Chu trình bán hàng - thu tiền bao hàm nhiều chức năng cụ thể có liên quan chặt chẽ với nhau. Do đó, những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu cần được xác định cụ thể. Từ phân tích quá trình này thành các chức năng khác nhau có thể thấy những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu thường bao gồm tính đồng bộ của sổ sách, việc đánh số trước các chứng từ, việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng.
• Sự đồng bộ của sổ sách
Sự đồng bộ của sổ sách đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Tất nhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước. Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán cụ thể cũng khác nhau. Hơn nữa, mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu, còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.
• Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu giếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên, việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích đó.
• Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua
Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng. Để bảo đảm tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan (đến thu tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng và thu tiền) lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời
ngay cả khi có sai sót. Vì vậy, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
• Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng
Đây là việc kiểm soát nội bộ thường thấy, tập trung vào ba điểm chủ yếu: + Việc bán chịu phải được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng.
+ Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
+ Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá và điều kiện thanh toán.
Hai việc kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển đến người mua “ma” (người mua không có thực) hay người mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây dưa trong thanh toán. Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua - bán.
• Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán Đây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và với lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng. Ví dụ, nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với Sổ cái, Sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong nhiều trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ với những người ghi chép các Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ. Đồng thời, giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán.
• Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát
Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát trong việc thực hiện trình tự kiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Thông thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ bảo đảm chất lượng kiểm soát. (Nguyễn Quang Quynh, 2006)