: Quan hệ chỉ đạo
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Theo ví dụ 1, công ty CP thương mại đầu tư Hạ Long gửi đơn đặt hàng qua fax, đây là hình thức đặt hàng phổ biến của Vân Long.
Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ HẠ LONG
Địa chỉ: Khu Đầm Trấu, p.Bạch Đằng, q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long
Người nhận: Nguyễn Thị Phương Thúy
Điện thoại: 043 7535261; Fax: 043 7535261
Người gửi: Tạ Thị Hưởng Ngày gửi: 04/10/2010 Số trang: 01 trang
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Sau khi xem bản chào giá của Quý công ty, chúng tôi xin gửi tới Quý công ty đơn đặt hàng cho các hạng mục sau:
STT Tên hàng hóa Đ.V Số lượng Đơn giá
(VND)
Thành tiền (VND) 1 Thép ống phi 25.4 x 1.2 x 6m Kg 24.000 16.100 386.400.000 2 Thép hộp 20 x 20 x 1.1 x 6m Kg 31.000 16.500 511.500.000
Tổng giá trị đơn hàng (chưa bao gồm VAT 10%) 897.900.000 (Bằng chữ: Tám trăm chín mươi bảy triệu chín trăm nghìn đồng./.)
* Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa: Mới 100%, đúng quy cách theo yêu cầu ghi trên. * Thời hạn giao hàng: trong vòng 15 ngày,kể từ ngày nhận tiền đặt cọc
* Địa điểm giao hàng: Tại kho của công ty CP Thương mại đầu tư Hạ Long (Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, Tp.Hà Nội)
* Phương thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
* Thời hạn thanh toán: Đặt cọc 20% gíá trị hợp đồng và 80% giá trị còn lại trước khi nhận hàng và hóa đơn VAT
Chấp nhận của bên bán Công ty CP Thương mại đầu tư Hạ Long
Đơn đặt hàng được lập bởi bên mua (khách hàng), nên hình thức biểu mẫu, các thủ tục kiểm soát có trong đơn đặt hàng cũng là do khách hàng tự quy định, điều này sẽ gây nhiều bất tiện đôi khi còn gây ra sai sót trong quá trình xử lý đơn đặt hàng. Ngoài ra, công ty còn áp dụng hình thức đặt hàng qua điện thoại và hình thức đặt hàng trực tiếp.
Đối với hình thức đặt hàng trực tiếp: Người mua sẽ gặp trực tiếp nhân viên bán hàng của Vân Long để thỏa thuận và đưa ra đơn đặt hàng hợp lý nhất. Hình thức này chỉ áp dụng cho những khách hàng mới chưa có nhiều thông tin, cũng như độ tin cậy về công ty. Khi áp dụng hình thức này trong 3 năm gần đây, công ty chưa xảy ra sai sót trong quá trình đặt hàng.
Đối với đơn đặt hàng qua fax và qua điện thoại, vẫn xảy ra các sai sót. Tuy nhiên phòng kinh doanh không theo dõi cụ thể các khoản sai phạm này.
Do thời gian thực tập có hạn nên chúng tôi tiến hành khảo sát lượng đơn đặt hàng đã được gửi đến công ty trong 3 tháng: Tháng 12/2010, tháng 1/2011, tháng 2/2011 và rút ra một số kết luận về các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng, được thể hiện qua bảng 3.2:
Bảng 3.2: Các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng quý IV năm 2010
Chỉ tiêu Tháng 12/2010 Tháng 1/2011 Tháng 2/2011 Số đơn hàng Giá trị (triệu đồng) Số đơn hàng Giá trị (triệu đồng) Số đơn hàng Giá trị (triệu đồng) Tổng số đơn hàng trong tháng 192 131.132 174 141.629 167 143.132
Số đơn hàng qua fax bị sai 2 125 1 76 0 0
Số đơn hàng qua đ.thoại bị sai 3 179 3 215 0 0
Tổng số đơn hàng sai 5 304 4 291 0 0
Qua bảng 3.2 ta thấy, Trong tháng 2/2011 các đơn hàng không có sai phạm. Tháng 1/2011 tổng số đơn đặt hàng giảm 1 đơn hàng so với tháng 12/2010, và tương ứng giảm đi 13 triệu đồng. Đối với số đơn hàng qua fax bị sai, tháng 1/2011 giảm 1 đơn hàng so với tháng 12/2010, tương ứng giảm 49 triệu đồng. Đối với số đơn hàng qua điện thoại bị sai, tháng 1/2011 có số đơn hàng không tăng so với tháng 12/2010, tuy nhiên giá trị đơn hàng tháng 1/2011 lại tăng hơn tháng 12/2010 là 36 triệu đồng.
Nhận thấy, giá trị các đơn hàng tháng 1 và tháng 2 năm 2011 lớn hơn tháng 12/2010 do biến động của giá thép trong nước và thế giới đầu năm 2011 tăng dày và tăng “phi mã”. Tuy nhiên, tháng 12/2010 là tháng cao điểm trong năm nên số đơn đặt hàng có sai phạm nhiều hơn tháng 1 và tháng 2 năm 2011.
Xác định cơ cấu của từng hình thức đặt hàng xảy ra sai phạm trong 3 tháng: Tháng 12/2010, tháng 1/2011, tháng 2/2011
Bảng 3.3: Cơ cấu các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng trong 3 tháng
Chỉ tiêu Số đơn đặt hàng Giá trị
Số lượng Cơ cấu (%) Số tiền (triệu đồng) Cơ cấu (%) Tổng số đơn đặt hàng trong ba tháng 533 100,00 415.893 100,00
Số đơn đặt hàng qua fax bị sai so với
tổng số đơn hàng sai 3 33,33 201 33,78
Số đơn đặt hàng qua điện thoại bị sai
so với tổng số đơn hàng sai 6 66,67 394 66,22
Tổng số đơn đặt hàng sai so với tổng
số đơn đặt hàng 9 1,69 595 0,14
Trong 3 tháng được khảo sát trên, tổng số đơn đặt hàng sai là 9 đơn hàng, chiếm 1,69% so với tổng số đơn đặt hàng. Tổng giá trị đơn hàng sai là 595 triệu đồng, chiếm 0,14% so với tổng giá trị đơn hàng trong 3 tháng. Trong đó, số đơn hàng qua fax bị sai là 3 đơn hàng, chiếm 33,33% so với tổng số đơn hàng sai; giá trị đơn hàng qua fax bị sai là 201 triệu đồng, chiếm 33,78% so với tổng giá trị đơn hàng sai. Số đơn hàng qua điện thoại bị sai là 6 đơn hàng, chiếm 66,67% so với tổng số đơn hàng sai; giá trị đơn hàng qua điện thoại bị sai là 394 triệu đồng, chiếm 66,22 % so với tổng giá trị đơn hàng sai.
Vậy số đơn hàng sai do điện thoại vẫn lớn hơn số đơn hàng sai do fax cả về số nghiệp vụ và tổng giá trị các đơn đặt hàng. Điều này cho thấy hình thức đặt hàng qua điện thoại có rủi ro đặt hàng cao hơn, gây nhầm lẫn nhiều hơn. Mặt khác, hình thức này cũng không để lại căn cứ có thể đối chiếu với khách hàng sau này khi có sai sót xảy ra.
Nhìn chung, công ty đã kiểm soát được việc xử lý đơn đặt hàng, các đơn đặt hàng xảy ra sai sót chiếm tỷ lệ nhỏ. Phòng kinh doanh vì thế không chú tâm theo dõi số lượng và giá trị các đơn hàng có sai phạm, dẫn đến quá trình kiểm soát này còn nhiều rủi ro. Cho nên, cần hoàn thiện công tác kiểm soát các đơn đặt hàng vì khi xảy ra sai sót sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí và mất uy tín với khách hàng.
Các trường hợp sai sót kể trên có hai nguyên nhân chính: do sai sót của khách hàng và do sai sót của phòng kinh doanh.
Trường hợp sai sót do khách hàng: Tất cả các khách hàng sau khi đặt hàng nhầm đã đặt hàng lại ngay trước khi tiến hàng giao hàng. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bán hàng của công ty.
Trường hợp sai sót do công ty: Là do nhân viên bán hàng ghi chép lại yêu cầu mua hàng không chính xác vì vậy dẫn tới việc xem xét loại sản phẩm thực sự mà khách hàng cần mua không chính xác. Ngày 28/12/2010, trong đơn đặt hàng bằng điện thoại có sai sót, khách hàng yêu cầu 1.330kg thép ống phi 42 x 1.8 x 6m, lượng sản phẩm này không còn đủ để cung cấp cho khách hàng. Nhưng do ghi chép nhầm lẫn sang thép ống phi 42 x 2.0 x 6m nhân viên bán hàng sau khi kiểm tra đã thông báo chấp nhận yêu cầu đặt hàng cho phía khách hàng, việc này đã dẫn đến tranh cãi, không tốt cho quá trình bán hàng sau này của công ty.
(2) Lập hợp đồng kinh tế
(Tiếp ví dụ 1) Sau khi nhận được lời đề nghị đặt hàng của công ty CP thương mại đầu tư Hạ Long, phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét về điều kiện mua hàng của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty về chất lượng, chủng loại hàng, giá cả... Cụ thể:
- Điều kiện đặt hàng:
* Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa: Mới 100%, đúng quy cách theo yêu cầu ghi trên. * Thời hạn giao hàng: trong vòng 15 ngày, kể từ ngày nhận tiền đặt cọc.
* Địa điểm giao hàng: Tại kho của công ty CP Thương mại đầu tư Hạ Long (Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, Tp.Hà Nội).
* Thời hạn thanh toán: Đặt cọc 20% gíá trị hợp đồng =19.753.800 đ và 80% giá trị còn lại = 790.152.000 đ trước khi nhận hàng và hóa đơn VAT.
- Khả năng đáp ứng: Dựa vào sổ chi tiết thành phẩm, hàng hóa ngày 04/10/2010 và các đơn đặt hàng đến hạn cung cấp để xác định khả năng đáp ứng của công ty.
Nhận thấy công ty đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập HĐKT, HĐKT được xem là ràng buộc pháp lí giữa công ty và khách hàng.
Ở công ty việc kí kết các HĐKT được giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng kinh doanh thực hiện. Điều này sẽ giúp việc kí kết HĐKT diễn ra nhanh gọn hơn, song lại tăng trách nhiệm cho trưởng phòng kinh doanh, gia tăng các khoản nợ khó kiểm soát.
Như vậy, qua việc lập HĐKT sẽ hạn chế rủi ro về việc nhận những đơn đặt hàng có điều kiện, điều khoản không chính xác và nhận những ĐĐH mà những hàng hoá, dịch vụ đơn vị không có khả năng đáp ứng. Nhưng việc ký kết HĐKT so trưởng phòng đảm nhận làm giảm tính hiệu lực và pháp lý của thương vụ.
(3) Xuất kho hàng hoá
Tiếp đến nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Mục đích của phiếu xuất kho là căn cứ để khách hàng nhận hàng dưới kho, và căn cứ để thủ kho xuất kho sản phẩm cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lưu tại phòng kinh doanh và thủ kho để cuối kỳ đối chiếu, số lượng trên phiếu xuất kho đưa cho khách hàng được phòng kinh doanh ghi chép lại làm căn cứ lập hoá đơn cho khách hàng tránh trường hợp khách hàng khai số lượng trên phiếu xuất kho ít hơn thực tế làm thất thoát hàng của công ty. Thủ kho cũng theo dõi trên thẻ kho để kiểm soát được số lượng hàng xuất tồn.
Tuy nhiên, do các nghiệp vụ xảy ra trong ngày rất nhiều nên đa số các phiếu xuất kho của công ty đều đã được thủ trưởng đơn vị, phụ trách phòng kinh doanh, kế toán trưởng ký duyệt trước hoặc sau khi nghiệp vụ phát sinh. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguyên tắc ủy quyền, phê duyệt của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong ba năm gần đây, thủ kho của công ty chưa từng xuất nhầm hàng cho khách. Vậy có thể nói kiểm soát quá trình xuất kho ở công ty tương đối tốt.
(4), (4’) Chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn
Công ty CP thương mại đầu tư Hạ Long cũng như nhiều công ty khác mua hàng của Vân Long thường theo hình thức trực tiếp. Nghĩa là, Hạ Long sẽ cử người đến nhận hàng, và kiểm tra hàng hóa tại kho của Vân Long. Sau đó, Vân Long có trách nhiệm vận chuyển sản phẩm đến kho của Hạ Long. Vân Long chịu chi phí vận chuyển do vậy mà giá bán trên báo giá bao gồm giá nền cộng với chi phí vận chuyển.
Đối với bộ phận kho hàng công ty đã có riêng nhà kho bảo quản sản phẩm đảm bảo chất lượng trước khi xuất cho khách hàng. Công ty có qui chế ra vào kho hàng cụ thể: nhân viên ra vào kho hàng phải xuất trình thẻ. Đồng thời ban bảo vệ cũng có trách nhiệm kiểm tra việc các xe hàng ra vào cổng công ty, tránh làm thất thoát tài sản của công ty.
Sau khi đã xuất kho hàng hoá, dựa trên số lượng hàng thực nhận phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng.
Hoá đơn bán hàng sau đó được gửi cho phòng kế toán để hạch toán. Khi giao nhận hoá đơn nhân viên kế toán phải ký xác nhận vào sổ số lượng hoá đơn mà mình đã nhận để phân chia rõ trách nhiệm nếu sau này có tình trạng mất hay thất lạc hoá đơn xảy ra. Trong quá trình hạch toán nếu có phát hiện sai sót trong hoá đơn thì kế toán công nợ gạch bỏ dòng ghi của hoá đơn đó trong sổ chi tiết công nợ. Sau đó hoá đơn được chuyển qua cho phòng kinh doanh để huỷ hoá đơn và lập lại hoá đơn mới. Hoá đơn GTGT được công ty mua tại Cục Thuế đã được đánh sẵn số thứ tự do vậy rất dễ kiểm soát, tránh trường hợp nhân viên lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc hoá đơn khống khi thực tế không giao hàng.