: Quan hệ chỉ đạo
3.2.3.4. Ghi nhận doanh thu:
Việc ghi nhận doanh thu dựa vào chứng từ, hóa đơn. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị sản phẩm bán ra của công ty, doanh thu được xác định bằng tích của giá chưa thuế của sản phẩm với số lượng sản phẩm bán ra, chính là dòng tổng cộng tiền hàng trên Hoá đơn GTGT.
Doanh thu bán hàng tại công ty được tập hợp bên Có của tài khoản 511. Từ 2 đến 3 ngày một lần kế toán bắt đầu thực hiện cập nhật các hoá đơn GTGT từ
phòng kinh doanh, sau đó sẽ tiến hành kiểm tra hoá đơn, khi thực hiện lưu hoá đơn đã được kiểm tra thì doanh thu sẽ được tập hợp vào TK 511.
Để việc theo dõi doanh thu được chính xác, ở công ty cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tổng thể toàn bộ hoá đơn bán hàng xem hoá đơn nào đã được sao chép nhưng chưa có liên lưu tại phòng kế toán. Khi đó kế toán tiêu thụ phải sang phòng kinh doanh kiểm tra lại xem có tồn tại hoá đơn gốc đó không? Công việc này tiến hành rất thận trọng vì liên quan đến sự xác thực của doanh thu tiêu thụ trong kỳ cũng như trách nhiệm bảo quản hoá đơn.
Tiếp đến kế toán tiến hành đối chiếu sản lượng tiêu thụ với phòng kinh doanh. Sau khi đã đối chiếu sản lượng tiêu thụ kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, số liệu phòng kinh doanh được đối chiếu với các kho. Quy trình đối chiếu ba bên như vậy bảo đảm số liệu của mỗi kỳ sau khi được đối chiếu khá chính xác. Nếu phát hiện chênh lệch xảy ra thì tiến hành chỉnh sửa. Thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu này đồng thời vừa kiểm soát việc sử dụng và lập hoá đơn vừa ngăn chặn việc ghi nhận doanh thu không đúng kì kế toán.
Công việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ khá phức tạp vì công ty có chủng loại về sản phẩm khá đa dạng cũng như đặc tính của nhiều loại sản phẩm tương tự nhau, bên cạnh đó tên gọi của nhiều sản phẩm không đồng nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán nên trong quá trình nhập liệu có thể dẫn tới nhiều sai sót. Ví dụ: Ký hiệu của sản phẩm thép ống, ở phòng kinh doanh là: O, còn ở phòng kế toán là: TO.
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu tránh ghi sai về doanh thu chi tiết từng sản phẩm, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty sử dụng các báo cáo tháng.
Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng