III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2010:
3.2.4.6.Xử lý các khoản phải thu khó đò
2 CHIẾT KHẤU DOANH THU THEO KHU VỰC
3.2.4.6.Xử lý các khoản phải thu khó đò
Khi áp dụng chính sách tín dụng trong hoạt động tiêu thụ thì đồng nghĩa công ty phải chấp nhận một tỷ lệ rủi ro khi có khách hàng vì lý do khách quan hoặc chủ quan không thể thanh toán nợ cho công ty, vì vậy việc xác định được các khoản thu khó đòi nhằm phục vụ cho công tác lập dự phòng và xử lý khoản nợ khó đòi đó.
Hiện nay, với các khách hàng có quan hệ mua bán đối với công ty nhưng quá thời hạn 3 tháng không thanh toán các khoản nợ cho công ty thì công ty tạm ngừng việc bán hàng cho khách hàng đó. Sau khi khách hàng thanh toán nợ, nếu có nhu cầu tiếp thì công ty sẽ đáp ứng nhưng các chính sách bán hàng sẽ thắt chặt hơn để đảm bảo khoản phải thu của khách hàng này. Ví dụ, yêu cầu khách hàng đặt cọc hoặc có bảo lãnh, thế chấp trước khi giao hàng.
Đối với những khách hàng không có khả năng chi trả các khoản nợ cho công ty vì các lý do tài chính thì kế toán công nợ tổng hợp danh sách các khách hàng không có khả năng chi trả kèm theo lý do không thu hồi được cho Ban giám đốc và kế toán trưởng. Sau đó công ty cử các nhân viên tới nơi khách hàng đó kinh doanh để tìm hiểu tình hình. Từ đó, Giám đốc và Kế toán trưởng sẽ xem xét việc xóa nợ cho các đối tượng có chứng cứ rõ ràng về khả năng không thể thanh toán được như: Có hồ sơ giải thể doanh nghiệp, có giấy xác nhận của địa phương về hoàn cảnh khó khăn... Căn cứ vào các giấy tờ xác minh, công ty lập hội đồng xử lý nợ khó đòi. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào quyết định của hội đồng để thực hiện lập dự phòng hoặc xoá nợ theo qui định.
Trong năm 2008, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế, có 2 khách hàng truyền thống của công ty lâm vào tình trạng phá sản và không có khả năng thu hồi nợ. Công ty đã lập dự phòng và xóa sổ khoản thu này.
Tóm lại, công ty đã có bộ phận riêng biệt thực hiện công tác quản lí các khoản nợ phải thu khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng của công ty là những nhà phân phối có mối quan hệ thân quen nên công tác quản lí nợ vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc, công tác thu hồi nợ không được thực hiện thường xuyên vào cuối kì. Điều này rất dễ dẫn đến ảnh hưởng về mặt tài chính tín dụng của công ty.
Mặc dù, khi xoá sổ các khoản phải thu khó đòi thì vẫn có hội đồng xử lí nợ khó đòi, nhưng công ty vẫn chưa có các văn bản cụ thể về việc xoá sổ nợ phải thu khó đòi, sẽ dễ dẫn đến gian lận nhân viên chiếm đoạt các khoản phải thu, sau đó che giấu bằng cách đưa vào nợ phải thu khó đòi và xoá sổ.
Công ty chưa có văn bản cụ thể qui định chính sách tín dụng điều này làm cho nhân viên bán hàng thực hiện phê duyệt bán chịu một cách cảm tính, thiếu chính xác, rủi ro tín dụng cao.