III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2010:
3.3.1.Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty:
2 CHIẾT KHẤU DOANH THU THEO KHU VỰC
3.3.1.Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty:
3.3.1.1. Ưu điểm
* Về môi trường kiểm soát:
Năm vừa qua công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long đã lọt vào top 500 doanh nghiệp lớn nhất của Việt Nam theo VNR. Để có được kết quả như ngày hôm nay một phần cũng nhờ công ty có một đội ngũ các nhà lãnh đạo có năng lực và tâm huyết với công ty. Các nhà lãnh đạo luôn quan tâm đến uy tín và đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng vì điều này quyết định đến sự sống còn của công ty. Do vậy các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Những người lãnh đạo công ty đã có quá trình hoạt động tại công ty khá dài cho nên rất am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy, việc thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả.
Bên cạnh đó những nhân viên và công nhân đang làm việc tại công ty đã được tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt vì thế các chính sách và thủ tục đề ra được họ thực hiện tốt. Ngoài ra họ còn tư vấn và đề xuất nhiều ý tưởng hay và thiết thực cho ban lãnh đạo của công ty để từ đó những nhà lãnh đạo có các quyết định đúng đắn trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Sự quan tâm của công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài cũng làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc không tìm cách để gian lận làm tổn hại đến công ty.
Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng năm công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện kiểm toán các BCTC. Một mặt đảm bảo tính trung thực của thông tin kế toán mặt khác còn đảm bảo tính minh bạch của thông tin đối với công ty cổ phần.
* Về hệ thống thông tin kế toán:
- Kế toán công ty luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác kế toán.
- Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toán vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Chứng từ được tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
- Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho từng nhân viên theo trình độ, năng lực để đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
* Về các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát tại công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: tại công ty, mọi phòng ban đều được phân chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho phó giám đốc về hoạt động của thị trường trong và ngoài nước trên cơ sở đó dự báo về nguồn hàng, khả năng tiêu thụ, vạch kế hoạch kinh doanh, tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh kinh doanh. Từ đó, phó giám đốc sẽ trình lên giám đốc kế hoạch tiếp thị mới nhằm đảm bảo ổn định giá cả và thị trường.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, hay thủ kho không đồng thời là kế toán vật tư.
- Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Tại công ty, phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, phó giám đốc là người được phân công phụ trách phòng kinh doanh theo uỷ quyền của giám đốc, hay phó phòng kế toán là người thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt.
Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.