III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2010:
3.2.5.2.Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt
2 CHIẾT KHẤU DOANH THU THEO KHU VỰC
3.2.5.2.Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt được thể hiện chủ yếu trong lưu đồ 3.4:
Người nộp Thủ quỹ Kế toán tiền Giámđốc,KTT
Lưu đồ 3.4: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt tại công ty
Công ty có các khoản thu trực tiếp bằng tiền mặt không lớn và không thường xuyên. Nếu có các nghiệp vụ thu tiền mặt thì thường chủ yếu là các khách lẻ, mua các sản phẩm của công ty với số lượng nhỏ hoặc các phế liệu. Khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho thủ quỹ. Căn cứ để thu tiền mặt là hoá đơn GTGT. Tại Vân Long, khi khách hàng nộp tiền mua hàng hoá, thủ quỹ căn cứ vào số tiền trên hoá đơn sẽ kiểm tra và nhận đủ số tiền khách hàng nộp. Sau đó thủ quỹ ghi vào Sổ bán hàng thu tiền mặt.
Phiếu thu Phê duyệt Phiếu thu Phiếu thu L Sổ chi tiết tiền mặt Bảng tổng hợp thu TM Nộp tiền và HĐ GTGT Nhận tiền và đóng dấu đã thu tiền vào HĐ GTGT Sổ thu tiền bán hàng Hóa đơn GTGT L
Để chứng thực đã thu tiền cho khách hàng, thủ quỹ đóng dấu ĐÃ THU TIỀN vào hoá đơn GTGT và ký xác nhận. Cuối mỗi ngày kế toán tiền tiến hành ghi phiếu thu cho các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày. Vì đã xác nhận thu tiền vào hoá đơn cho nên khách hàng không cần nhận thêm phiếu thu, vì thế mà kế toán tiền không viết phiếu thu ngay khi nhận tiền. Phiếu thu được lập thành hai liên kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. Sau khi được Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt, một liên lưu ở cuống, liên còn lại do kế toán tiền giữ.
Cuối mỗi tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ thu tiền bán hàng và số liệu trên hoá đơn, kế toán tiến hành tách thuế và tiền hàng, sau đó kế toán tiền ghi vào sổ chi tiết tiền mặt. Cuối tháng, kế toán tiêu thụ lập bảng tổng hợp thu tiền mặt để đối chiếu với từng hoá đơn. Từ đó có thể phát hiện ra được thủ quỹ có ghi thiếu các nghiệp vụ bán hàng hay không .
Công tác kiểm soát hoạt động bán hàng thu tiền mặt vẫn chưa được kiểm soát tốt, thủ quỹ khi nhận tiền không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày có khi vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán. Vì chứng từ được sử dụng để sao chụp nghiệp vụ phát sinh, việc ghi phiếu thu như vậy làm mất đi công dụng của chứng từ, bên cạnh đó có thể dẫn đến trường hợp thủ quỹ có thể không ghi sổ nghiệp vụ thu tiền nào đó.