III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2010:
3.3.2.Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàn g thu tiền tại Công ty
2 CHIẾT KHẤU DOANH THU THEO KHU VỰC
3.3.2.Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàn g thu tiền tại Công ty
thu tiền tại Công ty
3.3.2.1. Ưu điểm
Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty nhìn chung được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau:
- Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt.
- Công ty đã đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ, tiền….
- Việc lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúp cho công ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích cá nhân.
- Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc.
3.3.2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng - thu tiền vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát.
- Nhận và xử lí ĐĐH:
+ Việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm tra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng và phong phú, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng.
+ Quá trình bán hàng vẫn xảy ra nhầm lẫn, khi khách hàng yêu cầu đổi bù hàng và trả lại hàng công ty không có đủ hàng để giao cho người tiêu dùng, tốn thời gian và chi phí để đổi lại sản phẩm.
Ngoài ra, việc phê duyệt HĐKT giám đốc uỷ quyền cho phòng kinh doanh gây áp lực công việc cho phòng kinh doanh.
- Quản lí chứng từ sử dụng: Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng chỉ mang tính chiếu lệ. Hai phòng chỉ xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do đó sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ.
Mặt khác, đối với nghiệp vụ bán lẻ, phòng bán hàng không lập phiếu xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, liên 1 của khách hàng, liên 2 dùng ghi sổ kế toán, xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên 2 hoá đơn lưu lại và giao cho phòng kế toán. Nhưng do công ty có khá nhiều kho và các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này.
- Công tác hạch toán: Thủ quỹ khi nhận tiền trong trường hợp bán lẻ, mua trả tiền ngay dựa vào hoá đơn. Kế toán không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày có khi vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán.