhiều khách hàng biết đến, giúp cho việc Tr có thêm khách hàng - e Giám sát Là công ty với quy mô nhỏ nên việc xây dựng phận KSNB độc lập tương đối khó khăn, để có hệ thống KSNB hữu hiệu, cơng ty nên thực việc giám sát chéo phận độc lập chức với Ví dụ phận kế toán giám sát hoạt động xuất kho, giao hàng phận kho Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 85 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Hệ thống KSNB nhân tố quan trọng đưa đến thành công doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không nhận thấy khơng vận uế dụng tốt lợi ích hệt thống KSNB Cần lưu ý rằng, hệ thống KSNB không cung cấp đảm bảo tuyệt đối mà cung cấp đảm bảo hợp lý cho tế H nhà quản lý việc đạt mục tiêu đơn vị, xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trình xây dựng vận hành hệ thống KSNB, chẳng hạn sai lầm người đưa định, thông đồng cá nhân, lạm h quyền nhà quản lý, in Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống KSNB phát triển doanh nghiệp, thực đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm cK sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát” Đề tài hoàn thành mục tiêu nghiên cứu sau: họ Một là, đề tài hệ thống hóa sở lý luận chung hệ thống KSNB doanh nghiệp đặc biệt hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Đ ại Hai là, đề tài tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát Ba là, đề tài điểm mạnh điểm yếu hệ thống KSNB ng Cơng ty Cổ phần Tài Phát từ đề xuất số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội ườ Dù cố gắng hết sức, song nhiều nguyên nhân, hạn chế mặt thời gian, thiếu sót kinh nghiệm, kiến thức số lý khách quan bảo mật công Tr ty, tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài cịn nhiều thiếu sót Đề tài nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty CP Tài Phát chưa nghiên cứu cụ thể, xác văn họp HĐQT cơng ty mục tiêu chiến lược bán hàng để quản lý rủi ro cách hiệu Bên cạnh đó, đề tài chưa nghiên cứu việc kiểm sốt q trình sản xuất, bước quan trọng từ nhận đơn hàng đến giao hàng thỏa thuận Khâu sản xuất khâu quan Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 86 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân trọng, nhiều chi phí thất thoát từ làm cho giá bán cao bán hàng đem lại doanh thu lớn lợi nhuận lại khơng cao Kiến nghị Sau q trình thực tập công ty CP Tài Phát, để đề tài nghiên cứu hồn thiện, tơi xin đưa số kiến nghị hướng nghiên cứu tiếp tục đề tài: uế KSNB phận đóng vai trị quan trọng việc quản lý, giám sát hoạt động tế H cơng ty, có nhiều điều kiện hơn, đề tài tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống KSNB tồn cơng ty, từ có đánh giá tổng quan hệ thống KSNB công ty cổ phần Tài Phát Bên cạnh đó, tìm hiểu, nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Tr ườ ng Đ ại họ cK in tổng quan kiểm sốt nội h số cơng ty lĩnh vực Công ty CP MP Pack – Đà Nẵng để có nhìn Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 87 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of uế Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Giáo trình Kiểm soát nội (2016), NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh tế H Lê Thanh Hằng, Dương Cơng Hiệp (02/2019), Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp, Tạp chí tài Nguyễn Thị Kim Anh (03/2018), Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động DN, Tạp chí Tài h Quy định trách nhiệm quyền hạn – chức nhiệm vụ công việc, công ty Cổ Tr ườ ng Đ ại họ cK in phần Tài Phát Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 88 ... HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI Tr CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 40 2.2.2 Kiểm sốt nội. .. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 2.1 Tổng quan công ty cổ phần Tài Phát uế 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần Tài Phát Công ty cổ phần. .. GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .78 3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI